khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND UBND huyện diễn châu, tĩnh nghệ an

LỜI CẢM ƠN
Tong quá trình nghiên cứu và để hoàn thành bài tiểu luận này , em xin gửi
lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức tại Văn phòng
HĐND- UBND huyện Diễn Châu đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá
trình em thu thập số liệu và khảo sát tình hình công tác văn phòng, đặc biệt là
tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân
sự tại huyện. Hơn nữa, cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng
Việt đã tận tình hướng dẫn, dẫn dắt em để em có thể hoàn thiện bài tiểu luận của
mình đúng với yêu cầu đã được giao. Mặc dù đã cố gắng và tham khảo nhiều tài
liệu khác nhau, nhưng bài tiểu luận của em vẫn còn nhiều thiếu xót, em rất
mong nhận được sự đóng góp của lthầy cô trong khoa quản trị văn phòng, để
bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em tên là Chu Công Chính, em thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài:
“khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn châu,
tĩnh Nghệ An”. Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận mà em đã nghiên cứu
trong thời gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung
thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này.
Hà nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016
Sinh viên thực hiện


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT
1
2.
3

4

CHỮ VIẾT TẮT
QTVP
UBND
HĐND
CBCC

CHỮ VIẾT THƯỜNG
Quản trị văn phòng
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Cán bộ công chức


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngành Quản trị văn phòng đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng có
kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn về nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu
trữ, quản trị hành chính, văn phòng và có kiến thức chuyên sâu về ứng dụng
Công nghệ thông tin và Truyền thông, các chuẩn quốc tế về Công nghệ thông tin
và Truyền thông trong việc tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ và quản trị hành
chính, văn phòng vì vậy Nhà quản trị văn phòng có vai trò to lớn trong việc điều
hành quản lý và tổ chức.
Nhà quản trị văn phòng có nhiều vai trò trong đó vai trò của nhà quản trị

văn phòng đối với công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
là vô cùng quan trọng và cần thiết, làm cho hoạt động của công tác văn thư được
linh hoạt đáp ứng nhu cầu của cơ quan góp phần quan trong trong hoạt động
quản lý nhà nước.
Vậy nên trong các đề tài được ra thì tôi thấy đề tài :’ khảo sát và đánh giá
trách nhiệm của nhà lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công
tác văn thư lưu trữu của cơ quan ‘’ là đề tài đang cần nghiên cứu tìm hiểu nhất
để vận dụng và bổ sung kiến thức đã được học. Nội dung đề tài được khảo sát tại
cơ quan là văn phòng UBND huyện Diễn Châu, Tỉnh Nghệ An.
2 Lịch sử nghiên cứu
Nghiên cứu tại trường với tài liệu có sẵn tại trung tâm thư viện
Nghiên cứu khảo sát số liệu thông qua mạng internet và thực tế tại văn
phòng UBND Huyện Diễn Châu.
Xin ý kiến đánh gái từ các anh chị trong cơ quan.
3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : “ khảo sát và đánh giá trách nhiệm củau nhà lãnh
đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu tại
UBND Huyện Diễn Châu ‘
Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm những lĩnh vực công tác văn thư
thuộc văn phòng ở cơ quan UBND huyện diễn châu
5


4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu : Tìm hiểu và thu thập tàii liệu cũng như kiến thức
phục vụ cho việc học tập và ứng dụng trong công việc và cuộc sống và đề xuất
giả pháp nâng cao trách nhiệm của nhà lãnh đạo văn phòng trong công tác
hoạch định
Nhiệm vụ nghiên cứu : Nghiên cứu có hệ thống những lý luận khảo sát,
đánh giá về vai trò trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thư

lưu trữ của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể là văn phòng UBND
huyện diễn châu, tĩnh Nghệ An
5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Cơ sở lý luận: Dựa và nhưng hệ thống lý luận đánh giá về công tác văn
thư lưu trữ
Cơ sở thực tiễn : là những căn cứ thực tiễn đề ra và tình hình thực tế tại cơ
quan
Phương pháp sử dụng tài liệu:
Phương pháp quan sát: là phương pháp thu thập thông tin mà thông qua
quan sát các đối tượng nghiên cứu trong cơ quan ,cụ thể cơ quan là Văn phòng
UBND huyện Diễn Châu, tỉnh Nghệ An
Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chuyên ngành, một số
luận án, giáo trình liên quan đến đề tài. Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các
nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu.
Phương pháp điều tra thực tế: Phát phiếu điều tra nhằm tìm hiểu thực
trạng vai trò của văn phòng tai cơ quan
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Gọi điện để liên hệ cơ quan nhăm
tìm hiểu về tài liệu thống kê
Phương pháp thống kê toán học: Dùng để xử lý các số liệu thu được
trong quá trình nghiên cứu
6 Giả thuyết khoa học
Nếu như các lãnh đạo đều hiểu rõ và thực hiện đúng trách nhiệm của một
nhà lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ thì công tác văn thư lưu trữ tại cơ
6


quan hoạt động tốt và phát triển điều đó chứng minh nhà lãnh đạo làm tốt công
việc quản lý của mình.
7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm phong phú cơ sở lý luận về kỹ năng quản

lý của hoạt động tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đối với lãnh đaqj
Ý nghĩa thực tiễn:Ứng dụng thực tiễn và công tác quản lý cảu lãnh đạo và
giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn thấy được vai trò trách nhiệm của cơ
quan
8 Cấu trúc đề tài
Bao gồm 3 phần:
Chương 1 Khái quát về tổ chức hoạt động của cơ quan
Chương 2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Chương 3 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Huyện Diễn Châu

7


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện
Diễn Châu
Diễn Châu là huyện đồng bằng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A. Phía Bắc
giáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp với
Nghi Lộc, phía Đông giáp biển với chiều dài bờ biển là 25 km. Huyện Diễn
Châu có diện tích là 304,92 km2 và dân số hơn 295000 nguời, có 38 xã và 1 thị
trấn. Diễn Châu là huyện có vị trí chính trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh
quan trọng của tỉnh Nghệ An.
UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng trên địa bàn trung tâm Thị trấn
Diễn Châu với diện tích là 1108m2 gồm 3 khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, 1 nhà
3 tầng và 1 nhà 2 tầng) là nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan, văn phòng và các
phòng ban của UBND. Ngoài ra còn có một số phòng ban liền kề như: Phòng
GD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình và trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đoàn...

Với vị trí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạo
hoạt động của công tác quản lý nhà nước ở các xã và thị trấn thuộc huyện. Đồng
thời tạo điều kiện dễ dàng cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhân báo cáo
về quá trình hoạt động của mình với lãnh đạo huyện; các cơ quan đơn vị ở
những nơi khác đến liên hệ công tác.
Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu sự chỉ đạo và quản lý toàn diện
của UBND huyện, Chủ tịch UBND và chịu sự lãnh đạo về công tác Đảng của
Đảng uỷ cơ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa
bàn, chỉ đạo các xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủ
trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện diễn châu
Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, công chức
trong đó biên chế 10 và hợp đồng 68 là 2 người.
Sơ đồ bộ máy Văn phòng HĐND-UBND:

8


Chánh Văn phòng

Phó Chánh văn phòng Tổng hợp Phó CVP Quản trị-Hành chính

Văn thư Lưu trữ
Đánh máy photo Kế toán
copy

Tài vụ

Lái xe

Bảo vệ tạp vụ

Chánh Văn Phòng:
Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản thuộc phạm vi điều
hành, phối hợp, đôn đốc các cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị các đề án
trình HĐND và UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiến
của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện cho các cấp, các ngành.
Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý.
Tiếp nhận và xử lý các văn bản đến, thẩm định văn bản của các phòng ban
tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND, y sao
bản chính, sao lục các văn bản cần thiết gửi cho các cấp, các ngành và các đơn
vị.
- Tổ chức thực hiện đầy đủ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Nghị
quyết của HĐND, chỉ thị, quyết định của UBND huyện trong cơ quan Văn
phòng HĐND-UBND huyện.
- Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu - chi ngân sách của Văn
phòng HĐND-UBND huyện theo quy định của pháp luật, bảo đảm đúng chế độ
và thực hành tiết kiệm có hiệu quả.
1.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính
9


Theo dõi, nắm bắt các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của
HĐND và UBND huyện được phân công.
Thu thập, xử lý thông tin, làm các báo cáo định kỳ và các văn bản báo cáo
đột xuất của UBND huyện; đề xuất tham mưu xây dựng chương trình công tác
(tháng, quý, năm) của UBND huyện.
Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực hiện công tác Thi đua khen
thưởng.

Theo dõi, quản lý chỉ đạo bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực hiện tốt
các nhiệm vụ.
Tham gia, dự thảo kết luận của đồng chí chủ tịch UBND huyện các phiên
họp thường kỳ của UBND huyện.
Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại và nội chính.
Được quyền thẩm định văn bản của các cơ quan đơn vị và các ban ngành.
Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn phòng uỷ quyền
giải quyết.
1.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính
Quản lý điều hành công tác quản trị - hành chính, bao gồm:
Tổ chức tiếp nhận công văn, tài liệu và phân phối, theo dõi quá trình giải
quyết công văn; Tổ chức và quản lý các hoạt động: In ấn tài liệu, phát hành công
văn, bảo quản tài liệu, lưu trữ, quản lý mạng tin học nội bộ và chương trình 112
(kể cả các máy đã trang bị cho các phòng chuyên môn quản lý sử dụng)
Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc: tổ
chức và đảm bảo cho các hoạt động hội họp, tiếp khách, đi công tác ,… của cơ
quan UBND huyện; Đảm bảo về hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơ quan,
phòng cháy, chữâ cháy, vệ sinh môi trường, nhà khách.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động và quy chế làm
việc của cơ quan UBND huyện đối với cán bộ công chức.
Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo đi công tác và
làm việc.
Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn hòng uỷ quyền
10


giải quyết.
1.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ:
Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;
Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, ban

ngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảo
đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định.
Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầu
khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ.
Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan.
Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu của
phòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Văn
phòng thì không được cho ban hành văn bản.
1.2.5. Bộ phận kế toán:
- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán đảm bảo các điều kiện vật chất cần
thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liên lạc, trang
thiết bị làm việc, văn phòng phẩm cho cơ quan HĐND, UBND huyện.
- Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loại
chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch sẽ, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tài
chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng với Chánh văn phòng và
chủ tài khoản.
- Theo dõi tình hình tài sản của Cơ quan.
1.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy:
Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan UBND huyện (văn bản
thường trực HĐND-UBND, các phòng) đảm bảo kịp thời và chính xác, (văn bản
sáng, rõ và đúng tiêu chuẩn…)
Thường xuyên có mặt phục vụ in sao, nhân bản văn bản, tài liệu bằng các
phương tiện kỹ thuật hiện có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian để lưu hành.
Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị vi tính, máy in và thiết bị chương
trình 112 trang bị cho mình quản lý sử dụng. Tuyệt đối không để cho người
không có nhiệm vụ sử dụng trang thiết bị.
11


Thực hiện đúng các quy định về tiếp nhận, bàn giao các văn bản trước và

sau khi đánh máy, in ấn cho người có trách nhiệm, số lượng in đủ, tiết kiệm giấy
và phải có lệnh in được duyệt. Tuyệt đối không tự ý in sao các loại văn bản giấy
tờ khi chưa có ý kiến của người có trách nhiệm.
Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
về bảo mật đối với tài liệu.
Phục vụ nước uống, dọn dẹp sạch sẽ cho các cuộc hội họp, tiếp khách ở
các phòng họp, phòng khách, phòng Chánh phó Văn phòng HĐND-UBND
huyện
1.2.7. Bộ phận tài vụ:
- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán, thủ quỹ đảm bảo các điều kiện vật
chất cần thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liên
lạc, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm.
- Đảm bảo thực hiện thu-chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loại
chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng.
1.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ:
Bảo vệ cơ quan, chế độ trực 24/24giờ trong ngày; thường xuyên kiểm tra
các phòng, ban làm việc, điện nước, phòng cháy chữa cháy. Theo dõi người đến
cơ quan công tác và hướng dẫn khách đến đúng địa chỉ cần liên hệ giải quyết
công việc.
Tạp vụ thường xuyên theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp khách của cơ
quan đảm bảo phục vụ chu đáo; Vệ sinh hội trường, phòng họp và phòng làm
việc của lãnh đạo, phục vụ nước uống chu đáo; bảo quản, sử dụng tốt các thiết bị
được giao.
Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh ATTP tốt,
phục vụ tốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơ quan.
1.2.9. Lái xe:
Bảo quản tốt xe được giao, chấp hành sự điều động phân công công tác
của lãnh đạo văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàn tuyệt đối.
12

13


1.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng
Sơ đồ các phòng làm việc của Văn Phòng HĐND-UBND huyện Diễn
Châu hiện tại vẫn bố trí theo kiểu truyền thống vẫn chưa bố trí phòng làm việc
khoa học phòng Phô tô cách xa so với phòng Văn thư nên việc in, ấn tài liệu
không được thuận tiện.
Phòng Kế toán Phòng Chánh Văn phòng

Phòng Văn thư
Phòng Chánh phó Văn phòng

Phòng Chánh phó Văn phòng

Phòng Phô tô

Phòng Lái xe

1.4Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện diễn châu
1.4.1 Chức năng
Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phục vụ sự
chỉ đạo điều hành công tác mọi mặt của HĐND và UBND huyện.là bộ máy làm
việc của UBND phục vụ cho sự quản lý tập trung thống nhất sự điều hành mọi
mặt của UBND.
- Đồng thời giúp UBND huyện thực hiện tổ chức, quản lý sự hoạt động
của Trung tâm giao dịch "một cửa" của Huyện.
-Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thực hiện chức năng hậu cần: phục

vụ trực tiếp công việc hàng ngày ở các phòng, ban, tổ chức các cuộc họp,
chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản,
14


đảm vảo điều kiện, cơ sở vật chất để UBND làm việc.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có tư cách pháp nhân có mẫu dấu riêng
được cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước và được mở tài khoản tại
ngân hàng và kho bạc nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.4.2 Nhiệm vụ
Tổ chức tham mưu kịp thời, thường xuyên và chính xác phục vụ tốt cho
sự lãnh đạo của Thường trực HĐND và UBND. Giúp cho UBND thực hiện mối
quan hệ giữa UBND huyện với Ban Thường trực huyện Uỷ, HĐND, Uỷ Ban
MTTQ, các hội, đoàn thể với các sở ban ngành.
Xây dựng các chương trình công tác (bao gồm chương trình làm việc
năm, quý, tháng) của UBND huyện và giúp UBND huyện tổ chức, theo dõi,
kiểm tra đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác.
Phối hợp các phòng chuyên môn của UBND và các ban của HĐND để
chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND huyện, chuẩn bị các báo cáo của
UBND huyện, tập hợp và quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND,
phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp và làm việc với Thường trực HĐND
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
đơn vị thuộc UBND, HĐND và UBND các xã, thị trấn về việc chuẩn bị các đề
án theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện.
Khi có dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trình UBND, văn phòng
HĐND-UBND huyện có trách nhiệm rà soát lại về thể thức, trình tự, thủ tục
hành chính kiểm tra đối chiếu với nội dung chỉ đạo của Thường trực
HĐND,UBND huyện để trình người có thẩm quyền xem xét quyết định.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các đề nghị, các văn bản
xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan, ban, ngành cấp huyện, UBND huyện.

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các kiến nghị, yêu cầu chỉ
đạo của các tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của HĐND UBND huyện.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện triển khai thực hiện các chỉ đạo
của Trung ương, của tỉnh nếu Thường trực HĐND, UBND huyện yêu cầu.
Tổ chức thu thập, cung cấp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,
chính xác phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hành
của UBND; từng bước ứng dụng CNTT vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử
15


lý, giải quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất do nhu
cầu thực tiễn công tác (không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơ
quan Nhà nước cấp trên).
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện nghiêm túc, đầy đủ
chế độ thông tin báo cáo về Thường trực HĐND, UBND tỉnh theo quy định.
Tổ chức và phục vụ mối quan hệ phối hợp làm việc giữa Thường trực
HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực UBMTTQ
huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức tiếp dân theo định kỳ;
Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định của
pháp luật và phân công của UBND huyện.
Tổ chức và phục vụ các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của UBND
huyện; Các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện với
các cơ quan ban ngành, đoàn thể cấp huyện và Thường trực HĐND các xã, thị
trấn.
Quản lý chặt chẽ việc ban hành các văn bản của Thường trực HĐND,
UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, đúng thể thức và thẩm quyền theo quy định
Trực tiếp phụ trách quản lý công tác tổ chức, kiểm tra theo dõi hoạt động
của Trung tâm giao dịch "Một cửa" của UBND huyện, chấn chỉnh nề nếp làm

việc, nâng hiệu quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện
Nhận xét:
Cơ quan UBND huyện diễn châu là cơ quan chinh quyền chuyên trách
hành chính thuộc cấp huyện , luôn làm tốt vai trò chức năng nhiệm vụ của đảng
và nhà nước chỉ đạo.
Văn phòng UBND Được thành lập theo quyết định của chủ tịch, bộ phận
chuyên trách về các công tác văn phong văn thư lưu trữ, là một trong những
công tác quan trọng nhất đối với hành chính nhà nước vì vậy để công tác văn thư
lưu trữ thực hiện tốt cần có nhà lãnh đạo sáng suốt có trách nhiệm đối với công
tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.

16


CHƯƠNG 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN
DIỄN CHÂU-TỈNH NGHỆ AN
2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan
Khái niệm vè công tác văn thư lưu trữ: công tác văn thư lưu trữ là một
lĩnh vực thuộc hoạt đông quản lý của nhà nước trong đó bao gồm các vấn đề lý
luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới nghiên cứu khoa học tài liệu phục vụ
cho việc sử dụng và khai thác tài liệu.
Vai trò của công tác văn thư lưu trữu :
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ
quan. Các cơquan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều cầnphải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương,
chính sách, phản ánh tìnhhình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác,
ghi lại những sự kiện, hiện tượngxảy ra trong hoạt động hàng ngày.Đặc biệt đối
với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hànhbộ

máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo
Nội dung cuả công tác văn thư lưu trữu bao gồm hai lĩnh vực đó là lĩnh
vực phục vụ cho hoạt động quản lý và lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ, cơ bản về
những vấn đề như: soạn thảo văn bản, Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lýb con dấu, xây
dựng quản lý các văn ban QPPL….
Công tác văn thư lưu trữu có vai trò quan trọng và cần thiết trong hệ
thống quản lý của văn phòng nói riêng và cơ quan tổ chức nói chung , mang ý
nghĩa to lớn là nguồn cung cấp thông tin và tài liệu cho cơ quan phục vụ nhu cầu
sử dụng khai thác tài liệu, ngoài ra nhìn một cách tổng thể công tác văn thư lưu
trữu mang ý nghĩa to lớn đối với mọi lĩnh vực trong xã hội, chính trị, kinh tế,
văn hóa, công tác nghiên cứu khoa học...và là cầu nối các hoạt động quản lý nhà
nước.

17


2.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác
lưu trữu tai UBND huyện diễn châu
2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu.
Bộ phận văn thư lưu trữ:
Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;
Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, ban
ngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảo
đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định.
Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầu
khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ.
Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan.
Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu của
phòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Văn

phòng thì không được cho ban hành văn bản.
Lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp quản lý và tổ chứcn cơ cấu cho
phong văn thư lưu trữu, hiện tại phòng văn thư lưu trữu của cơ quan bao gồm 3
cán bộ công chức làm việc, các vị trí được chia ra theo đúng chức năng nhiệm
vụ quyền hạn được phân công như vị trí tiếp nhận thông tin, thống kê lưu trữ, xử
lý trình lãnh đạo, truyền tải thông tin..
2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp
nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự là một công tác vô cùng quan trọng vì đây là
yếu tố quyết định bởi khả năng làm việc của cấp dưới có đáp ứng yêu cầu hay
không, có phù hợp với cơ cấu bộ máy không, chính vì thế các nhà quản trị cần
phải chọn lọc và tuyển dụng mộ cách nghiêm ngặt dựa trên các tiêu chí đặt ra đã
xây dựng từ trước như về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, về nhân cách đạo đức,
về thái độ làm việc,...
Vai trò của nhà lãnh đạo đuợc thể hiện qua những công việc đối với việc
tuyện dụng sắp xếp bố trí nhân sự trong bộ phận văn thư lưu trữ:
Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà
18


nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn
trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán
bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương,
chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc

hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân
theo quy định hiện hành.
Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen
thưởng cho từng giai đoạn.
Ngoài ra nhà lãnh đạo còn cần có những yếu tố khác trong việc lựa chọn
nhân sự phù hợp trong đó những yếu tố cơ bản của một nhà lãnh đạo về cách
tuyển dụng nhân sự là có tầm nhìn xa trông rộng, am hiểu kiến thức nhân sự, có
hoạch định các kế hoạch lâu dài , khả năng giải quyết vấn đề, quan trọng hơn là
khả năng lãnh đạo uy tín được cấp duới kính nể.
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn
thư - lưu trữ
Bất kì trong một cơ quan đơn vị nào thì cũng sẽ có những quy định cụ thể
về cơ cấu và chức năng vai trò của đơn vị đó phòng lưu trữ cũng không ngoại
lệ , phòng được lãnh đạo ban hành văn bản thành lập và có những văn bản do
lãnh đạo xây dựng nên nhằm mục đích quản lý điều hành dựa trên những quy
định để vận hành bộ máy của phòng lưu trữu.
Công tác xây dựng các văn bản của cơ quan là một trong những công tác
quan trọng để quản lý tốt cấp dưới và hơn hết thể hiện vai trò tầm ảnh hưởng của
nhà lãnh đạo văn phòng đối với cơ quan nói chung và phòng lưu trữu nói riêng,
19


Các văn bản được lãnh đạo xây dựng phải dựa trên cơ sở pháp lý của nhà
nước quy đinh và trên cơ sở thực tiễn của phòng sao cho phù hợp với điều kiện
cũng như cơ cấu bộ máy. Nhưng các văn bản trên đều được các nhà lãnh đạo xây
dựng để quy định về các nội dung trong cơ quan như:
Quy định về cơ cấu tổ chức về bộ máy
Quy định về cơ cấu tổ chức nhân sự, bố trí nhân sự, vị trí làm việc,
Quy định về nội dung quy chế làm việc, nội quy của phòng

Quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ công nhân
viên trong phòng
Quy định về quyền hành vị trí làm việc, và công việc cụ thể của từng vị trí
đảm nhiệm
Ngoài ra còn có các văn bản hướng dẫn về các công tác thuộc văn thư lưu
trữ để làm tiền đề cho công việc ở phòng thực hiện một cách hợp lệ chính xác
đúng khâu quy trình đã được quy định, đồng thời làm tài liệu đào tạo và phát
triển nhân lực trong phòng
Trong văn phòng UBND huyện diễn châu thì chánh văn phòng là người
có quyền được ban hành văn bản đối với phòng văn thư lưu trữ nhằm mục đích
quản lý hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về
văn thư lưu trữ.
Trách nhiệm này thuộc trong những trách nhiệm cuối cùng của nhà lãnh
đạo đối với công tác văn thư lưu trữu, như nói trên nhà lãnh đạo là người ban
hành các văn bản về văn thư lưu trữu đồng thời là người có trách nhiệm hướng
dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về nội dung đã được thực hiện .
Đầu tiên trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ đây là trách nhiệm hàng đầu
của nhà lãnh đạo, đã là nhà lãnh đạo thi công việc chủ yếu là chỉ đạo, đưa ra
những quyết định chỉ thị cho cấp dưới thực hiện sau khi đã xem xét đánh giá,
vậy nên nhà lãnh đạo cần tổ chức hướng đẫn các nghiệp vụ cho cấp dưới để các
cấp dưới lấy tiêu chuẩn thực hiện , những nghiệp vụ được nhà lãnh đạo tổ chức
hướng dẫn như nghiệp vụ về soạn thảo văn bản, quy định con dấu, các nghiệp vụ
20


liên quan đến hồ sơ.........
Đối chiếu với UBND huyện diễn châu, lãnh đạo văn phòng UBND huyện
diễn châu đã có các tổ chức hướng đẫn cho các cán bộ công nhân viên chức cấp
duới thuộc phòng văn thư lưu trữ về nghiệp vụ thông qua các văn bản ban hành,

các cuộc hội nghị nghiên cứu khoa học, các lớp học đào tạo bồi dưỡng cán bộ do
văn phòng tổ chức...., những công đoạn từ tổ chức hướng dẫn tới tổ chức thực
hiện đều được tiến hành theo quy định đề ra.
Sau khi hướng dẫn và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư để biết
được có phát huy hiệu quả hay không thì các nhà lãnh đạo sẽ tiến hành đánh giá
vê văn thư lưu một cách toàn diện về nhân sự cũng như về nghiệp vụ đã được
hướng dẫn từ đó đưa ra các giải pháp thiết thực.
Khâu tổ chức kiểm tra đánh giá của nhà lãnh đạo đều có cơ sở và các tiêu
chí để đánh giá một cách cụ thể từng nội dung thực hiện ví dụ như yêu cầu về
công tác thực hiện soạn thảo văn bản, công tác sử dụng con dấu, công tác lưu trữ
hồ sơ tài liệu....., đều có những tiêu chí quy định rõ ràng thông qua đó nhà lãnh
đạo so sánh đối chiếu rút ra kết luận đưa ra ý kiến nhận xét đánh giá khách quan
nhất đảm bảo tính công bằng chính xác, minh bạch công khai cũng là làm tiền
đề cơ sở lý luận cho việc đánh giá thi đua khen thưởng đối với tập thể cũng như
cá nhân,
Các hình thức kiểm tra đánh giá có thể sử dụng khi nhà lãnh đạo tổ chức
thực hiện kiểm tra đánh giá là hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết
quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh của cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông
qua khảo sát thực tế..., đồng thời thông qua các kế hoạch công tác năm, kì, quý,
lịch làm việc của cấp dưới.
Văn phòng UBND huyện diễn châu thường tổ chức kiểm tra đánh giá các
cán bộ công nhân viên chức thông qua kết quả thi đua và thông qua khảo sát
thực tế của lãnh đạo tất nhiên ngoài những kết quả tốt còn có những kết quả
chưa hoàn thành hoặc chậm tiến độ và có những giải pháp riêng cho từng vấn
đề.
Như vậy, tầm quan trọng của khâu tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá
21


của lãnh đạo vô cùng quan trọng,công tác này mang lại cho lãnh đạo cái nhìn

tổng thể về từng bộ phận để hiểu rõ hơn nắm bắt tình hình cơ quan từ đó đưa ra
những quyết định tối ưu nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý và điều hành cơ
quan của mình.
Vừa là chức năng và nhiệm vụ của nhà lãnh đạo văn phòng trong việc
thực hiên chức năng nhiệm vụ của mình việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho
các cấp dưới thông qua đó lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế để đưa ra các
quyết định cụ thể

22


CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƯU LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN
3.1 Nhận xét đánh giá
Thực trạng công tác văn thư
Mô hình công tác:
Trong mọi tổ chức đều cần có những công cụ hữu hiệu để ghi lại, truyền
đạt xử lý thông tin. Công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến
soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
để truyền đạt các quyết định quản lý. Vì vậy một trong những công cụ quan
trọng sử dụng cho công tác văn thư – lưu trữ đó là quản lý văn bản.
Xác định rõ tầm quan trọng cũng như một trong các chức năng, nhiệm vụ
quan trọng của Văn phòng HĐND _UBND huyện Diễn châu Lãnh đạo phong
cũng như chuyên trách đảm nhận công tác văn thư đặc biệt quan tâm, chỉ đạo
đến các mặt hoạt động của công tác ấy. Công tác văn thư của UBND huyện Diễn
châu đã được thực hiện tốt đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
một cách chính xác, kịp thời phục vụ việc quản lý Văn phòng HĐND – UBND
nói riêng và cơ quan nói chung.Mô hình công tác Văn Thư của UBND Huyện

Diễn châu là mô hình công tác văn thư tập trung.Mọi văn bản đều được tập
trung tại văn thư , đầu mối của văn bản.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Văn Phòng HĐND – UBND có một
chuyên trách phụ trách công tác văn thư – lưu trữ riêng , tất cả các văn bản giấy
tờ trong UBND huyện Diễn Châu liên quan đến mọi hoạt động của cở quan đều
tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan tiến hành đăng ký làm các thủ tục trước
khi ban hành ra trong và ngoài cơ quan .
Tuy nhiên do khối lượng công việc quá nhiều nhưng lại chỉ do một cán
bộ chuyên trách phụ trách nhiều khi có những công việc ko giải quyết kịp thời
và dễ nhầm lẫn.Công tác văn thư là khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng, thự hiện
tốt công tác này góp phần nâng cao năng suât và chất lượng công việc tại cơ
23


quan, đảm bảo công việc không bị trì trệ và văn thư cũng chính là nguồn bổ
sung chính cho công tác lưu trữ. Làm tốt công tác văn thư góp phần làm tốt
công tác lưu trữ.
3.1.1 Ưu điểm:
Công tác văn phòng thực hiện tốt. Các văn bản ban hành theo đúng quy
định tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT – VPCP ngày 06/5/2005 hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bộ máy văn phòng gọn nhẹ , linh hoạt trong công việc.Môi trường làm
việc thân thiện có quy chế, nề nếp được chấp hành nghiệm túc, hiệu quả công
việc cao.Lãnh đạo văn phòng điều hành mọi hoạt động của phòng theo phương
thức dân chủ, mọi người đều được tham gia đóng góp ý kiến cho hoạt động của
phòng, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đội ngũ CBCNV trong phòng luôn phát huy tính sáng tạo và tinh thần
ham học hỏi trong công việc không vận dụng lý thuyết vào thực tiễn một cách
máy móc, chủ động đề xuất những phương hướng mới, kế hoạch công tác đặt ra
phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ đề ra.

Phòng Nội vụ huyện Diễn Châu là nơi tập trung đội ngũ cán bộ có trình
độ chuyên môn và năng lực làm việc tốt luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được
giao.
Nhìn chung công tác văn thư Phòng Nội vụ đã đi vào nề nếp thực hiện
theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đúng quy định và thẩm quyền.
Quản lý và giải quyêt văn bản đúng quy định không để thát thoát, nhầm lần,
giải quyết nhanh đảm bảo thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác.
Quản lý và phân công công việc nhìn chung là hợp lý, trách được sự
chồng chéo ôm đồm công việc.Đội ngũ Phòng năng nổ, ham học hỏi có năng
lực làm việc tốt.
Ứng dụng tôt công nghệ thông tin vào công tác phục vụ tốt cho công tác
quản lý và tra tìm tài liệu
Cơ sở vật chất phục vụ cho Phòng ngày một đầy đủ hơn và sử dụng khá
24


thuận lợi. Hầu hết các trang thiết bị được kết nối với nhau như máy tinh nối
mạng, máy in , máy fax, máy điện thoại…..thuận tiện trong việc sử dụng.Ngoài
ra phòng còn trang bị như ghế, tủ đựng , giá đựng hồ sơ…….Trang thiết bị trong
phong ngày càng được hoàn thiện và hiện đại hơn phục vụ cho công việc ngày
càng cao, hiệu quả tiến độ công việc được nâng lên hàng ngày.
Hệ thống cơ sỏ vật chất vưa được xây dựng khá khang trang tạo nên một
Phòng làm việc đẹp sạch sẽ thoáng mát, phục vụ tốt cho công việc tránh được
những ảnh hưởng của thời tiết và môi trương bên ngoài
3.1.2 Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên tôi cũng xin mạnh dạn trình bày ra một số
khuyết điểm hạn chế của công tác văn thư lưu trữ.
Trang thiết bị của Phòng còn chưa đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng
cao của xã hội, có một số trang thiết bị đã bị cũ khả năng đáp ứng cho nhu cầu

công việc chưa cao.
Không gian phòng làm việc còn quá bé , dễ ảnh hưởng tới công việc của
các chuyên viên trong phòng và môi trường làm việc.
Tài liệu lưu lại chưa được lập hồ sơ chủ yếu được bỏ vào các cặp hồ sơ
và để trên các kệ giá tài liệu nên khá lôn xộn và mức độ bảo vệ không có dễ bị
hư hỏng bởi các yếu tố tư môi trường bên ngoài.
Nguyên nhân
Trình độ của cán bộ văn thư còn hạn chế, các công việc giải quyết tương
đối nhiều.
Phân công bố trí nhân lực chưa phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có
nghiệp vụ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức chính trị.
Đưa phần mền quản lý văn bản lên máy ứng dụng cho các khâu nghiệp vụ
công tác văn thư chưa được thực hiện.Hiện nay Văn phòng huyện Diễn Châu đã
có phần mềm quản lý văn bản trên máy đã được áp dụng nhưng chưa đồng bộ và
thực hiện một cách đầy đủ.Nhưng Văm phòng văn thư cơ quan vẫn chưa áp
dụng chủ yếu vẫ thự hiện quản lý văn bản bằng phương thức thủ công.
Các trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu công việc còn thiếu như; máy
25