Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH Phú Sơn.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (775.9 KB, 106 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐỒNG PHẠM HY VĂN
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng - Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐỒNG PHẠM HY VĂN
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN
Chuyên ngành : KẾ TOÁN
Mã số
: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. HOÀNG TÙNG
Đà Nẵng - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Người cam đoan
Đồng Phạm Hy Văn
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.............................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 2
5. Bố cục đề tài........................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY
LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ........................................... 7
1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA KSNB .................... 7
1.1.1. Khái niệm......................................................................................... 7
1.1.2. Chức năng ........................................................................................ 7
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ......................................................... 8
1.2. SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ...................................................................................... 8
1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.................... 8
1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ............................. 9
1.3. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG
DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG .................................................................... 14
1.3.1. Đặc điểm hoạt động SXKD của doanh nghiệp xây dựng.............. 14
1.3.2. Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng............................... 15
1.4. TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY
LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG............................................. 17
1.4.1. Lập dự toán chi phí xây lắp ........................................................... 17
1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán và lập báo cáo chi phí xây lắp ............. 19
1.4.3. Phân tích biến động chi phí xây lắp............................................... 20
1.5. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CPXL TRONG DN XÂY DỰNG .................. 25
1.5.1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ...................... 25
1.5.2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .............................. 28
1.5.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công........................... 29
1.5.4. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung ..................................... 31
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 32
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY
LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN ..................................................... 34
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN................................... 34
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................. 34
2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ................. 34
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ở Công ty .............................................................. 36
2.1.4. Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Phú Sơn................................ 38
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY
TNHH PHÚ SƠN............................................................................................ 42
2.2.1. Môi trường kiểm soát ở Công ty.................................................... 42
2.2.2. Công tác lập dự toán chi phí xây lắp ở Công ty ............................ 45
2.2.3. Tổ chức chứng từ, sổ kế toán và lập báo cáo chi phí xây lắp tại
Công ty TNHH Phú Sơn ................................................................................. 49
2.2.4. Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn .... 53
2.3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY
LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN......................................................... 62
2.3.1. Kết quả đạt được ............................................................................ 62
2.3.2. Những tồn tại ................................................................................. 63
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................... 66
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN............................................ 67
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN............................................... 67
3.1.1. Yêu cầu từ xu thế hội nhập và phát triển kinh tế.......................... 67
3.1.2. Yêu cầu từ Công ty TNHH Phú Sơn ............................................. 67
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ SƠN ................................................................. 68
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát phù hợp trong điều kiện của
Công ty ............................................................................................................ 68
3.2.2. Tăng cường kiểm soát CPXL tại Công ty gắn với các trung tâm
chi phí.............................................................................................................. 69
3.2.3. Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua phân tích biến
động chi phí..................................................................................................... 77
3.2.4. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp ở Công ty ......... 87
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 93
KẾT LUẬN .................................................................................................... 95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 96
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCH
Ban chỉ huy
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
CB CNV
Cán bộ công nhân viên
CPXL
Chi phí xây lắp
CPNCTT
Chi phí nhân công trực tiếp
CPNVLTT
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CPSXC
Chi phí sản xuất chung
CT
Công trình
HMCT
Hạng mục công trình
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
KSNB
Kiểm soát nội bộ
MTC
Máy thi công
NVL
Nguyên vật liệu
SXKD
Sản xuất kinh doanh
TSCĐ
Tài sản cố định
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Tên bảng
bảng
Trang
1.1
Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
21
1.2
Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp
22
1.3
Phân tích biến phí sử dụng máy thi công
23
2.1
Định mức chi phí NVL thi công 1m3 Bê tông mặt đường
45
2.2
Định mức CPNCTT thi công 1m3 bê tông mặt đường
47
2.3
Định mức ca máy thi công 1m3 bê tông mặt đường
48
3.1
Tổng hợp dự toán chi phí xây lắp
71
3.2
Phân tích đơn giá
72
3.3
Báo cáo vật liệu xuất dùng
74
3.4
Báo cáo số giờ công lao động
75
3.5
Báo cáo số ca máy thi công
76
3.6
Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực tiếp
78
3.7
Bảng phân tích tình hình thực hiện CPNCTT
81
3.8
Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí sử dụng MTC
83
3.9
Bảng phân tích chi phí sản xuất chung
86
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
sơ đồ
Tên sơ đồ
Trang
2.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty
36
2.2
Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty
38
2.3
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
40
2.4
Quy trình tạm ứng tiền của Đội thi công
49
2.5
Quy trình mua NVL nhập kho tai công trường
54
2.6
Quy trình xuất kho NVL dùng trực tiếp cho Đội thi công
55
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Song song với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, các doanh
nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cách thức quản lý, điều
hành và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, là công cụ quản lý do
chính người quản lý đơn vị thiết lập để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
kinh doanh.
Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí xây lắp và giá thành là những chỉ
tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, vì
đây là những chỉ tiêu phản ánh chất lượng quản lý hoạt động xây lắp của
doanh nghiệp.
Công ty TNHH Phú Sơn là Công ty xây dựng chuyên thi công các công
trình giao thông, dân dụng, công nghiệp, đầu tư kinh doanh cơ sở hạ tầng kỹ
thuật, khu công nghiệp, khu đô thị, cụm dân cư... Trong những năm qua Công
ty đã xây dựng được các công trình có giá trị lớn và đạt chất lượng cao, các
công trình đều do Công ty đấu thầu nhận được. Tuy nhiên trong quá trình thi
công tại các công trình thì việc kiểm soát chi phí còn tồn tại nhiều hạn chế:
- Công ty thực hiện các nghiệp vụ chi trả, thanh toán hộ cho Đội những
khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến công trình. Khi quyết toán bàn
giao công trình, Đội nộp cho Công ty một tỷ lệ chi phí gọi là phí quản lý, điều
này dễ gây nên tiêu cực, xảy ra tình trạng “rút ruột” công trình từ Đội.
- Các công trình thường ở xa văn phòng Công ty, do đó chi phí phát
sinh ở Đội Công ty chỉ theo dõi trên chứng từ, khó có thể giám sát thường
xuyên, kiểm tra chặt chẽ chi phí phát sinh ở Đội.
- Công ty chưa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho công tác kiểm
soát chi phí. Chưa đi vào phân tích chi phí sản xuất thực tế phát sinh để tìm
2
hiểu nguyên nhân và hướng giải quyết. Do đó thông tin cung cấp chưa đáp
ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Xuất phát từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài: “Tăng cường
kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Phú Sơn” làm đề tài nghiên
cứu cho luận văn Thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về công tác kiểm soát
nội bộ đối với chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng, đồng thời phân
tích làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất tại
Công ty TNHH Phú Sơn nhằm phát hiện ra những sai sót, hạn chế còn tồn tại
trong quá trình quản lý, tổ chức thực hiện quá trình sản xuất. Qua đó, luận văn
đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chi phí
sản xuất tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm
soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Phú Sơn.
Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong kiểm soát chi phí thuộc lĩnh vực
xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi (Kiểm soát các loại
chi phí chủ yếu trong xây dựng các công trình này như: Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản
xuất chung) diễn ra tại Công ty TNHH Phú Sơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp
phân tích, tổng hợp, mô hình hoá dựa trên tài liệu có sẵn của Công ty.
Quan sát những vướng mắc, hạn chế của việc kiểm soát chi phí trong
quá trình thi công xây dựng các công trình tại Công ty.
Vận dụng lý thuyết về thủ tục, quy trình kiểm soát chi phí, kế toán trách
3
nhiệm thông qua các trung tâm chi phí để mô tả, giải thích và đề xuất các giải
pháp thiết thực nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí tại Công ty.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh
nghiệp xây dựng.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH
Phú Sơn.
Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại
Công ty TNHH Phú Sơn.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là công việc không thể thiếu trong
các doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp,
gắn chi phí sản xuất với kết quả đầu ra, ổn định và phát triển thương hiệu,
tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Trong quá trình làm luận văn tôi đã tham khảo và sử dụng một số kết
quả nghiên cứu dưới đây để làm nền tảng lý luận và minh chứng cho những
nhận định được trình bày trong đề tài của mình. Cụ thể như sau:
Nghiên cứu của tác giả Lê Thị Thảo Như (2010) với đề tài: “Tăng
cường KSNB về chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần dệt may 29-3”. Đề tài
này tác giả đã đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất tại đơn vị , từ đó tìm ra giải pháp tăng cường công tác KSNB, hoàn thiện
hệ thống báo cáo chi phí, hoàn thiện một số chứng từ sổ sách chủ yếu phục vụ
cho KSNB chi phí, tăng cường các quy định đối với việc lưu trữ dữ liệu chi
phí sản xuất. Đề tài này tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn, thu thập
thông tin tài liệu để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất.
Cũng nghiên cứu về lĩnh vực KSNB chi phí sản xuất, tác giả Hoàng Thị
4
Thu Vân (2010) với đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại
Công ty cổ phần thép Đà Nẵng” đã phân tích làm rõ thực trạng công tác kiểm
soát nội bộ chi phí sản xuất tại đơn vị nhằm phát hiện ra những sai sót, hạn
chế còn tồn tại trong quá trình quản lý, tổ chức thực hiện quá trình sản xuất
sản phẩm. Qua đó tác giả đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm
soát nội bộ đối với chi phí sản xuất tại đơn vị. Trong quá trình thực hiện đề tài
này tác giả đã đi vào thực tế tại đơn vị để tìm hiểu thực trạng và sử dụng các
phương pháp kỹ thuật cụ thể như khảo sát, phỏng vấn, thu thập thông tin từ đó
tiến hành tổng hợp phân tích, so sánh và đưa ra các giải pháp.
Với đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần
Vinaconex 25” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010) thì tác giả dựa
trên cơ sở lý luận về kiểm soát chi và thực tiễn của ngành xây dựng tại đơn vị
nghiên cứu để đưa ra những biện pháp hợp lý hơn để tăng cường kiểm soát
chi phí sản xuất trong quá trình thi công xây dựng các công trình của đơn vị.
Tác giả tăng cường kiểm soát chi phí theo định hướng trung tâm chi phí. Phân
tích chi phí sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân gây biến động của từng loại chi
phí. Tăng cường các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất hướng đến mục tiêu tối
ưu quá trình kiểm soát chi phí sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất.
Đề tài: “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây
dựng Bình Minh” của tác giả Phạm Thu An (2011) đã nghiên cứu công tác
kiểm soát chi phí xây lắp tại đơn vị trong điều kiện về trình độ khoa học, kỹ
thuật công nghệ, trình độ quản lý và điều kiện thi công hiện tại của Công ty.
Đề tài sử dụng các phương pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp, thu thập thông
tin tài liệu và phương pháp thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp. Đề tài
này góp phần làm sáng tỏ thêm các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát CPXL
trong các doanh nghiệp xây dựng, nêu ra các tồn tại trong công tác kiểm soát
CPXL, đồng thời cũng đưa ra các giải pháp tăng cường công tác kiểm soát
5
CPXL, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD tại Công ty.
Trong thời gian gần đây, việc nghiên cứu về KSNB chi phí sản xuất
trong các doanh nghiệp được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Ngoài các
nghiên cứu nêu trên còn có nhiều nghiên cứu của các tác giả về lĩnh vực này
như: Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Tổng Công ty dệt may
Hòa Thọ” của tác giả Huỳnh Thị Loan (2011) đã đi sâu vào vấn đề kiểm soát
trong quản lý như: Lập hồ sơ công nghệ, kiểm soát chất lượng và giá nguyên
liệu mua vào, lập hồ sơ dự toán chi phí; Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ
về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5” của tác giả
Trịnh Thị Hoàng Dung (2008), đề tài này tác giả đi sâu nghiên cứu công tác
kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng; Đề tài: “Tăng
cường kiểm soát nội bộ đối với hệ thống thông tin kế toán ở các doanh nghiệp
dệt may trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lưu Thị Hiếu (2008).
Với nghiên đề tài tác giả đã nghiên cứu chi tiết về kiểm soát nội bộ thông tin
kế toán trong điều kiện các doanh nghiệp dệt may trên địa bàn thành phố Đà
Nẵng ứng dụng tin học vào công tác kế toán; Đề tài: “Tăng cường kiểm soát
chi phí xây lắp tại Công ty TNHH tư vấn xây dựng Xuân Quang” của tác giả
Đoàn Thị Lệ Hà (2011) nghiên cứu thực trạng về công tác kiểm soát chi phí tại
các công trình, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể, khoa học nhằm tăng cường
công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty. Trong đề tài này tác giả đã sử
dụng các phương pháp nghiên cứu như phương pháp thống kê, phân tích, tiếp
cận thu thập thông tin, tổng hợp, so sánh lý luận với thực tiễn kiểm soát chi phí
trong các công trình xây dựng tại Công ty.
Các nghiên cứu trên của các tác giả đã hệ thống hóa được cơ sở lý luận
cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp, trên cơ sở
đó đi vào làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất cho từng đơn vị.
Qua đó, đề xuất một số giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát
6
nội bộ chi phí sản xuất phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh tại từng
đơn vị. Nhìn chung các đề tài nghiên cứu này đã góp phần rất lớn cho các
doanh nghiệp trong việc xây dựng và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ
phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp.
7
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA KSNB
1.1.1. Khái niệm
KSNB là một thể thức bên trong đơn vị, do người quản lý đơn vị thực
hiện để kiểm soát nhân viên thực hiện đúng hay sai những thể thức đã được
quy định trong quy chế khi thi hành bổn phận, đồng thời xem các bộ phận có
khả năng đạt được kế hoạch đề ra hay không. KSNB không xác định chính
xác kết quả đạt được bằng số liệu cụ thể mà xem xét chính sách, quy chế, hệ
thống quản lý của đơn vị hoạt động ra sao và có đạt được hiệu quả không.
1.1.2. Chức năng
- Tạo điều kiện cho đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách
có hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý sử dụng hiệu quả
và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Kiểm soát nội bộ có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng,
hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng
quy trình và thể thức đã thực hiện.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh, vấn
đề sai phạm và gian lận là không thể tránh khỏi nhưng cần phải kiểm soát chặt
chẽ, hữu hiệu nhằm ngăn chặn sai phạm và gian lận xảy ra.
- Đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các
nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất
kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và
minh bạch. Bằng việc thiết lập các quy trình kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi
chép kế toán tuân thủ theo quy định.
8
- Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ
các yêu cầu có liên quan.
- Bảo vệ các tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục
đích, bị thất thoát, mất cắp vì yếu tố tài sản và thông tin là những yếu tố quyết
định đến sự thành công hay thất bại của đơn vị, do vậy cần phải tổ chức kiểm
soát nội bộ để hạn chế sự thất thoát trong hoạt động xây lắp tại Công ty.
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
KSNB là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và thủ
tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu:
- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hạn chế mất cắp, hư hại và sử dụng
không đúng mục đích.
- Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính
xác và tin cậy về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý.
- Đảm bảo việc thực hiện các chính sách của doanh nghiệp.
1.2. SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi bị hư
hỏng, mất mác bởi hao hụt, gian lận,… Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế
toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế,
quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. Bảo vệ
quyền lợi của nhà đầu tư và gây dựng lòng tin đối với các cổ đông và đối tác.
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát
giữ vai trò quan trọng và được thực hiện bởi hệ thống KSNB. Vì thế, hệ thống
9
KSNB là một chức năng thường xuyên của tổ chức và trên cơ sở đó xác định
rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tất cả các hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một việc hết sức quan trọng đối với
tất cả các doanh nghiệp muốn tồn tại trên thị trường.
1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống
KSNB và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của
tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB không. Một
môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả
của hệ thống KSNB. Môi trường KSNB bao gồm các nhân tố bên trong và
nhân tố bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của hệ thống KSNB.
Ø Các yếu tố môi trường bên trong: Các yếu tố này chủ yếu liên quan
đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý.
Trên thực tế hiệu quả của của hệ thống KSNB phụ thuộc rất lớn vào các nhà
quản lý đơn vị. Nếu các nhà quản lý cho rằng việc kiểm tra, KSNB là quan
trọng thì mọi thành viên sẽ có nhận thức đúng đắn về hệ thống KSNB và thực
hiện đúng các quy định chế độ đặt ra. Các yếu tố bên trong bao gồm:
- Đặc thù về quản lý: Quan điểm lãnh đạo của nhà quản lý sẽ ảnh
hưởng đến các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm
tra, kiểm soát của đơn vị, ví dụ : Nhận thức của Ban giám đốc thế nào về tầm
quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc ban hành bằng văn
bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD, …một môi trường kiểm soát tốt sẽ
là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tố chức được xây dựng hợp lý sẽ tạo ra môi
10
trường kiểm soát tốt. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả
thì phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động
của đơn vị, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và quản lý tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất của các bộ phận chức năng. Ví dụ như bộ phận mua hàng và bộ
phận kho cùng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư.
- Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân viên luôn là yếu tố quan trọng
quyết định đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Đối với HTKS thì nhân sự
vừa là yếu tố của môi trường kiểm soát, vừa là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi
hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Vì vậy nhà quản lý cần đưa ra các chính
sách nhân sự hợp lý. Việc đào tạo, bố trí nhân sự, đề bạt nhân sự phải phù hợp
với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế
tục và liên tiếp. Các chính sách thông thường sử dụng ở các doanh nghiệp như
chính sách tín dụng, chính sách đào tạo, chính sách bố trí cán bộ nhân sự.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống KSNB. Kiểm
toán đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát. Một đơn vị có bộ
phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình
hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để bổ sung
các thủ tục cho phù hợp và hiệu quả hơn. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận
kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Về nhận sự: Phải có được các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện
nhiệm vụ của mình.
+ Về cơ cấu tổ chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn
11
hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi
và bảo đảm được tính độc lập tương đối đối với bộ phận được kiểm tra.
+ Uỷ ban kiểm soát: Là những người thực hiện các nhiệm vụ và quyền
hạn như giám sát sự chấp hành luật pháp của đơn vị, kiểm tra và giám sát
công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
Ø Các yếu tố môi trường bên ngoài: Hệ thống kiểm soát ngoài sự tác
động của môi trường bên trong, còn có sự tác động của môi trường bên ngoài.
Thuộc nhóm môi trường này có các nhân tố: Sự kiểm soát của các cơ quan
chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường
lối phát triển của đất nước...
b. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của một tổ chức là sự thu thập, ghi chép, tính toán,
phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo. Hệ thống kế
toán của đơn vị gồm các yếu tố cấu thành: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ
thống tài khoản và sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán. Tính kiểm soát của
hệ thống kế toán được thực hiện thông qua 3 giai đoạn cuả quá trình kế toán:
+ Lập chứng từ kế toán: Là giai đoạn đầu tiên của tiến trình xử lý số
liệu kế toán. Việc lập chứng từ được thực hiện nghiêm túc, phản ánh đầy đủ
và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, giúp thực hiện chức năng kiểm soát
trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa
các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả, hoặc vượt quá thẩm
quyền. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục
đích, giúp theo dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác.
+ Phản ảnh vào số kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số
liệu kế toán. Trong giai đoạn này tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi
chép, phân loại và vào sổ kế toán nhằm giúp các nhà quản lý bảo vệ tài sản,
thu thập được các thông tin đáng tin cậy để ra các quyết định điều hành đơn
12
vị. Ngoài ra, sổ kế toán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ thông tin khoa học
và có hệ thống, và còn là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
+ Lập báo cáo kế toán: Là giai đoạn cuối cùng của tiến trình xử lý thông
tin kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo
cáo kế toán. Những thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán không chỉ là sự cập
nhật từ sổ kế toán mà nó phản ảnh trung thực tình hình tài chính và kết quả
hoạt động kinh doanh của đơn vị, đồng thời phải được trình bày đúng theo các
chuẩn mực kế toán hiện hành và các quy định có liên quan.
c. Các thủ tục kiểm soát
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải quy định các
thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tùy thuộc vào những đặc thù của cơ
cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh. Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát được
thiết lập trong đơn vị đều dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần phân loại cụ thể
cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận. Việc phân công
phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, không để một
người kiêm nhiệm nhiều công việc, và phân công đi đôi với phân nhiệm tức là
khi sơ xuất xảy ra liên quan đến nhiệm vụ của người nào thì trách nhiệm
thuộc về người đó, như vậy có thể kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên.
Mục đích của nguyên tắc này là không để cho một cá nhân hay bộ phận
nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ
cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công
việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm là giảm rủi ro xảy ra các
sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo
điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc đẩy nhau làm việc. Tuy nhiên, khi
phân chia công việc thì phải phù hợp với năng lực.
13
Nếu việc phân chia chức năng không thể thực hiện được thì phải có các
biện pháp kiểm tra bổ sung trong các hoạt động có liên quan. Đây có thể coi
như là một thủ tục kiểm soát bù trừ để có thể làm giảm sự ảnh hưởng của sự
thiếu vắng những thủ tục kiểm soát chủ yếu. Điều quan trọng nhất là sự phân
chia công việc trong kế toán là khả năng ngăn chặn các sai sót, gian lận và
tiêu cực, nâng cao năng suất làm việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm
và hành vi lạm dụng quyền hạn. Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công
việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện: tách biệt chức
năng kế toán với chức năng thủ quỹ, chức năng xét duyệt và chức năng bảo
quản tài sản… Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu
khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Việc phân chia
trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau.
- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm
soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được ủy quyền và
giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền
được mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Sự phân quyền sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tùy tiện khi
giải quyết công việc.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, còn có một số thủ tục kiểm soát
khác cũng nhằm đạt được mục tiêu đề ra, đó là:
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Xây dựng nhà kho, trang
bị hệ thống báo cháy, sử dụng tủ sắt, khóa..
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Kiểm tra thường xuyên, liên tục của
những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét bốn
14
loại thủ tục kiểm soát nêu trên.
d. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị,
tiến hành công việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị
nội bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát, đánh giá
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu
quả của việc thiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB. Một bộ
phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông
tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp.
1.3. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG
DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.3.1. Đặc điểm hoạt động SXKD của doanh nghiệp xây dựng
So với ngành sản xuất khác, ngành xây lắp có đặc điểm riêng biệt thể
hiện rõ nét ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành.
Sản phẩm xây lắp mang tính chất riêng lẻ, khối lượng công trình lớn,
kết cấu phức tạp, thời gian thi công tương đối dà. Do đó khi lập kế hoạch chi
phí xây lắp cần cân nhắc, thận trọng nêu rõ các yêu cầu về vật tư, vốn, nhân
công, việc tổ hạch toán chi phí xây lắp phải chặt chẽ. Vì vậy, mỗi sản phẩm
xây lắp đều có yêu cầu về tổ chức quản lý, tổ chức thi công và biện pháp thi
công phù hợp với đặc điểm của từng công trình cụ thể, có như vậy việc thi
công mới mang lại hiệu quả và bảo đảm cho xây lắp được liên tục.
Các công trình xây lắp thường có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm
trong quá trình thi công thường khó sửa chữa mà phải phá đi làm lại. Sai lầm
trong thi công vừa gây lãng phí, vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng và
khó khắc phục, do đặc điểm này nên trong quá trình thi công cần phải thường
xuyên kiểm tra, giám sát chất lượng công trình.
Sản phẩm xây lắp thường có quy mô lớn, thời gian xây dựng kéo dài
15
hàng năm vì vậy chi phí xây lắp phụ thuộc vào tiến độ thi công, biện pháp thi
công. Trong điều kiện đó không thể chờ cho đến khi xây dựng xong mới tính
toán kết quả và thanh toán được mà phải tiến hành hàng tháng, quý, năm.
Điều này đòi hỏi phải có giá trị dự toán cho từng đơn vị khối lượng xây lắp để
có thể hạch toán chi phí và tính toán kết quả lãi (lỗ) cho bất kỳ khối lượng
công tác xây lắp nào được thực hiện trong kỳ.
Sản phẩm xây lắp được cố định tại nơi sản xuất và cần có các điều kiện
phục vụ cho sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công… phải di chuyển
theo đơn vị thi công. Mặt khác, việc thi công còn chịu tác động của địa chất
công trình và điều kiện thời tiết nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư
công trình rất phức tạp và đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tác lắp
đặt, cho từng vùng lãnh thổ một cách thích hợp.
Sản phẩm xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi
điều kiện môi trường, thiên nhiên, do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ
nào đó mang tính chất thời vụ. Vì vậy trong quá trình thi công cần tổ chức
quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi
điều kiện thời tiết thuận lợi.
1.3.2. Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
Chi phí xây lắp là toàn bộ các khoản hao phí vật chất mà doanh nghiệp
đề ra để thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các loại sản phẩm theo mục
đích kinh doanh cũng như theo hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết. Việc kiểm
soát chi phí xây lắp có tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm xây lắp cũng
như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp xây dựng,
chi phí xây lắp được chia thành các khoản mục sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là những khoản chi phí về vật liệu
chính, vật liệu phụ tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp hoặc giúp
cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp, nguyên vật liệu trực tiếp
16
trong xây dựng các công trình gồm: Đá dăm, cấp phối, xi măng, nhựa đường,
cát, bê tông nhựa hạt mịn, bê tông nhựa hạt thô ...
- Chi phí nhân công trực tiếp: Là chi phí lao động trực tiếp tham gia
vào hoạt động xây lắp như tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp thực
hiện khối lượng xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc xếp vật liệu, công
nhân dọn vệ sinh,… không phân biệt công nhân thuộc quản lý của doanh
nghiệp hay công nhân thuê ngoài; Các khoản phụ cấp theo lương như phụ cấp
làm đêm, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực; Tiền lương phụ của công
nhân trực tiếp thi công xây dựng. CPNCTT không bao gồm các khoản trích
theo lương theo tỷ lệ quy định hiện hành của Nhà nước, CPNCTT cũng không
tính tiền ăn giữa ca của công nhân trực tiếp xây dựng.
- Chi phí sử dụng máy thi công: Là các chi phí về vật liệu, nhân công
và các chi phí khác có liên quan đến việc sử dụng xe máy, thiết bị để thi công
xây dựng công trình. Chi phí sử dụng MTC gồm 2 loại chi phí thường xuyên
và chi phí tạm thời.
+ Chi phí thường xuyên: Gồm các chi phí phát sinh thường xuyên như
chi phí về nhiên liệu, dầu mỡ, các chi phí vật liệu phụ khác, tiền lương lái xe
điều khiển thi công, các chi phí thuê ngoài, sửa chữa thường xuyên MTC. Chi
phí thường xuyên được tính 1 lần vào chi phí sử dụng máy thi công trong kỳ.
+ Chi phí tạm thời: Là những chi phí phát sinh một lần liên quan đến
việc lắp đặt, tháo dỡ, di chuyển máy móc, thiết bị và các khoản chi phí về
những công trình tạm phục vụ thi công như lán trại bảo vệ xe máy, thiết bị.
Chi phí tạm thời có thể tiến hành trích trước vào chi phí sửa chữa MTC. Khi
sử dụng xong công trình tạm, số chênh lệch được xử lý theo quy định.
Chi phí sử dụng máy thi công không bao gồm các khoản trích theo
lương của công nhân trực tiếp điều khiển xe máy, thiết bị, khoản này được
tính vào chi phí sản xuất chung.
