THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG
TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
NAM.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
- Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam
- Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam Air Petrol Company (VINAPCO).
-- Trụ sở chính của công ty đặt tại sân bay Gia Lâm số 202 đường
Nguyễn Sơn - Quận Long Biên – Hà Nội.
Tổng Công ty Hàng không Việt Nam được đánh giá là là ngành kỹ thuật
dịch vụ thuộc khối cơ sở hạ tầng và còn là ngành kinh tế mũi nhọn của mỗi
quốc gia. Trong điều kiện kinh tế mở, ngành Hàng không của nước ta còn đóng
vai trò hết sức quan trọng trong sự giao lưu phát triển kinh tế đất nước, là cầu
nối giữa các lục địa, rút ngắn khoảng cách và thời gian cho việc đi lại buôn bán,
vận chuyển giao thông, thông tin Khoa Học Công Nghệ giữa các quốc gia, các
tổ chức và cá nhân hoạt động kinh tế - xã hội.
Hoạt động của ngành Hàng không mang tính chất dây chuyền được
hình thành bởi nhiều ngành nghề khác nhau. Các ngành nghề này có mối
quan hệ mật thiết với nhau, đan xen, hỗ trợ nhau cùng phát triển.
Xăng dầu là nguồn nguyên liệu chính cho các thiết bị hàng không hoạt
động ở cả trên không và mặt đất. Để ngành Hàng không có thể hoạt động
bình thường, ổn định thì việc cung cấp nguyên liệu một cách liên tục là rất
cần thiết.
Ngày 11/02/1975 trên cơ sở Cục Hàng không Việt Nam quyết định
thành lập Tổng Cục Hàng Không Việt Nam (nay là Tổng Công ty Hàng
không Việt Nam) được đặt dưới sự lãnh đạo của quân uỷ trung ương Bộ
Quốc Phòng.
Xăng dầu vừa là vật tư vừa là hàng hoá và là vật tư hàng hoá chiến
lược nên nó ảnh hưởng lớn đến cân đối nền kinh tế, do vậy nhà nước đã trực

tiếp quản lý và phân cấp cho một số doanh nghiệp được phép trực tiếp được
xuất khẩu xăng dầu để đáp ứng nhu cầu trong cả nước. Theo thông tư số
1
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
1
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
04/BTM ngày 04/04/1994 của Bộ Thương Mại nước ta có 4 Doanh nghiệp
được xuất khẩu xăng dầu là:
1. Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX).
2. Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam (VINAPCO).
3. Tổng công ty Xuất nhập khẩu dầu khí Việt Nam (PETEC).
4. Công ty dầu khí Sài Gòn (Sài Gòn PETRO).
- Công ty Xăng dầu Hàng không (Vinapco) được thành lập theo quyết
định số 768/QĐ-TCCBLĐ ngày 22 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ
Giao thông Vận tải và chính thức đi vào hoạt động từ Tháng 7 năm 1993.
Đến ngày 9 tháng 6 năm 1994, Công ty thành lập lại theo quyết định số
847/QĐ-TCCBLĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và được giao chức
năng xuất nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm hóa dầu.
Công ty xăng dầu hàng không đã từng bước vượt qua khó khăn, cạnh
tranh của cơ chế thị trường để xây dựng và trở thành nhà cung ứng nhiên
liệu hàng không có uy tín cho các hãng hàng không Quốc tế và Nội địa ở
Vịêt Nam.
Với đội ngũ trên 1.000 cán bộ công nhân viên được đào tạo, Công ty
Xăng dầu hàng không Việt Nam là nhà cung ứng nhiên liệu hàng đầu cho
các hãng hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam.
Nhiên liệu được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như:
Singapore, Trung Quốc… Để đáp ứng yêu cầu về các chỉ tiêu chất lượng của
nhiên liệu tra nạp cho máy bay, Công ty đã đầu tư xây dựng 03 phòng thí
nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025:2005 với 11 phép thử tiêu

chuẩn.
Công ty cũng đang đầu tư trang bị các xe tra nạp hiện đại; cải tạo bổ
sung các phương tiện vận chuyển nhiên liệu hàng không chuyên dùng đảm
bảo an toàn chất lượng nhiên liệu và dịch vụ tra nạp nhiên liệu tại các sân
bay.
Bên cạnh đó, việc đầu tư xây dựng hệ thống kho cảng đầu nguồn, các
kho trung chuyển và các cửa hàng bán xăng dầu tại các địa phương trong cả
nước đang gấp rút hoàn thành và đưa vào sử dụng.
2
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
2
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Chất lượng sản phẩm Jet A-1 của VINAPCO đáp ứng Tiêu chuẩn
Quốc gia TCVN 6426 và Yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng
cho hệ thống hoạt động chung (AFQRJOS) do tổ chức quốc tế JIG ban hành.
Tiêu chuẩn này là tổng hợp của hai tiêu chuẩn ngặt nghèo sau:
+ Tiêu chuẩn của bộ quốc phòng Anh DEF STAN 91-91:Nhiên liệu
tuốc bin Hàng không gốc Kerosine loại JET A-1 phát hành mới nhất.
+ Tiêu chuẩn ASTM D1655-06d Nhiên liệu tuốc bin Hàng Không
loại JET A-1 phát hành mới nhất.
Bên cạnh việc cải tiến và đầu tư hiện đại cơ sở vật chất, Công ty Xăng
dầu Hàng không đã xây dựng một phương thức quản lý mới, phù hợp với xu
thế của thời đại. Đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001- 2000. Được Công ty xây dựng từ năm 2000 và được tổ chức QMS
đánh giá, công nhận năm 2001. Với phương châm: “ Chất lượng, hiệu quả,
an toàn, thoả mãn các nhu cầu của khách hàng” là cam kết của toàn bộ cán
bộ, công nhân viên Công ty Xăng dầu Hàng không nhằm cung cấp cho
khách hàng nhiên liệu hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, với
dịch vụ tra nạp không ngừng được cải tiến và luôn thoả mãn mong đợi của

khách hàng.
Từ đó đến nay, hệ thống quản lý của công ty vẫn duy trì hoạt động
theo tiêu chuẩn và ngày càng có nề nếp, hiệu quả thông qua các cuộc đánh
giá giám sát định kỳ của QMS.
Từ lĩnh vực quản lý đối với hai sản phẩm chính là cung cấp nhiên liệu
Jet A-1 và cung cấp dịch vụ tra nạp tại các sân bay chỉ được áp dụng tại các
Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không và cơ quan Công ty, hiện nay hệ thống
đang được xây dựng và sẽ áp dụng thêm tại Văn phòng Đối ngoại Xí nghiệp
Dịch vụ Vận tải-Vật tư kỹ thuật (Đơn vị làm nhiệm vụ chuyên chở nhiên
liệu hàng không từ kho đầu nguồn về các kho sân bay) trong năm 2008
nhằm khép kín việc quản lý đối với nhiên liệu Jet A-1, từ khâu nhập khẩu
đến khi xuất nhiên liệu lên máy bay cho các hãng Hàng không.
Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước trực
thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, được thành lập trên cơ sở 3 xí
3
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
3
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
XNXDHK MIỀN BẮC XN D.VỤ V.TẢI V.TƯ K.THUẬT XDHKXNTMDKHK MIỀN BẮC CHI NHÁNH CTY XD TẠI NGHỆ ANXNTMDKHK MIỀN XNXDHK MIỀN XNXDHK MIỀN TRUNG
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
nghiệp Xăng dầu Hàng không theo 3 miền lãnh thổ. Năm 1994 đến năm 1998,
Công ty đã phát triển và thành lập thêm Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải Vật tư Kỹ
thuật Xăng dầu Hàng không, Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc và Xí
nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam, Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ
An được thành lập năm 2003:
1.Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Bắc.
2. Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Trung.
3. Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Nam.
4. Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải Vật tư Kỹ thuật Xăng dầu Hàng không.

5. Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc.
6. Xí nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam.
7.Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ An.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG
KHÔNG VIỆT NAM.
2.1.2 Đặc điểm kinh doanh chủ yếu.
* Đặc điểm.
4
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
4
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một Doanh nghiệp 100%
vốn Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam.
- Hiện Công ty đang quản lý 7 Công ty con và chi nhánh tại 3 miền lãnh
thổ của đất nước.
- Mặt hàng kinh doanh của Công ty là 100% Nhiên liệu dầu mỏ nhập
khẩu từ thị trường quốc tế.
- Chất lượng sản phẩm JetA-1 của Công ty đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia
TCVN 6426 và yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống
hoạt động chung do tổ chức JIG ban hành.
- Công ty xây dựng một phương thức quản lý mới phù hợp với xu thế của
thời đại đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2008.
* Hoạt động kinh doanh chủ yếu.
Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam tổ chức thực hiện các hoạt
động cung ứng nhiên liệu dầu JET>A1 cho các hãng Hàng không nội địa và
các Hãng Hàng không Quốc tế hạ, cất cánh tại các sân bay của Việt Nam.
2.1.3 Tình hình sử dụng lao động và sản xuất kinh doanh của công ty.
* Tình hình sử dụng lao động.
Cùng với sự phát triển trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

yêu cầu về cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan,
Công ty cũng đòi hỏi càng cao cả về số lượng và chất lượng.
Hiện nay, tổng số lao động của Công ty là 1300 CBCNV, do đặc điểm
loại hình kinh doanh, tính chất công việc nên lao động chủ yếu của công
ty là lao động, nam cụ thể là năm 2008 lao động nữ chiếm khoảng 23%
tổng số CBCNV, lao động nam chiếm 77% tổng số CBCNV.
Trình độ chuyên môn của người lao động là một trong những yếu tố
quyết định thắng lợi trong kinh doanh. Do đó để tạo điều kiện cho
CBCNV làm việc tốt, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao về chất
lượng người lao động Ban lãnh đạo đã thường xuyên mở các khóa đào
tạo ngắn hạn, tạo điều kiện thuận lợi cả về mặt thời gian cũng như vật
chất, khuyến khích CBCNV đi học để nâng cao trình độ.
Theo thống kê năm 2008 lao động trình độ trên Đại học là 430 người
chiếm 33% Tổng sô CBCNV.
BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY
STT
Các chỉ tiêu
Năm
Đơn vị
2006 2007 2008
1 Tổng số CBCNV 1180 1220 1300 Người
2 Tổng số lao động nữ 250 270 300 Người
3 Tổng số lao động nam 930 950 1000 Người
4 Trình độ chuyên môn
- Tiến sĩ 5 5 5 Người
- Thạc sĩ 18 20 25 Người
5
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
5
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Kỹ sư, Kiến trúc sư 295 305 400 Người
- Kỹ thuật viên 250 300 400 Người
- Nhân viên kỹ thuật và các loại khác 612 590 470 Người
(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ)
Với đội ngũ công nhân viên được tuyển chọn qua một quy trình tuyển
chọn một cách khoa học và kỹ lưỡng thông qua các bước hoạch định và
tuyển dụng nhân sự căn cứ vào chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế
hoạch sử dụng lao động và đặc trưng công việc…công ty đã luôn đảm
bảo được khối lượng nhân viên phù hợp với yêu cầu của khối lượng công
việc, có trình độ đáp ứng được nhu cầu công việc và nâng cao hiệu quả
kinh doanh của Công ty.
Ngoài ra, với đội ngũ lao động trên công ty còn thường xuyên có
chính sách đào tạo, bồi dưỡng, khích lệ động viên CBCNV, đầu tư hiện
đại hóa trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào thực hiện
công việc để họ có điều kiện làm việc tốt, phát triển bản thân và đáp ứng
tốt yêu cầu công việc đặt ra.
BẢNG THỐNG KÊ TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TẠI PHÒNG VĂN
THƯ CÔNG TY
STT Nhân viên Trình độ Tuổi đời Tuổi nghề
1 Phạm Thu Hà Tại chức Học viện Hành Chính 43 19
2 Nguyễn Kim Hạnh Sơ cấp 40 20
3 Nguyễn Thị Hương Trung cấp VTLT 31 9
4 Đặng Thị Thu Trung cấp VTLT 30 8
(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ)
Với số lượng nhân viên phòng văn thư hiện nay của Công ty về số
lượng (4 người) đã đáp ứng đủ về số lượng, đều là những nhân viên đã có
tuổi đời trong nghề, có kinh nghiệm trong công việc, tuy nhiên về trình
độ cũng như kỹ năng làm việc của nhân viên bộ phận văn thư Công ty
hiện nay vẫn chưa thực sự đạt yêu cầu về trình độ tin học, ngoại ngữ

cũng như kỹ năng nghiệp vụ còn mang tính chất thủ công, chưa thực sự
bài bản. Vì thế để bộ phận Văn thư công ty hoạt động có hiệu quả hơn
Công ty cần đưa ra những chính sách tuyển mới hoặc có những khoá đào
tạo để nâng cao trình độ cho CBCNV phòng văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu
công việc.
* Tình hình sản xuất kinh doanh.
Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây
mặc dù phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức của thị trường
nhưng luôn giữ mức ổn định và có những mức tăng trưởng đáng kể. Ở
giai đoạn năm 2008 so với năm 2007 doanh thu tăng xấp xỉ 1.04 lần, sản
lượng tăng 1.037lần, lợi nhuận trước thuế tăng 1.26 lần, nộp ngân sách
tăng 1.15 lần, vốn đầu tư và phát triển tăng 1.25 lần.
6
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
6
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
BẢNG KẾT QUẢ MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH HOẠT ĐỘNG
SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY
XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG NĂM (2007 – 2008).
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính
Năm So sánh
2007 2008 2008/2007
1 Sản lượng Tấn 520000 561000 1.036522
2 Doanh thu Tỷ đồng 7400 10300 1.391892
3 Chi phí Tỷ đồng 7305 10180 1.286979
4 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 95 120 1.263158
5 Lợi nhuận sau thuế Tỷ đồng 68.4 86.4 1.263158
6 Nộp ngân sách Tỷ đồng 400 460 1.15
7 Vốn đầu tư và phát triển Tỷ đồng 40 50 1.25

( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Qua bảng trên cho ta thấy doanh thu của Công ty qua 2 năm gần đây có
xu hướng tăng mạnh, năm 2008 do giá xăng dầu thế giới tăng mạnh nên tuy
sản lượng tăng không nhiều nhưng doanh thu và lợi nhuận tăng lên rất đáng
kể.
Do đặc thù của loại hàng hoá kinh doanh chịu ảnh hưởng rất lớn bởi biến
động của nền kinh tế thị trường nên hoạt động kinh doanh của công ty gặp
nhiều khó khăn. Nhưng dưới sự điều hành kịp thời, sát sao của ban lãnh đạo
cơ quan và sự nhiệt tình cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cùng
với đó là việc thay thế các trang thiết bị lạc hậu xuống cấp và nâng cấp cơ sở
hạ tầng để phù hợp với xu thế phát triển tiên tiến trên thế giới, bất chấp mọi
khó khăn công ty vẫn hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao.
2.1.3 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng trong những
năm tới.
* Thuận lợi.
Hệ thống kho bể, phương tiện tra nạp được trang bị , được thành lập từ
những năm 80 với đội ngũ CBCNV lành nghề, dày dặn kinh nghiệm công
tác là thế mạnh rất lớn của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam trong
thời gian tới khi xuất hiện những đối thủ cạnh tranh mới gia nhập ngành.
Kết hợp với sự năng động nhạy bén trong việc tìm kếm thị trường đầu
ra, đầu vào và thực hiện hàng loạt các hoạt động nhằm tìm kiếm và khai thác
thêm những khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh ngoài ngành
Công ty đã hoàn thành rất tốt công tác chiếm lĩnh thị trường, duy trì mối
7
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
7
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
quan hệ tốt đẹp với những bạn hàng trong và ngoài nước ở cả hai thị trường,
luôn đảm bảo có được lượng khách ổn định và ngày càng phát triển.

Với mạng lưới các chi nhánh trải dài khắp các miền đất nước rất thuận
lợi cho việc cung ứng nhiên liệu cho các hãng hàng không tại các sân bay
trên cả nước.
Là một trong 11 đầu mối nhập khẩu xăng dầu chuyên phục vụ cho
ngành hàng không.
Những thuận lợi trên đã tạo điều kiện cho Công ty luôn vươn lên đứng
vững và phát triển trong nền kinh tế hiện nay.
* Khó khăn.
Bên cạnh những thuận lợi Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam
đang phải đối mặt với không ít những khó khăn như sau:
- Xăng dầu là loại hàng hoá thiết yếu chịu sự ảnh hưởng rất lớn của nền
kinh tế thị trường. Suy thoái kinh tế toàn cầu ảnh hưởng rất lớn tới chi tiêu
của người tiêu dùng đặc biệt là các loại hàng hoá mang tính chất dịch vụ cao
đòi hỏi chi phí cao đặc biệt là nhu cầu đi lại bằng máy bay phục vụ du lịch
dẫn tới trong thời gian hiện nay và tới đây Công ty cũng như nhiều công ty
khác phải đối mặt với khó khăn thách thức lớn.
- Chính phủ đã cho phép một số các doanh nghiệp chính thức được
tham gia vào kinh doanh xăng dầu hàng không dẫn tới lượng khách hàng
trong những năm tới sẽ bị chia sẻ cho các hãng cung ứng xăng dầu hàng
không khác là một thách thức rất lớn đối với Công ty.
- Trong những năm trước đây mặt hàng mà Công ty kinh doanh là loại
mặt hàng kinh doanh độc quyền trên thị trường Việt Nam nên việc kinh
doanh còn thiếu chủ động và thiếu sự cạnh tranh, nhưng trong thời gian tới
phải đối mặt với những thách thức mới, xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh
mới là một khó khăn lớn đòi hỏi cả Ban Lãnh đạo cũng như toàn thể
CBCNV trong Công ty cần phải nỗ lực cố gắng hết mình để tiết kiệm chi
phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để tạo ra sản phẩm có tính cạnh tranh cao
trên thị trường.
8
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P

8
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Trong năm 2009 theo quyết định của Thủ tướng chính phủ công ty sẽ
thay đổi cơ cấu quản lý từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần,
sẽ gặp phải những khó khăn trong giai đoạn đầu.
Những khó khăn này tưởng chừng là đơn giản song nó có ảnh hưởng
rất nhiều đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vấn đề
này luôn được ban lãnh đạo Công ty tìm mọi cách tháo gỡ và khắc phục từng
bước những khó khăn trên.
* Phương hướng và nhiệm vụ trong thời gian tới.
Cũng như các Doanh nghiệp khác, để hoạt động Kinh doanh của mình có
kết quả và mang lại nhiều hiệu quả hơn, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt
Nam cũng đã đề ra những định hướng và mục tiêu, nhiệm vụ phát triển của
Công ty như sau:
- Những năm tới do phải đối mặt với việc xuất hiện các đối thủ cạnh
tranh công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cụ thể để đem lại sản phẩm
có tính cạnh tranh cao trên thị trường như sau:
+ Về con người : Nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ, vai trò tráhc
nhiệm, thái độ làm việc của toàn thể CBCNV trong Công ty bằng các
khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ.
+ Về trang thiết bị: Hiện đại hoá trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tra
nạp đáp ứng yêu cầu cạnh tranh.
+ Tiết kiệm chi phí, giảm giá thành cung ứng dịch vụ phục vụ chính sách
giá trong kinh doanh.
+ Nâng cao chất lượng phục vụ, đưa ra những chính sách ưu đãi để thu
hút khách hàng.
+ Mở rộng thị trường kinh doanh trong lĩnh vực ngoài ngành: Phục vụ lợi
ích dân sinh, tìm các đối tác mới, tích cực tìm kiếm những vị trí địa lý có
lợi thế thương mại để xây dựng các cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

“ An toàn và chất lượng là hàng đầu” là chiến lược phát triển của Công
ty trong những năm tới.
Với đặc thù của ngành hàng không đòi hỏi tính an toàn cao, việc cung
cấp nhiên liệu phải tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn, qui định quốc tế và
trong nước nên công ty đã xây dựng và từng bước hoàn chỉnh các qui trình
đảm bảo chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ trong tiếp nhận, bảo quản,
vận chuyển và tra nạp nguyên liệu cho máy bay.
Về cơ bản, các phương tiện tra nạp di động của công ty tại các sân bay
quốc tế là những phương tiện hiện đại, có kỹ năng, kỹ thuật tiên tiến nhằm
thực hiện mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến là chất lượng sản
phẩm, công tác an toàn phòng cháy chữa cháy đáp ứng qui định của quốc tế.
9
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
9
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Đây cũng chính là một trong những thước đo cho doanh nghiệp phát triển
trong môi trường hội nhập.
Mặc dù trước cuộc khủng hoảng tài chính thế giới năm 2008 nhưng với
sự quyết tâm, chủ động sáng tạo, mạnh dạn đổi mới công nghệ, phát triển thị
trường, lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty quyết tâm
vượt qua thử thách khó khăn này, tổ chức sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả
cao, thương hiệu Vinapco sẽ không ngừng vươn xa.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
10
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
10
BAN GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

BAN HÀNH HÍNH
BAN AN NINH AN TOÀN
P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁNP.THỐNG KÊ TIN HỌC P.KINH DOANH - XNK
VĂN PHÒNG ĐẢNG - ĐOÀN THỂ
BAN TH.KÊ
BAN TIN HỌC
BAN TÀI CHÍNH
BAN KẾ TOÁN
BAN CHẾ ĐỘ
BAN QUẢN LÝ VỐN ĐẦU TƯ
P.KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ
BAN XÂY DỰNG CƠ BẢN
BAN KẾ HOẠCH
P.KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
BAN ĐB CHẤT LƯỢNG
BAN KỸ THUẬT
Ghi chú:Qhệ chỉ đạo:Qhệ hiệp đồng:
BAN THƯ KÝ ĐỐI NGOẠI
ĐỘI XE VĂN PHÒNG
P.TỔ CHỨC CÁN BỘ
BAN TIỀN LƯƠNG
BAN ĐÀO TẠO
BAN Y TẾ
BAN MARKETTING
BAN XUẤT N.KHẨU
BAN KINH DOANH
BAN KDXD NGOÀI NGÀNH
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
11
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P

11
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.
* Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Đối ngoại.
Chức năng :
Văn phòng đối ngoại là một cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám Đốc
Công ty về công tác quản lý Hành chính, Đối nội, Đối ngoại, An ninh - An
toàn.
Nhiệm vụ:
- Quản lý hành chính, đối nội
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình công tác của lãnh đạo
công ty.
+ Giải quyết các công việc, sự vụ theo sự ủy quyền của Giám đốc Công
ty
+ Chủ trì, phối hợp các đầu mối trong các tác nghiệp có liên quan đến
nhiều phòng ban, đơn vị. Tiếp nhận và tổng hợp các đề xuất, kiến nghị
của các phòng, ban, đơn vị trình Giám đốc Công ty.
+ Theo dõi, tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức
và ghi chép nội dung các cuộc giao ban của Công ty.
+ Thực hiện công tác quản lý hanh chính, văn thư, lưu trư theo các
nguyên tắc, chế độ, quy định của Nhà nước và Công ty về công tác Văn
thư lưu trữ, bảo mật.
+ Quản lý đất đai, nhà cửa, trang thiết bị, hệ thống điện, nước thuộc khu
vực cơ quan công ty. Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, sửa chữa, tu bổ
nhà cửa, các tài sản, trang thiết bị cơ quan Công ty.
+ Hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ
Văn phòng của các đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Thực hiện công tác quản lý xe ôtô của cơ quan Công ty, đảm bảo
phương tiện đi lại cho ban giám đốc và khối cơ quan, các đơn vị ra công

tác tại công ty.
- Nhiệm vụ Đối ngoại:
+ Giao dịch và quan hệ với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể,
cá nhân trong nước và quốc tế đến liên hệ công tác.
+ Tham gia xây dựng đề án, kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế và tổ
chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức các hội
nghị trong nước và hội thảo quốc tế của Công ty.
+ Chủ trì phối hợp với phòng TCCB làm thủ tục hành chính cho các đoàn
ra, đoàn vào theo phân cấp của Công ty.
+ Tổ chức lễ tân, tiếp khách văn minh, lịch sự, chu đáo.
+ Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quan
tuyên truyền thông tin đại chúng.
- Nhiệm vụ pháp chế:
12
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
12
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế; bảo đảm tính pháp lý
của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty.
+ Tham gia đàm phán, ký kết và giải quyết các tranh chấp hợp đồng kinh
tế, thương mại quốc tế.
- Nhiệm vụ An ninh – An toàn:
Đảm bảo an toàn an ninh an toàn trong trụ sở làm việc của Công ty.
Giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty về
công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty
+ Soạn thảo nội quy an toàn, quy định về công tác An ninh - An toàn,
phòng chống cháy nổ, công tác bảo vệ nội bộ trong công ty.
+ Phổ biến các chủ trương, quy định của các cơ quan nghiệp vụ cấp
trên cho các đơn vị trong Công ty.

+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ An ninh - An toàn,
phòng chống cháy nổ trong Công ty. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các
phương án phòng chống cháy nổ tại các khu vực kho bãi, bồn bể, xe tra nạp
của các xi nghiệp.
+ Tổ chức huấn luyện về công tác bảo vệ nội bộ, An ninh - An toàn và
phòng chống cháy nổ
+ Theo dõi tình hình An ninh - An toàn và kiểm tra, giám sát việc thực
hiện công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ của các đơn vị trong
Công ty.
+ Tổ chức kiểm tra, xác minh các trường hợp nghi vấn, hoặc các
trường hợp khác theo yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ
+ Phối hợp với chính quyền công an địa phương ngăn ngừa, phòng
chống các tệ nạn xã hội tại các địa bàn Công ty hoạt động.
+ Kiểm tra nhắc nhở mọi người thực hiện các chế độ, nội quy an toàn,
nội quy Phòng cháy chữa cháy và các quy định khác do Công ty đề ra.
+ Tổ chức tuần tra canh gác, đảm bảo an toàn khu vực nhà điều hành của
Công ty.
* Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Đảng – Đoàn thể.
- Đây là một cơ quan tham mưu, giúp việc cho Đảng uỷ, Giám đốc Công
ty về công tác Đảng, Đoàn thể và hướng dẫn các thông tư, nghị định , đường
lối của Đảng để Công ty hoạt động và phát triển theo đúng định hướng mà
13
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
13
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Đảng đã đề ra . Ngoài ra còn có nhiệm vụ xây dựng và phát triển Đảng trong
quần chúng nội bộ Công ty làm cho chi bộ Đảng của Công ty ngày càng
vững mạnh .
- Phổ biến những thông tư, nghị định của Đảng, Đoàn.

- Thường xuyên tổ chức các phong trào, hoạt động bề nổi của đoàn
thanh niên tới các Đoàn viên trong Công ty: Thi đua khen thưởng, thể dục
thể thao, tình nguyện, các chương trình văn nghệ…
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Thống kê Tin học.
- Làm công tác thống kê và nối mạng tin học trong quản lý
- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về quản lý số liệu Xuất,
Nhập, Tồn.
- Xây dựng, quản lý, giám sát các định mức theo quy định.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu.
- Biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo công ty và các cuộc
Meeting, hội nghị, hội thảo. Chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hội nghị,
hội thảo của Công ty.
- Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế, bảo đảm tính pháp lý
của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty.
- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban Giám đốc:
+ Tổ chức đầu thầu nhà cung ứng.
+ Thay mặt Giám đốc ký hợp đồng bán hàng .
- Xuất nhập khẩu đảm bảo nguồn hàng hoá.
- Quảng cáo, xây dựng các trang web, tổ chức hội nghị khách
hàng…
- Ban kinh doanh ngoài ngành:
+ Phát triển hệ thống các cửa hang bán lẻ
+ Tìm đối tác bán hàng trong lĩnh vực xăng dầu ngoài ngành.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức Cán bộ.
- Giúp Lãnh đạo cơ quan phối hợp với các phòng ban xây dựng quy
chế làm việc của Công ty.
- Làm công tác tổ chức nhân lực, tiền lương, các chế độ chính sách.
- Đào tạo mới và tổ chức các lớp học về nghiệp vụ cho
CBCNV.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán.

- Ban tài chính :
+ Giúp ban Giám đốc đảm bảo tiền vốn để đáp ứng yêu cầu nhập
khẩu xăng dầu.
+ Thu hồi tiền bán hàng.
14
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
14
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Vay, thanh toán các khoản nợ vay đến hạn.
- Ban kế toán thanh toán:
+ Thanh toán các khoản phí: Hội nghị, tiếp khách, xăng xe.
+ Quyết toán hạng mục chương trình đã đầu tư.
- Ban đầu tư vốn:
Phân tích tài chính các dự án đầu tư tại công ty và ra ngoài Công ty:
mua, bán cổ phiếu, trái phiếu…
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Đầu tư.
- Ban kế hoạch:
+ Xây dựng và quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm của
các đơn vị khác.Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Xây dựng các dự án đầu tư của Công ty: Mua sắm trang thiết bị,
xây dựng…
+ Tập hợp hế hoạch của các phòng ban.
- Ban xây dựng cơ bản:
+ Quản lý, giám sát các công trình xây dựng, dự án đầu tư.
+ Hướng dẫn quy trình về đầu tư xây dựng, thủ tục đấu thầu.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật - Công nghệ.
Giúp ban lãnh đạo về các mặt:
- Đảm bảo chất lượng xăng dầu: kiểm tra chất lượng các lô hàng nhập
về, tra nạp và tiếp lên tận máy bay.

- Xây dựng quy trình quy định về kỹ thuật, phương tiện vận tải và
phương tiện tra nạp.
- Tham gia các dự án về mặt kỹ thuật phương tiện.
2.1.5 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính quản trị.
2.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Đối ngoại.
15
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
15
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI
BAN THƯ KÝ
(Nguồn: Cẩm nang nghiệp vụ công tác Văn phòng Công ty.)
TẠP VỤ LỄ TÂNĐIỆN NƯỚC TỔNG ĐÀI VĂN THƯ LƯU TRỮ
ĐỘI XEBAN AN NINH AN TOÀNBAN HÀNH CHÍNH
TỔ PHỤC VỤ TỔ VĂN THƯ
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
16
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
16
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
a, Chánh Văn phòng.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm điều hành toàn diện mọi hoạt động của
Văn phòng Đối ngoại.
- Phụ trách công tác tổ chức, quản lý lao động, công tác thi đua, khen thưởng.
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban thư ký đối ngoại, Ban an ninh an toàn.
b, Phó chánh Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành công việc
khi Chánh văn phòng đi vắng.
- Tham gia các chương trình của Công ty như: Chương trình đào tạo nâng

cao kiến thức tổng hợp, chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Chánh văn phòng ủy quyền.
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban hành chính, Đội xe Văn phòng.
c,Ban thư ký.
Chức năng:
Ban thư ký có chức năng giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong các mối
quan hệ điều hành sản xuất kinh doanh, tiếp khách giao dịch và các công tác đối
ngoại khác phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh. Giúp ChánhVăn phòng thực
hiện công tác tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiện
chương trình công tác của Lãnh đạo Công ty.
Nhiệm vụ:
+ Dự kiến kế hoạch, chương trình công tác tuần, quý, tháng, năm của
Lãnh đạo Công ty và giúp Lãnh đạo Công ty thực hiện kế hoạch, chương trình
công tác đã được phê duyệt.
+ Tiếp nhận, tổng hợp văn bản trình Lãnh đạo Công ty, phối hợp các đơn
vị trực thuộc Công ty thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Lãnh đạo Công ty.
+ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho
các cuộc họp giao ban tuần, tháng. Phối hợp với các phòng ban chức năng có
liên quan chuẩn bị nội dung họp giao ban quý và các hội nghị khác của Công ty
theo yêu cầu của Lãnh đạo.
+ Tổng hợp kế hoạch năm của khối cơ quan công ty.
+ Biên dịch, phiên dịch các tài liệu của lãnh đạo Công ty và các cuộc họp
hội nghị, hội thảo, meeting khi có yêu cầu, chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hội
nghị hội thảo của Công ty.
17
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
17