Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tuyển sinh tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HY việt nam

LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông
tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều
kiện cho chúng em thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình
học tập tại trường.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Mai Ngọc Anh và thầy Đỗ
Văn Đại, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực
hiện đề tài.
Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới công ty Cổ phần Thương mại và
Dịch vụ HY Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu và thực tập
trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp với tất cả những nỗ
lực của bản thân, song chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em
rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các thầy cô và các
bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 02 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Đoàn Đức Trường

i


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quả công
tác quản lý tuyển sinh tại công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam” là
công trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa
công bố nội dung này ở bất kỳ đâu. Các kết quả nghiên cứu và các số liệu trong bài

báo cáo được sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh
bạch. Bài báo cáo này có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình
nghiên cứu đã được công bố trên các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình.
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 02 năm 2017
Người cam đoan

Đoàn Đức Trường

ii


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ..............................................................................................................i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TUYỂN SINH VÀ THIẾT KẾ TRANG
THÔNG TIN ĐIỆN TỬ ............................................................................................... 3
1.1.Khái quát về tuyển sinh ...................................................................................... 3
1.2. Cơ sở pháp lý..................................................................................................... 3
1.3. Trang thông tin điện tử là gì? ............................................................................. 9
1.3.Một số định nghĩa trong thương mại điện tử ..................................................... 17
1.3.1. Thương mại điện tử ................................................................................... 17
1.3.2. Kinh doanh điện tử .................................................................................... 17
1.3.3. Mô hình thương mại điện tử ...................................................................... 17
1.3.4. Thị trường điện tử ..................................................................................... 17
1.3.5. Sàn giao dịch ............................................................................................. 17

1.4. Vai trò của thương mại điện tử ........................................................................ 18
1.5. Lợi ích và giới hạn của thương mại điện tử ...................................................... 18
1.5.1 Lợi ích ........................................................................................................ 18
1.5.2 Hạn chế ...................................................................................................... 20
1.4. Hướng dẫn cài đặt Joomla ............................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN SINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VA DỊCH VỤ HY VIỆT NAM ....................................................... 23
2.1.Giới thiệu về công ty ........................................................................................ 23
2.1.1. Cơ cấu tổ chức........................................................................................... 23
2.1.2. Lĩnh vực đào tạo ........................................................................................ 23
2.2. Thực trạng trong công tác tuyển sinh tại Công ty cổ phần Thương mại và Dịch
vụ HY Việt Nam .................................................................................................... 24
2.2.1. Nguồn nhân lực và vật lực tại công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY
Việt Nam............................................................................................................. 24
iii


2.2.2. Quy trình làm thủ tục đăng ký tuyển sinh tại công ty Cổ phần thương mại và
Dịch vụ HY Việt Nam......................................................................................... 30
2.2.3. Đánh giá cách tổ chức của hệ thống cũ ...................................................... 35
2.2.4. Đề xuất giải pháp....................................................................................... 39
Chương 3. XÂY DỰNG TRANG TIN TỨC NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN
LÝ TUYỂN SINH. .................................................................................................... 40
3.1.Giới thiệu ......................................................................................................... 40
3.1.1.Chức năng của hệ thống ............................................................................. 40
3.1.2.Người dùng ................................................................................................ 40
3.1.3. Những yêu cầu cần thiết để quản lý trang thông tin về tuyển sinh .............. 40
3.2.Giao diện của Website ...................................................................................... 40
3.2.1.Giao diện trang chủ .................................................................................... 40
3.2.2.Các chức năng chính .................................................................................. 41

KẾT LUẬN ............................................................................................................... 58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................... 59

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1. Cấu trúc giao diện của trang thông tin điện tử ............................................ 10
Hình 1.2. Cổng thông tin điện tử của Viettel .............................................................. 13
Hình 1.3. Biểu tượng của Joomla ............................................................................... 14
Hình 1.4. Bài viết “getting started” ............................................................................ 15
Hình 1.5. Phần “Article Manager” ............................................................................. 16
Hình 1.6: Phần Category manager ............................................................................. 16
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam ........ 23
Hình 2.2. Hình ảnh về thông báo tuyển dụng học viên của công ty ............................ 25
Hình 2.3. Hình ảnh về giấy ủy quyền đào tạo tuyển sinh ............................................ 26
Hình 2.4. Hình ảnh về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần ........ 27
Hình 2.5. Hình ảnh về một số hồ sơ tuyển sinh trong công ty .................................... 28
Hình 2.6. Hình ảnh về trang Facebook tuyển dụng của công ty .................................. 29
Hình 2.7. Video giới thiệu về Trung tâm.................................................................... 30
Hình 2.8. Mẫu hồ sơ đăng ký du học.......................................................................... 32
Hình 2.9.Mẫu hồ sơ đăng ký E7................................................................................. 33
Hình 2.10. Quy trình làm thủ tục đăng ký tuyển sinh tại công ty ................................ 34
Hình 2.11. Quy trình giúp nâng cao hiệu quả trong công tác tuyển sinh ..................... 36
Hình 3.1. Màn hình chính khi đăng nhập vào trang thông tin ..................................... 40
Hình 3.2. Các chức năng chính của Website .............................................................. 41
Hình 3.3. Một số hình ảnh được đưa lên Website ....................................................... 41
Hình 3.4. Thông tin địa chỉ để người dùng có thể liên lạc .......................................... 41
Hình 3.5. Các chức năng chính trong chức năng“GIỚI THIỆU” ................................ 42

Hình 3.6. Hình ảnh về nội dung của Lịch sử hình thành công ty ................................ 42
Hình 3.7. Hình ảnh về thông tin trong việc tuyển sinh trong nội dung”ĐÀO TẠO” ... 43
Hình 3.8. Hình ảnh về Menu”HỒ SƠ” ....................................................................... 43
Hình 3.9. Hình ảnh về những hồ sơ cần chuẩn bị khi đi E7 ........................................ 44
Hình 3.10. Hình ảnh về thanh tìm kiếm, tin tức và blog của Website ......................... 45
Hình 3.11. Hình ảnh về phần “LIÊN HỆ” với người quản trị ..................................... 46
Hình 3.12. Hình ảnh vê phần “Đăng nhập” vào hệ thống ........................................... 46
Hình 3.13. Hình ảnh về danh mục tìm kiếm ............................................................... 47
v


Hình 3.14. Hình ảnh về lịch làm việc của trung tâm ................................................... 47
Hình 3.15. Hình ảnh về đăng ký hướng dẫn tư vấn dịch vụ tuyển sinh ....................... 48
Hình 3.16. Hình ảnh về tin tức của công ty ................................................................ 49
Hình 3.17. Hình ảnh về tin tức bên ngoài Trang chủ .................................................. 50
Hình 3.18. Hình ảnh về Lịch sử hình thành của công ty ............................................. 51
Hình 3.19 .Hình ảnh về sơ đồ và cơ cấu tổ chức củ công ty ....................................... 52
Hình 3.20. Hình ảnh về Chức năng nhiệm vụ của công ty .......................................... 53
Hình 3.21. Hình ảnh về thông tin tuyển dụng Hộ lý viên ........................................... 54
Hình 3.22. Hình ảnh về mẫu hồ sơ ............................................................................. 55
Hình 3.23. Hình ảnh về đăng ký thành viên của hệ thống........................................... 56
Hình 3.24. Hình ảnh về hỗ trực tuyến ........................................................................ 57
Hình 3.25.Hình ảnh về Email liên hệ của công ty ...................................................... 57
Hình 3.26. Hình ảnh về liên kết của trung tâm ........................................................... 57

vi


LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển vượt trội của khoa học kĩ

thuật đặc biệt là công nghệ thông tin, với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào
các lĩnh vực đã đóng góp phần to lớn vào sự nghiệp phát triển của con người. Trong
các lĩnh vực đó thì lĩnh vực tư vấn tuyển sinh đã thật sự giúp ích rất nhiều cho con người,
việc áp dụng công nghệ thông tin vào tư vấn tuyển sinh, du học thay cho việc đăng kí quản
lý thủ công là thực sự cần thiết. Do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao
hiệu quả tư vấn tuyển sinh tại Doanh nghiệp là không thể thiếu.
Trước đây khi chưa có máy vi tính, hệ thống công nghệ thông tin chưa được
ứng dụng rộng rãi, các công việc quản lý, hoạt động thu hút, tư vấn tuyển sinh rất mất
thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay nhờ sự phát triển của
công nghệ thông tin mà việc phát triển quảng bá hình ảnh của cơ quan, trung tâm được
sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường học,doanh nghiệp,.. Giúp cho
công việc được thuận lợi và phát triển hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý tư vấn tuyển sinh là một yêu cầu cấp thiết nhằm xóa bỏ những
phương pháp lạc hậu, lỗi thời, gây tốn kém về nhiều mặt.
 Lý do chọn đề tài
Hiện nay nhu cầu về ứng dụng công nghệ thông tin có khả năng xử lý và thu
hút, tư vấn tuyển sinh ngày càng cấp thiết.
Xuất phát từ yêu cầu thực tế này và với lượng kiến thức còn hạn chế, lượng thời
gian cho phép vì vậy em chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tuyển
sinh tại công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam”.
 Mục đích nghiên cứu
Phân tích, đánh giá được những ưu điểm, nhược điểm, và những ứng dụng
mạnh mẽ của Joomla Website vào lĩnh vực kinh tế - xã hội, khoa học – kĩ thuật, giáo dục.
Nắm vững những kiến thức cơ bản về công tác quản lý tuyển sinh. Hiểu rõ
được những ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý tuyển sinh, và phạm vi ảnh hưởng
của hệ thống trong kinh tế, xã hội.
Qua đó, xây dựng được một chương trình quản lý tuyển sinh bằng việc sử dụng
Joomla để quản lý tuyển sinh, tại công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam.

1

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng việc quản lý tuyển
sinh tại công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu những khái niệm cơ bản và những ứng
dụng của Joomla để áp dụng vào việc xây dựng chương trình cho việc quản lý tư vấn
tuyển sinh tại Doanh nghiệp.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Với kết quả đạt được, đề tài có thể làm công cụ để phát triển tư duy khoa học
của sinh viên ngành công nghệ thông tin nói chung và Ngành Q việc
bảo vệ sự riêng tư đang phát triển. Đối với khách hàng, những vấn đề này rất quan
trọng. Ngành công nghệp EC có một nhiệm vụ lâu dài và khó khăn trong việc thuyết
phục khách hàng rằng những giao dịch và thông tin cá nhân trên mạng rất bảo mật.
Trong vài trường hợp, khách hàng không tin tưởng vào người bán hàng mà
mình không quen biết và không biết mặt và những giao dịch không có giấy tờ, tiền
điện tử. Bởi vì những điều đó, việc thuyết phục khách hàng chuyển từ giao dịch vật lý
thông thường sang giao dịch điện tử là rất khó khăn.
Một vài khách hàng thì tiếp xúc với mặt hàng mình sẽ mua, chẳng hạn như
quần áo để mà họ biết được chính xác mặt hàng họ mua sẽ như thế nào.
Có những vấn đề thuộc về luật pháp vẫn còn chưa được giải quyết, và trong nền
tảng tài chín của phủ, mối quan hệ và trình độ không đủ để cải tiến được tính phức tạp
của EC.
Cũng như là một ngành học, EC vẫn còn tiến triển và thay đổi một cách nhanh
chóng. Nhiều người đang tìm kiếm một EC ổn định trước khi họ tham gia vào EC. EC
không có đủ các dịch vụ hỗ trợ, Ở một số nơi, không có đuur điềi kiện then chốt của
EC để đạt được sự thành công. Trong hầu hết các ứng dụng, không có đủ người bán và
người mua để thu lợi nhuận từ các tiến trình EC.
Một vài điều đáng lo ngại là EC phát huy được công dụng của việc giao tiếp
trực tiếp, có thể có một thất bại trong mối quan hệ của họ.

1.4. Hướng dẫn cài đặt Joomla
Việc cài đặt Website www.joola.org là rất dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng
đối với tất cả mọi người. Bạn chỉ cần truy cập Website www.joomla.org, download bộ
cài đặt, giải nén, upload lên host, tạo database và tiến hành cài đặt theo từng bước.
Màn hình cài đặt của Joomla khá thân thiện và được bố trí hợp lý.
21


Đầu tiên, ta cần làm rõ khái niệm “Localhost”. Bạn biết đấy, bất kỳ một website
nào cũng cần phải được lưu trữ, sắp xếp trên một web server để hiển thị nội dung đến
các users. Thông thường, bạn cần mua một gói hosting từ nhà cung cấp hosting nào đó
như Rackspace hay GoDaddy (Ở VN chúng ta có PaVietnam, Hostvn, v.v.). Phụ thuộc
vào gói hosting mà bạn chọn, nhà cung cấp hosting sẽ cài đặt một web server cho bạn
trên server của họ và cho phép người dùng truy cập đến nó. Một localhost về cơ bản
giống với một web server; cái khác ở đây là nó được cài đặt trên máy tính của các bạn.
Tuy nhiên, để chạy Joomla!, ngoài web server, bạn còn cần hai thứ quan trong
nữa là: Ngôn ngữ thông dịch PHP và Cơ sở dữ liệu MySQL.

22


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN SINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VA DỊCH VỤ HY VIỆT NAM
2.1.Giới thiệu về công ty
Trung tâm đào tạo tiếng Hàn Quốc Vuskor là trung tâm đào tạo được thành lập
bởi sự hợp tác giữa viện nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ cao, Liên
hiệp các hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam - Vusta và bộ lao động Hàn Quốc.
Trung tâm có cơ sở vật chất hiện đại, đội ngũ giáo viên giỏi, giàu kinh nghiệm
và các giáo sư đến từ Hàn Quốc. Với tiêu chí tập trung giảng dạy về các kỹ năng nghe

nói nhằm phục vụ công việc chuyên nghành tại Hàn Quốc, trung tâm đã và đang phát
triển những chương trình đào tạo hiện đại nhất tại Việt Nam.
Hiện nay trung tâm đang có các lớp đào tạo cho các chuyên gia kỹ thuật cao,
điều dưỡng viên, hộ lý viên, du học sinh chuẩn bị cho việc xuất cảnh sang Hàn Quốc
và được các chuyên gia đánh giá cao
Trung tâm liên tục tuyển sinh các khóa học cho chương trình đào tạo, chuyển
giao nhân lực của Viện nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ cao IHT.
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam :

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam
2.1.2. Lĩnh vực đào tạo
 Điều dưỡng viên
 Yêu cầu :
+ Tốt nghiệp chuyên nghành Y từ trung cấp trở lên
+ Tuổi từ 20 – 28 tuổi.
23


 Hộ lý viên
 Yêu cầu
+ Tốt nghiệp THPT, các trường chuyên nghiệp không thuộc nghành Y
+ Nữ từ 18 – 28 tuổi
2.2. Thực trạng trong công tác tuyển sinh tại Công ty cổ phần Thương mại và
Dịch vụ HY Việt Nam
2.2.1. Nguồn nhân lực và vật lực tại công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY
Việt Nam
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các lĩnh vực về kinh tế, rất nhiều ngành
nghề lĩnh vực được quan tâm chú trọng đầu tư và phát triển, nhận thấy được sự phát
triển nhanh chóng của tuyển sinh trong thời đại hội nhập quốc tế hiện nay, công ty Cổ

phần Thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam đã xây dựng chương trình, kế hoạch, xúc
tiến quá trình tuyển sinh, với những tiền đề sẵn có về :
 Nhân lực :
+ Có Giám đốc và Phó giám đốc là những người đã sinh sống và làm việc tại
Hàn Quốc trong thời gian dài.
+ Một cố vấn là Giáo sư người Hàn Quốc, có trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ xử lý
thủ tục hồ sơ, cũng như giúp đỡ về mặt chuyên môn trong việc đào tạo học viên tại
trung tâm.
+ Cùng với là bộ phận nhân viên làm việc đã có kinh nghiệm và số lượng giáo
viên có kinh nghiệm trong hoạt động đào tạo giảng dạy từ trường Đại học Ngoại ngữ.
 Điều kiện cơ sở vật chất :
+ Công ty có hệ thống về máy móc cũng như hệ thống về cơ sở hạ tầng hiện đại
nhằm đáp ứng được các nhu cầu cho hoạt động học tập, giảng dạy của học viên và
giảng viên.
+ Có nguồn vốn đầu tư nhằm duy trì và phát triển cho công ty lớn, vốn điều lệ :
4.500.000.000 đồng
Nhà tuyển dụng đưa thông tin tuyển dụng về chuyên nghành đào tạo, số lượng
người, yêu cầu, quyền lợi, nghĩa vụ và chế độ để người có nhu cầu tuyển dụng nắm bắt
thông tin và liên hệ làm việc với trung tâm.
Trong công tác quản lý tuyển sinh để giải quyết các công việc của văn phòng tại
trung tâm, văn phòng còn theo dõi các hoạt động tư vấn, xúc tiến tuyển sinh trong việc
24


chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và ban hành những quy
định, hướng dẫn thực hiện cần rõ ràng, cụ thể trong quá trình tuyển sinh để các du học
sinh có thể nắm được các thông tin . Các giấy tờ, văn bản về làm thủ tục đăng kí tuyển
sinh cần được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, thể thức, nội dung, thực hiện đúng
quy trình tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho việc thực
hiện đăng kí và phát triển công tác tuyển sinh có hiệu quả...

Hình 2.2. Hình ảnh về thông báo tuyển dụng học viên của công ty
25


Hình 2.3. Hình ảnh về giấy ủy quyền đào tạo tuyển sinh

26


Hình 2.4. Hình ảnh về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần
Thực tế trong những năm qua nâng cao công tác tuyển sinh tại công ty Cổ phần
thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam đã được thực hiện liên tục và từng bước đổi mới
nhờ thông qua các quy định của Nhà nước và Bộ Giáo dục và đào tạo cùng với đó là
sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúp cho việc thực hiện công tác
27


tuyển sinh được trở nên đơn giản, tốn ít thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí và tiền của
hạn chế được nạn giấy tờ...

Hình 2.5. Hình ảnh về một số hồ sơ tuyển sinh trong công ty

28


Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng và
nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó công tác tuyển sinh. Công ty Cổ phần thương mại
và Dịch vụ HY đã được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo yêu cầu
phục vụ nhiệm vụ đối với những công việc trong công tác tuyển sinh tại Trung tâm.

Trong quá trình thực hiện chức năng tư vấn, xúc tiến tuyển sinh của mình, công ty đã
ban hành các văn bản hướng dẫn, các thủ tục, mẫu văn bản tuyển sinh trong cơ quan
nhưng nhiều người mới vẫn chưa nắm được hết tất cả các thủ tục, quy trình thực hiện
cụ thể nên trong quá trình thực hiện thủ tục vẫn gặp phải những khó khăn, vướng mắc
nên công việc thực hiện công tác tư vấn tuyển sinh còn chưa được tiến hành nhanh chóng.
Thời gian vừa qua công ty Cổ phần thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam đã
ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, xúc tiến tuyển sinh nhằm nâng cao
hiệu quả của công tác tuyển sinh, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi nhanh
chóng hơn, mọi người khi đến làm thủ tục đăng ký khi trở nên đơn giản, tiết kiệm
được thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc diễn ra đúng với thủ tục
quy trình theo quy định của pháp luật.

Hình 2.6. Hình ảnh về trang Facebook tuyển dụng của công ty

29


Hình 2.7. Video giới thiệu về Trung tâm
2.2.2. Quy trình làm thủ tục đăng ký tuyển sinh tại công ty Cổ phần thương mại và
Dịch vụ HY Việt Nam
Thời gian :
Khi người nhận đăng ký tuyển sinh và có giấy báo thì sẽ tiến hành tới liên hệ và
làm việc với trung tâm trong thời gian sớm nhất để quyết định các vấn đề và hoàn
thiện hồ sơ tuyển sinh theo quy định.
Các giấy tờ cần cung cấp trong quá trình đăng ký tuyển sinh tại Trung tâm :
-Bằng tốt nghiệp hoặc đại học
-Hộ chiếu
-Ảnh 3x4 &4x6
-Sổ hộ khẩu
Hiện tại trong năm 2016 trung tâm đã tuyển sinh và đào tạo cho hơn 20 học viên.

30


Mẫu đăng ký thông tin hồ sơ du học sinh tại công ty :
Nhân viên :
Ngày nhận :
CHUẨN BỊ HỒ SƠ
TÊN :

NGÀY SINH :

ĐẠI HỌC :

HỌC KỲ :

TÀI
LIỆU

STT

YÊU
CẦU

1 Mẫu đơn đại học

FORM

2 Tự giới thiệu bản thân

FORM

3 Mẫu đơn xin cấp thị thực

FORM

4 Application for Visa

FORM

ĐẠI
ĐSQ
HỌC

GHI
CHÚ

Thông tin trường cấp 3
5 ( Tên trường, địa chỉ, SĐT,
giáo viên văn thư phụ trách
6 Bằng đaị học

TIẾNG
VIỆT
DỊCH THUẬT
+ CÔNG

7 Bảng điểm đại học
8 Bằng cấp 3

9 Bảng điểm cấp 3

~
Photo 2 bản lên trường
cấp 3 xin dấu, không
cần ở xã
Photo 2 bản lên trường
cấp 3 xin dấu, không
cần ở xã

10 Sổ hộ khẩu

~

11 Xác nhận công việc bố mẹ

~

12 Bố , mẹ bảo lãnh tài chính

~

13 Giấy khai sinh

~

14 Lý lịch

~

31

Gốc
Gốc
Gốc

Gốc
Gốc


15 Chứng minh thư học sinh

CÔNG

16 Chứng minh thư bố mẹ

~

17 Hộ chiếu

~

18 Ảnh
3x4
Xác nhận số dư

4

19

> 6 tháng
và 250
triệu

- Sổ tiết kiệm
- 1 bản sao
- 1 bản số dư tiền gửi

20 Khám lao phổi tại bệnh viện
lao phổi trung ương
21 Sổ nhà đất

Hình 2.8. Mẫu hồ sơ đăng ký du học

32


Mẫu hồ sơ VISA E7 :

Chuẩn bị giấy tờ VISA E7
Tên:

Ngày sinh:

Mã số:

Hộ chiếu:

Số CMND:

Quê quán:

Đối tác:
Stt

Hồ sơ

Gốc

Công
chứng

Dịch
thuật

Ghi
chú

1

Bằng tốt nghiệp (cao nhất)

4 bản

2

Sơ yếu lý lịch

4 bản

3

Chứng minh thư nhân dân

4 bản

4

Sổ hộ khẩu

4 bản

5

Hộ chiếu

4 bản

6

Ảnh 3x4
Ảnh 4x6

4 cái
8 cái

7

Chứng chỉ tiếng Hàn

1

8

Giấy khám sức khỏe

1

9

Lý lịch tư pháp

1

Hình 2.9.Mẫu hồ sơ đăng ký E7

33


Quy trình làm thủ tục đăng ký tuyển sinh tại công ty :

Hình 2.10. Quy trình làm thủ tục đăng ký tuyển sinh tại công ty
Mô tả quy trình:
Bước 1:Tiếp nhận hồ sơ, tư vấn, giải đáp thông tin
Học viên sẽ được nhân viên tuyển sinh tư vấn về chương trình học, đội ngũ giáo
viên, cơ sở vật chất, quy định về các khoản phí trong năm, các dịch vụ và giải đáp
những câu hỏi liên quan qua email; điện thoại; tư vấn trực tiếp tại văn phòng của
Doanh nghiệp
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Nhân viên phụ trách được giao kiểm tra những hồ sơ mà học viên nộp, để xác

định xem có đủ điều kiện theo học tại trung tâm hay không, nếu đủ thì tiếp tục chuyển
cho nhân viên phụ trách mảng về kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Các hồ sơ học viên cần hoàn thành và nộp hồ sơ đăng ký tuyển sinh gồm:
 Đơn đăng ký nhập học
34


 Bản sao Giấy khai sinh của học sinh
 Bằng tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học
 Giấy khám sức khỏe
 Bản photocopy Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu của Bố và Mẹ
 04 ảnh hộ chiếu của học viên
Bước 3: Kiểm tra chi tiết hồ sơ
Tất cả các học viên sau khi nộp hồ sơ vào trung tâm đều được kiểm tra chi tiết
lại từng hồ sơ để kiểm chứng cũng như xác minh xem hồ sơ có đạt hay không, phục vụ
cho việc làm hồ sơ sau này. Nếu hồ sơ đạt thì sẽ được thông báo cho du học sinh sau
02 ngày.
Bước 4: Ký duyệt
Giám đốc sẽ ký duyệt để làm thủ tục tiếp nhận học viên vào học tại trung tâm
Bước 5: Thanh toán các khoản phí
Du học sinh gặp bộ phận kế toán để nhận Bảng tính chi tiết các khoản phí và
thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Bước 6: Trả kết quả
Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký nhập học, bộ phận tuyển sinh sẽ gửi giấy
mời nhập học, lịch năm học về cho du học sinh. Trong ngày nhập học theo lịch đã hẹn
trước, nhân viên tuyển sinh sẽ hướng dẫn du học sinh mọi chi tiết về cách thức liên
lạc, tài khoản của học sinh.
2.2.3. Đánh giá cách tổ chức của hệ thống cũ
•Ưu điểm:
- Mọi thao tác đều thủ công, đơn giản, chủ yếu dùng thủ công để tập hợp

thông tin, quản lý, chuyển giao.
•Nhược điểm:
- Không phù hợp với yêu cầu quản lý trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ công
nghệ thông tin
- Do số lượng thông tin lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ,
tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý các công việc và đưa thông tin tới người có
nhu cầu tiếp nhận thông tin.
- Các thông tin về tuyển sinh mới chỉ thông qua các mối quan hệ bằng người
quen, hoặc đối tác làm việc với trung tâm.
35


- Tìm kiếm, tra cứu thông tin còn khó khăn.
Xây dựng quy trình nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh tại công ty cổ
phần Thương mại và Dịch vụ HY Việt Nam:

Hình 2.11. Quy trình giúp nâng cao hiệu quả trong công tác tuyển sinh

36


Mô tả quy trình:
1. Tăng cường công tác tuyên truyền, quảng bá
Tuyên truyền, quảng bá là một trong những biện pháp nhằm đưa thông tin trực
tiếp hay gián tiếp đến với đối tuợng người học và những người có liên quan. Việc
tuyên truyền quảng bá phải được thực hiện bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng
và thường xuyên. Bằng việc tuyên truyền trên các kênh phát thanh, truyền hình; bằng
các pa-nô, áp-phích và đặc biệt là đưa các thông tin trực tiếp đến các đối tượng do bộ
phận tuyển sinh thực hiện. Việc này là rất quan trọng vì muốn hiểu thêm thông tin các
mã ngành thì chỉ có bộ phận tuyển sinh giải thích trực tiếp mới phát huy hiệu quả.

Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin trong Công tác
tuyển sinh.
2. Xây dựng đội ngũ cán bộ tuyển sinh chuyên trách
Bộ phận tuyển sinh đóng vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả và chất lượng về công tác tuyển sinh của công ty. Vì vậy cần phải nâng cao ý
thức và vai trò trách nhiệm của mỗi một nhân viên, bằng các biện pháp cụ thể sau:
Thứ nhất, nhân viên trước hết cần phải nhận thức rằng công việc họ đang thực
hiện có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Bởi vì không có
học viên đồng nghĩa với việc công ty sẽ không hoạt động được và hệ quả là chính họ
cũng không còn là nhân viên của công ty nữa.
Thứ hai, nhân viên tuyển sinh phải là người am hiểu tường tận về công tác đào
tạo, các lĩnh vực đào tạo và những nội dung có liên quan. Có như vậy khi đến tư vấn
tuyển sinh cho đối tượng mới trình bày thông suốt, đầy đủ các thông tin đến đối tượng.
Hơn nữa, việc am hiểu các chế độ chính sách của công ty, của các cơ quan sẽ giúp cho
nhân viên giải thích và giải quyết được tất cả những thắc mắc, những kiến nghị của
người có nhu cầu học và những người liên quan khác khi tuyển sinh.
Thứ ba, công ty phải bố trí thời gian thật phù hợp cho nhân viên tuyển sinh.
Ngoài thời gian họ làm việc cố định tại công ty thì những thời gian còn lại giao cho
nhân viên tự sắp xếp bố trí cả về thời gian và địa điểm tuyển sinh của mình.
Hàng tuần, nhân viên tuyển sinh tự xây dựng lịch làm việc có xác nhận của
giám đốc để trình cho bộ phận quản lý phê duyệt, quản lý và theo dõi.
3. Tăng cường công tác quản lý việc dạy và học

37


Tuy công tác dạy và học diễn ra khi công tác tuyển sinh đã kết thúc nhưng có
ảnh hưởng rất lớn đến kết quả tuyển sinh của công ty. Học viên đang theo học tại trung
tâm chính là những "cán bộ tuyên truyền viên" hết sức quan trọng. Những gì đang diễn
ra ở trung tâm được họ phản ánh lại với gia đình, bạn bè, người thân... đó là những

người mà chúng ta rất cần đưa thông tin đến cho học sinh trong mỗi kỳ tuyển sinh. Vì
vậy cần phải quản lý công tác dạy và học ở trung tâm thật tốt, để lại nhiều ấn tượng
đẹp đối với người học và tạo hiệu ứng tích cực đối với xã hội.Muốn thực hiện được
điều này, công ty cần phải làm tốt những nhiệm vụ sau:
- Nâng cao ý thức trách nhiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho
đội ngũ giảng viên
- Đổi mới phương pháp dạy học nhằm tạo hứng thú học tập cho học viên.
- Tăng cường đầu tư cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc phục vụ dạy và học
- Xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với trình độ của người học; đồng thời
đáp ứng được với nhu cầu của thị trường lao động
- Tăng cuờng công tác quản lý học viên
- Từng bước tạo ra những sân chơi bổ ích học viên trong trung tâm để học viên
có được những hoạt động bổ ích và thoải mái sau mỗi buổi học
4. Thiết lập mối quan hệ giữa công ty với các địa phương, tổ chức, doanh nghiệp
Bên cạnh nhân viên tuyển sinh của công ty, chúng ta phải biết tranh thủ các lực
lượng bên ngoài. Một mặt họ vừa là những người hàng ngày trực tiếp với các đối
tượng học sinh và các bậc phụ huynh; mặt khác tiếng nói của họ sẽ có tác động khá
mạnh mẽ đến sự quyết định lựa chọn con đường lựa chọn của các học viên hay các bậc
phụ huynh sau khi con em họ tốt nghiệp PTTH hoặc các trường Đại học, Trung cấp.
Vì vậy công ty cần phải kết hợp thật tốt với các địa phương. Tăng cường tổ chức các
hội nghị, hội thảo về tuyển sinh cũng như hội chợ việc làm.
5. Xây dựng cơ chế, chính sách phù hợp đối với người làm công tác tuyển sinh.
Trung tâm phải có những biện pháp động viên khích lệ; đồng thời giao khoán chỉ tiêu
cho mỗi nhân viên tuyển sinh. Cụ thể tùy theo từng địa bàn tuyển sinh, theo nhiệm vụ
của từng nhân viên tuyển sinh mà có chế độ giao khóan chỉ tiêu cụ thể. Điều này sẽ
giúp cho mỗi một nhân viên tuyển sinh ý thức được trách nhiệm, mục tiêu và chỉ tiêu
cụ thể của mình để có những biện pháp tuyển sinh hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, công ty
cần phải có những biện pháp động viên kịp thời. Chẳng hạn như giao khoán mức
38