Quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đường Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ BÍCH THẢO VY

QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ BÍCH THẢO VY

QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành : Quản trị Kinh doanh
Mã số : 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. ĐỖ NGỌC MỸ

Đà Nẵng - Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Võ Bích Thảo Vy


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục đích nghiên cứu............................................................................. 1
3. Đối tượng nghiên cứu ........................................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Kết cấu của đề tài .................................................................................. 2
6. Tổng quan nghiên cứu........................................................................... 2

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN
TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU..................................................................... 5
1.1. NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU....... 5
1.1.1. Nguyên vật liệu ............................................................................... 5
1.1.2. Quản trị nguyên vật liệu.................................................................. 7

1.2. NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU................... 10
1.2.1. Kiểm soát sản xuất ........................................................................ 11
1.2.2. Vận chuyển.................................................................................... 12
1.2.3. Tiếp nhận....................................................................................... 13
1.2.4. Gởi hàng........................................................................................ 13

1.2.5. Mua sắm ........................................................................................ 13
1.2.6. Tồn kho ......................................................................................... 18

1.3 CÁC NHÂN TỔ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT
LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP ......................................................... 25
1.3.1. Số lượng nhà cung cấp trên thị trường.......................................... 25
1.3.2. Giá cả của nguồn nguyên vật liệu trên thị trường......................... 25
1.3.3. Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp ....... 26
1.3.4. Hạ tầng cơ sở và hệ thống giao thông vận tải.............................. 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 27


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỒ PHẦN ĐƯỜNG BÌNH ĐỊNH....... 28
2.1 TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỒ
PHẦN ĐƯỜNG BÌNH ĐỊNH TRONG THỜI GIAN QUA.................. 28
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty............................. 28
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty................................................. 29
2.1.3. Năng lực sản xuất kinh doanh của công ty ................................... 31
2.1.4. Chiến lược kinh hoanh của Công ty cổ phần đường Bình Định... 40

2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BÌNH ĐỊNH ............................... 41
2.2.1. Đặc điểm và phân loại NVL của Công ty cổ phần Đường Bình
Định ....................................................................................................... 41
2.2.2. Công tác lập kế hoạch ................................................................... 42
2.2.3. Công tác quản trị nguyên vật liệu ................................................. 49
2.2.4. Định mức tiêu hao NVL tại công ty.............................................. 59
2.2.5. Đầu tư phát triển vùng nguyên liệu của công ty thời gian qua..... 60

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 63
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BÌNH
ĐỊNH ...................................................................................................... 64
3.1 CĂN CỨ ĐỀ RA GIẢI PHÁP.......................................................... 64
3.1.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty...... 64
3.1.2. Định hướng và mục tiêu của Công ty Cổ phần Đường Bình Định
trong giai đoạn 2012 - 2020 .................................................................... 67

3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY ................................................ 67


3.2.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch ................................................ 68
3.2.2. Tổ chức tốt công tác mua sắm và vận chuyển NVL.................... 68
3.2.3. Tăng cường quản lý NVL ở khâu tiếp nhận ................................. 69
3.2.4. Hoàn thiện công tác xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
tại công ty................................................................................................ 70
3.2.5. Quản lý thực hiện định mức trong công ty .................................. 71
3.2.6. Xây dựng chương trình hỗ trợ cho người trồng mía nâng cao năng
suất, chất lượng nguyên liệu mía ............................................................ 72
3.2.7. Đầu tư và phát triển vùng nguyên liệu.......................................... 75
3.2.8. Đầu tư nâng công suất nhà máy................................................... 78

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ....................................................................... 79
KẾT LUẬN ............................................................................................ 81
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TĂT
BCTC

: Báo cáo tài chính

CP

: Cổ phần

ĐVT

: Đơn vị tính

HC – NV

: Hành chính - Nhân viên

KTSX

: Kỹ thuật sản xuất

NVL

: Nguyên vật liệu


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng

Tên bảng

Trang

1.1

Tính toán cơ bản của MRP

24

2.1

Bảng cơ cấu lao động

32

2.2

Tình hình tài chính công ty năm 2010-2011-2012

33

2.3

Tình hình sản xuất qua ba năm 2010-2011-2012

39

2.4

Tình hình sản xuất kinh doanh qua 3 năm 2010-20112012

40

2.5

Bảng kế hoạch cung ứng NVL vụ ép 2011 – 2012

43

2.6

Qui trình thu mua, thanh toán

47

2.7

Tinh hình thực hiện và kế hoạch thu mua NVL 2011 2012

51

2.8

Tình hình thực hiện định mức NVL vụ 2011 – 2012

57

2.9

Định mức tiêu hao NVL qua 3 vụ

59


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số

Tên sơ đồ

hiệu
1.1
2.1

Dòng luân chuyển của nguyên vật liệu
Hệ thống tổ chức, quản lý của công ty Cổ phần Đường
Bình Định

Trang
9
30


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Môi trường kinh doanh ngày càng phát triển, cơ hội cho các doanh
nghiệp cũng được mở rộng đồng thời các doanh nghiệp gặp không ít khó

khăn cần phải được khắc phục. Đặc biệt, chúng ta đã gia nhập WTO, với
việc hàng rào thuế quan được hạ xuống mức rất thấp khiến cho mức độ
cạnh tranh, đặc biệt là cạnh tranh về giá ngày càng trở nên gay gắt, các
doanh nghiệp tìm mọi cách để hạ giá thành sản phẩm. Ở nước ta hiện nay,
nền kinh tế vẫn thuộc nhóm đang phát triển nên chi phí nguyên vật liệu
trong giá thành còn chiếm một tỷ trọng cao, đồng thời vốn bỏ ra mua
nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong vốn lưu động của doanh
nghiệp (khoảng 40 - 60% tổng số vốn lưu động). Từ đó có thể nói việc
xác định đúng và phù hợp nguồn nguyên liệu cho doanh nghiệp là cực kỳ
quan trọng. Như chúng ta đã biết, trong các năm gần đây vấn đề nguyên
liệu mía cho ngành mía đường là một vấn đề được báo chí, các nhà chức
trách và người dân quan tâm. Hiện tại giá thành đường thành phẩm của
chúng ta đang cao hơn so với các nước trong khu vực và thế giới. Tuy có
nhiều nhà máy hiện nay vẫn thu lại lợi nhuận cao nhưng ngành mía đường
vẫn còn nhiều vấn đề đáng quan tâm đặc biệt là sự ổn định vùng nguyên
liệu mía chưa được thiết lập trên phạm vi toàn quốc.
Xuất phát từ thực tiễn đó tôi đã chọn đề tài: "Quản trị Nguyên vật liệu
tại Công ty Cổ phần Đường Bình Định” để thực hiện trong luận văn tốt
nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
- Luận văn hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị nguyên vật
liệu của doanh nghiệp.


2
- Phân tích đánh giá đúng thực trạng công tác quản trị NVL của doanh
nghiệp hiện nay.
- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại
doanh nghiệp.
3. Đối tượng nghiên cứu

- Công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường
Bình Định.
- Công tác đầu tư phát triển vùng nguyên liệu trên địa bàn tỉnh và
một số địa bàn lân cận của Công ty Cổ phần Đường Bình Định trong thời
gian qua.
4. Phương pháp nghiên cứu
Dựa trên lý thuyết về quản trị vật liệu làm cơ sở nghiên cứu. Nêu lên tầm
quan trọng của cơ sở lý luận và đặc biệt là khả năng nắm bắt, ứng dụng vào
thực tiễn công tác quản trị sản xuất nói chung và quản trị vật liệu nói riêng.
Công ty thực hiện tốt công tác quản trị nguyên vật liệu sẽ giảm được chi phí,
giảm giá thành sản phẩm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tăng lợi nhuận
của công ty. Sử dụng phương pháp nghiên cứu kinh tế như: Phương pháp
thống kê, so sánh, đánh giá, mô hình, chuyên gia.
5. Kết cấu của đề tài
Luận văn gồm có 3 chương
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị nguyên vật liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu của Công ty Cổ
phần Đường Bình Định.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu của
Công ty Cổ phần Đường Bình Định.
6. Tổng quan nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài để nâng cao lý luận


3
và có kiến thức thực tiễn tôi đã tham khảo một số tài liệu:
Giáo trình Quản trị kinh doanh của GS.TS. Nguyễn Thành Độ và PGS.TS
Nguyễn Ngọc Huyền do Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân tái bản năm
2007, cung cấp cho sinh viên một cách tiếp cận căn bản về cung cách tổ chức,
điều hành để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp

trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện đại cũng như các vấn đề mà một
nhà quản trị phải thấu hiểu khi tiến hành các hoạt động kinh doanh, bao gồm:
Môi trường vật chất, kinh tế, pháp lý, chính trị và các nguồn lực bên trong của
doanh nghiệp…. Kỹ năng hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát trong
các lĩnh vực quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị
marketing, kế toán và quản trị rủi ro… Môi trường kinh doanh quốc tế trong
khu vực và cơ hội kinh doanh quốc tế dành cho các nhà doanh nghiệp…
Những nội dung này được tiếp cận trên phương diện đa chiều và liên ngành
nhằm tập trung phân tích và làm sáng tỏ những vấn đề cốt yếu của kinh doanh
từ nhiều khía cạnh. Từ đó đưa ra những quyết định cho những tình huống giả
định sát với thực tế.
Giáo trình Quản trị sản xuất do TS. Nguyễn Thanh Liêm do Nhà xuất bản
Tài chính tái bản năm 2011 thông tin cho chúng ta hiểu sản xuất là quá trình
biến đổi những yếu tố đầu vào thành đầu ra. Mục đích của quá trình chuyển
hoá này là tạo giá trị gia tăng để cung cấp cho khách hàng. Đầu vào của quá
trình chuyển đổi bao gồm nguồn nhân lực, vốn, kĩ thuật, nguyên vật liệu, đất,
năng lượng, thông tin. Đầu ra của quá trình chuyển đổi là sản phẩm, dịch vụ,
tiền lương, những ảnh hưởng đối với môi trường.
Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh đề tài Quản trị Nguyên vật liệu tại
Công ty Cổ phần Đường Kontum của tác giả Huỳnh Thơ năm 2011 đã hệ
thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Đồng thời phân tích đánh giá đúng thực trạng công tác quản trị nguyên vật


4
liệu của doanh nghiệp hiện nay. Qua đó đề xuất một số giải pháp để hoàn
thiện công tác quản trị nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Tài liệu Hội nghị tổng kết vụ sản xuất mía đường niên vụ 2009 – 2010
và giải pháp phát triển trong thời gian tới của Bộ Nông nghiệp & Phát triển
nông thôn.

5
CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN
VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1. NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1.1 Nguyên vật liệu
a. Khái niệm, vai trò của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu (NVL) của doanh nghiệp là những đối tượng lao động
hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là
yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được con người khai thác hoặc
sản xuất, thường được sử dụng trực tiếp để tạo nên sản phẩm, là một bộ phận
trọng yếu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chỉ tham gia vào một chu kỳ
sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ nguyên vật liệu được chuyển hết
vào chi phí kinh doanh.
NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một
trong ba yếu tố cơ bản của quá trình, nó là một trong những thành phần chủ
yếu (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo
nên thực thể của sản phẩm.
Trong quá trình sản xuất không thể thiếu nhân tố nguyên vật liệu vì thiếu
nó quá trình sản xuất không thể thực hiện được hoặc sản xuất sẽ bị gián đoạn.
b. Phân loại nguyên vật liệu
Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều
loại vật liệu khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ,
phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu cần thiết phải
phân loại theo những tiêu thức phù hợp. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp
NVL thành từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại

6
nhất định. Tùy theo mục đích nghiên cứu hoặc quản lý, sử dụng…mà NVL có
thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.
- Nguyên vật liệu chính: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình
sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Tuỳ
thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi ngành khác nhau nguyên vật liệu chính
có thể là sản phẩm đã qua chế biến của ngành khác, hoặc tồn tại dưới dạng
quặng thô, hoặc do lao động của con người tạo ra...
- Nguyên vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể
chính của sản phẩm nhưng kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc,
mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều
kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục
vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật bảo quản, đóng gói ...
- Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng
phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản
xuất kinh doanh diễn ra bình thường, như : xăng, dầu, chất đốt tự nhiên ...
- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy
móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất ...
- Vật liệu bao gói: là những loại bao gói chứa đựng thành phẩm sau khi
sản xuất nhằm làm cho sản phẩm hoàn thiện hơn, và bảo quản sản phẩm
không bị ảnh bởi tác động của môi trường.
- Phế liệu: gồm những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản có thể thu hồi lại một phần giá trị nhằm giảm chi phí sản xuất,
như: bã mía, bã bùn tro ...
Ý nghĩa của việc phân loại: để kiểm tra, theo dõi, xây dựng các kế hoạch
về NVL cho sản xuất và dự trữ được thuận tiện.

7
c. Đặc điếm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh
Mặc dù mỗi loại NVL cụ thể có những đặc tính tự nhiên rất khác nhau
song đặc điểm chung nhất là mọi loại nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần
vào quá trình sản xuất sản phẩm (dịch vụ)... Toàn bộ giá trị của mọi loại NVL
không bị mất đi mà kết tinh vào giá trị sản phẩm (dịch vụ) được đưa vào sản
xuất. Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng NVL theo ý muốn
của con người.
1.1.2 Quản trị nguyên vật liệu
a. Định nghĩa và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu
Định nghĩa: Materials management is defined as “the function
responsible for the coordination of planning, sourcing, purchasing, moving,
storing and controlling materials in an optimum manner so as to provide a
pre-decided service to the customer at a minimum cost”.[8, tr. 161] tạm dịch:
Quản trị vật liệu được định nghĩa như “Chức năng chịu trách nhiệm về sự
phối hợp của các hoạt động: lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, mua sắm, vận
chuyển, dự trữ và kiểm soát nguyên vật liệu một cách tối ưu với chi phí thấp
nhất trước khi quyết định đáp ứng nhu cầu của khách hàng ”.
Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế
hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử
dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu
của công ty. Thuật ngữ quản trị nguyên vật liệu sử dụng để chỉ một nhóm lớn
các hoạt động, ngay cả khi trách nhiệm có thể chia cho nhiều bộ phận theo cơ
cấu tổ chức. [3, tr. 16]
Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu: Hoạch định tổng hợp giải quyết
các vấn đề liên quan chủ yếu đến sử dụng khả năng sản xuất. Hoạch định tổng
hợp đã xác định khái quát mức sản xuất và giá trị tồn kho ở đầu ra của hệ
thống sản xuất; Tuy nhiên còn một số vấn đề mà hoạch định tổng hợp chưa đề

8
cập đến một cách chi tiết đó là:
- Khi nào mỗi loại sản phẩm sẽ sản xuất.
- Số lượng sản xuất của mỗi loại là bao nhiêu.
- Các sản phẩm tồn kho ở mức nào.
Đặc biệt, yếu tố nguyên vật liệu thường được xem là không phải đối
tượng của hoạch định tổng hợp. Dù sao, đây cũng là một bộ phận cấu thành
khả năng sản xuất ngắn hạn, ít ra là cũng tác động đến việc sử dụng có hiệu
quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty phải cần biết nó cần nguyên liệu gì,
khi nào, bao nhiêu, để nó có thể có nguyên vật liệu khi cần. Mặc dù vậy, sự
tích luỹ quá mức các nguyên vật liệu sẽ gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm hiệu
quả sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty.
Mục tiêu chung: Bảo đảm dòng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến
doanh nghiệp, sản phẩm từ nhà sản xuất, phân phối đến tay người tiêu dùng
kịp thời, không bị gián đoạn với chi phí tối ưu.
Đối với doanh nghiệp: “Mục tiêu của quản trị vật liệu là phải giữ nguyên
vật liệu ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất của giá trị này vào thời điểm
thích hợp”. [6, tr. 171]
b. Tầm quan trọng của quản trị nguyên vật liệu
Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt
động sản xuất diễn ra một cách hiệu quả. Trong các tổ chức vật liệu luôn dịch
chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh ”. [6, tr. 188]
Dòng dịch chuyển vật liệu có thể chia làm ba giai đoạn: giai đoạn đầu
vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận; giai
đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát
quá trình cung ứng phù hợp tiến độ sản xuất; giai đoạn ở đầu ra bao gồm: gởi
hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển.

9

Khách hàng

Kho nhà phân phối
Sơ đồ 1.1 dòng luân chuyển của nguyên vật liệu [6, 172]

Các hoạt động liên quan đến đầu vào của dòng dịch chuyển nguyên vật
liệu: mua sắm, vận chuyển đầu vào, kiểm tra và tiếp nhận; trong phạm vi
doanh nghiệp có các hoạt động: kiểm soát quá trình sản xuất, quản trị tồn kho
để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất; các hoạt động ở đầu ra bao
gồm vận chuyển ra ngoài, giao hàng.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng
đối với một doanh nghiệp. Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn
nguyên vật liệu sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định,
thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm và là biện pháp quan
trọng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp
sản xuất, đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm thì
việc xác định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến chi
phí sản xuất. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng


10
các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác
nhau, thêm vào đó, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm
khác nhau là khác nhau. Vì vậy, việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên
liệu, đúng khối lượng và thời điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi
nhà quản trị phải tính toán sao cho nguyên vật liệu phải đầy đủ, kịp thời với
chi phí nhỏ nhất.

c. Vai trò của quản trị nguyên vật liệu
- Quản trị nguyên vật liệu tốt sẽ là tiền đề cho hoạt động sản xuất có thể
tiến hành có hiệu quả cao.
- Quản trị nguyên vật liệu tốt sẽ tạo cho điều kiện cho hoạt động sản xuất
diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn góp phần đáp ứng tốt nhu cầu
của khách hàng.
- Là một trong những khâu rất quan trọng, không thể tách rời với các
khâu khác trong quản trị doanh nghiệp.
- Nó quyết định tới chất lượng của sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng
khắt khe, khó tính của khách hàng.
- Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị nguyên vật liệu đó là nó góp
phần làm giảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm do đó tạo điều
kiện nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh.
Việc cung cấp NVL đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, tiến độ, chất
lượng, giá cả hợp lý nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Vì vậy công tác quản trị NVL trong đơn vị sản xuất kinh doanh giữ vai trò hết
sức quan trọng.
1.2. NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
Việc quản lý nguyên vật liệu bao gồm các hoạt động: Gồm (1) mua sắm,
(2) chuyên chở, (3) kiểm soát việc quản lý trong sản xuất - hàng hoá tồn trữ
(như nhận, dự trữ, vận chuyển, xử lý các nguyên vật liệu, và kiểm kê hàng


11
hoá tồn trữ), và (4) dự trữ và phân phối. Mặc dù một số công ty chú trọng đến
trách nhiệm này (dưới quyền hạn của giám đốc), một số công ty khác phải
dựa vào sự điều chỉnh các hoạt động.[3, tr. 288].
Các nhiệm vụ trên được giao cho các bộ phận hay cá nhân nào đó còn
tuỳ thuộc vào năng lực quản trị của các cá nhân và cơ cấu tổ chức của công
ty. Sự phức tạp của các hoạt động vật chất của công ty và sự ảnh hưởng của

cơ cấu tổ chức sẽ tác động lên khả năng phối hợp các trách nhiệm. Tất cả các
nhiệm vụ của quản trị vật liệu dù sao cũng phải được liên kết một cách chặt
chẽ và người quản trị sản xuất phải nhận ra cách thức liên kết trong tổ chức
như thế nào để có thể thực hành một cách có hiệu quả.
1.2.1. Kiểm soát sản xuất
a. Nhiệm vụ
Kiểm soát sản xuất là theo dõi và so sánh tiến trình sản xuất thực tế với
kế hoạch tiến độ nhằm phát hiện những sai lệch kịp thời đưa ra các quyết định
điều chỉnh.[6, tr. 251]
Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và
hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn.[6, tr. 173]
b. Nội dung của nhiệm vụ này được thực hiện qua các hoạt động
- Một là: Lập kế hoạch tiến độ sản xuất phù hợp với sự sẵn sàng của
nguyên vật liệu đã được hoạch định danh mục, các đơn hàng và công việc báo
trước, sự đến hạn của nhu cầu sản phẩm và độ dài quá trình sản xuất.
Kế hoạch tiến độ sản xuất là các kế hoạch ngắn hạn mang tính chất tác
nghiệp nhằm xác định cụ thể nhiệm vụ cho toàn xí nghiệp, cho từng bộ phận
sản xuất trên cơ sở khai thác hiệu quả các nguồn lực của hệ thống sản xuất
đáp ứng nhu cầu. Lập kế hoạch tiến độ và kiểm soát sản xuất phải tiến hành
phù hợp với từng loại hình sản xuất.
-

Hai là: Giải quyết hay hướng dẫn phận trực tiếp các bộ phận sản xuất


12
và kiểm soát nguyên vật liệu thực hiện các hoạt động cần thiết đáp ứng tiến
độ sản xuất.
- Ba là: Cấp phát nguyên vật liệu cho các đơn vị, các bộ phận sản xuất

(nếu các hoạt động này không thuộc nhiệm vụ của kiểm soát nguyên vật liệu).
- Bốn là: Giám sát quá trình làm việc trong các bộ phận sản xuất, giải

quyết các công việc theo kế hoạch tiến độ và có thể huỷ bỏ một số công việc
ở một bộ phận khi kế hoạch tiến độ thay đổi.
Kiểm soát sản xuất bằng MRP: MRP cung cấp nhiều thông tin có giá trị
để quản trị các hoạt động sản xuất. Kiểm soát các hoạt động sản xuất đòi hỏi
phải có kế hoạch một cách chi tiết những hoạt động cần thiết, các thông tin
chính xác về thực hiện kế hoạch và hiện trạng tất cả các công việc cho các nơi
làm việc đang được tiến hành. Kiểm soát đầu vào - đầu ra là công cụ để phân
bổ chính xác khối lượng công việc cho các nơi làm việc và để giải quyết công
việc ứ đọng, phát hiện và giải quyết năng lực sản xuất còn dư thừa trong quá
trình sản xuất. [6, tr. 252]
1.2.2. Vận chuyển
“Lựa chọn vận chuyển tác động đến việc định giá, năng lực giao hàng và
tình trạng của hàng hoá khi nó đến với khách hàng" [3, tr 409]
Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng như giao hàng
ở đầu ra rất quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ. [6, tr. 174]
Trách nhiệm của bộ phận này bao gồm
- Một là: Lựa chọn phương tiện vận chuyển: bằng ô tô (đầy chuyến hay

không đầy chuyến), bằng vận tải đường sắt (đầy toa hay không đầy toa), tàu
thuỷ, máy bay, đường bưu điện...
- Hai là: Sắp đặt cách thức gởi hàng.
- Ba là: Giữ quan hệ với phòng thương mại hay các cơ quan khác, có

được bảng giá cước vận tải giữa các điểm khác nhau cho các loại hàng hoá và


13

phương tiện để có được chi phí và thời hạn vận chuyển thích hợp cho mỗi
chuyến hàng.
- Bốn là: Kiểm soát các chuyến vận chuyển để biết rằng việc ghi hoá

đơn có phù hợp không.
- Năm là: Kết hợp một cách hợp lý các điểm xuất phát và đích của việc

gởi hàng nhằm giảm chi phí.
1.2.3. Tiếp nhận
Một số bộ phận trong tổ chức thường là bộ phận chịu trách nhiệm tiếp
nhận hàng hoá nhập và sửa chữa, bảo quản dự trữ sản xuất.
Bộ phận tiếp nhận chịu trách nhiệm:
- Một là: Dỡ hàng hoá và xác nhận chuyến hàng đến.
- Hai là: Làm báo cáo nhận hàng.
- Ba là: Đưa các mặt hàng đến các điểm cần thiết để đo đếm, kiểm tra,

cất giữ và sử dụng. [6, tr. 174]
1.2.4. Gởi hàng
Trách nhiệm của bộ phận gửi hàng bao gồm:
- Một là:, lựa chọn các hàng hóa trong kho các mặt hàng cần thiết để gởi
đến cho khách hàng.
- Hai là: bao gói dán nhãn cho các chuyến hàng
- Ba là: xếp dỡ hàng lên xe
- Bốn là: quản lý đội xe của công ty. [6, tr 174-175]
1.2.5. Mua sắm
a.

Vị trí của hoạt động mua sắm

Hoạt động mua sắm với mục tiêu cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu, hàng

hóa cho quá trình sản xuất có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản trị vật
liệu nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung.
Hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng hóa, và tùy theo


14
tầm quan trọng của hàng hóa.
Các quyết định cơ bản trong hoạt động mua sắm gồm: mua từ một nguồn
hay nhiều nguồn, mua hay sản xuất, phân tích giá trị, và củng cố các quan hệ
với nhà cung cấp.
Bộ phận mua sắm thực hiện những hoạt động có vị trí rất quan trọng
trong các tổ chức. Bởi vì:
-

Các chi phí về hàng hóa và dịch vụ thường chiếm hơn phân nửa các

chi tiêu của công ty.
- Thực hiện các quan hệ giữa công ty và bên ngoài cụ thể là với mạng

lưới cung cấp, nó ảnh hưởng rất lớn tới thành công dài hạn công ty.
- Tác động khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổ
chức.
-

Bộ phận mua sắm thường được đặt dưới sự chỉ đạo từ quản trị cấp

cao. Rõ ràng với tầm quan trọng đặc biệt của bộ phận mua sắm nó được các
nhà quản trị cấp cao tập trung chú ý. Sự chú ý như vậy không chỉ với ý muốn
kiểm soát chi phí mà còn thực hiện kiểm soát các mối quan hệ trong và ngoài
tổ chức qua việc mua sắm. [6, tr. 175]

b. Các loại nhu cầu mua sắm
Việc mua sắm tiến hành trong nhiều tình huống, tuy vậy, chúng ta có thể
chia thành 3 nhóm chính.
Nhóm 1 - Mua sắm không thường xuyên số lượng ít có giá trị nhỏ.
Nhóm 2 - Mua sắm một lần, hoặc không thường xuyên với giá trị lớn.
Nhóm 3 - Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua
ở những vị trí phức tạp. [6, tr. 175]
Các mua sắm trong nhóm 1: các chi phí đặt hàng có khi còn lớn hơn chi
phí cho mặt hàng. Công ty có thể xây dựng các chính sách cho phép các nhân
viên mua hàng mua sắm một cách trực tiếp.


15
Mua sắm thuộc nhóm 2 và 3 với khối lượng lớn có thể giao cho những
người mua chuyên nghiệp hay công ty cung ứng được uỷ quyền. Đặc biệt với
nhóm 2 nên tận dụng kinh nghiệm mua sắm của các công ty chuyên về cung
ứng các mặt hàng này.
Các mua sắm khối lượng lớn thuộc nhóm 3 có thể phải được cung ứng
theo đơn đặt hàng khối lượng lớn trong một khoảng thời gian nhất định. Các
đơn hàng mua sắm khối lượng lớn trong thời gian dài, chưa cần xác định cụ
thể thời gian giao hàng có thể rất có lợi trong việc tận dụng khả năng giảm giá
tạo điều kiện ổn định kinh doanh cho người cung cấp.
c. Mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận mua sắm

- “Mục tiêu của bộ phận mua sắm trước hết là đảm bảo cung cấp hàng
hóa, vật tư đúng quy cách đúng số lượng, với giá cả hợp lý và hơn nữa, duy trì
mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu dài
cho công ty”. [6, tr. 176]
Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận mua sắm bao gồm
- Một là: định vị, ước lượng và phát triển nguồn nguyên vật liệu, người

cung cấp, các dịch vụ công ty cần.
- Hai là: bảo đảm các mối quan hệ với các nguồn cung ứng trên các
phương diện như: Chất lượng thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, mức
thu nhập.
- Ba là: tìm các vật liệu mới, các sản phẩm mới, các nguồn mới tốt hơn
vì thế có thể đánh giá khả năng sử dụng của công ty.
- Bốn là: cung ứng hợp lý các mặt hàng cần thiết với mức giá cả thích
hợp, với chất lượng yêu cầu và sử dụng các cuộc thương lượng cần thiết để
thực hiện các hoạt động này. Giá trị thấp nhất phải được hiểu là các chi phí
bao gồm cả đời sống sản phẩm, khả năng phục vụ và chi phí bảo quản.
- Năm là: đề xướng và phối hợp các chương trình cắt giảm chi phí, phân


16
tích giá trị, nghiên cứu mua hay làm, phân tích thị trường, hoạch định dài hạn
nếu cần.
- Sáu là: duy trì các quan hệ mật thiết giữa các bộ phận trong phạm vi xí
nghiệp, công ty và giữa công ty với người cung cấp tiềm tàng.
- Bảy là: giữ vững trong nhận thức hàng đầu về các chi phí của tất cả
những gì mà công ty mua được và bất kỳ những thay đổi thị trường có thể ảnh
hưởng đến lợi nhuận và sự tăng trưởng tiềm năng của công ty. [3, tr. 176]
d. Các bước của hoạt động mua sắm
Các nguyên vật liệu dùng trong các tổ chức lớn thường có được qua các
tiến trình mua sắm, đây là mối liên kết chủ yếu giữa một tổ chức và nhà cung
cấp hay những người bán. [3, tr. 289]
Trình tự thực hiện hoạt động mua sắm trải qua các bước sau:
Bước 1: Bộ phận mua sắm xác nhận các yêu cầu từ các bộ phận chức
năng khác, hay người hoạch định tồn kho.
Bước 2: Xác định các đặt trưng kỹ thuật và chủng loại thương mại cần
phải đáp ứng.

Bước 3: Gộp nhóm các mặt hàng giống nhau, hoặc có thể mua từ một
người cung cấp.
Bước 4: Hỏi giá đối với các nguyên vật liệu đặc biệt.
Bước 5: Đánh giá các mặt hàng về giá cả, chất lượng về khả năng giao
hàng.
Bước 6: Chọn nhà cung cấp.
Bước 7: Theo dõi xem các đơn đặt hàng có đến đúng hạn không.
Bước 8: Theo dõi việc tiếp nhận để xem các đơn hàng đã đến và có bảo
đảm chất lượng hay không.
Bước 9: Lưu trữ các tài liệu về sự đúng hẹn, giá cả chất lượng làm cơ sở
để đánh giá nghiệp vụ bán. [6, tr. 176-177]