Quản lí công việc của thư kí văn phòng tại công ty TNHH một thành viên phước yến lào cai

LỜI CẢM ƠN
Trong 4 năm học tập và nghiên cứu tại khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường
Đại học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên, được sự giúp đỡ tận
tình của các thầy cô giáo, em đã trang bị được nhiều kiến thức quý báu. Và trong gần 2
tháng thực tập ở Công ty TNHH một thành viên Phước Yến Lào Cai, em đã có cơ hội
mang những kiến thức mình học tập và nghiên cứu ở trường Đại học vận dụng vào
thực tiễn. Sau thời gian thực tập tại Công ty em đã hoàn thành báo cáo thực tập tốt
nghiệp với đề tài: ”Nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc tại Công ty TNHH một
thành viên Phước Yến”.
Là một đề tài mang tính thực tế cao, vì vậy em đã nâng cao và phát triển lên
khóa tốt nghiệp với đề tài: ”Quản lí công việc của thư kí văn phòng tại Công ty TNHH
một thành viên Phước Yến - Lào Cai”. Đề tài này sẽ phần nào đưa ra được những nhận
xét, những đánh giá tổng thể về vai trò quản lí của người thư kí văn phòng tại công ty
và từ đó giúp nâng cao hiệu quả quản lí và chất lượng công việc.
Để hoàn thành được tốt khóa luận tốt nghiệp của mình, trước hết em xin chân
thành cảm ơn Ban giám hiệu, Ban chủ nhiệm khoa, các thầy cô giáo Khoa hệ thống
thông tin kinh tế. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn tới cô giáo TS Nguyễn Lệ Nhung
là người trực tiếp hướng dẫn và đưa ra những ý kiến, hướng dẫn quý báu để em có thể
hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, bài khóa luận của em được hoàn thành nhờ có giúp đỡ tạo điều
kiện và hướng dẫn tận tình từ Ban giám đốc, các cô chú, anh chị tại Công ty TNHH
một thành viên Phước Yến Lào Cai.
Em xin chân thành cảm ơn

Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017
Sinh viên

Vũ Thị Mỹ Linh

i

LỜI CAM ĐOAN
Khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm của sự tích lũy các kiến thức đã học được
trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường trong những năm qua. Vì vậy để hoàn
thành khóa luận để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp đúg thời gian quy định và đáp ứng
được yêu cầu đặt ra, trong thời gian qua, bằng sự nỗ lực và cố gắng của bản thân em
đã không ngừng học hỏi và trau dồi kiến thức cho mình để có được kết quả như ngày
hôm nay và khóa luận là sản phẩm của sự nỗ lực, tinh thần làm việc nghiêm túc, tự
giác và sự lao động miệt mài của bản thân với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo TS
Nguyễn Lệ Nhung, em đã hoàn thành khóa luận của mình.
Em xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp là sản phẩm do chính bản thân em
nghiên cứu, tìm hiểu, xây dựng và hoàn thiện, không sao chép dưới bất kì hình thức
nào, mọi thông tin sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng.

Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017
Người cam đoan

Vũ Thị Mỹ Linh

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÍ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG
VÀ GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL .............................................................. 4

1.1. Tổng quan về quản lí công việc của thư kí văn phòng ....................................... 4
1.1.1. Khái niệm vị trí và nhiệm vụ của người thư kí văn phòng .......................... 4
1.1.2. Các yêu cầu cơ bản đối với người thư kí văn phòng ................................... 7
1.1.3. Phân loại thư kí văn phòng ......................................................................... 8
1.1.4. Vai trò của người thư kí văn phòng ............................................................ 9
1.1.5. Những năng lực cần thiết.......................................................................... 10
1.1.6. Những phẩm chất cần thiết ....................................................................... 11
1.1.7. Nguyên tắc xây dựng quản lí công việc của thư kí văn phòng................... 11
1.1.8. Những việc cần khi tiến hành xây dựng công việc .................................... 13
1.1.9. Mô tả công việc cụ thể của người thư kí văn phòng tại Công ty................ 14
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel ......................................................................... 17
1.2.1. Giới thiệu về Microsoft Excel .................................................................. 17
1.2.2. Tìm hiểu công cụ Ribbon trong Microsoft Excel ...................................... 22
Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY, KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC
TRẠNG QUẢN LÍ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHƯỚC YẾN .............................................................. 24
2.1. Khái quát về Công ty TNHH một thành viên Phước Yến ................................ 24
2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH một thành viên Phước Yến .............. 24
2.1.2. Mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của Công ty .......... 26
2.2. Khảo sát thực trạng quản lý tại Công ty TNHH một thành viên Phước Yến .... 30
2.2.1. Vị trí, vai trò của của thư kí văn phòng ..................................................... 30
2.2.2. Quản lý quản lí công việc của thư kí văn phòng và vai trò ........................ 30
2.2.3. Tổ chức quản lý công việc của thư kí văn phòng ...................................... 31
iii


2.2.4. Quy trình nghiệp vụ quản lý công việc của thư kí văn phòng.................... 32
2.2.5. Nhận xét về thực trạng quản lý công việc của thư kí văn phòng của Công ty
TNHH một thành viên Phước Yến ..................................................................... 35
2.2.6. Biện pháp khắc phục ................................................................................ 36

Chương 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO XÂY DỰNG CHƯƠNG
TRÌNH QUẢN LÍ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH
MỘT THÀNH VIÊN PHƯỚC YẾN .......................................................................... 39
3.1. Mô tả bài toán ................................................................................................. 39
3.2. Xây dựng chương trình quản lí công việc của thư kí văn phòng tại công ty
TNHH một thành viên Phước Yến ......................................................................... 40
3.2.1. Giao diện chính của chương trình ............................................................. 40
3.2.2. Giao diện soạn thảo tiếp nhận và xử lí văn bản, hợp đồng kinh doanh ...... 42
3.2.3. Giao diện tổ chức các cuộc họp, hội thảo.................................................. 44
3.2.4. Giao diện quản lý và lưu tữ tài liệu, văn bản ............................................. 46
3.2.5. Giao diện xây dựng kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và người lãnh đạo ... 48
3.2.6. Giao diện tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin ...................................... 50
3.2.7. Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận và chuyển các cuộc điện thoại của
khách hàng ......................................................................................................... 51
3.2.8. Giao diện tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ cơ quan và của người
lãnh đạo ............................................................................................................. 53
3.2.9. Giao diện đánh giá hiệu quả công việc ..................................................... 55
3.2.10. Giao diện báo cáo kết quả công việc cho cấp trên ................................... 57
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 61

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Cây Workbook ........................................................................................... 19
Hình 1.2: Giao diện của Excel 2010........................................................................... 19
Hình 1.3: Các lệnh trong thực đơn Office .................................................................. 20
Hình 1.4: Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh ............................................................ 21
Hình 1.5: Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh ................................. 21

Hình 1.6: Thanh Ribbon ............................................................................................ 22
Hình 1.7: Đơn ngữ cảnh............................................................................................. 23
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên Phước Yến ................. 29
Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ quản lý công việc của thư kí văn phòng ..................... 32
Hình 3.1: Giao diện chính của chương trình............................................................... 41
Hình 3.2: Demo công việc ......................................................................................... 42
Hình 3.3: Giao diện soạn thảo tiếp nhận và xử lí văn bản, hợp đồng kinh doanh ........ 43
Hình 3.4: Demo công việc ......................................................................................... 44
Hình 3.5: Giao diện tổ chức các cuộc họp, hội thảo ................................................... 45
Hình 3.6: Demo công việc ......................................................................................... 46
Hình 3.7: Giao diện quản lý và lưu tữ tài liệu, văn bản .............................................. 47
Hình 3.8: Demo công việc ......................................................................................... 48
Hình 3.9: Giao diện xây dựng kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và người lãnh đạo .. 49
Hình 3.10: Demo công việc ....................................................................................... 50
Hình 3.11: Giao diện tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin ...................................... 51
Hình 3.12: Demo công việc ....................................................................................... 52
Hình 3.13: Giao diện đón tiếp khách hàng, ghi nhận và chuyển các cuộc điện thoại của
khách hàng ................................................................................................................ 52
Hình 3.14: Demo công việc ....................................................................................... 53
Hình 3.15: Giao diện tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ cơ quan và của người
lãnh đạo ..................................................................................................................... 54
Hình 3.16: Demo công việc ....................................................................................... 55
Hình 3.17: Giao diện đánh giá hiệu quả công việc ..................................................... 56
Hình 3.18: Demo công việc ....................................................................................... 57
Hình 3.19: Giao diện báo cáo kết quả công việc cho cấp trên..................................... 58

v


LỜI MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài
Sự bùng nổ công nghệ thông tin nói riêng và khoa học công nghệ nói chung
đang tác động mạnh mẽ vào sự phát triển của các ngành trong đời sống xã hội. Nền
khoa khọc máy tính ngày nay đang giữ một vị trí trung tâm trong hầu hết các lĩnh vực
của xã hội. Với những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, từ đó giúp đảm bảo cho
công tác quản lí công việc của thư kí văn phòng tại cơ quan, đơn vị, công ty có hiệu
quả, cần đề ra những giải pháp hợp lí và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí và
giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
Bài toán “Quản lí công việc của thư kí văn phòng tại Công ty TNHH một thành
viên Phước Yến - Lào Cai” nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu
về mặt quản lý công việc của công ty, người thư kí sẽ có vai trò quan trọng trong việc
xây dựng và đánh giá công quả công việc. Tin học hoá trong công tác quản lí công
việc của thư kí văn phòng nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được
thời gian, độ chính xác cao, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, giúp quá trình
giải quyết công việc gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý
trên giấy tờ và bị phân bố giải rác ở các bộ phận như trước đây. Tin học hoá giúp thu
hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá
các thông tin theo nhu cầu của con người.
Là một đề tài mang tính thực tế cao, vì vậy em đã chọn đề tài: ”Quản lí công
việc của thư kí văn phòng tại Công ty TNHH một thành viên Phước Yến - Lào Cai”.
Đề tài này sẽ phần nào đưa ra được những nhận xét, những đánh giá tổng thể và từ đó
đưa ra được phương pháp xây dựng hệ thống quản lí công việc của thư kí văn phòng
các chức năng thêm, nhập, tìm kiếm, đánh giá hiệu quả và chất lượng công việc xem,
sửa, xoá, mô tả, hướng dẫn, ghi chú …dưới sự quản lí của người thư kí văn phòng dựa
trên sự hỗ trợ của máy tính, công nghệ thông tin.
2. Mục đích nghiên cứu
Từ những nghiên cứu thực tiễn, ứng dụng công nghệ thông tin vào nâng cao
hiệu quả làm việc của thư kí văn phòng tại công ty, giúp cho hiệu quả làm việc của
công ty được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu quả công việc. Giúp
phát huy vai trò quan trọng của thư kí văn phòng tại công ty

1


Quản lí công việc của thư kí văn phòng tại công ty chính là quản lý tất cả công
việc của công ty, dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo của thư kí văn phòng, cánh tay đắc lực
của giám đốc.Trong đó có tất cả lịch làm việc, các công việc, hoạt động, hồ sơ, văn
bản đi đế, lịch họp, công tác … của giám đốc, các bộ phận và nhân viên đều được lên
kế hoạch, theo dõi và quản lí chặt chẽ và linh hoạt, kịp thời phát hiện sai sót nhằm đề
ra phương hướng giải quyết và khắc phục hậu quả, giúp đảm bảo chất lượng công việc.
Xây dựng chương trình quản lí công việc của thư kí văn phòng nhằm hỗ trợ cho
công tác quản lý thời gian, các hoạt động, các buổi họp... Bài toán đặt ra là xây dựng
chương trình quản lý để công việc có hiệu quả, chính xác, tiết kiệm được thời gian cho
nhân viên và nâng cao chất lượng, hiệu quả của công việc.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu và ứng dụng quản lí công việc của thư kí
văn phòng bằng Microsoft Excel
Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH một thành viên Phước Yến, xây dựng kế
hoạch công việc trong một thời gian nhất định, các công việc cụ thể, cách sắp xếp, mô
tả công việc,… giúp cho việc quản lí công việc của thư kí văn phòng của công ty được
thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu quả công việc
4. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu về công tác quản lí công việc của thư kí văn phòng của công ty.
Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lí công việc của công ty
Xây dựng chương trình quản lí công việc dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp
trên và dưới sự quản lí, thực hiện của thư kí văn phòng, giúp nâng cao hiệu quả và chất
lượng công việc
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
Xây dựng chương trình, công cụ quản lí công việc dưới sự hướng dẫn và chỉ
đạo của thư kí văn phòng sẽ giúp cho công tác quản lí công việc của thư kí văn phòng

tra tìm một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như giải
quyết công việc được chính xác, kịp thời và hiểu quả hơn, rút ngắn thời gian tìm kiếm
thông tin của công việc, đánh giá hiệu quả công việc được tốt hơn.
Ứng dụng máy tính và công nghệ thông tin vào các công tác lên kế hoạch, xây
dựng, tìm kiếm, thực hiện và đánh giá hiệu quả công việc sẽ dễ dàng nhanh chóng và

2


thuận tiện. Việc xây dựng, thêm bớt, bổ sung, hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện, lưu trữ sẽ
đơn giản, không gây mất nhiều thời gian, tiết kiệm công sức mà các thông tin về công
việc cần giải quyết được nhanh chóng.
Xây dựng chương trình, phần mềm sẽ giúp giảm bớt chi phí về thời gian, công
sức, nâng cao hiệu quả quản lí của người thư kí văn phòng. Ngoài ra, ứng dụng phần
mềm sẽ giúp cho việc quản lý, cập nhật thông tin, những nhắc nhở, những thay đổi
trong công việc của công ty được thuận lợi và nhanh chóng hơn giúp công tác đánh giá
hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận và cơ quan, giúp lãnh đạo nắm bắt công
việc tốt hơn.
6. Bố cục
Đề tài gồm 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về quản lí công việc của thư kí văn phòng và giới thiệu
về Microsoft Excel
Chương 2: Khái quát về Công ty, khảo sát và đánh giá thực trạng quản lí công
việc của thư kí văn phòng của Công ty TNHH một thành viên Phước Yến.
Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel vào xây dựng chương trình quản lí công
việc của thư kí văn phòng tại Công ty TNHH một thành viên Phước Yến

3

Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÍ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG VÀ
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL
1.1. Tổng quan về quản lí công việc của thư kí văn phòng
1.1.1. Khái niệm vị trí và nhiệm vụ của người thư kí văn phòng
 Khái niệm thư kí
Thư ký(tiếng Anh là Secretary) là một từ được dùng khá phổ biến trên thế giới
cũng như ở Việt Nam. Tuy nhiên trong thực tế, từ thư ký được dùng và được hiểu với
nhiều nghĩ khác nhau:
- Thứ nhất, thư kí là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư,
liên lạc thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức
- Thứ hai, thư kí là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những văn
bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị
- Thứ ba, thư kí là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc
hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thể
- Thứ tư, thư kí là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan
hoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong công việc giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và
chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày
- Như vậy, thư kí có thể là trợ lí, giúp việc, đồng thời cũng có thể là người đram
nhận các công việc có tính chất tổ chức, điều hành. Mặc dù có nhiều cách định nghĩa
khác nhau, nhưng dù ở vị trí nào thì công việc của người thư kí cũng luôn gắn liền với
giấy tờ, văn bản, thông tingiao tiếp hay nói cách khác là những công việc mang tính
chất hành chính.
 Khái niệm thư kí văn phòng:
 Bất cứ cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của
mình đều phải có một văn phòng hoặc một phận để thức hiện chức năng của một văn
phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của
một cơ quan bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như sau: tổ chức văn thư, đản bảo
thông tin liên lạc, bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ phận quản lý
và lãnh đạo

4


Trong khoảng hơn chục năm trở lại đây, ở Việt Nam xuất hiện rất nhiều sách
dưới dạng giáo trình hoặc cẩm nang, sổ tay về nghề thư ký văn phòng.Tuy nhiên hầu
hết các sách dịch từ nước ngoài hoặc viết ở Việt Nam đều chưa đưa ra một định nghĩa
chính thức về khái niệm thư ký văn phòng. Vì vậy cách hiểu về thư ký văn phòng cho
đến nay vẫn chưa hoàn toàn thống nhất.Trong cuốn nghiệp vụ thư ký văn phòng (Nhà
xuất bản chính trị quốc gia, 1997) mặc dù không đưa ra định nghĩ về thư ký văn
phòng, nhưng qua việc trình bày có thể thấy các tác giả quan niệm rằng, thư ký văn
phòng là người giúp việc trực tiếp cho một thủ trưởng (hoặc một lãnh đạo) của cơ
quan. Cách hiểu này dễ làm cho người ta hiểu rằng thư ký văn phòng là thư ký riêng
của người lãnh đạo.
Vì vậy, muốn có được một định nghĩa về thư ký văn phòng, chúng ta cần phải
xuất phát từ khái niệm thư ký. Mặc dù có nhiều cách hiểu, nhưng không phải mọi thư
ký đều là thư ký văn phòng, mà chỉ những thư ký nào công việc của họ liên quan trực
tiếp đến các lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng thì mới gọi là thư ký văn phòng.
Có thể tạm thời đưa ra một khái niệm sau đây:
Là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có
liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng, công ty như: quản lí
văn bản, giấy tờ, sổ sách, các tài liệu quan trọng, đảm bảo yêu cầu về thông tin, liên
lạc, giao tiếp, tổ chức sắp xếp các công việc hàng ngày, quản lí lịch làm việc, sắp xếp
và quản lí hội nghị hội thảo … nhằm phục vụ cho hoạt động của người lãnh đạo, một
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Thư ký văn phòng cũng có thể hiểu là những thư ký riêng của những người lãnh
đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhưng công việc chủ yếu của họ cũng phải
liên quan dến các vẫn đề về hành chính, văn phòng. Các thư ký riêng khác (thư ký
chuyên môn về các lĩnh vực ngoài văn phòng) đều không phải là thư ký văn phòng.
 Nhiệm vụ của người thư kí văn phòng:

Đối với các thủ trưởng cơ quan, doanh nghiệp, hoặc một số nhân vật cao cấp
khác, do hoạt động lãnh đạo, quản lý, tổ chức và điều hành quá phức tạp, chiếm nhiều
thời gian, nên họ cần có một hoặc nhiều thư ký văn phòng để giúp việc tổ chức văn bản,
cung cấp thông tin, giải quyết các thủ tục hành chính, sắp xếp công việc... Đối với người
lãnh đạo, các công việc thuộc lĩnh vực hành chính này thường được giao trực tiếp cho

5


một hoặc nhiều thư ký văn phòng. Những thư ký văn phòng này có thể được gọi là thư
ký riêng không chỉ là thư ký văn phòng mà còn có thể là thư ký chuyên môn khác.
Mặc dù làm việc trong một văn phòng hay làm việc trực tiếp với người lãnh
đạo, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng cũng thường bao gồm một số vấn đề sau:
- Thu thập, xử lí và cung cấp những thông tin cần thiết về lĩnh vực mà mình
được giao phụ trách để phục vụ cho yêu cầu của người lãnh đạo hoặc hoạt động quản
lí của cơ quan
- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp và quản lí các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu
- Tổ chức, sắp xếp các hoạt động của một cơ quan hoặc của người lãnh đạo
- Giải quyết các thủ tục hành chính để bảo đảm cơ sở vất chất và kinh phí cho
hoạt động của cơ quan và của người lãnh đạo
- Lên kế hoạch thực hiện công việc, đánh giá và kiểm tra hiệu quả công việc
- Trực tiếp quản lí và lên kế hoạch thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của
lãnh đao, hướng dẫn thực hiện các công việc quan trọng
- Giúp cơ quan và lãnh đạo trong các hoat động liên lạc và giao dịch
Mỗi nhiệm vụ lại bao gồm nhiều công việc cụ thể khách nhau. Vì vậy, ở những
cơ quan lớn, có phạm vi quản lý rộng có thể nhiều thư ký văn phòng cũng được giao
đảm nhận một nhiệm vụ nhưng công việc cụ thể lại khác nhau.
Để đảm nhận được những nhiệm vụ nêu trên, các thư ký văn phòng cần phải
đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:
- Nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, thu thập

và xử lý những thông tin có liên quan đến chuyên môn mà mình được giao phụ trách
- Tham mưu (phản ánh tình hình, đề xuất ý kiếm và các biện phát giải
quyết...) cho lãnh đạo về những vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình được
giao phụ trách.
- Biết thể hiện những ý tưởng, quyết định của thủ tướng cơ quan hoặc đơn vị
(có liên quan đến chuyên môn) của thủ trưởng cơ quan đơn vị.
- Trong quá trình thực hiện, người thư ký văn phòng cần phải thường xuyên
tổng kết những kết quả đạt được cũng như những vướng mắc, tồn tại. Trên cơ sở đó,
phân tích kết quả và phản ánh, đề xuất với cấp trên những biện pháp đề kịp thời xử lý
và giải quyết.

6


- Biết phối hợp với các thư ký khác, các bộ phận khác trong cơ quan để hoàn
thành tốt các công việc được giao
- Ngoài ra, người thư ký văn phòng còn phải biết thiết lập mối quan hệ với các
cơ quan, khách hàng ở bên ngoài thường xuyên có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn
mà mình được giao phụ trách, để giúp cơ quan mở rộng quan hệ nâng cao uy tín.
Đối với những người được giao đảm nhận nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành bộ
phận văn phòng (như Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính) còn gọi la thư
ký điều hành – thì ngoài những yêu cầu cơ bản trên đây, những người này còn phải:
- Nắm vững những nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của cơ quan và các đơn vị
để lên kế hoạch tổ chức, sắp xếp, điều hành các hoạt động đó sao cho nhịp nhàng và có
hiệu quả cao.
- Nắm vững và có khả năng điều chỉnh hoạt động của một nhóm các thư ký văn
phòng do mình phụ trách.
- Biết phối hợp công việc của mình với hoạt động của người lãnh đạo cơ quan.
 Vị trí của người thư kí văn phòng
- Thứ nhất, thư kí văn phòng là những người đóng góp phần đảm bảo và cung

cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lí của cơ quan và người
lãnh đạo
- Thứ hai, thư kí văn phòng là những người đóng góp phần bảo đảm cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị và hoạt động của người lãnh đạo được đều đặn và thông suốt
- Thứ ba, thư kí văn phòng (nhất là thư kí điều hành) trong một chừng mực nào
đó, còn gọi là người tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
- Thứ tư, thư kí văn phòng là mắt xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của
cơ quan cũng như của người lãnh đạo
- Thứ năm, các thư kí văn phòng, do tính chất công việc còn là những người
thân cận nhất, được thủ trưởng cơ quan tin cậy
1.1.2. Các yêu cầu cơ bản đối với người thư kí văn phòng
- Nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, thu thập
và xử lí những thông tin có liên quan đến chuyên môn mà mình được giao phụ trách

7


- Tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề thuộc về chuyên môn mà mình được
giao phụ trách
- Biết thể hiện những ý tưởng, quyết định của thủ trưởng cơ quan hoặc của công
ty, cơ quan, đơn vị
- Trong quá trình thực hiện, người thư kí văn phòng cần phải thường xuyên tổng kết
những kết quả đạt được cũng như những vướng mắc, tồn tại. Trên cơ sở đó, phân tích kết
quả và phản ánh, đề xuất với cấp trên những biện pháp kịp thời xử lí và giải quyết
- Biết phối hợp với các thư kí khác, các bộ phận khác trong cơ quan để hoàn
thành tốt công việc được giao
- Ngoài ra, người thư kí văn phòng còn phải biết thiết lập mối quan hệ với các
cơ quan, khách hàng ở bên ngoài thường xuyên có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn
mà mình được giao phụ trách, để giúp cơ quan mở rộng quân hệ, nâng cao uy tín

- Bên cạnh đó, người thư kí còn phải năm vững những nhiệm vụ và hoạt động
chủ yếu của cơ quan và các đơn vị để lên kế hoạch tổ chức, sắp xếp, điều hành các
hoạt động đó sao cho nhịp nhàng và có hiệu quả cao
- Nắm vững và có khả năng điều chỉnh hoạt động của một nhóm các thư kí văn
phòng do mình phụ trách
- Biết phối hợp công việc của mình với hoạt động của người lãnh đạo cơ quan.
1.1.3. Phân loại thư kí văn phòng
Thư kí văn phòng được phân liệu theo nhiều căn cứ khác nhau:
 Nếu căn cứ vào công việc chuyên môn, thư kí văn phòng có thể phân thành
- Thư kí phụ trách văn thư
- Thư kí phụ trách công việc tổng hợp thông tin và biên tập văn bản
- Thư kí phụ trách về lưu trữ hồ sơ
- Thư kí kế toán
- Thư kí phụ trách thông tin liên lạc
- Thư kí phụ trách vật tư, thiết bị văn phòng.
 Dưới góc độ quản lí, nếu căn cứ vào chức trách được giao, người ta chia thư
kí văn phòng thành 2 loại:
- Thư kí điều hành
- Thư kí chuyên môn

8


 Nếu căn cứ theo trình độ chuyên môn, các thư kí văn phòng có thể chia thành
- Thư kí cao cấp
- Thư kí trung cấp
- Thư kí sơ cấp
1.1.4. Vai trò của người thư kí văn phòng
- Thứ nhất, thư kí văn phòng là người góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin
kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lí của cơ quan và người lãnh đạo

- Thứ hai, thư kí văn phòng là những người góp phần đảm bảo cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị và hoạt động của người lãnh đạo được đều đặn và thông suốt, để
có thể quản lí và điều hành, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và những người lãnh
đạo phải tiến hành hàng loạt các hoạt động động cụ thể như: hội họp, đàm phán, kiểm
tra, ra quyết định, giao tiếp…
- Thứ ba, thư kí văn phòng trong một chừng mực nào đó, còn là người tham
mưu, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng
- Thư tư, thư kí văn phòng là mắt xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của
cơ quan cũng như của người lãnh đạo. Chúng ta đều biết rằng, không một cơ quan,
đơn vị nào mà lại không có bất cứ một mối liên hệ nào với bên ngoài. Hoạt động của
cơ quan, tổ chức, một doanh nghiệp luôn gắn liền với các mối quan hệ cấp trên, cấp
dưới, ngang cấp, quan hệ với những cơ quan tổ chưc nước ngoài, quan hệ với chính
quyền và nhân dân địa phương … các thư kí văn phòng thông qua công việc đã góp
phần quan trọng vào việc duy trì các mối quan hệ đa chiều của cơ quan. Thái độ và
phong cách làm việc của các thư kí văn phòng có thể góp phần tăng cường, mở rộng
các mối quan hệ đó, nhưng đồng thời cũng có thể gây ảnh hưởng theo chiều ngược lại
- Thứ năm, trong một chừng mực nào đó, các thư kí văn phòng, do tính chất
công việc còn là những người thân cận nhất, được thủ trưởng cơ quan tin cậy, là cánh
tay đắc lực giúp lãnh đạo trong quá trình lên kế hoạch, sắp xếp, xử lí và giải quyết
công việc.

9


1.1.5. Những năng lực cần thiết
 Năng lực chuyên môn
- Thứ nhất, hiểu sâu sắc về nghề của mình: Để có thể hoàn thành tốt các công
việc được giao, người thư kí văn phòng phải hiểu biết về nghề nghiệp của mình cả về
thực tiễn và lý luận; đồng thời biết so sánh, đối chiếu giữa lí luận với thực tiễn ở cơ

quan, đơn vị để tìm ra các biện pháp phù hợp để giải quyết
- Thứ hai, thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu: Đây
cũng là một yêu cầu về mặt chuyên môn. Người thư kí văn phòng không chỉ hiểu nghề
mà còn phải thành thạo. Yêu cầu này đồi hỏi mỗi thư kí văn phòng phải thao tác thành
thạo và đúng yêu cầu các nghiệp vụ chuyên môn thuộc nhiệm vụ của mình được giao
đảm nhận. Mỗi nhiệm vụ có những nghiệp vụ chuyên môn riêng
- Thứ ba, đây là yêu cầu cao hơn về năng lực chuyên môn. Để có được những năng
lực chuyên môn, có khả năng truyền tốt, người thư kí văn phòng cần phải được đào tạo cơ
bản về nghề, đồng thời phải không ngừng đúc rút những kinh nghiệm về nghề từ trong thực
tiễn đạt được, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác
 Sự hiểu biết xã hội
- Đây là một năng lực rất cần thiết đối với thư kí văn phòng, nhất là các thư kí
đang làm việc trong các cơ quan nhà nước có phạm vi quản lí rộng lớn, bao quát hoặc
trong văn phòng hiện đại của các doanh nghiệp, công ty. Để có được những hiểu biết
xã hội rộng lớn, người thư kí văn phòng cần phải đọc nhiều sách, báo để trau dồi tri
thức, đồng thời tăng cường giao tiếp, học hỏi bạn bè, đồng nghiệp và không ngừng học
tập để nâng cao trình độ.
 Khả năng thao tác các kĩ năng cơ bản của nghiệp vụ văn phòng
- Hoạt động của văn phòng bao gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau. Giữa các nghiệp
vụ đó đòi hỏi các thư kí văn phòng không chỉ hiểu sâu sắc và thành thạo các nghiệp vụ
chuyên môn của mình mà còn phải biết một số kĩ năng có tính phổ cập khác, để có thể phối
hợp và hỗ trợ các đồng nghiệp trong hoạt động chung của văn phòng
- Ngoài những kí năng cơ bản như nghe, nói, đọc, viết, các thư kí văn phòng cần
hiểu biết và sự dụng được một số trang thiết bị văn phòng như: máy chữ, máy tính,
máy photo,.. Những kĩ năng này càng thành thạo thì công việc của người thư kí văn
phòng càng thuận lợi

10

 Trình độ ngôn ngữ
- Năng lực này được đặt đối với hầu hết các thư kí văn phòng, vì ngôn ngữ là
phương tiện giúp các thư kí hiểu và xử lí thông tin trong văn bản, đạt hiệu quả trong
giao tiếp
- Trình độ ngôn ngữ nói đến ở đây trước hết là khả năng hiểu biết và sử dụng
Tiếng Việt, rồi sau đó mới là tiếng nước ngoài.
 Năng lực quản lí thời gian
- Đây là năng lực hết sức cần thiết đối với người thư kí văn phòng. Năng lực
này đòi hỏi người thư kí văn phòng phải có năng lực quản lí thời gian cụ thể:
+ Phải nắm vững quỹ thời gian tối đa và tối thiểu mà người thư kí có tđược để
giải quyết các công việc cơ quan
+ Nắm vững các nhiệm vụ cụ thể được giao và lượng thời gian cần thiết để giải
quyết các công việc đó
+ Biết sắp xếp công việc và phận bố thời gian cho công việc để giải quyết các
công việc đó một cách cần thiết và biết tránh lãng phí thời gian
+ Khả năng tổ chức và điều hành công việc của tập thể những người lao động
trong văn phòng
+ Khả năng phân tích và dự báo
+ Khả năng khôi hài khi cần thiết
1.1.6. Những phẩm chất cần thiết
- Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp
- Có ý thức kỉ luật, tự giác và triệt để trong công việc
- Cẩn thận và chu đáo
- Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết
- Kín đáo
- Năng động và nhiệt tình
- Tương trợ và đoàn kết
1.1.7. Nguyên tắc xây dựng quản lí công việc của thư kí văn phòng
Để xây dựng công việc của thư kí văn phòng cho Công ty và người lãnh đạo,
người thư kí văn phòng cần phải nắm vững một số nguyên tắc sau:

11


 Nguyên tắc không trùng lặp
Nguyên tắc này đòi hỏi khi xếp lịch, công việc trong cơ quan không được để
cho các hoạt động bị trùng lặp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm, con người.
Xét cho cùng, các hoạt động đều có liên quan đến ba vấn đề cơ bản, đó là:
- Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc.
- Địa điểm là nơi hoạt động đó được thực hiện (khu vực địa lý, hội trường,
phòng họp).
- Con người tham gia vào hoạt động đó.
Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố trên thì một trong số các
hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được.
 Nguyên tắc ưu tiên
Khi sắp xếp các chương trình làm việc của Công ty cũng như công việc của
người lãnh đạo, cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của hoạt
động đó. Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì cần ưu tiên
sắp xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian
trước hoặc sau. Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia đông cần được
ưu tiên về mặt địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi. Nhưng nếu số lượng ít, lại
là những người có quan hệ đặc biệt với Công ty hoặc người lãnh đạo thì nên bố trí lại
các phòng họp nhỏ, không gần nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị tốt về
âm thanh, ánh sáng.
Để thực hiện được nguyên tắc này, yêu cầu người thư kí văn phòng phải nắm
được các công việc cụ thể của công ty, lãnh đạo để có kế hoạch sắp xếp và bố trí hợp
lí. Mặt khác, thư kí văn phòng cũng cần đề nghị các bộ phận trong Công ty khi đưa
lịch cần cho biết hoạt động nào không thể trì hoãn, hoạt động nào có thể xếp lùi lại
hoặc sớm hơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho phù hợp. Đồng thời, để thực
hiện các hoạt động này, các bộ phận phải cung cấp đầy đủ cho thư kí văn phòng các

thông tin cần thiết như: Thành phần tham dự, thời gian dự kiến, yêu cầu về địa điểm,
kinh phí và trang thiết bị…
 Nguyên tắc dự phòng
Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp lịch cần phải có các phương án dự phòng,
bởi lẽ trong thực tế không phải mọi hoạt động đều diễn ra như đã định.

12


Nguyên tắc dự phòng còn được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các hoạt
động của người lãnh đạo, cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp thời di
chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác.Thời gian đó được gọi là thời gian dự phòng.
 Nguyên tắc điều chỉnh lịch
Về cơ bản, công việc đã sắp xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi, nhưng
cũng không có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều là bất biến. Vì vậy, khi có
những tình huống đột suất xảy ra, hoặc vì một điều kiện, một lý do nào đó, cần nhanh
chóng xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (có thể điều
chỉnh về mặt thời gian, địa điểm, nhân sự). Tuy nhiên, người thư kí văn phòng cần lưu ý
rằng việc điều chỉnh lịch phải được hạn chế tối đa vì sự điều chỉnh đó sẽ làm ảnh hưởng đến
hoạt động chung của Công ty cũng như hoạt động của người lãnh đạo, thậm chí gây ra
những hậu quả khó lường hoặc gây lãng phí về thời gian, công sức và tiền của.
Do vậy, chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những điều kiện sau đây:
- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành
phần mời tham dự).
- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm
không quá xa, không gây khó khăn cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng
thêm chi phí lớn về kinh tế.
- Nếu thay đổi về nhân sự thì phải được báo trước và đảm bảo không ảnh hưởng
đến mục đích cơ bản của hoạt động đó.
1.1.8. Những việc cần khi tiến hành xây dựng công việc

Để xây dựng công việc cho Công ty và người lãnh đạo, người thư kí văn phòng
cần thực hiện một số nghiệp vụ sau đây:
- Đề ra quy định cho các bộ phận, các Công ty dự kiến kế hoạch cho tuần sau,
tháng sau và gửi lên văn phòng vào cuối tuần, cuối tháng.
- Các bộ phận cần cử các nhân viên có kinh nghiệm và nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty, tập hợp đề nghị của các bộ phận, kết hợp dự
kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn Công ty và công
việc cho bộ phận lãnh đạo.
- Khi xây dựng công việc phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản. Các công việc
cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động và thành phần tham dự.

13


Trong đó cần ghi rõ trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạo vào các hoạt
động cụ thể.
- Trong khi xếp lịch, người thư kí văn phòng cần trao đổi với bộ phận, lãnh đạo
để xin ý kiến chỉ đạo và trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động
sao cho phù hợp và hiệu quả. Công việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại
trước khi gửi đi các nơi. Công việc cụ thể phải được gửi đến cho người lãnh đạo ở tất
cả các bộ phận trong Công ty vào ngày làm việc cuối tuần.
Tóm lại, sắp xếp và quản lí công việc của thư kí văn phòng là một nghiệp vụ
khá phức tạp, vì vậy cần phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ
chức, điều hành, phải nhanh nhạy và linh hoạt.
1.1.9. Mô tả công việc cụ thể của người thư kí văn phòng tại Công ty
(1) Soạn thảo tiếp nhận và xử lí văn bản, hợp đồng kinh doanh
- Soạn thảo và ban hành văn bản theo sự chỉ đạo của giám đốc và các công việc
liên quan
- Soạn thảo công văn quyết định và văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định
nội quy của cơ quan

- Xử lý các thư từ giao dịch từ bên ngoài
- Thông báo nội dung các cuộc họp, giao ban hàng tuần, tháng, thông báo các
hoạt động và kế hoạch làm về của cơ quan tới các bộ phận
-Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh, các biên lai, phiếu thu và các văn bản khác
-Các báo cáo sơ kết, tổng kết các hoạt động của cơ quan
(2) Tổ chức các cuộc họp, hội thảo
- Tìm hiểu mục đích của cuộc họp, hội thảo
- Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội thảo
- Chuẩn bị các văn bản giấy tờ cần thiết cho cuộc họp, hội thảo
- Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị
- Kiểm tra danh sách khách mời, đại biểu và đón tiếp đại biểu
- Điều hành chương trình cuộc họp, hội thảo
- Ghi biên bản các cuộc họp, hội thảo
- Sau khi cuộc họp kết thúc tiến hành thu thập các tài liệu liên quan để lập hồ sơ
của cuộc họp

14


- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn
trả trang thiết bị cho các bộ phận chức năng
- Thu tập các hóa đơn chứng từ có liên quan đến các chi phí cho cuộc họp, hội thảo
- Biên tập và soạn thảo một số thư từ theo yêu cầu của người lãnh đạo
(3) Quản lý và lưu trữ tài liệu, văn bản
- Các thư kí cẩn chuẩn bị các bìa, cặp, hộp trên đó ghi các phần công việc được
giao phụ trách, có sự phân loại rõ ràng đối với từng công việc của từng bộ phận
- Các thư ký cần có một cặp hồ sơ nguyên tắc, trong đó sưu tầm tất cả các văn
bản về pháp luật và những văn bản liên quan đến công việc mà mình phụ trách
- Đối với những văn bản đã xử lý xong cần được tiến hành phân loại và xác
định giá trị lưu trữ của từng văn bản

- Sau khi giải quyết công việc thư ký cần phải lập hồ sơ
- Đối với các thư ký văn phòng chuyên trách công tác lưu trữ: Có nhiệm vụ
tham mưu cho lãnh đạo và thủ trưởng cơ quan để ban hành các văn bản chỉ đạo hướng
dẫn các công tác lưu trữ ở cơ quan
+ Thu tập hồ sơ hiện hành ở các bộ phận trong công ty, kiểm tra và ghi nhận
biên bản giao nhận
+ Sau khi thu tài liệu, các bộ lưu trữ phải tiến hành chính lý khoa học, áp dụng
các biện pháp bảo quản tài liệu và tổ chức các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu
có hiệu quả
(4) Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và người
lãnh đạo
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục
vụ việc quản lý điều hành.
- Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến
vào biên bản.
- Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân
để họ góp ý bằng văn bản.
- Quản lí thời gian đi làm của nhân viên, chấm công cho nhân viên và quản lí
tiền lương

15


- Chương trình, hoạt động, kế hoạch của công ty trong 1 tuần, tháng, quý, năm
- Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên môn tại phòng làm việc
- Tiếp khách và làm việc với khách hàng
(5) Tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin
- Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh
đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.

- Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và
đảm bảo bí mật.
- Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
- Thu thập thông tin một các nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng
thông tin đối với công việc
- Tìm hiểu một cách chính xác vyêu cầu của lãnh đạo và bộ phận cần thông tin
(6) Đón tiếp khách hàng, ghi nhận và chuyển các cuộc điện thoại của
khách hàng
- Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
- Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà
không được để ý đến.
- Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
- Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.
- Ghi chép lại thông tin của khách hàng và kịp thời báo cáo các nội dung quan
trọng cho cấp trên
(7) Tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ cơ quan và của người lãnh đạo
- Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến,
thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng
- Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu,
cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy)
- Đặt vé phương tiện giao thông
- Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ vị trí, các loại phòng, giá cả, phương thức đặt

16


- Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi
riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ…)

- Tạm ứng và quyết toán chi phí.
(8) Đánh giá hiệu quả công việc
- Khi xây dựng kế hoạch cân phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
- Cần có sự hướng dẫn cụ thể và quy định rõ đối với từng công việc
- Các bộ phận cần phải phân chia công việc phù hợp với chuyên môn và khả
năng của từng người
- Các bộ phận cần họp bàn để xác định phương án và thời gian cụ thể cho từng
công việc được giao
- Khi kết thúc công việc cần viết báo cáo chi tiết hiệu quả công việc đã đạt
được và gửi cho thư kí văn phòng
- Thư ký văn phòng cần có sự tổng hợp và đánh giá hiệu quả công việc theo
hướng khách quan và chủ quan để đưa ra một cái nhìn toàn diện toàn diện về chất
lượng và hiệu quả mà các bộ phận đã đạt được
- Thư kí văn phòng tổng hợp và hoàn thiện báo cáo đánh giá hiệu quả công
việc của các bộ phận, đồng thời đưa ra những nhận xét về hiệu quả công việc.
(9) Báo cáo kết quả công việc cho cấp trên
- Sau khi hòa thư kí văn phòng tổng hợp và hoàn thiện báo cáo đánh giá hiệu
quả công việc của các bộ phận, đồng thời đưa ra những nhận xét về hiệu quả công việc
và gửi lên cho cấp trên
- Đưa ra những đánh giá về hiệu quả công việc
- Thảo luận và tiến hành đánh giá
- Lắng nghe ý kiến đóng góp và chỉ đạo của cấp trên
- Xếp loại hiệu quả công việc của từng bộ phận và đưa ra ý kiến đóng góp với
bộ phận chưa hoàn thành tốt công việc được giao
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel
1.2.1. Giới thiệu về Microsoft Excel
Microsoft Excel (Hay gọi tắt là Excel) nằm trong bộ Microsoft Office của hãng
phần mềm Microsoft.

17

Microsoft Excel là một phần mềm hay chương trình ứng dụng, khi mà chạy
chương trình ứng dụng này nó sẽ tạo ra một bảng tính. Bảng tính của Excel bao gồm
nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột. Và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc
thực hiện:
 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ
 Tự động hóa các công việc bằng các macro
 Và nhiều ứng dụng khác để giúp có thể phân tích nhiều loại hình bài toán
khác nhau.
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc
(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet
(bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với
nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart
sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được
gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các
dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và
1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.
Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột
vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

18

Hình 1.1: Cây Workbook
1.2.1.1 Các thành phần của Workbook

Hình 1.2: Giao diện của Excel 2010
1.2.1.2 Giao diện Excel
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở
tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống
như thực đơn File của các phiên bản trước.

19


Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay
sử dụng nhất. Nhấn vào

để mở danh mục các lệnh và

vào các lệnh cần cho hiện

lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn
More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.

Hình 1.3: Các lệnh trong thực đơn Office

20