Hoạch định ngân sách hằng năm tại công ty cổ phần thép Thái Bình Dương - Đà Nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ THỊ HỒNG NGHĨA

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH HÀNG NĂM
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP
THÁI BÌNH DƯƠNG - ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ THỊ HỒNG NGHĨA

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH HÀNG NĂM
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP
THÁI BÌNH DƯƠNG - ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THANH LIÊM

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kì công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Lê Thị Hồng Nghĩa


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Bố cục đề tài.......................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
DOANH NGHIỆP ................................................................................... 7
1.1. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH ...................................................... 7
1.1.1. Khái niệm về ngân sách .................................................................. 7
1.1.2. Mục đích và tầm quan trọng của ngân sách.................................... 8
1.1.3. Các loại ngân sách......................................................................... 10

1.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH................... 11

1.2.1. Hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải ...................... 11
1.2.2. Hoạch định ngân sách theo phương pháp quy nạp ....................... 12

1.3. LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP....................... 15
1.3.1. Nội dung ngân sách tổng thể doanh nghiệp.................................. 15
1.3.2. Xây dựng các ngân sách hoạt động............................................... 16
1.3.3. Xây dựng các ngân sách tài chính................................................. 22

1.4. QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH .................................. 25
1.4.1. Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách.............................................. 26
1.4.2. Soạn thảo ngân sách...................................................................... 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 31


CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH
DOANH VÀ THỰC TRẠNG HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP THÁI BÌNH DƯƠNG – ĐÀ NẴNG . 32
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CTCP THÉP THÁI BÌNH DƯƠNG – ĐÀ NẴNG .32
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ............................... 32
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty................................................ 33
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty............................................. 34

2.2. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH.............. 36
2.2.1. Thị trường đầu vào........................................................................ 36
2.2.2. Thị trường tiêu thụ ........................................................................ 38

2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH ......... 40
2.3.1. Phương pháp hoạch định ngân sách hiện tại................................. 40
2.3.2. Quy trình lập ngân sách ................................................................ 40

2.4. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH ............... 56
2.4.1. Bộ phận hoạch định....................................................................... 56
2.4.2. Nội dung hoạch định ngân sách .................................................... 58
2.4.3. Quy trình lập ngân sách ................................................................ 60

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 62
CHƯƠNG 3. HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH HÀNG NĂM TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP THÁI BÌNH DƯƠNG – ĐÀ NẴNG 63
3.1. CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY .............................. 63
3.1.1. Thị trường tiêu thụ ........................................................................ 63
3.1.2. Quy mô sản xuất ........................................................................... 64
3.1.3. Quan hệ khách hàng...................................................................... 64

3.2. QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH CHO CÔNG TY CỔ
PHẦN THÉP THÁI BÌNH DƯƠNG – ĐÀ NẴNG ................................ 65


3.2.1. Xây dựng phương pháp hoạch định ngân sách............................. 65
3.2.2. Chuẩn bị hoạch định ngân sách .................................................... 66
3.2.3. Soạn thảo ngân sách...................................................................... 71

3.3. HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH HÀNG NĂM .................................. 73
3.3.1. Xây dựng ngân sách hoạt động..................................................... 73
3.3.2. Xây dựng ngân sách tài chính....................................................... 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ....................................................................... 92
KẾT LUẬN ............................................................................................ 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm y tế

BHTN

: Bảo hiểm thất nghiệp

CCDC

: Công cụ dụng cụ

CIMA

: Chartered Institute of Management Accountants
(Hiệp hội Kế toán Quản trị Công chứng Anh Quốc)

CP

: Chi phí

CTCP

: Công ty cổ phần

KH

: Kế hoạch

KPCĐ

: Kinh phí Công đoàn

LĐTT

: Lao động trực tiếp

NCTT

: Nhân công trực tiếp

NVBH

: Nhân viên bán hàng

NVL

: Nguyên vật liệu

NVLTT

: Nguyên vật liệu trực tiếp

QLDN

: Quản lý doanh nghiệp

QLPX

: Quản lý phân xưởng

PX

: Phân xưởng

TH

: Thực hiện

SL

: Sản lượng

SXC

: Sản xuất chung


DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

Tên bảng

Trang

bảng
2.1

Tình hình mua phôi thép phế liệu 6 tháng đầu năm
2013

37

2.2

Tỷ Trọng doanh thu ở các khu vực thị trường

39

2.3

Kế hoạch tài chính năm 2013.

41

2.4

Kết quả thực hiện các chỉ tiêu tài chính năm 2012.

42

2.5

Kế hoạch sản xuất của Công ty năm 2013.

44

2.6

Kết quả sản lượng sản xuất 6 tháng đầu năm 2013

45

2.7

Ngân sách chi phí NVLTT sản xuất phôi năm 2013

46

2.8

Dự toán chi phí NVLTT sản xuất thép năm 2013

47

2.9

Kế hoạch chi phí lao động trực tiếp năm 2013

49

2.10

Ngân sách chi phí sản xuất chung năm 2013.

50

2.11

Ngân sách chi phí quảng cáo năm 2013.

52

2.12

Ngân sách chi phí bán hàng năm 2013

53

2.13

Ngân sách chi phí QLDN năm 2013

54

2.14

Ngân sách đầu tư năm 2013

55

2.15

Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013

56

3.1

Ngân sách tiêu thụ năm 2014

74

3.2

Lịch thu tiền dự kiến năm 2014

74

3.3

Kế hoạch sản lượng sản xuất năm 2014

76


Số hiệu

Tên bảng

Trang

3.4

Dự toán chi phí NVLTT sản xuất phôi và thép năm 2014

77

3.5

Dự toán ngân sách LĐTT sản xuất năm 2014

78

3.6

Dự toán ngân sách chi phí sản xuất chung năm 2014

80

3.7

Dự toán ngân sách mua sắm NVLTT sản xuất phôi và
thép năm 2014

82

3.8

Dự toán ngân sách chi phí bán hàng năm 2014

83

3.9

Dự toán ngân sách chi phí quản lý doanh nghiệp năm
2014

84

3.10

Ngân sách ngân quỹ năm 2014

87

3.11

Kế hoạch tài trợ năm 2014

87

3.12

Ngân sách giá vốn hàng bán

88

3.13

Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2014

89

3.14

Dự toán báo cáo nguồn và sử dụng năm 2014

90

3.15

Dự toán bảng cân đối kế toán năm 2014

91

bảng


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Số hiệu hình
1.1.

Tên hình
Trình tự xây dựng ngân sách tổng thể trong
doanh nghiệp

Trang
16

1.2.

Sơ đồ lập ngân sách ngân quỹ

23

2.1.

Sơ đồ tổ chức CTCP Thép Thái Bình Dương

34


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới thay đổi với mức độ hội nhập cao,
Việt Nam cũng từng bước hoà nhập vào kinh tế thế giới và khu vực, đối mặt
với sự cạnh tranh quốc tế ngày càng mạnh mẽ và quyết liệt, những cơ hội mới
mở ra cùng những thách thức tăng lên. Để đứng vững trên thị trường và cạnh
tranh thành công, các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời các biến động của
thị trường không chỉ trong nước mà còn cả thế giới, hiểu rõ các nhân tố ảnh
hưởng và tác động, xác định được hướng đi đúng, tận dụng những cơ hội và
né tránh những rủi ro.
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, các nhà quản lý phải điều hành
doanh nghiệp mình bằng việc phối hợp các công cụ, chức năng khác nhau
như: quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị marketing, quản trị nguồn
nhân lực… để mang lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Chức
năng quản trị tài chính là một chức năng quan trọng, các nhà quản trị cần
trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về kinh tế và kỹ năng phân tích

hoạt động kinh doanh nhằm giúp nhà quản lý có được nhìn nhận chính xác,
trung thực, khách quan về thực trạng tài chính – trái tim của doanh nghiệp,
biết tổng hợp các nhân tố thuận lợi và bất lợi có tác động đến doanh nghiệp
mình, từ đó đưa ra phương hướng kiểm soát và sử dụng nguồn lực một cách
hiệu quả.
Một trong những công cụ giúp các nhà quản trị kiểm soát, phát triển các
kế hoạch, hoạt động của doanh nghiệp trong quản trị tài chính là hoạch định
ngân sách. Hoạch định ngân sách hỗ trợ cho việc hoạch định của tổ chức một
cách có hệ thống, gắn liền với chiến lược kinh doanh lâu dài, điều phối các
hoạt động của những bộ phận khác nhau trong tổ chức nhằm đảm bảo nhất
quán, kiểm soát các hoạt động giữa kế hoạch và thực hiện để có những điều


2
chỉnh cần thiết và nó được xem là công cụ hữu ích trong việc quản trị tài
chính của doanh nghiệp nhằm chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời mọi
tình huống xảy ra trong tương lai.
Hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chưa chú trọng đến
hoạt động hoạch định ngân sách hoặc xem nhẹ công tác này nên chưa thật sự
mang lại hiệu quả hay là gắn việc hoạch định ngân sách với chiến lược và
chiến thuật của doanh nghiệp. Mặc dù Công ty cổ phần Thép Thái Bình
Dương đã có kinh nghiệm hoạt động lâu năm nhưng chức năng hoạch định
này tại Công ty vẫn còn mờ nhạt. Từ những thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài
“Hoạch định ngân sách hàng năm tại Công ty cổ phần Thép Thái Bình
Dương – Đà Nẵng” để nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp cao học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hoá lý luận cơ bản về hoạch định ngân sách doanh nghiệp.
- Nghiên cứu các phương pháp, tiến trình lập ngân sách tổng thể trong
doanh nghiệp và quy trình hoạch định ngân sách.
- Phân tích tình hình hoạch định ngân sách tại Công ty, từ đó nhận diện

những tồn tại, thiếu sót, khác biệt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác này
tại Công ty.
- Áp dụng lý luận vào thực tiễn và trên cơ sở phân tích tình hình thực tế
để điều chỉnh đối với Công ty cổ phần Thép Thái Bình Dương – Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn
liên quan đến công tác hoạch định ngân sách hàng năm tại Công ty.
Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào lý thuyết hoạch định ngân
sách, đánh giá thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ
phần Thép Thái Bình Dương – Đà Nẵng qua các năm 2011 – 2013, từ đó đưa
ra phương pháp và quy trình hoạch định phù hợp hơn.


3
4. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu: thu thập số liệu, phân tích tổng hợp,
thống kê, so sánh…từ đó đưa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp ứng dụng.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
nội dung của luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định ngân sách doanh nghiệp.
Chương 2: Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạch
định ngân sách tại Công ty cổ phần Thép Thái Bình Dương – Đà Nẵng.
Chương 3: Hoạch định ngân sách hàng năm tại Công ty cổ phần Thép
Thái Bình Dương – Đà Nẵng.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hoạch định ngân sách là một công cụ quản trị tài chính mà đến nay
không còn xa lạ với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Dù rằng, công tác lập kế
hoạch tài chính diễn ra rộng rãi, doanh nghiệp nào cũng biết sự ảnh hưởng của
nó đến hiệu quả hoạt động kinh doanh hiện tại và sự cần thiết trong việc đối

phó với những tương lai không chắc chắn nhưng không phải doanh nghiệp
nào cũng phát huy hết công dụng của chức năng này, nhất là sử dụng nó như
một công cụ để phục vụ cho những mục tiêu, chiến lược kinh doanh. Phần
lớn, các nhà quản lý chỉ xem hoạch định ngân sách là một chức năng để dự
toán tình hình tài chính tương lai của doanh nghiệp mình, phục vụ cho một số
mục đích khác đối với cổ đông, các chủ đầu tư…Thậm chí, quy trình hoạch
định cũng không tuân theo một mô hình khoa học nào mà chỉ xây dựng một
cách chủ quan, việc hoạch định và thực hiện không mang lại ý nghĩa cho
nhau. Do đó, nghiên cứu giữa lý thuyết với thực tiễn sẽ giúp các doanh nghiệp
nhìn nhận lại một cách chuẩn mực, cụ thể và áp dụng chính xác hơn với
doanh nghiệp của mình.


4
Trong quá trình phát triển liên tục và khốc liệt, ngành thép Việt Nam
ngày càng tăng trưởng với tốc độ cao, phát triển về quy mô, số lượng và chất
lượng của các doanh nghiệp. Điều này là tất yếu khi mà Việt Nam đang trở
thành một trong những địa chỉ tiềm năng thu hút nhiều dự án đầu tư từ phía
đối tác nước ngoài, theo đó nhu cầu về thép xây dựng và thép dùng trong các
ngành công nghiệp khác cũng tăng, sự cạnh tranh càng mạnh không chỉ giữa
các doanh nghiệp trong nước mà còn chịu áp lực trước nguồn cung dồi dào
của thép nhập khẩu. Các công ty trong ngành muốn tồn tại và phát triển cần
xây dựng cho mình chiến lược vững mạnh, tuy nhiên chỉ xây dựng chiến lược
thì chưa đủ, cần phải biến chiến lược đó thành hành động, để làm được điều
đó thì cần có sự phối hợp giữa các chức năng, phòng ban, bộ phận. Tại Công
ty cổ phần Thép Thái Bình Dương – Đà Nẵng, sự nỗ lực của toàn bộ doanh
nghiệp đã được chứng minh bằng kết quả của sự thành công mà Công ty có
được trên thị trường ngày nay, trong đó không thể phủ nhận vai trò của công
tác hoạch định trong những năm qua, tuy nhiên với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, đối thủ cạnh tranh và cùng với chiến lược phát triển hiện tại

thì việc nghiên cứu, nhìn nhận, đánh giá và có những điều chỉnh phù hợp cho
công tác này là cấp bách và sẽ hữu ích hơn trong quá trình thực hiện chiến
lược của Công ty.
Đã có nhiều đề tài khác nhau nghiên cứu về lĩnh vực hoạch định ngân
sách doanh nghiệp, trong đó bao gồm các đề tài:
- Trần Văn Thoại (2013), Hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần
Đường Kon Tum, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
- Lê Thị Lệ Chi (2012), Hoàn thiện công tác lập kế hoạch ngân sách tại
Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hoà Thọ, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh
doanh, Đại học Đà Nẵng.


5
- Nguyễn Thị Cúc (2011), Hoàn thiện công tác lập dự toán tại viễn thông
Quảng Nam,Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
Những đề tài trên cũng nghiên cứu về vấn đề này. Phương pháp nghiên
cứu mà các tác giả sử dụng trong luận văn là quan sát, tổng hợp, nghiên cứu và
đưa ra đề xuất. Nội dung cơ sở lý luận của đề tài đề cập vấn đề hoạch định chủ
yếu ở góc độ quy trình hoạch định ngân sách trong doanh nghiệp. Các tác giả
cũng nghiên cứu thực trạng hoạch định tại đơn vị nghiên cứu thông qua việc
tổng hợp số liệu, so sánh giữa kế hoạch đã lập và thực tế thực hiện, đồng thời
nghiên cứu quy trình hoạch định ngân sách trong công ty, từ đó đánh giá những
hiệu quả và tìm ra những vấn đề cần loại bỏ trong quy trình hoạch định, tác giả
đã đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch ngân sách bao gồm
giải pháp quy trình lập kế hoạch và lập các ngân sách mà đơn vị nghiên cứu
còn thiếu. Vì công ty mà các tác giả nghiên cứu đã có phương pháp hoạch định
ngân sách tương đối tốt và hợp lý nên luận văn đưa ra giải pháp để hoàn thiện
hơn. Nội dung các đề tài trên nghiên cứu hoạch định ngân sách nhưng đối với
doanh nghiệp trong ngành viễn thông, sản xuất đường, dệt may; các doanh
nghiệp này chỉ cần hoàn thiện công tác hoạch định nên sẽ không hợp lý đối với

doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp mới, do đó giải pháp về quy trình
hoạch định cũng sẽ khác nhau.
Nghiên cứu vấn đề này còn khá mới mẻ, nhất là đối với công ty sản xuất
thép. Trong điều kiện thị trường năng động như vậy cần có chiến lược thay
đổi, nâng cao khả năng cạnh tranh bằng nhiều giải pháp thì không thể thiếu sự
phối hợp của các chức năng trong quản trị tài chính. Đề tài “Hoạch định
ngân sách hàng năm tại Công ty cổ phần Thép Thái Bình Dương – Đà
Nẵng” cũng dựa trên những lý luận cơ bản về ngân sách, phương pháp hoạch
định ngân sách từ các giáo trình và các nghiên cứu song lại đi sâu về tiến trình


6
xây dựng ngân sách tổng thể trong doanh nghiệp, cách xây dựng các ngân
sách đối với doanh nghiệp sản xuất và quy trình hoạch định ngân sách.
Để đánh giá tình hình công tác hoạch định, tác giả tổng hợp các số liệu
để so sánh hiệu quả giữa việc lập kế hoạch với thực tế thực hiện, phân tích các
mối quan hệ trong quá trình lập ngân sách giữa bộ phận lãnh đạo với các
phòng ban chức năng, đánh giá hiệu quả việc hoạch định và nhận diện những
thiếu sót, khác biệt giữa cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn trong bộ phận
hoạch định, phương pháp và quy trình hoạch định ngân sách hiện tại để điều
chỉnh. Xây dựng lại các ngân sách kết hợp với quy trình phù hợp nhằm mang
lại hiệu quả hơn trong công tác quản trị tài chính, nâng cao năng lực quản lý
cho các nhà quản trị trong chiến lược kinh doanh lâu dài.


7
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP

1.1. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH
1.1.1. Khái niệm về ngân sách
Một doanh nghiệp dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào, quy mô lớn hay
nhỏ, mới thành lập hay đã có thâm niên trong ngành đều phải có ngân sách để
hoạt động, thực hiện hoạch định ngân sách để đặt các mục tiêu trong kỳ, kiểm
soát hoạt động của doanh nghiệp thông qua ngân sách… Vậy ngân sách là gì?
Có rất nhiều quan điểm về ngân sách:
CIMA, 2005 đưa ra định nghĩa về thuật ngữ này như sau: “Ngân sách là
sự diễn giải về mặt số lượng của một kế hoạch trong một khoảng thời gian
nhất định. Nó có thể bao gồm doanh số bán hàng dự kiến, doanh thu, số lượng
tài nguyên, các loại chi phí, tài sản, nợ và sự lưu chuyển tiền tệ.”
Theo Stephen Brookson: “Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động
tương lai. Ngân sách có thể diễn đạt theo nhiều cách, nhưng thường thì nó mô
tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng ngôn ngữ tài chính và là thước đo nhằm
định lượng các hoạt động của một tổ chức.” [3, tr. 6]
Theo Howard Senter: “Một kế hoạch hành động được lượng hóa và
chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể.” [1, tr. 3 - 4]
Có thể hiểu rằng, ngân sách chính là một bản thuyết minh kế hoạch tài
chính, được vạch ra cho giai đoạn sắp tới, thông thường là ngắn hạn (1 năm).
Ngân sách thường chỉ bao gồm những khoản doanh thu và chi tiêu có kế
hoạch (tài khoản lãi lỗ). Ngân sách sẽ thể hiện những khoản thu nhập mà các
bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo được và tổng chi phí được phép sử
dụng. Song việc đưa vào ngân sách những kế hoạch tài sản và nguồn vốn của
tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân sách) và những khoản thu chi tiền


8
mặt (dòng tiền theo ngân sách) cũng cần thiết. Vậy, một ngân sách thì sẽ có
đầy đủ các điểm sau:
Ngân sách phải được lượng hóa: Thông qua việc biểu thị bằng các

con số, thực tế thường là một số tiền. Một danh sách liệt kê những gì dự tính
thực hiện có thể hữu ích, nhưng đó không phải là một bảng ngân sách nếu nó
không được thể hiện bằng các con số.
Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Vì ngân sách dùng cho giai
đoạn trong tương lai nên phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân
sách đó.
Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể:
Thường được lập cho 1 năm, điều quan trọng là một kế hoạch tài chính mở
cho tương lai (không có điểm kết thúc) thì không được coi là bảng ngân sách.
Ngân sách phải là một kế hoạch hành động: Đây có lẽ là quan điểm
quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bản sao gồm các số liệu thực tế
vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi
trong thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó ngân sách không còn
chính xác. Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi được dự báo
hoàn toàn chính xác về tương lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như
vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này
rất quan trọng. Tuy nhiên, phải biết được cần phải đạt được điều gì trước khi
lập kế hoạch, trong kinh doanh được gọi là mục tiêu. Các mục tiêu của doanh
nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mục tiêu
ngắn hạn, trung hoặc dài hạn.
1.1.2. Mục đích và tầm quan trọng của ngân sách
Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động, được xem là một
công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu chiến lược. Nội dung của ngân


9
sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án
hoặc tổ chức.
Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau:
Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm (hoặc khung thời

gian cụ thể của một dự án).
Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và
mục tiêu.
Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các
nguồn thu dự kiến (như các khoản tài trợ bổ sung).
Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch.
Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó
giúp họ hiểu được các khoản tài trợ của họ sẽ được đầu tư cho hoạt động
nào?, sử dụng như thế nào?, hoạch định ngân sách có tuân thủ quy định sử
dụng các khoản tài trợ không?...
Tất cả các doanh nghiệp và tổ chức đều phải lập kế hoạch. Ngân sách rất
quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức:
Ngân sách giúp các nhà quản trị ra quyết định tốt hơn.
Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được mục tiêu theo
kế hoạch.
Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và
những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu
đã xây dựng.
Ngân sách cũng cho phép các nhà quản lý bộ phận được quyền chi
tiêu và xác lập mục tiêu doanh thu.
Ngân sách cũng rất quan trọng khi được xem là thước đo để giám sát
hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả
kinh doanh thực tế.


10
Thêm vào đó, ngân sách là cách để tổ chức có thể thu thập thông tin
nhằm đánh giá mức độ tiến triển và thích ứng với kế hoạch kinh doanh thống
nhất khi xem xét thực tế hoạt động.
1.1.3. Các loại ngân sách

Có thể chia thành bốn loại ngân sách bao gồm:
Ngân sách đầu tư thể hiện hoạt động mua sắm, đầu tư thiết bị trong
năm và thường là sự cụ thể hóa hoạt động đầu tư được thể hiện sẵn trong kế
hoạch đầu tư và tài trợ.
Ngân sách tài chính thể hiện các hoạt động liên quan đến việc tăng
giảm vốn như vay, trả cổ tức hoặc hoàn vốn, phát hành hay mua lại cổ phiếu...
Ngân sách kinh doanh là một bộ các ngân sách liên quan đến hoạt
động kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Ngân sách kinh doanh có thể
chia thành nhiều bộ phận ngân sách căn cứ vào các chức năng có thể kết nối
với nhau rất chặt chẽ. Bao gồm: ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất.
Ngân sách mua sắm phản ánh các chỉ tiêu cần thiết cho hoạt động mua
sắm đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự trữ.
Việc xây dựng hệ thống các ngân sách này chịu sự khống chế bởi các
yếu tố thuộc môi trường như cạnh tranh, thị trường, và các yếu tố thuộc về
công ty như chính sách tín dụng, tồn kho, nhân sự...
Ngân sách ngân quỹ là kết quả của các ngân sách trên, nó phản ánh
luồng thu chi bằng tiền của công ty qua từng tháng trong năm. Đây là một
công cụ không thể thiếu đối với nhà quản trị tài chính trong việc xác định
nhu cầu vốn bằng tiền trong thời gian ngắn hạn để từ đó, lập kế hoạch tài trợ
ngắn hạn.
Từ các ngân sách trên, các nhà lập kế hoạch sẽ thực hiện hoạch định
ngân sách thông qua việc lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
và dự toán bảng cân đối kế toán.


11
1.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
1.2.1. Hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải
Hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải (hay còn gọi là
phương pháp lập ngân sách từ trên xuống) mô tả quy trình mà theo đó kế

hoạch tài chính xuất phát từ những mục tiêu tổng quát, ở cấp cao hay từ các
cổ đông, sau đó, cụ thể hóa thành những ngân sách ở các bộ phận nhằm thực
hiện mục tiêu.
Các nhà quản lý có xu hướng cấp ngân sách và bắt nhân viên phải tuân
theo một cách triệt để, quyền lực của cá tính được sử dụng để áp đặt quyền
kiểm soát chứ không phải một hệ thống dự toán ngân sách có sự tham gia của
nhiều người. Vì vậy, nhân viên thường không có cơ hội để thúc đẩy nỗ lực
của bản thân nhằm vượt xa khỏi các mục tiêu tài chính được áp đặt cho họ. [7,
tr. 30]. Phương pháp này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cấp cao không những có
tầm nhìn tổng quan và toàn diện doanh nghiệp mà đòi hỏi phải nắm được chi
tiết hoạt động của từng bộ phận.
Hai cách tiếp cận khá phổ biến được sử dụng trong quá trình hoạch định
ngân sách theo phương pháp diễn giải:
a. Phương pháp phần trăm doanh thu: Phương pháp phần trăm doanh
thu là kỹ thuật khá phổ biến được sử dụng trong quá trình hoạch định ngân
sách theo phương pháp diễn giải. Phương pháp này bắt đầu bằng cách dự
đoán doanh thu, và sau đó, biểu diễn các khoản mục theo tỷ lệ tăng trưởng
hàng năm của doanh thu. Một số khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh và bảng cân đối kế toán được giả định tăng tỷ lệ với doanh thu. [2,
tr. 266]
Phân tích các thông số quá khứ: Đây là bước đầu tiên phải thực hiện
trong phương pháp phần trăm doanh thu. Phương pháp này giả sử rằng chi phí
trong một năm sẽ bằng một tỷ lệ phần trăm nhất định so với doanh thu trong


12
năm, do đó việc cần làm đó là tính toán, phân tích các thông số về tỷ lệ chi
phí so với doanh thu trong các năm trước.
Lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng
cân đối kế toán: Sau khi xác định được tỷ lệ các tài khoản trên doanh thu

cùng với sự am hiểu về kế hoạch hoạt động và xu hướng trong ngành, các nhà
quản trị có thể lập dự toán báo cáo tài chính.
b. Phương pháp thông số không đổi: Một cách tiếp cận nữa là phương
pháp thông số không đổi. Theo cách tiếp cận này thì sau khi dự báo doanh số
bán hàng thì các khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và
bảng cân đối kế toán được giả định là chiếm một tỷ lệ phần trăm so với doanh
số dự đoán. Tỷ lệ này là tỷ lệ trung bình từ các năm trước đó. Nếu tỷ lệ phần
trăm trên doanh thu dự đoán của mỗi khoản mục bằng với thời kỳ dự đoán
trước thì các khoản mục đó sẽ tăng theo tỷ lệ tăng của doanh thu.
Hoạch định ngân sách theo phương pháp diễn giải sẽ thu hút được trí tuệ
và kinh nghiệm của các cấp quản lý vào quá trình hoạch định. Bởi vì, cấp
quản lý là những người nắm rõ về mục tiêu chiến lược của tổ chức, cho nên
các mục tiêu ngân sách sẽ đảm bảo được các mục tiêu chiến lược, ngăn cản
được tình trạng nới lỏng ngân sách phòng ban. Tuy nhiên, hoạch định ngân
sách theo phương pháp này sẽ không chính xác, vì cấp lãnh đạo xa rời công
việc kinh doanh thực tế hay quy trình sản xuất của một bộ phận riêng lẻ nên
mục tiêu họ đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể đạt được, các chỉ
tiêu ấn định đôi khi quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của từng bộ
phận. Ngoài ra, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban chức năng với
nhau, không khuyến khích được sự hợp tác vì mục tiêu chung.
1.2.2. Hoạch định ngân sách theo phương pháp quy nạp
Lập ngân sách theo phương pháp này tức là tổng hợp tất cả các chương
trình hoạt động của từng bộ phận, từng cấp trong công ty, những người trực


13
tiếp liên quan đến hoạt động nào thì lập ngân sách cho hoạt động đó, việc lập
kế hoạch tài chính sẽ thực hiện từ dưới lên, trên cơ sở hệ thống các ngân sách
bộ phận. Vì vậy, ngân sách được hoạch định sẽ chính xác, đáng tin cậy và
mang tính khả thi cao. Các bộ phận sẽ phấn đấu để đạt được kế hoạch ngân

sách đã đề ra và đều hướng tới mục tiêu chung của công ty.
a. Thu thập thông tin lập ngân sách: Để tiến hành hoạch định ngân
sách, tiến trình đầu tiên mà giám đốc ngân sách cần làm đó là thông báo cho
tất cả các bộ phận trong công ty về nhu cầu thu thập thông tin cho việc lập
ngân sách. Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn và chưa đủ để phản ánh
kế hoạch trong tương lai, cần phải tiến hành thu thập thông tin từ nội bộ và
bên ngoài để dự đoán các dữ liệu trong năm lập kế hoạch. Đó là các dự đoán
về doanh thu và các biến số chi phí.
Dự đoán doanh thu: là cơ sở để lập ngân sách tiêu thụ. Sau đó, từ
ngân sách tiêu thụ, các bộ phận liên quan mới có thể lập các ngân sách hoạt
động khác và lập các ngân sách tài chính. Do vậy, độ chính xác của doanh thu
dự đoán ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của bộ ngân sách. Thông tin cho
việc xây dựng doanh thu dự đoán có thể dựa vào phân tích bên trong, bên
ngoài hoặc cả hai.
Thông tin nội bộ doanh nghiệp: Bao gồm các báo cáo của phụ trách
kinh doanh khu vực hoặc từ các nhân viên phòng kinh doanh, các phân tích số
liệu thống kê số lượng hàng hóa đã bán trước đây để dự đoán cho thời gian
tới. Nguồn thông tin nội bộ bao gồm các dữ liệu, sổ sách, chứng từ của doanh
nghiệp. Việc dự báo số lượng hàng hóa bán ra cũng có thể thực hiện khá đơn
giản bằng cách tổng hợp các dự báo của từng bộ phận phụ trách.
Tuy nhiên, với cách tiếp cận bên trong, các nhà quản trị bán hàng cung
cấp các thông tin dự đoán và tổng hợp vào trong bảng dự đoán doanh thu cho


14
từng nhóm sản phẩm, các dự đoán của các nhóm sản phẩm được kết hợp lại
để lập nên một bảng dự đoán doanh thu cho toàn công ty, vì vậy, dự đoán
theo cách này mang tính thiển cận. Để cải thiện độ chính xác của dự đoán
doanh thu, có thể xem xét nhiều nhân tố như môi trường kinh tế, cạnh tranh,

chính sách quảng cáo, định giá…được lấy từ thông tin bên ngoài.
Thông tin từ bên ngoài: Bao gồm các thông tin, số liệu nghiên cứu
hành vi tiêu dùng và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh; các báo cáo hay
nhận xét tổng quan về tình hình kinh tế giúp tổ chức, doanh nghiệp dự đoán
xu hướng tiêu dùng trên thị trường, mức chi tiêu và loại hàng hóa được tiêu
thụ chủ yếu. Nguồn thông tin này liên quan đến các dữ liệu, nguồn thông tin
bên ngoài doanh nghiệp. Có thể thu thập thông tin bên ngoài bằng cách sử
dụng phân tích hồi quy để dự đoán mối quan hệ giữa doanh thu ngành và nền
kinh tế nói chung, từ đó dự đoán thị phần của từng sản phẩm, giá bán và mức
độ chấp nhận sản phẩm của thị trường.
Khi kết quả dự đoán doanh thu bên trong khác với dự đoán từ bên ngoài,
có thể tiến hành điều chỉnh để có sự thống nhất. Dự đoán doanh thu dựa trên
cả phân tích bên trong và bên ngoài thường chính xác hơn.
Dự đoán các biến số khác: Ngoài dự đoán doanh số, các khoản mục
chi phí liên quan đến tiền mặt cũng rất quan trọng. Có thể sử dụng các nhân tố
đã xem xét khi dự đoán doanh thu để dự đoán chi phí.
b. Lập ngân sách hoat động và ngân sách tài chính: Đây chính là đi
thực hiện lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp.
Các bộ phận chức năng lập ngân sách liên quan đến bộ phận mình –
những người gần gũi nhất với hoạt động sản xuất, là những người nắm bắt
được những thông tin tốt nhất và được quyền quyết định ngân sách. Cho nên,
phương pháp này tạo ra một hệ thống các ngân sách rõ ràng và cụ thể, kiểm
soát tốt tài chính và giúp xác định nguyên nhân của các mục tiêu bị thất bại.


15
Tuy nhiên, những người tiếp cận thường xuyên với hoạt động sản xuất và ra
quyết định ngân sách lại có thể không thấy được bức tranh chiến lược tổng
thể, “Một quy trình dự toán ngân sách từ dưới lên sẽ không hoạt động được
trừ khi nó được so sánh và xem xét trong mối liên hệ với các mục tiêu chiến

lược của công ty” [6, tr.9]. Do đó, điều chủ chốt trong việc tiếp cận một quy
trình dự toán ngân sách, hoạch định và dự báo hiệu quả hơn là gắn quy trình
đó vào quy trình hoạch định chiến lược. Ngoài ra, nếu việc đánh giá thực hiện
bị ràng buộc với việc phải đạt được mục tiêu như ngân sách đã lập thì các bộ
phận có thể nới lỏng ngân sách của mình bằng cách ước tính doanh thu dưới
mức hoặc ước tính chi phí quá mức.
Nhận xét chung về các phương pháp lập ngân sách:
Cả hai phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo
đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn phương pháp nào phù hợp cho mình. Tuy
nhiên, hoạch định ngân sách theo phương pháp quy nạp chịu nhiều ảnh hưởng
của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích, cổ vũ nhân viên
tham gia trong hoạt động hoạch định ngân sách của tổ chức, gắn kết trách
nhiệm của mọi thành viên với sự phát triển của tổ chức. Thực chất, quá trình
hoạch định ngân sách cần sự đóng góp, tham gia của tất cả các cấp quản lý
bởi vì, nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản
lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng nhà quản lý cấp
cao lại có tầm nhìn rộng và nắm rõ ràng mục tiêu, chiến lược của tổ chức. Vì
vậy, cần có sự phối hợp hài hòa của nhân tố con người trong quá trình hoạch
định ngân sách.
1.3. LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
1.3.1. Nội dung ngân sách tổng thể doanh nghiệp
Ngân sách tổng thể là tổ hợp của nhiều ngân sách của mọi hoạt động,
được tính dựa trên số liệu từ tất cả các phòng ban và trở thành kế hoạch chung