Quản lý thư viện tại trường cấp 3 năng khiếu tỉnh Thái Bình

Mục Lục
Lời giới thiệu ---------------------------------------------------------------------4
Lời cảm ơn ------------------------------------------------------------------------6
Chơng I : Giới thiệu chung
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong quản lý ---------------------- 7
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý --------------------------------- -7
1.1.2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý --------------------------- -7
a. Tin học hoá toàn bộ ---------------------------------------------------- -7
b. Tin học hoá từng phần-------------------------------------------------- -8
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý------------------------------- -8
2.1.Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý------------------ 10
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý -------------------------- -10
2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý-------------------------------11
2.1.3. Phơng án xây dựng một mô hình thông tin--------------------------12
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin----------------------- 12
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin------------------13
Chơng II : Khảo sát hiện trạng hệ thống
2.1. Mục đích của đề tài----------------------------------------------------- 15
2.2. Khảo sát hệ thống cũ -------------------------------------------------- -16
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của th viện-------------------------------------18
b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý th viện ------------------19
c. Các nghiệp vụ cơ bản------------------------------------------------- -23
2.3. Đánh giá những nhợc điểm của hệ thống hiện tại -------------- - -24
2.4. Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi khó khăn -------------------------- -24
Chơng III : Phân tích hệ thống
1
3.1. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý th viện -------------26
3.1.1. Chức năng quản lý sách ------------------------------------------------26
3.1.2. Chức năng quản lý độc giả --------------------------------------------27
3.1.3. Chức năng quản lý mợn trả --------------------------------------------27
3.1.4. Chức năng tra cứu ---------------------------------------------------- - -28

3.1.5. Chức năng thống kê ----------------------------------------------------28
3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng ---------------------------------------- --29
3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu ---------------------------------------------------30
3.3.1. Dữ liệu vào ra của hệ thống -------------------------------------------30
3.3.2. Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu-------------------------------31
3.3.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ---------------------------- - -34
3.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ------------------------------------ - -34
3.3.5.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh ----------------------------------37
a. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách------------------------37
b. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả --------------------38
c. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mợn trả--------------------39
d. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu ----------------------------- -41
e. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê-----------------------------42
3.4. Mô hình quan hệ ------------------------------------------------------- -42
3.4.1. Xác định các thực thể --------------------------------------------------42
3.4.2. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể -----------------------------43
a. Các mối quan hệ cơ bản trong liên kết CSDL--------------------- -43
b. Phân tích mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống ---------44
3.4.3. Xác định các thuộc tính của thực thể ------------------------------- -45
3.4.4. Mô hình thực thể liên kết E-R --------------------------------------- -50
Chơng IV : Thiết kế hệ thống
4.1. Các bảng cơ sở dữ liệu---------------------------------------------------51
4.2. Thiết kế module--------------------------------------------------------- -56
4.3. Giới thiệu ngôn ngữ chính trong chơng trình----------------------57
2
4.4. Các kiểu dữ liệu ----------------------------------------------------------60
4.5. Điều khiển lệnh trong ngôn ngữ --------------------------------------61
4.6. Hàm và thủ tục do ngời dùng tự định nghĩa------------------------65
Chơng V : Kết luận
Phục lục : Các Form cơ bản của chơng trình -----------------------68-80

Một số tài liệu tham khảo ---------------------------------------------------81


3
Lời Giới Thiệu
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh h-
ởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nớc ta trong những năm gần
đây.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát
triển, giáo dục đào tạo đợc nâng cao, cuộc sống của con ngời đợc cải
thiện rõ rệt. Sự phát triển Tin học ở nớc ta đang bớc vào thời kỳ mới, các
ứng dụng của tin học đợc triển khai rộng rãi, và có quy mô tơng đối lớn.
Nhu cầu của con ngời ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó
những ngời làm công tác tin học phải thờng xuyên nâng cao lắm bắt
những tiến bộ của công nghệ trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào
nền kinh tế nớc ta .
Một trong những yêu cầu làm tin học nớc ta hiện nay là phải có khả
năng phân tích, hiểu đợc thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể
thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phơng tiện
truyền thông, khi lợng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ
chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu
cầu quản lý, xử lý và lu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần
thiết,thống kê những thông tin mà con ngời yêu cầu, bảo mật thông tin
đảm bảo nhanh chính xác kịp thời .Tin học là một ngành khoa học đáp
ứng đợc những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử cho
phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con ngời đa ra, sản
phẩm của nó đợc ứng dụng rộng dãi trong thực tế .
Hiện nay, ở các nớc phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã đợc
xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả. Các hệ thống thông tin đó đã trở
thành sơng sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau nh ngân hàng, quản trị
doanh nghiệp, thơng mại điện tử... Hệ thống đó giúp cho con ngời kinh

doanh hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con ngời v-
ợt qua trở ngại về không gian .
Ngoài những ứng dụng lớn của tin học đã kể trên. Tin học còn đợc phổ
cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, các công nhân viên chức
trong các cơ quan nhà nớc, t nhân. Máy tính đã đợc dùng phổ biến cho
công tác quản lý trong trờng học, nh quản lý th viện, quản lý học sinh,
4
quản lý điểm của các học sinh, sinh viên trong trờng của mình, bằng hệ
thống máy tính, việc áp dụng nh vậy giúp con ngời đỡ vất vả hơn, mất ít
thời gian. Và điều quan trọng là chúng ta có thể làm đợc một khối lợng
công việc lớn với độ chính xác tuyệt đối .
Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất
yếu, biết đợc vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp,
các trờng học, các mô hình quản lý th viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính u
việt của tin học, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào đơn vị thuộc
sự quản lý của mình .
Để nêu lên đợc một đặc điểm của việc ứng dụng tin học trong đời
sống, em xin đợc trình bày hệ thống quản lý th viện cấp III Năng khiếu
tỉnh Thái Bình bằng máy tính .
Ưu điểm của hệ thống là :
- Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm .
- Tổ chức thông tin một cách có khoa học
- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác
nhau
- Lu trữ thông tin với số lợng lớn
- An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch.
Dựa trên tính u việt đó .Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài Quản lý
th viện tại trờng cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình Đề tài đợc đặt
ra với hy vọng sẽ giảm bớt thời gian của quản th(Cán bộ quản lý th
viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo

cáo về những thông tin liên quan nh bạn đọc
(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm ...
5
Lời cảm ơn
Để hoàn thành đợc đồ án này, em xin chân thành cảm ơn các
thầy cô giáo trong khoa toán ứng dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong
suốt thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô
giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng Trờng Đại
Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đồ
án .
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K3B_ĐHBKHN . Và các anh chị khoá trớc đã giúp đỡ tôi hoàn
thành đồ án này .Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và xây
dựng hệ thống Quản Lý Th Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô, của
các anh chị cũng nh của các bạn .


6
Chơng I
Giới thiệu chung
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc
dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội....
Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao
động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc

thống kê danh sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo, nh việc đề ra các phơng pháp
mới, các công việc kiểm tra, hớng dẫn .
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời
gian, chỉ còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai .
1.1.2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý :
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh
phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ
biến. ở nớc ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các
công tác quản lý mọi lĩnh vực nh kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội
....Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóng cho
cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất
nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời
gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học,
làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên từng công
việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn
phần.
a. Tin học hoá toàn bộ :
7
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá đồng thời các
chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay
thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý.
Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách
triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa
thông tin. Nhng nhợc điểm của thông tin này là thực hiện công việc
rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn.
b. Tin học hoá từng phần :
Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hoá từng phần
chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế
các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và

tách biệt với các giải pháp đợc chọn cho các phân hệ khác nhau .
Ưu điểm : Của phơng pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các
ứng dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu
không lớn .
Nhợc điểm : Của phơng pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự d thừa và trùng lặp
thông tin. Cả hai phơng pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào
từng cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phơng pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học
hoá phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất .
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
c.1. Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất
từ trên xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo
quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống đợc phân làm nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới
lên trên và truyền từ trên xuống dới .
8
c.2. Luồng thông tin vào :
ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhất là rất
lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :
- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin đợc dùng chung
cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thờng đợc cập
nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin
sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các
hoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn cần phải
đợc xử lý kịp thời .

- Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin đợc tổng
hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thờng đợc
cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin .
+ Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu
cầu xử lý xuất hiện ), thì cha đợc đem xử lý ngay, mà đợc gom lại
cho đủ một số lợng nhất định (một lô hay một mẻ ) mới đợc đem
xử lý một cách tập thể .
+ Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin đợc chuyễn đến, thì cha đợc
đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới đợc
đem xử lý.
c.3. Luồng thông tin ra:
- Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ
thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng
đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối t-
ợng cần quan tâm: Ví dụ nh thông tin về sách, độc giả , mợn
trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời .
9
- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo
tổng hợp, thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống
kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị.
- Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ
thống, luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo. Đây là
chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ
thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu
của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá
trình xử lý .
2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý,
điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức ).

Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các
thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện
thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ
môi trờng của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở
dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thờng
xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản
ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức )
Các hệ thống thông tin quản lý thờng đợc phân loại theo
hai mức :
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có
nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn
mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn
đợc gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó th-
ờng là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết
bị , hệ kế toán v.v...
10
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đa
ra các thông tin có tính chất chiến lợc và kế hoạch giúp cho ngời
lãnh đạo doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn trong công
tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống th-
ờng đợc gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems).
Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn
có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phơng pháp mà
khi đợc chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả
theo yêu cầu đa dạng của ngời dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết
định của mình .

2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý :
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có
những bớc tiến nhanh chóng và đạt đợc những thành tựu to lớn.

Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời
sống con ngời. Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên
dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt
động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp, trờng học, từ mô hình nhỏ
đến mô hình lớn....Vì tin học có khả năng lu trữ, xử lý thông tin và
phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất .
Bớc đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải
khảo sát hệ thống. Hệ thống đợc ta xét tới ở đây là hệ thống quản
lý. Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các
thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành một hoạt
động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó. Xem xét thông tin
quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái
quát cũng nh những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phơng
pháp cũng nh các bớc thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin
quản lý, để từ đó rút ra các phơng pháp cũng nh các bớc thiết kế,
xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đợc tin học hoá .
Trớc kia, khi tin học cha đợc ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan,
nhà trờng, xí nghiệp, th viện..... Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các
loại hoá đơn, chứng từ, văn bản ....Thờng đợc lu dới dạng những
tập hồ sơ và khi tìm ngời quản lý phải tìm
11
theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời
gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà
nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhợc điểm
trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu ......đang đợc vi
tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh
chính xác và kịp thời mà con ngời đa ra các nhu cầu trên. Việc lu
trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết đợc các khó
khăn trên, giúp con ngời quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung thống

kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm
đợc một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu.....với bất kỳ một nào
một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3. Phơng án xây dựng một mô hình thông tin :
Để tin học ứng dụng một cách tối u chúng ta cần xem xét các ph-
ơng án xây dựng mô hình thông tin
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :
* Các bớc tiến hành .
- Xây dựng chiến lợc của hệ thống từ đó có thể xác định mục
tiêu của hệ thống, bao gồm :
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Lu lợng thông tin .
+ Đối tợng sử dụng hệ thống .
- Phân tích : Có hai luồng thông tin
+ Số lợng quản lý hệ thống
+ Cách quản lý .
- Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình
dữ liệu.
- Chức năng : Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình
dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể
phản ánh cả hai mô hình trên.
- Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic trong hình
vẽ sau, trong đó các bớc chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn
phân tích, bớc chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế .
12

(1) (3)Mức vật lý
Mức lôgic

(2)
Một trình tự mô hình hoá hệ thống
+Khảo sát hệ thống cũ làm việc nh thế nào .
+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới .
- Thiết kế :
+ Chức năng : Mô tả chi tiết cách thực hiện .
+ Dữ liệu : Đa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số
+ Phạm vi sử dụng của ngời sử dụng .
+ Khối lợng thông tin của hệ thống .
- Cài đặt : Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì
sẽ đợc cài đặt lên hệ thống .
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin :
- Nhu cầu của toàn xã hội :
+ Phải phù hợp với chiến lợc kinh tế
+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt .
+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu t cho hệ thống .
- Hỗ trợ tác nghiệp :
+ Cải tiến thông tin .
+ Tăng chất lợng thông tin.
+ Đa ra các thông tin mới .
- Nhu cầu của ngời sử dụng :
+ Thấy đợc hiệu quả tốt .
+ Nhiều chức năng .
+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận .
13
Diễn tả HT làm
như thế nào ?
Diễn tả HT mới
làm như thế
nào ?

Diễn tả HT cũ
làm gì ?
Diễn tả HT mới
làm gì ?
-Yêu cầu kỹ thuật :
+ Xử lý đợc khối lợng thông tin cần thiết .
+ Tính đến tần xuất sử dụng .
+ Độ phức tạp, độ chính xác .
+ Độ tin cậy cao .
+ Độ hớng dẫn cho ngời dùng đầy đủ, dễ hiểu .
14
Chơng II : khảo sát hiện trạng công tác quản
lý th viện tại trờng cấp III năng khiếu
tỉnh Thái Bình
2.1. Mục đích của đề tài :
Nh chúng ta đã biết Th viện đều đợc coi là kho trí tuệ của loài
ngời. Nhu cầu sử dụng th viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh vực nào
trong xã hội không cần đến th viện. Quy mô th viện phát triển gắn liền
với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Th viện ngày càng
đa dạng về nội dung và lớn về số lợng, do vậy độ phức tạp trong sử lý
thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên .
Hệ thống quản lý th viện từ trớc đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn
bằng phơng pháp thủ công, nhng các thao tác và điều hành và quản lý rất
có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý
điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên
mà không tránh đợc những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu
độc giả đến th viện rất cao, lợng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng
quý, hàng ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không
tránh khỏi những thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách
rất cần đến việc nhanh chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan

tâm, điều này các phơng pháp thủ công khó có thể thực hiện đợc trong
thời gian cho phép .
Chính vì vậy việc đa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống
quản lý th viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng đợc phần nào
nhu cầu tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm
cho hệ thống th viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để
có thể ứng dụng đợc những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công
tác quản lý và phục vụ độc giả .
15
2.2. Khảo sát hệ thống cũ :
Trong phần này em xin đợc giới thiệu về hệ thống quản lý th
viện Trờng Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình
Th viện trờng Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình là một th
viện có quy mô lớn, so với các th viện của các trờng cấp III trong Tỉnh,
với 3 phòng đọc sách tham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho
1.100 học sinh trong trờng .Trong năm 2004 này nhà trờng đã trang bị
cho th viện một phòng máy tính lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác
quản lý của th viện giành cho quản th, ban lãnh đạo và 3 máy cho học
sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp chí.
Khi nói đến công tác quản lý th viện, không thể không nói đến đội
ngũ quản lý th viện gồm 10 Quản th và ban lãnh đạo th viện. Những ngời
làm công tác th viện đã giúp đỡ học sinh nhiều nh việc tìm kiếm sách,
thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội dung phong phú,
khuyến khích các em trong việc mợn sách và tạp chí về nhà sử dụng
.Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo vệ sách.
Từ nhiều cố gắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và
đáp ứng đợc nhiều nhu cầu của bạn đọc.
Hàng năm nhà trờng nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại,
lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, th viện nhà trờng đặc biệt
quan tâm đến chất lợng quản lý và việc phục vụ độc giả. Đây là một tr-

ờng năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì
vậy đòi hỏi th viện nhà trờng phải nhập sách có tính nâng cao,và chuyên
sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó .
Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lợng học sinh nh vậy
yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó
danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, đợc đặt ra hàng đầu và th
viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn. Với số lợng sách báo lớn
nh thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý
16
tên sách, số lợng, loại nhập, thanh lý số lợng sách cũ còn tồn trong
kho ....
Do tính chất của th viện là mợn đọc tại chỗ và mợn về nhà, nên vấn
đề đặt ra là, phải quản lý đợc bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học
sinh trong trờng) mà trong đó phải biết đợc, họ tên bạn đọc, lớp
chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ,
ngày hết hạn sử dụng thẻ. Và các thông tin này biết đợc nhờ Mã Thẻ
Th Viện của độc giả đó .
Nh vậy mục đích của th viện là làm sao phục vụ đợc bạn đọc một
cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mợn cũng nh lúc trả .
Th viện gồm các phòng ban sau :
+ Ban giám đốc
+ Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật
+ Phòng phục vụ bạn đọc
- Phòng tìm tin : Tại đây lu trữ các thông tin về sách, báo trí và
các t liệu khác theo thể loại. Mỗi t liệu trong thể loại đó đợc
đánh mã t liệu .
- Phòng làm thẻ : Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ.....Cho bạn
đọc thoả mãn yêu cầu của th viện .
+ Phòng tổ chức và bảo quản kho
+ Phòng đóng sách

+ Phòng nghiệp vụ
+ Phòng hành chính
17
a . Sơ đồ cơ cấu tổ chức của th viện trờng cấp III năng khiếu tỉnh
Thái Bình .
Đây là hệ thống quản trị của th viện theo kiểu trực tuyến và chức
năng. Nh vậy mỗi phòng ban chức năng cũng nh các đơn vị thành viên
đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công việc đợc
giao cho mỗi một cán bộ, từ quản th đến ban giám đốc phải hoàn thành
nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý .
18
Ban giám
đốc
p.Tổ chức và
bảo quản
kho
p.bổ xung và sử
lý kỷ luật
p.Thông tin th
mục
p.phòng phục
vụ bạn đọc
Phòng
nghiệp vụ
Phòng đóng
sách
Phòng hành
chính
b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý th viện :
Phiếu quản lý sách

Chú ý : Phòng th mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập
nhật danh mục sách vào th viện.
Nhận độc giả mới :
Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ .Phòng phục vụ bạn đọc tiến
hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo
vào mẫu theo hình thức nh sau:

19
Th viện phiếu quản lý sách
Trờng THPT Năng khiếu TB
Mã số sách......................
Tên sách ...........................................................................................
Tập ..............................................Số trang.........................................
Số lợng .....................................Năm xuất bản ...............................
Mã nhà xuất bản .......................Nhà xuất bản .................................
Mã thể loại .............................Thể loại ..........................................
Mã tác giả ................................Tác giả .........................................
Mã vị trí ..............Vị trí .............Khu..........Kệ...............Ngăn......
Th viện phiếu đăng ký
Trờng THPT Năng khiếu TB
Họ và tên .............................Năm sinh ........................................
Lớp chuyên .................................................................................
Khối................................khoá học..............................................
Ngày đăng ký .............................................................................
Xác nhận của cơ quan
Sau đó độc giả, sẽ đợc phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi
thẻ bạn đọc sẽ đợc gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau :

Quá trình mợn sách :
Khi bạn đọc đến mợn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và đợc cấp
phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này bạn đọc vào
phòng đọc sách và lấy phiếu mợn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mợn và
điền vào phiếu mợn, để quản th căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn
đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mợn sách trong ngày đó .
Khi bạn đọc chọn sách để mợn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn
để mợn .
20
Số .........
Th viện Trờng THPT Năng khiếu TB
Thẻ bạn đọc
Họ và tên ..........................................................................................
Lớp chuyên .....................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Ngày đăng ký .................................................................................
Ngày........Tháng..........Năm............
Trởng phòng công tác bạn đọc
Phiếu mợn sách
Số thẻ TV..........................Số phiếu mợn .............................................
Họ tên..............................................................................................
Lớp chuyên .....................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Hình thức mợn .............................................................................
Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại
....................... ........................ ........................ .......................
Ngày.......Tháng.......năm..........

Trong quá trình theo dõi việc mợn sách nếu nh bạn đọc chỉ mợn và
tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mợn và thu nhận đợc tiến hành trong

ngày .
Nếu nh độc giả mợn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian
cho phép, mà vợt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mợn tại phòng đọc
sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi
lại sách đã cho mợn theo mẫu sau :

21
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Danh mục sách có sẵn
Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí
....................... ...................... ....................... ..................
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Danh sách độc giả mợn sách quá hạn
Mã độc giả Họ và tên Tên sách Ngày mợn Ngày quy
định trả
Ngày trả
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Giấy báo mợn sách quá hạn
Kính gửi .........................................................................................
Lớp chuyên......................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển
sách có Mã số.................................................
Tên sách .........................................................................................
Vào ngày .......................................................................................
Đến hôm nay quá hạn ....................................................................
Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả

Và mang theo số tiền ...............và ..............để trả phí sách trễ hẹn
Hình 7:Giấy thông báo trễ hẹn
Báo cáo thống kê :
Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm
sách theo yêu cầu bạn đọc(độc giả), còn phải thống kê số độc giả theo
thời gian chỉ định từ đó lắm đợc số độc giả trong kỳ và số sách đã mợn
theo mẫu sau :

Báo cáo số sách mà độc giả đã mợn đến ngày theo mẫu sau :
22
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Báo cáo tình hình bạn đọc
Từ ngày .................Đến ngày....................
Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Số sách mợn

c. Các nghiệp vụ cơ bản
Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống
- Với độc giả :
Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng t liệu phải lên phòng phục
vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã t liệu, nơi
để t liệu .
Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mợn trả t liệu, độc giả sẽ đợc
đáp ứng nếu t liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của
th viện hoặc ngợc lại độc giả sẽ đợc thông báo không có hoặc
không đợc mợn.
- Với nhân viên quản lý :
+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ nh yêu cầu về mợn t liệu thì sẽ
thực hiện nh sau :
Kiểm tra xem độc giả có đợc mợn hay không. Nếu không sẽ bị từ

chối, nếu có sẽ kiểm tra t liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có t liệu
đó không. Nếu không còn thông báo hết với t liệu với bạn đọc
hoặc không có t liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mợn và
ghi thời gian mợn và thời gian phải trả cho bạn đọc.
+ Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về
độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trờng không ?).Nếu
23
Th viện
Trờng THPT Năng khiếu TB
Báo cáo mợn sách
Từ ngày ............... Đến ngày .......................
Mã sách Tên sách Tác giả Lợt mợn
thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ
chối.
+ Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện
theo đúng chức năng của từng phòng. Ví dụ : Thống kê lợng sách
trong th viện : Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mợn trả
thuộc phòng mợn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng
quản lý .
2.3. Đánh giá những nhợc điểm của hệ thống cũ
Với cách tổ chức nh trên, hệ thống quản lý th viện của trờng còn
có một số nhợc điểm sau:
- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống th viện đều đợc
tiến hành hoàn toàn thủ công.
- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lợng sách
báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý
đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót .
- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu
quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ
và các kỹ năng của các cán bộ th viện. Nếu trình độ không

đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc.
- Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời
gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và
cán bộ th viện .
- Việc quản lý th viện nh cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông
tin, thiết lập các biểu đồ thống kê ...là khó khăn thậm chí gây
nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay đợc .
2.4.Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:
Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Th viện trờng cấp III
năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi
áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản lý
th viện .
+ Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác
quản lý th viện sẽ mang lại :
- Giảm bớt đợc một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời
gian cho các cán bộ th viện .
24
- Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mợn trả một cách
nhanh chóng.
- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và
mang lại tính chuyên nghiệp cao .
- Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin đợc với các môi tr-
ờng máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên th viện
+Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:
- Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính .
- Phải đào tạo hớng dẫn lại các nhân viên th viện vốn đã quen
với các công tác thủ công .
- Phải có hớng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trờng
th viện của một trờng cấp III, nên hầu hết các em
còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý

phải có tâm huyết và hớng dẫn nhiệt tình cho các em ....
Những khó khăn trên sẽ đợc hạn chế nếu xây dựng đợc một hệ
thống quản lý th viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công
nghệ và các công tác thủ công truyền thống.
25