Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND phường lê lợi, thị xã sơn tây, thành phố hà nội

Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc Sở Tư pháp
Hà Nội và các anh chị đồng nghiệp phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đã tạo
điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành khóa học. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu
sắc đến Ban Giám đốc Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, cô giáo Chủ
nhiệm lớp K3A-2015 Nguyễn Thị Diệu Hà và tập thể giảng viên trong trường đã
luôn chỉ dạy, hướng dẫn cho chúng em những kiến thức, kỹ năng về công tác
quản lý hành chính nhà nước trong toàn khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý
nhà nước ngạch chuyên viên.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

Học viên

ĐẶNG THỊ KIM QUYÊN

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 1


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

MỤC LỤC
PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………3
1.1 Lý do lựa chọn đề tài…………………………………………………3

1.2 Mục tiêu của đề tài……………………………………………………4
1.3 Phương pháp của đề tài………………………………………………4
1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài…………………………………………….4
1.5 Bố cục…………………………………………………………………5
PHẦN 2: NỘI DUNG……………………………...……………………..6
2.1. Mô tả tình huống………………………………………….………….6
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống…………………….…………..8
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả……………………….…………9
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết…………….11
2.4.2 Phương án 1…………………………………………………….….11
2.4.2 Phương án 2……………………………………………….………13
2.4.3 Phương án 3……………………………………………….………14
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn………………..16
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……………………..………..19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………….22

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 2


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài:
Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có
hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp
hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền
và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và

quốc tế.
Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn,
nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soát
quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc
thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ
tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của
công tác cải cách thủ tục hành chính. Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chính
phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệ
thống quản lý hành chính nhà nước. Ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năng
tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công
tác kiểm soát thủ tục hành chính. Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận Phòng
Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức
thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
Bản thân em là chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, thuộc Sở
Tư pháp Hà Nội - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thực
hiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về kiểm
soát thủ tục hành chính, đã công tác tại phòng trong khoảng thời gian gần 01
năm, bản thân em đã dần được tiếp cận và xử lý các công việc, nhiệm vụ của
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 3


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

phòng, được tìm hiểu về hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và được tham
gia vào Đoàn kiểm tra liên ngành của thành phố thực hiện công tác kiểm tra
công tác kiểm soát thủ tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địa

bàn thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức
quản lý nhà nước về ngạch chuyên viên tại lớp Chuyên viên K3A-2015 của
Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, em được trang bị những kiến thức về
quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ. Em xin vận dụng các
kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng Kiểm soát thủ tục
hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống kiểm tra việc giải
quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND phường
Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội”.
2. Mục tiêu của đề tài:
Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình
hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những
sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành
chính. Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm để kịp
thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành
chính.
3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài:
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa
học của Chủ nghĩa Mác – Lênin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật
biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng
hợp, thống kê.
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND
phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội.
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 4


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:
PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU
PHẦN 2: NỘI DUNG
2.1. Mô tả tình huống.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả.
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn.
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 5


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

PHẦN 2. NỘI DUNG
2.1. Mô tả tình huống.
Ngày 22/7/2015, thực hiện Quyết định số 1849/QĐ-UBND ngày
05/05/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn
kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 của
Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành
phố Hà Nội.
Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công
tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính;
tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc
thực hiện quy định hành chính của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành
phố Hà Nội.

Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xem
xét Sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều
trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định. Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn
của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại phường Lê Lợi, thị xã
Sơn Tây, Hà Nội. Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng
ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam;
02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và
chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng
Nam và chị Cao Mỹ Hạnh. Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành
chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015
và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015.
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh,
cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 6


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy Chứng
nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ
khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( các
bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”).
Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa phường Lê Lợi giải trình
về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt
quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất
trình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân
phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục
mà đoàn đã kiểm tra.

Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND phường có
tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND phường đi nghỉ
mát tại Nghệ An, thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ,
vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải
quyết. Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu
cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm
thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình. Vấn
đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy
nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất
trình. Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và
đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn
cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông
qua tại cuộc họp với UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn tây, thành phố Hà Nội.
Phân tích tình huống:

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 7


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành
chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo
quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày
nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy
định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai
bên nam nữ. Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài
thêm không quá 05 ngày. Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và

chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày. Tuy
nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày,
nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải
quyết thủ tục hành chính.
Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ. Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân
phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người
cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn. Xuất trình chứng minh nhân dân để đối
chiếu. Tuy nhiên, cán bộ một cửa phường Lê Lợi đã thu cả 02 bản sao chứng
thực Chứng minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ
hộ khẩu, mà đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm
về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này. Tương tự như vậy, với
thủ tục đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã
lưu giấy tờ công dân cần xuất trình.
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán
bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy
định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên
đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao
ban với UBND phường, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn
thành phố để trao đổi lấy ý kiến.
2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống.
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 8


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình
kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại Phường Lê Lợi, sẽ không phát
hiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại

đây.
Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp,
bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân.
Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và
những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính. Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ
tục hành chính.
Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội.
2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả:
Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống:
Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do
tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ bộ phận một cửa
của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Hoạt động ngoại
khóa, du lịch mà UBND phường tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên
cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi
nghỉ mát, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành
chính không đúng theo quy định. Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi
trực tiếp của cán bộ, công chức phường Lê Lợi. Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự
ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh
đạo UBND phường.
Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống:

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 9


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy

định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ. Bởi hiện
nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo
Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về
việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế,
TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết
của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà
Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành
02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu
phải nộp. Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản
hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước. Việc
cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là
cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân. Tuy
nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải
lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định
tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất
trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” .
Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và các
phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do vậy
một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờ
xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không
yêu cầu công dân nộp.
Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị
khác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này
xảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra.
Phân tích hậu quả:

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 10

Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công
dân, Trưởng bộ phận một cửa UBND phường Lê Lợi giải trình rằng là do cán bộ
một cửa tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu.
Như vậy, đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ
ra? Trên thực tế, chi phí này do tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của
Nhà nước. Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các
giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ
xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao
có chứng thực. Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ
sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản
sao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo lại. Do vậy,
chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu
công dân nộp các giấy tờ xuất trình. Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp
các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân.
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký
kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định
của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin
của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước.
2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.
2.4.1. Phương án 1:
Nội dung phương án 1:
Trong khoảng thời gian UBND phường Lê Lợi tổ chức đi nghỉ mát cho
cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại phường. Lãnh đạo phường cần sắp xếp
thời gian hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của
UBND. Ngoài ra, nếu UBND phường tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp
xếp một số cán bộ ở lại trực, để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 11


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày làm việc. Trước đó, các cán bộ phòng chuyên
môn cần giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn
chuyển ra bộ phận một cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định.
Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán
bộ một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy
định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy
định được lập thành 01 bộ hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký
khai sinh có quy định “Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan
hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng
nhận kết hôn”. Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không
cần xuất trình nên không cần lưu.
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết
thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá
thời hạn quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân
chỉ cần xuất trình mà không phải nộp.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 1:
Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức phường Lê Lợi,
thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm
trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn
kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự,
ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu
chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý

thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức
trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân.

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 12


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không mất
nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết
kiệm nhân lực và kinh phí cho nhà nước.
Hạn chế của phương án 1:
Tuy nhiên, phương án này cũng có một số những hạn chế. Việc không lưu
các giấy tờ xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có
sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó
khó xác định trách nhiệm của người đi làm các thủ tục hành chính.
2.4.2 Phương án 2:
Nội dung của phương án 2:
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn
Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND
phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội tổ chức nghỉ mát cho cán bộ,
công chức, nhân viên tại phường. Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với
mức độ nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về
thời gian cũng như nhân sự để bảo đảm công việc.
Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra
thống nhất với ý kiến của cán bộ phường Lê Lợi, sẽ tự photo để làm căn cứ mà
không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra.
Những lợi thế, thuận lợi của phương án 2:

Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ
UBND phường Lê Lợi, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát
thủ tục hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục
hành chính trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 13


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

xử phạt nặng nề. Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ
xác định trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề.
Những hạn chế của phương án 2:
Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe
những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý
các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian
sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND
phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội nói riêng cũng như trên toàn
địa bàn nói chung.
Việc cho lưu hồ sơ xuất trình như cán bộ UBND phường Lê Lợi đang làm
sẽ gây tốn kém nhân lực cũng như những kinh phí về photo tài liệu cho Nhà
nước. Có thể xảy ra một số trường hợp, cán bộ một cửa yêu cầu công dân phải
nộp để lưu, gây tốn kém, phiền hà cho công dân, đi ngược với quy định tinh
giảm gọn nhẹ thủ tục hành chính, ảnh hưởng quyền và lợi ích của công dân.
2.4.3 Phương án 3:
Nội dung của phương án 3:
Đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản những hành vi sai phạm về việc quy định
quá thời hạn hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh

Nguyễn Hoàng Nam.
Với những giấy tờ công dân xuất trình, đoàn kiểm tra sẽ ghi vào biên bản
thực tế diễn ra, vì đây là thực trạng chung trên một số địa bàn. Đoàn kiểm tra sẽ
không lập biên bản đây là hành vi sai phạm về việc lưu thừa thành phần hồ sơ
trong việc giải quyết thủ tục hành chính, mà sẽ ghi thực trạng tại những địa bàn
này và sẽ đưa vấn đề này vào trao đổi tại cuộc họp giao ban với thị xã và thành
phố.
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 14


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Những lợi thế, thuận lợi của phương án 3:
Phương án này các vi phạm của cán bộ, công chức phường Lê Lợi, thị xã
Sơn Tây, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong
việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương. Đoàn kiểm
tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn
chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm. Yêu cầu chấm
dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật. Chấn chỉnh ý thức
trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên
địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích cho công dân.
Việc lưu thành phần hồ sơ xuất trình, vì đây là vấn đề mà trong các quy
định của pháp luật còn chưa rõ ràng, nên việc xác định đây là sai phạm của đơn
vị là chưa hợp lý. Vì vậy, đoàn kiểm tra sẽ ghi nhận thực tiễn và đưa ra trao đổi
để có quyết định thống nhất, hướng dẫn trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội.
Những hạn chế của phương án 3:
Phương án này sẽ dẫn đến tình trạng UBND phường Lê Lợi vẫn sẽ tiếp
tục lưu những giấy tờ xuất trình của công dân cho đến khi có sự chỉ đạo, hướng

dẫn chính thức của UBND thành phố.
Kết luận:
Từ những phân tích về nội dung, những lợi thế, thuận lợi và hạn chế của
phương án trên, em sẽ lựa chọn hướng giải quyết theo phương án 3. Bởi đây là
phương án giải quyết hợp tình hợp lý, vừa bảo đảm xử lý những hành vi sai
phạm của cán bộ công chức UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, bảo vệ
quyền và lợi ích của công dân. Mặt khác, với những quy định chưa thống nhất
của pháp luật, đoàn kiểm tra có sự ghi nhận thực tiễn tình hình thực hiện công
tác kiểm soát thủ tục hành chính ở địa phương để báo cáo với UBND thành phố,
có hướng chỉ đạo mang tính hướng dẫn, linh hoạt, không cứng nhắc trong việc
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 15


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

thực hiện giải quyết thủ tục hành chính mà vẫn bảo đảm quyền và lợi ích của
nhà nước, của công dân và của cả những cán bộ công chức làm nhiệm vụ.
2.5. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn.

ĐK cơ sở

STT
phương

Nội dung công

Chủ thể

Thời gian

vật chất,

án thực

việc

thực hiện

thực hiện

kinh phí

hiện

1

Giám sát,
kiểm tra thực
hiện

thực hiện
Lập

biên

bản Thành

những sai phạm viên

Ngay tại Dự

toán - Các thành

của thời điểm kinh

phí viên của Đoàn

trong việc hẹn trả Đoàn kiểm kiểm tra

trong

kết quả quá thời tra

hoạch

hạn quy định của

kiểm tra số

cán bộ một cửa

31/KH-

UBND

ĐKTLN

phường

Lê Lợi.

ngày

Yêu cầu đơn vị
không

kế kiểm tra.

lưu

các

giấy tờ xuất trình
của công dân.

04/6/2015

-

Lãnh

đạo

phòng tư pháp
thị

xã

Sơn

Lãnh

đạo

Tây.
-

UBND
phường

Lê

Lợi.
- Cán bộ một
cửa, cán bộ tư
pháp

UBND

phường

Lê

Lợi.

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 16

Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

2

Nhắc nhở những Thành
sai phạm của cán viên
bộ

Ngay tại Dự

toán - Các thành

của thời điểm kinh

phí viên của Đoàn

UBND Đoàn kiểm kiểm tra

trong

kế kiểm tra.

phường Lê Lợi, tra

hoạch

thị xã Sơn Tây.

kiểm tra số
31/KH-

-

Lãnh

phòng tư pháp
thị

ĐKTLN

đạo

xã

Sơn

Lãnh

đạo

Tây.

ngày
04/6/2015

-

UBND

phường

Lê

Lợi.
- Cán bộ một
cửa, cán bộ tư
pháp

UBND

phường

Lê

Lợi.

3

Lập

biên

bản Thành

những sai phạm viên

Ngay tại Dự

toán - Các thành

của thời điểm kinh

phí viên của Đoàn

trong việc hẹn trả Đoàn kiểm kiểm tra

trong

kết quả quá thời tra

hoạch

hạn quy định của

kiểm tra số

cán bộ một cửa

31/KH-

UBND

ĐKTLN

phường

Lê Lợi.
Ghi nhận vấn đề
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

kế kiểm tra.

ngày
04/6/2015

-

Lãnh

đạo

phòng tư pháp
thị

xã

Sơn

Lãnh

đạo

Tây.
-

UBND
Page 17

Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

lưu hồ sơ vào

phường

biên bản kiểm tra.

Lợi.

Lê

- Cán bộ một
cửa, cán bộ tư
pháp

UBND

phường

Lê

Lợi.

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 18


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Hoạt động kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
là trách nhiệm của toàn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, được thực
hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp hoạt
động kiểm soát thủ tục hành chính và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các
cấp có thẩm quyền về công tác này.
Đây là tình huống đã xảy ra tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, Hà
Nội trong quá trình Đoàn kiểm tra liên ngành của UBND thành phố thực hiện
việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại đây. Qua thực tiễn kiểm
tra, đoàn đã nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành
chính, những khó khăn vướng mắc bởi hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
là công việc mới được chuyển giao cho phòng tư pháp, mà đây là công việc khó,
đòi hỏi cán bộ, công chức phải có trách nhiệm, kỹ năng chuyên môn cao. Tuy
nhiên, hầu hết cán bộ đầu mối thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính
tại các xã phường thị trấn cũng như tại các quận, huyện thị xã đều là cán bộ
kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian cho công việc. Do vậy, đoàn kiểm tra
ghi nhận những sai phạm và thực tế công tác giải quyết thủ tục hành chính tại
địa phương để kịp thời chấn chỉnh, đưa ra những hướng dẫn chỉ đạo trong công
tác giải quyết thủ tục hành chính nói riêng và công tác kiểm soát thủ tục hành
chính nói chung.
Từ tình huống trên, và từ thực tiễn được tham gia vào Đoàn kiểm tra liên
ngành của thành phố, em xin kiến nghị một số ý kiến sau:
Thứ nhất, cần tăng cường quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra đối với công tác
kiểm soát thủ tục hành chính để hiểu rõ tình hình triển khai, phát hiện những sai
phạm trong công tác thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Ngày 31/12/2014
Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 25/2014/TT-BTP hướng dẫn kiểm tra việc
thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, trong quy định về thẩm quyền
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 19


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

kiểm tra tại Điều 6, chỉ quy định thẩm quyền kiểm tra cho Bộ trưởng Bộ Tư
pháp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan; UBND cấp tỉnh tiến hành lập kế hoạch
kiểm tra. Như vậy, UBND cấp quận huyện thị xã không được quy định thẩm
quyền về kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính, mà UBND cấp huyện
là cơ quan trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã phường trong việc triển
khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Do đó, cần quy định thêm thẩm
quyền cho UBND cấp quận huyện trong việc kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục
hành chính.
Thứ hai, quán triệt, chỉ đạo các phòng ban liên quan, bố trí cán bộ có năng
lực, trách nhiệm làm nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; tăng cường trách
nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị liên quan trong thực
hiện thủ tục hành chính. Xem xét bổ sung biên chế và cán bộ đầu mối làm công
tác kiểm soát thủ tục hành chínhmang tính chuyên trách cho các đơn vị cấp
quận, huyện, thị xã cũng như xã phường thị trấn. Quan tâm bổ sung nguồn kinh
phí để đầu tư áp dụng công nghệ thông tin và chế độ chính sách mang tính ưu
đãi cho các địa phương xã phường thị trấn.
Thứ ba, các cơ quan cấp trên cần ban hành những quy định cụ thể rõ ràng
trong một số vấn đề chưa thống nhất, hướng dẫn các đơn vị cấp dưới trong việc
thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cũng như các công việc liên quan đến
kiểm soát thủ tục hành chính.
Thứ tư, bố trí đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho bộ phận tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính; tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn về công tác
kiểm soát thủ tục hành chính cho cán bộ bộ phận một cửa, cán bộ tư pháp làm
công tác này để nâng cao trình độ, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ được giao.

Trên đây là những nội dung về tình huống và phương án giải quyết tình
huống xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bản thân em tại Phòng
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 20


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

Kiểm soát thủ tục hành chính – Sở Tư pháp Hà Nội. Tuy nhiên, do kinh nghiệm
về công việc cũng như những kiến thức, kỹ năng xử lý tình huống còn hạn chế
nên bài tiểu luận vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong quý thầy, cô giáo Trường
Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện
hơn. Em xin chân thành cảm ơn./

Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 21


Tiểu luận cuối khóa ngạch Bồi dưỡng chuyên viên

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước (chương trình chuyên
viên) do Học viện hành chính phát hành.
2. Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/06/2010 của Chính phủ về kiểm
soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi,
bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành
chính.
3. Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ

tịch, Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều
của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.
4. Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố
Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc
thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền
giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành
phố Hà Nội.
5. Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 hướng dẫn kiểm tra
việc thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính.
6. Sổ tay nghiệp vụ Kiểm soát thủ tục hành chính trên trang
/>
Đặng Thị Kim Quyên – Lớp K3A.2015

Page 22