Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan

LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là Nguyễn Hồng Hạnh, tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề
tài : “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập. Hãy tư vấn
cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu
Trữ của cơ quan”
Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong bài viết này.
Hà Nội, ngày 19 tháng 5

năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

Trung tâm

2

VTLT

Văn thư lưu trữ

3

CC,VC

Công chức, Viên chức

Trung tâm Khoa học và Công Nghệ
Văn Thư – Lưu Trữ


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
a. Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ.
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn
phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực
tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có
chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư
lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
b. Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần

nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải
quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.

4


Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt
chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ
gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí
lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh

trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ
tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc
của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài
liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo
thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác
khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

5


Có thể nói, công tác VTLT là công tác tham mưu cần thiết, giúp cho
lãnh đạo cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là
nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức. Và đây, cũng là lý do tôi
chọn đề tài: “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập.
Hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công
tác Văn Thư – Lưu Trữ của cơ quan”
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu:
. - Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu Trữ.
- Phòng Hành chính – Tổ chức
2.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn
thư – Lưu Trữ.
- Cách thức quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ ở Trung tâm Khoa học
và Công nghệ Văn Thư- Lưu Trữ.

3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cách thức quản lý công tác VTLT
của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ.
- Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác
Văn Thư – Lưu Trữ của cơ quan.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư – Lưu trữ, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
-

Nghiên cứu tài liệu.
Quan sát thực hiện công tác VTLT.
Tham khảo nguồn thông tin từ Văn thư cơ quan.
Trực tiếp trao đổi với cán bộ văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Trung tâm.
5. Cấu trúc của đề tài
6


- Sau đây là bài báo cáo thu hoạch tại Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư – Lưu Trữ . Phần nội dung báo cáo được chia làm ba chương
chính như sau:
Chương 1. Vài nét về Trung Tâm Khoa học và Công nghệ Văn thưLưu trữ.

7


Chương 2. Thực trạng Công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và
Công nghệ Văn thư- Lưu trữ.

Chương 3.Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ
quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ của cơ quan.

8


CHƯƠNG 1
VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu
trữ
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự
nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tiền thân của Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là Trung tâm Nghiên cứu khoa học
lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm
1988 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng
4 năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số
38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Nghiên cứu khoa học. Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiên
cứu khoa học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; giúp Cục
trưởng tổ chức và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế
về văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Để ứng dụng và chuyển giao kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa
học vào thực tiễn công tác của ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm
2009 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐVTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ. Theo Quyết định này,

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng
nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn
thư, lưu trữ.

9


Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lại
đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức
năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn
vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ. Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý
các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục.
Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong ngành
Lưu trữ Việt Nam. Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trực tiếp là
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm
lặng của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vào quá trình
phát triển vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triển trong nhận
thức của toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳng định vai trò
của ngành Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
1.1.2. Vị trí và chức năng
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ là tổ chức sự
nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng nghiên cứu,
ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp
nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.

1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thực hiện các
nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện kế
hoạch khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn, ban hành quy
10


chuẩn kỹ thuật về văn thư, lưu trữ.
- Nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng về văn thư, lưu trữ.
- Ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ.
- Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn
kỹ thuật và sáng kiến về văn thư, lưu trữ.
- Bổ sung, biên tập, biên dịch và phổ biến thông tin, tư liệu về văn thư,
lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan.
- Thường trực Hội đồng Khoa học và Công nghệ, Hội đồng Đánh giá,
giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến của Cục.
- Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ về văn thư. Lưu trữ
theo quy định của pháp luật và quy định của Cục trưởng.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn
thư, lưu trữ
Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư
- Lưu trữ thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm bao gồm:
- Lãnh đạo Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc và
không quá 02 Phó Giám đốc.
+ Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu
trách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Giám đốc
Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức
thuộc Trung tâm.
+ Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm
theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực
công tác theo phân công phụ trách.
11


- Cơ cấu tổ chức
+ Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học và công
nghệ:
Phòng có Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng và các viên chức,
thực hiện các công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng và chuyển giao khoa
học công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
+ Phòng Thông tin - Thư viện:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
hiện các công tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý và phổ biến tư liệu về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan.
+ Phòng Quản lý khoa học và công nghệ:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
hiện các công tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban
hành và phổ biến các văn bản hướng dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ
của Cục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch khoa học và công
nghệ trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt.
+ Phòng Hành chính - Tổ chức:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, có

nhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện công tác hành
chính, tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán bộ và lao động, tiền lương;
thi đua, khen thưởng; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống
tham nhũng; văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kế
toán của Trung tâm.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về toàn bộ
hoạt động của Phòng. Các Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện
một số nhiệm vụ chuyên môn và phụ trách một số lĩnh vực công tác theo phân
công của Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về lĩnh vực
công tác được phân công phụ trách.
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cục
trưởng quyết định.
12


1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ
1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức
Công tác văn thư của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu
trữ rất được quan tâm.Bởi, thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm
bảo cho các hoạt động của Trung tâm diễn ra nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến
độ giải quyết công việc, công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề cho công tác lưu
trữ đi vào nề nếp, khoa học.
Do uy mô, tổ chức của Trung tâm nhỏ, hàng năm số lượng văn bản đi
của Trung tâm ban hành cũng như văn bản đến không nhiều nên hiện tại
Trung tâm đã bố trí 01 viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thuộc
biên chế phòng Hành chính - Tổ chức. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
đã được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ, kinh nghiệm và
phẩm chất chính trị tốt. Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nên

luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong các khâu nghiệp vụ không
để xảy ra sai sót, đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác. Để công tác văn
thư đi vào nề nếp khoa học thì việc chỉ đạo, điều hành sát sao là một nhu cầu
rất quan trọng. Nhận thức rõ được điều này nên công tác văn thư của Trung
tâm luôn luôn được lãnh đạo Trung tâm quan tâm, chỉ đạo từ việc xây dựng
các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO
9001:2008; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Trung tâm; Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu
trữ của Trung tâm... Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp
tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ cũng
như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn
thư, lưu trữ của Trung tâm.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế
13


độ thủ trưởng. Mọi hoạt động của Trung tâm đều phải tuân thủ đúng quy định
của pháp luật, quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy chế làm
việc của Trung tâm. Hiện tại, trụ sở của Trung tâm được đặt tại tầng 4 toà nhà
số 12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, tuy
cơ sở vật chất của Trung tâm còn hạn hẹp, xong Ban Giám đốc Trung tâm
luôn chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ được bố
trí ngồi cùng với Phòng Hành chính - Tổ chức ngay tại vị trí thuận tiện cho
việc liên hệ công tác với các đơn vị trong và ngoài Cục đảm bảo hoạt động
nghiệp vụ văn thư nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu công việc.
Cùng với con người, trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực
cho mọi hoạt động của Trung tâm. Thông qua các thiết bị, công việc được xử
lý nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu suất lao động của

cán bộ văn thư, đồng thời việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cũng làm
giảm chi phí về nhân lực cộng với những chi phí khác kèm theo. Hiện tại bộ
phận văn thư được trang bị 01 bộ máy vi tính kết nối mạng nội bộ để kịp thời
truy cập lịch làm việc của Lãnh đạo Cục để báo cáo Giám đốc, 01 máy in
laze, 01 máy scan, 01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy hủy tài liệu, bàn
quầy 2 ngăn, ghế có nấc điều chỉnh độ cao thấp, có trục xoay để vừa tạo cảm
giác thoải mái khi làm việc, lại vừa di chuyển dễ dàng, ngoài ra còn có các
trang thiết bị khác như máy điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa nhiệt độ và
văn phòng phẩm các loại.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Công tác văn thư bao gồm các công việc về: Soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
Trung tâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trung
tâm; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về: Thu thập; chỉnh lý; xác
định giá trị; bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của Trung tâm.
Văn thư, lưu trữ Trung tâm là bộ phận thuộc phòng Hành chính - Tổ
14


chức, thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo
quy định của pháp luật và của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc
trung tâm quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người giúp Giám đốc Trung tâm trực
tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại
Trung tâm, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
cho các đơn vị thuộc Trung tâm. Trưởng các đơn vị thuộc Trung tâm có trách
nhiệm tổ chức thực hiện các quy định của Trung tâm về công tác văn thư, lưu
trữ. Các viên chức thuộc Trung tâm trong quá trình giải quyết công việc liên

quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiện hành về
công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ.
Qua thời gian tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, em thấy Ban Giám đốc Trung tâm luôn
quan tâm sát sao đến hoạt động này, từ việc chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổ
chức xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và quy định về công tác
văn thư, lưu trữ cũng như giám sát, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ từ đó đáp ứng
được yêu cầu của công việc. Để hiểu rõ điều này chúng ta đi vào tìm hiểu
Chương 2.

15


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VĂN THƯ - LƯU TRỮ
2.1. Hoạt động quản lý
Với chức năng giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn
thư, lưu trữ, Trung tâm đã giúp Cục soạn thảo nhiều văn bản quy định, hướng
dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ đồng thời cũng là
đơn vị chủ trì các hội nghị, hội thảo khoa học về văn thư, lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước như Hội thảo SARBICA, Hội thảo khoa học quốc tế
“Đào tạo cán bộ lưu trữ” và các Hội thảo theo chuyên đề khác. Được thành
lập từ năm 1988 cho đến nay Trung tâm đã giúp Cục quản lý hàng trăm đề tài
nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ trong đó có các đề tài mà kết quả

nghiên cứu của nó đã được áp dụng vào thực tiễn đạt kết quả cao và được
dùng để biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và giáo trình dùng cho
việc giảng dạy tại các trường. Chính vì là đơn vị sự nghiệp giúp Cục nghiên
cứu khoa học và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu
trữ nên Trung tâm rất quan tâm đến công tác này và chú trọng đến việc ban
hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ giúp công
tác này đi vào nền nếp. Cụ thể như sau:
+ Ngày 08/8/2012 Giám đốc Trung tâm đã ký Quyết định số 129/QĐTTKHCN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO
9001:2008;
+ Quyết định số 237/QĐ-TTKHCN ngày 27 tháng 12 năm 2014 của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;
+ Quyết định số 203/QĐ-TTKHCN ngày 03 tháng 11 năm 2015 của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm
16


Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;
+ Quyết định số 176/QC-TTKHCN ngày 05 tháng 9 năm 2016 của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy
chế làm việc của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;
+ Ngày 22/4/2016 Giám đốc Trung tâm đã ký ban hành Nội quy sử
dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Khoa học
và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;
+ Quyết định số 59/QĐ-TTKHCN ngày 20 tháng 3 năm 2017 của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Danh
mục hồ sơ, tài liệu năm 2017 của Trung tâm.
Với hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
cũng như quy chế làm việc tương đối đầy đủ, công tác văn thư, lưu trữ và lề

lối làm việc quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị
và cá nhân trong Trung tâm đã đi theo một nguyên tắc nhất định, cụ thể, rõ
ràng.
Song song với việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư,
lưu trữ, Lãnh đạo Trung tâm cũng thường xuyên quan tâm đến việc cử viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm tham dự các lớp bồi dưỡng,
tập huấn nghiệp vụ, Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước diễn ra hai năm một lần. Qua Hội nghị cán bộ văn
thư có điều kiện được củng cố kiến thức, giao lưu học hỏi nghiệp vụ từ các
bạn đồng nghiệp để có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
• Thẩm quyền ban hành văn bản
Các hình thức văn bản hành chính do Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết định; Quy chế; Quy định;
Thông báo; Chương trình; Kế hoạch; Đề án; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Hợp
17


đồng; Công văn; Bản cam kết; Bản thỏa thuận; Giấy chứng nhận; Giấy ủy
quyền; Giấy mời; Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép; Giấy đi đường.
• Thể thức văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu
trữ
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc
phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm
pháp luật. Nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Các văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
được soạn thảo theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản gồm có: Quốc hiệu; tên cơ quan (tên cơ quan chủ
quản và cơ quan ban hành văn bản); số và ký hiệu văn bản; địa danh và ngày,
tháng, năm văn bản; tên loại và trích yếu văn bản; nội dung văn bản; chữ ký
của người có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ
mật, khẩn (nếu có).
Trong một số trường hợp, khi ban hành văn bản để giao dịch thêm địa
chỉ cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email, Website để tiện liên hệ.
Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan; số, ký hiệu bản sao; địa danh và
ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký
sao, dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận bản sao.
• Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư
- Lưu trữ, theo Quyết định này Trung tâm là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, thực hiện các chức năng nghiên cứu, ứng dụng và
quản lý các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước. Vì vậy, trong quá trình hoạt động Trung tâm đã soạn
18


thảo và ban hành 02 loại văn bản đó là:
+ Văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước ban hành về lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao và quản lý các
hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục.
+ Văn bản của Trung tâm ban hành thực hiện các hoạt động về quản trị,
hành chính - tổ chức của Trung tâm.
• Việc soạn thảo được thực hiện như sau:
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Trung tâm: Viên chức

được phân công soạn thảo nghiên cứu yêu cầu, nội dung, tính chất của văn
bản cần soạn thảo, xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản
cần soạn thảo; thu thập, xứ lý thông tin có liên quan; dự thảo văn bản (Đối với
văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo
Trung tâm việc tham khảo ý kiến của các phòng, cá nhân trong Trung tâm,
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo).
Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn
thảo phải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản
về các vấn đề quan trọng, phức tạp hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân
thì phải có giải trình.
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước: Viên chức được phân công giải quyết công việc nghiên cứu yêu
cầu của văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý các thông tin cần thiết; xác
định hình thức và mức độ mật khẩn của văn bản; dự thảo văn bản; chuẩn bị
phiếu trình giải quyết công việc. Với loại văn bản do Trung tâm soạn thảo
trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành, khi trình ký phải có hồ sơ
trình ký (hồ sơ trình ký gồm: Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn
bản và các văn bản, tài liệu khác có liên quan). Lãnh đạo các đơn vị trong
Trung tâm duyệt hồ sơ trình ký sau đó trình Lãnh đạo Trung tâm duyệt và ký
tắt nội dung văn bản (ký tắt vào vị trí cuối cùng của văn bản dự thảo). Văn thư
Trung tâm tiếp nhận, kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn
19


bản sau đó chuyển hồ sơ trình ký cho bộ phận Văn thư Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước trình Lãnh đạo Cục phê duyệt, ký ban hành văn bản.
(Mẫu phiếu trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước theo Phụ lục)
Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Quy chế số 176/QCTTKHCN ngày 05/9/2016 của Giám đốc Trung tâm Khoa học và Công nghệ

Văn thư - Lưu trữ ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm như sau:
Giám đốc ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc
Phó Giám đốc ký các văn bản do Giám đốc phân công hoặc ủy quyền
bằng văn bản trong trường hợp Giám đốc đi vắng.
Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm
Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã thực hiện theo đúng trình tự, các
văn bản sau khi soạn thảo đều được kiểm tra rất kỹ trước khi ban hành nên
hạn chế được sai sót, đảm bảo đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có
tính khả thi và tính khoa học cao. Tuy nhiên, loại văn do Trung tâm soạn thảo
trình Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành thì từ khi văn bản được
soạn thảo đến khi được gửi đi phải qua rất nhiều khâu rườm rà, mất nhiều thời
gian, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết công việc và gây tâm lý không tốt cho
người soạn thảo nhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi
Văn bản đến và văn bản đi do cơ quan hình thành tạo nên một loại
phương tiện, một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành quản lý của
các cơ quan. Để văn bản phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức,
quản lý tốt các loại văn bản này không thể xem nhẹ. Bởi vì hoạt động điều
hành ở từng cơ quan phụ thuộc phần lớn vào việc nắm bắt thông tin và xử lý
thông tin trong văn bản có kịp thời và đạt hiệu quả hay không.
Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ đều được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Trung
tâm. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào đều được đăng ký, phát hành
20


hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm viêc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu độ khẩn như “Hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), “Thượng
khẩn”, “Khẩn” đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được. Văn bản “Khẩn” đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát

ngay sau khi văn bản được ký.
a) Quản lý và giải quyết văn bản đến
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Tiếp nhận văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Theo dõi việc chuyển giao văn bản đến
b) Quản lý văn bản đi
Tiếp nhận văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản
Đăng ký văn bản đi
Chuyển phát văn bản đi
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Lưu văn bản đi
c) Tiếp nhận hồ sơ trình ký

21

• Lưu đồ: Quản lý văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước ban hành
Trách nhiệm
Văn thư trung tâm
Đơn vị soạn thảo
VB

Mô tả / Biểu
mẫu

Trình tự thực hiện
Không
đạt
1.
Tiếp nhận HS
trình ký
Đạt

Gửi
trả
lại

Văn thư Trung tâm

5.2.2 BM-02
2. Đăng ký vào sổ S1

5.2.3

Văn thư Cục
Văn thư Trung tâm
Văn thư Cục
Văn thư Trung tâm

Không
3.
Chuyển HS trình
ký đạt
cho văn thư cục
Đạt

Văn thư Trung tâm

5.2.1
BM-01

4. Nhận lại HS trình
5. Đăngkýký bổ sung
vào sổ S1

Văn thư Trung tâm
Đơn vị soạn thảo
văn bản

Gửi
trả
lại
nơi
ST

5.2.4

5.2.5
BM-02
5.2.6

6. Trả HS trình ký

22


2.2.2. Công tác lưu trữ
2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm
Hàng năm bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Căn cứ Danh mục hồ sơ, phối hợp với các đơn vị viên chức xác định
những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Trung tâm.
- Hướng dẫn các đơn vị, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu
a) Yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý
- Hồ sơ, tài liệu của Trung tâm phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.
- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu
lưu trữ của Trung tâm khi cần thiết.
- Nguyên tắc chỉnh lý

+ Không phân tán phông lưu trữ;
+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
+ Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động Trung
tâm.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
+ Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc
quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
23


+ Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.
b) Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
c) Xác định giá trị tài liệu
- Lưu trữ Trung tâm có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức xây dựng bảng thời hạn bản quản tài liệu trình Giám đốc Trung tâm ban
hành.
d) Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
- Hội đồng Xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho
Giám đốc Trung tâm trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu
để giao nộp vào lưu trữ Trung tâm và phân loại tài liệu hết giá trị.
- Hội đồng xác định giá trị do Giám đốc Trung tâm quyết định thành
lập.
- Thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu nghiên cứu Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài

liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần); thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý
kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Trung
tâm.
- Trên cơ sơ đề nghị của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu, Giám đốc
Trung tâm quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp
vào lưu trữ Trung tâm; loại hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.
e) Hủy tài liệu hết giá trị
- Giám đốc Trung tâm quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại lưu trữ
Trung tâm.
- Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong
tài liệu và phải được lập thành biên bản.
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
+ Quyết định thành lập Hội đồng;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết
24


giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
+ Văn bản đề nghị thẩm định, cho ý kiến của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước;
+ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Trung tâm ít nhất
20 năm kể từ ngày hủy tài liệu.
2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Trung tâm do công

chức, viên chức bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ
Trung tâm và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ.
- Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần
thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, quạt thông
gió… và thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên
tai, phòng gian bảo mật; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu.
- Lưu trữ Trung tâm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài
liệu bảo quản trong hộp, sắp xếp lên giá, dán nhãn để tiện thống kê, tra cứu.
b) Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
• Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ
- Công chức, viên chức và người lao động thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nuớc.
- Công chức, viên chức và nguời lao động thuộc Trung tâm Khoa học
và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
- Cá nhân ngoài Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
• Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đọc tài liệu tại chỗ
25