Tiểu luận viết các bức thư tương ứng với các bước giao dịch mua máy xúc giữa 2 công ty: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội và công ty Komatsu Ltd

LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý thầy cô trong Khoa Quản
trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã dùng những tri thức quý báu và
tâm huyết của mình để truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tậpvừa
qua. Và đặc biệt, trong kỳ học này, nhà trường đã cho tôi được tiếp cận môn học
mà theo tôi là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Quản trị văn phòng. Đó là môn
học “Văn bản giao dịch thương mại quốc tế”.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Thái Hòa đã tận tâm hướng dẫn
chúng tôi qua từng buổi học trên lớp. Nếu không có những lời hướng dẫn, chỉ bảo
của cô thì bài thu hoạch này của tôi rất khó có thể hoàn thiện được.
Trong quá thực hiện bài tiểu luận tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do
trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song
bài làm của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì thế tôi rất mong nhận
được sự góp ý của các thầy cô giáo cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó
tôi có thêm nguồn tư liệu mới phục vụ cho con đường học tập cũng như nghiên
cứu sau này.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận viết các bức thư tương ứng với các bước giao
dịch mua máy xúc giữa 2 công ty: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội và
công ty Komatsu Ltd.
Tôi xin cam đoan đây là thành quả của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài
thu hoạch này.


MỤC LỤC

CHƯƠNG I: GIÓI THIỆU CHUNG VỀ ĐỐI TÁC THAM GIA GIAO DỊCH
VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC GIAO DỊCH
1.1. Giới thiệu về hai đối tác tham gia giao dịch
Hai đối tác tham gia giao dịch là Công ty Cổ phần đầu tư – xây dựng Hà Nội
và công ty Komatsu Ltd. Trong đó Công ty Cổ phần đầu tư – xây dựng Hà Nội là
người mua còn Công ty Komatsu Ltd là người bán. Hai công ty này chưa từng có
quan hệ kinh doanh với nhau.
1.1.1. Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội (Bên mua)
− Tên gọi : CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG HÀ NỘI
− Quốc gia: Việt Nam
− Tên giao dịch quốc tế : HANOI CONSTRUCTION INVESTMENT JOINT
STOCK COMPANY
− Viết tắt: HANCIC
− Trụ sở chính : 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà
Nội -Việt Nam.
− Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
− Fax : (84.4 ) 3.8292391
− Website:
− Email:
− Tổng số nhân sự: 110 người
− Các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh:
1. Kinh doanh bất động sản
2. Môi giới bất động sản
3. Lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng
4. Làm tư vấn cho các chủ đầu tư trong nước, nước ngoài về lĩnh vực lập và tổ
chức thực hiện dự án, lĩnh vực đất đai xây dựng và giải phóng mặt bằng
5. Thi công, xây lắp điện
6. Thi công, xây lắp công trình bao gồm:
− Công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, giao thông; Công trình
thể dục thể thao, vui chơi giải trí và các công trình hạ tầng kỹ thuật

đô thị
− Xây dựng cầu, hầm, nút giao thông khác cốt công trình giao thông
đường bộ
− Xây lắp các trạm, bồn chứa, đường ống thiếp bị gas, xăng dầu
− Nạo vét, đào kênh mương, sông, mở luồng cảng sông - biển.
− Lặn khảo sát, thăm dò, hàn cắt kim loại dưới nước, cắt phá trục vớt
phế thải lòng sông – biển.
7. Tư vấn, thiết kế công trình
8. Kinh doanh dịch vụ đô thị mới và cụm công nghiệp
4


9. Khai thác và kinh doanh cát xây dựng (bao gồm cát bãi và cát hút)
10.Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, làm đại lý vật tư, thiết bị xây dựng
và trang thiết bị nội, ngoại thất
11.Sản xuất, lắp đặt tủ bảng điện tiêu dùng, điều khiển, phân phối, bảo vệ, đo
lường điện : vật liệu, phụ kiện phục vụ lắp điện
12.Kinh doanh, mở đại lý ký gửi vật tư, thiết bị điện, cơ khí
13.Gia công, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì thiết bị máy móc, cơ khí, điện,
điện tử tin học
1.1.2. Công ty Komatsu Ltd (Bên bán)
− Tên công ty: Komatsu Ltd.
− Quốc gia: Nhật Bản
− Thành lập: 13/5/1921
− Trụ sở chính: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-8414, Nhật Bản
− Website: www.komatsu.com
− Điện thoại: 0081.8765.123456
− Fax: 81-8765 123450
− Email:
− Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất và bán các thiết bị xây dựng, thiết bị khai thác

khoáng sản và máy móc công nghiệp.
Trong tiếng Nhật Bản, cái tên Komatsu có nghĩa là “cây thông nhỏ”. Đây
đồng thời cũng là tên một thành phố tại tỉnh Ishikawa của Nhật Bản.
Ngày nay, tập đoàn Komatsu là một mạng lớn hùng mạnh gồm công ty
TNHH Komatsu và 182 công ty khác, với tổng số nhân viên lên đến 47.000 người.
Hiện công ty còn sản xuất các thiết bị công nghiệp khác như máy laser, máy phát
nhiệt điện và máy ép. Tôn chỉ của tập đoàn này là tập trung vào thiết bị xây dựng,
mỏ và thiết bị tiện ích thu nhỏ để đóng góp vào sự thịnh vượng của khách hàng
thông qua những sản phẩm và dịch vụ an toàn, sáng tạo cùng những hoạt động trên
toàn cầu. Trong khi đó, sự phát triển bền vững của tập đoàn Komatsu vẫn được
đảm bảo bằng cách xây dựng một vị trí vững chắc tại mỗi thị trường.
Trên 70% doanh số của công ty đến từ việc bán các sản phẩm máy xây dựng
cũng như khai mỏ gồm máy ủi, xe tải, máy xúc thủy lực, máy nghiền di động, máy
san, xe cẩu địa hình, máy khoan hầm và máy xúc lật. Ngoài ra, Komatsu còn sản
xuất các sản phẩm điện tử, chiếm khoảng 7% doanh số.
Mặc dù hoạt động chủ yếu ở Nhật Bản, Komatsu có các nhà máy và các đơn
vị bán hàng, dịch vụ ở những quốc gia khác, chủ yếu tại Mỹ, Canada, Mexico,
Brazil, Anh, Đức, Indonesia, Trung Quốc, Thái Lan, Ấn Độ và Đài Loan. Komatsu
cũng tham gia liên doanh với nhiều đối tác trong và ngoài nước như tập đoàn
5


Cummins của Mỹ, công ty Bangkok Motor Works của Thái Lan, công ty Larsen &
Toubro của Ấn Độ và tập đoàn Ushio của Nhật Bản.
Khoảng 54% doanh số ròng của công ty này xuất phát ngoài Nhật Bản, trong
đó 25% từ Bắc và Nam Mỹ, 12% từ châu Âu và châu Á (không kể Nhật Bản) và
châu Đại Dương. Còn lại 4% đến từ Trung Đông và Châu Phi. Hiện Komatsu là
hãng sản xuất thiết bị xây dựng và khai mỏ lớn thứ hai thế giới, chỉ sau kỳ phùng
địch thủ Caterpillar.
1.2. Giới thiệu về đối tượng được giao dịch

Máy xúc đào bánh xích PC200-8
Thông số kỹ thuật chính:
- Động cơ: Komatsu SAA6D107E-1
- Công suất 155 HP (116 KW)
- Trọng lượng vận hành: 19400 – 20010 kg
- Dung tích gầu: 0.5 – 1.17 m3 (Đào đá).
- Cần chính: dài 5700 mm.
- Tay cần: dài 2410 mm.
- Chiều cao đào: Max 9800 mm.
- Chiều sâu đào: Max 6095 mm.
- Lực đào của gầu (Theo tiêu chuẩn SAE): 138 KN.
- Lực co tay gầu (Theo tiêu chuẩn SAE): 124 KN.
- Tầm với: Max 9380 mm.
- Bề rộng bánh xích: 600 mm.
- Ca bin kín, có điều hoà nhiệt độ, Radio.
Mẫu máy xúc đào bánh xích PC200-8 trang bị động cơ có công suất 116kW
và trọng lượng máy dao động trong khoảng19400 – 20010 kg, tuỳ theo các thiết bị
đi kèm. Với những tính năng ưu việt cũng như kết cấu gọn nên PC200-8 có thể ứng
dụng trong nhiều lĩnh vực như: làm đường, xây cầu và thi công trong các khu dân
cư. PC200-8 cũng có nhiều chế độ làm việc với tốc độ động cơ, lưu lượng và áp
suất của hệ thống thuỷ lực khác nhau phù hợp với tải trọng của các điều kiện làm
việc khác nhau. Ở chế độ tiết kiệm nhiên liệu cho phép giảm tối đa tiêu hao nhiên
liệu mà máy vẫn làm việc hiệu quả. Còn ở chế độ làm việc nặng máy hoạt động với
công suất lớn nhất khiến lực đào, lực nâng có thể tăng lên thêm 7%

1.3. Giới thiệu tiến trình của giao dịch
1. Hỏi hàng
6

Người gửi (người mua): Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội
Người nhận (người bán): Công ty Komatsu Ltd
Nội dung chủ yếu trong thư: Bên mua muốn mua máy xúc đào bánh xích, đề nghị
bên bán gửi báo giá CIF tại cảng Hải Phòng, điều khoản thanh toán
2. Chào hàng
Người gửi (người bán): Công ty Komatsu Ltd
Người nhận (người mua): Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội
Nội dung chủ yếu trong thư: Bên bán gửi cho bên mua báo giá và các điều khoản,
điều kiện khác
3. Hoàn giá
Người gửi (người mua): Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội
Người nhận (người bán): Công ty Komatsu Ltd
Nội dung chủ yếu trong thư: Bên mua mặc cả về giá
4. Đặt hàng
Người gửi (người mua): Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội
Người nhận (người bán): Công ty Komatsu Ltd
Nội dung chủ yếu trong thư: Bên mua đặt mua 5 chiếc máy xúc đào bánh xích
5. Chấp nhận
Người gửi (người bán): Công ty Komatsu Ltd
Người nhận (người mua): Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội
Nội dung chủ yếu trong thư: Bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của bên mua
6. Xác nhận
Người gửi (người bán): Công ty Komatsu Ltd
Người nhận (người mua): Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hà Nội
Nội dung chủ yếu trong thư: liệt kê những nội dung đã thỏa thuận để xác nhận

7


CHƯƠNG II: CÁC VĂN BẢN TRONG TIẾN TRÌNH CỦA GIAO DỊCH

2.1. Thư hỏi hàng
Công ty cổ phần đầu tư - xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà Nội -Việt
Nam.
Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
Fax : (84.4 ) 3.8292391
Website:
Email:
Ngày 10 tháng 11 năm 2016
Công ty Komatsu Ltd
Địa chỉ: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-8414, Nhật Bản
Điện thoại: 0081.8765.123456
Fax: 81-8765 123450
Website: www.komatsu.com
Email:
Kính gửi: Quý công ty
Qua tạp chí “The business world”, chúng tôi đã biết công ty bạn là một công
ty lớn về xuất khẩu máy công trình và thiết bị xây dựng ở Nhật Bản. Chúng tôi rất
mong muốn được xây dựng một mối quan hệ hợp tác lâu dài với quý công ty trong
tương lai.
Công ty chúng tôi là một công ty chuyên về thi công, xây dựng các công
trình ở Việt Nam.
Hiện nay, chúng tôi đang có nhu cầu mua máy xúc đào bánh xích để san lấp
mặt bằng, xây dựng cầu đường. Chúng tôi thấy quý công ty có sản phẩm máy xúc
PC200-8 rất phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi mong muốn quý
công ty gửi cho chúng tôi báo giá CIF tại Cảng Hải Phòng và các điều kiện giao
dịch khác kèm theo. Nếu như chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn của
chúng tôi và giá cả hợp lý, chúng tôi sẽ gửi đến quý công ty những đơn đặt hàng
khác trong tương lai.
Hãy liên hệ với chúng tôi nếu quý công ty cần thêm thông tin. Chúng tôi

mong sớm nhận được hồi đáp từ phía các bạn.
Trân trọng cảm ơn và mong được hợp tác!
Nguyễn Văn A
Trưởng phòng kinh doanh

8


2.2. Thư chào hàng
Công ty Komatsu Ltd
Địa chỉ: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-8414, Nhật Bản
Điện thoại: 0081.8765.123456
Fax: 81-8765 123450
Website: www.komatsu.com
Email:
Ngày 15 tháng 11 năm 2016
Công ty cổ phần đầu tư - xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà Nội -Việt
Nam.
Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
Fax : (84.4 ) 3.8292391
Website:
Email:
Kính gửi: Quý công ty
Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn về bức thư mà quý công ty đã gửi cho chúng tôi vào
ngày 10/11/2016.
Công ty chúng tôi là công ty chuyên sản xuất và bán các thiết bị xây dựng, thiết bị
khai thác khoáng sản và máy móc công nghiệp.
Chúng tôi rất vui mừng thông báo với quý công ty rằng chúng tôi có thể cung cấp
cho quý công ty từ 5 đến 10 máy xúc đào bánh xích.

Theo như thư hỏi hàng và yêu cầu của quý công ty, chúng tôi trân trọng gửi đến
quý công ty báo giá và các điều khoản như sau:
Hàng hóa: Máy xúc đào bánh xích PC200-8
Giá: 2.105.000.000 đồng/máy, CIF cảng Hải Phòng – Incoterms 2010
Điều khoản đóng gói: Đóng vào thùng container, 1 máy/thùng container
Điều khoản thanh toán: Thanh toán bằng L/C không hủy ngang
Thời gian giao hàng: Trong vòng 20 ngày sau khi quý công ty chấp nhận các diều
khoản và chúng tôi đã nhận được L/C
Giám định: Bởi tổ chức giám định thế giới tại Thụy Sĩ (SGS)
Thời hạn của chào hàng: Thư chào hàng có giá trị trong vòng 30 ngày kể từ khi
email này được gửi đi.
Chúng tôi rất mong muốn được hơp tác với quý công ty và mong quý công ty sẽ
đặt hàng trong thời gian sớm nhất. Nếu cần thêm thông tin khác xin hãy liên hệ với
chúng tôi.
Trân thành cảm ơn!
Mr Hideyuki Takatsuki
9


Giám đốc kinh doanh
2.3. Thư hoàn giá
Công ty cổ phần đầu tư - xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà Nội -Việt
Nam.
Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
Fax : (84.4 ) 3.8292391
Website:
Email:
Ngày 17 tháng 11 năm 2016
Công ty Komatsu Ltd

Địa chỉ: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-8414, Nhật Bản
Điện thoại: 0081.8765.123456
Fax: 81-8765 123450
Website: www.komatsu.com
Email:
Kính gửi: Quý công ty
Chúng tôi xin cảm ơn quý công ty vì đã gửi cho chúng tôi báo giá sản phẩm
và các điều khoản.
Chúng tôi thấy rằng mức giá mà quý công ty đưa ra cho loại máy xúc
PC200-8 là cao hơn mức giá chúng tôi mong muốn và giá trên thị trường. Vì vậy
chúng tôi muốn thương lượng với mức giá là 2.100.000.000 đồng/máy. Nếu như
quý công ty đồng ý giảm mức giá xuống, chúng tôi có thể sẽ đặt hàng 5 máy xúc.
Chúng tôi sẽ rất vui nếu quý công ty xem xét vấn đề này và trả lời nhanh
chóng.
Trân trọng!
Nguyễn Văn A
Trưởng phòng kinh doanh

10


2.4. Thư đặt hàng
Công ty cổ phần đầu tư - xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà Nội -Việt
Nam.
Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
Fax : (84.4 ) 3.8292391
Website:
Email:
Ngày 20 tháng 11 năm 2016

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Công ty Komatsu Ltd
Địa chỉ: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-8414, Nhật Bản
Điện thoại: 0081.8765.123456
Fax: 81-8765 123450
Website: www.komatsu.com
Email:
Kính gửi: Quý công ty,
Chúng tôi xin cảm ơn quý công ty vì đã chấp nhận hoàn giá của chúng tôi. Chúng
tôi rất vui khi được hợp tác với quý công ty.
Chúng tôi đặt mua máy xúc với số lượng như sau:
Hàng hóa: máy xúc PC200-8
Đơn vị tính: máy
Số lượng: 5 máy
Đơn giá: 2.100.000.000 đồng/máy
Thành tiền: 10.500.000.000 đồng/máy
Số tiền bằng chữ: mười tỉ năm trăm triệu đồng
Giá CIF tại Cảng Hải Phòng – Incoterms 2010
Thời hạn giao hàng: trong vòng 20 ngày kể từ khi bên bán nhận được thư tín dụng.
Nguyễn Văn A
Trưởng phòng kinh doanh

11


2.5. Thư chấp nhận
Công ty Komatsu Ltd
Địa chỉ: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-8414, Nhật Bản
Điện thoại: 0081.8765.123456

Fax: 81-8765 123450
Website: www.komatsu.com
Email:
Ngày 25 tháng 11 năm 2016
Công ty cổ phần đầu tư - xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà Nội -Việt
Nam.
Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
Fax : (84.4 ) 3.8292391
Website:
Email:
Kính gửi: Quý công ty
Chúng tôi chấp nhận đơn đặt hàng mà quý công ty gửi vào ngày 20/11/2016 cho 5
máy xúc PC200-8. Chúng tôi sẽ sắp xếp lịch giao hàng sớm nhất. Để trả số tiền
mua hàng này, hãy sắp xếp với ngân hàng của bạn để mở một L/C không hủy
ngang giao dịch với tài khoản của chúng tôi, số tài khoản: 1032.01.0065 tại ngân
hàng Shinsei cho 100% giá trị của hợp đồng.
Được hợp tác với quý công ty là niềm vinh hạnh đối với chúng tôi. Chúng tôi rất
mong nhận được L/C của quý công ty.
Trân trọng!
Mr Hideyuki Takatsuki
Giám đốc kinh doanh

12


2.6. Biên bản xác nhận

BIÊN BẢN XÁC NHẬN BÁN HÀNG
Người mua:

Người bán:

Ngày 30 tháng 11năm 2016
Công ty cổ phần đầu tư - xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 76 Đường An Dương - Phường Yên Phụ Quận Tây Hồ - Hà Nội -Việt Nam.
Điện thoại: (84-4 ) – 3.8292974; 3.7165603
Fax : (84.4 ) 3.8292391
Website:
Email:
Người đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam, Giám đốc
Công ty Komatsu Ltd
Địa chỉ: 2-3-6, Akasaka, Minato-ku, Tokyo 1078414, Nhật Bản
Điện thoại: 0081.8765.123456
Fax: 81-8765 123450
Website: www.komatsu.com
Email:
Người đại diện: Ông Kunio Noji, Tổng Giám đốc

Người bán và người mua đã đồng ý với các điều khoản và điều kiện quy định dưới
đây:
1. Hàng hóa: máy xúc PC200-8
2. Số lượng: 5 máy
3. Đơn giá: 2.100.000.000 đồng/máy, CIF cảng Hải Phòng – Incoterms 2010.
4. Điều khoản đóng gói: Đóng vào thùng container lớn
5. Vận chuyển: Ngày cuối cùng vận chuyển không muộn hơn ngày 15/12/2016
Giao hàng từng phần: Không chấp nhận
6. Điều khoản thanh toán: Thanh toán bằng L/C không hủy ngang
7. Điều khoản giám định: Giám định bởi SGS
8. Điều khoản bảo hiểm: Người bán mua bảo hiểm

9. Điều khoản trọng tài: trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC) phán
quyết để tìm và ràng buộc đối với cả hai bên.
Đại diện người bán
Ông Kunio Noji
Tổng Giám đốc

Đại diện người mua
Ông Nguyễn Văn Nam
Giám đốc

13