Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã Hồng kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

F

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN K51

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ

Tên tình huống: “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ
hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã
Hồng kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội”

Học viên:
Chức vụ:
Đơn vị công tác:
Lớp:

Lê Thanh Nghị
Trạm phó, chủ tịch công đoàn bộ phận
Trạm Kiểm dịch động vật Dốc lã- Chi cục thú y
Hà Nội
Chuyên Viên K51

Hà nội, tháng 3 năm 2017
1


Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ
Như chúng ta được biết Quản lý Nhà nước là một dạng quản lý mang

tính quyền lực Nhà nước và sử dụng pháp luật Nhà nước để điều chỉnh hành vi
hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, do các cơ
quan trong bộ máy Nhà nước thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu hợp pháp của
con người. Quản lý Nhà nước thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó sự tác
động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật của Nhà nước đối với
quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người, do các cơ quan trong hệ
thống Chính phủ từ Trung ương đến cơ sở tiến hành, để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của Nhà nước nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ xã hội.
Quản lý Nhà nước dành cho chuyên viên nhằm cung cấp cho người học
những kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước, giúp người học nâng
cao năng lực và cải tiến công tác quản lý hành chính Nhà nước trong đơn vị
hành chính. Hoạt động quản lý Nhà nước diễn ra ở tất cả các lĩnh vực đời sống
chính trị kinh tế, trường hội, văn hoá, an ninh và quốc phòng. Nó được cụ thể
hoá thông qua mục tiêu nhiệm vụ, chức năng hoạt động cụ thể của từng cơ quan
hành chính Nhà nước, từng cấp, từng ngành. Cơ quan hành chính Nhà nước với
quyền hạn thẩm quyền được pháp luật quy định, với cơ cấu tổ chức và đội ngũ
cán bộ công chức, viên chức tương ứng thực hiện chức năng hành pháp trong
hoạt động trên các lĩnh vực, các mặt công tác của mình.
Khóa học cung cấp cho người học kiến thức cơ bản về nhà nước, cơ chế
tổ chức và nội dung quản lý hành chính nhà nước, từ đó giúp người học ý thức
được những chức trách, nhiệm vụ của mình trong quá trình xây dựng nền hành
chính tối ưu góp phần nâng cao chất lượng và công bằng trong quản lí HCNN.
Khóa học chú trọng đến việc hình thành các kỹ năng nhận thức và vận
dụng những kiến thức vào việc bồi dưỡng nhân cách cho công chức, viên chức
làm việc tại các cơ quan hành chính Nhà nước; đồng thời góp phần hình thành
các kỹ năng về quản lý con người, quản lý tài sản... Các kỹ năng chủ yếu được
hình thành thông qua các nội dung của môn học có sự lồng ghép của giảng viên.
2

Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong sạch, có năng lực,
phẩm chất đạo đức tốt là một vấn đề rất cơ bản, quan trọng được Đảng và Nhà
nước ta thường xuyên quan tâm; vấn đề này cũng là một trong những nội dung
được đề cập trong nhiều văn kiện của Đảng trong đó có văn kiện Đại hội IX.
Đặc biệt thực hiện cuộc vận động: “Học tập và là theo tấm gương đạo đức Hồ
Chí Minh: Suốt đời cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, là người công bộc tận
tụy, trung thành của nhân dân, đời tư trong sáng, cuộc sống riêng giản dị”. Sở dĩ
vấn đề này được đề cập nhiều vì nó không chỉ xuất phát từ vai trò, vị trí hết sức
quan trọng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong công tác xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu của quá trình xây
dựng và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính Nhà nước, mà nó còn
xuất phát từ những hạn chế, yếu kém về chất lượng của một bộ phận trong đội
ngũ này ở không ít địa phương, ngành, cơ quan, đơn vị.
Với vị trí là một nhân viên công tác tại Văn phòng cấp huyện, tôi đã
được tiếp xúc và trải qua rất nhiều các tình huống khác nhau trong lĩnh vực quản
lý hành chính Nhà nước. Kết thúc khóa học Bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà
nước, tôi đưa ra tình huống có tên “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ
sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã Hồng kỳ
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là bài tiểu luận kết thúc khóa học của mình
với các phần chính:
1. Hoàn cảnh ra đời
2. Phân tích tình huống
3. Xử lý tình huống
4. Kết luận
Với sự hiểu biết của bản thân còn hạn chế, thời gian nghiên cứu không
nhiều, tôi mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài tiểu
luận của tôi được hoàn chỉnh và có giá trị lâu dài trong thực tiễn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

3

Phần II: NỘI DUNG TÌNH HUỐNG
1. Hoàn cảnh ra đời
Ngày 05/7/2016, thực hiện Quyết định số 980/QĐ-UBND ngày
01/6/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn
kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 30 /KH-ĐKTLN ngày 29/06/2016 của
Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND Xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố
Hà Nội.
Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công
tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính;
tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc
thực hiện quy định hành chính của UBND Xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành
phố Hà Nội.
Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra
xem xét Sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều
trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn
của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại Thôn kim Sơn, xã
Hồng kỳ; trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết
hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản
sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao
Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và
chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính,
ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015 và ngày
công dân nhận kết quả là 16/4/2015.
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai
sinh, cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01
Giấy chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy
Chứng nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao

4


Sổ hộ khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai
( các bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”).
Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa giải trình về việc hẹn trả
kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy
định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân
khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình
trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra.
Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã Hồng
kỳ có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi nghỉ
mát tại Thanh Hóa, thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ
sơ, vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải
quyết. Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu
cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm
thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn
đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy
nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất
trình. Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và
đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn
cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và
thông qua tại cuộc họp với UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà
Nội.
2. Phân tích tình huống
2.1. Mục tiêu phân tích tình huống
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình
kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại xã Hồng kỳ, sẽ không phát hiện

ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại đây.
Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp,
bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân.

5


Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và
những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính. Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ
tục hành chính.
Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội.
2.2. Phân tích diễn biến tình huống
Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành
chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo
quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày
nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy
định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai
bên nam nữ.

Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài

thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị
Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy nhiên,
ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét
ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục
hành chính.
Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân
phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người
cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối

chiếu. Tuy nhiên, cán bộ một cửa đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh
nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây
là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay
không lưu những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với thủ tục đăng ký
khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công
dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do
cán bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có
quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình,
nên đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp
6


giao ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn
thành phố để trao đổi lấy ý kiến.
2.3. Nguyên nhân dẫn đến tình huống
- Nguyên nhân chủ quan: Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn,
nguyên nhân chủ quan là do tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp
và cán bộ bộ phận một cửa của UBND xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố
Hà Nội. Hoạt động ngoại khóa, du lịch mà UBND xã tổ chức là rất thiết thực và
cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh
việc cả cơ quan đi nghỉ mát, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải
quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định. Lỗi dẫn đến việc giải quyết
quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công chức xã Hồng kỳ. Mặt khác, cán bộ
một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa
thông qua lãnh đạo UBND xã.
- Nguyên nhân khách quan: Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do
sự không rõ ràng giữa các quy định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất
trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc
lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của

UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được
sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư
pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND
cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và
giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành 02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ
cần nộp những giấy tờ yêu cầu phải nộp. Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành
chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và
cho cả cơ quan nhà nước.

Việc cắt giảm một số thành phần hồ sơ không

quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không cần lưu những
giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ
cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định
trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung
một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “
7


các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định
được lập thành 01 bộ hồ sơ” . Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp
giao ban của Sở Tư pháp và các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội,
nhưng chưa thống nhất, do vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn
hướng dẫn việc lưu các giấy tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một
cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu công dân nộp.
Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị
khác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này
xảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra.
2.4. Hậu quả của tình huống:
Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công

dân, Trưởng bộ phận một cửa giải trình rằng là do cán bộ một cửa tự photo khi
công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu. Như vậy, đặt ra câu hỏi,
vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,... do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí
này do tự UBND xã chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước. Mặt khác,
đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng
trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh
nhân dân, sổ hộ khẩu, trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực. Khi đoàn kiểm
tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực,
đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ
một cửa lưu luôn mà không photo lại. Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác
có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình.
Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm,
gây tốn kém chi phí cho công dân.
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký
kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định
của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin
của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước.

8


Phần III: XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
1. Phương án 1
Trong khoảng thời gian UBND xã Hồng kỳ tổ chức đi nghỉ mát cho cán
bộ, công chức, nhân viên làm việc tại thị trấn. Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian
hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND.
Ngoài ra, nếu UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán
bộ ở lại trực, để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan
nghỉ trong ngày làm việc. Trước đó, các cán bộ phòng chuyên môn cần giải
quyết hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ

phận một cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định.
Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình,
cán bộ một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy
định “các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy
định được lập thành 01 bộ hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký
khai sinh có quy định “Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan
hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng
nhận kết hôn”. Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không
cần xuất trình nên không cần lưu.
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết
thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá
thời hạn quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân
chỉ cần xuất trình mà không phải nộp.
Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức xã Hồng kỳ
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm
trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn
kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự,
ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu
chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý

9


thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức
trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân.
Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không
mất nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết
kiệm nhân lực và kinh phí cho nhà nước.
- Hạn chế của Phương án 1: Việc không lưu các giấy tờ xuất trình sẽ gặp

phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề
trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định trách nhiệm của
người đi làm các thủ tục hành chính.
2. Phương án 2
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND
xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội tổ chức nghỉ mát cho cán bộ,
công chức, nhân viên tại xã. Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ
nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian
cũng như nhân sự để bảo đảm công việc.
Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra
thống nhất với ý kiến của cán bộ xã Hồng kỳ, sẽ tự photo để làm căn cứ mà
không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra.
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ
UBND xã Hồng kỳ, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ
tục hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành
chính trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử
phạt nặng nề. Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác
định trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề.
- Hạn chế của Phương án 2: Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn
chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự
không cứng rắn trong việc xử lý các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi
phạm các quy định trong thời gian sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ

10


thủ tục hành chính tại UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội nói
riêng cũng như trên toàn địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND xã Hồng kỳ đang làm

sẽ gây tốn kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà
nước. Có thể xảy ra một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải
nộp để lưu, gây tốn kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh
giảm gọn nhẹ thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân.
3. Phương án 3
Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định
quá thời hạn hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh
Nguyễn Hoàng Nam.
Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ ghi vào biên bản
thực tế diễn ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn. Đoàn kiểm tra sẽ
không lập biên bản đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa thành phần hồ sơ
trong việc giải quyết thủ tục hành chính, mà sẽ ghi thực trạng tại những địa bàn
này và sẽ đưa vấn đề này vào trao đổi tại cuộc họp giao ban với thị xã và thành
phố.
Phương án này các vi phạm của cán bộ, công chức xã Hồng kỳ, huyện
Sóc sơn, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc
thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm tra
sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn
kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm dứt
và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức trách
nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa
bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân.
Việc lưu thành phần hồ sơ xuất trình, vì đây là vấn đề mà trong các quy
định của pháp luật còn chưa rõ ràng, nên việc xác định đây là sai phạm của đơn
vị là chưa hợp lý. Vì vậy, đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận thực tiễn và đưa ra trao đổi
để có quyết định thống nhất, hướng dẫn trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội.

11

- Hạn chế của Phương án 3: Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND
xã Hồng kỳ vẫn sẽ tiếp tục lưu những giấy tờ xuất trình của công dân cho đến
khi có sự chỉ đạo, hướng dẫn chính thức của UBND thành phố.
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của
phương án trên, tôi sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là
phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai
phạm của cán bộ công chức UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc sơn, bảo vệ quyền và
lợi ích của công dân. Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất của pháp
luật, đoàn kiểm tra có sự ghi nhận thực tiễn tình hình thực hiện công tác kiểm
soát thủ tục hành chính ở địa phương để báo cáo với UBND thành phố, có
hướng chỉ đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt, không cứng nhắc trong việc thực
hiện giải quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm quyền và lợi ích của nhà
nước, của công dân và của cả những cán bộ công chức làm nhiệm vụ.

12


PHẦN IV: KẾT LUẬN
Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
là trách nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực
hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các
cấp có thẩm quyền về công tác này.
Đây là tình huống đã xảy ra tại UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc sơn, Hà
Nội trong quá trình Đoàn kiểm tra liên ngành của UBND thành phố thực hiện
việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm
tra, đoàn đã nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính, những khó khăn vướng mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
là công việc mới được chuyển giao cho phòng tư pháp, mà đây là công việc khó,
đòi hỏi cán bộ, công chức phải có trách nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy

nhiên, hầu hết cán bộ đầu mối thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
tại các xã phường thị trấn cũng như tại các quận, huyện thị xã đều là cán bộ
kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian cho công việc. Do vậy, đoàn kiểm tra
ghi nhận những sai phạm và thực tế công tác giải quyết thủ tục hành chính tại
địa phương để kịp thời chấn chỉnh, đưa ra những hướng dẫn chỉ đạo trong công
tác giải quyết thủ tục hành chính nói riêng và công tác kiểm soát thủ tục hành
chính nói chung.
Từ tình huống trên, tôi xin kiến nghị một số ý kiến sau:
Thứ nhất, cần tăng cường quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác
kiểm soát thủ tục hành chính để hiểu rõ tình hình triển khai, phát hiện những sai
phạm trong công tác thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Ngày 31/12/2014
Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 25/2014/TT-BTP hướng dẫn kiểm tra việc
thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, trong quy định về thẩm quyền
kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch
kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm
quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện
13


là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển
khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm
quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục
hành chính.
Thứ hai, quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có
năng lực, trách nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường
trách nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong
thực hiện thủ tục hành chính. Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm
công tác kiểm soát thủ tục hành chính mang tính chuyên trách cho các đơn vị
cấp quận, huyện, thị xã cũng như xã phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn

kinh phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính
ưu đãi cho các địa phương xã phường thị trấn.
Thứ ba, các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ
ràng trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong
việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan
đến kiểm soát thủ tục hành chính.
Thứ tư, bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác
kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm
công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ được giao.
Trên đây là những nội dung về tình huống và phương án giải quyết tình
huống xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bản thân tôi. Tuy nhiên, do
kinh nghiệm về công việc cũng như những kiến thức, kỹ năng xử lý tình huống
còn hạn chế nên bài tiểu luận vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong quý thầy, cô
giáo có ý kiến góp ý để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân
thành cảm ơn./

Phòng
Y tế

14


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước (chương trình chuyên

viên) do Học viện hành chính phát hành.

2.

Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/06/2010 của Chính phủ về kiểm soát

thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi, bổ sung
một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính.
3.

Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ

tịch, Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của
các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.
4.

Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà

Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay
thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải
quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà
Nội.
5.

Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 hướng dẫn kiểm tra việc

thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính.
6.

Sổ tay nghiệp vụ Kiểm soát thủ tục hành chính trên trang

/>

15