Tài liệu Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư - lưu trữ doc

ÁP DỤNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TS. Nguyễn Lệ Nhung


I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000
1.Khái niệm ISO 9000
1.1. Tổ chức ISO
-
ISO là chữ viết tắt của International Standardition Organization, dịch là “Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.
- Mục tiêu của ISO


-
Nhiệm vụ của ISO
-
Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng
- Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới.


1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Khái niệm:
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành
(ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5 năm được soát xét một lần
ISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét và bổ sung năm 2000)

2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 và năm 2005 gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau:
(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000: 2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ vựng:


(2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu:
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định các hoạt động cần thiết phải xem xét trong khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức.


(3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
(4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.


Trong 04 tiêu chuẩn của bộ
tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn
ISO 9001 là tiêu chuẩn có vai trò
quan trọng, có thể đứng độc lập,
quy định các yêu cầu của hệ
thống quản lý chất lượng.


3. Các ng/tắc của hệ thống QLCL theo ISO 9000
3.1. Ng/tắc định hướng vào khách hàng
3.2. Ng/tắc lãnh đạo thống nhất
3.3. Ng/tắc hợp tác triệt để
3.4. Ng/tắc hoạt động theo quá trình
3.5. Ng/tắc hệ thống
3.6. Ng/tắc cải tiến liên tục
3.7. Ng/tắc quyết định dựa trên CSDL

5.8. Ng/tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và
bên cung ứng


4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO
- Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống
quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống
quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000
phải đáp ứng các yêu cầu sau:
4.1. Yêu cầu chung
4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm


4.1. Các yêu cầu chung
- Xây dựng hệ thống văn bản,
- Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng
- Thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống.
- Xác định mối liên hệ giữa các quá trình
- Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình
- Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết …


4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
- Sổ tay chất lượng
- Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo yêu cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra
- Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát

- Các hồ sơ theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.


4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
- Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây
dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất
lượng.
- Đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được
xác định và đáp ứng đầy đủ
-
Đảm bảo chính sách chất lượng và mục
tiêu chất lượng phải phù hợp
-
Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần
hoạch định việc xem xét trách nhiệm của
lãnh đạo.


4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
-
Cung cấp nhân lực có đủ năng lực và trình độ, ý thức làm việc
-
Đào tạo nhân lực thường xuyên để đáp ứng yêu cầu cải tiến
-
Chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc.


4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm
- Xác định các quá trình liên quan đến khách

hàng
- Đảm bảo các y/cầu về thiết kế và phát triển
- Đảm bảo quá trình kiểm tra và xác nhận về
mua hàng
- Lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung
cấp dịnh vụ trong điều kiện được kiểm soát
- Thực hiện các y/cầu về đo lường, phân tích
- Thường xuyên cải tiến


5. Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- là bộ tiêu chuẩn quy tụ kinh nghiệm của quốc
tế trong lĩnh vực quản lý
-
đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý chất lượng
-
có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh và dịch vụ
-
sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi thương
mại toàn cầu
-
sẽ tạo ra một môi trường làm việc khoa học,
quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân


II. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
ÁP DỤNG ISO 9000
1. Xây dựng kế hoạch

2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
3. Triển khai áp dụng
4. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng


1. Xây dựng kế hoạch
1.1. Cam kết của lãnh đạo
1.2. Thành lập Ban chỉ đạo ISO
1.3. Chọn chuyên gia tư vấn
1.4. Thực hiện đào tạo
1.5. Đánh giá thực trạng HTQL của cơ quan
1.6. Lựa chọn nội dung áp dụng
1.7. Dự kiến thời gian thực hiện


2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
2.1. Các tài liệu cần biên soạn
- Mục tiêu, chính sách chất lượng
- Sổ tay chất lượng
-
Các quy trình áp dụng ISO 9000
2.2. Phổ biến các tài liệu
- Ban hành các tài liệu hướng dẫn
- Hướng dẫn áp dụng đến các đối tượng liên quan


3. Triển khai áp dụng
Các bước triển khai áp dụng:
3.1. Công bố áp dụng
3.2. Đánh giá nội bộ

3.3. Đánh giá trước chứng nhận


4. Chứng nhận hệ thống quản lý
4.1. Đánh giá sơ bộ
4.2. Đánh giá chính thức
4.3. Quyết định chứng nhận
4.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại


III. ÁP DỤNG ISO 9001: 2000 VÀO
C/TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư
1.1. Xác định các đối tượng liên quan
-
Thủ trưởng cơ quan (thực hiện cam kết bằng
văn bản)
-
Các cấp phó
-
Chánh văn phòng
-
Trưởng các đơn vị
-
Những người tham gia trực tiếp vào công tác
văn thư


1.2. Xác định nội dung ưu tiên áp dụng
- Soạn thảo và ban hành văn bản

-
Quản lý văn bản đi
-
Quản lý văn bản đến
-
Lập hồ sơ hiện hành
-
Quản lý và sử dụng dấu
Chú ý: Trong các quy trình lớn còn có các quy trình kỹ thuật nhỏ


1.3. Xây dựng các quy trình
1.3.1. Xác định cấu trúc của quy trình nghiệp vụ theo ISO
-
Các thuật ngữ dùng trong quy trình
-
Các bước thực hiện công việc
-
Trách nhiệm của từng cá nhân
-
Các tài liệu liên quan đến việc thực hiện quy trình


1.3.2. Xây dựng các quy trình
căn cứ vào:
-
Các VB h/dẫn nghiệp vụ đã có
-
Thực tế việc triển khai thực hiện VB h/dẫn nghiệp vụ tại CQ, TC
-

Xác định rõ tr/nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình
-
Thỏa mãn các y/cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000