Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các tập đoàn kinh tế việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.6 MB, 172 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THỊ KIM BÌNH
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ VIỆT NAM
LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC
HÀ NỘI - 2016
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THỊ KIM BÌNH
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ VIỆT NAM
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 62.32.24.01
LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC
Chủ tịch Hội đồng
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học
PGS.TS. Vũ Thị Phụng
1. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm
2. TS. Nguyễn Thị Liên Hương
HÀ NỘI - 2016
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá
nhân tôi. Các tài liệu sử dụng trong luận án đều được trích dẫn rõ ràng.
Các kết luận khoa học trong luận án chưa từng được công bố trong bất
kỳ công trình nào của người khác.
Tác giả
Nguyễn Thị Kim Bình
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
Từ viết đầy đủ
DNNN
Doanh nghiệp nhà nước
EVN
Tập đoàn Điện lực Việt Nam
HĐTT-ĐGTW
Hội đồng thẩm tra – Đánh giá trung ương
KHKT
Khoa học kỹ thuật
LBN
Liên bang Nga
PAC
Trung tâm Lưu trữ Dầu khí
PNVTW
Phòng Nghiệp vụ Trung ương
PVN
Tập đoàn Dầu khí Việt Nam
TĐ
Tập đoàn
TĐKT
Tập đoàn kinh tế
TĐKTNN
Tập đoàn kinh tế nhà nước
TCT
Tổng công ty
TLLT
Tài liệu lưu trữ
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TTLTQG
Trung tâm lưu trữ quốc gia
VNPT
Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam
VRG
Tập đoàn Công nghiệp cao su Việt Nam
VINACOMIN
Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam
VINACHEM
Tập đoàn Hóa chất Việt Nam
VINATEX
Tập đoàn Dệt may Việt Nam
VINASHIN
Tập đoàn Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam
DANH MỤC CÁC BẢNG
Tên bảng
Trang
Bảng 2a: Số liệu thống kê tỷ lệ vốn nhà nước/ loại hình công ty con của
41
các TĐKTNN
Bảng 2b: Khối lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ của các
46
Công ty mẹ
Bảng 3a: Biên chế cán bộ lưu trữ của các Công ty mẹ
62
Bảng 3b: Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ PAC
64
MỤC LỤC
i
ii
ii
1
4
5
6
6
6
7
10
11
12
Lời cam đoan
Danh mục các từ viết tắt
Danh mục các bảng
Mục lục
1. Tính cấp thiết của đề tài
2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
3. Giả thuyết nghiên cứu
4. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
8. Những đóng góp của luận án
9. Bố cục của đề tài
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ NHỮNG
VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN
1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở nƣớc
ngoài liên quan đến đề tài luận án
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở Việt
Nam liên quan đến đề tài luận án
1.3. Những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết
Chƣơng 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ
NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
2.1. Các khái niệm cơ bản
2.1.1. Khái niệm TĐKT và TĐKTNN
2.1.2. Khái niệm tổ chức, quản lý, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
2.2. Tổng quan về TĐKTNN Việt Nam
2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của các TĐKTNN Việt Nam
2.2.2. Đặc điểm của TĐKTNN Việt Nam
2.2.3. Vai trò của các TĐKTNN đối với nền kinh tế đất nước
2.3. Thành phần, nội dung, tính đặc thù vagiá
̀ trị của TLLT các TĐKTNN
2.3.1. Thành phần, nội dung của TLLT
1
14
18
28
30
30
31
36
36
38
43
45
45
50
54
60
2.3.2. Tính đặc thù của TLLT
2.3.3. Giá trị, ý nghĩa của TLLT
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Chƣơng 3. THỰC TẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU
TRỮ CỦA CÁC TĐKTNN VIỆT NAM VÀ KINH NGHIỆM LƢU
TRỮ DOANH NGHIỆP MỘT SỐ NƢỚC TRÊN THẾ GIỚI
3.1. Tình hình tổ chức công tác lƣu trữ của các TĐKTN
3.1.1. Tổ chức bộ phận lưu trữ
3.1.2. Nhân sự thực hiện công tác lưu trữ
3.1.3. Nơi bảo quản tài liệu, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ của các Tập
đoàn
3.2. Tình hình quản lý công tác lƣu trữ của các TĐKTNN
3.2.1. Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ của các TĐKTNN
3.2.1.1. Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ
3.2.1.2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
3.2.1.3. Chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ
3.2.1.4. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ
3.2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
3.2.2.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ
3.2.2.2. Triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
3.2.2.3. Kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
3.3. Đánh giá chung về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các
TĐKTNN
3.3.1. Những kết quả đạt được
3.3.2. Những hạn chế
3.4. Lƣu trữ doanh nghiệp, TĐKT một số nƣớc trên thế giới và
kinh nghiệm cho Việt Nam
3.4.1. Lưu trữ TĐKT của Liên bang Nga
3.4.2. Lưu trữ doanh nghiệp, TĐKT của một số nước khác
3.4.3. Một số kinh nghiệm cho Việt Nam
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Chƣơng 4. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
4.1. Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các
TĐKTNN
4.1.1. Phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động và xu hướng phát triển
2
61
61
62
65
66
66
66
69
70
70
71
71
73
80
81
81
83
95
95
99
102
105
106
106
của các ĐKTNN
4.1.2. Phù hợp với đặc thù TLLT của các Tập đoàn
4.1.3. Phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của các Tập đoàn
4.2. Các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các
TĐKTNN
4.2.1. Hoàn thiện cơ sở lý luận về công tác lưu trữ trong nền kinh tế thị
trường
4.2.1.1. Nghiên cứu xác định rõ nội hàm một số khái niệm về lưu trữ học
4.2.1.2.Nghiên cứu và vận dụng phù hợp lý luận về xác định giá
trị tài liệu theo yêu cầu mới
4.2.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ
4.2.2.1. Điều chỉnh một số khái niệm trong Luật Lưu trữ, giới hạn quy định
về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và bổ sung quy định về ký gửi tài liệu lưu trữ
4.2.2.2. Đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật trong
lĩnh vực lưu trữ
4.2.2.3. Xây dựng chế tài xử lý hành vi vi phạm pháp luật về công tác lưu
trữ
4.2.3. Đổi mới cơ chế tổ chức thẩm tra – đánh giá TLLT trong cơ quan
quản lý nhà nước về lưu trữ
4.2.4. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN trong giai đoạn
hiện nay
4.2.4.1. Quản lý TLLT của các doanh nghiệp thuộc TĐKTNN đang và sẽ
cổ phần hóa
4.2.4.2. Quản lý TLLT của các Công ty mẹ và doanh nghiệp thành viên
thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước
4.2.4.3. Quản lý tài liệu của các doanh nghiệp thành viên còn lại
4.2.4.4. Quản lý TLLT của các đơn vị sự nghiệp hạch toán độc lập và
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty mẹ
4.2.4.5. Ban hành chính sách của nhà nước để quản lý tài liệu của các
TĐKTNN hiện nay
4.2.5. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN trong
tương lai - khi hoàn thành tái cơ cấu
4.2.6. Đổi mới tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
TIỂU KẾT
KẾT LUẬN
DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN
QUAN ĐẾN LUẬN ÁN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
3
108
110
111
112
112
115
117
117
118
121
123
124
125
126
129
131
132
135
137
145
146
151
152
164
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngay từ năm 2005, hội nghị lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa
VIII) đã xác định nhiệm vụ: “Tổng kết mô hình tổng công ty nhà nước, trên cơ sở đó xây
dựng các tổng công ty thực sự trở thành những tập đoàn kinh tế mạnh, có hiệu quả và sức
cạnh tranh cao, thực sự là xương sống của nền kinh tế” [47,71]. Hiện thực hóa chủ trương
trên, ngày 23/3/2005 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 58/2005/QĐ-TTg
phê duyệt đề án thí điểm hình thành Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (gọi tắt
là VNPT). Đây cũng chính là thời điểm khởi đầu cho sự ra đời hàng loạt các Tập đoàn
kinh tế Nhà nước (TĐKTNN) sau một thời gian dài các doanh nghiệp nhà nước (DNNN)
hoạt động theo mô hình Tổng công ty (TCT). Ngoài 10 TĐKTNN (không tính Tập đoàn
Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam - VINASHIN đã phá sản), Việt Nam còn có nhiều Tập
đoàn kinh tế (TĐKT) thuộc các thành phần kinh tế phi nhà nước. Trong đó, phần lớn các
TĐKTNN Việt Nam (7/10) được hình thành trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại các TCT 91
được thành lập theo Quyết định số 91/TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ về
việc thí điểm thành lập các tập đoàn kinh doanh. Tất cả các TĐKT Việt Nam đều hoạt
động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các TĐKT đã sản sinh khối lượng
lớn tài liệu lưu trữ (TLLT). Những tài liệu này cần được tổ chức khoa học theo lý luận
công tác lưu trữ và pháp luật của nhà nước để phục vụ tốt hơn cho hoạt động của các Tập
đoàn. Việc tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKT đang đặt ra cho cơ quan quản lý, các
nhà nghiên cứu và chính các Tập đoàn nhiều câu hỏi: TLLT của các TĐKT có giá trị và ý
nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và đối với quốc gia? tình hình công tác lưu trữ của
các Tập đoàn hiện nay như thế nào? tổ chức và quản lý như thế nào để có thể phục vụ khai
thác sử dụng hiệu quả? có cần thiết tập trung TLLT của các Tập đoàn để bảo quản tại
Trung tâm lưu trữ quốc gia hay lựa chọn hình thức lưu trữ nào khác cho phù hợp thực tiễn
của Tập đoàn và đặc điểm của tài liệu? …Trả lời được những câu hỏi trên là điều hết sức
có ý nghĩa trong tình hình hiện nay bởi các lý do sau:
- Thứ nhất, TĐKT là những doanh nghiệp có quy mô lớn về vốn và cơ cấu tổ
chức, sản xuất kinh doanh ở những ngành, lĩnh vực kinh tế then chốt của nền kinh tế
quốc dân như: dầu khí, viễn thông, điện, tài nguyên, khoáng sản…. Tài liệu do các Tập
đoàn sản sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh có giá trị thực tiễn cao, chúng cần
được tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của các
Tập đoàn. Về lâu dài, đây là nguồn tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử
đất nước dưới góc độ kinh tế, khoa học công nghệ, khoa học quản lý, hội nhập kinh tế thế
4
giới. Chúng cũng có giá trị để nghiên cứu lịch sử phát triển các ngành, lĩnh vực kinh tế
mũi nhọn của đất nước nói riêng và lịch sử phát triển kinh tế đất nước nói chung. Tuy
nhiên, thực trạng công tác lưu trữ của các doanh nghiệp này còn nhiều bất cập trong tổ
chức và quản lý. Nếu không nghiên cứu để có giải pháp khắc phục kịp thời các bất cập đó
thì không chỉ các Tập đoàn, mà quốc gia sẽ mất đi nhiều TLLT có giá trị về nhiều mặt.
Trong bối cảnh nhà nước đang tiến hành tái cấu trúc nền kinh tế, trong đó, tái cơ cấu các
DNNN là nhiệm vụ trọng tâm thì đây là cơ hội để lưu trữ các TĐKTNN chấn chỉnh lại
hoạt động của mình. Từ đó, ngành lưu trữ cũng có thể đưa ra những hành động phù hợp
nhằm cải thiện tình hình, củng cố và nâng cao vị trí, uy tín của mình đối với xã hội.
- Thứ hai, nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT
để tổng kết, đánh giá lại lý luận lưu trữ học đã được vận dụng vào thực tế tại các Tập
đoàn trong thời gian vừa qua. Thời gian qua, lý luận lưu trữ học Việt Nam được xây
dựng, hoàn thiện trên cơ sở thực tiễn đất nước và kế thừa lý luận lưu trữ học của nhiều
nước như: Nga, Pháp, Trung quốc…. đã có những đóng góp nhất định cho sự nghiệp
phát triển chung của dân tộc. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau, hệ thống lý
luận này đã bộc lộ một số bất cập, từ các khái niệm, nghiệp vụ đến việc nghiên cứu xây
dựng các công cụ giúp lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng. Điều này có thể nhận thấy qua chất lượng TLLT hiện đang được bảo
quản trong các kho lưu trữ, hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu chưa cao, không tương
xứng với những chi phí đã bỏ ra và giá trị tiềm ẩn của TLLT.
- Thứ ba, thực tiễn công tác lưu trữ là tấm gương phản chiếu trung thực sự tuân thủ,
vận dụng những quy định của pháp luật vào thực tế đời sống. Vì vậy, nghiên cứu vấn đề tổ
chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT còn để tổng kết, đánh giá lại hệ thống các
văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ. Trên cơ sở đó mới có thể nghiên cứu các biện pháp để
hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ, giúp các TĐKT thực hiện tốt hoạt động này.
Những phân tích trên đã khẳng định ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn đề tài: “Tổ
chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” mà chúng tôi chọn
nghiên cứu để làm luận án tiến sĩ của mình.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Về đối tượng và khách thể nghiên cứu: Hiện nay, có nhiều TĐKT thuộc các thành
phần kinh tế khác nhau đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, đề tài của
chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của
một số TĐKTNN được hình thành trên cở sở tổ chức, sắp xếp lại các TCT 91 như: Tập
đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc gia Việt Nam,
Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt
5
Nam, Tập đoàn Dệt - May Việt Nam..... Mặc khác, do cơ cấu tổ chức và phạm vi hoạt động
của các TĐKTNN lớn và rộng nên tác giả tập trung khảo sát sâu ở các Tập đoàn hoạt động
trong các lĩnh vực: Dầu khí, Điện lực, Than - Khoáng sản, Bưu chính - Viễn thông
- Về thời gian nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý
công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ khi được chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình
TĐKT (từ năm 2005) cho đến hiện nay. Tuy nhiên, đề tài có nghiên cứu, đưa ra giải pháp
quản lý khối tài liệu hình thành từ khi các TĐ còn hoạt động dưới tên gọi TCT 91, đồng
thời dự báo xu hướng phát triển và đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
của các TĐKTNN sau khi tái cơ cấu
- Về nội dung nghiên cứu: Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, đề tài
nghiên cứu chỉ tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý công tác
lưu trữ của các TĐKTNN. Việc đi sâu nghiên cứu các vấn đề mang tính nghiệp vụ công tác
lưu trữ của các Tập đoàn không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này.
3. Giả thuyết nghiên cứu
Kết quả nghiên cứu tổ chức, hoạt động và khảo sát thực tế công tác lưu trữ của các
TĐKTNN Việt Nam cho thấy, tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN có những đặc thù xuất
phát từ đặc điểm tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp này. Đồng thời, cách thức tổ
chức và quản lý hiện nay chưa thể phát huy tối đa giá trị nhiều mặt của TLLT, đặc biệt là
giá trị thực tiễn của khối tài liệu khoa học kỹ thuật. Yêu cầu này càng cấp thiết khi các
TĐKTNN Việt Nam hoàn thành việc tái cơ cấu để hội nhập với xu thế phát triển kinh tế
của đất nước và thế giới. Do đó, cần có những giải pháp tổ chức và quản lý phù hợp với
đặc thù TLLT, với đặc điểm tổ chức, hoạt động hiện nay và xu thế phát triển trong tương
lai của các TĐ nhằm khai thác sử dụng tối đa giá trị TLLT của các TĐKTNN Việt Nam.
4. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu sau:
- Một là, nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tiễn về tổ chức và
quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN; tìm hiểu nguyên nhân gây nên những bất cập
trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay.
- Hai là, trên cơ sở kết quả của nghiên cứu trên, xây dựng các nguyên tắc và đề xuất các
giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN phù hợp với đặc thù TLLT,
đặc điểm tổ chức, hoạt động của các Tập đoàn hiện nay và trong thời gian 5 - 10 năm tới.
- Ba là đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT phù hợp
với xu hướng phát triển trong tương lai, khi các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn, kể cả Công
ty mẹ hoàn thành cổ phần hóa theo đề án tái cơ cấu DNNN.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt mục tiêu đã đề ra, chúng tôi tiến hành thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:
6
- Thứ nhất, khái quát về tổ chức, hoạt động, vai trò của các TĐKTNN đối với nền
kinh tế đất nước. Đồng thời phân tích thành phần, nội dung, ý nghĩa và nêu bật đặc thù
TLLT hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của các tổ hợp doanh nghiệp này.
- Thứ hai, khảo sát và mô tả thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của một
số TĐKTNN; phân tích các nguyên nhân của những bất cập trong tổ chức và quản lý công
tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay.
- Thứ ba, từ thực tiễn công tác lưu trữ của các TĐKTNN, trên cơ sở lý luận lưu
trữ học, cơ sở pháp luật về lưu trữ và các pháp luật có liên quan, đề tài nghiên cứu xây
dựng các nguyên tắc, đề xuất các giải pháp để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù
hợp đặc điểm tổ chức, hoạt động, xu hướng phát triển của các Tập đoàn. Các giải pháp
được đề xuất không chỉ đáp ứng mục đích bảo quản an toàn TLLT, đảm bảo sự toàn
vẹn, thống nhất Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam mà quan trọng hơn là khai thác được
các giá trị thực tiễn cao của TLLT phục vụ cho hoạt động của các doanh nghiệp một
cách thuận tiện, hiệu quả.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận án được hoàn thành trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện
chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và các phương pháp luận của lưu trữ học là nguyên tắc
chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Những phương pháp này giúp
tác giả luận án định hướng rõ quá trình nhận thức và giải quyết các vấn đề thực tiễn công
tác lưu trữ của các TĐKTNN một cách khoa học.
Bên cạnh đó, các phương pháp cụ thể khác cũng đã được sử dụng trong quá trình thực
hiện luận án là phương pháp lịch sử; phương pháp hệ thống; phương pháp logich; phương
pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp so sánh; phương pháp toàn diện; phương pháp khảo
sát; phương pháp phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia và phương pháp dự báo. Cụ thể:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được chúng tôi sử dụng thường xuyên trong suốt
quá trình nghiên cứu đề tài. Trong chương tổng quan những công trình liên quan đến đề tài
luận án đã được nghiên cứu trong nước và nước ngoài, phương pháp phân tích, tổng hợp
được sử dụng để tìm hiểu các vấn đề được các tác giả quan tâm nghiên cứu dưới các góc độ
khác nhau; nắm bắt được ý tưởng, quan điểm về các vấn đề được nghiên cứu. Các phương
pháp này còn được sử dụng để phân tích vai trò, thành tựu và những hạn chế trong tổ chức,
điều hành và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các Tập đoàn; phân tích vai trò và
các đặc điểm của các Tập đoàn; đặc điểm và giá trị TLLT của các Tập đoàn; thực tiễn công
tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ góc độ trách nhiệm của doanh
nghiệp và trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền; phân tích các nguyên nhân đưa đến
thực trạng còn nhiều bất cập của công tác này. Việc phân tích sâu, đầy đủ các vấn đề trên
7
dưới nhiều góc độ để có cái nhìn biện chứng, tránh những kết luận mang tính chủ quan,
phiến diện dẫn đến việc đề xuất các giải pháp không phù hợp thực tiễn.
- Phương pháp lịch sử, so sánh, logich được chúng tôi sử dụng khi nghiên cứu cơ sở
khoa học tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN; lịch sử hình thành và phát
triển các TĐKTNN Việt Nam, so sánh cơ cấu tổ chức của các Tập đoàn, mối quan hệ giữa
Công ty mẹ và công ty con, giữa các công ty con trong Tập đoàn so với khi còn là các TCT
91 để thấy sự khác nhau giữa chúng, những ưu điểm của Tập đoàn so với TCT 91….
Phương pháp so sánh còn được sử dụng để đối chiếu thực trạng công tác lưu trữ của
các TĐKTNN so với yêu cầu cần có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật, so
sánh giữa kết quả thu được so với các nguồn lực đã đầu tư vào công tác lưu trữ của các Tập
đoàn, so sánh giữa thực tế với các báo cáo của chính các doanh nghiệp trong Tập đoàn và
báo cáo của cơ quan chức năng để có thể rút ra những nhận xét xác đáng. Đồng thời,
phương pháp so sánh được sử dụng để đối chiếu giữa điều kiện thực tiễn của các TĐKTNN
Việt Nam với điều kiện của các TĐKT nước ngoài trong việc nghiên cứu, vận dụng kinh
nghiệm công tác lưu trữ của các TĐKT một số nước.
- Để có được bức tranh toàn diện về công tác lưu trữ của các TĐKTNN, chúng tôi đã
sử dụng phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu của các
TĐKTNN.
Kết quả khảo sát đã giúp tác giả luận án có được những thông tin, số liệu xác thực về
công tác lưu trữ của các Tập đoàn từ nhân sự đến tình hình thực hiện các nghiệp vụ, thực
trạng tài liệu...Chúng tôi đã khảo sát sâu tại một số TĐ như: Dầu khí, Điện lực, Than Khoáng sản, Bưu chính - Viễn thông. Do số lượng đơn vị thành viên lớn, có trụ sở ở khắp
địa bàn cả nước nên chúng tôi sử dụng phương pháp khảo sát trực tiếp và phương pháp
khảo sát gián tiếp. Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, chúng tôi đã tiếp xúc với
nhiều tài liệu khác nhau như các quy chế, quy định về công tác lưu trữ từ các TĐKTNN,
các báo cáo từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Nhờ đó, chúng tôi đã có được các thông
tin đa dạng về tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ cả hai
phía: Tập đoàn và cơ quan quản lý có thẩm quyền. Bên cạnh đó, chúng tôi còn khảo sát
thực tế tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III (TTLTQG III) để nắm rõ tình hình giao nộp và
bảo quản tài liệu của các TĐKTNN tại đây. Kết quả khảo sát đã cho phép chúng tôi đưa ra
những kết luận, nhận xét xác đáng về công tác lưu trữ của các TĐKTNN.
Phương pháp phỏng vấn cũng đã cung cấp cho chúng tôi nhiều thông tin quan trọng
phục vụ cho việc hoàn thành đề tài nghiên cứu. Đối tượng phỏng vấn của chúng tôi bao
gồm: cán bộ của phòng Nghiệp vụ Trung ương (PNVTW) thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, cán bộ phòng Thu thập của TTLTQG III, các cán bộ phụ trách phòng Văn thư –
8
Lưu trữ và cán bộ lưu trữ của một số TĐKTNN. Thông qua phương pháp phỏng vấn,
chúng tôi thu thập được nhiều thông tin mang tính khách quan của những người có liên
quan trực tiếp đến công tác lưu trữ của các Tập đoàn. Ví dụ: về những thuận lợi, khó khăn
của cơ quan có thẩm quyền, của chính cán bộ PNVTW khi triển khai các nghiệp vụ quản lý
công tác lưu trữ của các TĐKTNN; đánh giá của người chịu trách nhiệm về công tác lưu
trữ của Tập đoàn về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn của cơ quan có thẩm
quyền, của chính Tập đoàn; quan điểm của giới chuyên môn về việc giao nộp TLLT của
các TĐKTNN vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (TTLTQG), về hình thức tổ chức và quản
lý công tác lưu trữ mới do tác giả dự kiến đề xuất trong phần giải pháp.....
Một phần kết quả của việc sử dụng phương pháp khảo sát được dùng để so sánh,
đối chiếu với những thông tin thu được từ các phương pháp khác như: nghiên cứu tài
liệu, phỏng vấn nhằm đảm bảo độ xác thực của thông tin được nêu trong luận án. Quan
trọng hơn, kết quả khảo sát đã cho chúng tôi nhiều ví dụ mình họa thực tế về công tác
lưu trữ của các TĐKTNN.
- Phương pháp hệ thống cũng có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu của chúng
tôi. Xem xét công tác lưu trữ trong hệ thống của Tập đoàn và của ngành lưu trữ nói
chung cho thấy vai trò quan trọng của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các
Tập đoàn trong tổng thể các vấn đề của xã hội. Cụ thể hơn, chúng tôi đã vận dụng khái
niệm hệ thống, tính trồi của hệ thống để nghiên cứu khái niệm về TĐKTNN, về hệ
thống pháp luật quy định về công tác lưu trữ… Từ đó cho thấy, mỗi doanh nghiệp trong
tập đoàn là một pháp nhân, được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật. Vì
vậy, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của mình
theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan là quyền và trách nhiệm
của mỗi doanh nghiệp. Nhà nước quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp thuộc tập
đoàn trên cơ sở pháp luật, phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động của các TĐ, với đặc
thù của TLLT và xu hướng phát triển của các TĐ trong tương lai. Đây cũng chính là cơ
sở quan trọng để chúng tôi nghiên cứu đề xuất các nguyên tắc, giải pháp tổ chức và
quản lý công lưu trữ của các TĐKTNN đảm bảo tính khoa học, đồng bộ, thống nhất,
phù hợp với điều kiện thực tiễn của các Tập đoàn, đáp ứng quy định của pháp luật.
- Để hạn chế những kết luận chủ quan và tranh thủ ý tưởng khoa học, chúng tôi đã
sử dụng phương pháp xin ý kiến chuyên gia bằng hình thức trao đổi trực tiếp. Các
chuyên gia được xin ý kiến là những nhà quản lý đã từng đảm nhận trách nhiệm đứng
đầu cơ quan quản lý ngành hoặc lãnh đạo phụ trách lĩnh lưu trữ thuộc Bộ Nội vụ, những
nhà khoa học nhiều kinh nghiệm, tâm huyết trong lĩnh vực lưu trữ học. Sau khi tham
vấn, tác giả luận án đã nhận được ý kiến của các chuyên gia liên quan đến một số khái
9
niệm cơ bản của lưu trữ học, về thẩm quyền quản lý của nhà nước đối với công tác lưu
trữ của các TĐKTNN trong giai đoạn hiện nay và sau khi các TĐ thực hiện tái cơ cấu,
về quyền sở hữu đối với TLLT của các TĐ, về việc cần đổi mới tổ chức và quản lý công
tác lưu trữ của các TĐKTNN… Những ý kiến đóng góp của các chuyên gia đã giúp
chúng tôi củng cố thêm kiến thức và mạnh dạn hơn trong việc đề xuất các giải pháp
khoa học.
- Do các TĐKTNNN đang trong thời ký tái cấu trúc nên tác giả luận án đã sử dụng
phương pháp dự báo trong việc xác định thời gian các TĐ có thể hoàn thành tái cơ cấu; cơ
cấu tổ chức của các TĐKTNN sau khi tái cơ cấu; tình hình thay đổi tỷ lệ vốn của nhà nước
trong từng TĐ; cơ hội và thách thức đối với các TĐ sau khi tái cơ cấu; nhu cầu sử dụng
TLLT phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh khi phải cạnh tranh lành mạnh trên thị
trường… Từ kết quả của việc sử dụng phương pháp dự bảo, có thể khẳng định rằng, mô
hình tổ chức và hoạt động của các TĐKTNN luôn hướng tới sự hoàn thiện, phù hợp với
môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì vậy, các giải pháp đề xuất trong luận án không chỉ cho hiện tại mà còn phải đáp ứng với
xu thế phát triển của các Tập đoàn trong tương lai.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác nhau,
bao gồm:
- Các công trình nghiên cứu được trình bày trong chương Tổng quan tình hình
nghiên cứu là nguồn tư liệu quý giá để chúng tôi tham khảo có tính kế thừa phục vụ cho
việc nghiên cứu đề tài.
- Sách tham khảo về mô hình TĐKT các nước trên thế giới và mô hình TĐKTNN
Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo trong nước về lý luận và thực tiễn TĐKTNN; các bài viết
liên quan đến TĐKTNN;
- Các sách về lý thuyết tổ chức
- Các sách về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ , Lưu trữ học, Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ học: Lý luận và phương pháp…. Bằng tiếng Việt và tiếng Nga
- Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như các Văn
kiện đại hội và các Nghị quyết của Đảng, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán; các Quyết
định của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập, phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động
của các TĐKTNN và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Tất
cả những văn bản pháp luật này được tác giả luận án khai thác từ các nguồn tin cậy như:
10
Trang thông tin Chính phủ điện tử ( Cơ sở dữ liệu văn bản quy
phạm pháp luật của Bộ Tư pháp ( website của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước (www.archives.gov.vn/), ….
- Các Quy chế, quy định, hướng dẫn, báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ do các
TĐKTNN ban hành.
- Các báo cáo kết quả nghiên cứu của một số đề tài khoa học, nhiều bài viết khác
đăng trên các báo và tạp chí chuyên ngành.
- Luật Lưu trữ một số nước như Hàn Quốc, Canada, Pháp, Trung quốc, Malaysia..
do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức dịch.
- Một số các Website khác…
8. Những đóng góp của luận án
Luận án được hoàn thành sẽ có những đóng góp cả về lý luận và giải quyết được
vấn đề thực tiễn.
- Về lý luận
+ Đóng góp đầu tiên của luận án là cho cung cấp một bức tranh về TĐKTNN từ
khái niệm, lịch sử hình thành phát triển đến đặc điểm tổ chức và vị trí của chúng đối với
nền kinh tế quốc dân, xu hướng hoàn thiện và phát triển các Tập đoàn này trong tương
lai khi thực hiện tái cơ cấu kinh tế. Điều này giúp cơ quan quản lý ngành lưu trữ có định
hướng trong hoạch định chiến lược nhiệm vụ được giao, ban hành văn bản quản lý
ngành phù hợp với thực tiễn…
+ Hệ thống lại cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ để thấy được những
bất cập khi được vận dụng vào thực tiễn công tác lưu trữ của các TĐKTNN. Đóng góp
quan trọng của luận án là xây dựng giải pháp nhằm quản lý TLLT của các TĐKT trong giai
đoạn hiện nay cho đến 5 – 10 năm tới và cả cho tương lai, khi các TĐ hoàn thành đề án tài
cơ cấu, trọng tâm là cổ phần hóa.
Bên cạnh đó, luận án còn có đóng góp nhất định về mặt lý luận bằng việc đề xuất
một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ sở khoa học lưu trữ như: điều chỉnh một số
khái niệm cơ bản; giới hạn phạm vi chỉnh lý TLLT; bổ sung quy định về ký gửi tài liệu
trữ và quy định về việc bảo quản tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam tại nơi sản
sinh ra tài liệu,… Giải pháp đồng bộ, thống nhất quy định về lưu trữ trong hệ thống văn
bản pháp luật điều chỉnh mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp và giải pháp xây dựng
chế tài xử lý hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ từ kinh nghiệm của các
nước trên thế giới cũng là đóng góp quan trọng của luận án.
- Về thực tiễn
11
+ Đánh giá một cách toàn diện thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các
TĐKTNN để có hướng khắc phục, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, của
xã hội trong bối cảnh hiện đại.
+ Thông qua việc đề xuất một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của
các TĐKTNN, tác giả mong muốn kết quả nghiên cứu của luận án có thể trở thành tài
liệu tham khảo cho các Tập đoàn và các cơ quan chức năng, đặc biệt là Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước. Nếu các giải pháp được triển khai thực hiện đồng bộ sẽ có thể giúp cơ
quan quản lý trong quá trình giải quyết các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ doanh nghiệp
và công tác lưu trữ nói chung. Đồng thời, giúp các TĐKTNN bảo quản an toàn và khai
thác sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ cho hoạt động của chính doanh nghiệp. Luận án
còn có giá trị tham khảo phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy của các trường đại
học có đào tạo chuyên ngành lưu trữ học; các lớp bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ của
các cơ quan quản lý ngành và của các TĐKTNN.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung chính của luận án được chia
thành 4 chương
Chƣơng 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu và những vấn đề liên quan đến đề
tài luận án
Nội dung chương 1 là kết quả tìm kiếm, nghiên cứu và hệ thống tư liệu liên quan
đến đề tài luận án. Cụ thể, chúng tôi phân tích một số công trình nghiên cứu đề cập đến lưu
trữ của các TĐKT một số nước trên thế giới để có thể so sánh, đối chiếu và học tập kinh
nghiệm trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam. Ngoài ra,
chúng tôi khái quát kết quả nghiên cứu của nhiều công trình khoa học về TĐKTNN, về
công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung và các TĐKTNN nói riêng đã được công
bố dưới nhiều loại hình khác nhau.
Chƣơng 2. Tổ chức bộ máy và tài liệu hình thành trong hoạt động của các
TĐKTNN
Nội dung đầu của chương 2 chúng tôi trình bày kết quả nghiên cứu về những khái
niệm cơ bản liên quan trược tiếp đến đề tài luận án. Nội dung cơ bản sẽ là kết quả nghiên
cứu về lịch sử hình thành, vị trí, vai trò và đặc điểm tổ chức, hoạt động của các
TĐKTNN. Với tính chất là dẫn luận, mục đích của nghiên cứu trên giúp chúng tôi tìm
hiểu về thành phần, nội dung, đặc điểm của TLLT các Tập đoàn ở phần tiếp theo. Đồng
thời nghiên cứu này sẽ là một phần cơ sở cho việc xây dựng các nguyên tắc và giải pháp
tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn ở chương cuối của luận án. Đặc biệt, từ
vị trí, vai trò quan trọng của các TĐKTNN trong nền kinh tế quốc dân chúng ta sẽ có cơ
sở để khẳng định giá trị, ý nghĩa của TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các
12
TĐKTNN dưới các góc độ khác nhau. Điều này chứng minh cho sự cần thiết phải tổ chức
và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN một cách khoa học và hiệu quả.
Chƣơng 3. Thực tế tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các TĐKTNN và kinh
nghiệm lƣu trữ doanh nghiệp một số nƣớc trên thế giới
Chương này trình bày kết quả khảo sát tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
của các TĐKTNN từ phía cơ quan quản lý ngành và từ phía các Tập đoàn. Từ kết quả khảo
sát, chúng tôi tập trung đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của các TĐKTNN để làm cơ
sở cho việc xây dựng các nguyên tắc và các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
của các tổ hợp doanh nghiệp đặc biệt này. Phần cuối của chương 3 chúng tôi giới thiệu kết
quả nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKT một số nước trên thế
giới và một số gợi mở cho công tác lưu trữ các TĐKTNN Việt Nam.
Chƣơng 4. Các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các TĐKTNN
Việt Nam
Để định hướng cho tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKTNN, chương này đưa ra
một số nguyên tắc trong việc tổ chức công tác lưu trữ của các Tập đoàn. Nội dung thứ
hai của chương này, chúng tôi dành đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức và quản lý
công tác lưu trữ của các Tập đoàn cho giai đoạn hiện tại và trong tương lai. Các nguyên
tắc và giải pháp được đề xuất phải đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phù hợp với quy mô,
đặc điểm tổ chức, hoạt động của các chủ thể sản sinh ra tài liệu. Chương 4 được xem là
đóng góp quan trọng nhất của luận án.
Để thực hiện nghiên cứu đề tài của luận án, tác giả đã gặp không ít khó khăn khi tiến
hành khảo sát tại một số TĐKTNN. Đây cũng là trở ngại chung của nhiều đối tượng khi
muốn tiếp cận với tài liệu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của
một số lãnh đạo Văn phòng, cán bộ phụ trách công tác Văn thư Lưu trữ , cán bộ lưu trữ của
các Tập đoàn như: VNPT, PVN, VINACOMIN, EVN .... và Phòng Nghiệp vụ Trung ương
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, chúng tôi đã có những thông tin, số liệu, tài liệu
quý báu để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do trình độ và kinh nghiệm bản thân tác giả còn
nhiều hạn chế, nên mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận án còn có nhiều thiếu sót.
Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, của bạn bè và
những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng các công trình nghiên cứu tiếp theo sẽ đạt
được chất lượng cao hơn.
Luận án được thực hiện với sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của GS.TSKH.
Nguyễn Văn Thâm và TS. Nguyễn Liên Hương, sự giúp đỡ tận tình của một số Thầy/Cô
cùng nhiều cá nhân khác. Nhân đây, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Thầy, cô và các cá
nhân đã giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ.
13
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ
LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN
1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở nƣớc ngoài liên
quan đến đề tài luận án
Việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá các công trình nghiên cứu của các nước trên
thế giới liên quan đến đề tài luận án tiến sĩ là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả những
người nghiên cứu để mở rộng tư duy, học tập kinh nghiệm, từ đó có cơ sở vận dụng, đề
xuất hoàn thiện vấn đề nghiên cứu cho phù hợp với thực tiễn của ngành, lĩnh vực và của
đất nước. Trong phạm vi khả năng tiếp cận của bản thân, có thể kết luận ngoài một số
giáo trình do các nhà khoa học Nga biên soạn, vấn đề công tác lưu trữ doanh nghiệp nói
chung, công tác lưu trữ của các TĐKT nói riêng ít được đề cập nghiên cứu. Chính vì
vậy, tác giả chưa tìm thấy một công trình nghiên cứu có tính hàn lâm, ở dạng xuất bản
phẩm, kể cả luận án tiến sĩ ( ví dụ qua dữ liệu lưu trữ thư viện Liên Bang Nga) về vấn
đề này. Kết quả tìm kiếm của tác giả về các công trình nghiên cứu liên quan đến công
tác lưu trữ doanh nghiệp thường được thể hiện qua một số bài viết được đăng trên các
tạp chí trong nước (đã được dịch) và ngoài nước (nguyên bản tiếng nước ngoài).
- Là đất nước có ngành lưu trữ phát triển so với nhiều nước trên thế giới nên Liên
bang Xô Viết (trước đây) và Liên bang Nga (hiện nay) đã xuất bản nhiều giáo trình về lưu
trữ học như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên xô” của các tác giả F.I. Dolgich,
K.I.Rudensol do nhà xuất bản Trường trung học ấn hành năm 1980; “Lý Luận và phương
pháp Lưu trữ học” của tác giả Е.М.Burova do nhà xuất bản trường Đại học Năng lượng
Mat-xcơ-va ấn hành năm 2012… Tuy không trực tiếp bàn về công tác lưu trữ của các
doanh nghiệp nhưng các giáo trình đã đề cập đến toàn bộ các vấn đề lý luận thuộc lĩnh vực
lưu trữ nói chung. Đặc biệt, giáo trình: “Lý luận và phương pháp lưu trữ học” của
Е.М.Burova (2012) đã bổ sung lý luận về phân loại TLLT phù hợp với bối cảnh của xã hội
hiện đại. Cụ thể, ngoài các đặc trưng phân loại như: đặc trưng thời kỳ lịch sử, đặc trưng ý
nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu, đặc trưng lãnh thổ hành chính…tác giả
bổ sung đặc trưng tính sở hữu TLLT khi nền kinh tế xuất hiện thêm thành phần kinh tế tư
nhân và tư bản nước ngoài. Trên cơ sở đó, nhà nước LBN thừa nhận sở hữu tư đối với
TLLT, cho phép hình thành các kho lưu trữ tư nhân hoặc cho phép các tổ chức, doanh
nghiệp phi nhà nước và cá nhân có quyền ký gửi tài liệu vào các lưu trữ nhà nước theo thỏa
thuận hợp đồng. Kết quả nghiên cứu các giáo trình giúp tác giả luận án vận dụng lý luận
phân loại tài liệu lưu trữ vào việc nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của
các TĐKTNN Việt Nam.
14
- Tiếp đến là báo cáo: “Lưu trữ trong quá trình tư nhân hóa các doanh nghiệp nhà
nước” của tác giả Lojos Kormendy do Phạm Bích Hải dịch và công bố trên Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, số 1/ 2000. Báo cáo được tác giả - Phó tổng giám đốc Lưu trữ quốc gia
Hungari trình bày tại hội thảo quốc tế về các vấn đề pháp luật trong lưu trữ do Cục Lưu
trữ quốc gia Trung Quốc phối hợp với Ủy ban về những vấn đề pháp quy trong lưu trữ
của Hội đồng Lưu trữ quốc tế tổ chức tại Trung Quốc tháng 11/1999. Nội dung bài viết
trình bày quan điểm của một số nước về cách giải quyết đối với TLLT khi tư nhân hóa
các doanh nghiệp nhà nước. Việc chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN của Việt Nam
một phần giống việc tư nhân hóa DNNN của nhiều nước trên thế giới, dẫn đến số phận
của TLLT bị tác động trực tiếp và kết quả/hậu quả khác nhau phụ thuộc vào nhận thức
và hành động của ngành lưu trữ mỗi nước. Điều chúng ta cần nghiên cứu, tham khảo là
một số nước phân biệt rất rõ giữa sở hữu công và sở hữu tư đối với TLLT. Pháp luật
thừa nhận và bảo vệ quyền sở hữu tư nhân đối với TLLT. Lưu trữ nhà nước sẽ đăng ký
thống kê, sao chụp và sử dụng, đóng góp tài chính để bảo quản tài liệu khi cần thiết
(Hungari, Italia, Nga).
- Bài: “500 doanh nghiệp lớn trên thế giới quản lý tài liệu lưu trữ của mình như thế
nào?” do Vũ Thị Thu Hiền dịch từ nguồn “Báo Lưu trữ Trung Quốc” ngày 10 tháng 3
năm 2011, kỳ thứ 2125 được công bố trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
có giá trị tham khảo quan trọng đối với tác giả nghiên cứu đề tài luận án. Nội dung bài
viết giới thiệu mô hình lưu trữ của hai Tập đoàn kinh doanh thực phẩm có thương hiệu
nổi tiếng của Mỹ là Mc Donald’s và Kraft. Không chỉ giới thiệu mô hình lưu trữ độc đáo,
bài viết còn cho chúng ta thấy tư duy khoa học của những chủ sở hữu Tập đoàn, của
những lãnh đạo các chi nhánh và của những người làm công tác lưu trữ của Tập đoàn Mc
Donald’s và Kraft. Đối với Mc Donald’s, kho lưu trữ không chỉ là nơi đơn thuần bảo
quản an toàn TLLT mà là còn nơi trưng bày hiện vật, tài liệu góp phần khuếch trương
biểu tượng, biểu hiện niềm tự hào của một thương hiệu nổi tiếng với kiến trúc độc đáo,
với cách bày trí thân thiện trong một không gian văn hóa gồm “các tài liệu lưu trữ, các
biểu tượng may mắn, quà tặng liên quan đến lịch sử hình thành, văn hóa, các sự kiện lịch
sử chính yếu, các hoạt động trọng đại của công ty …”.
Bài viết còn cho thấy vị trí,
vai trò quan trọng của cán bộ lưu trữ đối hoạt động của Tập đoàn vì họ “thể hiện vai trò
là những người gìn giữ lịch sử, khai thác tài nguyên, tạo lập nên thương hiệu, nâng cao
năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp mình”.
- Về công tác của lưu trữ của một số TĐKT của Pháp, chúng tôi có nghiên cứu bài
viết: “Ví dụ điển hình về thực tiễn công tác lưu trữ của SNCF và Société Générale”
15
(“Лучшие примеры архивной практики: SNCF и Société Générale”) đăng trên website:
- nguyên gốc tiếng Nga.
SNCF là DNNN điều hành đường sắt của Pháp được thành lập ngày 01/9/1937 trên
cơ sở hợp nhất 6 công ty đường sắt. Năm 1983, SNCF chính thức trở thành doanh nghiệp
thuộc sở hữu nhà nước. Qua bài viết cho thấy, hiện tại, SNCF có 3 website lưu trữ, gồm:
+ Trang lưu trữ quốc tế
+ Trang lưu trữ hồ sơ cá nhân;
+ Trang lưu trữ kết nối các lưu trữ thuộc các lĩnh vực khác.
Tại trụ sở chính và các chi nhánh khu vực thành lập lưu trữ riêng để giảm tải việc xử
lý văn bản. Sau một vài năm, số lượng lưu trữ thành viên tại các khu vực tăng từ 70 lên
150. Tác giả bài báo cũng dự báo, trong tương lai, để đáp ứng việc phủ khắp mạng lưới của
SNCF, dự đoán lưu trữ thành viên của Tập đoàn sẽ tăng lên 400.
Phần thứ hai bài viết giới thiệu về lưu trữ của Tập đoàn Société Générale. Société
Générale (Сосьете Женераль) là một trong những Tập đoàn kinh doanh tài chính lớn
nhất của Pháp, được thành lập vào năm 1864 và có trụ sở tại Paris. Hiện Tập đoàn có 4
website đảm bảo tất cả hoạt động lưu trữ của Tập đoàn và kết nối tất cả các bộ phận.
Các website lưu trữ đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng thông qua một ứng dụng
không phụ thuộc người sử dụng ở điểm nào. Ngoài ra, Tập đoàn còn các kho lưu trữ
giấy bảo quản hai loại tài liệu:
+ Kho lưu trữ tài liệu hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm đến 80% tổng khối lượng
TLLT, gồm: các hợp đồng, các thỏa thuận thương mại, tài liệu tài chính kế toán liên quan
đến đầu tư.
+ Kho lưu trữ tài liệu điều hành chiếm 20% khối lượng còn lại.
Bài viết không chỉ cho thấy mô hình lưu trữ năng động, hiệu quả của một số Tập đoàn
kinh doanh của Pháp mà còn cho thấy nhận thức và sự đánh giá rất cao vai trò của lưu trữ
đối với hoạt động của các doanh nghiệp.
- Về vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ của các doanh nghiệp
thuộc Liên bang Nga (LBN) được đề cập trong hai bài viết. Đó là bài: “Công nghệ thông
tin cho phép giảm chi phí trong bảo quản, trao đổi và quản trị thông tin” của Marina
Poliakova – Giám đốc bộ phận thông tin của công ty “Truyền thông Nga” (“Ростелеком”)
đăng trên website và bài “Lưu trữ của Tập đoàn công nghiệp Dầu
khí”(Газпрома) đăng trên website: Tác giả bài báo thứ nhất cho
16
rằng, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là rất cần thiết, bởi trong quá trình hoạt
động, nhiều TLLT như: tài chính, khoa học kỹ thuật… cần cung cấp phục vụ cho công tác
không chỉ cho chính bộ phận đã sản sinh ra tài liệu mà còn cho các bộ phận liên quan trong
doanh nghiệp. Với công ty “Truyền thông Nga” (“Ростелеком”) hoạt động trên địa bàn vô
cùng rộng, giám sát 800 cơ quan, hàng tháng sản sinh hơn 1 triệu tài liệu tài chính kế toán
thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là lựa chọn tối ưu. Cùng kinh nghiệm
về ứng đụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn có Tập đoàn công nghiệp Dầu khí
(Газпрома). Là Tập đoàn kinh tế lớn của Nga, Tập đoàn công nghiệp Dầu khí (Газпрома)
chuyên khai thác, vận chuyển, bảo quản, chế biến dầu khí và ga. Bài viết thứ hai giới thiệu
cách Tập đoàn công nghiệp Dầu khí lưu trữ khối tài liệu xây dựng hình thành rất lớn - hàng
trăm công trình mỗi năm. Song song với lưu trữ truyền thống, tài liệu xây dựng sau khi tiến
hành xác định giá trị tài liệu được lưu dưới dạng điện tử. Lưu trữ điện tử tài liệu xây dựng
đảm bảo bảo quản tập trung và sử dụng dưới dạng điện tử các bản thiết kế, các tài liệu khoa
học kỹ thuật để tái thiết, hiện đại hóa hoặc nâng cấp các công trình.
- Lưu trữ doanh nghiệp là đề tài được các nhà nghiên cứu Trung Quốc quan tâm.
Tiêu biểu có hai bài viết: “Xác định và phân tích nhận định về quyền sở hữu tài sản tài liệu
lưu trữ doanh nghiệp” của tác giả Lý Kiến Trung - Tập đoàn Xây dựng công nghiệp An
Dương, tỉnh Hà Nam đăng trên Tạp chí “Lưu trữ Bắc Kinh”, kỳ 2/2013 và bài “Bàn về
việc quản lý và phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ các dự án đầu tư của DNNN ở
Trung Quốc” đăng trên website . Bài viết của tác giả Lý Kiến
Trung bàn về vấn đề liên quan đến quyền sở hữu TLLT. Tác giả cho rằng, TLLT là một
loại tài sản đặc biệt, luôn theo sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ ngày bắt
đầu thành lập và đây cũng là đặc điểm của tài sản TLLT so với các loại tài sản khác của
doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thẩm định tài sản doanh doanh nghiệp phục vụ
cho nhiều mục đích khác nhau, TLLT vẫn chưa được chú trọng, chưa có được những cơ
sở chính xác và các quy định của cơ quan có thẩm quyền. Ở phần thứ hai bài viết, tác
giả nêu khái niệm về quyền sở hữu theo pháp luật Trung Quốc, là “quyền lợi mà người
chủ sở hữu sự vật tiến hành chiếm hữu, sử dụng, giao dịch và xử lý đối với sự vật đó….,
người có quyền sở hữu có quyền lợi trong việc chiếm hữu, sử dụng, thu lợi và xử lý đối
với bất động sản hoặc động sản của mình”. Tuy nhiên, những nội dung được mong đợi
như trong đề bài viết là xác định và phân tích nhận định về quyền sở hữu tài sản tài liệu
lưu trữ doanh nghiệp không đáp ứng được người đọc.
Nội dung bài viết thứ hai giới thiệu tài liệu các dự án đầu tư, vai trò quan trọng của
việc quản lý TLLT về dự án đầu tư và quy trình quản lý TLLT các dự án đầu tư của các
17
DNNN Trung Quốc. Theo tác giả bài viết, các dự án này có quy mô đầu tư lớn, thời gian
thực hiện kéo dài, độ phức tạp cao nên có thể phát sinh nhiều vấn đề kéo theo nhiều rủi ro.
Vì vậy, cần phải quản lý dự án chặt chẽ, trong đó có quản lý TLLT sẽ hạn chế tối thiều các
rủi ro có thể xảy ra vì TLLT về các dự án lưu trữ được những bằng chứng nguyên thủy của
toàn bộ quá trình thực hiện dự án, cung cấp được những ghi chép nguyên thủy, tìm ra được
những tồn tại của vấn đề.
Các công trình nghiên cứu của nước ngoài về công tác lưu trữ tuy có phong phú
nhưng ít bài viết liên quan trực tiếp đến đề tài nghiên cứu của luận án. Theo nhận định
chủ quan bản thân tác giả, có thể công tác lưu trữ doanh nghiệp của một số nước có
ngành lưu trữ phát triển ổn định mặc nhiên được xem là sự tất yếu, không có sự khác
biệt so với các đối tượng khác trong xã hội. Thực trạng công tác này không đặt ra vấn
đề cấp thiết cho việc nghiên cứu hoàn thiện. Kết quả nghiên cứu những công trình công
bố của nước ngoài đã cho tác giả luận án hiểu được quan điểm của chính quyền một số
nước về TLLT của doanh nghiệp thuộc các quyền sở hữu khác nhau; về sự đồng bộ,
thống nhất của hệ thống pháp luật điều chỉnh công tác lưu trữ, về chế tài xử lý vi phạm
trong lĩnh vực lưu trữ; tham khảo được mô hình tổ chức, công tác ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ, kết quả công tác lưu trữ… một số TĐKT của một số
nước trên thế giới. Đây cũng chính là những kinh nghiệm giúp chúng tôi nghiên cứu
vận dụng trong việc xây dựng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
Việt Nam phù hợp với điều kiện thực tiễn của các Tập đoàn và của quốc gia.
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở Việt Nam liên
quan đến đề tài luận án
Nghiên cứu về công tác công văn giấy tờ của doanh nghiệp Việt Nam nói chung, về
tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN nói riêng là lĩnh vực được các nhà
nghiên cứu về lưu trữ học quan tâm. Các công trình nghiên cứu đã được công bố dưới
nhiều hình thức khác nhau như đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, luận văn thạc sĩ, khóa
luận tốt nghiệp, các bài báo đăng trên tạp chí chuyên ngành. Tuy nhiên, do nhiều lý do khác
nhau, việc nghiên cứu thuộc phạm vi hẹp này gặp một số khó khăn nhất định, đặc biệt là
điều kiện tiếp cận doanh nghiệp để khảo sát. Vì vậy, so với các công trình nghiên cứu về
công tác lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan Đảng, số lượng công trình
nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp không nhiều, chưa có tính
hệ thống, toàn diện. Dưới đây sẽ là tổng quan các công trình đã được thực hiện để chúng ta
có cái nhìn toàn diện về tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận án.
18
- Được xem là công cụ quan trọng phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống
văn bản được ban hành trong quá trình hoạt động có liên hệ mật thiết với hiệu sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống văn bản này là sản phẩm tất yếu, phản ánh
đầy đủ, chân thực mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, nghiên cứu hệ thống văn bản
của các doanh nghiệp đã được một số tác giả quan tâm tìm hiểu. Tiêu biểu có các công
trình như: “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản của các doanh nghiệp nhà
nước” là đề tài khoa học cấp Bộ của nhóm các nhà nghiên cứu thuộc Học Viện Hành chính
quốc gia do PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm và hoàn thành vào năm 2003, “Hệ
thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của một số loại hình doanh nghiệp” là
đề tài cấp Đại học Quốc gia do TS Vũ Thị Phụng chủ trì, nghiệm thu vào tháng 5/2003.
Các đề tài đã đi sâu tìm hiểu được tác dụng, nội dung của từng loại hình văn bản được
doanh nghiệp sử dụng trong quá trình hoạt động, nêu được đặc điểm về thể thức, văn
phong văn bản quản lý của doanh nghiệp Việt Nam. Đồng thời, các tác giả đã nghiên cứu
thực trạng ban hành và sử dụng văn bản của các doanh nghiệp, phân tích nguyên nhân của
những hạn chế trong công tác này và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống
văn bản và thủ tục hành chính trong điều hành hoạt động của các doanh nghiệp này. Trên
cơ sở của lý thuyết hệ thống, văn bản của các doanh nghiệp được nghiên cứu trong mối liên
hệ chặt chẽ với các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nghiên
cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản của doanh nghiệp chính là tạo nên
một công cụ khoa học, hữu hiệu để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Cùng nhóm đề tài nghiên cứu khoa học còn có đề tài cấp Bộ: “Lý luận và thực tiễn về
tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” do PGS. Vương Đình Quyền làm chủ
nhiệm cùng một số cộng sự và được nghiệm thu vào năm 1990. Nội dung đề tài nghiên cứu
về lịch sử, thực trạng, lý luận tổ chức mạng lưới kho lưu trữ. Nội dung và cũng là đóng góp
quan trọng của đề tài nghiên cứu là xây dựng dự án về tổ chức mạng lưới kho lưu trữ trên
cơ sở vận dụng lý luận phân loại TLLT và thực tiễn tổ chức hệ thống kho lưu trữ của Việt
Nam thời kỳ đó. Mặc dù đề tài được triển khai thực hiện khi các TĐKTNN chưa hình
thành nhưng kết quả nghiên cứu lý luận về đặc trưng phân loại TLLT dựa vào phương
pháp và kỹ thuật chế tác tài liệu đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận cần thiết. Những
kiến thức này đã giúp chúng tôi trong việc nghiên cứu đề xuất giải pháp, hình thức tổ chức
lưu trữ khối TLLT chuyên môn mang đặc thù ngành nghề của một số TĐKT như: Dầu khí,
Điện lực, Viễn thông, Than - khoáng sản.
Dưới góc công tác văn thư, tác giả Nguyễn Hồng Duy chọn đề tài “Nghiên cứu chuẩn
hóa thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” để hoàn thành luận văn
19
Thạc sĩ của mình. Ưu điểm nổi bật của công trình nghiên cứu là làm rõ được sự khác biệt
trong việc thể hiện một số yếu tố thể thức của văn bản doanh nghiệp phi nhà nước so với
cách trình bày truyền thống theo quy định của nhà nước Việt Nam. Đặc biệt, tác giả đã lý
giải được nguyên nhân của sự khác biệt đó. Đề tài nghiên cứu đã tìm thấy được những mặt
tích cực, tính phù hợp trong sự khác biệt về thể thức văn bản nếu đặt chúng trong môi
trường, bối cảnh và điều kiện hoạt động cụ thể của các doanh nghiệp này. Ví dụ: việc đưa
logo, địa chỉ liên lạc (cả địa chỉ Email và địa chỉ Website) vào văn bản; một số văn bản
không cần đưa quốc hiệu hoặc không cần đóng dấu…
Kết quả nghiên cứu của các đề tài đã giúp chúng ta nhìn nhận sự khác biệt dưới một
vài góc độ của hệ thống văn bản quản lý của các doanh nghiệp so với hệ thống văn bản của
các cơ quan quản lý nhà nước như: về loại hình, về thể thức, về quy trình soạn thảo…. Do
công tác văn thư có mối quan hệ chặt chẽ với công tác lưu trữ nên kết quả nghiên cứu của
các đề tài trên có thể gợi mở ra nhiều hướng nghiên cứu thuộc lĩnh vực lưu trữ của các
doanh nghiệp.
- Công tác lưu trữ các DNNN đã được các nhà khoa học và sinh viên ngành Lưu
trữ học - Quản trị văn phòng quan tâm nghiên cứu trong thời gian gần đây. Tiêu biểu
cho nhóm nghiên cứu này có hai luận văn đã được bảo vệ tại Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN).
Đó là luận văn: “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của
các Tổng công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng do PGS.TSKH.
Nguyễn văn Thâm hướng dẫn, bảo vệ năm 2002 và luận văn: “Tổ chức quản lý công tác
lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình do PGS.TSKH.
Nguyễn Văn Thâm hướng dẫn, bảo vệ năm 2005. Các công trình nghiên cứu trên đề cập
trực tiếp đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, trong đó có công tác lưu
trữ của tiền thân các TĐKTNN - các TCT 91. Đối tượng nghiên cứu chung của các đề
tài là công tác lưu trữ của các TCT 100% vốn nhà nước. Theo quy định của nhà nước,
các doanh nghiệp này là những cơ quan thuộc danh mục số 1 nguồn nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy công tác lưu trữ của những DNNN có quy
mô lớn này vẫn còn nhiều bất cập ở góc độ này hay góc độ khác như: tổ chức bộ phận
và bố trí nhân sự chưa phù hợp với yêu cầu công việc; tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan
là tài liệu bó gói (hầu hết chưa được lập hồ sơ); công tác xác định giá trị tài liệu được
thực hiện không dựa trên cơ sở khoa học, chưa tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà
nước; cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản TLLT về diện tích và thiết bị…
20
