Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong công ty cổ phần sông đà 10

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian tìm hiểu tại Công ty CP Sông Đà 10, em xin chân thành
cảm ơn các bác, các cô, các chú cán bộ trong Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi
cho em trong suốt quá trình làm việc và tìm hiểu về công tác văn thư tại đây.
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong Khoa Văn thư
– Lưu trữ, đặc biệt là cô Ngô Thị Kiều Oanh đã tận tình hướng dẫn để em có thể
hoàn thành tốt đề tài này.
Tuy nhiên, do hạn chế về nhận thức và kỹ năng thực hành nên không thể
tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về công tác văn
thư trong Công ty CP Sông Đà 10, em rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ
của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài“Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công
tác văn thư trong công ty cổ phần Sông Đà 10” là kết quả nghiên cứu của riêng
em, không sao chép của ai. Các số liệu, kết quả nêu trong đề tài là trung thực và chưa
được công bố trong các công trình khác. Nội dung đề tài có tham khảo và sử dụng
các tài liệu, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí và các trang web theo
danh mục tài liệu tham khảo của đề tài. Nếu sai, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

2


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
S

Từ viết tắt

Nguyên bản

1
2
3
4
5
6

CP
BXD - TCCB
QĐ - BXD
NĐ - CP
TT - BCA
TT - BNV

Cổ phần
Bộ xây dựng - Tổ chức cán bộ
Quyết định - Bộ xây dựng
Nghị định - Chính phủ
Thông tư - Bộ Công an
Thông tư - Bộ nội vụ

TT

3


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................ 1
LỜI CAM ĐOAN..........................................................................................................2
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.........................................................................................3
MỤC LỤC..................................................................................................................... 4
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu...............................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................2
4. Kết cấu của đề tài.......................................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG........................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP SÔNG
ĐÀ 10............................................................................................................................ 4
1.1. Lịch sử hình thành..................................................................................................4
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty CP Sông Đà 10:.................................................4
1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty CP Sông Đà 10:...........................................................5
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG
ĐÀ 10............................................................................................................................ 7
2.1. Chức năng............................................................................................................... 7
2.2. Nhiệm vụ................................................................................................................7
2.3. Vai trò của của công tác văn thư tại Công ty CP Sông Đà 10..................................8
2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................9
2.5. Quản lý văn bản đi..................................................................................................9
2.6. Quản lý văn bản đến...............................................................................................9
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC
VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10......................................................10
3.1. Ưu điểm................................................................................................................11
3.2. Nhược điểm..........................................................................................................12
3.3. Một số biện pháp khắc phục và kiến nghị.............................................................12
KẾT LUẬN.................................................................................................................14

TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................16
4


PHỤ LỤC.................................................................................................................... 17

5


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài.
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại
những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi
mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi
tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã giành được những
thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội. Nhưng trước những xu thế thách
thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị cần được
đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra
những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những
yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu
trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất
cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Công tác văn
thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả
các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho
việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần
thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động
của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực
hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một
cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt
hiệu quả cao hơn.
Nhưng thực tế công tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan
1


tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Hơn nữa cán bộ
công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức
chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi
mới. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dung của công tác văn thư trong
hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng của công ty CP
Sông Đà 10 nói riêng. Sau một thời gian khảo sát tại văn phòng công ty CP
Sông Đà 10, em đã có thêm được sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm
quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan. Vì
vậy em chọn đề tài: “Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn
thư trong công ty cổ phần Sông Đà 10” làm đề tài nghiên cứu.
2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu.
- Mục tiêu nghiên cứu: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác
văn thư trong công ty cổ phần Sông Đà 10
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Làm rõ cơ sở lý luận của đề tài
+ Nêu lên và phân tích thực trạng của công tác văn thư tại công ty CP
Sông Đà 10.

+ Tổng hợp đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong thực trạng trên.
+ Xác định nguyên nhân và những yếu tố ảnh hưởng tới tình trạng này.
+ Đề xuất một số khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư
tại công CP Sông Đà 10.
3. Phương pháp nghiên cứu.
Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng một số
phương pháp:
- Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để
đánh giá hoạt động của cơ quan.
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử
- Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê
rút ra những giải pháp mang tính khả thi.

2


4. Kết cấu của đề tài.
Kết cấu của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận còn có 3 phần chính:
Chương 1: Khái quát về tổ chức hoạt động của công ty CP Sông Đà 10
Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại văn phòng công ty CP Sông Đà
10.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư
trong công ty CP Sông Đà 10.

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CP SÔNG ĐÀ 10.

1.1. Lịch sử hình thành.
Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10
Tên tiếng Anh: SONG DA NO 10 JOINT STOCKS COMPANY
Địa chỉ: Tầng 10+11, Khu B, Toà nhà HH4, Song Da Holding, Đường
Phạm Hùng, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Công ty cổ phần Sông Đà 10 được thành lập từ năm 1963 (tiền thân là
Công trường Khoan phun xi măng tại công trường thuỷ điện Thác Bà), là công
ty trực thuộc Tổng công ty Sông Đà. Công ty cổ phần Sông Đà 10 đơn vị Anh
hùng Lao động thời kỳ đổi mới (được Đảng, Nhà nước phong tặng năm 1998).
Trải qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty cổ phần Sông Đà
10 qua các thời kỳ có nhiều tên gọi khác nhau: Năm 1963 có tên là Công trường
khoan phun xi măng trực thuộc Công ty xây dựng thuỷ điện Thác Bà, đầu năm
1979 thành lập Công trường đường hầm và khoan phun xi măng trực thuộc
Công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà, đến ngày 5/9/1979 được đổi thành Xí
nghiệp xây dựng đường hầm trực thuộc Công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà,
năm 1981 Xí nghiệp xây dựng đường hầm được chuyển đổi thành Công ty và có
tên là Công ty xây dựng công trình ngầm – Tổng công ty xây dựng thủy điện
Sông Đà (theo Quyết định số 154 BXD-TCCB ngày 11 tháng 02 năm 1981 của
Bộ Xây dựng), năm 2002 Công ty được đổi tên thành Công ty xây dựng Sông
Đà 10 (theo quyết định số 285/QĐ-BXD ngày 11 tháng 3 năm 2002 của Bộ xây
dựng) và được chuyển đổi thành Công ty cổ phần tháng 11 năm 2005 (theo QĐ
số 2114/BXD ngày 14 tháng 11 năm 2005 của Bộ Xây dựng) với tên gọi Công
ty cổ phần Sông Đà 10 do Tổng công ty Sông Đà giữ cổ phần chi phối.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty CP Sông Đà 10:
Hiện tại, Công ty CP Sông Đà đang tổ chức thực hiện các hoạt động sản
xuất kinh doanh với các ngành nghề chính sau:
- Xây dựng các công trình ngầm và dịch vụ dưới lòng đất;
- Xây dựng công trình thuỷ điện, thuỷ lợi, giao thông và xây dựng công
trình khác;
4

- Xây dựng công trình công nghiệp, công trình công cộng, nhà ở;
- Khai thác mỏ và chế biến khoáng sản;
- Tư vấn xây dựng;
- Trang trí nội thất;
- Sản xuất, kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng; cấu kiện bê tông;
- Sản xuất, kinh doanh phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại phục vụ xây
dựng;
- Sửa chữa cơ khí, ô tô, xe máy;
- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phụ tùng cơ giới và công nghệ xây dựng;
- Kinh doanh và xuất nhập khẩu: Phương tiện vận tải cơ giới chuyên
dùng: chở hàng hoá, vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng trong thi công xây dựng
và phục vụ thi công xây dựng có trọng tải đến 40 tấn;
- Đầu tư xây lắp các công trình thuỷ điện vừa và nhỏ, kinh doanh điện
thương phẩm;
- Xây dựng các khu công nghiệp, cảng biển;
- Kinh doanh bất động sản.
1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty CP Sông Đà 10:
Sơ đồ tổ chức Công ty:

5


* Công ty thành viên: Công ty CP Sông Đà 10.1
* Các Xí nghiệp trực thuộc: Xí nghiệp Sông Đà 10.2, Xí nghiệp Sông Đà
10.3, Xí nghiệp Sông Đà 10.4, Xí nghiệp Sông Đà 10.5, Xí nghiệp Sông Đà
10.6, Xí nghiệp Sông Đà 10.7, Xí nghiệp Gia công và Sửa chữa cơ khí, Xí
nghiệp Sông Đà 10.9.

6


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY
CP SÔNG ĐÀ 10.
2.1. Chức năng.
Văn phòng công ty CP Sông Đà 10( gọi tắt là văn phòng công ty) là cơ
quan tham mưu tổng hợp cho tổng giám đốc quản lý, điều hành các hoạt động
tại cơ quan.
Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác thi đua, tuyên truyền trong
toàn công ty.
Là cơ quan phát ngôn của công ty CP Sông Đà 10.
Quản lý công tác hành chính, quản trị.
2.2. Nhiệm vụ.
Tổng hợp, lập chương trình công tác hàng tháng, hàng quý của cơ quan.
Lên chương trình công tác lãnh đạo của công ty.
Soạn thảo hoặc phối hợp soạn thảo: các quyết định, chỉ thị của Tổng giám
đốc, báo cáo giao ban, thông báo kết luận các cuộc họp do lãnh đạo công ty chủ
trì, quy chế làm việc và các quy chế khác đảm bảo hoạt động của cơ quan.
Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp thông tin về việc triển khai thực hiện các quy
chế, quyết định, chỉ thị của tổng giám đốc trong toàn công ty.
Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng chương trình,
chuẩn bị nội dung và các điều kiện khác để tổ chức các hoạt động lễ tân và các
hội nghị của công ty, tổ chức thực hiện các chuyến công tác của lãnh đạo công
ty.
Nghiên cứu chính sách, chế độ thi đua khen thưởng để vận dụng triển khai
để thực hiện vào điều kiện cụ thể của Công ty, phối hợp với các đoàn thể trong
công tác thi đua khen thưởng, tổ chức các phòng trào thi đua ngắn hạn, dài hạn,
chỉ đạo về nghiệp vụ thi đua khen thưởng, nhân điển hình trong toàn ngành. Là
thường trực thi đua của cơ quan.

Thường trực giúp lãnh đạo công ty trong các công tác tuyên truyền, liên
hệ với các cơ quan báo chí, thông tin trong và ngoài ngành, tổ chức các cuộc tiếp
xúc với báo chí để đưa tiếng nói của ngành đến với công chúng.
7


Tổ chức thực hiện công tác văn thư: soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp sọan
thảo những văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ, đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện đối với các cơ quan và các đơn vị thuộc công ty, thu thập tài liệu
lưu trữ, chỉnh lý bảo quản và phục vụ khai thác có hiệu quả.
Rà soát phát hiện sai sót đảm bảo về thủ tục hành chính của các văn bản
trước khi trình lãnh đạo công ty ký.
Thu thập tài liệu và những hiện vật lịch sử liên quan đến truyền thống
ngành xây dựng, bảo quản, phục vụ khai thác có hiệu quả.
Quản lý công tác tài chính kế toán ( vốn, tài sản, các nguồn kinh phí khác
được công ty giao) để đảm bảo các hoạt động của cơ quan.
Xây dựng kế hoạch chi tiêu thường xuyên và bổ sung kế hoạch kịp thời
đáp ứng nhu cầu về chi quỹ quản lý hàng năm phục vụ cán bộ viên chức khối cơ
quan, lập kế hoạch đầu tư mua sắm, cải tạo xây lắp cơ quan và tổ chức thực hiện
kế hoạch đó, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và các quy định về chế độ tài
chính kế toán của nhà nước và công ty.
Duy trì hoạt động các trang thiết bị phục vụ cơ quan, đảm bảo cảnh quan
môi trường xanh, sạch, đẹp.
Tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ cơ quan.
Quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả phương tiện đi lại, đáp ứng yêu
cầu công tác của công ty.
Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ viên chức khối cơ quan công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban lãnh đạo công ty giao.
2.3. Vai trò của của công tác văn thư tại Công ty CP Sông Đà 10.
Văn phòng công ty CP Sông Đà 10 đã bố trí một văn thư chuyên trách

toàn bộ công tác văn thư của công ty, có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản đến công ty.
Quản lý và phát hành và văn bản đi: chịu trách nhiệm kiểm tra và làm các
thủ tục theo đúng quy định của nhà nước trước khi phát hành văn bản ( vào số
công văn đi, ghi số thứ tự, ngày, tháng, năm, đóng dấu).
Có nhiệm vụ quản lý các loại con dấu của công ty theo quy định của nhà
8


nước.
Đảm bảo tốt các chế độ bảo mật về công văn giấy tờ của công ty.
2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Chuyên viên trong văn phòng công ty có trách nhiệm soạn thảo những
văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Ở công ty có sự phân công soạn thảo
văn bản đến từng bộ phận, chuyên viên phụ trách lĩnh vực nào thì soạn thảo lĩnh
vực ấy.
Thể thức văn bản do cơ quan ban hành theo đúng quy định của nhà nước.
Nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản đúng quy định phân công, không có sự
chồng chéo. Các thủ tục duyệt, ký đóng dấu văn bản không có gì thiếu sót, tiến
hành chặt chẽ, chính xác, đúng thẩm quyền quy định của nhà nước.
Văn phòng công ty được ban hành những văn bản sau: Quyết định, thông
báo, báo cáo, tờ trình.
2.5. Quản lý văn bản đi.
Tất cả mọi công văn, giấy tờ của công ty gửi đi hoặc gửi trong nội bộ cơ
quan nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký và làm thủ tục gửi đi.
Người văn thư đóng dấu vào công văn đi phải kiểm tra số, chữ, ký của người ký
có đúng thẩm quyền hay không, đóng dấu đã đúng thể thức quy định hay chưa,
nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại và làm lại. Khi đóng dấu tên cần chú ý
đóng dấu đúng họ tên, chức danh của người ký. Đối với công văn đi, văn thư lập
3 quyển sổ để tiện theo dõi và tìm tài liệu.

Ngày

Số

Tên loại

Người

Nơi

ĐV hoặc

tháng

và

và trích

ký

nhận

người lưu lượng

của văn

kí

yếu nội

bản
1

hiệu
2

dung
3

4

5

6

Số

7

Ghi
chú

8

Trên đây là mẫu số văn bản đi, nếu là văn bản mật thì có thêm cột 9 là văn
bản mật “Mức độ mật” và có một số theo dõi, quản lý riêng. Những tài liệu mật
đó được quản lý và có chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước.
2.6. Quản lý văn bản đến.
9

Văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các loại văn bản đến của công ty- văn
phòng công ty và các cán bộ công chức khác trong công ty. Văn bản đến là loại
văn bản mà công ty nhận được từ nơi khác gửi đến bao gồm:
Các loại văn bản, giấy mời họp, đơn thư… của các cơ quan nhà nước,
đoàn thể và cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn bản
của các cơ quan khác.
Hàng ngày phòng hành chính tập hợp các loại văn bản đến, báo cáo
Chánh văn phòng về dự kiến chuyển giao theo hướng:
- Các văn bản có nội dung quan trọng, khẩn cấp được chuyển thẳng đến
Trưởng phòng ( qua thư ký giúp việc), Phó trưởng phòng.
- Loại văn bản trả lại nơi gửi: gồm văn bản không đúng thủ tục hành
chính( thiếu dấu, thiếu chữ ký), văn bản chưa được xử lý liên ban, ngành, văn
bản nhàu nát, khó đọc…hoặc không đúng chức năng và thẩm quyền giải quyết.
Trước khi chuyển giao văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu đến,
ghi số đến và ngày đến. Đóng dấu đến vào văn bản đến nhằm xác nhận văn bản
qua văn thư và biết được ngày đến. Đóng dấu đến vào khoảng trống bên lề văn
bản, dưới số và ký hiệu, trích yếu của văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và
tiêu đề của văn bản. Nếu là văn bản mật thì đóng dấu lên bì thư. Sau khi đã đóng
dấu đến, ghi số đến và ngày đến, văn bản được văn thư vào sổ đăng ký. Đây là
khâu quan trọng vì giúp lãnh đạo nắm được số lượng văn bản đến trong ngày,
nội dung của văn bản và có hướng theo dõi giải quyết sau này. Khi đăng ký, cán
bộ văn thư đảm bảo các nguyên tắc: Không trùng lặp, bỏ sót, mỗi văn bản chỉ
được đăng ký một lần.
Ngoài ra công ty còn quy định thời gian xử lý văn bản hàng ngày như sau:
văn thư sau khi nhận văn bản từ lãnh đạo xử lý trước 14h cùng ngày. Lãnh đạo
văn phòng sau khi nhận được tài liệu thì tiến hành xem xét, phân phối, xử lý
ngay và chuyển nhượng lại cho văn thư trong 1h để văn thư vào sổ và tiếp tục
chuyển giao đến các cán bộ có trách nhiệm xử lý. Đối với những văn bản có vấn
đề phức tạp cần thời gian để thẩm tra, xác minh dài hơn thì cán bộ công chức

phải báo cáo với lãnh đạo văn phòng nhưng không được quá 3 ngày.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG
10


TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10.
Công ty CP Sông Đà 10 được quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức bộ máy từ công ty đến các đơn vị trực thuộc và được bổ
sung sửa đổi ngày càng phù hợp với tình hình thực tế của đất nước. Tổng công
ty đã được vận dụng những thế mạnh và khả năng tiềm tàng vốn có của công ty
để vượt qua những thử thách của thị trường. Tuy nhiên trong quá trình phát triển
của nền kinh tế thị trường công ty không tránh khỏi những ưu nhược điểm.
3.1. Ưu điểm.
Do có những quy định cụ thể chi tiết về công tác công văn giấy tờ cho nên
công việc đã thuận lợi, giảm bớt ách tắc. Số lượng văn bản ban hành sai, ký sai
thẩm quyền, quản lý không tốt để thất lạc đã giảm bớt. Đối với công ty số lượng
công văn giấy tờ nội bộ cũng như ở bên ngoài gửi đến khá lớn. Trước đây đã có
tình trạng, phòng ban, đơn vị ban hành văn bản sai, tự thảo, tự ký, tự phát hành
mà lãnh đạo không biết. Văn bản thất lạc muốn khai thác phải tra tìm mất nhiều
thời gian. Từ khi có quy định về công tác công văn giấy tờ và lưu trữ của công
ty thì tình trạng trên dần được khắc phục và ngày càng đi vào nề nếp. Điều này
thể hiện qua việc đã bố trí những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn làm
công tác văn thư lưu trữ.
Thực hiện chủ trương rà soát lại các văn bản đã ban hành có tác dụng rất
tích cực, giúp loại bớt những văn bản sai quy định, những văn bản hết hiệu lực,
văn bản cần sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành….
Qua công tác rà soát đã giúp hệ thống hóa các văn bản đã ban hành từ
trước đến nay đã đưa vào lưu trữ. Các phòng ban đơn vị có trách nhiệm sắp xếp
lại văn bản, từng bước thực hiện quy chế bảo quản, thu nộp tài liệu lưu trữ theo
đúng quy định.

Công ty đã có tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn bản cho các trưởng, phó
phòng. Do đó, cán bộ đã nắm được một cách cơ bản về các quy định ban hành
văn bản, quy trình tra tìm văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức từng loại
văn bản. Từ đó các phòng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chuyên
11


môn của mình.
Công tác văn thư đã tiến hành các bước đồng bộ, nhịp nhàng, nhận,
chuyển giao các văn bản đi đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật
khẩn để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo các quy định về công tác công văn, giấy tờ.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị trong văn phòng: do những yêu cầu đặt ra
trong quá trình tiếp nhận, xử lý, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ đòi hỏi cơ sở vật
chất, trang thiết bị phải đầy đủ. Tại văn phòng nhất là phòng hành chính đã trang
bị được máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy fax. Nhìn chung, trang thiết bị
tương đối đầy đủ để đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao.
3.2. Nhược điểm.
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện các quy
trình tiếp nhận, xử lý công văn, giấy tờ, nhưng vẫn còn những tồn tại:
Việc quản lý những công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ
cuối năm nhiều phòng ban thực hiện chưa tốt. Do đó văn bản nằm rải rác ở
phòng ban nghiệp vụ khi cần tìm không có hoặc mất nhiều thời gian. Riêng ở
từng cán bộ, công nhân viên chức, nhiều người quản lý hồ sơ còn luộm thuộm,
thất thoát, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cá nhân trong toàn công ty.
Công tác lập hồ sơ của từng phòng, ban cũng chưa thực hiện đúng theo quy chế
ban hành.
3.3. Một số biện pháp khắc phục và kiến nghị.
Để hướng tới xây dựng một công ty hiện đại, theo kịp chủ trương công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, quá trình tìm hiểu, phân tích, đánh giá công

tác văn thư cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo cung cấp nguồn
thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ chuyên môn.
Để giải quyết một số vấn đề còn tồn tại, em xin đưa ra một số kiến nghị sau:
Do ảnh hưởng của cơ chế tập trung quan lieu, bao cấp, đội ngũ cán bộ
mặc dù đã được đào tạo về nghiệp vụ nhưng sự yếu kém nhạy bén trong công
việc cũng như không nắm bắt được một cách nhanh nhất các thông tin là điều tất
yếu. Vì vậy để khắc phục tình trạng này công ty nên tăng cường hơn nữa vịệc
12


đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên văn phòng như
quản lý, soạn thảo văn bản, hành chính, đánh máy lưu trữ văn bản. Thường
xuyên phổ biến và cập nhật hóa các quy định của nhà nước về công tác công
văn, giấy tờ cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của công
tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm
cao hơn, có năng lực cao hơn trong công việc của mình.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo công ty cần chỉ
đạo các xí nghiệp trực thuộc nhanh chóng xây dựng các quy chế làm việc cũng
như các quy định khác về công tác công văn giấy tờ. Đồng thời qua từng thời kỳ
cần xem xét bổ sung, sửa đổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế.
Hiện nay phòng văn thư qua tìm hiểu, nhân viên văn thư còn kiêm nhiệm
nhiều công việc. Ngoài công việc nhận công văn đến, photo các tài liệu, còn
đảm nhận cả việc mua sắm đồ dùng cho các phòng ban khác. Vì vậy, nên bố trí
thêm người hoặc phân bố đều công việc cho các nhân viên khác.
Tiếp tục hoàn chỉnh tổ chức công tác văn thư. Tổ chức thực hiện tốt các
đợt kiểm tra rà soát văn bản theo chủ trương chung. Thực hiện nghiêm túc quy
chế công tác công văn giấy tờ và lưu trữ. Bố trí thêm cán bộ có trình dộ chuyên
môn vào bộ phận này. Để cập nhật hóa hồ sơ vào hệ thống máy tính đòi hỏi phải
có nhân viên giỏi về lĩnh vực máy tính.
Phát huy hiệu quả của trang thiết bị văn phòng, nhất là máy tính. Máy tính

không chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà còn có nhiều tác dụng khác.
Hiện nay tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong công việc, soạn
thảo và in ấn văn bản, quản lý văn bản, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ
cho việc sử dụng. Vì vậy, việc khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ
tốt hơn cho việc tra cứu tài liệu, tiết kiệm thời gian.
Để góp phần làm tốt công tác văn thư và không ngừng đưa công tác văn
thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức tốt các khâu nghiệp vụ còn phải tổ chức hợp
lý, khoa học nơi làm việc.
Phòng làm việc của nhân viên văn thư là nơi thường xuyên giao dịch, trao
đổi, liên hệ công tác nên được coi như là bộ mặt của một cơ quan. Vì thế cần sắp
13


xếp các phương tiện và dụng cụ làm việc trật tự, ngăn nắp, khoa học thuận lợi
cho công tác.
Cần chú ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm
việc. Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của
công ty, do đó cần bố trí thuận tiện cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất của
công việc cũng như bảo quản được tài liệu mật để thông tin tiết lộ ra bên ngoài.
Công ty cần mẫu hóa các văn bản hành chính nhằm hạn chế những sai sót
về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự và loại văn bản lưu
trữ theo quy định.
Tăng cường công tác quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị, đảm bảo
thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001
của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP
ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công
an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.
Thực hiện đúng trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến theo quy định
tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc quản

lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa các văn bản, tài
liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra
cứu tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời.
Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp.
Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đối với các đơn vị có hiện tượng vi
phạm chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

KẾT LUẬN
14


Trong những năm qua, công tác quản lý văn thư của Công ty CP Sông Đà
10 đã có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức của ban lãnh đạo, kiện toàn
nhân sự làm công tác văn thư, triển khai ngày càng nề nếp công tác này, góp
phần tích cực trong việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành
của Lãnh đạo, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác tại công ty. Bên cạnh đó,
công tác văn thư cũng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài
liệu phục vụ hiệu quả yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
Qua quá trình khảo sát vừa qua tại công ty CP Sông Đà 10 đã thấy rõ
được tầm quan trọng của văn phòng, nâng cao nhận thức cho bản thân. Không
những thế, em còn hiểu được chức năng, nhiệm vụ của văn thư, những công việc
mà một nhân viên văn phòng tương lai như chúng em phải làm. Tuy nhiên do
giới hạn về bài viết, thời gian và hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn còn hạn
chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự
góp ý của thầy cô để bài viết của em được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn.

15

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà xuất bản thông tin.
2. Công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất bản Quốc Gia.
3. Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, Vũ Ngọc Tuấn.
4. Soạn thảo ban hành và quản lý văn bản nhà nước, Tạ Hữu Anh.
5. Quy trình hướng dẫn công tác văn phòng công ty CP Sông Đà 10.

16


PHỤ LỤC
Một số hình ảnh về Công ty CP Sông Đà 10


18