Khảo sát và tư vấn đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan ” tại UNBD phường phúc lợi, quận long biên, thành phố hà nội

LỜI CẢM ƠN
Để tiểu luận đạt kết quả tốt đẹp, trước hết em xin gửi tới toàn thể các thầy
cô khoa Văn thư- Lưu trữ lời chúc sức khoẻ và lời cảm ơn sâu sắc nhất. Với sự
quan tâm dạy dỗ chỉ bảo tận tình chu đáo của thầy cô, sự giúp đỡ nhiệt tình của
các bạn đến nay em có thể hoàn thành tiểu luận với đề tài: “ Khảo sát và tư
vấn đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan
” tại UNBD phường Phúc Lợi, quận Long Biên, thành phố Hà Nội.
Là một sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, trong thời gian khảo
sát tại UBND phường Phúc Lợi đã cho em nhiều điều bổ ích. Tuy thời gian khảo
sát không dài nhưng em đã được sự giúp đỡ tận tình của các các bộ phòng văn
thư cũng như các cán bộ phòng ban khác đã tạo điều kiện và môi trường giúp em
rất nhiều trong việc khảo sát, tư vấn, nắm vững liên hệ thực tế, hệ thống lại
những kiến thức đã học ở trường , có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong
quá trình để thực hiện tốt tiểu luận. Với điều kiện thời gian có hạn cũng như
kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên nên tiểu luận sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các
thầy cô để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn
công tác thực tế sau này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy
cô trong trường và UBND phường Phúc Lợi đã tạo điều kiện cho em hoàn thành
tiểu luận này.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em và được sự
huớng dẫn khoa học của Ths.Ngô Thị Kiều Oanh. Các nội dung nghiên cứu, kết
quả trong đề tài này là trung thực, không sao chép công trình nghiên cứu của
người khác để làm sản phẩm của riêng mình. Nội dung của đề tài phục vụ cho
việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính em thu thập từ các nguồn khác
nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận
nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung tiểu luận của mình.

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Viết tắt
CNTT
HĐND
QPPL
UBND

Nghĩa
Công nghệ thông tin
Hội đồng nhân dân
Quy phạm pháp luật
Ủy ban nhân dân

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1/ Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2/ Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................2
3/ Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
4/ Cấu trúc đề tài............................................................................................3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND

PHƯỜNG PHÚC LỢI........................................................................................4
1.1/ Lịch sử hình thành..................................................................................4
1.2/ Cơ cấu tổ chức........................................................................................6
1.3/ Chức năng nhiệm vụ...............................................................................7
1.3.1/ Chức năng............................................................................................7
1.3.2/ Nhiệm vụ.............................................................................................7
1.4/ Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý của UBND
phường Phúc Lợi...........................................................................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
PHƯỜNG PHÚC LỢI......................................................................................10
2.1/ Hoạt động quản lý................................................................................10
2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.................................................10
2.1.2/ Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá...............................................10
2.1.3/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư.......................................................11
2.1.4/ Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư...............................11
2.2/ Hoạt động nghiệp vụ............................................................................11
2.2.1/ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...........................................11
2.2.2/ Quản lý văn bản đi, đến.....................................................................12
2.2.2.1/ Quản lý văn bản đi:........................................................................13
2.2.2.2/ Quản lý văn bản đến:......................................................................15
2.2.3/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.....................................16
2.2.3.1/ Lập hồ sơ........................................................................................16
2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND phường Phúc Lợi...........................17
2.2.4/ Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................17
2.2.4.1/ Quản lý con dấu..............................................................................17
2.2.4.2/ Sử dụng dấu....................................................................................18
2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư...............................................18

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TẠI UBND PHƯỜNG..........19
PHÚC LỢI.........................................................................................................19
3.1/ Nhận xét, đánh giá................................................................................19
3.1.1/ Ưu điểm.............................................................................................19
3.1.1.1/ Hoạt động quản lý..........................................................................19
3.1.1.2/ Hoạt động nghiệp vụ......................................................................19
3.1.2/ Hạn chế..............................................................................................20
3.1.2.1/ Hoạt động quản lý..........................................................................20
3.1.2.1/ Hoạt động nghiệp vụ......................................................................21
3.1.3/ Nguyên nhân......................................................................................22
3.1.3.1/ Nguyên nhân đạt được:..................................................................22
3.1.3.2/ Nguyên nhân gây ra những hạn chế...............................................23
3.2/ Các đề xuất...........................................................................................23
3.2.1/ Đề xuất trong họat động quản lý.......................................................23
3.2.1.1/ Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan
.....................................................................................................................24
3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự....................25
3.2.2/ Đề xuất trong họat động nghiệp vụ..................................................25
3.2.2.1/ Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành
văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND phường Phúc
Lợi...............................................................................................................25
3.2.2.2/ Bố trí lại phòng văn thư, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác
văn thư.........................................................................................................26
3.2.2.3/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đại
hoá công tác văn thư....................................................................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................31

PHẦN MỞ ĐẦU
1/ Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo
đội ngũ tri thức trẻ là nhiệm vụ hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta. Vì vậy thế
hệ trẻ không ngừng học hỏi, rèn luyện bản thân để phù hợp với nhu cầu của phát
triển của đất nước. Đặc biệt, đất nước đang thực hiện việc cải cách nền Hành
chính Nhà nước thì công tác Văn thư đã đóng góp một phần quan trọng không
thể thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển đất nước.
Công tác Văn thư là “ hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân ”

( Nguồn Tr7- Giáo trình Nghiệp vụ Văn Thư). Công tác văn thư

cung cấp kịp thời, chíng xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà
nước, giữ lại đầy đủ hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong
cơ quan để làm bằng chứng vệ mọi hoạt động, gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo
điều kiện cho công tác lưu trữ. Nội dung của công tác văn thư bao gồm các việc
như soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi- đến, lập hồ sơ, quản lý
con dấu, sử dụng con dấu,... trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác, hiện đại và bí
mật. Do đó,công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được
đối với một cơ quan, tổ chức và chúng ta cần quan tâm làm tốt công tác văn thư
để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức, giữ gìn bí mật của Đảng,
Nhà nước.
Vấn đề công tác văn thư đã có nhiều bài viết, nhưng tại mỗi địa phương ,

cơ quan lại có sự khác nhau. Vì vậy, cần có sự nghiên cứu và tìm hiểu sâu để đề
xuất nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư trong cơ quan hiện
nay. Từ đó, em đã lực chọn đề tài “ Khảo sát và tư vấn đề xuất nâng cao năng
suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan” tại UBND phường Phúc Lợi,
quận Long Biên, thành phố Hà Nội làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận.

1


2/ Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
a, Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là : Khảo sát và tư vấn nâng cao
năng suất, chất lượng của công tác văn thư trong cơ quan tại UBND phường
Phúc Lợi, quận Long Biên, thành phố Hà Nội.
Đối với việc khảo sát em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau:
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ
- Tổ chức lập hờ sơ hiện hành và giao nộp hờ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Đối với việc tư vấn, đề xuất em tập trung vào các vấn đề:
- Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại UBND phường Phúc Lợi.
- Đưa ra các đề xuất để công tác văn thư trong cơ quan ngày càng hoạt
động có hiệu quả hơn.
b, Mục đích nghiên cứu
Nội dung của em tập trung khảo sát về công tác văn thư. Phân tích thực
trạng công tác văn thư tại UBND phường Phúc Lợi để thấy những điểm đã đạt
được và chưa đạt được của công tác này đồng thời đưa ra các đề xuất tư vấn
nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan để công tác này
hoạt động ngày càng có hiệu quả cao.

3/ Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện tốt việc nghiên cứu đề tài này cá nhân em đã dựa vào
phương pháp đọc trên thư viện trường, liệt kê, phân tích vấn đề. Từ đó, em đã đi
khảo sát thực tiễn có những câu hỏi đối với cán bộ làm công tác văn thư phường
Phúc Lợi để có những đối chiếu, so sánh và sử dụng phương pháp tổng hợp,
lôgic vấn đề cho đề tài nghiên cứu này:
Phương pháp liệt kê là phương pháp liệt kê các số liệu, thông tin đã khảo
sát để rút ra nhận xét, có cái nhìn sâu sắc hơn về đối tựong nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp là liên kết từng mặt từng bộ phân thông tin đã
2


được phân tích tạo ra một hệ thống thông tin đầy đủ và sâu sắc về đối tượng.
Phương pháp logic là phương pháp nghiên cứu tổng quát các sự kiện,
hiện tượng, loại bỏ các yếu tố ngẫu nhiên, không cơ bản để làm bộc lộ bản chất
của đối tượng từ đó cho thấy bài học và xu hướng phát triển của đối tượng.
Phương pháp điều tra được thực hiện chủ yếu tại hiện trường nghiên cứu
với các đối tượng để phục vụ cho việc đánh giá và đề xuất biện pháp nâng cao
năng suất, chất lựong của công tác văn thư.
4/ Cấu trúc đề tài
Bám vào các nội dung đã được khảo sát, nghiên cứu bài tiểu luận của em
gồm có 03 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND phường Phúc
Lợi
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Phúc Lợi
Chương 3: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư
trong cơ quan tại UBND phường Phúc Lợi.

3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
PHƯỜNG PHÚC LỢI
1.1/ Lịch sử hình thành
Phường Phúc Lợi trước đây là xã Hội Xá thuộc huyện Gia Lâm, thành
phố Hà Nội; tháng 1 năm 2004 được chuyển thành phường thuộc quận Long
Biên, thành phố Hà Nội. Nằm ở phía Đông Bắc của thủ đô. Trải qua các thời kỳ
lịch sử, tên gọi và địa giới hành chính của phường Phúc Lợi có nhiều thay đổi.
Trước cách mạng tháng 8/1945 thuộc tổng Đặng Xá, phủ Thuận Thành, tỉnh Bắc
Ninh. Tháng 2/1948 thuộc địa bàn của huyện Gia Lâm, tỉnh Bắc Ninh. Ngày
21/4/1965, xã Hội Xá thuộc huyện Gia lâm ngọai thành Hà Nội. Từ 1/1/2004
Phúc Lợi được đổi từ xã Hội Xá lên phường Phúc Lợi, thuộc quận Long Biên,
thành phố Hà Nội. Phía Đông và Đông Bắc của phường giáp xã Cổ Bi ( Huyện
Gia Lâm); Phía Tây giáp phường Việt Hưng và phường Phúc Đồng; Phía Bắc và
Tây Bắc giáp phường Giang Biên, phía Nam giáp phường Sài Đồng.
Phường có diện tích đất tự nhiên 612,288 ha, diện tích đất canh tác là
304,846 ha với 11,938 nhân khẩu; 3,552 hộ sinh sống tại 14 tổ dân phố. Đảng bộ
phường Phúc Lợi có 21 chi bộ trực thuộc với 446 đảng viên.; hệ thống chính trị
được biên chế đầy đủ từ phường đến tổ dân phố.
Phường có 4 di tích đình, chùa được Bộ Văn hoá thông tin và UBND
thành phố Hà Nội công nhận là di sản lịch sử văn hoá gồm Đình chùa Hội Xá,
Đình chùa Thượng Đồng, Đình chùa Nông Vụ Trung và Đình chùa Nông Vụ
Đông. Ngoài hệ thống di tích lịch sử văn hoá trên địa bàn phường còn có nhà
thờ đạo thiên chúa giáo của hơn 20 hộ dân được hình thành từ năm 1943.
Trong những năm gần đây, phường có tốc độ đô thị hoá nhanh, đã có gần
100 doanh nghiệp đã thành lập và phát triển trên địa bàn phường và thu hút một
số lượng lớn người dân vào làm việc nơi đây góp phần tạo vịêc làm, nâng cao
thu nhập đời sống của nhân dân.
Về kinh tế: Từ một phường thuần nông chủ yếu sản xuất lúa, ngô, năng
suất thấp, giá trị sản suất/ha canh tác của phường chỉ đạt khoảng 30 triệu

đồng/năm, đến nay giá trị sản xuất/ha canh tác tính bình quân toàn phường đạt
4


trên 150 triệu đồng ( xây dựng thương hiệu vùng quả Phúc Lợi nâng giá trị sản
xuất/ha canh tác đạt 700 triệu đồng, diện tích nuoi trồng thuỷ sản đạt gần 300
triệu đồng). Bước đầu hình thành và phát triển mô hình kinh tế trang trại trên địa
bàn phường. Thương mại, dịch vụ từng bước phát triển, nghành nghề đa dạng.
Về văn hoá xã hội: Trạm y tế đạt chuẩn quốc gia về y tế, đảm bảo chăm
sóc sức khoẻ ban đầu cho nhân dân. Sự nghiệp giáo dục được coi trọng: 100%
các trường học trên địa bàn kiến cố, có 4/5 truờng đại chuẩn quốc gia. Hàng
năm, số học sinh đạt học sinh giỏi cấp quận, thành phố và đỗ cao đẳng, đại học
ngày càng tăng. Phong trào khuyến học, khuyến tài đã đi vào chiều sâu, tăng về
số lượng với quy mô rộng khắp địa bàn. Tỷ lệ tổ dân phố văn hoá đạt 66.6%, tỷ
lệ gia đình văn hoá đạt 91.2%. Công tác an sinh xã hội, chăm sóc gia đình chính
sách, người có công với cách mạng luôn được coi trọng. Công tác cải cách hành
chính được quan tâm, chỉ đạo chu đáo.
Về quốc phòng, an ninh: quốc phòng, an ninh được củng cố tăng cường,
an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội được giữ vững. công tác đấu tranh phòng
chống, phát hiện và xử lý các loại tội phạm, tệ nạn xã hội được tăng cường. Chủ
động nắm tình hình, xử lý kịp thời các mâu thuẫn phát sinh không để xảy ra
điểm nóng phức tạp, ổn định xã hội. Công tác quốc phòng, quân sự địa phương
được triển khai thực hiện nghiệm túc.
Thực hiện tốt công tác xây dựng, quản lý và phát triển đô thị: tăng
cường công tác quản lý nhà nước về đất đai, chú trọng quản lý đất công, đất xen
kẹp trong khu dân cư. Tập trung công tác lãnh đạo chỉ đạo, tháo gỡ những khó
khăn vướng mắc trong công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho họ
gia đình, cá nhân. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đô thị. Tỷ lệ nộp thuế
xây dựng hàng năm đạt từ 64% đến 99%, tỷ lệ cấp phép xây dựng đạt từ 97%
đến 99%.

Công tác xây dựng Đảng : Luôn được tập trung chỉ đạo toàn diện trên
các mặt chính trị, tư tưởng và tổ chức. Hàng năm, số chi bộ đựoc công nhận
danh hiệu trong sạch vững mạnh đạt từ 44% đến 84.6%, tỷ lệ đảng viên và chi
bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tăng từ 5,72% đến 13.2%, chất lượng sinh họat
5


của các chi bộ từng bước nâng cao góp phần quan trọng đưa nghị quyết của
Đảng vào cuộc sống.
Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể chính trị không ngừng được củng cố
về tổ chức thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm trong xây dựng và phát huy sức mạnh
khối đại đoàn kết toàn dân, đẩy mạnh công tác tuyên truyền hội viên, đoàn viên,
huy động mọi nguồn lực, sức mậnh của nhân dân tham gia thực hiện các nhiệm
vụ của địa phương.
Thành tích đạt được:
- Từ năm 2005-2014: phường Phúc Lợi được UBND quận tặng giấy khen
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
- Năm 2007 được thành phố Hà Nội tặng bằng khen về thực hiện quyết
định 98/2006 ngày 5/5/2006 thành tích tham gia kháng chiến chống Pháp và
chống Mỹ.
- Hàng năm, Đảng bộ, các ngành, đoàn thể chính trị được quận tặng giấy
khen do có nhiều thành tích trên các lĩnh vực công tác.
1.2/ Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo UBND phường Phúc Lợi gồm : Chủ tịch và 2 phó chủ tịch phụ
trách về lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội.
Khối Phòng ban chuyên môn quản lý nhà nước thuộc UBND phường
Phúc Lợi gồm:
- Văn phòng HĐND và UBND
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Phòng Tư Pháp- Hộ tịch

- Phòng Tài chính- Kế toán
- Phòng Địa chính- môi trường
- Thanh tra xây dựng
- Quân sự
- Phòng Lao động- Thương binh xã hội
- Phòng Văn hoá và thông tin
- Phòng Quản lý đô thị
6


- Dân số KHHGĐ
- Các tổ dân phố
1.3/ Chức năng nhiệm vụ
1.3.1/ Chức năng
- UBND phường do HĐND phường bầu, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội và thực hiện các chính sách
khác trên địa bàn.
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương đến địa phương.
1.3.2/ Nhiệm vụ
a, Về kinh tế, UBND phường Phúc Lợi thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng phát triển kinh tế- xã hội trong từng năm, tổ chức kiểm tra và
thực hiện kế hoạch đó.
- Quyết định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế.
- Lập dự án thu ngân sách trên địa bàn phường, dự toán thu- chi trong

ngân sách địa phương, quyết toán ngân sách địa phương,..
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo
cáo ngân sách về nhà nước theo quy định của pháp luật.
b, Về nông nghiệp,thương nghiệp :
-Xây dựng phát triển, chuyển dịch cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp,
thương nghiệp, phát triển đô thị hóa,...
-Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu công nghiệp để ngày ngày trên địa bàn càng có nhiều các
công ty, xí nghiệp đóng trên địa bàn phường có kỹ thuật công nghiệp hiện đại và
7


năng suất cao.
- Quản lý, kiểm tra bảo vệ sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định
pháp luật.
- Tổ chức khác các ngành nghề truyền thống của địa phương nhằm phát
triển kinh tế- xã hội trên địa bàn phường.
c, Về xây dựng, giao thông:
- Tổ chức, tu sửa đường giao thông trong phường khi xuống cấp.
- Tổ chức, cấp giấy phép xây dựng nhà ở, giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất cho người dân trên địa bàn phường đảm bảo nhanh chóng, đúng thời hạn.
- Huy động sự góp vón của nhân dân, các doanh nghiệp để xây dựng, tu
sửa đuờng xá, cầu, cống của địa phương.
d, Về giáo dục, y tế, văn hoá và các lĩnh vực khác:
- Bảo đảm anh ninh chính trị, trật tự xã hội thực hiện quản lý hộ tịch, hộ
khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú của người ngoài địa phương, thực hiện
chế độ nghĩa vụ quân sự.
-Tuyên truyền giáo dục pháp luật, thực hiện hiến pháp, thực hiện chính
sách dân tộc, tôn giáo. Quyết định biện pháp ngăn cản quyền tự do tín ngưỡng,

tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo nhằm có lợi cho mình mà trái với
quy định và pháp luật, chính sách của Nhà nước.
-Phòng chống các thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, bảo vệ tính
mạng, tự do, danh dự, tài sản và quyền lợi của nhân dân địa phương, chống các
tệ nạn tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác.
- Phát huy văn hoá, truyền thống điệu “ Múa Ải Lao’’, bản sắc văn hoá
của địa phương.
- Tổ chức xây dựng, quản lý, kiểm tra hoạt động của các nhà trẻ, lớp mẫu
giáo , trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên để quản lý
các trường tiểu hoc, trung học cơ sở và trung học phổ thông trên địa bàn.
- Thực hiện chính sách đãi ngộ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, người có công với cách mạng thêo quy định của nhà nước.
- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
8


việc chấp hành các quy định của Nhà nước về hoạt động thưong mại, dịch vụ.
1.4/ Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý của UBND
phường Phúc Lợi
- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ
quan. Thông tin được phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau
nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng
văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ và giữ được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để
làm việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ

quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết
các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho họat động của cơ quan là
sát thực, có hiệu quả.
- Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công
việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh việc mệnh lệnh hành
chính.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu
trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của cơ quan được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần
phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lâp
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu
lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
9


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
PHƯỜNG PHÚC LỢI
2.1/ Hoạt động quản lý
2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức chỉ đạo,
triển khai thực hiện các văn bản QPPL về công tác văn thư ở tất cả các cơ quan,
đơn vị nói chung và ở UBND phường Phúc Lợi nói riêng phải chịu sự chỉ đạo,
điều hành, hướng dẫn cụ thể của Nhà nước về công tác văn thư. Do đó, công tác
văn thư tại UBND phường Phúc Lợi chịu sự quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh
đạo cơ quan đồng thời của cơ quan cấp trên có thẩm quyền trong lĩnh vực công

tác văn thư. Các biệp pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn công tác văn thư của UBND phường Phúc Lợi là:
- Tuyên truyền, phổ biến văn bản pháp luật về công tác văn thư như : Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ;
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ; Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Xây dựng ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư:
Bên cạnh việc tuyên truyền , phổ biến các văn bản QPPL thì UBND phường
Phúc Lợi cũng có các văn bản xây dựng và hướng dẫn chi tiết về công tác văn
thư tại cơ quan nhằm phục vụ hoạt động văn thư được chu đáo và có hiệu quả
tốt.
- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.2/ Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá.
Nhận được sự quan tâm của lãnh đạo nên công tác văn thư ở UBND
phường Phúc Lợi được triển khai kiểm tra, đánh giá thường xuyên mỗi năm của
Chủ tịch UBND nhằm phục vụ công tác văn thư hoạt động có hiệu quả hơn.
10


Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư.
2.1.3/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư.
UBND phường Phúc Lợi căn cứ và chức năng, nhiêm vụ được giao đã tổ
chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư tới từng công chức, viên
chức trong cơ quan. Trong đó tập trung vào các nội dung như lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ
trong môi trường mạng,...

2.1.4/ Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND
phường nằm tại tầng 1, được bố trí 01 cán bộ văn thư chuyên làm nhiệm vụ tiếp
nhận, giải quyết văn bản đến, quản lý văn bản đi, lưu văn bản đi, chuyển giao
văn bản đi và một số nghiệp vụ khác. Do đó, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp
lãnh đạo cơ quan về công tác này. Văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức
xử lý, truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có
liên quan trong cơ quan, tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành
ra ngoài, theo dõi đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản. Công tác văn thư
của UBND phường Phúc Lợi được xây dựng theo mô hình tập trung.. Tất cả các
văn bản đến và đi đều phải qua bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành
( đối với văn bản đi) hoặc chuyển đến các đơn bị ( đối với văn bản đến). Với mô
hình như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND được đảm bảo tính thống
nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần
thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngoài ra tất cả các phòng
ban đều thực hiện công tác văn thư nhưng có cán bộ kiêm nhiệm.
2.2/ Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1/ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a, Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND
phường Phúc Lợi:
* Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND:
Chủ tịch UBND phường ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định của UBND
11


về các chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy ở các phòng ban. Phê
duyệt các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch ngân sách, các công trình xây dựng
lớn của phường, các văn bản trình quận uỷ, UBND quận. Nếu chủ tịch đi công
tác thì phó chủ tịch đựoc ủy nhiệm ký thay.
Phó chủ tịch UBND phường phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ

tịch ủy nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định các biệt, quyết định của UBND
phường để chỉ đạo các vấn đề cụ thể, ký duyệt các luận chứng kinh tế làm căn
cứ ghi kế hoạch khơi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND phường thông
qua, ký các văn bản có liên quan tới chứng thực, giấy khai sinh,...
*Thẩm quyền ký văn bản:
+ Trường hợp văn bản do chủ tịch UBNB ký trực tiếp: ( Xem phụ lục V)
+ Trường hợp văn bản do phó chủ tịch ký thay: ( Xem phụ lục VI)
b, Về soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồm
nhiềi khâu nghiệp vụ và kyc thuật soạn thảo văn bản. Thông qua văn bản mà cơ
qaun ban hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động và chân
thực về sự hiểu biết nói chung của các bộ chuyên môn.UBND phường Phúc Lợi
soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Cán bộ soạn thảo sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo từ cấp trên sẽ tiến
hành soạn thảo văn bản. Văn bản được đánh máy trên khổ giấy A4, lề trên cách
mép trên từ 20-25mm; lề dưới cách mép dưới từ 20-25mm; lề trái cách mép trái
30-35mm; lề phải cách mép phải từ 15-20mm. Văn bản được thồg nhất đánh
theo bộ mã Unicode: TCVN 6900: 2011. Kiểu chữ times new roman cỡ chữ 14,
chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng nghiêm túc của văn bản. Trong văn
bản thể hiện đúng và đầy đủ 10 yếu tố thể thức văn bản bắt buộc và các thành
phần phụ đính kèm theo quy định tại thông tư 55, Nghị định 110 và Nghị định số
09.
2.2.2/ Quản lý văn bản đi, đến
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nghiệp vụ
12


chính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ấnh đầy đủ và chân thực nhất
về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư. Thông qua

đó văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình
trạng thất thoát thông tin.
2.2.2.1/ Quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản
hành chính, văn bản chuyên nghành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức,
cá nhân do phường phát hành. Văn bản đi do phường Phúc Lợi phát hành được
quản lý theo trình tự sau:
 Kiểm tra thể và kỹ thuật trình bày văn bản: ghi số vào ngày, tháng, năm
của văn bản đi: trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kyc
thuật trình bày văn bản; nếu có sai sót thì báo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
Việc ghi số văn bản; ghi ngày, tháng, năm văn bản QPPL được UBND
phường Phúc Lợi thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Việc
ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều a, Khoản 1, Điều 8
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể
thức trình bày văn bản hành chính. Việc ghi ngày, tháng, năm văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại điều b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức trình
bày văn bản hành chính.
 Đăng ký văn bản đi: văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính. Mẫu bìa sổ đăng ký văn
bản đi
( Xem phụ lục III). Nội dung sổ đăng ký văn bản đi: được trình bày trên
trang giấy A3 ( 420mm x 297mm), bao gồm 8 cột theo mẫu: ( Xem phụ lục I )
 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn ( nếu có)
Việc nhân bản văn bản được UBND phường Phúc Lợi thực hiện như sau:
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
13

bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi vượt
mức cấp, không gửi đến nơi khác chỉ để tham khảo.
- Việc nhân bản văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo UBND phường
Phúc Lợi và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp
lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Đóng dấu cơ quan được thực hiện như sau:
- Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng1/3 chữ ký về phía tay
trái. Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản do chính người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
phường Phúc Lợi. Việc đóng dấu giáp lai thì dấu được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phàn các tờ giấy, mỗi
dấu không qua 05 trang. Việc đống dấu các mức độ khẩn, mật được thực hiện
theo quy định hiện hành của nhà nước.
 Phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi
- Thủ tục phát hành văn bản, văn thư phường Phúc Lợi tiến hành các
công việc sau:
+ Lựa chọn bì
+ Viết bì
+ Vào bì và dán bì
+ Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác lên bì ( nếu có )
- Chuyển phát văn bản đi:
+ Những văn bản đã làm đày đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản QPPL có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày
ký văn bản. Đối với các văn bản “ Hẹn giờ’’, “ Hoả tốc’’, “ Khẩn’’,... phải được

phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
14


+ Văn bản đi được chuyển qua bưu điện được đăng ký vào sổ gửi văn bản
đi bưu điện. Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân UBND
phường Phúc Lợi phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
- Theo dõi văn bản đi:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Lập
phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của ngừoi ký văn
bản. Trong trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận thì
cán bộ văn thư báo cáo ngay Chánh văn phòng để xử lý.
 Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu thành 02 bản: bản gốc lưu lại văn thư phường
và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.Bản gốc lưu tại văn thư phường được
đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Văn thư phường lập sổ theo dõi và
phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp
lụât và quy địunh cụ thể của UBND.
2.2.2.2/ Quản lý văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến UBND phường Phúc Lợi được quản lý theo trình
tự sau:
 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến thì kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận. Đối với văn bản đến qua máy fax , thì chụp lại trước khi đóng dấu Đến.
Sau đó khi nhận được bản chính thì đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký.Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
- Cũng như việc quản lý văn bản đi, tất cả các văn bản đến đều được
đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến ( Xem

phụ lục IV ). Nội dung sổ đăng ký văn bản đến: trình bày trên trang giấy A3
( 420mm x 297mm), bao gồm 09 cột. ( Xem phụ lục II )
 Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, thì văn thư trình người có thẩm
15


quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ vào ý kiến
chỉ đạo giải quyết, cán bộ văn thư đăng ký tiếp và chuyển giao văn bản theo ý
kiến chỉ đạo.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ
đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo UBND phường, theo
quy định của pháp luật. Cán bộ văn thư tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản
đến đã được giải quết, đã đến hạn nhưng chưa đựoc giải quyết để báo cáo Chánh
văn phòng.
- Chánh văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo UBND
phường về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để
thông báo cho các đơn vị có liên quan.
2.2.3/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.2.3.1/ Lập hồ sơ
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của UBND phường Phúc Lợi và
thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ
sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ.
- Thu thâp văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đày đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên

quan đến sự việc vào hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một
trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau của công việc.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hờ sơ
cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp không cần ra ngoài hồ sơ. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
16


2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND phường Phúc Lợi.
- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.
Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
UBND phường theo thời hạn được quy định. Cán bộ công chức khi chuyển công
tác , thôi việc phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho UBND phường hoặc người kế
nhiệm không được giữ hồ sơ tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang
sang cơ quan khác.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Sau 03 tháng kể
từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản
-Thủ tục gian nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, coong chức, viên chức phải
lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu;
bộ phận lưu trữ phường giữ một bản và bên giao tài liệu giữ một bản.
2.2.4/ Quản lý và sử dụng con dấu
2.2.4.1/ Quản lý con dấu
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường việc
quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch phường việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị. Các con dấu của
UBND phường Phúc Lợi, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức

văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con
dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu,
có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
- Con dấu phải đựơc bảo quản tại văn thư phường. Trường hợp cần đưa
con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND phường và
phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản , sử dụng con dấu. Con dấu phải đượcc
bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi nét dấu bị mòn
hoặc biến dạng thì cán bộ văn thư phải báo cáo Chủ tịch UBND phường để làm
17


thủ tục đổi con dấu. Nếu dấu bị mất Chủ tịch UBND phường phải báo cao cho
cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
2.2.4.2/ Sử dụng dấu
Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của UBND phường
Phúc Lợi.Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể
thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu trong các
trường hợp sau: Đóng dấu không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu
sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có
thẩm quyền.
2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.
Để làm tốt công tác văn thư thì không thể thiếu các trang thiết bị phục vụ
công tác văn thư. Vì vậy, UBND phường Phúc Lợi đã trang bị một số thiết bị
như: Máy photo, máy in, máy scan, máy fax, máy hủy tài liệu, ghim, kẹp tài
liệu,...
- Máy photo chính là một công cụ vô cùng quan trọng của văn thư cũng
như toàn cơ quan, hàng ngày một khối lượng văn bản được nhân bản nhanh
chóng, tiện lợi. Tuy nhiên, do điều kiện của UBND còn hạn chế, khối lượng máy

lớn, chiếm nhiều diện tích nên cơ quan đều dùng chung một máy, đặt tại văn thư
khi có nhu cầu sử dụng. Máy huỷ tài liệu được đặt tại văn thư để cắt tài liệu
nhằm tiêu hủy những thông tin bảo mật tránh để lộ bí mật, rò rỉ thông tin.
- Trong mỗi phòng đều trang bị vật phẩm thiết yếu phục vụ cho công tác
văn thư như gim, kẹp, giá đựng tài liệu, trang bị điều hoà tạo môi trường làm
việc tốt.

18


CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TẠI UBND PHƯỜNG
PHÚC LỢI
3.1/ Nhận xét, đánh giá
3.1.1/ Ưu điểm
3.1.1.1/ Hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý vê công tác văn thư ở UBND phường Phúc lợi được
thực hiện tương đối tốt, đúng với quy định hiện hành của pháp luật, đúng với
quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ vê công
tác văn thư.
3.1.1.2/ Hoạt động nghiệp vụ
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản : Tại đây văn bản được ký và
soạn thảo theo đúng thẩm quyền, khồg xảy ra hiện tượng chồng chéo về chức
năng nghiệp vụ,... Các yếu tố như tên đơn vị soạn thảo văn bản, quốc hiệu, ngày
tháng năm văn bản, , tên loại và trích yếu nội dung, nội dung chính của văn bản,
thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản vv... được trình bày đúng thể thức, đúng cỡ
chữ và vị trí được quy định tại thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số các sai sót nhỏ về cách
đánh số ký hiệu của công văn: Theo thông tư 55 ký hiệu của công văn bao gồm

chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và
chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn.
Ví dụ : công văn số 01/CV-UBND ngày 22/2/2010 của UBND về việc
tổng hợp công tác hoà giải ở các tổ dân phố năm 2010.
Sửa lại : Công văn số 01/UBND-TP này 22/2/2010 của UBND về việc
tổng hợp công tác hoà giải giữa các tổ dân phố năm 2010. ( Công văn do ban tư
pháp soạn ra).
- Văn bản đi tại UBND phường Phúc Lợi đựơc quản lý đúng theo quy
định. Những văn bản trình lãnh đạo Văn phòng kiểm soát về thể thức.
- Văn bản đi tại đây được quản lý theo đúng trình tự sau:
19