Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Bài tập lớn này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng
hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các Anh chị Lãnh đạo và
nhân viên Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Lạng Sơn, các Thầy cô trong Khoa
Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Nhân đây, cho phép em được bày tỏ lời cảm ơn và lòng biết ơn chân thành
với các Anh chị Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Lạng
Sơn, các Thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đã chỉ bảo giúp đỡ em tận tình và cung cấp cho em những thông tin quý báu để em
hoàn thành Bài tập lớn này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em đã gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố
gắng song Bài tập lớn của em không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế, em
rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

VT: Văn thư
VTLT: Văn thư lưu trữ
UB: Ủy ban
UBND: Ủy ban nhân dân
QPPL: Quy phạm pháp luật


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều
dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và
trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ
quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này
hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ
đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú
trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ cũng như trách nhiệm của các cá nhân chỉ đạo quản lý
công tác này. Do vậy, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý
văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu,
phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ
đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm
của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả
các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực
hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao.
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu trong bất kì cơ quan
nào. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ bằng chứng làm căn
cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan được chính xác. Muốn làm
được điều này trước hết công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phải được tổ chức và
quản lý khoa học, hiệu quả. Trong đó công tác văn thư, lưu trữ lại do văn phòng
phụ trách, Mà văn phòng thì người lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm tất cả các
khâu từ chỉ đạo, xây dựng, quản lý đến tổ chức thực hiện.


Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, cải cách hành chính là một
trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm xây dựng một nền hành chính đáp
ứng yêu cầu phát triển của đất nước. Đổi mới nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ,

công chức là một trong những nội dung của chương trình cải cách hành chính Nhà
nước. Do vậy nâng cao năng lực tổ chức, quản lý của của lãnh đạo cũng không
nằm ngoài mục tiêu đó.Muốn làm được điều này thì phải nâng cao năng lực trách
nhiệm quản lý từ các đơn vị, đặc biệt là Văn phòng cơ quan, tổ chức. Mà người
lãnh đạo văn phòng là đối tượng cần được quan tâm hàng đầu. Đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ lãnh đạo để hình thành một đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp có năng lực tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sẽ giúp cho hoạt động quản lý điều hành
của cơ quan đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, do lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Tỉnh còn
nhiều hạn chế về kỹ năng, trình độ tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ nên
chủa phát huy được hết chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Do đó tôi lựa chọn đề
tài: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan.
2.Lịch sử nghiên cứu
Từ những năm đầu thống nhất đất nước, Nhà nước đã quan tâm đến việc tổ
chức, quản lý công tác VTLT cụ thể là nhiều văn bản QPPL liên quan đã được ban
hành như: Điều lệ về công tác giấy tờ và công tác lưu trữ (NĐ 142/CP ngày
28/9/1962) của Hội đồng Chính phủ. Các giáo trình, sách tham khảo dùng trong
giảng dạy như: Giáo trình quản trị văn phòng của Trường Đại học kinh tế Quốc
dân; Giáo trình quản trị văn phòng của Viện Đào tạo – Nghiên cứu về tổ chức và
hành chính; Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình
Quyền; Giáo trình Quản trị văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn… Các luận
văn, khóa luận của sinh viên nghiên cứu về công tác quản trị văn phòng, công tác
VTLT...
3.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
a.Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý công tác VTLT
b.Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn trong công tác tổ chức, quản lý công tác
VTLT.

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-Đi sâu nghiên cứu khảo sát, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT.
-Các giải pháp đặt ra nhằm nâng cao trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT.
5. Phương pháp nghiên cứu
-Để hoàn thành Bài tập lớn này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
+Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
+Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được tôi sử dụng
trong suốt quá trình làm đề tài này
+Phương pháp điều tra, khảo sát, đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo Văn
phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT.
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
*Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm rõ những trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT cấp tỉnh.
*Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp cho Lãnh đạo văn phòng nhận thức được
những ưu điểm, nhược điểm và các trách nhiệm trong công tác tổ chức, quản lý
công tác VTLT tại cơ quan mình. Cùng với đó đề xuất các giải pháp để nâng cao
trách nhiệm trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT.
7.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, tài
liệu tham khảo, mục lục thì đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Tỉnh
Lạng Sơn.
Chương 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý công tác VTLT.


Chương 3: Các giải pháp nâng cao trách nhiệm, năng lực tổ chức, quản lý

công tác VTLT của của Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh Lạng Sơn.

CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

1.1.Lịch sử hình thành
Lịch sử ra đời và phát triển của cơ quan Văn phòng hành chính nhà
nước gắn liền với sự ra đời và phát triển của bộ máy Nhà n ước. Đ ối v ới t ỉnh
Lạng sơn, theo tài liệu lịch sử, sau khi giành chính quyền th ắng l ợi
23/8/1945, Chính quyền các cấp trong tỉnh đã được thành lập k ể t ừ ngày
3/9/1945. Đến tháng 02/1946 tiến hành bầu cử Đại biểu HĐND tỉnh L ạng
sơn Khóa I và tháng 6/1946 bầu cử Đại biểu HĐND cấp xã. Sau bầu c ử, HĐND
các cấp đã bầu ra Ủy ban Hành chính thay cho UBND Cách m ạng Lâm th ời
được thành lập khi giành Chính quyền tháng 8/1945. Đến th ời kỳ toàn qu ốc
kháng chiến, đầu năm 1947 theo chủ trương của trên, Chính quy ền lúc bấy
giờ thành lập Ủy ban Kháng chiến hành chính các cấp. Dưới s ự lãnh đ ạo c ủa
Đảng, Chính quyền các cấp đã lãnh đạo nhân dân đánh bại âm m ưu l ấn
chiếm của địch, xây dựng phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, đ ộng viên toàn
dân huy động nhân tài vật lực cho công cuộc kháng chiến của t ỉnh, v ừa làm
nhiệm vụ hậu phương đối với cả chiến trường Chi Lăng.
Từ sau năm 1954, theo Hiệp định Giơnevơ, Lạng sơn trở thành một
tỉnh thuộc quyền quản lý của đế quốc Mỹ và Ngụy quyền Sài Gòn. Chúng t ập
trung xây dựng chính quyền từ Trung ương đến xã ấp và đàn áp dã man
phong trào cách mạng của quần chúng. Giai đoạn này tuy ch ưa thành l ập
được chính quyền Cách mạng, song dưới sự lãnh đạo của Đảng, toàn quân,
toàn dân Lạng sơn với truyền thống đấu tranh kiên cường, bất khuất và tinh


thần cách mạng đã góp phần xuất sắc cùng với cả n ước th ực hiện tr ọn di

chúc của Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Đánh cho Mỹ cút, đánh cho Ng ụy nhào”, k ết
thúc thắng lợi cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, chấm dứt vĩnh viễn ách
thống trị hơn một thế kỷ của chủ nghĩa đế quốc trên đất n ước ta, làm cho T ổ
quốc ta vĩnh viễn độc lập, thống nhất và đưa cả nước tiến lên ch ủ nghĩa xã
hội.
Sau khi giải phóng tỉnh nhà (31/3/1975), UBND Cách m ạng đã ch ỉ đ ịnh
đồng chí Nguyễn Trung Tín làm Bí thư kiêm Chủ tịch UBND Cách m ạng lâm
thời tỉnh Lạng sơn, đồng chí Lương Hồng Vân, Bí th ư huyện Đình lập v ề làm
Chánh Văn phòng UBND Cách mạng lâm thời tỉnh Lạng sơn.
Từ nhiệm kỳ HĐND tỉnh Lạng sơn Khoá I (tháng 4/1977 - 1981) đồng
chí Nguyễn Nghĩa được bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh. Giữa nhiệm kỳ, đ ồng chí
Võ Văn Đinh được bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Nguy ễn
Nghĩa chuyển công tác khác.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn giai đoạn này là đồng chí L ương
Hồng Vân. Giữa nhiệm kỳ đồng chí Lê Thanh Vân công tác tại Nhà máy chè
Thái bình Lạng sơn được bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng UBND tỉnh thay cho
đồng chí Lương Hồng Vân được bổ nhiệm sang làm Giám đốc Sở Lương th ực
tỉnh.
Từ nhiệm kỳ HĐND tỉnh Lạng sơn Khóa II (tháng 4/1981 - 1985), đ ồng
chí Võ Văn Đinh tiếp tục được bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh và đ ến tháng
8/1982 đồng chí Tô Đình Cơ được bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đ ồng
chí Võ Văn Đinh (mất ngày 16/01/1982).
Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn giai đoạn này là đ ồng chí Lê
Thanh Vân. Đến năm 1982 đồng chí Trương Đình Lang, Ch ủ tịch UBND huy ện
Văn Quan được bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiêm Tr ưởng ban
Thư ký HĐND tỉnh thay cho đồng chí Lê Thanh Vân chuyển sang làm Phó ban
Kinh tế Tỉnh uỷ.
Tại nhiệm kỳ HĐND tỉnh Lạng sơn Khóa VIII nhiệm kỳ 1994 - 1999,
đồng chí Tô Tử Thanh được tiếp tục bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh. Ngày
19/7/1996 đồng chí Mai Ái Trực, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đ ược bầu làm Ch ủ

tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Tô Tử Thanh được bầu gi ữ ch ức v ụ Bí th ư
Tỉnh uỷ.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh thời kỳ này là đồng chí Nguy ễn


Minh Trung. Đến tháng 02/1998 đồng chí Nguyễn Văn Thiện, Phó Văn phòng
được bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng thay cho đồng chí Nguyễn Minh Trung
nghỉ hưu. Đến tháng 01/9/1998 đồng chí Hoàng Như Ý, T ỉnh ủy viên, Phó
Trưởng Ban thường trực Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy được bổ nhiệm làm Chánh
Văn phòng HĐND và UBND tỉnh thay cho đồng chí Nguy ễn Văn Thiện đ ược b ổ
nhiệm làm Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh.
Tại kỳ họp thứ 9, HĐND tỉnh khóa XI nhiệm kỳ 2011 - 2016 đã b ầu
đồng chí Hồ Quốc Dũng - Phó Bí thư Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch th ường tr ực UBND
tỉnh làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Lê H ữu Lộc, ngh ỉ h ưu theo ch ế
độ và Chánh Văn phòng UBND tỉnh cho đến 31/5/2016 v ẫn là đồng chí
Trương Thanh Kết. Từ ngày 01/6/2016, đồng chí Nguyễn Thái Bình, T ỉnh ủy
viên, Phó Văn phòng UBND tỉnh được bổ nhiệm giữ ch ức Chánh Văn phòng
thay cho đồng chí Trương Thanh Kết nghĩ hưu.
Có thể nói rằng, cùng với sự ra đời và phát triển của Chính quy ền, tr ải
qua các giai đoạn phát triển của tỉnh nhà, trải qua nh ững năm tháng ph ấn đ ấu
gian khổ, hy sinh, Văn phòng Ủy ban Kháng chiến hành chính, Văn phòng
HĐND và UBND, Văn phòng UBND, Văn phòng các S ở, ngành luôn t ự hào là c ơ
quan tham mưu và giúp việc tin cậy cho sự chỉ đạo và điều hành của UBND
cách mạng lâm thời, Ủy ban Kháng chiến hành chính, HĐND và UBND các c ấp
và lãnh đạo các Sở, ngành tỉnh.


Trong quá trình phấn đấu, phát triển tổ chức và hoạt động của Văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước đã từng bước đ ược nâng cao về m ọi
mặt: Lề lối làm việc, quy trình xử lý văn bản, chế độ thông tin báo cáo, công

tác tham mưu đề xuất, công tác cải cách thủ tục hành chính, tin h ọc hóa Văn
phòng ngày càng được cải tiến và nâng cao chất l ượng. Ngoài công tác tham
mưu tổng hợp, trãi qua nhiều thời kỳ khó khăn gian khổ, cán bộ công ch ức,
viên chức Văn phòng đã tận tuỵ phấn đấu đáp ứng tốt các điều kiện vật ch ất
phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo. Cán bộ lãnh đạo đến công ch ức, viên ch ức c ủa
Văn phòng từng bước được trưởng thành, luôn thể hiện sự tận tụy trong
cống hiến và thủy chung nhiệt tình trong công tác; có bản lĩnh chính tr ị v ững
vàng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và lý luận chính trị được tăng c ường.
Cũng trong quá trình đó, Văn phòng tiếp tục tuyển chọn, đào tạo và b ồi
dưỡng lực lượng công chức kế thừa, chính vì vậy mà năng l ực x ử lý công vi ệc
của lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức Văn phòng đã tiến bộ, tr ưởng
thành; nhiều đồng chí đã được cử giữ nhiều vị trí lãnh đạo c ủa tỉnh, huy ện và
sở ngành, đóng góp vào sự nghiệp chung của tỉnh nhà.
Ghi nhận sự phấn đấu của tập thể cán bộ, công ch ức, viên ch ức Văn


phòng, trong những năm qua, Văn phòng UBND tỉnh đã vinh d ự đ ược Nhà
nước khen thưởng:
Huân chương Lao động hạng Nhất cho Văn phòng UBND tỉnh; nhiều
tập thể và cá nhân Văn phòng các cấp, các ngành đã được Ch ủ tịch n ước t ặng
thưởng Huân chương Lao động;Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính ph ủ,
các bộ ngành Trung ương và UBND tỉnh tặng Bằng khen và nhiều danh hi ệu
thi đua khác. Đây là niềm tự hào to lớn mà Đảng và Nhà n ước đã ghi nh ận đ ối
với hoạt động Văn phòng, một tổ chức giúp việc trực tiếp cùng g ắn bó v ới
chính quyền các cấp.
Trước yêu cầu sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh
quốc phòng của tỉnh nhà đòi hỏi sự chỉ đạo điều hành của UBND t ỉnh và các
cấp, các ngành ngày càng nặng nề hơn. Do đó bộ máy Văn phòng tham m ưu
giúp việc phải hoạt động với chất lượng và hiệu quả cao h ơn. Phát huy
truyền thống của mình qua các thời kỳ cách mạng, th ấy rõ trách nhiệm n ặng

nề và to lớn trong thời gian đến, mỗi cán bộ công chức, viên ch ức Văn phòng
UBND tỉnh cần phải phấn đấu ra sức khắc phục những hạn ch ế, yếu kém, có
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu giúp việc cho lãnh
đạo UBND tỉnh để chỉ đạo điều hành năng động, sáng tạo, phù h ợp v ới th ực
tiễn cuộc sống.
2.2.Cơ cấu tổ chứcBộ máy tổ chức
Các đồng chí Lãnh đạo
1. Chánh văn phòng : Nguyễn Hữu Chiến
2. Phó Chánh Văn phòng: Phùng Quang Hội
3. Phó Chánh Văn phòng : Ong Ngọc Hoàn
4. Phó Chánh Văn phòng: Hoàng Văn Quý
5. Phó Chánh Văn phòng : Dương Văn Chiều
6. Phó Chánh Văn phòng : Phạm Hùng Trường
Các phòng, đơn vị trực thuộc:
Số TT

Tên đơn vị

1
2
3
4

Phòng Hành chính – Quản trị
Phòng Tổng hợp
Phòng Nội chính
Ban Tiếp công dân

Số điện
thoại

3815458
3812 127
3813 061
3814 698


5
6
7

Số TT
1
2

Phòng Kinh tế Tổng hợp
Phòng Kinh tế chuyên ngành
Phòng Khoa giáo - Văn xã

3812 751
3812 093
3811 182

ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC
Tên đơn vị
Số điện thoại
Trung tâm Tin học-Công báo
3812 959
Nhà khách A1
3812 221

1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.3.1 Chức năng
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: chương trình, kế hoạch
công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết
nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của Ủy
ban nhân dân tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ( các Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.
1.2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản riêng.

1. 3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1.3.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh
1. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
c) Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố (sau đây
gọi chung là cấp huyện);


d) Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó
đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh.
3. Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Tổng hợp đề nghị của các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ
quan, tổ chức liên quan;
b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đưa vào chương trình, kế
hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quan
liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản;
c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác;
d) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các
cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo
đúng tiến độ, chất lượng;
đ) Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp
nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;
e) Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng
yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh.
4. Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội
dung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh;


b) Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo;
c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân tỉnh;
d) Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật.
5. Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn sau:

a) Triệu tập, chủ trì các cuộc họp;
b) Thực hiện nhiệm vụ trước Hội đồng nhân dân tỉnh; tiếp xúc, báo cáo, trả
lời kiến nghị của cử tri;
c) Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải quyết công việc trong trường
hợp đột xuất, khẩn cấp;
d) Cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ luật, kỷ cương của bộ máy hành chính
nhà nước trên địa bàn tỉnh.
6. Tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải
quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản
đến):
a) Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra hồ
sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt
nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều hành của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với vấn đề liên quan, đề xuất
một trong các phương án: ban hành, phê duyệt; đưa ra phiên họp Ủy ban nhân dân
tỉnh; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh; thông báo ý kiến của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, lấy thêm ý
kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định
và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản còn ý kiến khác
nhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan để trao đổi trước khi trình;
b) Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: phối hợp với các cơ quan liên
quan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;


c) Đối với văn bản khác: kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao
cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý theo quy định của pháp luật và nội
dung văn bản đến.
7. Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn

bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành;
c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình
tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều hành
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kịp thời báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòng Chính
phủ;
d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh theo quy định.
8. Thực hiện chế độ thông tin:
a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân tỉnh;
b) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng thông tin điện
tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
c) Xuất bản, phát hành Công báo tỉnh;
d) Thiết lập, quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dân
tỉnh.
9. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật:


a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
10. Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng:

Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Hội
đồng nhân dân tỉnh tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn
phòng đối với Văn phòng các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp huyện, công chức Văn phòng - Thống kê xã, phường, thị trấn.
11. Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ:
a) Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm
quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh;
b) Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh; ban hành và quản lý văn bản theo quy định;
c) Hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủy
quyền của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
d) Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành
chính phục vụ nhiệm vụ được giao;
đ) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị
trí việc làm, cơ cấu viên chức theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và số lượng
người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức,
viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh;
g) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối
với các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc; quản lý và chịu trách nhiệm về tài
chính, tài sản được giao theo quy định;


h) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.3.2.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Chánh Văn Phòng UBND tỉnh
* Nhiệm vụ

1.Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm
trước UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về các
hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ được pháp luật và
Quy chế làm việc của UBND tỉnh quy định.
2. Phân công Phó Chánh văn phòng theo dõi từng lĩnh vực công việc; phân công
công việc cụ thể đối với từng phòng, bộ phận, chuyên viên trong Văn phòng; là
người quyết định cuối cùng các vấn đề, công việc của Văn phòng; phối hợp với các
Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng
HĐND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội tỉnh để xử lý các vấn đề có liên
quan đến nhiệm vụ của Văn phòng hoặc do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao.
3. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng; Thừa lệnh Chủ tịch
UBND tỉnh ký các văn bản thuộc phạm vi điều hoà, phối hợp, đôn đốc các cấp,
ngành thuộc tỉnh chuẩn bị các đề án trình HĐND, UBND tỉnh, giấy mời dự các hội
nghị, cuộc họp của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; Thông báo ý kiến kết luận
của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tại các hội nghị, buổi làm việc của
UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh khi được uỷ quyền.
* Phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng:
- Những công việc thuộc thẩm quyền quy định trong Quy chế làm việc của
UBND tỉnh, các văn bản pháp luật liên quan và những công việc quy định tại
Khoản 1 Điều này.
- Những công việc được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch
UBND tỉnh giao hoặc uỷ quyền.
- Trực tiếp giải quyết một số công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn
phòng nhưng do thấy cần thiết vì nội dung cấp bách, quan trọng hay do Phó Chánh
Văn phòng vắng mặt.


- Phân công nhiệm vụ, luân chuyển công chức, viên chức, người lao động
trong các đơn vị trực thuộc đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, phù hợp với
trình độ, năng lực của công chức, viên chức; thực hiện điều chuyển bắt buộc đối

với cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên năng lực trình độ yếu, thiếu tinh thần
trách nhiệm, không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm nội quy, quy chế cơ quan hoặc
để có dư luận không tốt làm ảnh hưởng đến uy tín cơ quan.
- Thường xuyên giữ mối quan hệ chặt chẽ với Đảng uỷ, các tổ chức đoàn thể
trong cơ quan nhằm phát huy dân chủ, trí tuệ tập thể của mỗi thành viên cơ quan,
tạo đồng thuận, thống nhất trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác.

Tiểu kết

Trong giai đoạn mới, Văn phòng UBND Lạng Sơn không ngừng đổi mới
nội dung và phương pháp công tác, phát huy vai trò tham mưu, ph ục v ụ, trong
đó xác định nhiệm vụ trọng tâm là đẩy mạnh công tác nghiên cứu, tham m ưu
tổng hợp trên các lĩnh vực, không ngừng nâng cao chất lượng so ạn th ảo và
thẩm định văn bản chặt chẽ, đúng quy trình, thường xuyên cải tiến, đảm b ảo
thời gian theo yêu cầu lãnh đạo của UB; Bảo đảm tốt việc quản lý, vận hành
hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của Nhà
nước. Phấn đấu quy chuẩn hoá, quy chế hoá mọi hoạt động của văn phòng
cấp tỉnh.; đẩy mạnh việc học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh
và các phong trào thi đua yêu nước nhằm đưa mọi hoạt động của Văn phòng
ngày càng chính quy, nề nếp, xứng đáng là cơ quan gương m ẫu v ề mọi m ặt,
góp phần tích cực vào sự lãnh đạo của UBND tỉnh, cùng UB tỉnh và các t ầng l ớp
nhân dân trong tỉnh xây dựng Lạng Sơn giàu mạnh, văn minh.



CHƯƠNG II.

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

2.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn trong việc tổ
chức thiết lập bộ phận VTLT
2.1.1. Khảo sát các trách nhiệm chung của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
trong công tác VTLT
1.Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về
công tác văn thư- lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư-lưu trữ, Quy chế về soạn
thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Bộ, quy trình giải quyết
văn bản đi- đến;
2.Hướng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện các quy
chế, quy định về công tác này;
3.Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư- lưu
trữ phù hợp với tính chất công việc của cơ quan Bộ; - Trên cơ sở năng lực và trình
độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòng phân công, tổ chức công việc cho phù
hợp;
4.Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân
viên mà văn phòng phụ trách;
5.Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thưlưu trữ;
6.Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: soạn thảo
văn bản, quản lý văn bản đi- đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...;


7.Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu;
Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu huỷ tài liệu;
8.Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từng đối
tượng khác nhau trong cơ quan như: lớp dành cho chuyên viên, lớp dành cho
trưởng các Cục, Vụ, Viện và lãnh đạo văn phòng;
9.Tham mưu cho Bộ trưởng xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ làm
công tác văn thư- lưu trữ;

10.Xây dựng các đề án thành lập phòng văn thư, phòng lưu trữ;
11.Xây dựng các đề án về quy hoạch cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ;
12.Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ nguồn quản lý trong công tác văn
thư –lưu trữ
2.1.2. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh trong việc tổ chức
thiết lập bộ phận VTLT
Trên cơ sở các văn bản QPPL như: Luật số 11/2003/QH11 c ủa Quốc h ội
: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Quyết định số:621
/QĐ-UBND ngày 16/01/2016 của UBND tỉnh về việc Quy định ch ức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Lạng S ơn;
Căn cứ Quyết định số 43/2016/QĐ-UBND ngày 19/9/2016 của UBND t ỉnh
ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh nhiệm kỳ 2016-2021; Quyết định
số 150/QĐ-VP về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh
Lạng Sơn… lãnh đạo văn phòng tỉnh cần nhận thức được trách nhiệm của
mình trong việc tổ chức quản lý các công việc của văn phòng UBND t ỉnh.
Trong đó phải kể đến việc ban hành văn bản thiết lập tổ Văn thư Lưu trữ
trực thuộc phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh:
Căn cứ Quyết định số 621/QĐ-UBND ngày 16/5/2006 và Quyết định số
41/QĐ-UBND ngày 07/01/2009 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc quy
định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh Lạng Sơn;
Căn cứ Quyết định số 25/2008/QĐ-UB ngày 31/10/2008 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Lạng Sơn ban hành quy định về phân công, phân cấp, quản lý tổ chức bộ
máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức;
Căn cứ vào đề nghi của phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng UBND
tỉnh:


UBND TỈNH LẠNG SƠN
VĂN PHÒNG

Số: 41/QĐ-VP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Lạng Sơn, ngày 28 tháng 02 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Tổ Văn thư Lưu trữ
trực thuộc phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh
CHÁNH VĂN PHÒNG UBND TỈNH
Căn cứ Quyết định số 621/QĐ-UBND ngày 16/5/2006 và Quyết định số
41/QĐ-UBND ngày 07/01/2009 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc quy
định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh Lạng Sơn;
Căn cứ Quyết định số 25/2008/QĐ-UB ngày 31/10/2008 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Lạng Sơn ban hành quy định về phân công, phân cấp, quản lý tổ chức bộ
máy, biên chế và cán bộ, công chức, viên chức;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Tổ Văn thư Lưu trữ trực thuộc phòng Hành chính - Tổ
chức Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn.
Tổ Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm thực hiện theo chức năng nhiệm vụ
được Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh giao. Công việc cụ thể do Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức phân công.
Điều 2. Bà Đoàn Thị Miên, Phó Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức kiêm
nhiệm tổ Trưởng Tổ Văn thư Lưu trữ.
Điều 3. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, Quản trị - Tài vụ, tổ Trưởng
Văn thư Lưu trữ, Kế toán Văn phòng, các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

CHÁNH VĂN PHÒNG


Nơi nhận:
- Như điều 3;
- C, PVP UBND tỉnh;
- Các phòng CV;
- Đơn vị trực thuộc VP;
- Lưu: VT, HCTC.

Nhìn vào quyết định này ta thấy được Chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn là
người đã ban hành ra văn bản, là người quyết định thành lập tổ VTLT cho văn
phòng UBND tỉnh. Trong quyết định này cũng quy định rõ ràng Tổ Văn thư Lưu
trữ có trách nhiệm thực hiện theo chức năng nhiệm vụ được Chánh Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh giao.
* Ý nghĩa của việc thiết lập Bộ phận VTLT trong UBNd Tỉnh :
- Giúp Chủ tịch UB chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không đ ể
chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Tổ VTLT UBND tỉnh được thành lập đã góp phần giữ gìn bí mật c ủa
Đảng, Nhà nước và của UBND tỉnh Lạng sơn. Mọi chủ tr ương, đường lối c ủa
Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn
bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của UBND tỉnh là r ất quan
trọng. Tổ chức thiết lập tốt Bộ phận VTLT giúp cho việc quản lý văn b ản
chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, th ất l ạc là góp
phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và UB.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của UB. Nội dung tài
liệu phản ảnh hoạt động của các UB cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung th ực
hoạt động của UB thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng ch ứng pháp lý c ủa UB.

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của UB, là nguồn bổ sung th ường
xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ Nhà nước. Vì vậy, nếu làm
tốt việc thiết lập Bộ phận văn thư, lưu trữ thì mọi công việc của UB đều
được văn bản hoá.
2.2. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh trong tuyển chọn cán
bộ VTLT


2.2.1.Trách nhiệm trong quá trình tổ chức tuyển dụng
Thực hiện các văn bản QPPL của nhà nước và các văn bản của UBND
tỉnh, thông báo, quyết định, chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về vi ệc tuy ển
dụng cán bộ VTLT, Chánh văn phòng UBND có trách nhiệm là người tham mưu
cho Chủ tịch UBND tỉnh tuyển dụng nhân sự, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phận
làm công tác văn thư- lưu trữ. Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành
công của công tác tham mưu tổng hợp là phải xây dựng được bộ máy giúp việc
hợp lý, tuyển dụng được đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất
tốt, điều này được thể hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự.
Cơ sở pháp lý cho việc tuyển dụng bao gồm một số văn bản nh ư:
Quyết định số: 02/2016/QĐ-UBND ngày 16/01/2016 của UBND t ỉnh v ề vi ệc
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ ch ức của Văn phòng
UBND tỉnh Lạng Sơn; Nghị định số 24/2/10/NĐ-CP quy định về tuy ển dụng,
sử dụng và quản lý công chức. Quyết định số 650/TCCP- CCVC ngày 20 tháng
8 năm 1993 về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công ch ức
ngành lưu trữ và tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công ch ức quản lý văn th ưlưu trữ; Luật Cán bộ Công chức ban hành ngày 13/11/2008. Quyết định số
420/ TCCP- CCVC ngày 29 tháng 5 năm 1993 và Quyết định số 650/TCCPCCVC ngày 20 tháng 8 năm 1993 về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các
ngạch công chức ngành lưu trữ và tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản
lý văn thư- lưu trữ. Theo đó thì chuyên viên văn thư- lưu trữ phải có trình độ đại
học văn thư- lưu trữ; chuyên viên chính văn thư- lưu trữ phải có trình độ đại học
lưu trữ trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên tối thiểu 09 năm trở lên; chuyên
viên cao cấp văn thư- lưu trữ thì phải có trình độ đại học lưu trữ có thâm niên ở

ngạch chuyên viên chính tối thiểu 06 năm trở lên đã qua khoá đào tạo quản lý
Hành chính Nhà nước cao cấp.
Cụ thể về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng
Sơn trong tuyển chọn cán bộ VTLT bao gồm:
- Chánh văn phòng xây dựng và tham mưu cho Chủ tịch UBND về số lượng

nhân sự; tiêu chuẩn tuyển dụng cán bộ văn thư- lưu trữ; bố trí, sắp xếp nhân sự phù
hợp với tính chất chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm
cụ thể sau:
+Đánh giá nhu cầu công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan tại thời điểm hiện
tại và trong tương lai để từ đó hoạch định chính xác số lượng nhân sự.
+ Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình phải xây dựng các tiêu
chuẩn cụ thể để chuẩn hoá đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc biệt là công
tác văn thư- lưu trữ như sau: đối với cán sự văn thư- lưu trữ thì trình độ chuyên
môn là trung cấp văn thư- lưu trữ; dựa trên nhu cầu công việc để xây dựng các tiêu


chuẩn tuyển dụng cán bộ văn thư- lưu trữ chuyên trách. Ví dụ, tuyển dụng cán bộ
văn thư chuyên trách thì tiêu chuẩn đặt ra là phải tốt nghiệp về chuyên ngành văn
thư, lưu trữ hoặc lưu trữ và quản trị văn phòng trình độ từ trung cấp trở lên tuyệt
đối không tuyển dụng ứng viên không đúng chuyên ngành
+ Trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, sắp xếp nhân sự, ngoài các tiêu
chuẩn của Nhà nước đã ban hành, thì Chánh văn phòng phối hợp cùng với các cá
nhân khác trong văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND về tiêu chí tuyển dụng,
phân công sắp xếp, bố trí, phân công công việc cụ thể rõ ràng cho cán bộ nhằm
đảm bảo về số lượng, chất lượng đồng thời theo dõi, giúp đỡ để nhân sự thực hiện
tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình.
2.2.2. Quá trình tuyển dụng cán bộ công chức VTLT của UBND tỉnh L ạng S ơn
được thực hiện như sau:
Bước 1: Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ s ơ dự tuyển

1. UBND tỉnh tuyển dụng cán bộ công ch ức VTLT thông báo công khai
trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử c ủa UB và niêm
yết công khai tại trụ sở làm việc về tiêu chuẩn, điều kiện, s ố l ượng c ần
tuyển, thời hạn và địa điểm tiếp nhận hồ sơ của người đăng ký d ự tuy ển.
2. Thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuy ển ít nhất là 30 ngày,
kể từ ngày thông báo tuyển dụng công khai trên ph ương tiện thông tin đ ại
chúng.
3. Chậm nhất 07 ngày trước ngày tổ chức thi tuy ển hoặc xét tuy ển, sau
đó UB lập danh sách người đủ điều kiện dự tuy ển và niêm yết công khai t ại
trụ sở làm việc.
Bước 2: Tổ chức tuyển dụng
1. Khi hết thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký d ự tuy ển, Ch ủ t ịch
UBND tuyển dụng cán bộ công chức VTLT quyết định việc thành lập H ội
đồng tuyển dụng để tổ chức tuyển dụng. Trường h ợp không thành l ập H ội
đồng tuyển dụng, Chủ tịch UBND tỉnh là người có thẩm quyền tuy ển dụng
công chức giao bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện. Chánh văn phòng là ch ủ
tịch của Hội đồng tuyển dụng, cùng với văn phòng UB th ực hi ện vi ệc tuy ển
dụng cán bộ VTLT.
2. Bộ Nội vụ ban hành Quy chế tổ chức thi tuyển, xét tuy ển công ch ức.
Bước 3: Thông báo kết quả tuyển dụng