Tin học hóa trong công tác quản lý văn bản đi, đến tại văn phòng ban tuyên giáo trung ương

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại Trường ĐH Công nghệ thông tin và
truyền thông Thái Nguyên, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của qúy
thầy cô và nhà trường. Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Em xin trân thành cảm ơn
các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình hướng dẫn, giảng
dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện.
Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Thầy giáo Vũ Xuân Nam, đã định hướng và
tận tình giúp đỡ cho em về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ
thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái
Nguyên đã hướng dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện khóa
luận tốt nghiệp.
Xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo và cán bộ tại Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung
ương đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành khóa luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên
không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân em chưa thấy được. Em rất
mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo và các bạn để bài khóa luận của em được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

Sinh viên

Trần Kim Uyên

i

năm 2017

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu độc lập, được thực hiện trong quá trình
thực tập tại Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều
nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên
cứu khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây.

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN .............................. 3
1.1. Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản............................................................ 3
1.1.1. Khái niệm và nguyên tắc chung ................................................................. 3
1.1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ quản lý văn bản ..................................................... 4
1.1.3. Chức năng của việc quản lý ....................................................................... 4
1.1.4. Ý nghĩa công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi, đến. ................ 5
1.1.5. Vai trò của văn bản .................................................................................... 5
1.1.6. Chức năng của văn bản .............................................................................. 6
1.2. Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội ... 8
1.2.1. Khái niệm .................................................................................................. 8
1.2.2. Thể loại văn bản của Đảng......................................................................... 9
1.2.3. Yêu cầu ................................................................................................... 12
1.2.4. Vị trí ........................................................................................................ 13
1.2.5. Ý nghĩa .................................................................................................... 13
1.3. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức

chính trị - xã hội .................................................................................................... 14
1.3.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị ................................................................ 15
1.3.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ .......................................................... 15
1.3.3. Những yêu cầu khác ................................................................................ 16
1.4. Vai trò, chức năng và mục đích của Công nghệ thông tin trong việc quản lý... 18
1.4.1. Vai trò của công nghệ thông tin trong việc quản lý .................................. 18
1.4.2. Chức năng khái quát của công nghệ thông tin trong việc quản lý ............. 18
1.4.3. Mục đích sử dụng của Công nghệ thông tin trong việc quản lý ................ 19
1.5. Giới thiệu công cụ quản lý văn bản – Phần mềm LIZARD ............................. 19
1.5.1. Giới thiệu về phần mềm LIZARD............................................................ 19
1.5.2. Chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản ..................................... 20

iii


Chương 2. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN
GIÁO TRUNG ƯƠNG .............................................................................................. 24
2.1. Khái quát chung về Ban Tuyên giáo Trung ương ............................................ 24
2.1.1. Lịch sử hình thành ................................................................................... 24
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tuyên giáo Trung ương ........................... 25
2.2. Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương ............................................ 27
2.2.1. Lãnh đạo hiện nay.................................................................................... 27
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương ..................................... 28
2.3. Tổ chức công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Ban tuyên giáo Trung ương .. 29
2.3.1. Tổ chức quản lý văn bản đi ...................................................................... 29
2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đến ................................................................... 35
2.4. Đánh giá thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Ban Tuyên giáo
Trung ương ................................................................................................... 43
2.4.1. Những kết quả đạt được trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại
Ban Tuyên giáo Trung ương .............................................................................. 43

2.4.2. Những tồn tại trong quá trình quản lý văn bản đi, văn bản đến................. 45
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIZARD NHẰM TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG .......................... 46
3.1. Nhu cầu tin học hóa công tác quản lý văn bản................................................. 46
3.2. Kết quả đạt được............................................................................................. 47
3.2.1. Cách đăng nhập ....................................................................................... 47
3.2.2. Nhập văn bản đi ...................................................................................... 51
3.2.3. Tìm kiếm văn bản đi theo tiêu thức .......................................................... 53
3.2.4. Nhập văn bản đến .................................................................................... 55
3.2.5. Tìm kiếm văn bản đến theo tiêu thức ....................................................... 57
3.2.6. Chỉnh sửa, xóa văn bản ............................................................................ 59
3.3.7. In báo cáo theo số văn bản đi và văn băn đến........................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 63

iv


BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản ......................................... 23
Hình 1.2. Màn hình đăng nhập phần mềm quản lý văn bản ........................................ 23
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của Ban tuyên giáo Trung ương ......................................... 28
Hình 2.2. Quy trình quản lý văn bản đi ...................................................................... 30
Hình 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ......................................................................... 32
Hình 2.4. Hình ảnh bên trong sổ đăng kí văn bản ...................................................... 32
Hình 2.5. Quy trình quản lý văn bản đến.................................................................... 36
Hình 2.6. Mẫu dấu đến............................................................................................... 39
Hình 2.7. Sổ đăng ký văn bản đến.............................................................................. 39
Hình 2.8. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ...................................................................... 40
Hình 2.9. Mẫu chuyển văn bản đến ............................................................................ 41

Hình 2.10. Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến .................................................... 43
Hình 3.1. Hình ảnh khi đăng nhập phần mềm quản lý văn bản ................................... 47
Hình 3.2. Chọn cấp sử dụng ....................................................................................... 48
Hình 3.3. Các cấp người sử dụng ............................................................................... 48
Hình 3.4. Đăng nhập tài khoản.................................................................................. 49
Hình 3.5. Lựa chọn tài khoản người dùng thích hợp. ................................................. 50
Hình 3.6. Màn hình chính sau khi đăng nhập ............................................................. 50
Hình 3.7. Truy cập sổ đăng ký văn bản đi .................................................................. 51
Hình 3.8. Cửa sổ nhập văn bản đi .............................................................................. 51
Hình 3.9. Dữ liệu văn bản đi ...................................................................................... 52
Hình 3.10. Truy cập số đăng ký văn bản đi ................................................................ 53
Hình 3.11. Chọn tiêu chí tìm kiếm văn bản đi ............................................................ 53
Hình 3.12. Chọn loại văn bản để tìm kiếm ................................................................. 54
Hình 3.13. Dữ liệu ..................................................................................................... 54
Hình 3.14. Truy cập sổ đăng ký văn bản đến.............................................................. 55
Hình 3.15. Cửa sổ nhập văn bản đến .......................................................................... 56
Hình 3.16. Dữ liệu văn bản đến ................................................................................. 56
Hình 3.17. Chọn tiêu chí tìm kiếm văn bản đến ......................................................... 57
Hình 3.18. Chọn loại văn bản để tìm kiếm ................................................................. 58

v


Hình 3.19. Dữ liệu ..................................................................................................... 58
Hình 3.20. In báo cáo văn bản theo số........................................................................ 59
Hình 3.21. Kết quả in báo cáo của văn bản đi ............................................................ 60
Hình 3.22. Kết quả in báo cáo văn bản đến ................................................................ 60

vi

LỜI MỞ ĐẦU
I.

Lý do chọn đề tài
Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin,

thời đại của khoa học và công nghệ, thời đại của nền kinh tế tri thức, thông tin giữ vai
trò quan trọng trong các lĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội. Cùng với
đó, việc tin học hóa trong việc quản lý văn bản hiện đại đã, đang và sẽ có những tác
động và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin đã
khẳng định là ngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý
nhân sự, quản lý văn bản… Các phương pháp pháp quản lý thủ công đã không còn phù
hợp và theo kịp nhu cầu của thực tế công việc đòi hỏi. Ta có thể nhận thấy một số yếu
kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: thông tin về đối tượng quản lý
nghèo nàn, không thường xuyên cập nhật, việc lưu trữ bảo quản khó khăn, không nhất
quán, dễ trùng lặp dẫn đến sai sót; mất nhiều thời gian và công sức trong việc thống
kê, tổng hợp…
Do đó việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác quản
lý là hết sức cần thiết, nó đạt hiệu quả cao về cả thời gian, không gian, đem lại lợi ích
về kinh tế, sự thuận tiện cho người sử dụng và mang tính chính xác cao… Việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn là một yêu cầu cấp thiết và
không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức cũng như một quốc gia nào.
Trong những năm gần đây, nước ta đã có những bước tiến vượt bậc để tiến kịp
xu thế đổi mới, phát triển trong khu vực và trên thế giới. Một trong các bước đi đúng
đắn của nước ta là việc ưu tiên phát triển công nghệ thông tin và ứng dụng tin học
trong công tác quản lý nói chung và trong từng lĩnh vực cụ thể nói riêng.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ

trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư
được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần
lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,
quản lý điều hành.
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò

1


quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính Đảng và
nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng
hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong
mỗi cơ quan.
Qua thời gian học tập tại Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông,
chuyên ngành Quản trị văn phòng, em đã phần nào hiểu được yêu cầu của công tác
quản lý cũng như vai trò của tin học trong công tác quản lý và những ứng dụng cụ thể
trong từng công việc. Sau một thời gian tìm hiểu, được sự giúp đỡ tận tình của các cô
chú trong ban tuyên giáo trung ương em đã hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản lý văn bản
và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Vì vậy, em xin

được thực hiện đề tài: “ Tin học hóa trong công tác quản lý văn bản đi, đến
tại văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương”.
II. Mục tiêu của đề tài
- Xây dựng quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm nhằm:
 Nâng cao quy trình quản lý văn bản
 Dễ dàng tìm hiểu và theo dõi công tác quản lý văn bản đi, đến
 Việc ứng dụng và truy cập vào phần mềm được dễ dàng
III. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đề tài được thực hiện trong phạm vi kiến thức đã học và nghiên cứu thêm các
tài liệu tham khảo về công tác quản lý văn bản đi, đến và lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Ban Tuyên giáo Trung ương
- Ứng dụng phần mềm một cách hiệu quả vào công tác quản lý văn bản tại
cơ quan.
IV. Cấu trúc của đề tài:
Đề tài có cấu trúc gồm 3 phần:
Phần 1: Phần mở đầu
Phần 2: Nội dung
Chương I: Khái quát về công tác quản lý văn bản.
Chương II: Hiện trạng công tác quản lý văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương.
Chương III: Ứng dụng phần mềm LIZARD nhằm tin học hóa công tác quản lý
văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương
Phần 3: Phần kết luận.

2


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm và nguyên tắc chung
Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực
của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà
nước mà văn bản có nội dung và hình thức thể hiện khác nhau.
Văn bản là hoạt động của giao tiếp bằng ngôn ngữ, ngồm một hay nhiều câu,
nhiều đoạn và có những đặc điểm cơ bản sau: thể hiện và triển khai chủ đề một cách
chọn vẹn; các câu liên kết chặt chẽ, văn bản được xây dựng với kết cấu mạch lạc; biểu
hiện tính hoàn trỉnh của nội dung nhằm thực hiện một hoặc một số mục đích giao tiếp

nhất định.
Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT – BNV “Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật),
đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu
quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc qua con đường bưu điện… được gọi
chung là văn bản đến.
Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT- BNV “Văn bản đến là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản Fax, VB được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến
cơ quan, tổ chức.
Văn bản nội bộ là các văn bản cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành và gửi
cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ để trao đổi công
việc. Văn bản nội bộ gồm các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao
văn bản… Văn bản nội bộ do bộ phận chuyên môn soạn thảo, được lãnh đạo cơ quan
thông qua và kí duyệt. Sau đó, bộ phận văn thư làm các thủ tục để ban hành.

3


Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiên cứu nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, tổ chức.
Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin và quyết định quản lý thành văn
viết do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục,
quy chế do pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hậu
quả pháp lý cụ thể.

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải
là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối tượng và
một khách thể nào.
Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều
hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm
công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp,
truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách
hành chính- công vụ.
1.1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ quản lý văn bản
- Thống nhất việc tiếp nhân, phát hành, lưu trữ văn bản đi đến ở bộ phận văn
thư cơ quan.
- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải
quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giúp giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo
quản sạch sẽ và thu hổi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
đúng thời hạn.
1.1.3. Chức năng của việc quản lý
- Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở đây là công cụ, là phương tiện
để tổ chức có hiệu quả các công việc. Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là

4


cơ sở quan trọng giúp các nhà lãnh đạo quản lý tổ chức công việc của mình, kiểm tra
cấp dưới theo yêu cầu quản lý và lãnh đạo.
- Nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm
tra, điều hành các quyết điịnh cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra… đều cần văn bản.

- Hơn thế nữa, tổ chức hoạt động quản lý thông qua văn bản quản lý Nhà nước
để tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi
loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học.
- Chức năng quản lý văn bản phải gắn liền với tính thiết thực của chúng trong
hoạt động của bộ máy quản lý.
- Những văn bản không chỉ ra được khả năng để thực hiện, thiếu tính khả thi,
không giúp cho các cơ quan bị quan lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể của mình thì dần
dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tôn trọng văn bản và do đó văn bản quản lý Nhà
nước sẽ mất đi chức năng quản lý.
1.1.4. Ý nghĩa công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi, đến.
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ…
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
1.1.5. Vai trò của văn bản
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:
- Văn bản là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà
quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có
tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì
biến động khôn lường.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và
hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải
phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất
phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy
được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.

5

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý. Chủ tịch
Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết
đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua
chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết
vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại
văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các
văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ.
- Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được
văn bản hóa.
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật, hệ thống văn bản quản lý
nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội.
1.1.6. Chức năng của văn bản
 Chức năng thông tin.
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là
nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức
năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý
hay giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống
truyền đạt thông tin khác.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện sẽ giúp cho các cơ quan,
đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình.
 Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản
lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc
của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện,
tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.

6


- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động
quản lý.
Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, các
cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết
định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.
 Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do
pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết
định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh
lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân
văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để
tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở
xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan
tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các
hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý
và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ
trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành... giữa UBND tỉnh với UBND
huyện, các sở, ban, ngành.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải
quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.

- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ
sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết
các quan hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và
thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định
pháp luật về nội dung và thể thức.

7


Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về
hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản.
Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý
cho văn bản.
1.2. Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
1.2.1. Khái niệm
Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi
lại hoạt động của các tổ chức Đảng, do cấp uỷ, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của
Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương.
Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sử
dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở.
Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng ban hành văn bản phải phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Các văn bản của Đảng phải được viết bằng tiếng
Việt, phù hợp về thể loại và đúng về thể thức.
Văn bản của Đảng chỉ được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ bằng văn bản
của chính cơ quan đã ban hành, hoặc bằng văn bản của cơ quan Đảng cấp trên có thẩm
quyền.
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp
nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn

thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan,
tổ chức. Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ
chức chính trị - xã hội như sau:
Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính
trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và
sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ
quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị - xã hội. Hoạt động này trở thành hoạt động
thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh
đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức
chính trị - xã hội từ Trung ương tới địa phương.

8


1.2.2. Thể loại văn bản của Đảng
Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội
dung và mục đích ban hành của văn bản.
Các thể loại văn bản của Đảng gồm:
 Cương lĩnh chính trị
Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu,
đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định.
 Điều lệ Đảng
Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc
về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm,
nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng.
 Chiến lược
Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và
các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai

đoạn nhất định.
 Nghị quyết
Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị
cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính
sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
 Quyết định
Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định,
quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi
quyền hạn của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng.
 Chỉ thị
Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới
thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
 Kết luận
Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng
về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể.

9


 Quy chế
Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề
lối làm việc của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng.
 Quy định
Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ
thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong
hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ.
 Thông tri
Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan
Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị ... của cấp uỷ, hoặc thực hiện
một nhiệm vụ cụ thể.

 Hướng dẫn
Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản
của cấp uỷ hoặc của cơ quan Đảng cấp trên.
 Thông báo
Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để
các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
 Thông cáo
Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng.
 Tuyên bố
Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ
của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng.
 Lời kêu gọi
Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện
một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.
 Báo cáo
Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp uỷ,
tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.

10


 Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ
cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự,
cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
 Quy hoạch
Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn cho
một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiều năm.
 Chương trình
Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ

thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời
gian nhất định.
 Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải
quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
 Tờ trình
Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề,
một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
 Công văn
Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng.
 Biên bản
Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của
đại hội Đảng và các hội nghị của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng.
 Các loại giấy tờ hành chính như:
Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng thường dùng các giấy tờ hành chính sau đây:
- Giấy giới thiệu,
- Giấy chứng nhận ( hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận),
- Giấy đi đường,
- Giấy nghỉ phép,
- Phiếu gửi …

11


1.2.3. Yêu cầu
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a. Nhanh chóng
Là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ

quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét
mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh
chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải
quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn
giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
b. Chính xác
- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và
không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng,
dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban
hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần
thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định.
- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu
nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản...
c. Bí mật
Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính
chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật
của Đảng và Nhà nước.
Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng,
Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng
làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn …
d. Hiện đại:
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và
kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề
nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp

12

bách của mỗi các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình
hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức,
trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác
văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử
dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
1.2.4. Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan,
tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ
biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối
hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc
biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan
trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức
năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
1.2.5. Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với
cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều
phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng
đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì
văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

13

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công
việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ,
mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương,
đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong
văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng, tổ chức
tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để
mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng,
tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu
giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng
pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường
xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã
hội.
- Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục
vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.3. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức
chính trị - xã hội
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ
được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức
văn thư theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, người cán bộ văn thư các cơ quan,

tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

14


- Những yêu cầu khác
1.3.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những
hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó
có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn
thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải
được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, nơi cán bộ văn thư đang công tác.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của
Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật
của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị,
nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ
thường xuyên.
1.3.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên
hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ
về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều
kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp
vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho

nghiệp vụ chuyên môn của mình.
Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về
lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận
nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân
mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo
năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất. Quá

15


trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn
thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
1.3.3. Những yêu cầu khác
Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất
cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền
bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu
cầu dưới đây
1.3.3.1. Tính bí mật
- Có sự kín đáo.
- Có ý thức giữ gìn bí mật
- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn
bản, tài liệu trên bàn
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của
Đảng, bí mật của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
1.3.3.2. Tính tỉ mỉ
Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán
bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung.

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,
không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống
kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn ...
- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng
như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.
1.3.3.3. Tính thận trọng
Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách
thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi
ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy
định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh
phạm phải sai lầm.

16


1.3.3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng
Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư.
Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu
không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc.
Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình cán bộ văn thư làm
việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra
tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không
tốt đối với cán bộ văn thư.
1.3.3.5. Độ tin cậy
Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động
của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy. Do có nhiều
công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư.
Phần lớn lãnh đạo đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin
tưởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc.

Mặt khác, người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và
luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm
và tin cậy cán bộ văn thư.
1.3.3.6. Tính nguyên tắc
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của
Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng,
tổ chức chính trị - xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ, quy định về quản lý và sử dụng con dấu, v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào
người cán bộ văn thư phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm
trái quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức rằng không có bất cứ một
ngoại lệ nào trong các quy định.
Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của
Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm
quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.
1.3.3.7. Tính tế nhị
Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối
tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân

17


mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán
thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn bè đối với
đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn
cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó
trong công việc.
Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu
mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức Đảng. Điều đó giúp
cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của
mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.

1.4. Vai trò, chức năng và mục đích của Công nghệ thông tin trong việc quản lý
1.4.1. Vai trò của công nghệ thông tin trong việc quản lý
Trong những năm trở lại đây Công nghệ thông tin đã được coi là ngành công
nghệ mũi nhọn mang lại những lợi ích và có những tính năng to lớn trong việc trợ giúp
con người thực hiện các công việc tưởng chừng như không thể. Và một trong những tiêu
chuẩn để đánh giá đất nước là phát triển hay không là dựa vào tiêu chuẩn công nghệ.
Ở Việt Nam hiện nay công nghệ thông tin đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực
hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt. Người ta càng ngày càng tin công
nghệ thông tin thật sự là động lục phát triển của xã hội.
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý có ý nghĩa
sống còn, việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào để cải cách bộ máy quản lý,
nâng cao hiệu lực quản lý là một trong những ưu tiên hàng đầu của Đảng và Nhà nước
ta. Điều đó là yêu cầu cần thiết bởi chỉ có sự quản lý hiệu quả thì các tổ chức cá nhân
mới hoạt động tốt góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, tiến bước theo con đường
Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa.
1.4.2. Chức năng khái quát của công nghệ thông tin trong việc quản lý
Do xuất phát từ yêu cầu thực tế, ứng dụng phần mềm phải đảm báo xử lý được
dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và các yêu cầu tối thiểu như sau:
 Quản lý công việc cập nhập thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các văn loại bản (văn
bản đến hay văn bản đi, quyết định hay nghị quyết, thông tư…)
 Quản lý việc nhận văn bản, soạn văn bản, xử lý văn bản, gửi văn bản, lưu trữ
văn bản, in các báo cáo cần thiết, phê duyệt, bình luận …

18


 Phân loại văn bản, phân nhiệm vụ của mỗi người.
 Công cụ tìm kiếm nhanh gọn, hiệu quả, tiện lợi đem lại hiệu quả cao trong
việc quản lý.
 Hỗ trợ tra cứu văn bản khi có yêu cầu một cách nhanh nhất và chính xác nhất.

 Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện khối lượng văn bản nói
chung tại đơn vị.
1.4.3. Mục đích sử dụng của Công nghệ thông tin trong việc quản lý
1. Việc sử dụng Công nghệ thông tin trong việc quán lý sẽ giúp cho đơn vị tiếtt
kiệm được rất nhiều thời gian và kinh phí.
2. Tiết kiệm được không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho
đơn vị tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tiềm kiếm bất kỳ một văn bẩn, chứng từ nào.
3. Nó giúp xử lý một lượng văn bản lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo
tính an toàn và bảo mật.
4. Với hệ thống quản trị tác nghiệp thông nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả
các đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính.
5. Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu
cầu cần thiết của một phần mềm quản lý. Ngoài ra còn bao gôm các chức năng cơ bản
như chỉnh sửa, quán lý, tra tìm nhanh chóng … giải quyết được nhứng khó khăn của
đơn vị gặp phải giúp nâng cao hiệu quả công việc.
6. Tìm kiếm văn bản nhanh chóng đơn gian, thuận tiện.
1.5. Giới thiệu công cụ quản lý văn bản – Phần mềm LIZARD
1.5.1. Giới thiệu về phần mềm LIZARD
Phần mềm LIZARD (quản lý văn bản) là hệ chương trình quản lý văn bản và
hồ sơ công việc. Phần mềm sử dụng qua hệ thống mạng Lan, không giới hạn thời gian
sử dụng, phân cấp phân quyền đầy đủ. Phần mềm được đăng nhập sử dụng hệ thống
theo người dùng với đầy đủ các chức năng như quản lý văn bản, quản lý công việc
theo từng người dùng trong một hệ thống đơn vị và các chức năng khác.
Lizard đã có một thời gian dài được nghiên cứu và phát triển, ứng dụng thử
nghiệm tốt tại bộ phận văn thư lưu trữ của nhiều đơn vị. Tích hợp các văn bản hướng
dẫn chuyên ngành và cập nhật thông tin mới nhất về công tác văn thư lưu trữ.

19