Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư tại UBND huyện Tĩnh Gia

LỜI CẢM ƠN
Là một sinh viên thuộc khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, em đã được các thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu ph ần nào
đã biết được những đặc điểm, hoạt động của công tác văn th ư. T ừ đó khảo
sát tìm hiểu thực tế công tác văn thư tại UBND huy ện Tĩnh Gia, em đã có
thêm những kiến thức quý báu và tư liệu cho bài tiêu luận. Do th ời gian,
trình độ vốn kiến thức và kinh nghiệm còn có những hạn chế nh ất định, vì
vậy bài tiêu luận của em không tránh khỏi những thiếu sót, ch ưa khách
quan trong nhận định, đánh giá cũng như đưa ra đề xuất, gi ải pháp. Vì v ậy,
em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu
của các cán bộ trong UBND huyện Tĩnh Gia và các giảng viên trong khoa
Văn thư-Lưu trữ để bài tiêu luận của em được hoàn thiện h ơn. Em xin
chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các n ội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung th ực. Nh ững số liệu phục vụ
cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu th ập t ừ các
nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham kh ảo. Ngoài ra, trong
bài tiểu luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng nh ư s ố li ệu của
các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích ngu ồn
gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung tiểu luận của mình.


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động ch ỉ đ ạo, đi ều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn th ư làm

tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn th ư trong các c ơ
quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều h ơn. Đ ặc bi ệt trong công
cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn th ư là một trong nh ững
trọng tâm được tập trung đổi mới. Công tác văn thư được xác định là một
mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất l ượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà n ước: h ạn chế, đ ược b ệnh
quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của
Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Công tác văn th ư bảo đ ảm
giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt
động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu
trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, n ội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của c ơ quan thì
khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý ch ứng minh cho ho ạt
động của cơ quan một cách chân thực. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn
đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác l ưu tr ữ. Chính vì sự
quan trọng của công tác văn thư nên em đã chọn đề tài “ Khảo sát và t ư


vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn th ư trong c ơ
quan”
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn th ư trong UBND
huyện Tĩnh Gia
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Ủy Ban Nhân Dân huyện Tĩnh Gia
4. Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát, thu thập các văn bản , tài liệu tại cơ quan, tổ ch ức
5. Cấu trúc đề tài

Gồm 3 chương:
-

Chương 1: Giới thiệu khái quát về UBND huyện Tĩnh Gia

-

Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại UBND huy ện Tĩnh Gia

-

Chương 3: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng c ủa công tác văn
thư tại UBND huyện Tĩnh Gia

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tĩnh Gia
1.1.1.

Chức năng:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.


Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2.

Nhiệm vụ, quyền hạn

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.


Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển

dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến


nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý

đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ trên địa
bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.


Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá do địa phương quản
lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.


Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân
quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;


4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của
pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã

hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia


Lãnh đạo UBND huyện gồm: 01 Chủ tịch và 04 phó Chủ tịch
* Các phòng ban trực thuộc của huyện: 13 phòng ban:
+ Văn phòng HĐND và UBND huyện;
+ Phòng Nội vụ huyện;

+ Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện;
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện;
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện;
+ Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện;
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện;
+ Phòng Y tế huyện;
+ Phòng Tư pháp huyện;
+ Thanh tra huyện;
+ Phòng Văn Hóa Thông tin ;
+ Phòng Dân tộc.
* Các cơ quan sự nghiệp thuộc của huyện:
+ Đài truyền thanh;
+ Trung tâm Văn hoa thông tin;
+ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất;
+ Đội quản lý ĐT&MT huyện;


+ Ban bồi thường GPMB
+ Ban QL CÁC CTĐT&XDCB;
+ Ban quản lý dự án lâm nghiệp;
+ Trung tâm dạy nghề.
Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại UBND huyện Tĩnh Gia
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Tĩnh Gia
2.1.1.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
số 31/2004/QH11.
Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
-

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan
dơn vị giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

-

Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có lien quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân có liên quan; nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có lien quan.

2.1.2. Quản lý văn bản đi.


- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan chủ yếu có 03 loại:
-

Hồ sơ nguyên tắc.

-

Hồ sơ công việc.

-

Hồ sơ nhân sự.

Phương pháp lập hồ sơ.
- Mở hồ sơ
- Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ

Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan đơn vị
Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức


Cán bộ, công chức, viên chức phải hộp sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn
vị theo thời hạn được quy định tại khoản 2 điều này.Trường hợp cần giữ lại hồ
sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan,
đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị nhưng thời
hạn giữ lại không quá 02 năm;
Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế
độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc cho
người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu

riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ,tài liệu
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc trừ trường hợp quy
định tại điểm B khoản này
Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ
sơ tài liệu xây dưng cơ bản;
Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02
bản” Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “ Biên bản giao nhận tài
liệu”.Lưu trữ cơ quan, đơn vị và bên giao tài liệu mỗi bên giữ lại 01 bản
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, đơn vị.
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ vào giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Trách nhiệm của phòng Nội vụ


Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân trong việc chỉ đạo kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện đối với các
cơ quan, đơn vị.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân
công theo dõi, giải quyết;
Thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan
đúng thủ tục quy định.
Trách nhiệm của công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị mình.

2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Huyện có 2 con dấu, một dấu chung của Huyện và một dấu của văn phòng.
Ngoài ra còn các dấu chức danh, dấu chỉ mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật;
dấu chỉ mức độ khẩn: thượng khẩn, hoả tốc; Dấu kính gửi, kính thưa, kính mời,
kính biếu, dự thảo, thu hồi, niêm phong, bóc xem ngay…Cán bộ văn thư chuyên
trách có trách nhiệm bảo quản, bảo vệ các con dấu này trong két sắt. Khi cán bộ
văn thư chuyên trách đi vắng, thì con dấu được giao cho người được uỷ quyền
dưới sự chứng kiến của lãnh đạo huyện.
2.2. Vai trò của công tác văn thư đối với UBND huyện Tĩnh Gia
Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đ ối v ới UBND
huyện Tĩnh Gia bởi vì:
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản nhằm m ục
đích phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công vi ệc, c ủa
các cơ quan.


Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung của cơ quan. Công tác văn thư không thể thiếu được trong văn
phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong n ội dung
hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền v ới hoạt
động các cơ quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt
động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
Nhà nước. Công tác văn thư ở đây được hiểu không chỉ là công vi ệc, trách
nhiệm của người cán bộ văn thư mà là của tất cả những cán bộ, công ch ức
trong cơ quan trong quá trình hoạt động có liên quan đến công văn gi ấy
tờ.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nh ững
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà n ước của mỗi c ơ quan,
đơn vị nói chung. Trong công tác quản lý Nhà nước đòi h ỏi ph ải có đ ầy đ ủ
thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nh ưng

thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn b ản. V ề m ặt
nội dung công việc, có thể xếp công tác văn th ư vào hoạt đ ộng b ảo đ ảm
thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là ph ương ti ện
chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của c ơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất l ượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô ích, đặc biệt là việc lợi dụng văn bản của
Nhà nước để làm những công việc trái pháp luật. Làm tốt công tác văn th ư
sẽ giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng nh ư hoạt
động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu
trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, n ội
dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của c ơ quan thì
khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý ch ứng minh cho ho ạt


động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư còn bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo đi ều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của các c ơ quan cần
phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào l ưu tr ữ. Hồ s ơ l ập
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì ch ất l ượng tài liệu
lưu trữ được tăng lên bấy nhiêu.
Ngược lại, công tác văn thư làm không tốt sẽ gây rất nhiều ảnh h ưởng đối
với hoạt động của các cơ quan. Tùy từng tính chất, m ức độ mà sẽ gây nên
sự trì trệ, kém hiệu quả, thiếu thông tin kịp thời, xử lý công vi ệc ch ậm tr ễ
khác nhau. Có khi dẫn đến không đủ tư cách pháp lý và hi ệu l ực thi hành
trong văn bản … làm ảnh hưởng trực tiếp, nghiêm trọng trong hoạt đ ộng
thường ngày của cơ quan.
Muốn làm tốt công tác văn thư để cơ quan hoạt động tốt thỉ phải bảo
đảm các yêu cầu sau :

Trong quá trình giải quyết công việc phải nhanh chóng. Quá trình này ph ụ
thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quy ết văn
bản trong cơ quan. Xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quy ết văn bản k ịp
thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của c ơ
quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quy ết công vi ệc
chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của nh ững s ự việc
được nêu ra trong các văn bản.
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong
quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và nh ững văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, s ử dụng khi c ần
thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu tr ữ, bảo
quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu tr ữ còn quan tr ọng h ơn. Do
đó, khi UBND huyện hoạt động công tác văn th ư, l ưu tr ữ sẽ t ất y ếu đ ược
hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi c ơ quan, t ổ


chức. Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp
thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quy ết
công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của UBND
huyện.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG C ỦA CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN TĨNH GIA
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Cán bộ văn thư đều là những người có trình độ chuyên mộn cao nên công tác
văn thư cũng được đảm bảo tốt.
- Trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ phục vụ cho công tác văn thư
- Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan theo đúng quy định của nhà nước.
- Cán bộ văn thư đều thực hiện đầy đủ các quy trình soạn thảo và tiếp nhận
văn bản.

3.1.2. Nhược điểm
- Việc áp dụng tin học vào công tác văn thư vẫn chưa được thực hiện tốt
- Một số khâu nghiệp vụ chưa thực sự tốt
3.2. Đề suất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư của
UBND huyện Tĩnh Gia
- Lãnh đạo các đơn vị quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư của đơn
vị mình và kiên quyết hơn trong việc chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Lãnh đạo UBND cần đôn đốc , kiểm tra thường xuyên các ban, ngành
lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong.
- Phòng Hành chính của các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ hơn nữa về thể thức


và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành. Văn bản
đến phải ký nhận rõ ràng và (bản chính) phải chuyển cho viên chức thực hiện và
lập hồ sơ công việc

- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo, chuyên đề, khảo sát trong và
ngoài nước về công tác văn thư nhằm trao đổi kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau
giữa các cơ quan, nhóm cơ quan để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức,
viên chức.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nhiều hơn
để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện
đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.

KẾT LUẬN
Qua cuộc khảo sát tại UBND huyện Tĩnh Gia em đã phần nào hiểu rõ hơn về sự
cần thiết và rất quan trọng của công tác văn thư đối với cơ quan, tổ chức. Và
muốn làm tốt công tác văn thư thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-

Trong quá trình giải quyết công việc phải nhanh chóng. Quá trình
này phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ ch ức quản
lý, giải quyết văn bản trong cơ quan. Xây dựng văn bản nhanh
chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải
quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quy ết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của
mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc đ ược
nêu

ra

trong

các

văn

bản.

Phải chính xác về nội dung lẫn hình thức văn bản. Nội dung ph ải
tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích d ẫn ở
văn bản phải hoàn toàn chính xác; số liệu phải đầy đủ, ch ứng c ứ


phải rõ ràng.

Thể thức văn bản ban hành phải có đầy đủ các

thành phần do Nhà nước quy định; mẫu trình bày đúng tiêu

chuẩn Nhà nước ban hành.

Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ phải

thực hiện đầy đủ từ khâu đánh máy văn bản, tiếp nhận, đăng ký
văn bản, chuyển giao văn bản …; Yêu cầu chính xác còn ph ải đ ược
thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà
nước về công tác văn thư.
-

Phải giữ gìn tốt bí mật của cơ quan. Bởi trong nội dung văn b ản
đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc ph ạm vi bí
mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản
và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của
cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đúng quy định về bảo vệ bí
m ật

quốc

gia.

Phải hiện đại hóa trong công tác văn th ư. Việc th ực hiện nh ững
nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền v ới việc s ử d ụng
các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì v ậy, yêu c ầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong nh ững tiền
đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và m ỗi c ơ
quan nói riêng có năng suất, hiệu quả và chất lượng cao.
-

Về phẩm chất chính trị : Người cán bộ văn thư cơ quan th ường

xuyên tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động
quan trọng của cơ quan, trong đó có những sự vụ, s ự việc có tính
chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn th ư là
yêu cầu về phẩm chất chính trị. Cụ thể là người cán bộ ph ải có
lòng trung thành, ở đây có nghĩa là trung thành v ới ch ế đ ộ xã h ội
chủ nghĩa, với lợi ích giai cấp, trung thành với cơ quan và c ả bản
thân mình; Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào
đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, gi ữ vững lập tr ường


giai cấp vô sản trong mọi tình huống.
-

Về chuyên môn nghiệp vụ : thể hiện hai mặt lý luận và kỹ năng
thực hành. Phải nắm vững lý luận lẫn nội dung nghiệp v ụ công
tác văn thư, lý luận trên cơ sở khoa học và điều kiện th ực tiễn để
tiến hành thực hiện nghiệp vụ. Người cán bộ văn thư không
những học ở trường mà còn phải có ý thức luôn học tập nâng cao
trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; t ừng
bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận
nghiệp vụ. Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng th ực
hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn th ư.
Không thể nói người cán bộ văn thư giỏi mà không th ực hành
nghiệp vụ văn thư một cách thuần thục, có chất lượng và năng
suất

cao.

Ngoài ra, người cán bộ văn thư còn phải có nh ững yêu cầu khác

như : tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tin
cậy, tính nguyên tắc, tính tế nhị…