Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ tại UBND xã vĩnh phúc, huyện bắc quang, tỉnh hà giang

MỤC LỤC


A. MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác Văn thư - Lưu
trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là
phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều
cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn
thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định
quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt
động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ
quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ
là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan,
đơn vị nào.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó là
công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liên
tục thông qua các văn bản, tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm
bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí
mật cho mỗi cơ quan. Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện
cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước. Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phản
ánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng
khi cần thiết. Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng
trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Ngoài ra còn

có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an
ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ(TLLT) không chỉ chú ý đến góc
độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
2


thông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1. Đối tượng nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
- Cách thức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ và quản lý công tác Văn thư – lưu trữ
của UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang.
3. Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát vềTrung
tâm Khoa học và Công nghệ văn thư – lưu trữ
Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện
Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang.
Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo UBND thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác
văn thư lưu trữ.
4. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc
Quang, Tỉnh Hà Giang. tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
Nghiên cứu tài liệu.
Quan sát.
Phỏng vấn.

5.Cấu trúc đề tài

Đề tài gồm 3 chương:
Chương 1:Vài nét về UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà
Giang
Chương 2:Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ tại UBND Xã Vĩnh Phúc,
Huyện

Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang

Chương 3:Tư vấn cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn
thư,lưu trữ tại UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang

3


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC
QUANG,TỈNH HÀ GIANG

1. Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc .
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND xã Vĩnh Phúc.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Xã Vĩnh Phúc Trực thuộc huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang.
Vào những năm 1978, nghe theo tiếng gọi của Đảng vận động đồng bào
vùng xuôi lên vùng cao khai phá đất hoang, tạo lập cuộc sống mới, trong đó có
Vĩnh Phúc của huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang. Tuy không thuận tiện về đường
giao thông, nhưng mỗi khi nhắc đến xã Vĩnh Phúc, người ta thường nhớ về một

vùng quê miền núi nhưng lại mang đậm phong cách của làng quê vùng xuôi.
Chính vì vậy đến nay dân số Vĩnh Phúc chiếm phần đa là bà con thuộc các
tỉnh Thái Bình, Nam Định lên định cư. Sau hơn ba mươi năm sinh sống trên
vùng đất mới, bà con đã coi Hà Giang nói chung, Vĩnh Phúc huyện Bắc Quang
nói riêng là quê hương thứ hai của mình.
1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc
Theo điều 114 Hiến pháp 2013 quy định “Ủy ban nhân dân ở cấp chính
quyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên”
Vậy Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Phúc do Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc
bầu ra là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc, cơ quan hành
chính nhà nước ở phạm vi xã Vĩnh Phúc, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng
nhân dân.
1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc.
Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã được quy định tại Luật tổ chức Hội
4


đồng nhân dân và UBND năm 2003.
- UBND xã Vĩnh Phúc quản lý các lĩnh vực sau trong phạm vi xã Vĩnh
Phúc:
+ Lĩnh vực kinh tế.
+ Lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp.
+ Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
+ Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương.
+ Trong việc thực thi chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.

+ Trong việc thi hành pháp luật.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng,
an ninh dài hạn và hằng năm của xã chương trình HĐND cùng cấp thông qua
quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
+ Xây dựng cơ chế làm việc của UBND xã, công tác tổ chức bộ máy, thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp quản lý cán bộ theo phân cấp và quy
định của nhà nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng kỷ luật đối với tập thể,
cá nhân do UBND trực tiếp quản lý.
+ Kiểm tra, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND xã hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND cấp xã.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc:
-

- Chủ tịch UBND
Một phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế, tài chính, giao thông, xây dựngcơ bản,

-

nhà đất và tài nguyên - môi trường.
Một phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội và các lĩnh vực khác
Sau là các ủy viên UBND xã giúp việc cho chủ tịch và các phó chủ tịch phụ
trách từng lĩnh vực công tác hiện đang đảm nhiệm như : phụ trách công an, quân
sự, kinh tế, tài chính, công tác văn phòng…
Sơ đồ bộ máy:

Chủ tịch
5

Phó chủ tịch

Ban
chỉ
huy
quân
sự

-

công
an xã

Phó chủ tịch

Tư
pháp

Tài
chính

Hộ
tịch

Kế
toán

Văn
phòng

thống
kê

Văn
hóa
xã hội

Địa
chính
xây
dựng

Về tổ chức các phòng , ban
- UBND xã Vĩnh Phúc 08 phòng ban chức năng, là cơ quan tham mưu cho
lãnh đạo UBND xã và quản lý về chuyên môn, đó là:
+ Văn phòng – thống kê UBND xã
+ Địa chính
+ Chính sách
+ Ban công an xã
+ Ban chỉ huy quân sự xã
+ Văn hóa – Xã hội
+ Tài chính- kế toán
+ Nông – lâm nghiệp
* Nhận xét: cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc phù hợp với tình
hình thực tế của địa phương, theo đúng luật tổ chức HĐND và UBND, Hiến
pháp và pháp luật. Mặt khác cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc thể hiện
tính tinh gọn của bộ máy đáp ứng nhu cầu công việc cụ thể, không chồng chéo
6

Tài

chính


trách nhiệm mà lại có sự hỗ trợ lẫn nhau nhằm phục vụ nhân dân một cách tốt
nhất đồng thời giúp UBND hoạt động một cách hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của
UBND xã Vĩnh Phúc đã thể hiện công cuộc cải cách hành chính đang diễn ra
thuận lợi tại Ủy ban .
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.
1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức, đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động
củ cơ quan. Để nâng cao hiệu quả trong công tác này, đòi hỏi phải nắm vững
kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn
thảo văn bản, tổ chức các quy trình xây dựng quản lý, xử lý và giải quyết các
văn bản của cơ quan.
Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc được tổ chức theo hình
thức “tập trung”. Các khâu nghiệp vụ về xử lý văn bản đi, đến của cơ quan được
thực hiện một cách khoa học, chính xác và đều phải qua bộ phận văn phòng để
đóng dấu, đăng ký vào sổ, chuyển giao, làm thủ tục phát hành và xử lý văn bản.
Phòng làm việc của văn phòng UBND xã được trang bị đầy đủ máy móc
như: máy tính, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế,…Tạo điều kiện thuận lợi cho
công việc được hoạt động đúng quy trình mang lại hiệu quả cao trong công việc.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc.
UBND xã là bộ phận tham mưu phục vụ sự chỉ đạo và điều hành các hoạt
động của UBND; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo, đồng thời
đề xuất các biện pháp giải quyết và xử lý. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của cơ
quan, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện điều kiện làm cho mọi
hoạt động của UBND. Là trung tâm đầu mối giao tiếp (đối nội , đối ngoại) của
UBND.

UBND Xã Vĩnh Phúc chưa có bộ phận văn thư riêng nên công tác Văn
thư được giao cho văn phòng thống kê và một cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm.
- Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện
7


chương trình đó, lịch làm việc đó.
- Thông kê, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp
việc cho chủ tịch UBND Xã trong chỉ đạo thực hiện.
- Giúp UBND xã dự thảo văn bản đề án, dự án, các văn bản trước khi
trình ký ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý về nội
dunh và thể thức, làm báo cáo gửi lên cấp trên.
- Chủ trì giữ mối liên hệ công tác giữa UBND với các cơ quan khác và
giữa các ban ngành trong xã hội.
- Giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch lập kế hoạch, xây dựng chương trình và
trực tiếp tổ chức thực hiện hoạt động, giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch tổ chức
các loại hội họp, đi công tác, tiếp khách.
- Giúp Chủ tịch quản lý và trực tiếp thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư
và công tác lưu trữ.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ.
- Cán bộ làm công tác văn thư có vị trí rất quan trọng trong mỗi cơ quan,
tổ chức đặc biệt là thành phần không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Hộ thực
hiện các khâu nghiệp vụ, kỹ thuật của công tác văn thư. Vì vậy, luôn đòi hỏi ở
cán bộ văn thư hai tố chất đó là thẩm chất chính trị và năng lực chuyên môn
nghiệp vụ.
- Tổ chức quản lý văn bản đi: đánh máy văn bản, in văn bản, trình ký văn
bản, đóng dấu văn bản đi, đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản đi.
-Tổ chức quản lý văn bản và giải quyết văn bản đến: tiếp nhận văn bản
đến, kiểm tra phân loại, bóc bì văn bản đến, theo dõi việc giải quyết văn bản
đến.

- Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của UBND xã theo
quy định. Vì vậy việc tổ chức sử dụng con dấu của UBND xã được thực hiện
nghiêm túc và chặt chẽ.
+ Văn thư hiện nay quản lý con dấu quốc huy dấu công văn đến của
UBND và nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu, trong trường hợp văn thư nghỉ
8


thì con dấu được giao lại cho văn phòng khi được sự đồng ý của Chủ tịch và đã
có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống
chỉ, dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, không đóng ngược, dấu đóng chùm lên 1/3
chữ ký về bên trái…Con dấu được bảo quản chặt chẽ trong tủ có khóa an toàn,
không được mang dấu ra khỏi trụ sở. Lãnh đạo UBND có thể mang con dấu ra
ngoài, nhưng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu
trong khoảng thời gian đó.
1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc
- Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương
pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp
tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán
bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài
liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài
liệu.
-- Văn phòng có 1 cán bộ văn thư lưu trữ do chủ tịch UBND xã bổ nhiệm
, miễn nhiệm, khen thưởng , kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Chịu trách nhiệm trước UBND về công việc mà chủ tịch UBND xã giao
cho và thực hiện các trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

dân do Chủ tịch UBND xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy
định của pháp luật.

9


CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG

2.1. Hoạt động quản lý
Tài liệu UBND hình thành ra là những tài liệu quan trọng, có giá trị liên
quan đến hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan tổ chức cũng
như hoạt động của cả xã Vĩnh Phúc góp phần xây dựng cho đất nước giàu đẹp
tiến lên Xã Hội Chủ Nghĩa. Bên cạnh đó tài liệu mà cơ quan nhà nước ban hành
ra, các cơ quan cấp trên ban hành xuống hàng năm là những tài liệu liên quan tới
vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục… là những tài liệu có vấn đề
nhạy cảm, mật liên quan đến vận mệnh của Quốc gia, dân tộc chính vì thế tài
liệu cần phải được bảo quản, quản lý một cách tốt nhất để góp phần xây dựng và
bảo vệ tổ quốc ngày càng vững mạnh sánh vai với các cường quốc năm châu.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và dựa trên sự chỉ đạo của
các cơ quan cấp trên UBND xã Vĩnh Phúc đã có sự quan tâm tới công tác lưu
trữ bằng việc thực hiện hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của công tác
Văn thư lưu trữ khá tốt.
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ.
2.1.1.1. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ.
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011của Bộ nội
Vụ
- Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ Quy
đinh chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục Văn thư lưu trữ
Nhà nước quy định về quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO
9001:2000 .
- Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 về hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và tổ chức của tổ Văn Thư, lưu trữ bộ, cơ qun
10


Ngang bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND các cấp.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
- Thông tư sô 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định
chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu.
2.1.1.2. Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành.
Văn bản do UBND xã ban hành là các loại văn bản phục vụ quản lý cấp
xã. Theo thẩm quyền UBND xã ban hành 2 loại văn bản chính là văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường.
Theo sự phân công và chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã thì cán bộ công
chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu
trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo đúng quy định, phối hợp với
tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo đẻ hoàn chỉnh văn bản trình
Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định.
Ngoài ra UBND xã còn ban hành một số loại văn bản hành chính thông

thường như: Báo cáo, tờ trình, thông báo, kế hoạch,…
Một số quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã
được dựa theo một số văn bản như: Theo Luật ban hành văn bản QPPL năm
1996; Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản QPPL năm
2002; Luật QPPL của HĐND và UBND năm 2004; Nghị định 161/2005/NĐ-CP
ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số
điều của Luật ban hành văn bản QPPL và Luật sửa đổi bổ sung Luật ban hành
văn bản QPPL; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính
11


phủ quy định về việc sử lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính
phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.
Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan đã có sự quan tâm tuy
nhiên nó vẫn còn mờ nhạt chưa được sát sao bởi thế mà cơ quan mởi thực hiện
hoạt động chỉnh lý từ năm 1990 đến năm 2008 trong đó chỉ có tài liệu từ năm
2000 trở đi là được thực hiện đầy đủ còn trước năm 2000 thì năm được chỉnh lý
năm thì không, và tài liệu trong từng năm không phải là tài liệu của từng phòng,
ban mà là tài liệu tổng hợp ban hành ra hàng năm của UBND và HĐND xã.
Nhiều tài liệu của các phòng ban vẫn chưa được chỉnh lý hay làm bất cứ khâu
nghiệp vụ nào, tài liệu đang ở trạng thái bó gói, rời lẻ, hay đựng trong các cặp 3
dây. Chính vì thế mà cơ quan hiện tại chưa thành lập một phông lưu trữ nào, nên
việc thực hiện hoạt động quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức là chưa có.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.
Hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHCN
trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức chưa có. Cũng trong kế hoạch sắp tới

thì cơ quan có ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động khai thác sử dụng
phục vụ tra tìm thông tin của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan cũng
như yêu cầu chính đáng của nhân dân.
2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua,
khen thưởng trong công tác lưu trữ.
+ Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ , nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm
công việc đến công tác văn thư , hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
ngắn hạn do UBND xã tổ chức , luôn tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫn
nghiệp vụ .
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc.
12


Thanh tra, kiểm tra là để xem xét việc làm thực tế của cơ quan, tình hình
để đánh giá nhận xét những gì đã làm được và chưa làm được, thanh tra kiểm tra
là một khâu không thể thiếu trong quá trình quản lý Nhà nước, để nâng cao hiệu
lực, hiệu quả quản lý Nhà nước.
Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của cơ quan là đã có tuy nhiên vẫn còn rất hạn chế, bởi việc ban hành
Quy chế về công tác văn thư lưu trữ mới được thực hiện vào cuối tháng 10 năm
2013 nên hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế
công tác lưu trữ mới được manh nha thực hiện, còn trước đó là chưa ban hành
quy chế nên chưa có căn cứ để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm quy
chế. Theo kế hoạch 21/KH-CCVTLT ngày 2/2/2015 của Chi cục Văn thư Lưu
trữ về việc khiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 thì trong năm 2015 sẽ
thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
UBND xã vĩnh phúc chưa có hợp tác quốc tế nào về công tác văn thư lưu

trữ, công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo sự chỉ đạo của cục Văn thư
lưu trữ Nhà nước.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác văn thư
2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư,soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng,do đó công tác này luôn được chú trọng trong cơ quan.
Tại UBND xã Vĩnh Phúc,công tác soạn thả văn bản,ban hành văn bản
được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản,văn bản được ban
hành đúng đảm bảo đúng quy định,có đầy đủ thể thức,có hiệu lực pháp lý
cao,giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng,đảm bảo đúng quy định của
nhà nước.
*Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo-ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách
ở Văn phòng HĐND-UBND đảm nhận.
13


Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
+ Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được
chuyển đến Chánh văn phòng xem xét,kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịnh hoặc
phó chủ tịnh UBND xã ký ban hành.
+Sau khi ký văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lần
nữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì,nhân viên văn thư tiến hành đánh
số,ghi ngày,năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “ đăng ký văn bản đi” sau
đó nhân văn bản theo nơi nhận,đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một cách
nhanh chóng,chính xác,Văn phòng giữ lại 2 bản:1 bản lưu ở bộ phận soạn thảo,1
bản lưu ở bộ phận văn thư.
+Việc lưu lại 2 bản ban hành đã giúp cho văn phòng làm tốt công tác quản
lý văn bản,tài liệu.Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải

quyết công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng lien quan
đến văn bản.
+Thẩm quyền ban hành văn bản:UBND xã Vĩnh Phúc có thẩm quyền ban
hành các văn bản như:quyết định,chỉ thị,tờ trình,báo cáo,công văn,giấy mời,…
các văn bản ban hành được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
*Thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế ở UBND xã Vĩnh Phúc tôi thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của văn bản,dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa,phông chữ VnTimeH đậm,cỡ chữ 13 nét đậm,dòng
“Độc lập-Tự do-Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân,từ đầu dòng
đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ”
Tác giả văn bản trình bày ở góc bên trái của văn bản viết bằng phông
14


chữ VnTimeH cỡ chữ 13 nét dung đậm có dấu gạch chân ở 2/3 dòng cuối.
Địa chỉ và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dưới quốc
hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng.
Số và ký hiệu của văn bản:số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành
trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm.
Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành,số và ký
hiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản.Số văn bản được trình bày bằng
phông chữ VnTimeH,cỡ chữ 14 nét đứng đậm.Trích yếu nội dung là một câu văn
ngắn gọn ở dưới phần tên loại,phông chữ VnTime,cỡ chữ 14 nét đậm.

*Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số,ký hiệu,ngày tháng năm,trích yếu nội dung văn bản vào trong những
phương tiện đăng ký văn bản như sổ,máy tính,… nhằm quản lý chặt chẽ và tra
tìm văn bản nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của UBND xã Vĩnh Phúc,sau khi đã có chữ ký và
đóng dấu xong thì được đăng ký vào “sổ đăng ký công văn đi” của cơ quan.Văn
bản đăng ký rõ rang chính xác.
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức,nhân viên văn thư ghi số,ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký số văn bản được lấy theo
năm và theo tên loại văn bản.
Do số lượng văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập 2 sổ là: “sổ
đăng ký văn bản mật đi” và “sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đi”
Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” của UBND xã Vĩnh Phúc theo quy định
của Nhà nước
*Chuyển giao văn bản
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả,các văn
bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền,làm thủ tục gửi đi ngay đến
đúng nơi nhận.Việc gửi văn bản ở UBND xã Vĩnh Phúc đến các cơ quan hay cá
nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện.Văn phòng UBND đã chọn sử dụng
2 loại phong bì,loại có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là 15cm x
15


25cm,phong bì được trình bày theo mẫu rõ rang,có 2 phần:
+Phần nơi gửi:được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
+Phần nơi nhận:được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì.
Khi làm thủ tục gửi văn bản,cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào 2 phần trên đầy đủ,rõ rang.Đặc biệt phần nơi nhận,ghi rõ tên,địa chỉ của cơ
quan,cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối.

Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn” để công tác chuyển
được nhanh chóng kịp thời.
Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng ban
trong Ủy ban thì việc vận chuyển được tiến hành bằng hình thức giao đến tận
phòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và chữ ký,con dấu hợp lệ.
*Quản lý bản lưu văn bản đi:
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài,các văn bản đi của tất cả các cơ quan được lưu lại 2 bản:1 bản lưu ở
văn thư,1 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viên
soạn thảo.Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học,dễ tra tìm.
Công tác quản lý bản lưu tại UBND xã Vĩnh Phúc được tiến hành như sau:
+Sau khi ban hành mỗi văn bản,ngoài số văn bản chuyển theo ý kiến phân
phối,cán bộ văn thư đều lưu lại 2 bản:1 bản để lưu vào hồ sơ công việc của cán
bộ đã soạn thảo ra văn bản,1 bản lưu ở phòng văn thư.2 bản này được đảm bảo
đầy đủ về nội dung và thể thức.
+Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành:văn bản nào được hình thành
trước thì xếp xuống dưới,văn bản nào hình thành sau xếp lên trên,việc này tạo
điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng,nhanh chóng khi cần thiết.
+Ngoài ra ba năm trên còn ban hành rất nhiêu văn bản khác như giấy
mời,giấy giới thiệu,…
2.2 .1.2 Quản lý văn bản.
a.Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là văn bản,tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại
UBND xã Vĩnh Phúc có các loại văn bản,tài liệu gửi như quyết định,chỉ thị,công
16


văn,…
Trong hoạt động hang năm của UBND xã Vĩnh Phúc văn bản hình thành
chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt,đúng quy

định của nhà nước.Công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả ác khâu.
*Đánh máy in văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản,văn phòng UBND xã Vĩnh
Phúc đã trang bị 2 máy tính và 1 máy in,cơ quan cũng có 1 cán bộ nhân viên
đánh máy chuyên trách,trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy riêng.
Nhân viên đánh máy,nhận văn bản,kiểm tra lỗi chính tả,rà soát lại bản
thảo tay với người soạn thảo,khi không thấy có vấn đề gì thì đánh máy nguyên
văn bản đã viết tay và in văn bản.Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểm
tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban
và gửi đi các cơ quan khác.
*Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính liệu lực
pháp lý của văn bản,văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức và nội dung
chặt chẽ.
Tại UBND xã Vĩnh Phúc việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên văn
bản sau khi đã đánh máy,in xong thì Chánh văn phòng kiểm tra về thể thức,nội
dung văn bản đã đúng chưa,hoàn chỉnh chưa,rồi trình lên chủ tịnh hoặc phó chủ
tịnh ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế hoạt động của cơ quan.
*Công tác đóng dấu văn bản:
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành.Qua khảo sát tôi thấy
việc đóng dấu ban hành văn bản ở UBND xã Vĩnh Phúc được tiến hành khá
tốt.Dấu được giao cho 1 cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,dấu
chỉ đóng lên trên những văn bản đã được kiểm tra về thể thức,ký đúng thẩm
quyền,dấu được đóng đúng 1/3 chữ ký về phía bên trái
UBND xã Vĩnh Phúc sử dụng các loại dấu sau:
-Dấu quốc huy của HĐNG và UBND
-Dấu văn phòng
17

-Dấu chức danh:dấu chủ tịnh,phó chủ tịnh,dấu tên chủ tịnh và dấu tên
phó chủ tịnh…
-Dấu phục vụ công tác văn thư như:Dấu đến,dấu mật,khẩn,hỏa tốc,…
b.Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là toàn bộ văn bản-tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khác
đến.
UBND xã Vĩnh Phúc là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương,chịu
trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quá trình hoạt động Ủy
ban phải nhận một khối văn bản đến khá lớn của các cơ quan chính quyền cấp
trên chỉ đạo hoạt động.Để giải quyết tốt công việc,các văn bản đến đã được tổ
chức,quản lý chặt chẽ,đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài
liệu,phục vụ cho hoạt động hang ngày của cơ quan.
Hàng ngày UBND xã Vĩnh Phúc phải nhận các loại công văn đến của
TW,cơ quan tỉnh,văn bản giao dịch của các huyện bạn và các đơn thư của công
dân trong địa bàn huyện.Vì vậy công tác quản lý công văn đi đến được tổ chức
rất cụ thể,đúng quy định của nhà nước đề ra.
Qua quá trình khảo sát thực tế,tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở
UBND xã Vĩnh Phúc được tiến hành theo trình tự sau:
*Tiếp nhận,bóc bì văn bản:
Qua khảo sát tôi thấy việc tiếp nhận,bóc bì văn bản ở UBND xã Vĩnh
Phúc được tiến hành rất tốt.
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm
tra,phân loại các văn bản đến này.
Khi nhận được văn bản,nhân viên văn thư kiểm tra một cách cẩn thận xem
phong bì bị bóc trước không,kiểm tra xem có đúng văn bản gửi cho UBND xã
không,số lượng văn bản có đầy đỷ không,có bị rách thủng không.Với những
trường hợp có sai sót thì nhân viên văn thư báo ngay cho chánh văn phòng xử lý
kịp thời,sau khi kiểm tra xong thì nhân viên văn thư tiến hành phân ra 2 loại
là:loại văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng
Việc bóc bì tiến hành cẩn thận,nhân viên văn thư đã dung kéo để bóc bì và

18


đảm bảo không mất dấu bưu điện,không làm mất sổ,kí hiệu đã ghi ngoài bì văn
bản.
Nhân viên văn thư luôn bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hỏa tốc
trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời,với những văn bản
mật thì Ủy ban giao cho Chánh văn phòng có trách nhiệm bóc bì.
*Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ:
Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ,tất cả công văn
đến cơ quan đều được nhân viên văn thư đóng dấu đến và ghi rõ rang lên đó các
thông tin về số đến,ngày tháng năm đến.
Sau khi đóng dấu đến,ghi số,ngày tháng năm ban đến,nhân viên văn thư
tiến hành đăng ký văn bản vào “sổ đăng ký văn bản đến” một cách chính xác
đầy đủ.
Tại UBND xã Vĩnh Phúc đang quản lý văn bản bằng số hàng năm do số
lượng văn bản đến không nhiều UBND xã lập các sổ đăng ký văn bản theo 2
loại là: “sổ đăng ký văn bản mật đến” và “ sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản
đến” của UBND xã.
*Trình phối và chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến,sau khi đã được bóc bì,đóng “dấu đến” và đăng ký
vào sổ để quản lý,nhân viên văn phòng sẽ tập hợp lại trình Chánh văn phòng
UBND và xin ý kiến phân phối đến các bộ phận,cá nhân trong cơ quan.
Sau khi Chánh văn phòng đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo
HĐND và UBND,nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột
“nơi nhận,người gửi” rồi trực tiếp chuyển văn bản đến tất cả các phòng ban,bộ
phận,cá nhân theo ý kiến đã cho.
Khi chuyển văn bản đến nhân viên văn thư xin chữ ký và cột “ký nhận”
để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ đồng
thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra,theo dõi việc giải quyết văn bản.

*Tổ chức giải quyết và kiểm tra giải quyết văn bản:
Các văn bản đến UBND xã Vĩnh Phúc đều được tổ chức giải quyết nhanh
chóng,khi đã chuyển đến bộ phận có thẩn quyền việc chuyển công văn cũng
19


đảm bảo đúng quy định,đúng địa chỉ của đơn vị,cá nhân.
Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền
của Chủ tịnh cùng với Chánh văn phòng và nhân viên văn thư.Nhân viên văn
thư luôn quan tâm việc giải quyết văn bản đến của các bộ phận,có những biện
pháp kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết,đặc biệt là những văn bản có dấu
mật,khẩn.Tuy nhiên văn phòng UBND xã chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản
đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản,tổ chức giải
quyết văn bản chưa sát.
*Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu:
Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau vì một vấn đề,một sự việc
hoặc một người,được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
phạm vi,chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản,tài liệu hình thành các hồ sơ
trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc,phương pháp nhất định.Lập
hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu xuất và chất lượng công việc,đông
thời taoj điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ.
Theo bản điều lệ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 18/9/1963
của văn phòng chính phủ về công tác công văn -giấy tờ quy định: “cán bộ,nhân
viên làm công tác công văn-giấy tờ và cán bộ làm công tác chuyên môn khác
nhưng đôi khi có việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công
việc mình đã làm”
Thực hiện quy định trên,UBND xã Vĩnh Phúc đã quy định:cứ sau mỗi
công việc được giải quyết thì các phòng,ban chuyên môn,các cá nhân lãnh đạo
phải lập hồ sơ công việc của mình.Tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt

công tác này.
UBND xã đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để các phòng,ban trong
UBND biết được các tài liệu phải lập hồ sơ,giúp cho việc lập hồ sơ được tiến
hành nhanh chóng,đúng quy định.
Tuy cơ quan đã có quy định về việc lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác
này chưa được thực hiện tốt,một số tài liệu nộp lưu vẫn trong tình trạng bó
20


gói,chưa được sắp xếp,biên mục rõ ràng.
Với một hồ sơ đã được lập thì văn bản đươc sắp xếp theo thứ tự khoa
học,đánh số văn bản cụ thể,đảm bảo thuận lợi khi tra tìm,các hồ sơ đã được lập
vào cuối năm được nộp lưu vào bộ phận lưu trữ đúng quy định thời gian,tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ.
2.2.1.3Quản lý và sử dụng con dấu:
Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong cơ quan là
việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định cảu nhà nước vì con dấu là
yếu tố quan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành.
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền vẫn phải đóng dấu mới có hiệu lực pháp lý.
Tại UBND xã Vĩnh Phúc,văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động công tác
văn thư cũng như việc quản lý con dấu và đóng dấu.
Nắm đươc tính chất quan trọng cảu con dấu,cán bộ văn phòng nói chung
là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thực hiện việc sử
dụng bảo quản con dấu rất tốt.
UBND xã Vĩnh Phúc sử dụng 2 loại con dấu:dấu cơ quan có hình quốc
huy và dấu văn phòng và các dấu như:dấu mật,dấu khẩn,dấu hỏa tốc,dấu đến,dấu
chức danh của các Chủ tịnh và phó chủ tịnh,dấu của Chánh văn phòng
Dấu được đóng đúng quy định,chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ,không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản

không đúng thể thức.Dấu được đóng 1/3 chữ ký lệch về phía bên trái,cơ quan
dung mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản.
2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành
Tổ chức quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan nhằm phục vụ thông tin
kịp thời nhanh chóng,chính xác cho công tác quản lý không những ở khâu quản
lý công văn đi-đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng đóng vai trò hết sức
quan trọng.
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong công tác văn thư là móc xích
nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
21


Như chúng ta đã biết trong qua trình giải quyết công việc của cơ
quan,công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc
trước mắt,có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm
phục vụ nghiên cứu lâu dài,giữ gìn bí mật nội dung tài liệu.
Qua khảo sát tôi thấy:công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND xã Vĩnh
Phúc đảm bảo yêu cầu,tài liệu trong hồ sơ có sự lien quan chặt chẽ với nhau,văn
bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có
thể dung làm bằng chứng pháp lý.Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ văn thư
cũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ
2 .2.2. Công tác lưu trữ
2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Căn cứ Danh mục hồ sơ, phối hợp với các đơn vị viên chức xác định
những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện.
- Hướng dẫn các đơn vị, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

- Chuẩn bị phòng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2.2.2.2. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do công chức,
viên chức bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan
- Phòng lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần
thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, quạt thông gió…
và thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng
gian bảo mật; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu.
22


- Phòng lưu trữ bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu bảo
quản trong hộp, sắp xếp lên giá, dán nhãn để tiện thống kê, tra cứu.
b) Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
•

Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ

- Công chức, viên chức và người lao động thuộc UBND xã Vĩnh Phúc.
- Công chức, viên chức và nguời lao động thuộc UBND huyện
- Cá nhân ngoài UBND xã Vĩnh Phúc.
•

Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đọc tài liệu tại chỗ

1.1. Đối với công chức, viên chức và nguời lao động thuộc UBND xã
Vĩnh Phúc cần có:
- Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Giấy giới thiệu hoặc Công văn đề nghị của lãnh đạo cơ quan( đối với
truờng hợp phục vụ mục đích công vụ).
1.2. Đối với công chức, viên chức và nguời lao động thuộc UBND huyện
cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3. Đối với cá nhân ngoài UBND xã Vĩnh Phúc cần có:
- Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu.
- Giấy giới thiệu hoặc Công văn đề nghị của cơ quan, tổ chức (đối với
truờng hợp phục vụ mục đích công vụ).
2. Mượn tài liệu
2.1. Thủ tục:
- Đối với công chức, viên chức và nguời lao động thuộc UBND xã Vĩnh
Phúc cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.2. Thời gian:
- Thời gian cho muợn không quá 10 ngày làm việc, trong truờng hợp cần
thiết có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc tiếp theo.
3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ
3.1. Đối với công chức, viên chức và nguời lao động thuộc UBND huyện
23


cần:
- Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu
cầu chứng thực lưu trữ.
- Truờng hợp phục vụ mục đích công vụ phải có Giấy giới thiệu hoặc
Công văn đề nghị của lãnh đạo cơ quan.
3.2. Đối với công chức, viên chức và nguời lao động thuộc UBND xã cần

đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu
chứng thực lưu trữ.
3.3. Đối với cá nhân ngoài UBND xã Vĩnh Phúc cần có:
- Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu.
- Trường hợp phục vụ mục đích công vụ phải có Giấy giới thiệu hoặc
Công văn đề nghị của cơ quan, tổ chức.
- Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu
cầu chứng thực lưu trữ
c) Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng lưu trữ của UBND xã.
•

Mang tài liệu ra khỏi phòng lưu trữ của UBND xã

+ Cho mượn về nơi làm việc (chỉ áp dụng đối với công chức, viên chức
của Trung tâm). Thời gian cho mượn không quá 10 ngày làm việc, trong trường
hợp cần thiết có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc tiếp theo.
+ Mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ của UBND xã để phục vụ công tác và
mang tài liệu ra nước ngoài. Thời gian mượn tài liệu được quy định như trên.
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ.
d) Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc
- Lãnh đạo cơ quan xét duyệt và quyết định cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu có độ mật theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức.
- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức xét duyệt và quyết định cho phép
khai thác, sử dụng đối với các loại tài liệu còn lại và cho mượn về nơi làm việc
(đối với viên chức của UBND).
24

- Lãnh đạo cơ quan quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ
Trung tâm để phục vụ công tác và mang tài liệu ra nước ngoài.
e) Yêu cầu khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ cơ quan phải hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu, lập Sổ đăng ký
độc giả để phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu; phục vụ kịp thời đúng đối
tượng và đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khi được cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
- Độc giả khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng lưu trữ phải tuân
thủ theo nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan và hướng dẫn của viên
chức lưu trữ.
- Độc giả phải bảo quản hồ sơ, tài liệu trong thời gian nghiên cứu, sử dụng
và phải giữ nguyên hiện trạng tài liệu như ban đầu.

25