Đề xuất nâng cao năng xuất xây dựng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước
ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải
có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham
gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư - lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết
sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực
hành chính Nhà nước.
Công tác văn thư - lưu trữ tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ,
công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn
bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục
hành chính và in ấn đánh máy vi tính, nộp hồ sơ vào lư trữ ... nếu làm tốt công
tác này sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được
hiện đại hóa, nền hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển phù hợp. Với vai
trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Đảng và Nhá nước ta luôn
quan tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại với
công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi
cơ quan.
Vì thế việc áp dụng các Tiêu chuẩn, Quy chuẩn hóa và tổ chức lao động
khoa học trong công tác Văn thư - lưu trữ đang là vấn đề cấp thiết của các cơ
quan tôr chức Đảng và Nhà nước ta.
Thấy được vai trò quan trọng của việc áp dụng các tiêu chuẩn quy chuẩn
hóa và tổ chức khoa học lao động đó trong công văn thư - lưu trữ. Là một một
sinh viên học chuyên nghành Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,
tôi quyết định chọn vafnghieen cứu đề tài về việc áp dụng tiêu chuẩn hóa và tổ
chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ . Tuy nhiên còn nhiều

điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc
thực tế.
2. Đối tượng nghiên cứu
Khi được hướng dẫn cho em phương pháp nghiên cức tôi đã xin về " Phòng
công chứng số 9 thành phố Hà Nội " để nghiên cứu về: Quy trình nghiệp vụ,
công cụ sử dụng, thuật ngữ chuyên môn và người làm công tác văn thư ở Phòng.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Được nghiên cứu trong môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục
đích và nhiệm vụ nghiên cứ trong bài là:
- So sánh, vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc áp dụng tiêu
chuẩn hóa vào thực tế của Phòng, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong
cách làm việc của người cán bộ công chức văn thư - lưu trữ trong tương lai.
Phân loại, đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn hóa của Phòng nhằm nâng cao
chất lượng hiệu quả công việc trong hoạt động, tạo sự thống nhất cho việc quản
lý và các khâu nghiệp vụ.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong bài em chủ yếu sử dụng những phương pháp sau
- Phương pháp nghiên cứu tổng hợp
- Phương pháp điều tra quan sát
5. Cấu trúc đề tài:
Đề tài gồm 3 chương:
- Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
- Chương II: Vai trò của Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - Lưu trữ
của Cơ quan
- Chương III: Đề xuất nâng cao năng xuất xây dựng tiêu chuẩn hóa trong
công tác văn thư - Lưu trữ.
Qua đây em xin cảm ơn quý cô, chú, anh, chị trong công việc đã tạo điều
kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt bài nghiên cứu này.

Đồng thời em xin cảm ơn đến Kiều Oanh( GVHD ) đã tận tình chỉ bảo cho
em để em có kiến thức nhất định cho bài nghiên cứu.
Em xin kính chúc các cô, chú, anh, chị trong cơ quan thật nhiều sức khỏe
và hạnh phúc. Đặc biệt là Quý thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc nhất.


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành của Phòng công chứng số 9 thành phố Hà Nội
Phòng công chứng số 9 Thành phố Hà Nội thành lập ngày 29 tháng 8 năm
2008 theo quyết định số 465/QĐ-UBND về việc đổi tên Phòng Công chứng Nhà
nước trên cơ sở là Phòng công chứng số 3 tỉnh Vĩnh Phúc. Căn cứ luật tổ chức
HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày
8/12/2000 của Chính Phủ về công chứng, chứng thực; Căn cứ thông tư số
03/2001/TP-CC ngày 14 tháng 03 năm 2001 của Bộ Tư Pháp về hướng dẫn thi
hành Nghị định số75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính Phủ về công
chứng, chứng thực; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ và Giám đốc Sở Tư
pháp tại công văn số 271/CV-STP ngày 08/03/2007; Quết định thành lập Phòng
công chứng số 3 được ngày 23 tháng 03 năm 2007 theo quyết định số 893/QĐCT của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Vĩnh Phúc thuộc Sở Tư pháp Vĩnh Phúc. Phòng
công chứng số 3 tỉnh Vĩnh Phúc có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng. Phòng đưa vào hoạt động ngày 01 tháng 4 năm 2007 ( Phụ lục ). Đứng
trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước. Do vậy, Sở Tư
pháp Hà Nội đã đề nghị Phòng Công chứng số 3 tỉnh Vĩnh Phúc đổi tên thành
Phòng Công chứng số 9 thành phố Hà Nội. Trước sự đồng thuận của của Giám
đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sử Tư pháp thành phố Hà Nội thông qua UBND đã có
chủ trương sớm đổi tên phòng công chứng số 3 tỉnh Vĩnh Phúc để đáp ứng được
nhu cầu đổi mới của đất nước. Chủ trương đó đã được triển khai bằng quyết

định số 465/QĐ-UBND quyết định Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc
đổi tên Phòng Công chứng Nhà nước ngày 29 tháng 8 năm 2008. Căn cứ luật tổ
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật công chứng số


82/2006/QH11 ngày 29/11/2006; Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008
của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điềucủa Luật công
chứng; Căn cứ Nghị quyết số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội về
việc điều chỉnh địa giới hành chính Thành Phố Hà Nội về một số tỉnh có liên
quan. Căn cứ quyết định số 893/QĐ-CT ngày 23/3/2007 của UBND tỉnh Vĩnh
Phúc về việc thành lập Phòng Công chứng số 3 tỉnh Vĩnh Phúc; Theo đề nghị
của sở Tư pháp Hà Nội tại công văn số 01/STP-BTTP ngày 01/8/2008; Quyết
định đổi tên Phòng Công chứng số 3 tỉnh Vĩnh Phúc thành Phòng Công chứng
số 9 Thành phố Hà Nội. Đặt tại xã Quang Minh, huyện Mê linh – Thành phố Hà
Nội, hiện nay đặt tại quốc lộ 23, Đại Thịnh, Mê Linh, Hà Nội ( Phụ lục ) Chức
năng: Phòng công chứng số 9 Hà Nội cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy
nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của
cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
1. Trực tiếp thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định
của pháp luật khi tổ chức, cá nhân có yêu cầu do công chứng viên chịu trách
nhiệm thực hiện.
2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng.
3. Hằng năm xây dựng chương trình và kế hoạch công tác, lập báo cáo dự
toán thu, chi và báo cáo thanh toán tài chính theo quy định.
4. Quản lý công tác tổ chức cán bộ công chức vầ đội ngũ cộng tác viên dịch
thuật, quản lý tài sản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị.
5. Tổ chức tốt công tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm
quyền.

6. Thực hiện sơ kết, tổng kết chế độ báo cáo, thống kê về lĩnh vực được
phân công theo quy định của pháp luật.
7. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền.


8. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
hoặc do Gíam đốc Sở giao.
1.2 Cơ cấu tổ chức
Phòng công chứng số 9 thành phố Hà Nội có 1 Trưởng phòng, 1 Phó
phòng, các công chức viên, chuyên viên và các nhân viên khác. Trách nhiệm của
lãnh đạo Phòng bàn bạc tập thể, quyết định theo đa số, đề cao trách nhiệm cá
nhâ phụ trách, lợi ích cán bộ công chức như: cử đi học, khen thưởng, đề bạt, bổ
nhiệm, thuyên chuyển, luân chuyển, vướng mắc trong hoạt động nghiệp vụ.
1. Trưởng phòng: Trưởng phòng là người quản lý điều hành hoạt động của
Phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở về toàn bộ hoạt động của Phòng và
trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng kế hoạch chương trình công tác hằng năm và chịu trách nhiệm
triển khai các biện pháp để thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của đơn vị
theo chức năng, nhiệm vụ và theo chỉ đạo của Giám đốc Sở.
- Chịu trách nhiệm quản lý công tác tổ chức cán bộ, phân công nhiệm vụ
cho công chứng viên và cán bộ công chức. Theo dõi hướng dẫn và kiểm tra chất
lượng, hiệu quả công việc cũng như công tác thi đua, nhận xét đánh giá cán bộ
công chức của Phòng thao quy đinh. Trực tiếp báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của
Giám đốc Sở về giải quyết các công việc của Phòng.
- Định kỳ hàng tháng, quý, năm báo cáo tình hình tổ chức và hoạt động với
Giám đốc Sở và cấp trên theo quy định. Là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm quản
lý cơ sở vật chất của Phòng, đại diện cho phòng trong việc quan hệ với các cơ
quan, tổ chức, cá nhân về những vấn đề liên quan đến hoạt động của Phòng.
- Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ và điều hành việc phân công
phối hợp giữa các công chứng viên để đảm bảo hoạt động của Phòng thông suốt,

tránh ùn tắc, quá tải trong hoạt động tiếp dân.
- Thực hiện nhiệm vụ của công chứng viên
- Trực tiếp ký hợp đồng dịch thuật với các cộng tác viên dịch thuật.
- Giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định của pháp luật.


2. Phó Trưởng phòng
- Giúp Trưởng phòng thực hiện việc quản lý, chỉ đạo hoạt động của cán bộ
công chức trong đơn vị. Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc của
đơn vị khi Trưởng phòng vắng mặt, trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động
nghiệp vụ và hành chính của công chứng viên, chịu trách nhiệm trước Trưởng
phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện nhiệm vụ của công chứng viên. Công chứng viên
- Công chứng viên thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của trưởng
phòng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng và trước pháp luật về hoạt động
nghiệp vụ của mình.
- Khi thực hiện nhiệm vụ công chứng viên phải tân thủ các quy định của
pháp luật về công chứng, chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan.
- Chủ động rà soát, nghiên cứu đề xuất để kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoàn
thiện các quy trình, thủ tục trong hoạt động công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu
cải cách thủ tục hành chính.
3. Chuyên viên nghiệp vụ
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn người yêu cầu công chứng hợp
đồng giao dịch về các thủ tục, trình tự công chứng, hướng dẫn hoặc viết giúp
phiếu yêu cầu cho người già, người không biết viết. Soạn thảo hợp đồng giao
dịch theo yêu cầu của khách hàn, tổng hợp hồ sơ theo quy đinh trình Công
chứng viên thẩm định trước khi ký
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản
phôt; đóng dấu sao y bản chính đối với yêu cầu công chứng bản sao , trình hồ
( cả bản chính và bản sao) để công chứng viên thẩm định trước khi ký.

- Đánh máy các hợp đồng giao dịch khi có sự phân công của Công chứng
viên, bảo đảm yêu cầu kỹ thuật, chính xác của văn bản.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công, và chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo phòng về kết quả, tiến độ, chất lượng, hiệu quả về việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.


1.3. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Trong những năm qua được sự quan tâm của lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng
Công chứng số 9 đã thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của
đơn vị. Cụ thể đã tuyên truyền, phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ
đến toàn thể cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan; bố trí kho tàng; bố trí
cán bộ thực hiện công tác chuyên môn, tạo sự phấn khởi, hiệu quả trong công
việc.
1.2.1 Chức năng
Cán bộ văn thư có chức năng tham mưu và giúp việc cho Trưởng phòng
xây dựng và triển khai kế hoạch của Phòng cũng như trực tiếp triển khai công
tác hành chính của phòng văn thư, phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư lưu trữ của Phòng công chứng số 9 Thành phố Hà Nội.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm ... Định kỳ báo cáo công tác
thực hiện kế hoạch theo quy định.
Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện theo đung kế hoạch
và giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó khăn trở ngại
trong quá trình thực hiện kế hoạch của Phòng.
Thu thập, và xử lý thông tin kịp thời và chính xác.
Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản
bên ngoài cơ quan gửi đến.
Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư trang thiết bị, công cụ lao động của Phòng.

Chương II
VAI TRÒ CỦA TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ
Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các cơ quan,
tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang thiết bị bảo
quản như bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho
các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được
đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa. Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong
công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật
liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
1. Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ.
Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều lệ về
công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24 tháng
8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp dụng
tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa học, kỹ
thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất kinh
doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”.
Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn ngành
(TCN) đã được xây dựng và ban hành như:
- Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩn hóa
Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ và
Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn bản
quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”


- Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”
được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêu chuẩn

Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) theo
Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.
- Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1)
được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cách trình bày
của một văn bản. Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo quản tài liệu
lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều kích thước khác
nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước.
Năm 2008, thực hiện Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn và Quy
chuẩn kỹ thuật, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03/8/2009 sửa đổi một số
điều của Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ
thuật và Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng
hóa và căn cứ nhu cầu thực tế về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam
thực hiện nghiên cứu, chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài
liệu hành chính và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia
(TCVN) và tháng 7 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban
hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN về việc công bố các Tiêu chuẩn Quốc
gia:
– TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ.
– TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002 Hộp
bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.


– TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Giá
bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tiêu chuẩn ngành (TCN)
Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầu trình

bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số
42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Những
nội dung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đề
tài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệm
Mai Thị Loan từ năm 1988.
Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số 62/QĐLTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành TCN01-2002
Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992.
Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:
– Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tài liệu
năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành
TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu
phông.
– Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN 01-1990
thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ.
– Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ,
tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành TCN-061997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản
tài liệu lưu trữ hành chính.
2. Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ


Nhìn chung có thể thấy được vai trò quan trọng của Tiêu chuẩn hóa trong công
tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan tổ chức nói chung và Phòng công chứng số 9
thành phố Hà Nội nói riêng.
2.1. Vai trò chung
Việc áp dụng các Bộ tiêu chuẩ trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây dựng
và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong cơ
quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra
một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng
các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong
cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ

gắn bó nhà nước với nhân dân.
Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động hành
chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng và thực hiện
một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ
bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm
bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng, các yêu
cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó. Hệ thống này vận động
theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố
đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, các nguồn lực và các yếu tố
khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách
hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy phòng ngừa làm phương châm chủ
yếu trong suốt vòng đời sản phẩm.
- Tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ
- Nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư - lưu trữ
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan
- Thúc đẩy tiến bộ Khoa học - công nghệ trong công tác Văn thư - lưu trữ


- Văn bản hóa các quy trình thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ
- Sử dụng hợp lí trang thiết bị trong công tác Văn thư - lưu trữ
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác về Khoa học - Công nghệ
- Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính.
Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phương pháp quản
lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng
công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và
các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức
rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một công trình xử lý công việc
khoa học và hợp lý. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
trong cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện thông qua việc xây dựng và
thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của

pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước
kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua
đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp
dịch vụ công.
2.2. Vai trò của Bộ tiêu chuẩn hóa trong Phòng công chứng số 9 thành phố
Hà Nội
Phòng công chứng số 9 thành phố Hà Nội, cũng đã áp dụng ISO 9000 và ISO
9001:2000 vào một số nội dung của công tác văn thư như là một phần trong các
quy trình hoạt động hành chính của các cơ quan, như các quy trình soạn thảo,
giải quyết và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi đến. Đây là những kinh
nghiệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để có thể vận dụng trong quá trình áp dụng
các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ở các cơ quan. Việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói trên đã tạo được cách làm việc
khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí,


cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như
ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ
quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công tác văn
thư, lưu trữ cũng được nâng cao
Việc cơ quan đã bướ đầu áp dụng bộ tiêu chuẩn này do đã xác định được vai trò
hết sức quan trọng và không thể thiếu của công tác văn thư, lưu trữ vào hoạt
động trọng trong nền hành chính nhà nước.
Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn của Phòng công chứng số 9 thành
phố Hà Nội đã góp phần nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm
phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của Phòng nhằm tạo ra một phương
pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình
nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền
hành chính nhà nước.

Chương III
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT
3.1 Nhận xét
Việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 vào công tác văn thư
lưu trữ là một sự nỗ lực của cơ quan nhà nước trong cải cách nền hành chính nhà
nước. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể đơn
vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo, bởi lẽ cam kết của lãnh đạo
đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ. Đồng
thời, yếu tố con người cũng vô cùng quan trọng, trình độ hiểu biết của mọi thành
viên trong cơ quan nhà nước về ISO 9001:2000 và sự tham gia tích cực của họ
vào việc áp dụng ISO 9001:2000 giữ vai trò quyết định.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần
giúp cho cơ quan nhà nước đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những
thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong quá trình hoạt động. Việc
xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 gắn với việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học,
hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực
thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư lưu
trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý nhà nước
của cơ quan, tổ chức nhà nước là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong cải
cách nền hành chính nhà nước hiện nay.


3.2Một số kiến nghị
– Nhìn chung hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm
2002 trở lại đây chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp
bảo quản tài liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu chuẩn

hóa của Cục không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa
mới được chú ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát triển dài hạn
Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ
em xin kiến nghị một số giải pháp sau:
1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ
- Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành
chính nhà nước, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật
ngữ chuyên ngành lưu trữ, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống
quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan;
- Thành lập Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn và hướng dẫn việc áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng cho các quy trình nghiệp vụ trong toànngành lưu
trữ;
- Rà soát và đánh giá hệ thống quản lý ngành lưu trữ, xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở
phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành
chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ thực tại ở cơ quan nhà nước.
- Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ, cụ thể là hoàn thành dự thảo
Luật Lưu trữ để trình cơ quan có thẩm quyền ban hành.
- Hoàn thiện cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9000 vào công tác
lưu trữ
- Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ
- Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo


mô hình ISO 9000 bằng hình thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự
hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9000;
tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao
khi áp dụng ISO 9000; kỹ năng giải quyết công việc, kỹ năng và phương pháp
áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Hoàn thiện cơ sở vật chất cho quá trình áp dụng ISO 9001.
2. Đối với các cơ quan, tổ chức
- Rà soát, xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng;
- Tăng cường đầu tư nhân lực, cơ sở vật chất, điều kiện làm việc cho công tác
văn thư, lưu trữ tạo thuận lợi cho việc áp dụng ISO 9001:2000;
- Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ thành một trong những mục tiêu áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.


C. PHỤ LỤC
Phụ lục I
NHỮNG HÌNH ẢNH VỀ CƠ QUAN


Cổng vào phòng công chứng


Tên và số điện thoại Phòng

Phụ lục II
BẢNG NỘI QUY CƠ QUAN


Bảng nội quy Phòng công chứng

Phụ lục III
SƠ ĐỒ CÁC PHÒNG BAN CỦA PHÒNG

Phụ lục IV
TỔ CHỨC PHÒNG VĂN THƯ


( Ảnh do dơ quan cung cấp )

Phụ lục V
TỦ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN


( Hồ sơ xếp trong tủ )
Phụ lục VI
Cán bộ Phòng Công chứng số 9 thành phố Hà Nội giao dịch hướng dẫn người
dân các thủ tục giao dịch