Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện bài tiểu luận em đã nhận được sự
giúp đỡ tận tình của Ths. Trần Việt Hà - giảng viên học phần Tiêu chuẩn hóa và
tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ. Qua đây em xin gửi
lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô vì trong quá trình giảng dạy đã truyền thụ cho em
những kiến thức quý giá là hành trang quan trọng để em hoàn thành bài tiểu luận
này. Do hạn chế về thời gian cũng như năng lực nghiên cứu nên bài tiểu luận của
em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự
đánh giá, góp ý từ các thầy, cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhân
tôi do tôi thực hiện và chưa từng công bố trên bất kỳ phương tiện nào. Mọi số
lệu và dẫn chứng trong bài đều là những thông tin xác thực. Nếu sai tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
ST
T
1
2

TỪ VIẾT TẮT

TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT

TCVN
TCN

Tiêu chuẩn Việt Nam
Tiêu chuẩn ngành


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan
trọng trong nền hành chính nhà nước. Việc triển khai xây dựng và áp dụng tiêu
chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có
hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu
của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành
chính hiện đại. Có thể nói việc nghiên cứu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn là một
phương pháp quản lý mới nhằm tạo nên một quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lý
tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm soát được quá trình giải
quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất
lượng và hiệu quả của công tác quản lý. Do tính chất của công tác văn thư, lưu
trữ gồm nhiều quy trình phức tạp, thuật ngữ chuyên môn đặc thù và sử dụng
nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa,
hộp, giá… nên cần thiết phải được quy định thống nhất, hợp lý. Tiêu chuẩn hóa
trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện,
các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý
hóa. Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết
nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng
suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trong những

năm gần đây hoạt động xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ
đã nhận được sự quan tâm và có hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng
những hạn chế nhất định đòi hỏi các giải pháp đồng bộ. Vì vây em đã chọn đề
tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư,
lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất”.
2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về
công tác văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – cơ quan thực
hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn
5


thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm
quyền ban hành.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ phương pháp luận của chủ nghĩa mác – Lenin
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
+ Phương pháp phân tích tổng hợp.
+ Phương pháp phân loại hệ thống.
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế.
+ Thu thập thông tin qua mạng Internet.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về việc xây dựng tiêu chuẩn
trong công tác văn thư, lưu trữ;
- Tìm hiểu các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ mà Việt Nam đã ban hành
trong thời gian qua, đánh giá các ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích tìm ra
nguyên nhân của các tiêu chuẩn này;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng các tiêu
chuẩn về văn thư, lưu trữ.
4. Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung đề tài được chia làm ba chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn
thư, lưu trữ
Chương 2: Các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn thư, lưu trữ
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn đối với
công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam

6


Chương 1
VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1.

Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn

1.1.1. Khái niệm tiêu chuẩn
Theo nghĩa chung nhất tiêu chuẩn được hiểu là những quy định dùng làm
căn cứ đánh giá sự vật, hiện tượng, quá trình nhất định.
Theo Khoản 1 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Tiêu
chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để
phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các
đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và
hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng
văn bản để tự nguyện áp dụng”.
Tiêu chuẩn được công bố dưới dạng văn bản đảm bảo giá trị pháp lý. Tiêu
chuẩn được các cơ quan tỏ chức tự nguyện áp dụng nhưng trong một số trường
hợp bắt buộc áp dụng một phần khi nó được viện dẫn trong các văn bản quy

phạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật. Các quy định trong tiêu chuẩn phải
mang tính thống nhất, hợp lý và ổn định trong quá trình áp dụng .
1.1.2. Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật
Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Quy
chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu
quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng
khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh,
sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an
ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác. Quy
chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản
để bắt buộc áp dụng”.
7


1.1.3. Khái niệm tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa theo nghĩa chung được hiểu là việc xây dựng và áp dụng
các tiêu chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác.
Theo thuật ngữ chuyên môn tiêu chuẩn hóa được hiểu là một lnhx vực
hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến
hành dựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến
với sự tham gia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc
biệt là hoạt động sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống nhất mang lại hiệu quả
chung và có lợi nhất cho mọi người và xã hội.
1.2.

Ý nghĩa của tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối

với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất của công

tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều
biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa, hộp,
giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho các quy trình, quy
phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được đồng bộ hóa,
thống nhất hóa và hợp lý hóa. Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa rất cần thiết trong
công tác văn thư, lưu trữ:
+ Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tạo sự thống nhất về mặt
nghiệp vụ.
+ Nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ.
+ Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan.
+ Thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.
+ Văn bản hóa các quy trình công tác văn thư, lưu trữ.
+ Kiểm soát và cải tiến công tác văn thư, lưu trữ.
8


+ Sử dụng hợp lý trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học công nghệ.
+ Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính.
1.3.

Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay

- Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN số thứ tự của tiêu chuẩn: năm công bố - “tên tiêu
chuẩn”. Ví dụ: TCVN 9251: 2012 – “Bìa hồ sơ lưu trữ”
-

Tiêu chuẩn cơ sở: TCCS số thứ tự của tiêu chuẩn: Năm công bố / Ký hiệu cơ sở.
Ví dụ:TCCS 04 : 2007/ VPPHH

9


Chương 2
CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.1. Về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ
Thuật ngữ dùng trong công tác văn thư, lưu trữ hiện đại ở Việt Nam bắt
nguồn từ thời thuộc Pháp. Sau cách mạng Tháng Tám hệ thống thuật ngữ đó vẫn
tiếp tục được sử dụng cùng với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ với số
lượng ngày một nhiều lên nhưng vẫn chưa đảm bảo chính xác và thống nhất.
Đến năm 1992 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Từ điển Lưu
trữ Việt Nam” đề cập đến nhiều thuật ngữ thường dùng trong công tác văn thư,
lưu trữ như thể thức văn bản, tên loại văn bản, lạp hồ sơ, người làm văn thư,
người làm lưu trữ, thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,
bảo quản tài liệu, phông lưu trữ cá nhân… Tuy nhiên hệ thống thuật ngữ này vẫn
chưa thực sự đầy đủ, hoàn thiện và phù hợp với thực tiễn dẫn đến nhiều bất cập
khi áp dụng, gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình liên hệ, giải quyết
công việc cũng như cho công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với cơ quan
quản lý.
Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thư
lưu trữ không chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được
mở rộng, trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế. Sự thống nhất thuật ngữ văn
thư lưu trữ là một trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ,
thống nhất cách hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác
trong quá trình giải quyết, trao đổi công việc, thúc đẩy quá trình hợp tác, hội
nhập quốc tế diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bởi vậy, Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước cần nhanh chóng biên soạn và ban hành “Từ điển thuật ngữ văn thư
lưu trữ Việt Nam” trên cơ sở kết hợp giữa sản phẩm của đề tài “Xây dựng hệ
thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” và đề tài “Nghiên cứu giải thích các thuật
ngữ chuyên ngành lưu trữ” nhằm thống nhất việc sử dụng thuật ngữ văn thư lưu

trữ trong toàn quốc.
2.2. Về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác xây dựng và ban hành tiểu chuẩn đã được thực hiện một cách
10


nghiêm túc, khoa học. Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở kế thừa kết
quả của các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn trong
công tác văn thư, lưu trữ của một số nước. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã
thu thập nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và tìm ra các
giải pháp tối ưu cho các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu xây dựng được một số
tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc gia và tiêu chuẩn Ngành về những vấn đề
thiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ.
Trong đó các tiêu chuẩn về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ
được thể hiện rõ tại các tiêu chuẩn như:
- Tiêu chuẩn Quốc gia :
+ TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.
+ TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tiêu chuẩn ngành:
+ Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992
“Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết
định số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Bìa hồ sơ khi ban hành đã được áp dụng ở hầu hết các cơ quan Nhà nước, các
đoàn thể quần chúng và các lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. Các cơ quan đã in
bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn và phát cho công chức dùng trong việc lập hồ sơ công
việc và sử dụng trong lưu trữ hiện hành và lun trữ cố định. Việc ban hành và áp
dụng tiêu chuẩn này đã tạo nên sự thống nhất và đồng bộ trong việc sử dụng bìa

hồ sơ theo đúng quy cách.
+ TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến” đã được triển khai áp
dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức, góp phần vào
việc quản lý chặt chẽ văn bản đi – đến cũng như theo dõi quá trình quản lý giải
quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, tiêu chuẩn này đã thống nhất
kích thước của sổ đăng ký văn bản đi – đến dùng trong các cơ quan, tổ chức,
11


không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khác
nhau.
+ Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng
tài liệu.
+ Tiêu chuẩn ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
+ Tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành
chính.
2.3. Về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ
2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư
2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩn
hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ
và Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn
bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”. Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề
tiêu chuẩn hóa một số văn bản quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác
tại Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu. Vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu
trong các đề tài của những năm tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản
quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm
1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu văn bản quản lý hành chính – mẫu các quyết
định”, mã số 05-89 do ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 19981999 và Chương trình “Nghiên cứu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ
nhiệm đề tài là ông Dương Văn Khảm, mã số 2002:98-05, năm 2002-2006.

Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình
bày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày)
theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét
lần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cách
12


trình bày của một văn bản. Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo
quản tài liệu lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều
kích thước khác nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước.
Ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư só 01/2011/TT-BNV
Hướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư này quy
định rõ các thành phần thể thức bắt buộc, cách trình bày của văn bản hành chính
thông thường và bản sao văn bản tạo thuận lợi cho công tác quản lý thống nhất
trong quá trình ban hành, tăng tính thẩm mỹ cho văn bản. Tuy nhiên nội dung
văn bản vẫn chưa bao quát hết được về các thể loại văn bản hành chính cũng
như một số nội dung chưa phù hợp cần sửa chữa bổ sung.
2.3.1.2. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
Năm 2005 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số
425/VTLTNN-NVTW về việc quản lý văn bản đi, đến. Theo công văn này việc
tổ chức và quản lý giải quyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến
hành theo quy trình: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và
ngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; Đăng ký
văn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Lưu văn bản đi.
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Theo thông tư này việc tổ chức và quản lý giải
quyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: Tiếp nhận văn bản đến;
Đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hành
theo quy trình: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản; Đăng ký văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức
13


độ khẩn, mật; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; Lưu văn bản đi.
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng. Trong đó quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 2) và quy trình
quản lý, giải quyết văn bản đến (Phụ lục 1) khá rõ ràng và cụ thể.
2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ ban hành Nghị định số
58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu. Đến ngày 01 tháng 04 năm
2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.
Để đáp ứng nhu cầu của thực tiễn cũng như khắc phục những bất cập của
hai Nghị định trên, ngày 01 tháng 07 năm 2016, Chính phủ ban hành Nghị định
số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Các quy đinh trong Nghị
định mới này cụ thể hóa cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác
quản lý và sử dụng con dấu.
2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quy trình lập và quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc
tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ ban

hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004.
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong đó có quy định mẫu sổ đăng ký và chuyển
giao văn bản đi, đến, mẫu danh mục hồ sơ và mẫu biên bản giao nhận tài liệu.
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng. Hướng dẫn này ra đời đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác văn
thư, lưu trữ hướng đến thành lập văn phòng không giấy và chính phủ điện tử
14


trong tương lai. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu được tiến hành khoa học theo
TCVN ISO 9001:2000 (Phụ lục 3)
2.3.2. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ
2.3.2.1. Thu thập tài liệu và xác định giá trị tài liệu
Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ trách nhiệm, thời hạn và thủ tục giao nộp
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử, các
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là căn cứ pháp lý
quan trọng để công tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu được diễn ra
chính xác, thống nhất và hiệu quả. Hơn nữa việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng TCVN ISO 9001:2000 và TCVN ISO 9001:2008 vào công tác thu thập và
xác định giá trị tài liệu đã giúp công tác này diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và
đảm bảo quy trình.
2.3.2.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu
Ngày 19/5/2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành công văn
số 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Theo công văn
này quy trình chỉnh lý tài liệu gồm ba giai đoạn: chuẩn bị chỉnh lý, chỉnh lý và
kết thúc chỉnh lý.
Để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác chỉnh lý tài liệu cũng như hiện

thực hóa việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác chỉnh lý tài liệu,
ngày 01/06/2009 cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số
128/QĐ-VTLTNN ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO
9001: 2000 (Phụ lục 4) thay thế Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng
8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình
Chỉnh lý tài liệu.
2.3.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
Ngày 10 tháng 3 năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Hướng dẫn này đã quy định rõ ràng, cụ thể quy trình để xây dựng cho từng loại
cơ sở dữ liệu lưu trữ, giúp cho các cơ quan, tổ chức xây dựng các cơ sở dữ liệu
tra cứu một cách thống nhất, đúng quy trình, đảm bảo chính xác và hiệu quả.
15


2.3.2.4. Bảo quản, tu bổ, phục chế và thống kê tài liệu
Ngày 04 tháng 4 năm 1995, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành công văn số
111/LTNN-NVĐP Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong đó quy định các
tiêu chuẩn về nhà kho bảo quản, điều kiện bảo quản và trang thiết bị bảo quản
tài liệu lưu trữ hành chính. Năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời quy định các vấn đề
cơ ban về bảo quản, thống kê tài liệu lư trữ như trách nhiệm, quy trình, phương
pháp…
2.3.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Luật Lưu trữ 2011 quy định các vấn đề cơ bản về sử dụng tài liệu lưu trữ
như quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân, các hình thức khai thác,
sử dụng tài liệu, sao tài liệu, chứng thực tài liệu…
Đến ngày 01 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ Ban hành Thông tư số
10/2014/TT-BNV Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ
lịch sử. Thông tư này đã quy định rõ quyền và nghĩa vụ của độc giả, quyền và
trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và đặc biệt là quy trình khai thác sử dụng tài

liệu tại phòng đọc.
2.4 Về con người.
Việc áp dụng các tiêu chuẩn hóa vào công tác văn thư, lưu trữ không chỉ
áp dụng cho các trang thiết bị, quy trình nghiệp vụ mà đối với các cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và tất cả các cán bộ tại cơ quan, tổ chức nói
chung đều có những tiêu chuẩn để góp phần phát triển toàn diện hơn về công tác
văn thư, lưu trữ. Tuy không có một tiêu chuẩn cụ thể nào cho các cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ nhưng để bắt kịp với xu thế của xã hội thì các cán bộ
lầm công tác văn thư lưu trữ nên tự nâng cao hiểu biết của bản thân bằng việc
tìm hiểu các tiêu chuẩn kỹ thuật đặc biệt là TCVN ISO 9001:2008.

16


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM
3.1. Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư,
lưu trữ tại Việt Nam
3.1.1. Về ưu điểm
-

Đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa. Từ những năm đầu mới thành lập,
Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nhận thức được tầm quan trọng của công
tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ. Năm 1986, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn hóa đến năm
2000. Những tiêu chuẩn đã xây dựng và ban hành đều nằm trong định hướng về
công tác tiêu chuẩn hóa.

-

Có nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành đã
được xây dựng và ban hành. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu
xây dựng được một số tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành về những vấn đề
thiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, các tiêu
chuẩn về trang thiết bị bảo quản, sổ đăng ký công văn đi – đến, các tiêu chuẩn là
công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu,…

-

Các tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi. Trong hoạt động tiêu chuẩn
hóa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước các tiêu chuẩn đã được áp dụng rộng
rãi trong thực tế. Có thể kể đến là: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và
TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) là một tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với
các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường; Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đã được đại đa số cơ
quan Nhà nước áp dụng trong hoạt động soạn thảo văn bản của cơ quan mình.

-

Công tác xây dựng và ban hành tiêu chuẩn đã được thực hiện một cách nghiêm
túc, khoa học. Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở kế thừa kết quả của
các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn trong công tác
17


văn thư, lưu trữ của một số nước và kết quả thử nghiệm kỹ thuật. Cục Lưu trữ
Nhà nước đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo và gửi phiếu xin ý kiến đến các cơ
quan, tổ chức đối với dự thảo mỗi tiêu chuẩn. Qua đó, nhóm biên soạn đã tiếp
thu nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và tìm ra các giải

pháp tối ưu cho các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ.
-

Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có mối quan
hệ hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng tiêu chuẩn như: Văn
phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường (Bộ Khoa học và
Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung tâm Lưu trữ
các tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở sản xuất…
trong việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và ban hành tiêu chuẩn…
3.1.2. Về hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa trong công
tác văn thư, lưu trữ còn có những hạn chế, đó là:

-

Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở lại đây
chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài
liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa của Cục
không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa mới được chú
ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát triển dài hạn.

-

Việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng và áp dụng tiêu
chuẩn còn hạn hẹp so với ý nghĩa của các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ
là một nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng trong cả nước về lĩnh
vực văn thư, lưu trữ.

-

Nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú
nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn chế. Các lĩnh
vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật
chưa được tiêu chuẩn hóa. Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về thuật ngữ văn
18


thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm một cách thống nhất trong hoạt
động văn thư, lưu trữ như: các từ chuẩn, từ khóa…
-

Nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực
tế, những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết điểm của tiêu chuẩn chưa được
phản hồi lại đơn vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh.

-

Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến hành kịp
thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và các văn bản
hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và thực hiện
chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá
bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.

-

Nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận, áp dụng trong
thực tế do tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện khi sử dụng; việc giới thiệu,
hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các cơ quan lưu trữ chậm được triển khai; nhận
thức của các đơn vị sử dụng về thực hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các đơn vị
thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật đã

được ban hành…
3.1.3 Các giải pháp.
Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời giạn qua dã
được được những kết quả nhất định và có phạm vi áp dung rộng rãi trong công
tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên để nâng cao tiêu chuẩn
hóa trong công tác văn thư, lưu trữ thì cần có những giải pháp để tiêu chuẩn hóa
trong công tác văn thư, lưu trữ đạt được kết quả tốt nhất và em xin mạnh dạn đề
xuất một số giải pháp như sau:

- Xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ
và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù hợp. Trong đó, thực hiện tiêu
chuẩn hóa đối với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi
âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu tr.
- Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác nghiên
19


cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh phí thường xuyên cho việc
tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt
động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù hợp với
thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới.
- Tổ chức các lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng các
tiêu chuẩn đã ban hành đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các bộ,
ngành, cơ quan Trung ương và Lưu trữ các địa phương.
- tăng cường đầu tư nhân lực, cơ sở vật chất, điều kiện làm việc cho công tác văn
thư, lưu trữ tạo thuận lợi cho việc áp dụng tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu
trữ.
- Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ thành một trong những mục tiêu áp
dụng hệ thống tiêu chuẩn của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo cơ quan cần quán triệt

chặt chẽ việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan để
cán bộ công chức viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc, có trách nhiệm.
Có thể đề ra các biện pháp xử phạt và hình thức khen thưởng để thúc đẩy ý thức
trách nhiệm của mỗi thành viên trong cơ quan.
- Cần tiến hành rà soát, xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống tiêu chuẩn vào
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

20


KẾT LUẬN
Trước hết cần ý thức rằng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất
lượng phù hợp vào công tác văn thư lưu trữ là một sự nỗ lực của cơ quan nhà
nước trong cải cách nền hành chính nhà nước. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một
sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết
của lãnh đạo, bởi lẽ cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất
lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối
với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý trong công
tác văn thư lưu trữ.
Đồng thời, yếu tố con người cũng vô cùng quan trọng, trình độ hiểu biết
của mọi thành viên trong cơ quan nhà nước về việc áp dụng các tiêu chuẩn hóa
vào công tác văn thư, lưu trữ và sự tham gia tích cực của họ vào việc áp dụng
các tiểu chuẩn hóa giữ vai trò quyết định.Áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn
thư lưu trữ sẽ góp phần giúp cho cơ quan nhà nước đạt được những mục tiêu
chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong
quá trình hoạt động.
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
hóa gắn với việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả,
xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi công

việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ, góp
phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý nhà nước của cơ
quan, tổ chức nhà nước là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong cải cách
nền hành chính nhà nước hiện nay.

21


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ (2007), Nghị định số 127/NĐ-CP ngày 01/8/2007 quy định chi tiết thi

hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật năm 2006.
2. ThS. Trịnh Thị Hà – ThS. Dương Thị Thanh Huyền (2015), Hoạt động tiêu

chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962-2012.
3. Quốc hội khóa XI (2006), Luật số 68/2006/QH11 “Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ

thuật”.
4. Thủ tướng chính phủ (2006), Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 về việc

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước.
5. Giáo trình “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương ĐÌnh Quyền, Nguyễn Văn Thâm ( NXB Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990)
6. Tập bài giảng “ tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư – lưu trữ” của THs. Lê

Thị Nguyệt Lưu...
7. Tài liệu pháp lý: Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác tiêu chuẩn

hóa.
8. Tài liệu khảo sát thực tế: Các đề tài nghiên cứu của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà

nước liên quan đến tiêu chuẩn ngành về lưu trữ; các bài viết, nghiên cứu trao đổi
trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
9. Thủ tướng chính phủ (2014), Quyết định số 144/QĐ-TTg ngày 05/3/2006 về

việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước.

22


23


PHỤ LỤC
1. TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN
02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.
2. TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN
06:1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
3. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng theo
TCVN ISO 9001:2008

24


4. Lưu đồ quản lý văn bản đi trong môi trường mạng theo TCVN ISO

9001:2008

25