quản lý thư viện tại trường THPT trần cao vân

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, cùng
với đó tại các trường THCS, THPT số lượng sách và số lượng độc giả ngày
càng tăng. Do đó, việc quản lý sách và việc mượn trả sách của các độc giả
ngày càng khó khăn. Xét trên hiện trạng đó tại trường THPT Trần Cao Vân,
chúng tôi đưa ra chương trình quản lý thư viện giúp nhân viên dễ dàng thực
hiện công việc của mình.
Thực trạng hệ thống cũ:
Tất cả sự quản lý được lưu trữ thủ công trên giấy tờ. Cùng với các quy trình
xử lý chậm chạp như sau:
Quản lý sách:
Khi cần báo cáo thống kê định kì về danh mục các loại sách có trong thư
viện, tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư của một thư viện, ta sẽ tồn rất
nhiều thời gian, có khi thậm chí không làm nổi vì khối lượng công việc quá
lớn.
Quản lý độc giả:
Việc phân phối thẻ độc giả cùng với đó là sự lưu trữ thông tin của độc giả,
sắp xếp theo các lớp, khối để dễ dàng trong việc tra cứu.
Quản lý mượn trả sách:
Khi độc giả có nhu cầu mượn một cuốn sách, cán bộ thủ thư trong thư viện
phải kiểm tra xem cuốn sách đó có còn trong thư viện hay không, nếu còn
mới làm thủ tục cho mượn còn nếu không thì thông báo hết sách cho độc
giả. Công việc này là tất yếu, song nó tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và
tra cứu, công việc tra cứu cũng hết sức nặng nề và tồn thời gian. Nếu có sự
sai lệch về thông tin giữa bản danh mục sách và số lượng sách hiện có
trong kho, dẫn đến tình trạng độc giả phải chờ đợi rất lâu mới nhận được
câu trả lời là sách hiện tại đã hết trong thư viện. Trường hợp độc giả không
nắm vững nhữn thông tin về cuốn sách thì việc tìm kiếm sẽ càng trở nên
khó khăn hơn.

Một số biểu mẫu cần thiết:
-

Các nhân viên trong thư viện phải có hồ sơ theo mẫu sau:
BM1:

Hồ Sơ Nhân Viên

Mã nhân viên: ...................................

Hình thẻ

Tên nhân viên:...................................
Quê Quán:.........................................
Chức vụ: ...........................................
Bộ Phận: ...........................................
Ngày vào làm: ..................................
Khi học sinh đến thư viện mượn sách về hay đọc tại chỗ thì cần thẻ độc giả
theo mẫu sau:
BM2:
Thẻ Độc Giả

-

Mã độc giả: ......... Họ tên:.................

Ngày sinh: ..............

Giới tính:............

Lớp: .....................

Địa chỉ: ................

Phiếu mượn sách dùng cho học sinh đến mượn sách có mẫu như sau:
BM3:
Phiếu Mượn Sách
Họ tên độc giả:......................
Mã
Sách
……

Ngày mượn:...........................

Tên sách

Ngày hẹn trả

………………………..

……………………….
Nhân viên:……………..


-

Khi học sinh trả sách trễ hoặc làm mất sách của thư viện thì sẽ phải trả
tiền phạt.
BM4:

Phiếu Thu Tiền Phạt

Họ tên độc giả: .............................................
Mã sách:.........................................................
Tên sách:........................................................
Tiền nợ: .........................................................
Số tiền thu: ....................................................
Còn lại:...........................................................
Người thu tiền:...............................................


CHƯƠNG II. HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG
2.1. Hạn chế của hệ thống hiện tại:
- Hiện nay, chất lượng của nền giáo dục nước nhà đang không ngừng
nâng cao. Song song với việc đào tạo, việc phát triển nhu cầu đọc sách, tài
liệu cũng ngày một nhân rộng; chính điều này đã làm cho yêu cầu quản lý
sách trong các thư viện không ngừng nâng cao. Hằng ngày một số lượng
lớn sách trong các thư viện được sử dụng. Việc quản lý sách vốn đã rất khó
khăn, do nhu cầu đọc của học sinh ngày càng tăng nên công tác quản lý
sách trong thư viện càng khó khăn hơn.
- Tính đồng bộ và độ chính xác của thông tin bị hạn chế: do việc ghi
chép, thống kê được tiến hành bằng thao tác thủ công nên khả năng sai sót
là khó tránh khỏi, không đảm bảo tính nhất quán của thông tin, mất mát
thông tin.
- Chi phí cao, tốn nhiêu thời gian.
2.2. Yêu cầu hệ thống:
2.2.1. Tên hệ thống quản lý:
Chương trình “Quản lý thư viện trường Trung Học Phổ Thông Trần
Cao Vân”.
2.2.2. Yêu cầu đối với hệ thống mới

- Hỗ trợ làm thẻ thư viện và quản lý thông tin độc giả.
- Cập nhật sách.
- Giúp học sinh tra cứu sách một cách thuận tiện nhất.
- Cho biết đầu sách học sinh đang mượn và hạn trả.
- Số sách còn hay thông tin học sinh đang mượn và hạn trả.
- Quản lý sách :
Cập nhật thông tin sách.
Thực trạng sách hiện có.



- Quản lý độc giả:
Danh sách thông tin học sinh.
Cập nhật, chỉnh sửa thông tin (tên, lớp, khối).
- Mượn/ trả sách:
Xem thông tin mượn – trả sách hiện thời.
Cập nhật thông tin mượn – trả sách.
Cập nhật thông tin sách đến hạn trả.
- Thống Kê:
Thống kê sách.
Thống kê độc giả
Thống kê mượn trả.


CHƯƠNG III. PHẠM VI VÀ HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG
3.1. Phạm vi:
- Quản lý thư viện trường Trung Học Phổ Thông Trần Cao Vân.
3.2. Hạn chế:
- Mất mát thông tin về sách, độc giả.

CHƯƠNG IV: PHÂN TÍCH MÔ HÌNH HỆ THỐNG MỚI
Quản lý sách:
Sách được lưu trữ với các thông tin: Loại sách, Nhà xuất bản, Tác
giả, Số trang, Năm xuất bản, Lần xuất bản để nhân viên và độc giả có thể
truy xuất, tìm kiếm sách một cách nhanh chóng nhất. Với việc lưu trữ dữ
liệu theo hướng phân loại như thế, nhân viên sẽ dễ dàng thống kê theo các
loại để xác định được các nhu cầu và việc học của học sinh.
Quản lý độc giả:
Thông tin của độc giả được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu, các độc giả
được phân loại theo lớp, do đó để tìm kiếm và báo cáo danh sách độc giả
được thuận tiện hơn. Thông tin độc giả được lưu trữ từ năm này qua năm
khác, mỗi năm số lớp phải được tăng lên và danh sách sinh viên ra trường
sẽ bị xóa đi, một công việc khó khăn với mô hình làm việc cũ, mô hình mới
chúng ta có chức năng chuyển lớp, thông tin lưu trữ của các học sinh không
bị hao hụt.
Quản lý mượn trả sách:
Mượn sách: Độc giả có thể truy xuất, tìm kiếm loại sách cần mượn
trên thư viện qua phần mềm. Do đó, nếu số lượng sách mà độc giả cần
mượn lớn hơn 0, độc giả đến liên hệ với nhân viên để được mượn sách. Khi
việc mượn sách thành công, số lượng sách trong dữ liệu sẽ giảm và nhân
viên sẽ in phiếu mượn cho độc giả.
Trả sách: Hệ thống sẽ lưu thông tin về thời gian mà một độc giả nào
đó đã đăng kí mượn sách. Khi độc giả trả sách, hệ thống sẽ kiểm tra đầy đủ
thông tin và đi đến việc trả sách. Trong thời hạn mà hệ thống cho phép độc
giả mượn sách, nếu độc giả chưa trả sách trong thời hạn quy định, hệ thống
sẽ thông báo cho nhân viên biết để yêu cầu trả sách và lưu thông tin mượn
sách vào bảng sách quá hạn và độc giả bị phạt, nếu sách bị hư hỏng hay
mất mát sinh viên phải đền bù tùy theo mức quy định của thư viện.

CHƯƠNG V: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
5.1. Mô hình chức năng
5.1.1. Sơ đồ chức năng
Mô hình chức năng(BFD – Business Funtion Diagram)

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1. QL ĐỘC GIẢ

3. QL MƯỢN TRẢ

2. QL SÁCH

4. THỐNG KÊ

LÀM THẺ ĐỘC GIẢ

THÊM

MƯỢN SÁCH

THỐNG KÊ SÁCH MƯỢN

THÊM

SỬA

TRẢ SÁCH

THỐNG KÊ SÁCH CÒN

SỬA

XÓA

LẬP PHIẾU MƯỢN

THỐNG KÊ SÁCH QUÁ HẠN

XÓA

TÌM KIẾM

LẬP DS VI PHẠM

THỐNG KÊ ĐỘC GIẢ MƯỢN

TÊN SÁCH
TÌM KIẾM ĐỘC GIẢ

THỐNG KÊ ĐỘC GIẢ VI PHẠM

NXB

LOẠI SÁCH


5.1.2. Mô tả chi tiết chức năng.
Quản lý độc giả

Làm thẻ độc giả: Nếu học sinh có nhu cầu mượn sách, họ phải đến
thư viện để đăng kí và làm thẻ độc giả. Việc làm thẻ độc giả cho học sinh
yêu cầu hệ thống lưu trữ các thông tin cần thiết, đầy đủ vào CSDL để thuận
tiện cho việc truy xuất, quản lý. Đồng thời, hệ thống sẽ in ra biểu mẫu “Thẻ
độc giả” để độc giả sử dụng trong việc tra cứu và mượn trả sách. Vì các độc
giả là duy nhất nên việc quản lý thẻ phải chọn một thông tin lưu trữ là duy
nhất để dễ dàng truy xuất đó là khóa chính.
Thêm, xóa, sửa: Một độc giả mới muốn mượn sách phải làm thẻ độc
giả, nhân viên sẽ thêm độc giả mới và in ra thẻ để độc giả sử dụng. Nếu
trong quá trình lưu trữ có thông tin sai sót, người quản lý có thể sửa các
thông tin đó qua chức năng sửa độc giả của hệ thống. Một độc giả không
còn nằm trong sự quản lý của thư viện, nhân viên sẽ loại bỏ độc giả bằng
chức năng xóa độc giả của hệ thống.
Tìm kiếm độc giả: Muốn tìm kiếm thông tin của một hay tập thể độc
giả, nhân viên sử dụng chức năng tìm kiếm độc giả để lọc ra danh sách cần
tìm.
Quản lý sách
+ Thêm, sửa, xóa: Khi có một hoặc nhiều sách mới được nhập về thư
viện. Nhân viện phải thêm mới các sách đó vào hệ thống qua chức năng
thêm sách. Với chức năng sửa: nhân viên có thể sửa lại các sách bị sai
thông tin hoặc số lượng. Nếu một sách không còn trong thư viện. Nhân
viên sử dụng chức năng xóa sách để loại bỏ nó ra khỏi hệ thống.
+ Tìm kiếm sách: Hệ thống lưu trữ thông tin sách theo hướng phân
loại: Loại sách, NXB, Tác giả nên nhân viên có thể tìm kiếm một cách
nhanh nhất để thuận tiện trong việc cập nhật. Thêm vào đó, độc giả có thể
tìm kiếm thông tin của sách nào đó qua tên sách, NXB, loại sách để thuận


tiện cho việc mượn sách, hoặc thời gian sách đó được độc giả khác trả và
có thể mượn lại.

Quản lý mượn trả sách
+ Quản lý mượn sách: Độc giả và sách thoải mãn các yêu cầu đầy đủ
sẽ đi đến việc mượn sách. Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin của độc giả về sách
cần mượn, thời hạn mượn và thời hạn trả sách.
+ Quản lý trả sách: Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối
chiếu thông tin mượn trả, nếu khớp các thông tin thì ghi vào sổ mượn trả và
tình trạng sách đem trả. Nếu ngày trả sách quá thời hạn trả sách, hoặc có
nghi vấn về tình trạng sách, nhân viên thư viện sẽ đưa đến các giải quyết
theo quy định của thư viện(đền bù, tạm giữ thẻ…).
Quản lý thống kê
+ Thống kê sách: liệt kê sách đang có, các sách đang được mượn,
sách còn trong kho, sách được mượn nhiều, sách không được mượn…
+ Thống kê độc giả: liệt kê danh sách độc giả, độc giả thường xuyên
mượn sách, các độc giả vi phạm nội quy…
+ Thống kê mượn trả: liệt kê các phiếu mượn đang trong thời hạn
chờ trả, sách đã mượn quá hạn…


5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
5.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh
NGƯỜI QUẢN LÝ

Cập nhật

Tìm kiếm

HỌC SINH

Thông tin HS

0
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thẻ độc giả

Thẻ độc giả

Thông tin Sách

Sách

Sách

Thông tin Sách

Thông tin Độc Giả

NGƯỜI QUẢN LÝ

HỌC SINH


5.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0(Mức đỉnh).

Quản Lý Độc Giả

Quản Lý Sách

Kết quả tìm kiếm

Thông tin HS

Học Sinh

Thẻ độc giả

Thông tin tìm kiếm

Phiếu mượn

Sách (Trả)

Sách (Mượn)

Thẻ độc giả

Thẻ độc giả

Quản Lý Mượn Trả
Hồ sơ độc giả

Hồ sơ Sách

Phiếu mượn

Sổ vi phạm

Hồ sơ mượn

Hồ sơ trả

Thống Kê

Sách quá hạn


5.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.
5.3.1. Quản lý độc giả:

HỌC SINH

NGƯỜI QUẢN LÝ
Thẻ độc giả

TÌM KIẾM

Thông tin HS

THÊM

SỬA

XÓA

LÀM THẺ ĐỘC GIẢ

HỒ SƠ ĐỘC GIẢ

5.3.2. Quản lý sách:

HỌC SINH

NGƯỜI QUẢN LÝ
KQ tìm kiếm

THÊM
TT tìm kiếm

SỬA

TÌM KIẾM

KHO SÁCH

XÓA


5.3.3. Quản lý mượn trả:
Sách

Bồi thường

Phiếu xử phạt

MƯỢN SÁCH

Sách

Thẻ độc giả

Phiếu mượn

HỌC SINH

Tình trạng Sách

TRẢ SÁCH

LẬP DANH SÁCH VI PHẠM

Hồ sơ trả
Hồ sơ mượn

Hồ sơ vi phạm

Hồ sơ quá hạn

Thẻ độc giả

Phiếu mượn


5.3.4. Thống kê.

Kho Sách

TK SÁCH TRẢ

TK SÁCH MƯỢN

Hồ sơ mượn

TK ĐỘC GIẢ MƯỢN

Hồ sơ Trả

Hồ sơ Độc giả
Hồ sơ Quá hạn
Hồ sơ Vi phạm
TK ĐỘC GIẢ VI PHẠM

TK SÁCH QUÁ HẠN


5.4. Mô hình thực thể mối quan hệ.


Tên DG
Ng.Mượn

Mã ĐG

Thời gian

Lớp
Số phiếu

G.Tính

ĐỘC GIẢ
MƯỢN
Ng.Sinh

Mã NV
Ng.Trả

Tên NV
SĐT

Địa Chỉ
NHÂN VIÊN
TRẢ
E-mail

Ng.Sinh

Tình trạng sách

Số lượng

Mã Sách

Số trang

SÁCH
Tác giả

Lần XB

Loạ
NXB

Năm XB

5.4.1. Mô hình quan hệ
5.4.1.1 Chuyển đổi mô hình thực thể mối quan hệ sang mô hình quan
hệ.


CHUYỂN CÁC THỰC THỂ
1

DOCGIA(MADG, TENDG, LOP, NG.SINH, GIOITINH,
ĐỘC GIẢ

2

DIACHI)
SACH(MASACH, TENSACH, NAMXB, NXB, LANXB,

SÁCH
3

SOTRANG, TACGIA, LOAISACH,SOLUONG)
NHANVIEN(MANV, TENNV, NGAYSINH, DIACHI,

NHÂN VIÊN

SDT, EMAIL)

CHUYỂN CÁC QUAN HỆ
1

MUONSACH(MADG, MASACH, NG.MUON,
MƯỢN

2

NGAYHENTRA, MANV)

TRASACH(MASACH, MADG, NG.TRA,
TRẢ

TINHTRANGSACH,MANV)


5.4.1.2 Mô hình quan hệ




5.4.2. Thiết kế các tệp
MUONSACH

STT

Tên trường

Tên thuộc tính

Kiểu

Ràng buộc

1

MaSach

Mã Sách

nvarchar

Primary key

2

MaDG

Mã Độc Giả

nvarchar

Primary key

3

SoPhieu

Số Phiếu Mượn

nvarchar

Primary key

4

NgayMuon

Ngày Mượn

smalldatetime

Not null

5

NgayHen

Ngày hẹn trả

smalldatetime

Not null

6

MaNV

Mã nhân viên

nvarchar

Not null

TRASACH
STT

Tên trường

Tên thuộc tính

Kiểu

Ràng buộc

1

MaSach

Mã Sách

Varchar

Primary key

2

MaDG

Mã Độc Giả

Varchar

Primary key

3

NgayTra

Ngày Trả

smalldatetime

Not null

4

TinhTrangSach

Tình Trạng Sách

nvarchar

Not null


SACH
STT

Tên trường

Tên thuộc tính

Kiểu

Ràng buộc

1

MaSach

Mã Sách

varchar

Primary key

2

TenSach

Tên Sách

nvarchar

Not null

3

LoaiSach

Loại Sách

nvarchar

Not null

4

NXB

Nhà Xuất Bản

nvarchar

Not null

5

NamXB

Năm Xuất Bản

smalldatetime

Not null

6

LanXB

Lần Xuất Bản

int

Not null

7

TacGia

Tác Giả

Nvarchar

Not null

8

SoTrang

Số Trang

int

Not null

9

SoLuong

Số Lượng

int

Not null

DOCGIA
ST
T

Tên trường

Tên thuộc tính

Kiểu

Ràng buộc

1

MaDG

Mã Độc Giả

varchar

Primary key

2

TenDG

Họ Tên Độc Giả

nvarchar

Not null

3

NgaySinh

Ngày Sinh

smalldatetime

Not null

4

Lop

Lớp

nvarchar

Not null

5

GioiTinh

Giới Tính

bit

Not null


MỤC LỤC