Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân phường thắng lợi – thành phố sông công – tỉnh thái nguyên

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tơi thực hiện, số liệu và
kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo
vệ một học vị nào. Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân phường Thắng Lợi và thầy
cô hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình
thức, các thơng tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được
phép công bố.

Thái Nguyên, ngày….tháng…..năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập khóa luận, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình của các thầy, cô giáo đặc biệt là thầy Lê Triệu Tuấn và cơ Phan Thị Thanh Huyền.
Trong suốt q trình thực hiện đề tài, em đã gặp khơng ít khó khăn về kiến thức
liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng như các khó khăn trong
phân tích, xây dựng chương trình hồn thiện. Vậy em mong các thầy, cơ góp ý cho bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, cùng
các bạn đã giúp đỡ em trong đợt báo cáo này để em có thể hồn thiện đề tài thực tập
khóa luận tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên

Trần Thị Thanh Tú


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..........................................................................................................
LỜI CẢM ƠN ...............................................................................................................

MỤC LỤC .....................................................................................................................
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.........................................................................................
DANH MỤC HÌNH ẢNH .............................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.......................... 4
1.1. Khái quát về văn bản ......................................................................................... 4
1.1.1. Khái niệm văn bản ..................................................................................... 4
1.1.2. Các loại văn bản ......................................................................................... 5
1.2. Khái quát về quản lý văn bản ............................................................................ 7
1.2.1. Khái niệm................................................................................................... 7
1.2.2. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý..................................... 7
1.2.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản............................................................... 9
1.2.4. Khái quát về công tác quản lý văn bản .................................................... 10
1.2.5. Nguyên tắc quản lý văn bản .................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
PHƯỜNG THẮNG LỢI – SÔNG CÔNG – THÁI NGUYÊN ................................... 23
2.1. Khái quát về UBNB phường Thắng Lợi .......................................................... 23
2.1.1. Vị trí địa lý ............................................................................................... 23
2.1.2. Địa giới hành chính .................................................................................. 23
2.1.3. Dân số -Dân cư ........................................................................................ 23
2.1.4. Văn hóa xã hội ......................................................................................... 23
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Thắng Lợi ............................... 24
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi ................ 29
2.2.1. Thực trạng quản lý văn bản đến tại UBND phường Thắng Lợi ................. 29
2.2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi của ủy ban nhân dân phường
Thắng Lợi .......................................................................................................... 31
2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến đi tại UBND phường Thắng Lợi ............... 33
2.2.4. Nhận xét ................................................................................................... 43

Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN - CÔNG VĂN ĐỂ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
PHƯỜNG THẮNG LỢI – SÔNG CƠNG – THÁI NGUN ................................... 45
3.1. Bài tốn của việc quản lý văn bản ................................................................... 45
3.1.1. Giới thiệu một số tính năng của phần mềm quản lý văn bản – công văn ... 45
3.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản - công văn vào công tác quản lý văn bản
tại UBND phường Thắng Lợi – Sông Công – Thái Nguyên ................................... 49
3.3. Các chức năng của hệ thống ............................................................................ 50
3.4. Kết quả đạt được khi ứng dụng phần mềm ...................................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 61


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ

Ý nghĩa

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

BNV

Bộ nội vụ

3

CNTT

Công nghệ thông tin


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Mẫu trình bày số, ngày tháng văn bản tại Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ .. 11
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi ................................................................... 12
Hình 1.3. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ...................................................................................................... 12
Hình 1.4. Mẫu trình bày bìa phong bì........................................................................ 13
Hình 2.1. Bìa sổ đăng ký văn bản đến ........................................................................ 29
Hình 2.2. Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định của Thơng tư 07/2012/TT-BNV ..... 29
Hình 2.3. Mặt trong sổ đăng ký văn bản đến .............................................................. 30
Hình 2.4. Bìa sổ đăng ký văn bản đi........................................................................... 31
Hình 2.5. Mặt trong sổ đăng ký văn bản đi................................................................. 32
Hình 2.6. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi ........................................................... 33
Hình 2.7. Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi .................................................................... 34
Hình 2.8. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong ............................ 35
Hình 2.9. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đến ........................................................ 37
Hình 2.10. Mẫu dấu đến............................................................................................. 39
Hình 2.11. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến............................................................... 40
Hình 2.12. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến ......................................................... 40
Hình 3.1. Giao diện khi bắt đầu mở phần mềm .......................................................... 49
Hình 3.2. Giao diện chính của phần mềm .................................................................. 49
Hình 3.3. Giao diện về chức năng cập nhật văn bản đến ............................................ 50

Hình 3.4. Giao diện sau khi nhấn lưu ......................................................................... 51
Hình 3.5. Giao diện quản lý văn bản cá nhân ............................................................. 51
Hình 3.6. Giao diện sau khi nhấn lưu ......................................................................... 52
Hình 3.7. Giao diện về chức năng cập nhật thông tin ăn bản đi .................................. 52
Hình 3.8. Giao diện sau khi nhấn lưu ......................................................................... 53
Hình 3.9. Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản đến ................................................ 53
Hình 3.10. Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản đi ................................................. 54
Hình 3.11. Giao diện chức năng thiết lập loại văn bản ............................................... 55
Hình 3.12. Giao diện thiết lập chức năng nơi ban hành văn bản ................................. 56
Hình 3.13. Giao diện quản lý thơng tin phần mềm ..................................................... 57


Hình 3.14. Giao diện kiểm tra thơng tin người sử dụng phần mềm............................. 57
Hình 3.15. Giao diện thiết lập người ký/duyệt của cơ quan ........................................ 58
Hình 3.16. Hình ảnh khi chọn chức năng in danh sách ............................................... 59


LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng khơng tránh khỏi
những xu hướng tồn cầu. Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là
mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như
Việt Nam.
Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong cơng tác văn phịng mang
tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại. Đã có rất nhiều bộ
phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office, Excel, Access…vv. Đã trở nên khơng thể
thiếu trong các văn phịng hiện đại. Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần
mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người
dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công tác văn thư khơng nằm ngồi
thực tế đó. Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn cịn nhiều khâu mang tính
thủ cơng nhất là trong cơng tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm cơng văn theo

các tiêu chí được u cầu như: tìm theo nội dung cơng văn, tìm theo tên cơng văn. Bên
cạnh đó thì việc lưu trữ cơng văn rất tốn diện tích mà đơi khi cịn làm thất lạc cơng văn
và khơng biết chính xác về các văn bản lưu trữ.
Cơng tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ
trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời cơng tác Văn thư
được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần
lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,
quản lý điều hành.
Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của cơ quan, tổ
chức, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản để làm những việc
trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất
nước của mỗi Quốc gia.
Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, hiện đại hố, đã tạo ra những chuyển biến
mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các
1


doanh nghiệp gặp khơng ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt
là vấn đề quản lý văn bản đi - đến. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan
nào cũng khơng thể khơng coi trọng cơng tác này. Bởi nó khơng chỉ là phương tiện cần
thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công
việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và
theo đúng pháp luật.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động
của cơ quan, tổ chức nói chung và đối với UBND phường Thắng Lợi nói riêng. Vì vậy

đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “Ứng dụng Công nghệ thông tin
trong công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân phường Thắng Lợi – Thành
phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên” làm khóa luận tốt nghiệp.
 Phương pháp nghiên cứu:
Một là, phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối
chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lý văn bản tại UBND phường
Thắng Lợi.
Hai là, phương pháp so sánh: Dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu
với tình hình thực tế tại cơ quan.
Ba là, phương pháp phân tích, thống kê: Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo
tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi.
Bốn là, phương pháp khai thác: Sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để
khai thác thêm thông tin cho đề tài này.
 Mục đích nghiên cứu:
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích cơng tác tổ chức
quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi.Từ đó chỉ ra những ưu điểm, nhược
điểm cịn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho
cán bộ văn thư trong cơ quan.
 Đối tượng nghiên cứu:
Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi.
 Phạm vi nghiên cứu:

2


Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến
tại cơ quan.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Chương trình quản lý văn bản giúp cho người cán bộ văn thư hoặc người sử
dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và

tiện lợi. Ngồi ra tiện kiệm chi phí, thời gian cho cán bộ văn thư.
 Kết cấu của đề tài:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về văn bản và quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi
Chương 3: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản tại UBND
phường Thắng Lợi
Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian cũng như kiến thức của em còn hạn
chế, nên đề tài khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp của thầy, cơ và các bạn để em hồn thiện hơn. Thông qua đây, em cũng xin
gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo Khoa HTTT Kinh tế, thầy Lê Triệu Tuấn và
cô Phan Thị Thanh Huyền đã hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài.
Thái Nguyên, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện

Trân Thị Thanh Tú

3

năm 2016


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát về văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
 Nghĩa hẹp:

Văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức). Bao gồm các chỉ thị, thông tư, Nghị
quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo , đơn từ…
 Nghĩa rộng:
- Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngơn ngữ, ví dụ
bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỷ thuật,
công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp.
- Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký
hiệu ) nhất định . Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội
mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
- Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; cơng bố các
chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một
trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác.
- Phân loại văn bản
+ Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.
+ Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử
sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ
của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị
phát động phong trào thi dua…
4


+ Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch,
trao đổi cơng tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.
+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chun mơn, kỹ
thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các cơng việc của mình.
Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…
1.1.2. Các loại văn bản
 Các văn bản có tính pháp quy:
- Khái niệm: Văn bản có tính pháp quy là văn bản có các quy phạm pháp luật
do các cơ quan quản lý nhà nước, ở trung ương, cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan
quản lý nhà nước ở địa phương ban hành theo thẩm quyền lập quy của mình. Văn bản
pháp quy khơng được trái với hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, của
Uỷ ban thường vụ Quốc hội và văn bản pháp quy của cấp trên. Những quy phạm pháp
luật ở các văn bản này được gọi là pháp quy để phân biệt với các quy phạm pháp luật
trong các văn bản luật để nêu rõ giá trị pháp lý dưới luật của loại văn bản.
- Phân loại: Văn bản có tính pháp quy gồm:
+ Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về
đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại
văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.
+ Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà
chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,
chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính
cá biệt).
Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các
điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ
trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức, ban
hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo.

5


+ Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ
cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
+ Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ
và lề lối làm việc của một tổ chức.
+ Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ
chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau
một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
 Các văn bản hành chính thơng thường:
- Khái niệm: Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính
chất thơng tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng
việc của cơ quan.
- Phân loại: Văn bản hành chính thơng thường gồm:
+ Văn bản khơng có tên loại: Cơng văn (cơng văn hướng dẫn, cơng văn giải
thích, cơng văn đơn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, cơng
văn phúc đáp,…)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên
bản, hợp đồng, cơng điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
- Một số văn bản hành chính thơng thường
+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết
định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thơng tin về những tin tức
khác mà người có liên quan cần biết.
+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn
bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một việc
cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân

sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,…
để cấp trên xem xét, quyết định.
6


+ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp,
giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Cơng văn: Là văn bản khơng có tên loại dùng để thơng tin trong hoạt động
giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời,
đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm
ơn, phúc đáp,....
+ Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra
hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
- Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại
những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản
hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công
văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các
quyết định tại hội nghị.
 Các loại giấy tờ hành chính:
Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất
định. Ví dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, giấy gia hạn nợ, giấy lĩnh
tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,…
1.2. Khái quát về quản lý văn bản
1.2.1. Khái niệm
- Quản lý văn bản: là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành
phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo
quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.

- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý cơng văn
giấy tờ được đảm bảo an tồn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.2.2. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội
dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Cịn cơng
7


tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn,
lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử
dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã xử lý trước đó
là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn
cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn
thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban
hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các u cầu của cơng dân nếu
khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được
tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt
hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực
hiện tốt cơng tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt cơng tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Có thể xem cơng tác lập hồ sơ như là cầu
nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết
kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó

từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà
nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết
định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban
hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung.
Do đó, vai trị của cơng tác quản lý văn bản và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn
hố, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài
8


liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó
cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục
tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ
việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt cơng tác văn thư và
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan
hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trị của
cơng tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác

văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
1.2.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
- Thống nhất: có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục
tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các ghi
chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của cơ
quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của ḿnh.
- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào sổ văn
bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác, khơng thể sai xót
nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký hiệu và ngày tháng của
văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành đây là một
yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với cơng tác văn thư nói chung việc quản lý văn bản
đi đến nói riêng.
- Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi
lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có hoạt động
quản lý cần được tiến hành đồng bộ khẩn chương và đạt hiệu quả cao, có nghĩa là phải
9


chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut khơng để lãng phí. Cơng văn giấy
tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết
nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt
đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhât định, nếu không được
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ cơng việc sẽ gây nen tổn thất cho
nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của các bộ, cơng dân. Thực hiện yêu
cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh
chóng làm các thủ tục chuyển giao, không dược để chậm trễ, nhât là đối với các văn
bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc, đối với văn bản đến việc chu chuyển văn bản trong
cơ quan phải được thực hiện theo con dường ngắn và hợp lý nhất.
- An tồn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí

mật. u cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận,
chuyển giao, và lưu trữ văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo an
toàn văn bản, tài liệu. Những quy định đó cần được cơ quan tổ chức cụ thể hóa và thực
hiện nghiêm túc.
1.2.4. Khái quát về công tác quản lý văn bản
Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn bản đi hay cơng văn đi.
Cịn văn bản mà do các cơ quan hoặc cá nhân bên ngồi gửi tới được gọi là văn bản
đến hay cơng văn đến. Văn bản đi, đến chính là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải
quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng nhiệm vụ
của mình. Mặt khác khơng ít văn bản có nội dung chứa đựng các thơng tin thuộc bí
mật nhà nước hoặc bí mật cơ quan. Do đó cần được quản lí chặt chẽ. Điều 10, pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia quy định: “ Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào phải được
đăng ký và quản lý tại cơ quan tổ chức quản lý đó”.
1.2.4.1. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

10


Đăng kí văn bản đi.
 Trình văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu
về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn thảo
và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền
ký trước khi ban hành.
Trình ký văn bản thường gặp 2 trường hợp sau:
- Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung khơng phức tạp thì chỉ
cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ.

- Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn
bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn …), khi trình cho thủ trưởng ký
nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để
người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
 Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng
Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư
thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn
bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01
đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Văn bản mật đi được đăng ký vào
một số và một hệ thống số riêng. Ngày, tháng, năm văn bản phải được viết đầy đủ, các
số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2
đều phải thêm số 0 trước. Ngày tháng của văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do Văn thư thông nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

BỘ NỘI VỤ

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:01/2011/TT-BNV

Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011

Hình 1.1. Mẫu trình bày số, ngày tháng văn bản tại Thơng tư số 01 của Bộ Nội Vụ

11


 Đóng dấu văn bản đi.

- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ kí hợp lệ tuyệt
đối khơng được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)
- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng đúng mẫu mực dấu theo quy định của
nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ kí về phía trái.
 Đăng ký văn bản đi.
Đăng kí văn bản đi đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ cơng) hoặc
máy vi tính (ứng dụng cơng nghệ thơng tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện.
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:
Từ ngày…………… đến ngày…………..
Từ số…………........ đến số……………..
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi
Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản đi được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau:
Số, ký

Ngày

Tên loại

Người

Nơi

hiệu

tháng

và trích

ký

nhận

văn

văn

yếu nội

văn

văn bản

bản

bản

dung

bản

lưu

(1)

(2)

(3)

(5)

(6)

(4)

Đơn vị,

Số

người nhận lượng

Ghi
chú

bản

(7)

(8)

Hình 1.3. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV

12

Thủ tục văn bản
 Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì.
Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước. Khơng nhìn thấu
qua được và có định lượng ít nhất từ 80 gram/m2 trở lên. Tùy số lương văn bản gửi đi
nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp.

TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (1)
(8)ĐC: Số XX phố …, quận …, Hà Nội (2)
ĐT: (84 4) … Fax: (84 4) …… (3)
E-Mail: ……………………
Website: ……………………. (4)
Số: ………………………………………… (5)
Kính gửi: …………………………………. (6)
………………………………….. (7)
Hình 1.4. Mẫu trình bày bìa phong bì
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(6): Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)
Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.
 Lưu văn bản đi
 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và
sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết cơng việc.
- Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

13


 Mẫu sổ sử dụng bản lưu được thực hiện như sau:
- Sổ sử dụng phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng
bản lưu”.
- Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên khổ giấy A3, gồm 09 cột:
Bảng 1.1: Mẫu sổ sử dụng bản lưu
Ngày

Họ

Số/ký

Tên

hiệu

loại và sơ

người

ngày

trích

sử

tháng

yếu nội

dụng

văn

dung

bản

văn bản

(3)

(4)

tháng tên

(1)

(2)

Hồ

Ký

Ngày Người

Ghi

nhận

trả

chú

số

cho
phép sử
dụng

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

 Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản.
- Đối với những văn bản có đóng dấu “tài liệu thu hồi” , phải theo dõi , thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị

thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, Xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2.4.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất cơng. Nội dung
quản lí văn bản đến bao gồm các công đoạn sau:
Tiếp nhận văn bản
 Tiếp nhận văn bản đến:
14


Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các nguồn, văn thư hoặc người được
giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận văn bản đến và không được để thất
lạc.Trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối
với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo
ngay người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển
văn bản.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên b́ ì (đối với bì văn bản có đóng dấu
“Hoả tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
báo cáo ngay cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết biết, trong trường hợp cần
thiết, phải lập biên bản với người đưa (chuyển) văn bản tới cơ quan, tổ chức, cá nhân để
làm bằng chứng cho quá trình theo dõi.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư

phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v..., trường hợp phát
hiện có sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
 Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại khơng bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức
- Loại được bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi
đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan tổ chức văn thư chuyển tiếp cho
nơi nhận.
 Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; khơng làm mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì trường
hợp phát hiện có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

15


- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi
gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản
thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.
 Đóng dấu đến:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
ĐẾN

Số: …………………………
Ngày: ………………………

Chuyển: ……………………………….
Lưu hồ sơ số: ………………………
 Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
 Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2
thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả
“Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận.
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ
cơ quan.

16


 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
 Bìa và trang đầu:
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ

số

………

đến

số

………..

(5)………
Quyển số: ….(6)…
(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm
x 297mm)
Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu
- (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
- (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
- (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
- (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
- (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
- (6): Số thứ tự của quyển sổ.
(Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng)
 Mẫu đăng ký văn bản đến
Bảng 1.2. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đến theo phụ lục kèm theo Thơng tư số
07/2012/TT-BNV
Đơn vị
Ngày

Số

Tác Số, ký Ngày

đến

đến

giả

hiệu

Tên loại và trích

hoặc

Ký

yếu nội dung

người

nhận

tháng

Ghi chú

nhận
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

17

(8)

(9)


 Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm
x 297mm)
 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến
- Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
- Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
- Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của
người gửi đơn, thư.
- Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
- Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư
- Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư khơng có trích yếu

thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
- Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối,
ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
- Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
- Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có).
Phân phối và chuyển giao văn bản đến
 Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
18