Nghiên cứu và ứng dụng google calendar trong công tác lập lịch, sự kiện tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện na hang, tỉnh tuyên quang

LỜI CẢM ƠN
Qua 15 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của
Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền
thông – Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của
thầy Lê Anh Tú, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình
đúng thời gian quy định.
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em
rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em
hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Banlãnh đạo và cán bộ Văn phòng HĐND và
Ủy ban nhân dân huyện Na Hang sơn đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa
luận, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến đề tài của mình.
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống
Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại
học Thái nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Lê Anh Tú đã
chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt
hơn chương trình và bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

năm 2017

SINH VIÊN THỰC HIỆN

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu và ứng dụng Google

Calendar trong công tác lập lịch, sự kiện tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang” là do em thực hiện dưới
sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Anh Tú Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế Trường Đại học Công nghệthông tin và Truyền thông - Đại học Thái nguyên và
sự giúp đỡ của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng HĐND và UNBD huyện
Na Hang. Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ
nguồn gốc.
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung báo cáo khóa luận này là do em tự tìm
hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận
không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kỳ công trình nghiên cứu nào.
Nếu nhữnglời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn
toàn trước pháp luật.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

năm 2017

SINH VIÊN THỰC HIỆN

ii


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................... ii
MỤC LỤC ........................................................................................................ iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ...................................................................................v
DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT ..................................................... vii

LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................1
Chương 1.TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆCVÀ LẬP
LỊCH, SỰ KIỆN ..................................................................................................4
1.1 Quản lý thời gian làm việc ..........................................................................4
1.1.1 Khái niệm thời gian ..............................................................................4
1.1.2 Phân loại thời gian ................................................................................5
1.1.3 Quản lý thời gian ..................................................................................8
1.1.4 Lập kế hoạch quản lý thời gian ........................................................... 10
1.1.5 Sơ đồ quản lý thời gian. ...................................................................... 15
1.1.6. Thông tin trong quá trình quản lý ...................................................... 16
1.2 Khát quát về quản lý lập lịch, sự kiện ....................................................... 20
1.2.1 Khái quát sự kiện................................................................................ 20
1.2.2 Quản lý về lập lịch, sự kiện ................................................................ 24
Chương 2.XÂY DỰNG QUY TRÌNH LẬP LỊCH SỰ KIỆN TẠI VĂN
PHÒNGHỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NA
HANG,TỈNH TUYÊN QUANG........................................................................ 28
2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang. ............................................................... 28
2.1.1 Chức năng .......................................................................................... 29
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn ...................................................................... 29
2.1.3 Cơ cấu tổ chức.................................................................................... 31
2.2 Thực trạng công tác lập lịch sự kiện tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang. .................................... 33
2.3 Phương pháp lập lịch sự kiện.................................................................... 33

iii


2.3.1 Các thành phần tham gia trong sự kiện ............................................... 33
2.3.2 Các loại hình sự kiện .......................................................................... 39

2.3.3 Một số ý nghĩa và tác động của sự kiện .............................................. 44
2.3.4 Phương pháp lập lịch sự kiện tuần ...................................................... 46
2.4 Xây dựng quy trình lập lịch làm việc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang. .......................................... 48
2.4.1 Quy trình đăng ký lịch sự kiện ............................................................ 48
2.4.2 Quy trình đăng ký lịch bổ sung ........................................................... 49
Chương 3.ỨNG DỤNG GOOGLE CALENDARS TRONG CÔNG TÁC LẬP
LỊCH SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN VÀ HỘI ĐỘNG NHÂN
DÂN HUYỆN NA HANG ................................................................................ 50
3.1 Đặt vấn đề ................................................................................................ 50
3.2 Giới thiệu về Google Calendar ................................................................. 50
3.3 Ứng dụng Google Calendar ...................................................................... 53
3.3.1 Quản lý và chia sẻ lịch........................................................................ 53
3.3.2 Tạo nội dung công việc (sự kiện) chi tiết ............................................ 60
3.3.3 Xem lại và chỉnh sửa nội dung công việc (sự kiện) ............................. 67
3.3.4 Xem và chia sẻ ................................................................................... 68
3.3.5. Tạo nền cho lịch thêm sinh động ....................................................... 71
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 75
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 76

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Mô hình phân bổ thời gian ................................................................. 11
Hình 1.2. Sơ đồ quản lý thời gian hiệu quả ........................................................ 15
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang,
tỉnh Tuyên Quang .............................................................................................. 31
Hình 2.2. Ý nghĩa và tác động của sự kiện ......................................................... 44
Hình 3.1. giao diện truy cập lịch ........................................................................ 53

Hình 3.2. Giao diện lịch làm việc ...................................................................... 54
Hình 3.3. Tùy chọn quản lý danh sách lịch ........................................................ 55
Hình 3.4. Tạo thêm lịch mới .............................................................................. 55
Hình 3.5. Một lịch mới hoàn chỉnh .................................................................... 56
Hình 3.6. Tên lịch đã được bổ sung vào danh sách lịch của tôi .......................... 57
Hình 3.7. Menu danh sách các thoa tác có thể thực hiện với lịch ....................... 57
Hình 3.8. Chỉnh sửa hình thức thông báo nội dung công việc ............................ 59
Hình 3.9. Tùy chỉnh hiển thị các lịch ................................................................. 59
Hình 3.10. Cài đặt lịch trong một màn hình ....................................................... 60
Hình 3.11. Hướng dẫn cách tạo lịch................................................................... 61
Hình 3.12. Màn hình tùy chọn thực hiện các công việc ...................................... 62
Hình 3.13. Nhập tên nội dung công việc ............................................................ 62
Hình 3.14. tùy chọn lặp lại................................................................................. 63
Hình 3.15. Mô tả nội dung công việc ................................................................. 63
Hình 3.16. Hướng dẫn cách thêm người tham gia .............................................. 64
Hình 3.17. Email của người được mời ............................................................... 65
Hình 3.18. Lịch chi tiết ...................................................................................... 65
Hình 3.19. Nhập nội dung công việc trực tiếp .................................................... 66
Hình 3.20. Màn hình chứa nội dung công việc đã tạo ........................................ 66
Hình 3.21. Màn hình chia sẻ lịch ....................................................................... 68
Hình 3.22. Lịch cơ quan chi tiết......................................................................... 69
Hình 3.23. Thêm lịch của bạn bè ....................................................................... 69

v


Hình 3.24. Giao diện thêm lịch bạn bè ............................................................... 70
Hình 3.25. Tô màu cho lịch (sự kiện)................................................................. 71
Hình 3.26. Thêm người trong sự kiện (lịch) ....................................................... 71
Hình 3.27. Tạo nền cho sự kiện (lịch) ................................................................ 72

Hình 3.28. Đồng bộ hóa Google Calendar ......................................................... 72

vi


DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁIVIẾT TẮT
Ký hiệu viết tắt

Nội dung viết tắt

VP

Văn phòng

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

CNTT

Công nghệ thông tin

CT

Chủ tịch

PCT

Phó Chủ tịch

CV

Chuyên viên

VT

Văn thư

vii


LỜI NÓI ĐẦU
Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại công nghệ thông tin. Và đặc biệt
trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công
cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Trong nền
kinh tế thị trường, nhà nước chủ trương phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều
thành phần, đa dạng hoá các loại hình sản xuất. cũng chính vì nền kinh tế nhiều
thành phần mang lại nhiều thách thức, lợi ích nên các công ty mọc nên rất nhều.
Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực
của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia. Việc ứng dụng rộng rãi của tin học
đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực
khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ.
1.Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, quản lý lịch làm việc là
một công việc quan trọng, không thể bỏ qua vì đây là cơ sở để cho mọi hoạt động
có thể thực hiện một cách đầy đủ, đúng thời gian, kế hoạch. Việc quản lý tốt thời

gian cũng như lịch trình thực hiện công việc khôngchỉ tạo nên sự hoàn thành
chính xác công việc mà còn tạo ra nhiều thuận lợi cho người dùng.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc, sự kiện cho mỗi cán bộ
nhân viên trong văn phòng để từ đó nâng cao công việc, chủ động sẵn sàng nhận
và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để thuận tiện cho Khóa luận em đã chọn Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên
Quangqua quá trình làm Khóa luận, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy
giáo Th.S Lê Anh Tú và các cô chú, anh chị trong Văn phòng UBND và HĐND
huyện Na Hang, tỉnh tuyên quang đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Khóa luận tốt
nghiệp của mình.
Google Calendar là một ứng dụng giúp người dùng quản lý các cơ sở
thông tin và lịch làm việc cá nhân một cách đơn giản và hiệu quả. Chỉ bằng một
vài thao tác nhỏ, người dùng đã có trong tay một trợ lý đắc lực trong việc phân
chia và quản lý thời gian làm việc của mình.

1


Xuất phát từ lý do trên nên em chọn đề tài “Nghiên cứu và ứng dụng
Google Calendar trong công tác lập lịch, sự kiện tại Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang ”.
2. Mục tiêu chọn đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý trong Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang. Do
đó, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất mà nhà
quản lý dễ dàng sử dụng, đó là đơn giản nhưng đầy đủ chức năng, giao diện thân
thiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Để trở thành một chương trình tốt
thì mọi phương pháp tính toán trong chương trình yêu cầu phải chính xác, dữ liệu
phải được xử lý tốt và tuân theo quy định của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu:Đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về việc quản
lý lịch làm việc của nhân viên trong Văn phòng UBND và HĐND huyện Na
Hang và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chung của Văn
phòng UBND và HĐND huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang.
Về phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác quản lý
lịch làm việc, sự kiện tại Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang và tiến
hành khảo sát thực tế. Trên cơ sở đó có thể nắm bắt được hiện trạng của công tác
quản lý lịch làm việc tại cơ quan nhằm ứng dụng Ứng dụng GOOGLE
CALENDAR để quản lý lịch làm việc tại cơ quan này. Từ đó tìm hiểu khái quát
công tác quản lý của Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang để đưa ra
được chương trình quản lý tối ưu các hoạt động của cơ quan.
4. Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát thực tế để nắm bắt được tiến trình quản lý lịch làm việc tại cơ quan
này. Tìm hiểu về phương pháp tra cứu lịch, tinh chỉnh lịch, nhắc lịch, thống kê.
Dựa vào kết quả khảo sát thực tế để ứng dụng và triển khai ứng dụng vào
công tác quản lý lịch làm việc của cơ quan.

2


Trong quá trình làm bài Khóa luậnvề ứng dụng Google Calendar cũng
như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên trong quá trình
làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm.
Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô và các
bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên
và đặc biệt là thầy giáo Th.S Lê Anh Tú đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong
suốt quá trình làm Khóa luận tốt nghiệp.
Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3phần:

Chương 1: Tổng quan về quản lý thời gian làm việc và lập lịch, sự kiện
Chương 2: Xây dựng quy trình lập lịch sự kiện tại tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân và Hội đồng nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang.
Chương 3: Ứng dụng Google Calendar trong công tác lập lịch sựkiện.

3


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC
VÀ LẬP LỊCH, SỰ KIỆN
1.1 Quản lý thời gian làm việc
1.1.1 Khái niệm thời gian
Thời gian là vô cùng quý báu đối với các cá nhân cũng như tổ chức. Dù ở
trong công việc nào, chúng ta luôn phải biết quản lý thời gian của mình. Con
người không thể tổ chức công việc hiệu quả nếu không tự mình tổ chức cho mình
và không quản lý được thời gian làm việc của mình. Thời gian là tài nguyên hiếm
hoi. Việc tự tổ chức và sắp xếp một cách khoa học các công việc nghĩa là tổ chức
và sử dụng một cách có hiệu quả quỹ thời gian cho cá nhân hay tổ chức trong
quản lý công việc. Vì vậy, cần xâydựng một chương trình làm việc và xác định
rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn
cho việc lớn, quan trọnghơn.
Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho con người phải thực
sựquan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để
đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận
trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay tổ chức. Vì vậy, cần phải suy
tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời
gian cóđược.
Thời gian là thứ quan trọng một khi nó đã ra đi thì không bao giờ lấy lại được.
Nếu quá trình lý hóa nói chung, cũng như tương tác giữa các hạt cơ bản được đơn

giản bằng một từ “ quá trình” thì thời gian cũng được định nghĩa nhưsau:
“Thời gian là một thuộc tính của tự nhiên, nó đặc trưng cho trật tự và mức
độcủa các quá trình”.Thời gian là một khái niệm cho ra biết trật tự của các diễn
biến.Giữa hai sự kiện A và B, sự kiện nào có trước, sự kiện nào có sau. Nó cũng
cho phépta có một đại lượng để đo khoảng đo khoảng trống giữa các sự kiện đó.
Thứ tự của các quá trình cũng là quá trình của quan hệ nhân – quảmà ta thấy
hằng ngày. Quan hệ nhân – quả là một tính chất cơ bản và hết sức quan trọngcủa

4


thời gian mà chỉ do nó mà những biến đổi theo thời gian chỉ xảy ra theo một
chiều nhấtđịnh.
Bên cạnh đó, thời gian còn là một khái niệm triết học, chỉ sự biến đổi
nhanh hay chậm, kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định. Thời gian cho mỗi
người là như nhau và chúng ta không có thể cất giữ hoặc níukéo.
1.1.2 Phân loại thời gian
Thời gian là một phạm trù triết học, theo sự phát triển của các ngành khoa
học khác nhau thì thời gian cũng có các khái niệm khác nhau như thời gian tâm lý
(triết học), thời gian sinh lý (sinh lý học), thời gian thiên văn (thiên văn học), thời gian
địa chất(khảo cổ học), sự tiến bộ của khoa học làm cho thời gian thêm đa dạng và
chínhxác.
Thời gian tâm lý: mang tính chủ quan, là thời gian trong tâm trí của chúng
ta, thời gian ta tính toán chia thành ngày giờ để quản lý và lập kế hoạch. Loại
thời gian này thường trôi qua hoặc là quá nhanh hoặc là quá chậm. Một đạo sư
của thế kỉ 20 – Krishnamurti trong khi trao đổi với nhà vật lý lượng tử David
Bohm đã phát biểu: “Cái trở thành là cái tệ hại nhất, đó là thời gian, đó là nguồn
gốc đích thực của mọi nguồn xung đột”, và ông đã lên án rằng thời gian tâm lý là
xung đột, thời gian là kẻ thù của con người.
Thời gian tâm lý được xác định nhờ các cấu trúc não như hồi hải mã hay

thùythái dương. Tổn thương tại đó dẫn tới các rối loạn trí nhớ như không truy
xuất được ký ức quá khứ hay không thể tạo ký ức mới. Tuy nhiên việc giải đoán
thời gian còn phụ thuộc vào cảm xúc và các hoạt động tinh thần cao cấp khác. Và
đó cũng là căn nguyên của quan niệm xem dòng thời gian chỉ là ảo giác, tức chỉ
là một đặc tính chủ quan của trí óc, chứ không phải là thuộc tính khách quan của
vũ trụ. Cuối cùng, quan niệm thời gian còn phụ thuộc vào các chiều kích văn hóa
và xãhội.
Thời gian sinh lý: thường thì không đều, có người già trước tuổi, có người
trẻ hơn so với tuổi tác, có người tuồi cao mà tâm hồn vẫn còn trẻ. Sinh lý học
chorằngthời gian phản ánh các đặc tính liên hệ với môi trường, khái niệm này

5


được mô tả bằng đồng hồ sinh học, các sinh vật và động vật có khả năng đo thời
gian, tiến trình sống của chúng được xác định bởi các nhịp hằng ngày.
Người ta có thể chứng minh rằng trong các sinh vật, nhịp sinh học của
chúng được định bởi các sự biến đổi có nhịp của môi trường địa chất ( nhà thực
vật học Linne đã làm một “ đồng hồ hoa”, ông trồng nhiều bồn hoa, và mỗi bồn
một loài nở vào một giờ trong ngày. Tiến sĩ Douglass đã nghiên cứu các vòng
tăng trường hằng năm của những cây thông vàng ở Arizona (USA) và nhận thấy
các tế bào gỗ sinh vào mùa xuân và đầu mùa hạ, lúc có mưa thì lớn và tròn,
baobọc bởi một vách mỏng có màu nhạt, sinh ra vào lúc giữa hạ sang thu thì
ngày càng nhỏ, dẹt). Douglass không phải là một nhà thực vật học mà là một nhà
thiên văn học, ôngnhận thấy các vết đen trênmặt trời theochu kì hoạt động 11
năm của chúng có liên quan đến sự phát triển của cây cối trên địa cầu, nó đã để
lại dấu hiệu trên cây cối, các vòng trên cây đã cho biết độ tuổi trên cây. Khámphá
này của ông được dùng làm phương pháp đo thời gian rất có ích cho khảo cổhọc.
Thời gian thiên văn được xác định chính xác theo các phương pháp định
vị khoa học. Trong thời gian đo địa chất, người ta nối liền thời gian với các tiền

trìnhdiễn ra bên trong đất đá và hóa thạch, đồng hồ được dùng ở đây là quá trình
biến đổi phóng xạ của các nguyên tố hóa học như uranium 238, carbon 14,
kalium 40… Saumột thời gian nhất định gọi là “nửa đời”, thì số lượng nguyên tử
phóng xạ ban đầugiảm đi một nửa, cứ tiếp tục như thế, nửa đời của carbon 14 là
5570 năm, của uranium 238 là 4,5 tỉ năm.
Trong vật lý học thời gian được nối liền với một đặc tính nguyên tử, ví dụ
phân tử ammoniac NH3 có cấu trúc hình tháp với ba phân tử Hidrogenium(H) ở
đáy và một phân tử nitrogen(N). Nhưng còn có một nguyên tử N’ đối xứng với
nguyên tử N quamặt phẳng HHH, nguyên tử N có thể dao động giữa hai vị trí cân
bằng ấy theo một chu kì xác định 23,87 tỉ lần trong một giây. Đồng hồ nguyên tử
đầu tiên ra đời dựa trên nguyên lý này ra đời vào năm 1948.
Kể từ năm 1967, đơn vị thời gian một giây không còn nối liền với chu kì
củaTrái Đất quanh trục của nó do Trái Đất quay không đều và chậm dần dưới

6


ảnh hưởngcủa triều lực mặt trăng, nó phải tính theo chu kì bức xạ của nguyên tử
cesium, chu kìnày không bao giờ thay đổi, luôn có tần số 9 192 631 770 Hz. Hiện
nay, các thành tựu của quang học lượng tử đã nâng cao độ chính xác trong phép
đo thời gian lên mức 0,000.000.000.000.1 giây đáp ứng yêu cầu của các nhà
khoahọc.
Trong vật lý học, thời gian là cái mà một đồng hồ chính xác đo được. Với
nhà toán học, đó là không gian một chiều, được xem là liên tục, nhưng có thể
được chiathành các “thời khắc”, giống như từng tấm ảnh trong một cuộn phim.
Với số đông, thời gian là cái luôn trôi từ quá khứ qua hiện tại để tới tương lai.
Trong thuyết Tương đối,thời gian là chiều thứ tư của vũ trụ, nhưng điều đó
không có nghĩa nó đồng nhất với ba chiều không gian, vì công thức tính khoảng
cách không thời gian khác công thức tính khoảng cách không gian. Sự phân biệt
khônggian và thời gian là bệ đỡ cho quan hệnhân quả, vốn có vai trò thiết yếu

trong vận hành vũ trụ. Tuy nhiên, một số nhà vật lý tin rằng, ở thang bậc Planck
(10-33 cm và 10-43 giây), là thang bậc nhỏ nhất còn có ý nghĩa vật lý, có thể không
gian và thời gian không còn chia tách vớinhau.
Như vậy, ta có thể kết luận rằng, khi hữu thế ý thức được mình tồn tại thì
có rất nhiều loại thời gian được mô tả theo ý thức của người đó và tùy theo tâm
trạng, và nhu cầu của người đó thì thời gian sẽ được định dạng, anh ta đang rất
hạnh phúc thì thờigian trôi qua rất nhanh, anh ta đang đau khổ thì thời gian như
là vô tận, anh ta là mộtnhà khoa học thì khi xác định tuổicủamột vật thì thờigian
địa

chất

xuấthiện…khi

anhtangồithiềnthìkểtừlúcanhtaxuấttứthiềnđivàocáctrạngtháithiềnđịnhcao hơn (Hư
không vô biên xứ, Thức vô biên xứ, Vô sở hữu xứ thiền, Phi tưởng phi phi tưởng
xứ, Diệt thọ tưởng) thì thời gian với anh ta sẽ di chuyển chậm lại và khi đạt đến
mức thứ 9 – diệt thọ tưởng thì thời gian hoàn toàn biếnmất.

7


1.1.3 Quản lý thời gian
1.1.3.1 Khái niệm quản lý thời gian và quản lý tiến trình làmviệc
Quản lý thời gian hay nói cụ thể hơn là việc đưa ra những lựa chọn. Vì có
nhiều hoạt động trong một quỹ thời gian nhất định, nên việc lựa chọn đúng đắn
sẽ mang lạikết quả cao hơn, và ngược lại, lựa chọn sai lầm khiến chúng ta vừa
mất thời gian vừa mất công sức. Trở thành một nhà quản lý thời gian giỏi sẽ
khiến chúng ta dễ dàng hơn nhiều khi chúng ta biết sử dụng hệ thống được thiết
kế cẩn thận, giúp chúng ta sắp xếpvà đưa ra những quyết định quản lý thời gian hiệu

quả hơn. Thói quen của mỗi cá nhân như danh sách việc phải làm, ưu tiên và lập kế
hoạch công việc được tự họ đúc kết ra, khichúng ta biết kết hợp những thói quen này
thành một hệ thống chúng ta sẽ thấy được một kết quả thật sự vượt trội.
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời
gian chúng ta đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. muốn tổ
chức với người khác,chúng ta phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của
chính mình.
Quản lý Thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian. Đó là quản lý
bản thân, công việc trong mối liên hệ với thời gian. Điều này có nghĩa là phải
thay đổinhững thói quen và hoạt động làm lãng phí thời gian. Đó là việc sẵn sàng
thử nghiệmcác phương pháp và ý tưởng khác nhau, cho phép chúng ta tìm ra
cách tốt nhất để sử dụng tối đa quỹ thời gian.
Tiến trình làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp
xếptheo trình tự,thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) đểmọi
cùngngười thực hiện.
Quản lý tiến trình làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như
sắp xếp thời gian thích hợp cho từngcôngviệc,là việc lên kế hoạch để đạt được
mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định.Bằng thói quen phác thảo kế
hoạchlàm việc, người biết quản lý lịch làm việc khoa học sẽ có rất nhiều thuận
lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệu quả công việccao.

8


1.1.3.2 Lợi ích của việc quản lý thời gian
Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, kĩ năng, công cụ và
hệ thống kết hợp cùng nhau nhằm giúp chúng ta thu lại nhiều hơn lượng thời gian
mà chúng ta đã bỏ ra nhằm mục tiêu “cải thiện chất lượng cuộcsống”.
Thời gian luôn là thứ chúng ta cần để thực hiện công việc, đạt mục tiêu
đặt ra, dành thời gian cho những người chúng ta yêu thương, tận hưởng tất cả

những gì cuộcđời mang lại cho chúng ta. Benjamin Franklin đã từng nói “Chúng
ta có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính
là những viên gạch xây nên cuộc sốngnày.”
Thời gian làmột nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận
được một khoảng thời gian như nhau. Một khi thời gian đã qua đi thì nó sẽ mất đi
mãi mãivà chúng ta không có thể lấy lại được. Một điều chúng ta có thể làm với
thời gian của mình là hãy thay đổi cách sử dụng nó. Áp dụng các kĩ thuật quản lý
thời gian chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả
và đem lại nhiều lợi ích thuyếtphục.
Trong số các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng thì thời gian là thứ
quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi
vô ích thì nó sẽ chẳng quay lại được. Có thể chắc chắn một điều là nếu chúng ta
không quản lý và kiểm soát được thời gian của chính mình thì sẽ thấy khó khăn
hơn trong việc quản lý và kiểm soát các thứkhác.
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách sử dụng thời gian và
đưa ra những quyết định sáng suốt về cách ta sử dụngnó.
- Làm cho cuộc sống dễ dànghơn
- Giảm căng thẳng(stress)
- Tăng hiệu quả làmviệc
- Tăng niềm vui trong côngviệc
- Gia tăng năng suất của cá nhân và tậpthể
- Tăng thời gian để làm việc cánhân
- Giảm áp lực công việc.

9


- Trở thành một nhà quản lý thờigian giỏi trong mọi lĩnh vực cuộcsống
- Giải quyết công việc theo thứ tự ưutiên
- Tránh được cạm bẫy thờigian

- Thấy trước các cơ hội.
- Tránh xung đột thờigian
- Thoải mái trong cuộcsống
- Đánh giá được tiếnđộ côngviệc
- Sử dụng hiệu quả thời gian và nhiều lợi íchkhác

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta suy nghĩ thêm cho công việc
quan trọng và thì giờ giải trí.
1.1.3.3 Mục tiêu cần đạt
Để quản lý tốt thời gian, chúng ta cần đề ra các mục tiêu mà mình cần đạt
được, chẳng hạn như:
- Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản

lý thời gian tốthơn.
- Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian và

xácđịnh ưu tiên của bảnthân.
- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử

dụng thời gian hiệu quảhơn.
- Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lý thời gian và đưa ra cách

giải quyếtchúng.
1.1.4Lập kế hoạch quản lý thời gian
Quản lý thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự
trì trệ, duy trì các mục tiêu và và thực hiện kĩ năng tổ chức tốt chúng ta sẽ được
tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp. Thành công chỉ đến với những
người biết chăm chỉ và quản lý tốt thời gian của mình một cách hiệuquả.Việc
quản lý thời gian cũng là quản lý chính chúng ta. Do vậy, hãy lên kế hoạchtỉ mỉ,
duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệunhất.

10


1.1.4.1 Xây dựng kế hoạch
Lên danh sách việc làm
Lập ra một danh sách ghi lại những việc cần làm và biến chúng trở thành
thóiquen thường ngày của chúng ta, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn
cấp. Với danh sách đó, họ sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Hãy luôn
mang danh sách này bên mình, bằng cách có thể lưu trong một số thiết bị cầm tay
như di động hay sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là chúng ta nên cụ thể hóa
các vấn đề, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, cụ thể,
tránh ghi chung chung, đạikhái.
Phân bổ thời gian hợp lý

Hình 1.1. Mô hình phân bổ thời gian
Phân bố thời gian hợp lý, bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước
cho các hoạt động hay kì hạn mà ta phải hoàn thành công việc. Nếu trình tự làm
việc củachúng ta không vấn đề gì thì chúng ta có thể hoàn thành công việc trong
khoảng thời gian nhanh hơn dự kiến. Trong thời gian làm những việc không quan
trọng lắm, chúngta có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm các việc khác như đọc
sách, lướt net tìm kiếm thôngtin…

11


Đặt kỳ hạn và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra những điểm đáo hạn cho công việc mình, cần phải suy nghĩ,
tính toán hết sức thực tiền và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kì hạn. Bất
cứ việc gìcũng phải dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Chúng

ta đã bao giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng
khi có kế hoạch cụ thể chưa? Đã bao giờ phải đọc báo cáo cấp tốc hay là đưa ra
quyết định công việc trước kì nghỉ hoặc là vội vàng hoàn thành nhiệm vụ được
giao? Mặc dù chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực công việc
nhưng nó lại làm ta mệt mỏi vàcăngthẳng. Dù rằng trong chúng ta ai cũng đều có trăm
công nhìn việc phải làm và chịu chung áp lực. Nhưng cách tốt nhất đểgiảmcăng thẳng
và chuyên nghiệp hóa hơntrong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm
việc của mình. Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để công việc của chúng ta trở nên
chuyên nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian.
1.1.4.2Tránh lãng phí thời gian
Tận dụng thời gian theo cách thông minhnhất
Chỉ gửi và nhận mail vào những giờ cố định trong ngày và dùng hộp thư
voice mail để nhận các cuộc gọi thay vì mất vài tiếng gián đoạn đi đang làm việc.
Nếu có thể thì đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn mail bất
kì. Đừng bao giờ mở mail khi chúng ta không có thời gian thực hiện các thao tác
như xóa, lưu, trả lờihay chuyển tiếp choai.
Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà cả với các file, các thư mục lưu
trữdữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để ta có thể lấy ngay mọi thứ khi
cần. Rất nhiều người mất thời gian đểtìm kiếm những thông tin dữ liệu đã bị
mấttrong máytính củahọ.
Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa thì hãy chắc rằng cánh cửa luôn luôn đóng để
tránh sự phân tâm và giữ sự tập trung. Nếu cứ thi hành “chính sách mở cửa” với
tất cả mọi người thì có lúc ta sẽ không còn đủ thời gian để nghe những câu hỏi

12


cũng như thắcmắc của họ. Nếu có ai đó tới ngay chỗ chúng ta lúc chúng ta đang

bận thì đừng ngần ngại đề nghị với họ quay lại gặp chúng ta vào lúc khác hay để
lời nhắn ngay cửa đểtránh sự làmphiền.
1.1.4.3Đảm bảo tiến độ công việc
Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của chúng ta luôn mong muốn công việc đảm nhận được
hoàn tất đúng hạn mà không có bất kì trì hoãn nào. Tất nhiên với họ, chúng ta
cũng có suy nghĩ này. Vì thế hãy lập ra những khoản thời gian dư thừa trong mục
thời gian đã được lên kế hoạch để có thể xoay sở, xử lý linh hoạt các trở ngại bất
ngờ. Ví dụ chúng ta có một ngày để thuyết trình chomột dự án nàođó thì phải
đảm bảo mọi việc đã đượchoàn thành trước đó hai đến bangày.
Tránh những bước đi không cầnthiết
Nếu chúng ta giao nhiệm vụ cho người khác thì hãy để tự họ hành động, đừng
can thiệp vào trừ khi chúng ta có nhiệm vụ giám sát người đó. Trong cuộc sống có
không ít người đã phí thời gian vàng ngọc của mình để ngồi nghe hay đọc bản báo cáo
của người khác. Nếu nghiên cứu đó ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buối thuyết
trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của mình, chúng ta chỉ nên thể hiện quan tâm
của mình qua thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủnghộ.
Trì hoãn những buổi họp mang tính thủtục
Hãy xác định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không.
Nếu cần thiết thì hãy đặt ra một lịch trình cụ thể và làm theo thứ tự từ lúc bắt đầu
đến lúc kếtthúc theo đúng thời điểm đã định. Nếu chúng ta không cần thiết có
mặt trong cuộc họp thì nên đề nghị một cách riêng tư với sếp nếu chúng ta muốn
rời cuộc họp một cách sớmnhất.
1.1.4.4Duy trì mục tiêu
Luôn tạo sự bận rộn
Chúng ta cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình. Có
thể là hai hoặc nhiều thêm nữa thì tốt hơn. Bằng cách nào đó chúng ta có cơ hội
chuyển đổi công việc và tập trung vào nhiều thứ khác. Hãy duy trì kĩ năng sắc

13

sảo của mình bằng cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hoặc là
dự án của mình. Điều này sẽgiúp đầu óc chúng ta luôn hoạt động linh hoạt, năng
động và tươi mớihơn.
Lựa chọn công việc tham gia
Hãy lựa chọn công việc thực sự có ích đối với chúng ta và công ty và luôn
đảm bảo tận dụng tối đa các khả năng, kĩ năng của chúng ta. Có nhiều lý do để
chúng ta cóthể từ chối một lời đề nghị hay yêu cầu mà chúng ta cho là không cần
thiết. Chúng tasẽ được tôn trong nếu biết phối hợp với đồng nghiệp của mình. Đa
phần những người thành công trong sự nghiệp là những người biết nói từ “không”
đúnglúc.
Đừng trì hoãn
Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người.
Để tránh điều này chúng ta làm những phần vui vẻ bêncạnh những phần không
vui vẻmấy. Chẳng hạn chúng ta không thích toán thì hãy sắp xếp nó vào buổi
sáng, thời gian chúng ta cảm thấy minh mẫn và sảng khoải nhất, ít cảm thấy nản
lòng vàkhóchịutrước công việc. Nếu chúng ta cứ trì hoãn công việc hoặc không
hoàn thành nhiệm vụ trước thời gian đặt ra, thì có lẽ chúng ta nên tự xem xét lại
công việc hiện thời, cácmục tiêu đặt ra, tình trạng sức khỏe hoặc mức độ quan
tâm của chúng ta tới công việc. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thóiquen là
biểuhiện của sự bất mãn,khôngvừa lòng với thựctại.
Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn
liên quan đến việc lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao,
lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy biết tự thưởng cho chúng ta than
sau những lầnhoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản là một món quà hay một
cốc cà phê sau khiđọc xong bản báo cáo của mình hoặc là lập kế hoạch nghỉ
ngơi, vui chơi bên gia đình, chúng ta bè sau khi hoàn tất một côngviệc.

14


1.1.5 Sơ đồ quản lý thời gian.

1) aware

2) analyse

3) attack

4) assign

5) arrange

6) save time,
better use

Hình 1.2. Sơ đồ quản lý thời gian hiệu quả
1. aware : Nhận biết : Để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. sau đó
sắp xếp ưu tiên
2. analyse : Điều cần làm
3. attack : “Đánh mất thời gian”  loại bỏ “kẻ ăn cắp thời gian” của mình.
4. assign : Lập thứ tự ưu tiên
5. arrange : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch
6. save time, better use : Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn
1. awareness : nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. giai đoạn đầu
tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. chúng ta phải coi trọng các
yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp

và trách nhiệm công việc của chúng ta.

15


2. analysis : phân tích điều cần làm.
Để cải thiện sử dụng thời gian chúng ta cần đào sâu chi tiết về cách sử
dụng thời gian hiện tại / những điều làm mất thời gian. phân tích như vậy giúp
chúng ta sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn.
3. attack : ăn cắp thời gian (tg)
có nhiều điều làm mất thời gian của chúng ta. những “kẻ cắp thời gian”
cần phải loại bỏ khi chúng ta chú tâm vào những điều cần yếu.
4. asignment : lập trật tự ưu tiên
khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', chúng ta nhớ lập trật tự ưu tiên cho công
việc đang dang dở cần làm những việc này một cách đều đặn.
5. arrangement : sắp đặt kế hoạch
giai đoạn cuối cùng là chúng ta phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ
ràng. nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian
đã mất. chúng ta cần phải có kế hoạch thông minh.
1.1.6. Thông tin trong quá trình quản lý
Bất cứ một nhà quản lý nào, trong bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải hiểu
rằng thông tin là một trong những nguồn lực có giá trị và quan trọng nhất mỗi tổ
chức. Mặc dù vậy, khái niệm thông tin vẫn thường bị dùng lẫn lộn với khái niệm
dữ liệu. Để hiểu đúng về các khái niệm này, chúng ta sẽ xem xét những nội dung
cơ bản của mỗi khái niệm trong phần sau đây.
1.1.6.1Phân biệt dữ liệu và thông tin
Dữ liệu là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc
các giao dịch kinh doanh. Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách quan về
thuộc tính (đặc điểm) của các thực thể như người, địa điểm hoặc các sự kiện. Dữ
liệu có thể ởdạng số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa mang lại giá

trị thông tin. Khicác yếu tố này được tổ chức hoặc sắp xếp theo một cách có
nghĩa thì chúng trở thành thôngtin.
Thông tin là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách
saochochúngmang lại một giá trị tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ
kiện

đó.

Để

tổ

chứcdữliệuthànhthôngtincóíchvàcógiátrị,ngườitaphảisửdụngcácquytắcvàcác mối
quan hệ giữa các dữ liệu. Kiểu của thông tin được tạo ra phụ thuộcvào mối

16


quanhệ giữa các dữ liệu hiệncó.
1.1.6.2 Vai trò của thông tin trong quản lý
Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về
các nguồn lực hiện có. Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong
việc phân bổ các nguồn lực hạn hẹp hiện có và trong ngữ cảnh này thông tin
được cần đến hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Kiểm soát: Một khi kế hoạch đã được triển khai, cần kiểm soát kết quả
thực hiện kế hoạch đó trên thực tế. Thông tin được cần đến để đánh giá xem kế
hoạch có được thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước.
Trên cơ sởthông tin kiểm soátcó thể thực hiện các điều chỉnh cầnthiết.
Ghi nhận các giao dịch: Việc thu thập thông tin về từng giao dịch hoặc
sự kiện là cần thiết vì nhiều lý do khác nhau: thông tin có giá trị như một minh

chứng, vì yêu cầu mang tính pháp lý hay phục vụ mục đích kiểmsoát.
Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,
...chophép đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức, doanhnghiệp.
Hỗ trợ ra quyết định: Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng,
người làm công tác quản lý có cơ hội để ra quyết định hiệu quả và đúngđắn.
Trong ngữ cảnh của một tổ chức, doanh nghiệp, trên cơ sở phân tích thông
tin thu được thông qua quá trình xử lý thông tin, người ta có thể tạo ra tri thức
kinh doanhđó là những tri thức và hiểu biết về khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
đối tác kinhdoanh, môi trường cạnh tranh về bản thân hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp. Tri thức kinh doanh giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra những
quyết định hiệu quả, quan trọng và thường mang tầm chiến lược. Nó cho phép tổ
chức, doanh nghiệp rút ra được ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm thực hiện
các bước đi mang tính sáng tạo vàmạnh mẽ, nhằm tạo ra ưu thế cạnhtranh.
1.1.6.3 Các đặc trưng của thông tin có giá trị
Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý và đưa ra
quyết định, thông tin cần phải có những thuộctínhsau:
Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi.
Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác
được nhập vào hệ thống trước đó.

17


Tính đầy đủ:Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng,
đápứng yêu cầu của người sử dụng. Một báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ
nếu nó không đề cập đến tất cả các chi phí liên quan. Tính đầy đủ của thông tin
thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử
dụng một thôngtin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động
không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế
tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng

có thể nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước.
Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăngđều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản
xuất là tương đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thựctế có thể sẽ hoàn toàn khác. Thông
tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không cung cấp về năng suất. Ông
chủ sẽ phản ứng ra saokhi trên thực tế sốgiờlao độnglàm thêm rất lớn, tỷ lệ
nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh. Một sự không đầy
đủ của thông tin như vậy sẽ làm hại cho tổ chức, doanhnghiệp.
Tính kinh tế: Thông tin được xem là có giá trị kinh tế khi giá trị mà nó
mang lại cao hơn chi phí tạo ranó.
Tính mềm dẻo: Thông tin được coi là có tính mềm dẻo khi nó có thể
được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thông tin về Hàng tồn kho có
thể được sử dụng cho quản lý bán hàng đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho
quản lý sản xuất và quản lý tài chính.
Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nó có
thể phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào
nguồn gốc của thông tin. Tính tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ
chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc rối cho tổ chức. Chẳng hạn
hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng phản ánh về
tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa
hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên
hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trườnghợp này chẳng có khách hàng nào than
phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu.

18