Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại ủy ban nhân dân thành phố bắc kạn

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin Kinh tế, trường Đại học
Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện để em thực hiện
được đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn Thầy TS. Đoàn Đức Hải đã giảng dạy,
hướng dẫn, chỉ bảo cho em hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình
học tập. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, công chức tại Văn phòng UBND
thành phố Bắc Kạn, em đã thực hiện đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công
việc tại Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn”.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin
kinh tế, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ
bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành đề tài này trong khả năng cho phép nhưng do
thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự thông cảm, góp ý tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn. Em xin
chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Hứa Diệu Ly

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Nâng cao hiệu quả quản
lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn” là công trình nghiên
cứu của riêng cá nhân em, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội
dung này ở bất kỳ đâu. Các kết quả nghiên cứu và các số liệu trong bài báo cáo được
sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch. Bài báo

cáo này có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã
được công bố trên các website.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình!.
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Người cam đoan

Hứa Diệu Ly

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH .......................................................................................... vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................... vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................viii
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC ................................. 3
TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ................................................................................. 3
1.1. Tổng quan về lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức .................................................. 3
1.1.1. Hồ sơ ........................................................................................................................ 3
1.1.2. Lập hồ sơ công việc................................................................................................ 4
1.2. Phương pháp, nội dung lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập .................. 4
1.2.1. Phương pháp lập hồ sơ ........................................................................................... 4
1.2.2. Nội dung lập hồ sơ.................................................................................................. 4
1.2.3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập ............................................................................ 5
1.3. Quy trình và trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan ......................................................................................................... 6

1.3.1. Quy trình lập hồ sơ công việc ............................................................................... 6
1.3.2. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan .............................................................................................................................. 13
1.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.................................................................. 15
1.4.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................................................... 15
1.4.2. Thủ tục giao nộp ................................................................................................... 16
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI
UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN – TỈNH BẮC KẠN .............................................. 19
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Bắc
Kạn - tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 19
2.1.1. Chức năng của văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn ........ 19
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn tỉnh Bắc Kạn . 20

iii


2.1.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................... 22
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại UBND Thành Phố Bắc Kạn ........................... 22
2.2.1. Thực trạng về nguồn nhân lực ứng dụng CNTT............................................... 22
2.2.2. Mục tiêu ứng dụng CNTT năm 2017 ................................................................. 24
2.3. Quy trình quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn –
tỉnh Bắc Kạn ........................................................................................................... 26
2.3.1. Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ công việc trước khi sử dụng phần mềm Quản
lý hồ sơ công việc tại UBND thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn ........................... 26
2.3.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Thành phố
Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 27
2.4. Nhận xét, đánh giá thực trạng quy trình quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân
dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn................................................................... 32
2.4.1. Nhận xét, đánh giá chung .................................................................................... 32
2.4.2. Ưu điểm ................................................................................................................. 34

2.4.3. Nhược điểm ........................................................................................................... 35
2.4.4. Biện pháp khắc phục ............................................................................................ 36
Chương 3. NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC KẠN – TỈNH BẮC KẠN ..................................... 38
3.1. Giới thiệu về phần mềm QLVB&HSCV .......................................................... 38
3.1.1. Cơ sở pháp lý ........................................................................................................ 38
3.1.2. Mục tiêu xây dựng của phần mềm...................................................................... 38
3.1.3. Các chức năng cơ bản của phần mềm ................................................................ 39
3.1.4. Hiệu quả và tính ưu việt của Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc ...... 40
3.2. Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân thành phố Bắc
Kạn – tỉnh Bắc Kạn................................................................................................. 43
3.2.1. Lưu đồ quản lý hồ sơ công việc trên Phần mềm QLVB&HSCV tại UBND
thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn ............................................................................... 43
3.2.2. Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân thành phố
Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 45
3.2.3. Tra cứu hồ sơ......................................................................................................... 53
3.3. Đánh giá ứng dụng Phần mềm QLVB&HSCV tại Ủy ban nhân dân thành phố

iv


Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn.......................................................................................... 56
3.3.1. Kết quả đạt được ................................................................................................... 56
3.3.2. Tồn tại và nguyên nhân ........................................................................................ 57
3.3.3. Phương hướng phát triển ..................................................................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 63
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 64

v

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Mẫu chứng từ kết thúc ............................................................................... 10
Hình 1.2: Mẫu bìa hồ sơ ............................................................................................ 12
Hình 2.1: Thành ủy – HĐND – UBND Thành phố Bắc Kạn ...................................... 21
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn ............................. 22
Hình 2.3: Quy trình quản lý hồ sơ công việc .............................................................. 26
Hình 3.1: Giao diện trang chủ Phần mềm QLVB và HSCV ....................................... 40
Hình 3.2: Giao diện đăng nhập vào hệ thống.............................................................. 45
Hình 3.3: Giao diện sau khi đăng nhập ...................................................................... 45
Hình 3.4: Giao diện tạo lập hồ sơ xử lý văn bản ......................................................... 46
Hình 3.5: Giao diện hồ sơ xử lý văn bản được tạo hiển thị ......................................... 47
Hình 3.6: Giao diện danh sách văn bản đến ............................................................... 47
Hình 3.7: Giao diện hoàn thành hồ sơ xử lý văn bản .................................................. 48
Hình 3.8: Giao diện tạo lập hồ sơ giải quyết công việc .............................................. 49
Hình 3.9: Giao diện hồ sơ giải quyết công việc được hiển thị .................................... 49
Hình 3.10: Nhập các trường thông tin vào hồ sơ giải quyết công việc ........................ 50
Hình 3.11: Giao diện hồ sơ giải quyết công việc được tạo lập .................................... 50
Hình 3.12: Giao diện tạo lập hồ sơ văn bản liên quan ................................................ 51
Hình 3.13: Giao diện tạo lập hồ sơ văn bản liên quan được hiển thị ........................... 51
Hình 3.14: Nhập thông tin vào hồ sơ văn bản liên quan ............................................. 52
Hình 3.15: Giao diện hồ sơ văn bản liên quan được tạo lập........................................ 52
Hình 3.16: Giao diện tra cứu hồ sơ ............................................................................ 53
Hình 3.17: Giao diện tra cứu hồ sơ theo thời gian tạo hồ sơ ....................................... 54
Hình 3.18: Giao diện tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ..................................................... 54
Hình 3.19: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người xử lý chính ........................................ 55
Hình 3.20: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người phối hợp xử lý ................................... 55
Hình 3.21: Giao diện tra cứu hồ sơ theo tình trạng xử lý ............................................ 56
Hình 3.22: Giao diện tra cứu hồ sơ theo điều kiện tùy chọn ....................................... 56

vi


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Mẫu tờ mục lục văn bản............................................................................... 9
Bảng 1.2: Mẫu mục hồ sơ nộp lưu ............................................................................. 17
Bảng 3.1: Lưu đồ quản lý hồ sơ công việc trên Phần mềm QLHSCV ........................ 43

vii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ

1

CB - CC - VC

Cán bộ - Công chức - Viên chức

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

CNTT&TT

Công nghệ thông tin và truyền thông

4

CSDL

Cơ sở dữ liệu

5

ĐVBQ

Đơn vị bảo quản

6

HSGQCV

Hồ sơ giải quyết công việc

7

HSXLVB

Hồ sơ xử lý văn bản

8

QLVB&HSCV

Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

9

QLNN

Quản lý nhà nước

10

TTĐT

Thông tin điện tử

11

TT HĐND - UBND

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

viii


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi
hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin,
mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ đã được xem

như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát
triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến
chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức
và tiết kiệm. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong
công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường
định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ Trung ương đến địa phương,
không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư- lưu trữ trong
các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công
tác văn thư- lưu trữ.
Việc ứng dụng các phần mềm quản lý, hỗ trợ công việc ngày càng được quan
tâm và đưa vào ứng dụng tại các cơ quan, tổ chức. Ứng dụng các phần mềm hỗ trợ giải
quyết công việc giúp cho nhà quản lý lãnh đạo cơ quan làm việc một cách hiệu quả
nhất. Đồng thời, nhờ có sự ứng dụng của các phần mềm cũng giảm được sức lao động
mà công việc vẫn diễn ra một cách có hiệu quả. Nhận thấy sự cấp thiết đó, em đã mạnh
dạn đề xuất đề tài: “Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân
dân Thành phố Bắc Kạn”.
Đề tài này sẽ phần nào đưa ra được những nhận xét, những đánh giá tổng thể và
từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý hồ sơ công việc.
Với sự hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo TS. Đoàn Đức Hải đã giúp em hoàn
thành tiến độ của đề tài này. Tuy nhiên với những hạn chế về kiến thức và thời gian
nên không thể tránh khỏi sai xót, em rất mong nhận được những nhận xét góp ý chỉ
bảo của thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện.
2. Mục tiêu của đề tài
- Phân tích vấn đề lý luận về việc ứng dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ công
việc tại UBND.
- Đánh giá hiện trạng việc ứng dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ công việc
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, tồn tại và hạn chế sau khi ứng dụng phần
1

mềm tại cơ quan.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Công tác quản lý hồ sơ công việc tại UBND thành phố Bắc Kạn –
tỉnh Bắc Kạn.
- Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn
4. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
- Tin học hóa và thống nhất các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm,
xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các đơn vị hành chính.
- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình
trạng mất mát thông tin.
- Quản lý toàn bộ văn bản đi, văn bản đến, văn bản dự thảo…
- Quản lý các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển văn bản
- Quản lý lịch họp, lịch công tác, đăng ký xe, đăng ký phòng họp
- Trao đổi thông tin qua hệ thống Mail, Chat, tin nhắn SMS
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài
- Nâng cao khả năng quản lý công việc
- Gửi nhận văn bản nhanh hơn trong gửi nhận văn bản ở nội bộ tổ chức
- Tăng khả năng chia sẻ thông tin: Chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ
công việc hay được phân quyền truy nhập trực tiếp đến từng văn bản.
- Tiết kiệm chi phí: Góp phần giảm chi phí văn phòng với các chức năng tích
hợp với máy quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng.
- Quản trị hệ thống dễ dàng: Cho phép cài đặt và cấu hình ứng dụng dễ dàng
như: Thiết lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử; nhập danh sách
người dùng vào hệ thống; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua các báo cáo,
nhật ký vận hành hệ thống.
6. Bố cục trình bày
Đề tài Khóa luận tốt nghiệp bao gồm có 3 chương chính như sau:
Chương 1: Tổng quan về nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc trong cơ quan, tổ chức.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc tại UBND Thành phố
Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn.

Chương 3: Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công việc tại UBND Thành phố
Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn.
2


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Tổng quan về lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
1.1.1. Hồ sơ
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm, tính chất chung như tên loại văn
bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình thành trong quá trình giải quyết,
theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một
cá nhân.
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định,
tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn... theo một nội dung và thời gian nhất định cũng được
coi là một hồ sơ.
Một số loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra
cứu khi giải quyết công việc của cơ quan.
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ
thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên…)
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ
thiết kế thi công…
Việc lập hồ sơ công việc do công chức, viên chức hoặc người được giao nhiệm

vụ giải quyết vụ việc lập hồ sơ công việc. Công việc lập hồ sơ được tiến hành đồng
thời với quá trình giải quyết công việc, đảm bảo văn bản, tài liệu có trong hồ sơ phản
ánh đúng nội dung công việc. Chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu. Công
chức - viên chức phải biết chọn lựa tài liệu đưa vào hồ sơ và chọn lọc hồ sơ để lập
danh mục hồ sơ nộp lưu theo quy định.

3


1.1.2. Lập hồ sơ công việc
Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải
quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Việc lập hồ sơ công việc do công chức, viên chức hoặc người được giao nhiệm
vụ giải quyết vụ việc lập hồ sơ công việc. Công việc lập hồ sơ được tiến hành đồng
thời với quá trình giải quyết công việc, đảm bảo văn bản, tài liệu có trong hồ sơ phản
ánh đúng nội dung công việc. Chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu. Công
chức, viên chức phải biết chọn lựa tài liệu đưa vào hồ sơ và chọn lọc hồ sơ để lập danh
mục hồ sơ nộp lưu theo quy định.
1.2. Phương pháp, nội dung lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1.2.1. Phương pháp lập hồ sơ
- Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ tài liệu được duyệt (Danh mục hồ sơ năm
2012 được ban hành kèm theo Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2012 của Sở
Xây dựng Bắc Kạn).
- Dựa vào danh mục hồ sơ các đơn vị, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, trong
quá trình giải quyết công việc lần lượt đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ sơ vào
bìa hồ sơ, sau khi công việc kết thúc, hoàn thiện hồ sơ như sắp xếp văn bản, biên mục
hồ sơ… theo nội dung hướng dẫn sau:
1.2.2. Nội dung lập hồ sơ
 Viết bìa hồ sơ
Ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản theo bản danh mục hồ sơ

được duyệt (theo mẫu bìa in sẵn).
 Thu thập, cập nhật văn bản
- Văn bản nguồn có thể là “văn bản đến” hoặc là văn bản đề xuất;
- Dự thảo văn bản trả lời;
- Các ý kiến đóng góp (nếu có);
- Bản gốc văn bản;
- Bản chính văn bản đi;
- Một số tư liệu tham khảo để giải quyết công việc …
 Kết thúc hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ khi công việc đã được giải quyết xong, mỗi cán bộ, công chức
4


phải xem xét nếu còn thiếu công văn, giấy tờ thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ và loại
ra những văn bản trùng thông tin, những văn bản hết giá trị, những tài liệu không cần
thiết (bản nháp, bản thảo, giấy mời).
- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
+ Đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản: Sắp
xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản.
+ Đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, hồ sơ công việc: Sắp xếp theo thời gian diễn
biến của hội nghị, hội thảo, theo trình tự theo dõi giải quyết công việc.
+ Đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả: Sắp xếp theo
tầm quan của tác giả hoặc theo vần ABC…
- Nếu hồ sơ có ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình đi kèm thì cho vào phong bì và
được sắp xếp vào cuối hồ sơ, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc tra tìm.
- Xác định giá trị tài liệu
- Biên mục hồ sơ:
+ Đánh số tờ;
+ Viết mục lục văn bản;
+ Viết chứng từ kết thúc.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với
những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bản quản dài hạn (từ 20
năm trở lên) để quản lý văn bản và tra tìm tài liệu.
Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc vì công việc chưa giải quyết xong thì phải để
lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
1.2.3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ
- Các văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

5


1.3. Quy trình và trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan
1.3.1. Quy trình lập hồ sơ công việc
1. Bước 1: Mở hồ sơ
- Căn cứ vào danh mục hồ sơ cơ quan đã ban hành: Vào đầu năm từng cán bộ,
công chức, viên chức căn cứ vào Danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập
bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ.
- Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài bìa rõ số, ký hiệu và tiêu đề. Tiêu đề hồ
sơ cần ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung, sự việc của hồ
sơ. Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì lấy bìa
hồ sơ đế mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào bản danh mục hồ sơ.
2. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Khi hồ sơ được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, có những tài liệu giấy tờ đang
giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ,

công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, kịp thời các văn bản, tài liệu
đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó,
hồ sơ đó. Tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác, cần chú ý để thu thập những loại văn bản,
tài liệu khó thu thập như bài phát biểu của lãnh đạo, bản tham luận của đại biểu dự hội
nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến...
Các ví dụ:
+ Công chức phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một
lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ đó để lập hồ sơ.
+ Công chức phụ trách công tác văn phòng khi tổ chức Hội nghị thì phải thu
thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một Hội nghị đó để lập hồ sơ.
+ Trong cơ quan có cán bộ vi phạm phải xử lý kỷ luật thì tất cả văn bản, tài liệu
liên quan đến vụ xử lý kỷ luật đó phải được thu thập đầy đủ để lập hồ sơ.
3. Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc kết thúc, công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc.
Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ
6


sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản,
tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏ những văn bán nháp, tài liệu tham khảo, văn bản
trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ
cần giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản
chính để thay thế.
 Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo
đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự
việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện.
Lưu ý: Tùy theo từng hồ sơ mà lựa chọn cách sắp xểp cho phù hợp. Thông
thường có những cách sắp xếp sau:

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài
liệu. Sắp xếp theo thứ tự thời gian là những văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm
sớm thì sắp xếp lên trước. Văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm muộn thì xếp sau.
Cách sắp xếp này thường áp dụng đế sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ việc, hoặc áp dụng
đế sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc.
- Sắp xếp theo số văn bản: Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp văn
bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường dùng đế xếp
các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan (như các tập Nghị quyết, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư...).
- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Quá trình giải quyết công việc là
đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn
đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng "văn bản, tài
liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (Ví dụ: Sắp xếp một hồ sơ về thành lập một cơ quan, một
đơn vị...).
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:
+ Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác
nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp
trước, loại ít quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị...).
+ Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả quan
trọng hơn xếp trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như: Chính phủ trước các Bộ; các
7


tỉnh xếp trước các huyện...).
- Sắp xếp theo vần chữ cái: Trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên
địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C.
Ví dụ: Tỉnh Bắc Giang, Bắc Giang, Ninh Bình...
Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân thì Nguyễn
Văn A, Lê Văn C...
Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập báo cáo của nhiều địa phương;

các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...
Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
- Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế hoạch
hoặc báo cáo nói tới.
Ví dụ:
Kế hoạch công tác năm 2017 được ký ban hành từ cuối năm 2016 nhưng phải
sắp xếp vào năm 2017.
Báo cáo tổng kết năm 2016 nhưng làm vào đầu năm 2017 phải sắp xếp vào
năm 2016.
- Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào đầu năm mà kế hoạch
đó nói tới. Các bản báo cáo nhiều năm thì xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới.
Ví dụ:
Kế hoạch 2 năm 2016- 2017 sắp xếp vào năm 2016
Báo cáo 5 năm 2012- 2017 thì sắp xếp vào năm 2017
Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối
hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chú vào mục lục văn
bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm.
 Phân chia đơn vị bảo quản
Sau khi sắp xếp xong nếu số lượng văn bản, tài liệu quá 200 tờ nên chia thành
các tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào
mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.
 Đánh số tờ
- Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong
mỗi đơn vị bảo quản (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số tờ cho các đơn
8


vị bảo quản khác nhau. Ví dụ: Một hồ sơ gồm 06 tập, thì từng tập đánh sổ tờ từ 01 đến
hết số tờ của tập đó), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi.
- Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác

- Phương pháp đánh số tờ: Mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn
hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số ả Rập, bằng
bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi, có thể dùng
máy dập số để đánh số tờ.
Chú ý khi đánh số tờ:
+ Nếu một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh số 2 số. Một
tờ to thì gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một số.
+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở
ngoài bì.
+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số
+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thèm chữ cái a, b, c (Ví dụ:
15, 15a, 15b, 15c...) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc.
 Ghi mục lục văn bản
- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để
thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm nghiên cứu.
- Mục lục văn bản chỉ dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn. Những đơn vị bảo quản có thời hạn thì không cần ghi mục lục văn bản.
Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm),được
xếp lên đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ.
Bảng 1.1: Mẫu tờ mục lục văn bản
Số

Số và ký

Ngày tháng

Tác giả

Tên loại và trích

Tờ

Ghi

TT

hiệu văn

văn bản

văn

yếu nội dung văn

số

chú

bản

bản

4

5

6

7

bản
1

2

3

9


- Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản;
Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu;
Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản);
Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có trích yếu thì
đọc và tóm tắt nội dung để ghi);
Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ sổ mấy);
Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: Thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút
tích, mật...
 Viết chứng từ kết thúc
- Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý
của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo đồng
thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử
lý kịp thời.
- Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) hoặc in
vào cánh sau của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất.
Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có……....(1)….…..(2)……..tờ
Viết bằng chữ:……………………………………………

Mục lục văn bản có……….(1)………...(2)……...tờ
Đặc điểm và trạng thái của tài liệu…………………...........
…………………………………………………………......
……………………………………………………………..
……………………………………………………………..
Ngày…….tháng….…năm………..
Người lập hồ sơ
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Hình 1.1: Mẫu chứng từ kết thúc

10


Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc:
(1) Số lượng tờ: Ghi bằng số Ả Rập
(2) Số lượng tờ: Ghi bằng chữ
Trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu: Từ trang nào đến trang nào, giấy tốt hay
xấu, viết tay, chữ mờ, khó đọc, có bút tích sửa chữa...
 Viết bìa hồ sơ
- Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất do Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước) quy định;
- Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa
phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ
dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm.

11


30mm

……….…(1)………….
…………..(2)…………
Ký hiệu thông tin:……..
Số…......(6)........VT

Hồ sơ
.……………..(3)……………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
20mm

20mm

(Từ ngày………đến ngày……….)
Gồm:……..……………tờ.

Phông số …………….(4)
Mục lục số……………...

Thời hạn bảo quản

Hồ sơ số…………………

………(5)…….....

30mm

Hình 1.2: Mẫu bìa hồ sơ

12


- Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ:
(1) - Ghi tên cơ quan;
(2) - Tên đơn vị có hồ sơ;
(3) - Tiêu đề hồ sơ: Thông thường gồm các thành phần: Tên loại văn bản tài
liệu, tác giả, vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm, tiêu đề cần viết ngắn gọn, rõ ràng,
chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng.
Khi viết tiêu đề cần chú ý:
● Nếu hồ sơ là tập văn bản, tài liệu trao đổi, giao dịch giữa hai hay nhiều cơ
quan về một vấn đề nào đó dùng từ "công văn trao đổi";
● Nếu là tập Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị... thì gọi là tập Nghị quyết, Quyết
định, tập Chỉ thị...
● Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu
sớm nhất và ngày, tháng, năm văn bản muộn nhất trong hồ sơ;
● Số lượng tờ: Ghi chính xác số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không kể 1 tờ
mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc);
(4) - Phông số; mục lục số; hồ sơ số: Do cán bộ lưu trữ ghi;
(5) - Thời hạn bảo quản: Ghi vĩnh viễn, hoặc có thời hạn;
(6) - Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
1.3.2. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người
đưọc giao trách nhiệm
 Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ
quan, tố chức mình. Cụ thể:
+ Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành danh mục hồ sơ của

cơ quan, tổ chức;
+ Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
 Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
13


hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ
chức cấp dưới.
3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
- Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc
mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và
quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo
đúng thời hạn quy định.
4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn.
Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết
công việc hằng ngày.
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và
phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thông kê
và lập biên bản giao nhận.

5. Trách nhiệm của văn thư đơn vị
- Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác
định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.
- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan
6. Trách nhiệm của văn thư cơ quan
- Xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
- Đầu năm, văn thư sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức,
14


viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở danh mục hồ sơ, văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ
giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
- Phối hợp với lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập
hồ sơ trong cơ quan.
7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu.
- Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập biên
bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá
nhân bổ sung hoặc báo cáo người có quyền giải quyết.
- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập mục lục hồ sơ
+ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên
bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+ Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức.
1.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.4.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan được
quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Đối với hồ sơ, tài liệu xây
dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài
liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, từ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
 Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản
hết hiệu lực thi hành.
 Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
15


 Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị
chủ trì).
 Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo
1.4.2. Thủ tục giao nộp
 Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân
Mỗi công chức có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và đến thời hạn thì làm thủ tục
giao nộp cho công chức lưu trữ cơ quan, khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ cần
nộp vào lưu trữ.
 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
- Hướng dẫn công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu nộp lưu.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu.
- Bảo quản, hồ sơ tài liệu.
- Thống kê sắp xếp hồ sơ.
- Phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu

- Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định
- Làm thủ tục tiêu hủy những hồ sơ hết giá trị

16


 Thủ tục nộp lưu
Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu:
Bảng 1.2: Mẫu mục hồ sơ nộp lưu
Tên cơ quan chủ quản

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tên cơ quan(đơn vị)…

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Mục lục hồ sơ nộp lưu
Năm………..

Số
TT

1

Ngày

Số và ký
hiệu hồ

Tiêu đề hồ sơ

sơ

tháng bắt
đầu và
kết thúc

2

3

4

Số
lượng Ghi chú
tờ
5

I, Phần những hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn
II, Phần những hồ sơ có thời hạn
bảo quản lâu dài

Trong mục lục này có …………ĐVBQ, trong đó có:
ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
………...có thời hạn bảo quản có thời hạn.
Ngày…tháng…. năm......

Ngày….tháng….năm.......

Người nhận hồ sơ

Người giao hồ sơ

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

17

6