Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Thư Viện Hà Nội

MỤC LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI MỞ ĐẦU

3

4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG ( CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ
THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU)
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.

Cơ sở lý luận
6
Khái niệm công tác xử lý tài liệu
6
Vai trò của công tác xử tài liệu 6
Các hình thức của công tác xử lý tài liệu
Cơ sở thực tiễn
7
Mô hình quốc tế 7
Mô hình trong nước
7

6

7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁ XỬ LÝ TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

9

2.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của thư viện Hà
Nội

9
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Hà Nội 9
2.1.2. Nguồn lực thông tin 9
2.1.2.1. Vốn tài liệu 9
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ

10

2.1.2.3. Đối tượng phục vụ11
2.1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật 11
2.2. Công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội
2.2.1. Phân loại tài liệu

11

11

2.2.1.1. Khái niệm 11
2.2.1.2. Phân loại tài liệu 12

2.2.2. Mô tả tài liệu

15

2.2.3. Tóm tắt nội dung tài liệu
2.2.4. Định từ khoá

18

18

2.2.5. Đóng dấu, dán nhãn

21
1


2.2.5.1. Đóng dấu 21
2.2.5.2. Dán nhãn 24
2.2.6. Xử lý phiếu trên máy 26
2.2.7. Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu
2.2.7.1. Nhập cơ sở dữ liệu

26

26

2.2.7.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu 26
2.3. Những mặt mạnh và mặt yếu trong công tác xử lý tài liệu
2.3.1. Những mặt mạnh

2.3.2. Những mặt yếu

27

27

28

2.4. Nguyên nhân của mặt yếu

28

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU 29
3.1. Một số nhận xét chung

29

3.2. Giải pháp và kiến nghị

29

KẾT LUẬN 31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

32

2

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Từ viết tắt
TVHN
NXB
BPL
KHPL
CSDL
XLTL
NDT
ĐKCB
TT-TV
TL
BPL
TV
TVQGVN

Từ được viết tắt
Thư viện Hà Nội
Nhà xuất bản
Bảng phân loại
Ký hiệu phân loại
Cơ sở dữ liệu
Xử lý tài liệu
Người dùng tin
Đăng ký cá biệt
Thông tin thư viện
Tài liệu
Bảng phân loại
Thư viện
Thư viện Quốc Gia Việt Nam

3


LỜI MỞ ĐẦU
1.

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, sự phát
triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từ
thời đại công nghệ sang thời đại thông tin, xã hội thông tin mà ở đó tri
thức- thông tin trở thành nguồn lực quan trọng hàng đầu, vị thế của hoạt
động thông tin thư viện càng được khẳng định trong đời sống xã hội và thư
viện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân
tộc”(điều 1-PLTV). Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người

dùng tin một cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác Xử lý tài liệu của
các cơ quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng
hàng đầu. Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội là cơ
quan hành chính sự nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thông tin Hà Nội là thư
viện khoa học tổng hợp. Thư viện phục vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc,
đủ mọi lứa tuổi. Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một
thư viện không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng như nội dung
kho tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị…thì hoạt động xử lý tài liệu có
một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn, là việc làm rất ý nghĩa và cấp thiết.
Từ lý do đó em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Thư

2.

Viện Hà Nội” để làm đề tài Tiểu luận giữa khoá.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động Xử lý tài liệu tạiThư
viện Hà Nội sẽ giúp chúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, thách
thức để từ đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm nâng
cao chất lượng, đáp ứng tốt người dùng tin, từ đó giúp TV hoạt động ngày
một tốt hơn.

3.

NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Công tác Xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả
hình thức của tài liệu. Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho người sử
dụng trong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu. Nếu trình độ của người
4

cán bộ xử lý tài liệu cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giá
trị của sản phẩm.
Sau đó đưa ra nhận xét, đánh giá, nêu được điểm mạnh, điểm
yếu của công tác xử lý tài liệu tại thư viện.
Nguyên nhân của điểm yếu là gì?
Từ đó đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng, phục vụ tốt bạn
đọc.
4.

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
+ Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công
tác xử lý tài liệu của thư viện Hà Nội.
+Phạm vi nghiên cứu: Từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử
lý nội dung trong giai đoạn hiện nay.

5.

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tích
tổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến của
Gíam đốc Thư viện Hà Nội, các cán bộ phòng Bổ sung- Biên mục, từ đó
phân tích đánh giá quá trình Xử lý tài liệu tại thư viện.

NỘI DUNG
5


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG (CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU)

1.1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1.1. Khái niệm công tác xử lý tài liệu
Xử lý thông tin/ tài liệu chính là kỹ năng/ nghệ thuật nhằm
ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung (khối lượng thông tin/
tri thức/ kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm
được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các
thông tin ấy.
Để lưu trữ thông tin về tài liệu trong CSDL, tài liệu phải qua khâu
xử lý về nội dung và hình thức, đó là khâu kỹ thuật quan trọng nhất. Nó có
ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với quá trình tin học hóa của cơ quan thông
tin thư viện. Xử lý tài liệu là quá trình phân tích, lựa chọn và trình bày
những yếu tố đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu nhằm phản
ánh những dữ liệu đó lên phiếu nhập tin CSDL theo những nguyên tắc nhất
định, tương ứng với cấu trúc CSDL đã được xây dựng trước.
Xử lý tài liệu là tiền đề xây dựng CSDL, là tập hợp các dữ liệu về các
đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin
của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm
giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng
1.1.2. Vai trò của công tác xử lý tài liệu
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt
là công nghệ thông tin đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng
lồ đó là hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Hiện tượng này đã tạo ra sự mất
thông tin, sự nhiễu tin. Vì vậy để người dùng tin có được một nguồn tin
chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn và phức tạp đòi hỏi những
người làm công tác thư viện cần thực hiện tốt công tác xử lý tài liệu của cơ
quan đó.
6

Công tác xử lý tài liệu có vai trò rất lớn ảnh hưởng trực tiếp tới sản
phẩm và dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan thư viện.
Nếu xử lý tài liệu được chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy
chính xác, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu người dùng tin.
Công tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình
thức của tài liệu. Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho người sử dụng
trong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu. Nếu trình độ của người cán bộ
xử lý cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giá trị của sản
phẩm.
1.1.3. Các hình thức xử lý tài liệu
Thường áp dụng một số hình thức xử lý tài liệu như: phân loại,
biên mục mô tả, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải tài liệu.
1.2.
1.2.1.

CƠ SỞ THỰC TIỄN
Mô hình quốc tế
Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ được tính đến bao gồm:
các quy tắc biên mục, các bảng phân loại, các thesaurus, từ điển từ khóa,
bảng đề mục chủ đề:

1.
2.
3.
4.
1.2.2.

Quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBD).
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)

Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)
Khung phân loại của thư viện Quốc hội Hoa kỳ (LLC)
Mô hình trong nước
Để hướng tới việc cung cấp thông tin và tri thức cho người đọc và
người dùng tin, các thư viện đều phải quan tâm đến công tác xử lý thông tin
mà hạt nhân của nó là xử lý tài liệu.
Để tạo ra những tiền đề cho việc chia sẻ thông tin trong bối cảnh đẩy
mạnh hội nhập quốc tế, hơn bao giờ hết việc chuẩn hóa mọi khâu công tác,
trong đó có xử lý tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
7


Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu trong các
thư viện và cơ quan thông tin. Hiện nay, các thư viện ở Việt Nam thường áp
dụng một số hình thức xử lý tài liệu như: phân loại, biên mục mô tả, định
chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải tài liệu.
Trong các hình thức xử lý tài liệu được áp dụng tại thư viện, phân loại
tài liệu là hệ thống xử lý tài liệu phổ biến nhất, tiếp đó là biên mục mô tả,
định từ khóa, tóm tắt, định chủ đề.
Trong công tác biên mục mô tả, phân loại tài liệu, định chủ đề và định
từ khóa tài liệu, để đảm bảo tính chính xác, đòi hỏi các thư viện phải áp
dụng các chuẩn nghiệp vụ. Chuẩn nghiệp vụ, hiểu một cách khái quát, là
những tiêu chuẩn được nghiên cứu, lựa chọn và sử dụng cho cán bộ xử lý
dựa vào đó mà đối chiếu, so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụ
thư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của
người sử dụng:
Trong công tác phân loại, khung phân loại DDC rút gọn ấn bản 14
được sử dụng rộng rãi nhất. Ngoài ra còn có:
-

khổ mẫu MARC21
Bảng phân loại thập phân bách khoa (UDC)
Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia

8


Chương 2
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ
VIỆN HÀ NỘI
2.1.

KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

2.1.1.

CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI
Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Hà Nội
Ngày 15/10/1956 tại nhà Thủy Tạ bên hồ Hoàn Kiếm, Thư viện Hà
Nội ra đời với tên gọi ban đầu là Phòng đọc sách nhân dân. Từ xuất phát
điểm đó, ba năm sau, Thư viện nhân dân Hà Nội chính thức được thành lập
vào tháng 1/1959 và chuyển về trụ sở 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm
cho đến ngày nay.
Tháng 8/2008, Thư viện Hà Nội khánh thành trụ sở xây mới với kiến
trúc bề thế, ấn tượng của hai khối nhà cao 9 tầng có tổng diện tích sàn 6178
m2 mô phỏng hình ảnh trang sách mở như ôm lấy dòng chảy vô tận của tri
thức nhân loại. Đây cũng là một trong những công trình văn hóa chào
mừng kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội.
Đến tháng 2/2009, sau khi hợp nhất với Thư viện tỉnh Hà Tây, Thư
viện Hà Nội có thêm một trụ sở tại số 2B đường Quang Trung, quận Hà

Đông với tòa nhà 3 tầng thiết kế theo hình dải lụa có tổng diện tích sàn
2029 m2.
TVHN luôn là “cầu nối” giữa đội ngũ cán bộ và NDT. TV đã xây
dựng được một mạng lưới TV tủ sách rộng khắp thành phố tạo dựng được
nguồn lực thông tin sách báo phong phú, đa dạng. Với vốn tài liệu phong
phú và quí giá cùng với đội ngũ cán bộ nhiệt tình và yêu nghề nên TV đã
thu hút được lượng bạn đọc rất đông đến sử dụng TV. Với lượng bạn đọc
đông như vậy và nguồn TL phong phú đó đòi hỏi TVHN phải có cơ cấu tổ
chức tốt, năng động để quản lý và đáp ứng nhu cầu ngày cao của bạn đọc.

9


Trong quá trình hoạt động, TV cũng luôn chú ý đến công tác XLTL vì nó
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT của NDT.
2.1.2.
2.1.2.1.

Nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu
Hiện nay, với 7 phòng chức năng: Hành chính - Tổng hợp, Bổ sung
và Xử lý kỹ thuật, Phục vụ bạn đọc, Địa chí và Thông tin tra cứu, Phòng
Nghiệp vụ và Phòng trào cơ sở, Tin học, Phục vụ Thiếu nhi, Thư viện Hà
Nội cung cấp cho độc giả hơn 48 vạn tài liệu; trong đó có 402 đầu báo, tạp
chí và khoảng 2 vạn tài liệu địa chí Hà Nội với nhiều loại hình (bản đồ, văn
bia, thần tích, thần sắc, hương ước…), cùng 5 CSDL thư mục và CSDL dữ
kiện với hàng trăm nghìn biểu ghi.

2.1.2.2.
a.

Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức

10


b.

Chức năng
Thư viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có chức năng thu thập,
bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại
Hà Nội và nói về Hà Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài, phù hợp
với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô Hà Nội về chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kỳ công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nước.

c.

Nhiệm vụ
Xây dựng và trình Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao & Du lịch thành
phố Hà Nội quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm
của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

11


Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều khiện thuận lợi cho người đọc được
sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về
nhà hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy thư viện.

Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, tàn
tật bằng hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định
của Pháp lệnh Thư viện.
Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiênkinh tế- văn hoá của Hà Nội và đối tượng phục vụ của thư viện
2.1.2.3.

Đối tượng phục vụ
Khác với nhiều TV lớn trên địa bàn của Thủ đô, TVHN mở cửa
phục vụ rộng rãi mọi đối tượng bạn đọc: từ các cháu thiếu niên, nhi đồng
đến những người tàn tật, từ người cao tuổi, học sinh sinh viên đến cán bộ

2.1.2.4.

nghiên cứu,cán bộ quản lý…
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Với định hướng phát triển thư viện trở thành thư viện hiện đại,
bằng kinh phí nhà nước và nguồn xã hội hóa, Thư viện Hà Nội đã đầu tư
trang bị phần mềm quản lý thư viện LIBOL 6.0; phần mềm sản xuất sách
nói cho người khiếm thị Daisy; cùng hệ thống máy tính, máy scan, máy in
laze, máy photo… Toàn bộ phòng đọc được trang bị máy điều hòa, kho
sách có máy hút bụi, chống ẩm. Đặc biệt, Thư viện Hà Nội còn đầu tư xây
dựng một Studio chuyên dụng sản xuất sách nói cho người khiếm thị.

2.2.
2.2.1.
2.2.1.1.

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI
Phân loại tài liệu
Khái niệm

Phân loại là một loại thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong đời
sống xã hội và nhiều ngành khoa học. Phân loại hiểu theo nghĩa rộng là
việc sắp xếp, tổ chức các sự vật hiện tượng và toàn bộ tri thức hoặc thông
tin theo một trật tự có hệ thống. Đây là một hoạt động cơ bản, một hoạt
động trí tuệ của con người. Để nhận biết và nghiên cứu về các sự vật hiện

12


tượng, con người đã tiến hành việc phân loại với nhiều mục đích khác
nhau.
Phân loại tài liệu là phân loại các xuất bản phẩm, phân loại sách báo
và tài liệu – một dạng sản phẩm của trí tuệ con người.Trên thực tế, phân
loại tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu, dùng các ký hiệu phân
loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục
phân loại. Phân loại tài liệu hiểu theo nghĩa rộng hơn, nó không chỉ phục
vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan như công việc lưu
trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm sách báo…Theo cuốn Hướng
dẫn thực hành phân loại theo Bảng phân loại thập phân Deway
(Deway Decimal Classification A practical guide) phân loại tài liệu được
hiểu theo nghĩa là: “Việc sắp xếp có hệ thống theo môn loại các sách và các
tài liệu trên giá hoặc trong mục lục hoặc trong các bảng tra một cách thức
tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người đọc và người tìm kiến thông tin.”
Quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và thể hiện nội
dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này có thể
đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề
cập.
Hiện nay, trên thế giới có một số BPL đang được sử dụng rộng rãi
đó là BPL DDC, UDC, BBK…
Hiện tại, TVHN đang sử dụng 3 BPL : BPL 19 lớp do TV Quốc gia

Việt Nam biên soạn, BPL địa chí do đồng chí Lê Gia Hội cán bộ nghiệp vụ
TV chỉnh biên, BPL DDC 21 rut gon của Mỹ.
Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác
nhau.
2.2.1.2.

Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu tiếng Việt
TVHN sử dụng BPL 19 lớp để phân loại tài liệu tiếng Việt. Đây là
BPL dùng cho các TV khoa học tổng hợp được xuất bản lần đầu vào năm
13


1961, dựa trên BPL dùng cho các TV đại chúng của Liên Xô những năm 60
có nguồn gốc từ BPL UDC.
BPL 19 lớp gồm 2 tập:


Tập 1 gồm : Bảng chính và các bảng phụ
+ Bảng chính gồm 19 lớp
+ Các bảng phụ gồm:



trợ kí hiệu hình thức
trợ kí hiệu địa lý Việt Nam
trợ ký hiệu địa lý các châu, các nước và các địa danh
trợ kí hiệu ngôn ngữ Việt Nam
Tập 2 gồm: Bảng tra chủ đề và hướng dẫn sách
Khi tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ TVHN thường căn cứ vào

tên tài liệu, lời giới thiệu, danh mục tài liệu tham khảo để xác định nội
dung cuốn sách. Với một số sách có nội dung tổng hợp, phức tạp rất khó
xác định nội dung thì cán bộ xử lý cần đọc chương, phần mục lục và phải
đọc toàn bộ cuốn sách. Có trường hợp phân loại không theo nội dung mà
chỉ dựa vào hình thức, chẳng hạn các tác phẩm văn học, bách khoa thư, từ
điển,..
Ví dụ 1: Cuốn sách có nhan đề: “Trên đường học tập và nghiên cứu:
phê bình và tiểu luận(1943-1958)”của Đặng Thai Mai do NXB Văn học
HN xuất bản.



Vậy KHPL của cuốn sách trên là 8(V) + 801.5
Ví dụ 2: Cuốn sách có nhan đề : “Cơ sở sinh thái học của Dương Hữu
Thời do NXB Đại học Quốc gia HN xuất bản.



Vậy KHPL của cuốn sách trên là 57.026.1
Phân loại báo, tạp chí
Công việc này được thực hiện bởi phòng báo, tạp chí. TVHN sử
dụng bảng chữ cái tiếng Việt để phân loại báo, tạp chí,.
Ví dụ:



A ( An ninh nhân dân, An ninh Thủ đô…)
14




Đ (Đại đoàn kết, Đầu tư, Đời sống và Pháp luận…)
K (Khoa học công nghệ, Khoa học đời sống…)
Phân loại tài liệu địa chí
TVHN sử dụng BPL tài liệu địa chí để phân loại TL địa chí. BPL
này được hình thành trên cơ sở chỉnh biên KPL địa chí Liên Xô do
G.M.Ambacxumian biên soạn đồng thời có sự tham khảo BPL dùng cho
kho sách tổng hợp của các thư viện tỉnh, thành phố do TVQG VN ban hành
năm 1978 và 1 số TL tham khảo chuyên ngành khác.
BPL địa chí này do đồng chí Lê Gia Hội- cán bộ nghiệp vụ TV
chỉnh biên. BPL này được chia làm 10 môn loại chính: từ H.1 đến H.0.



H.1: Thành phố HN, Thủ đô nước CHXHCN VN. Các quận, huyện, thị xã
trực thuộc thành phố. Chủ tịch HCM với Đảng bộ và nhân dân HN. Đảng



và Nhà nước với nhân dân HN.
H.2 : Đảng bộ thành phố HN. Các Đảng bộ. Các cơ quan chính quyền và
quản lý địa phương. Đoàn thanh niên Cộng sản HCM thành phố HN. Tình



hình chính trị, xã hội hiện đại của thành phố HN ( từ 30/4/1975 đến nay)
H.3: Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của thành phố HN.
H.4: Kinh tế HN. Kế hoạch hóa nền kinh tế thành phố

H.5: Đời sống KH của thành phố HN. Công tác văn hóa, giáo dục của



thành phố. Công tác báo chí.
H.6: Công tác y tế của thành phố HN. Công tác bảo vệ sức khỏe cho nhân




dân. Công tác thể dục thể thao.
H.7: Nghệ thuật. Thanh phố HN trong các tác phẩm nghệ thuật.
H.8: Đời sống văn học của thành phố HN. Thành phố HN trong các tác



phẩm văn học. Văn học dân gian.
H.9: Lịch sử thành phố HN. Đặc điểm nhân chủng. Các di tích lịch sử, các



danh lam thắng cảnh của thành phố
H.0: Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của HN ( hộp phích nhân vật)




Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể Thăng
Long- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian.-2007.-số 1.tr.4-7.


Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5
15


Ví dụ 2: Lược sử HN/ Nguyễn Văn Tân.-H.: Từ điển Bách
khoa,2007.-766tr.


Tài liệu trên thuộc môn loại H.9
Phân loại tài liệu ngoại văn
Trước đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV học
người Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo.
Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đã
được triển khai ở tất cả các TVVN.
Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoại
văn.
Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do
NXB Willey xuất bản.



KHPL là 658.83
Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations”
của Calfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản.



KHPL là 370.11
Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi có

những cán bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì,
tỉ mỉ và nhiệt tình trong công việc.
Trong tương lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ áp
dụng BPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt.
Đây là bản dịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; được cập nhật và chỉnh
lý mới nhất so với các phiên bản khác của DDC; được mở rộng và thích
nghi với Việt Nam. Bổ sung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN
về các chủ đề lịch sử, địa lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng phái
chính trị, ngôn ngữ, văn học.


o

Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ưu điểm sau:
Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ sử
dung.
16


o

Các kí hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Arap nên thuận
tiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin.
Bên cạnh đó cũng có nhược điểm, đó là:

o

Sự phân nhóm sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn không

o

phản ánh được sự phát triển của thế giới khách quan.
Hệ thống kí hiệu thập phân chỉ đến 10 lớp rất khó cho việc mở rộng khung
khi khoa học phát triển; không tìm được vị trí xứng đáng cho 1 bộ môn

o

khoa học.
Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phương Tây
quá nhiều so với các châu lục khác.

2.2.2.

Mô tả tài liệu
Khái niệm:
Trong công tác thư viện, mô tả tài liệu có ý nghĩa đăc biệt quan
trọng , mô tả là khâu công tác kỹ thuật cơ bản giúp xác định được đặc tính
của tài liệu về nội dung, công dụng, hình thức của tài liệu…đồng thời mô tả
là cơ sở chính để tổ chức các loại hình mục lục thư viện, một trong những
công cụ tra cứu truyền thống.
Mô tả tài liệu( biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng và mô tả 1
TL: ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên
soạn…của tài liệu trên 1 phiếu mô tả.
Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng của một tài
liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái
niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó.
Thông qua việc mô tả sẽ giúp NDT có 1 khái niệm về TL và nhanh
chóng dễ dàng tìm được TL phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống
tìm tin truyền thống và hiện đại thông qua một số thông tin như tác giả,
nhan đề, chủ đề….nó cho biết thư viện đang có những tư liệu nào và thuộc

những lần xuất bản nào.

17


Hiện nay, TVHN mô tả TL theo ISBD ( mô tả thư mục theo tiêu
chuẩn quốc tế). Mô tả TL theo ISBD ( international standard bibliography
descriptron) là định ra 1 trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và 1 hệ
thống kí hiệu dấu phải đặt trước các yếu tố đó.
Theo qui tắc ISBD có 7 vùng chính dùng cho mô tả sách ngoài ra
còn có 1 số vùng dành cho các dạng TL khác, chúng được đặt ngay sau
vùng các yếu tố xuất bản.
Mô tả sách: sách trong TV được mô tả trên 1 tấm phích có kích
thước là 12,5cm * 7,5cm với 7 vùng mô tả như sau:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm
vùng 2: Thông tin về lần xuất bản
vùng 3: Thông tin về xuất bản
vùng 4: Đặc trưng số lượng
vùng 5: Tùng thư
vùng 6: Phụ chú
vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in.
Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:

TIÊ

ĐỀ MÔ TẢ

U

Nhan đề chính = nhan đề song song:
liên

Thông tin
đến nhan đề/ Thông tin về trách nhiệm.-

tin

Thông
xuất bản/ Thông tin về trách nhiệm liên

quan
về lần
đến

quan

lần

xuất
bản

(nơi in: Nhà in).- Khối lượng (hay tổng số tập):

họa;

Minh
sách + Tài liệu kèm theo.- (Nhan đê tùng

Nha

thư =
song song: Thông tin bổ sung cho nhan đề

Khổ
n đề

xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, năm

tùng
18


Thông tin về trách nhiệm của tùng thư; Số

thư/

tập).
Phụ chú
ISBD Kiểu đóng : giá tiền

Ví dụ phích mô tả sách 1 tập:
DƯ

BÁ PHỤNG

ƠNG
Nghệ thuật chơi chữ trong ca dao người
Tri

Việt/

ều

Nguyên.- [Huế]: Thuận Hóa, 2000 .19c 183tr.;

m.
Ví dụ phích mô tả TL ngoại văn:
AA

DAVIDA

KER,
Marketing research / David A. Aaker, V.
Ku

George S Day. – 6th ed.- -NY.: Willey, 1998.-

mar, 776
p
Ví dụ phích mô tả TL địa chí:
LÊ
khả

DƯ
Dấu tích Thăng Long: Hà Thành kim tích
Dư; Ngd.: Hồ Viên.- H.: Lao Động, 2007.-

o/Lê
182
tr.
2.2.3.

Tóm tắt nội dung tài liệu
19


Khái niệm:
Tóm tắt là mô tả nội dung tài liệu gốc bằng một bài viết ngắn cô
đọng, thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên. Làm tóm tắt là một khâu quan
trọng trong XLTL.
Cán bộ TVHN khi làm tóm tắt thường dựa vào lời giới thiệu hoặc
lời nói đầu, sau đó xem mục lục nội dung. Quá trình này gọi là đọc lướt.
Cán bộ TV không thể dựa vào tên sách để tóm tắt. Nếu đọc mục lục, họ
thường lấy những phần lớn, chương chính để tóm tắt. Tuyệt đối không
được đưa lời nhận xét cá nhân của mình khi viết tóm tắt.
Dưới đây là bản tóm tắt được convert từ ISIS lên trang wed của
TVHN
Ví dụ: Dinh dưỡng và ẩm thực cho người cao tuổi






Đức Hải và Đông Hải chủ biên
Biên dịch: Tiểu Quỳnh
Nơi xuất bản: TPHCM
Nhà xuất bản Tổng hợp TPHCM
Năm xuất bản: 2007
Tóm tắt nội dung: Cuốn sách gồm 6 chương giới thiệu những kiến
thức cơ bản người cao tuổi cần biết để tự chăm sóc và bảo vệ sức khỏe; một
số phương pháp tự xoa bóp bảo vệ và tăng cường sức khỏe; dưỡng sinh sức
khỏe và trường thọ; các món ăn ẩm thực dưỡng sinh theo 4 mùa và điều trị
các loại bệnh thường gặp ở người cao tuổi.

2.2.4.

Định từ khoá
Khái niệm:
Cũng như định chủ đề tài liệu, Định từ khóa là một quá trình xử lý
nội dung tài liệu. Theo Từ điển Khoa học Thông tin Thư viện trực tuyến
( ODLIS) định từ khoá là một dạng định chỉ mục, trong đó các từ khoá
được rút ra từ nhan đề của tài liệu. Các từ này được sử dụng làm tiêu đề để
tra tìm tài liệu sau này.

20


Tuy nhiên trên thực tế khái niệm định từ khoá đã được hiểu rộng
hơn ngoài ý nghĩa định từ khoá cho tài liệu. Theo TCVN 5453 – 1991:
Hoạt động thông tin và tư liệu: Thuật ngữ và khái niệm cơ bản. Đánh chỉ số
(Indexing) là quá trình thể hiện nội dung tài liệu hoặc yêu cầu tin bằng
ngôn ngữ tìm tin.

Như vậy, Định từ khoá là một quá trình thể hiện nội dung tài liệu
hoặc ngôn ngữ từ khoá. Định từ khoá được sử dụng để định từ khoá tài
liệu hoặc định từ khoá yêu cầu tin.
Định từ khoá tài liệu là quá trình phân tích nội dụng tài liệu và mô
tả những nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khoá nhằm
phục vụ cho việc lưu trữ và tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu (CSDL). Nói
cách khác, định từ khoá là thiết lập một tập hợp từ khoá làm phương tiện
chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tin.
Định từ khoá yêu cầu tin là thể hiện nội dung cơ bản của yêu cầu
tin bằng các từ khoá để thực hiện việc tìm tin trong CSDL, còn được gọi là
xây dựng lệnh tìm.
Từ khóa (Thuật ngữ tương đương trong tiếng Anh: Keyword, tiếng
Pháp: Mot cle hay Mot saillant)
Cũng như đề mục chủ đề, từ khoá là một dạnh ngôn ngữ tư liệu
được sử dụng để mô tả nội dung tài liệu. Từ khoá cũng được xây dựng trên
cơ sở ngôn ngữ tự nhiên.
Hiện nay, TVHN đang sử dụng Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn
để định từ khoá cho TL. Bộ từ khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý,
chọn lọc và rút ra những từ phù hợp trong số hơn 20.000 từ khóa tự do, tạo
thành CSDL sách tiếng Việt và sách nước ngoài( Anh,Pháp, Đức) được
nhập vào TVQG từ 1755-1991.
Bộ từ khóa bao gồm nhiều đề tài khác nhau, phản ánh tính chất tổng
hợp của vốn sách TVQG. Những từ khóa trong Bộ từ khóa được sắp xếp
theo thông tin vần chữ cái và chia làm 3 phần:
21


-

Phần 1: Bao gồm các từ khóa về nội dung và hình thức TL

Phần 2: Từ khóa tên nhân vật
Phần 3: Từ khóa địa lý tên các tỉnh, huyện của VN và của nước ngoài.
TVHN đã sử dụng các phương tiện kiểm soát từ như sau:
* Giới hạn ý nghĩa của từ: khác với từ điển thông thường mỗi 1 từ
trong Bộ từ khóa chỉ giới hạn 1 ý nghĩa nhất định. Nếu bản thân từ đó chưa
thể hiện rõ thì phải có chú thích nêu rõ quy ước của từ đó.
Ví dụ: Okinama -Võ cổ Chăm - Dân tộc
* Đối với những từ đồng nghĩa khác âm thì chọn từ nào thông dụng
hơn.
Ví dụ: Máy điện toán
Xem: Máy tính điện tử
* Đối với những từ đồng âm khác nghĩa ( từ đa nghĩa) được phân biệt
bằng chú thích hoặc phần mở rộng.
Ví dụ: Mèo – Động vật Mèo – Dân tộc
* Tên 1 số nhân vật được thể hiện dưới nhiều bút danh hoặc được viết
khác nhau do dịch thuật ( tên người nước ngoài) được quy vào 1 tên thông
dụng.
Ví dụ: Hồ Chí Minh (1890-1969)
DC: Nguyễn Ái Quốc
Nguyễn Tất Thành
Hồ Chủ Tịch
Ví dụ: Dicken, Saclo(1812-1870)
DC: Dicken, S
Dickens, S
* Về nguyên tắc phân chia hoặc giữ nguyên dạng từ tổ hợp tuân thủ
theo những quy định của ISO 2788 (tiêu chuẩn Quốc tế hưỡng dẫn xây
dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đơn nghĩa)
Thêm vào đó:
22

+ các từ tổ hợp quen thuộc thuận tiện cho việc tìm tin
Ví dụ: Cách mạng xanh Ô nhiễm môi trường
+ các cụm từ mang tính cấp thiết, nổi trội trong giai đoạn hiện nay
thuộc các ngành kinh tế, luật pháp, công nghệ.
Ví dụ: Kinh tế công nghiệp Luật hình sự Văn học hiện đại
+ đối với những từ gốc nước ngoài được phiên âm sang tiếng Việt căn
cứ vào các TL tra cứu từ điển hoặc các phương tiện thông tin đại chúng để
chọn 1 từ mang tính quy ước nhằm tập trung TL vào 1 nơi thống nhất ( các
âm tiết của mỗi từ được viết liền)
Ví dụ: Axit, acqui, miama
Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn mà TVHN đang sử dụng có thể
làm cơ sở ban đầu để định từ khóa cho các TL tiếng Việt và tiếng nước
ngoài ở TVQG và các TV mang tính tổng hợp. Mặt khác nó sẽ là công cụ
hữu ích cho tra cứu tìm tin đối với CSDL đã được tạo lập trong hệ thống
tìm tin của TV.
Ví dụ:


Từ khóa nội dung từ A đến Y theo bảng chữ cái:
A: An ninh
An ninh Kinh tế
An ninh Quốc gia Ánh sang
Ánh xạ


-

Từ khóa nhân vật:
Abel, Nieles Henrich(1802-1829)

Xem: Aben, Nien Henrich(1802-1829)

-

Aben, Nien Henrich(1802-1829)
DC: Abel, Nieles Henrich(1802-1829)

-

Hồ Biểu Chánh(1884-1958)
DC: Hồ Văn Trung
Hồ Văn Trang
23




Từ khóa địa lý VN:
phần 1: Sắp xếp theo tỉnh:
A: An Giang
B: Bắc Ninh
phần 2: Sắp xếp theo Huyện:
A Lưới (Thừa Thiên Huế)
An Biên (Kiên Giang)
An Hải (Hải Phòng)
phần 3: Sắp xếp theo các Châu:
Châu Á
Châu Âu
Châu Đại Dương. Châu Úc
Châu Mỹ

2.2.5.
2.2.5.1.

Đóng dấu, dán nhãn
Đóng dấu
Ngay sau khi TL được bổ sung về, thao tác đầu tiên mà cán bộ xử lý
phải thực hiện là đóng dấu lên TL.
Mỗi loại hình TL có 1 cách đóng dấu. Chúng khác nhau về loại dấu
và số lượng dấu được đóng trên mỗi loại TL
* Sách, tư liệu: Dấu “ Thư viện Hà Nội” được đóng vào trang tên
sách, tại khoảng giữa của tên TL và tên NXB và góc phía dưới của trang
thứ 17.
Thư viện Hà Nội
1998/80732
Trang tên sách có đóng 2 loại dấu:
Dấu được đóng ở góc trên cùng bên phải cuốn sách:
8

M

(V)
24


H404
Trong đó:
8(V) : Văn học Việt Nam
M : Tài liệu kho mượn
H404T: Trợ kí hiệu tên tác giả TL

Dấu được đóng ở trang thứ nhất và trang thứ 17 của cuốn sách:
Thư viện Hà Nội
1998/76412
Trong đó:
1998 : TL xuất bản 1998
76412 : số đăng kí cá biệt
* Báo, tạp chí : TV chỉ đóng dấu vào trang bìa mà không dán nhãn.
Vì báo, tạp chí được xếp trên giá theo thứ tự bảng chữ cái.

Thư viện Hà Nội
Phòng Báo
* TL địa chí: Trong trang tên sách cũng được đóng 2 loại dấu. Tuy
nhiên có khác với sách và tư liệu ở chỗ dấu có 2 đường viền.
Ví dụ: + góc trên cùng bên phải trang tên sách được đóng dấu :

H4

ĐC

3
Đ464
Trong đó:
25