KHẢO sát CÔNG tác văn THƯ tại bộ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
I. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................................1
II. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................................................2
III. Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................................................2
IV. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................................................2
V. Mục tiêu của đề tài.........................................................................................................................2
VI. Đóng góp của đề tài......................................................................................................................2
VII. Bố cục của đề tài.........................................................................................................................3

NỘI DUNG ĐỀ TÀI...........................................................................................4
CHƯƠNG I..........................................................................................................4
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC....4
VĂN THƯ...........................................................................................................4
1.1 Một số khái niệm cơ bản..............................................................................................................4
1.1.1 Quản lý hành chính nhà nước....................................................................................................4
1.1.2. Cải cách hành chính..................................................................................................................4
1.1.3. Công tác văn thư.......................................................................................................................5
1.2. Đặc điểm vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư..........................................................................5

Chương 2..............................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG
BINH VÀ XÃ HỘI..............................................................................................7
2.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội................................................7
2.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH.......7
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH..............................7
2.1.2. Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội...............................................................8
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn Phòng hành Chính..............................................................9
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bộ lao động – Thương binh và Xã hội..................................11
2.2.1. Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã

hội:.....................................................................................................................................................11
2.2.2. Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiên công tác quản lý văn bản...........................................13
2.2.3. Trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản...................................................................13
2.2.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản tại Bộ lao động- Thương binh và Xã hội..................................14
2.2.4.1. Hoạt động quản lý Văn bản đến tại Bộ Lao động- thương binh và Xã hội.......................14
2.2.4.2. Hoạt động quản lý văn bản đi tại Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội..........................20


Chương 3............................................................................................................25
ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ
HỘI.....................................................................................................................25
3.1. Đánh giá.....................................................................................................................................25
3.1.1.Những kết quả đạt được..........................................................................................................25
3.1.1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức.............................................................................................25
3.1.1.2. Về quy trình nghiệp vụ........................................................................................................26
3.1.1.3. Về trang thiết bị...................................................................................................................27
3.1.1.4. Về phương hướng hoạt dộng của Bộ đối với công tác quản lý văn bản............................27
3.1.2.Những hạn chế.........................................................................................................................28
3.1.2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức.............................................................................................28
3.1.2.2. Về quy trình nghiệp vụ........................................................................................................28
3.1.2.3. Về hệ thống trang thiết bị....................................................................................................29
3.2. Kiến Nghị...................................................................................................................................30
3.2.1. Đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn bản.......................................30
3.2.2. Đối với nghiệp vụ quản lý văn bản........................................................................................31

KẾT LUẬN........................................................................................................33
PHỤ LỤC...........................................................................................................35

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế xã hội cùng với công nghệ hiện đại
tiên tiến của khoa học, đòi hỏi bản thân mỗi người phải tự hiện đại hoá chính
mình để thích nghi và phát triển. Giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một
khoảng cách. Để thu hẹp dần khoảng cách ấy, để sinh viên khi ra trường không
bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình học, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh
viên tham gia làm các bài tiểu luận, các bài tập nhóm. Bởi đó là một yêu cầu
không thể thiếu được đối với mỗi sinh viên khi chuẩn bị cho mình những hành
trang kiến thức mà còn giúp rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ thành thạo.
Trong những năm gần đây, Việt nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng
vào nền kinh tế thế giới. Để đáp ứng nhu cầu hội nhập, toàn cầu hoá, và để thu
hút được đầu tư nước ngoài vào Việt nam, đòi hỏi nền kinh chính nước ta phải
nhanh chóng đổi mới theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động
có hiệu lực, hiệu quả nhằm tạo ra tính cạnh tranh. Để cải cách nền hành chính,
đòi hỏi từng bộ phận của nền hành chính phải có những đổi mới nhanh chóng,
phù hợp, bắt kịp với xu thế thời đại. Công tác Văn thư đã được nhà nước quan
tâm và có những đầu tư nhất định về cả cơ sở vật chất và trình độ chuyên môn
của cán bộ ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên thực tế cho thấy, mức độ quan
tâm, đầu tư của cán bộ cơ quan còn chưa xứng với vị trí, vai trò của công tác văn
thư. Thậm chí ở các cơ quan trung ương, công tác văn thư vẫn chưa được quan
tâm đúng mức khiến cho công tác văn thư chưa đựơc phát huy hết vai trò, hiệu
quả của nó trong việc đóng góp vào nâng cao năng suất và chất lượng trong
công việc.
Là một chuyên viên đang làm việc tại Bộ lao động – Thương binh và Xã
hội, luôn trăn trở với Công tác văn thư, bởi đó chính là những công việc hằng
ngày mà tôi đang phải giải quyết, mong muốn đóng góp một phần công sức
nâng cao năng suất và chất lượng hiệu quả công tác văn thư. Chính vì vậy tôi
chọn đề tài “Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công
tác văn thư tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” làm đề tài cho bài tập

1


kết thúc học phần môn: Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong
công tác Văn thư - Lưu trữ
II. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1. Đối tượng nghiện cứu
- Các văn bản quy định của Nhà nước, của Bộ về quy trình và thủ tục
hành chính, các kỹ năng nghiệp vụ hành chính cần có cho hoạt động của một
văn phòng Bộ trong tiến trình cải cách hành chính chung của Bộ
- Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Hành chính.
2. Phạm vi nghiên cứu
Các cơ sở lý luận về công tác văn thư tại Bộ
Thực trạng triển khai nghiệp vụ và thực trạng quản lý công tác văn thư ở
Bộ LĐTBXH và đề xuất một số giải pháp khắc phục.
III. Lịch sử nghiên cứu
- Tham khảo luận văn “ Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ
tại Bộ tài nguyên và Môi trường” năm 2007 của Đỗ Hồng Lan
IV. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp kế thừa các nguồn tài liệu trong nước và nước ngoài liên
quan đến cải cách hành chính các hoạt động của Văn phòng Bộ
Tiếp cận các nguồn tư liệu, các văn bản pháp lý: các văn bản của nhà
nước liên quan đến hoạt động cải cách hành chính, các văn bản của Bộ liên quan
đến cải cách hành chính trong cơ quan Bộ
Phương pháp tổng hợp, phân tích hệ thống so sánh để trình bày báo cáo chính.
V. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát – phân tích thực trạng triển khai nghiệp vụ công tác văn thư tại
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu đồng thời đề xuất một số giải pháp
góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.

VI. Đóng góp của đề tài
Đề tài đã đưa ra một số giải pháp nâng cao năng suất và chất lượng trong
công tác văn thư của Bộ.
2


VII. Bố cục của đề tài
Chương I: Lý luận chung về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Chương II: Khảo sát công tác văn thư tại Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội.
Chương III. Đánh giá và kiến nghị nhằm nâng cao và hiệu quả làm
việc trong công tác văn thư tại Bộ Lao động – Thương binh và xã hội

3


NỘI DUNG ĐỀ TÀI
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
VĂN THƯ
1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Quản lý hành chính nhà nước
Trong quản lý nhà nước, thì hoạt động quản lý hành chính là hoạt động
trung tâm, phổ biến, chủ yếu nhất vì rằng hoạt động quản lý hành chính là hoạt
động chấp hành và điều hành trong quản lý toàn xã hội. Tuy nhiên, quản lý hành
chính nhà nước có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nước. Thứ nhất, quản lý
hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của nhà nước tức là
hoạt động chấp hành và điều hành. Thứ hai, chủ thể của quản lý hành chính nhà
nước là các cơ quan, cán bộ, công chức hành chính nhà nước trong hệ thống
Chính phủ từ Trung ương đến cơ sở.

Do đó, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành
pháp của Nhà nước, đó là hoạt động chấp hành và điều hành của hệ thống hành
chính

(Chính phủ) trong quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước

nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
1.1.2. Cải cách hành chính.
Ngày nay, cải cách hành chính nhà nước là một tiến trình tất yếu diễn ra
trong quá trình hoạt động của nhà nước ở hầu hết các nước trên thế giới. Nhiều
quốc gia coi cải cách hành chính là một phương thức tất yếu để nâng cao hiệu
lực và hiệu quả hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước và là nhân tố quan
trọng để thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, tùy từng điều kiện
phát triển của mỗi quốc gia mà việc cải cách hành chính tập trung vào những
khâu, những bộ phận nhất định. Do đó, mà phạm vi và nội dung cải cách hành
chính ở các quốc gia khác nhau là khác nhau
Theo tài liệu của Liên hợp quốc (1971) thì: cải cách hành chính là những
nổ lực có chủ định nhằm tạo nên những thay đổi cơ bản trong hệ thống hành
chính nhà nước thông qua các cải cách có hệ thống hoặc các phương thức để
4


cải tiến ít nhất một trong những yếu tố cấu thành của nền hành chính công: thể
chế, cơ cấu tổ chức nhân sự và tiến trình.
Cải cách hành chính ở Việt nam là một quá trình thay đổi có chủ định
nhằm hoàn thiện các bộ phận: thể chế hành chính, trong đó cải cách thủ tục hành
chính là bước đột pháp; tổ chức bộ máy hành chính; đội ngũ cán bộ, công chức
hành chính; tài chính công để nâng cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả hoạt động
cảu nền hành chính công trong hoạt động của bộ máy nhà nước và trong phục vụ
nhân dân.

1.1.3. Công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ
quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,
pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Một số thuật ngữ liên quan tới công tác văn thư:
- Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức cá nhân
- Văn bản đi: Tất cả các văn bản , bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi
chung là văn bản đi
- Văn bản đến: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được
gọi chung là văn bản đến.
1.2. Đặc điểm vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
Bản chất của quản lý văn bản trong cơ quan Nhà nước là sự tiếp nhận,
phân loại và chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân có thẩm quyền, trách nhiệm
giải quyết. Thực tế cho thấy trong hoạt động của các cơ quan HCNN, công tác
quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và
5


khoa học sẽ góp phần:
Văn bản là phương tiện ghi nhận, truyền đạt thông tin, quyết định giữa
các tổ chức, cá nhân bên ngoài đối với cơ quan Nhà nước. Nên quản lý tốt văn
bản cũng có nghĩa là đảm bảo được mối liên hệ giữa cơ quan với bên ngoài
trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Văn bản đến, đi của một cơ quan Nhà nước có số lượng lớn, nội dung đa
dạng, do đó, việc quản lý văn bản, trước hết là công đoạn phân loại văn bản và
gửi văn bản tới đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết trong cơ quan đảm bảo
cho việc giải quyết các văn bản rõ ràng, khoa học, không bị nhầm lẫn chức năng
nhiệm vụ.
Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư
liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp
những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động
quản lý của cơ quan khi cần thiết.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết, xử lý nhanh chúng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đó được
kiểm tra, tập hợp…). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra,
giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các
mục tiêu quản lý.
Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin
bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ
sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.

6


Chương 2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI
2.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
2.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bộ LĐTBXH
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
LĐTBXH
a) Chức năng

Tại Nghị định 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội có quy định: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là
cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực,
lao động - tiền lương, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, an toàn
– vệ sinh lao động, người có công, bảo trợ xã hội, trẻ em, bình đẳng giới, phòng
chống tệ nạn xã hội trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ sự
nghiệp công trong các ngày, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước của bộ.
b) Nhiệm vụ quyền hạn
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn tại Nghị định số 123/2016/NĐ – CP ngày 01/09/2016 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ
quan ngang Bộ và những nhiệm vụ quyền hạn cụ thể. ( Phụ lục đính kèm)
c) Cơ cấu tổ chức và nhân sự
- Cơ cấu tổ chức
Tại Nghị định số 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 có quy định cơ cấu
tổ chức của Bộ như sau:
17 đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thức chăng quản lý nhà nước ( gồm
06 Vụ, 08 Cục, 01 Tổng cục và Thanh tra, Văn phòng)
06 các đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ
7


( gồm Viện khoa học lao động xã hội, Trung tâm thông tin, Tạp chí lao động xã
hội, Tạp chí Gia đình và Trẻ em, Báo lao động và Xã hội, Trường đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức lao động xã hội)
- Nhân sự:
Hiện nay do tình hình một số thứ trưởng mới nghỉ hưu nên về tổ chức
nhân sự đang còn khuyết một số vị trí, vì vậy các thứ trưởng đương nhiệm đang
phải kiêm nhiệm thêm một số lĩnh vực công việc

Lãnh đạo Bộ gồm có:
Bộ Trưởng:

Đào Ngọc Dung

Thứ Trưởng:

Nguyễn Trọng Đàm

Thứ trưởng:

Doãn Mậu Diệp

Thứ trưởng:

Đào Hồng Lan

[Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và xã
hội tr.35]
2.1.2. Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Căn cứ Quyết định số 199/QĐ – LĐTBXH ngày 30/1/2008 của Bộ trưởng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
a)Chức năng
Văn phòng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội (gọi tắt là Văn phòng
Bộ) là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực
hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho
hoạt động của Bộ.

b) Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Bộ LĐTBXH có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ;
- Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, ngành,
8


các tổ chức chính trị - xã hội và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của
Chính phủ;
- Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành
theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản trị hành chính; phục vụ
hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ;
- Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan;
- Tổ chức thực hiện công tác phòng, chữa cháy và công tác y tế ;
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt
động; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định.
- Thực hiện công tác về Thi đua – Khen thưởng
- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền của Bộ, ngành;
- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán
bộ, công chức trong cơ quan
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ phân công.
c) Cơ cấu tổ chức và nhân sự
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH gồm các đơn vị: Văn phòng
đại diện tại TP.HCM, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Thư ký tổng
hợp, Phòng Quốc phòng an ninh, Phòng Thi đua khen thưởng, Phòng truyền
thông, Phòng Tài vụ, Đội xe, Nhà khách, Nhà khách người có công.

- Nhân sự: Nhân sự của Văn phòng Bộ LĐTBXH gồm có 01 Chánh Văn
phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng.
[Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội tr.36 ]
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn Phòng hành Chính
Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính được quy định cụ thể trong
Quyết định số 68/QĐ-VP của Văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội
ban hành ngày 04/4/2008.
9


a)Chức năng
Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng, có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan
b) Nhiệm vụ
Phòng Hành chính có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận, quản lý, đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến;
- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng những
trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
- Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và
cơ quan;
- Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan.
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ quản
lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của
nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của
Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;

- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
- Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
c) Cơ cấu tổ chức và nhân sự
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính gồm bốn bộ phận: Bộ phận Văn
thư, bộ phận lưu trữ, bộ phận photo- đánh máy, bộ phân Thư viện.
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính được cụ thể hóa qua sơ đồ:

10


Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính
Phòng Hành chính

Bộ phận
Văn thư

Bộ phận
Lưu trữ

Bộ phận
Photo

Bộ phận
Thư viện

- Nhân sự:
Phòng Hành chính có 01 Trưởng phòng, 01Phó trưởng phòng và 9 nhân
viên làm việc trong từng bộ phận chuyên trách.

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bộ lao động – Thương binh và Xã hội
2.2.1. Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội:
Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế về công tác Văn thư, Lưu trữ
của Bộ LĐ- TB&XH tôi đã tiếp cận các văn bản quy định về chế độ hoạt động
của công tác Văn thư, Lưu trữ; các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ; về
chỉ đạo ban hành văn bản. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư, Lưu trữ:
+ Các văn bản QPPL:
Nghị định 62/1993/NNĐ-CP ngày 22/ 9/ 1993 của Chính phủ quy định về
quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/ 8/ 2004 của chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu( thay thế Nghị đinh 62/1993/NĐ-CP);
Thông tư Liên tịch số 32/TT-LB ngày 30/ 12/ 1993 của Bộ Nội vụ - Ban
tổ cán bộ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/1993/NĐ-CP của Chính phủ;
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư;
Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác
Lưu trữ;
11


Công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
Thông tư 01/2011/TT- BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản;
+ Các văn bản do Bộ ban hành quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ:
Văn phòng Bộ đã chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuyên môn ban
hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo và các văn bản liên quan khác đến công tác
công văn, giấy tờ như:

Công văn số 3109/LĐTBXH-PC ngày 20 tháng 9 năm 2005 của Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội Giám sát việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật
Công văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ
Lao đông – Thương binh và Xã hội Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công văn số 3043/LĐTBXH-VP ngày 31 tháng 8 năm 2006 của Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội Về thực hiện Chỉ thị của Thủ Tướng Chính phủ
về soạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh.
Quyết đinh số 09/2006/QĐ-BLĐTBXH ngay 05 tháng 12 năm 2006 của
BLĐ – TB&XH về ban hành quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước về Lao động,
Thương binh và Xã hội.
Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của BLĐTBXH về ban hành quy chế làm việc của Bộ.
Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30 thang 3 năm 2007 của BLĐTB&XH Ban hành quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
về lao động, thương binh và xã hội.
Công văn số 1124/LĐTBXH-PC ngày 04 tháng 4 năm 2007 của Bộ
LĐTB&XH đính chính Điều 10 Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy
phạm pháp luật kèm theo Quyết định số 437/QĐ-LĐTBXH ngày 30/3/2007.
Công văn số 1487/LĐTBXH-VP ngày 04 tháng 5 năm 2007của BLĐTB&XH hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, lưu trữ
năm 2006.
12


Thông tư số 07/2006/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 7 năm 2006 của Bộ
LĐTB&XH Hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ thực hiện chế độ ưu đãi người có
công với cách mạng.
2.2.2. Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiên công tác quản lý văn bản
Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư tại Phòng hành chính của
Bộ là những người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản
lý văn bản.
Hiện nay, được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ biên chế Văn thư được bổ

sung đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn, đội ngũ này được biên chế với
03 cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách, có trình độ chuyên môn cao, với
02 đồng chí tốt nghiệp Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Đại học khoa học
Xã hội và Nhân văn, 01 đồng chí đang theo học Thạc sỹ tại Học viện Hành
chính (Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh)
Bảng khảo sát số lượng cán bộ Văn thư của Bộ từ năm 2004 - 2011
Số lượng cán bộ

Năm 2004

Năm 2008

Năm 2011

Văn thư

03

04

03

Trong công tác quản lý văn bản hiện nay tại Bộ : Đồng chí Bùi Đắc
Hoàng thực hiện tiếp nhận và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch, quyết
định… của các cơ quan, tổ chức hay lãnh đạo các cơ quan gửi đến Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội; Đồng chí Vũ Thị Thu Hoài tiếp nhận và quản lý các
đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân, hay tập thể nhân dân gửi đến cho Bộ
trưởng hay các đơn vị có trách nhiệm giải quyết; Đồng chí Phùng Ngọc Châm
thực hiện tiếp nhận và quản lý các văn bản đi của Bộ.
Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo công tác Văn thư trong cơ quan, phân

công giải quyết văn bản và ký những văn bản thuộc thẩm quyền ký.
2.2.3. Trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản
Trong công tác quản lý văn bản đi- đến, phòng văn thư Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội được trang bị các thiết bị hiện đại như: hệ thống máy vi
tính có nối mạng với 01 máy/01 người, 01máy fax, 01 máy scan, máy
13


photocopy, 03 điện thoại và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xóa,
tủ đựng hồ sơ, máy hủy tài liệu…
Đặc biệt, tại Bộ đã và đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong công
tác văn thư. Phần mềm này có tên là “Emolisa” , phần mềm này do chính Trung
tâm Tin học của Bộ nghiên cứu và đưa vào sử dụng vào tháng 7 năm 2008. Phần
mềm này là sự nâng cấp, hoàn thiện từ phần mềm quản lý văn bản “Molisa” trước
đây, với việc nghiên cứu và ứng dụng thành công phần mềm này đã tạo ra bước
đột phá trong công tác Văn thư của Bộ, nói chung và trong công tác quản lý văn
bản nói riêng, tạo ra nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn bản.
Đồng thời, với việc sử dụng phần mềm này thì việc theo dõi tình hình
đăng ký văn bản, giải quyết văn bản và tìm kiếm văn bản thuận lợi hơn, tiết
kiệm thời gian khi thông qua mạng nội bộ ( LAN).
2.2.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản tại Bộ lao động- Thương binh và Xã hội
Hàng năm, Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ phải giải quyết một khối
lượng văn bản rất lớn trung bình mỗi năm có khoảng 30000- 35000 đầu văn bản
đi- đến. Khối lượng tài liệu Bộ phát hành và được gửi đến Bộ từ cơ quan cấp
trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan trực thuộc hay công dân ngày càng tăng theo
các năm. Trong thời gian 5 năm (2008- 2011) số lượng văn bản mà Phòng Hành
chính – Văn phòng Bộ tiếp nhận và xử lý là rất lớn nhưng có xu hướng giảm từ
34.238 văn bản xuống còn 33.485 văn bản, tương đương 1,02 lần. Cụ thể: Tổng
số văn bản tiếp nhận và giải quyết trong các năm từ 2007- 2011:
Năm

Tổng số
văn bản

2007

2008

2009

2010

2011

34.238

34.937

34.258

34.437

33.485

2.2.4.1. Hoạt động quản lý Văn bản đến tại Bộ Lao động- thương binh và
Xã hội
a. Tình hình tiếp nhận văn bản đến tại Bộ Lao động- Thương binh và xã
hội trong những năm gần đây:
Hiện nay, công tác quản lý văn bản đến tại Bộ được giao cho 02 đồng chí
14

thuộc bộ phận Văn thư của phòng Hành chính- Văn phòng Bộ trực tiếp chịu
trách nhiệm quản lý và giải quyết: Đồng chí Bùi Đắc Hoàng thực hiện tiếp nhận
và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch, quyết định… của các cơ quan, tổ
chức hay lãnh đạo các cơ quan gửi đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội;
Đồng chí Vũ Thị Thu Hoài tiếp nhận và quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo
của các cá nhân, hay tập thể nhân dân gửi đến cho Bộ trưởng hay các đơn vị có
trách nhiệm giải quyết. Cả 02 đồng chí trên đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành
Văn thư Lưu trữ- thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng- ĐH KHXH và
NV Hà Nội.
Hằng năm Văn phòng Bộ tiếp nhận và giải quyết một khối lượng văn bản
đến rất lớn. Trung bình mỗi năm tiếp nhận 20000- 30000 văn bản đến. Số lượng
văn bản đến qua các năm có sự thay đổi theo chiều hướng giảm dần qua các
năm: trong 5 năm từ 2007- 2011 giảm từ 26.989 văn bản xuống còn 26.203 văn
bản (giảm 1,03 lần).
Cụ thể số lượng văn bản đến tại Văn phòng Bộ Lao động- thương binh và
Xã hội giai đoạn 2007- 2011:
Năm
Văn bản
đến

2007

2008

2009

2010

2011

26.989

27.415

26.978

27.014

26.203

15


b. Quy trình quản lý văn bản đến tại Bộ
• Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến
Trách nhiệm
thực hiện

Văn thư

Tài liệu, biểu

Nội dung

mẫu liên quan

Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư

Phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn thư

Văn thư
Đăng ký văn bản đến

Văn thư
Phân cấp trình lãnh đạo

Văn thư
Trình lãnh đạoVăn phòng và
chuyên viên cho ý kiến chỉ đạo

Văn bản ghi đích danh nơi nhận

Đóng dấu đến, ghi số và ngày
đến

Phần mềm quản
lý văn bản đến
(emolisa)
Biểu mẫu BMVBĐ- CTC- 01
Phiếu xử lý văn
bản đến
Sổ chuyển giao

Văn thư
Chuyển giao văn bản đến

văn bản đến
Phần mềm quản

Văn thư
Tổng hợp báo cáo, lưu hồ sơ

16

lý văn bản đến


• Diễn giải sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
 Tiếp nhận văn bản:
Phòng văn thư Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tiếp
nhận văn bản đến từ Bưu cục Trung ương, từ bưu điện, từ các cơ quan hoặc cá
nhân trực tiếp mang văn bản đến Bộ.
Đồng chí Bùi Đắc Hoàng thực hiện tiếp nhận và quản lý các công văn,
báo cáo, kế hoạch, quyết định… của các cơ quan, tổ chức hay lãnh đạo các cơ
quan gửi đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Đồng chí Vũ Thị Thu Hoài
tiếp nhận và quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân, hay tập thể
nhân dân gửi đến cho Bộ trưởng hay các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Các văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, văn
thư kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),
v.v...Đối với văn bản mật đến, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận.
Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay Chánh Văn Phòng, Trưởng phòng
Hành chính, trong trường hợp cần thiết cán bộ văn thư có thể lập biên bản với
người đưa văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,
v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo cho Trưởng phòng Hành chính xem xét, giải quyết.
 Phân loại văn bản:
Văn thư sau khi tiếp nhận văn bản, tiến hành phân loại sơ bộ các bì văn bản
như sau:
Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các Vụ,
Tổng Cục, các Cục và các tổ chức sự nghiệp của Bộ, và các bì văn bản gửi đích
danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi
đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan,
17


tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những
bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ- CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước .
 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đã được bóc bì tập trung tại văn thư sẽ được đóng dấu “ĐẾN”, ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết), trừ những
loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Đối với bản Fax thì được cán bộ văn thư chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”;
đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể
in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không

phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo
dõi, giải quyết.
 Phân cấp trình lãnh đạo
Sau khi bóc bì và đóng dấu đến Văn thư làm công tác phân loại từng văn
bản cho lãnh đạo xử lý. Đây là một công tác khó khăn đòi hỏi phải có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ về công tác hành chính cao, vì phải phân loại sơ bộ văn
bản theo từng lĩnh vực, thuộc trách nhiệm giải quyết của từng khối chuyên viên
của Văn phòng.
 Đăng ký văn bản đến
Sau khi làm công tác phân loại văn bản phù hợp với nhiệm vụ của từng
chuyên viên, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn bản đến vào phần mềm
Emolisa, đây là phần mềm quản lý văn bản của Bộ.
Đối với văn bản gửi Bộ, các Vụ, Văn phòng thì sẽ nhập vào phần mềm
của Bộ để quản lý. Đối với các đơn thư khiếu nai, tố cáo sẽ nhập và phần mềm
18


riêng của Bộ. Đối với các văn bản còn lại ( gửi cục, các trung tâm…) thì chuyển
trực tiếp cho đơn vị đó để xử lý.
Công tác đăng ký văn bản đến vào phần mềm phải đảm bảo đầy đủ các
thông tin như: lãnh đạo xử lý, nơi gửi văn bản, khu vực đến của văn bản (1trung ương, 2- địa phương, 3- vượt cấp), mức độ mật, mức độ khẩn, loại văn
bản, số ký hiệu, ngày ký, ngày nhận, lĩnh vực, trích yếu nội dung văn bản, đính
kèm văn bản (nếu có), hạn giải quyết văn bản (nếu có )…Sau khi điền đầy đủ
các thông tin trên vào màn hình xử lý văn bản trên máy tính, Văn thư thực hiện
hiệu lệnh xác nhận, sau đó máy tính sẽ tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp
nhận, Văn thư làm công tác ghi số đến, ngày đến của văn bản. Sau khi đăng ký
xong, văn thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào mỗi đầu văn bản và đưa vào
các ô tiếp nhận văn bản của từng chuyên viên trong Văn phòng Bộ.
“Phiếu xử lý văn bản” là căn cứ để xử lý văn bản, trong đó ghi: Số ký hiệu
của văn bản, ngày tháng năm, cơ quan gửi, ý kiến của Bộ, ý kiến của Chánh Văn

phòng, Trưởng phòng Hành chính, và ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp
xử lý.
 Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình Chánh văn phòng.
Trưởng phòng Hành chính và chuyên viên có trách nhiệm giải quyết theo từng
lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
Các chuyên viên sau khi nhận được văn bản sẽ căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ được giao, xem xét, nghiên cứu và ghi ý kiến phân phối văn bản cho
các đơn vị, hoặc cá nhân, đồng thời cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản tùy theo yêu cầu của nội dung văn bản.Ý kiến phân phối, giải
quyết văn bản được ghi vào “Phiếu xử lý văn bản”.
Sau khi có ý kiến phân phối và giải quyết văn bản của Chánh văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính và các chuyên viên, văn bản đến được trả về bộ phận
văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy
tính của văn thư.

19


 Chuyển giao văn bản đến:
Ngay sau khi hoàn thành các trình tự trên văn bản đến được chuyển giao
đến các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ ý kiến của các chuyên viên đã ghi
trong “Phiếu xử lý văn bản”.
Các văn bản đến có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”, được văn thư
chuyển ngay đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Các văn bản đến loại mật được văn thư chuyển giao đến tận tay người nhận,
Các văn bản được chuyển giao phải vào “Sổ chuyển giao văn bản đến”
ghi rõ ngày chuyển, số đến, đơn vị hoặc người nhận, ký nhận của đơn vị hoặc cá
nhân nhận văn bản.
 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết kịp thời hạn được quy định. Đặc biệt các văn bản có dấu “Khẩn”,
“Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được xử lý riêng, nhanh chóng, kịp thời, không
được chậm trễ.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết đều phải được theo
dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thường
xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản
đến đã được giải quyết, văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết, để
báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.2.4.2. Hoạt động quản lý văn bản đi tại Bộ Lao động- Thương binh và
Xã hội
a. Tình hình tiếp nhận văn bản đi tại Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội
Công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng Bộ được giao cho đồng chí
Phùng Ngọc Châm trực tiếp chịu trách nhiệm. Hằng năm số lượng văn bản đi
đăng ký tại Văn phòng Bộ rất lớn. Trung bình mỗi năm Văn phòng Bộ tiếp nhận
và xử lý trên 7000 văn bản đi.
Cụ thể Số lượng văn bản đi mà Văn phòng Bộ tiếp nhận và giải quyết qua
các năm từ 1997- 2011 được thể hiện qua Bảng thống kê số lượng văn bản phát
hành tại Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội theo từng loại văn bản:

20


Số lượng
Năm

Năm

Năm

Năm

Năm

2007

2008

2009

2010

2011

Quyết định

1825

1950

1806

1870

1845

Thông tư

38

45

38

40

42

Báo cáo

110

140

120

135

109

Tờ trình

72

90

76

77

80

Công văn

5297

5240

5293

5203

5206

Tổng sổ

7249

7522

7280

7423

7282

Tên loại văn bản

Văn

bản
đi

Các văn bản quản lí của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội từ năm
2007 đến năm 2011 được ban hành với số lượng rất lớn.Qua bảng thống kê cho
thấy, nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và của quá trình quản lý trong giai
đoạn mới nên số lượng văn bản do Bộ phát hành năm sau thường cao hơn năm
trước (năm 2007 có tổng số 7249 văn bản, đến năm 2011 có 7282 văn bản).
Trong số các văn bản được ban hành thì Công văn là văn bản thường được dùng
để thực hiện các chủ trương, chính sách xã hội của Bộ Lao động-Thương binh
và Xã hội. Chính vì vậy đây là loại văn bản được ban hành nhiều nhất. Trung
bình mỗi năm Bộ ban hành trên 5000 công văn, chiếm trên 70% tổng số văn bản
đi. Thông tư là văn bản có số lượng ban hành ít nhất, khoảng 35- 45 văn bản mỗi
năm, chiếm

< 1% tổng số văn bản.

b. Quy trình quản lý Văn bản đi tại Bộ Lao động- Thương binh và xã hội:
•

Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi

Trách nhiệm

Tài liệu, biểu mẫu liên

Trình tự

quan
21

Văn thư

Kiểm tra lần cuối thể thức văn bản

Văn thư

Ghi số ngày tháng, ký hiệu

Văn thư

Trình lãnh đạo Bộ ký

Văn thư

Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn,
mật

Văn thư

Đăng ký văn bản đi

Văn thư

Làm thủ thục chuyển, phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản

Văn thư

Lưu văn bản đi

Phần mềm Emolisa

Phần mềm Emolisa

• Diễn giải sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi
 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày
tháng năm của văn bản
Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo
để phát hành văn bản.
Sau đó Văn thư làm công tác ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản
theo quy định của pháp luật và theo số thứ tự đăng ký văn bản do Văn phòng Bộ
quy định.
 Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức và nội dung, có chữ ký của
lãnh đạo hoặc các chuyên viên, sẽ được bộ phận làm công tác văn thư đóng dấu
cơ quan, đóng dấu độ khẩn, mật theo quy định của pháp luật
- Đóng dấu cơ quan:
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được
22


thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Dấu được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên 1
phần các tờ giấy.

- Đóng dấu độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu có các độ khẩn, hỏa tốc (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), thượng
khẩn và khẩn, trên văn bản được thực hiện theo quy định Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
Việc đóng dấu các độ mật, tuyệt mật, tối mật và mật, dấu tài liệu thu hồi
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA
Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
 Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi của Bộ được thực hiện bằng phần mềm MOLISA
“Chương trình quản lý văn bản- hồ sơ công việc của Bộ”. Việc dăng ký văn bản
bằng phần mềm này cần điền đầy đủ các thông tin sau: khối phát hành văn bản,
loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, số lượng bản, trích yếu nội
dung, lĩnh vực, người soạn thảo…
 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản sau khi được đóng dấu, và đăng ký vào phần mềm quản lý văn
bản của Bộ, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục phát hành phátvăn bản. Văn bản phải
được chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
những văn bản khẩn phải được chuyển phát ngay sau khi ký ban hành.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
23