Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN.PDF

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.16 MB, 57 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

Trong phần này, tôi sẽ lược sơ qua tổng quan về bài báo cáo của tôi. Chúng bao gồm nền tảng của đề tài, thực tiễn cũng như những hạn chế mà đề tài của tôi gặp phải. Cuối cùng trong phần mở đầu sẽ là dàn bài tổng thể của báo cáo tôi đưa ra.

Hiện nay, khi mà Việt Nam đang dần chuyển hướng sang nền kinh tế thị trường bao gồm ba loại hình hoạt động chính là sản xuất, thương mại và dịch vụ. Trong đó, mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng. Những doanh nghiệp sản xuất thì cung cấp các sản phẩm do chính họ sản xuất ra như Cty TNHH Tân Hiệp Phát, Cty Coca Cola Việt Nam…, các doanh nghiệp thương mại cung cấp các sản phẩm được mua từ các doanh nghiệp khác như Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, Cty Cổ phần Thế Giới Di Động… còn các doanh nghiệp dịch vụ cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng tùy theo nhu cầu của khách hàng như Cty Chuyển phát nhanh AT Express hay như các công ty chứng khốn nóng bỏng vào những năm 2007...

Nền kinh tế Việt Nam cũng đang nằm trong hệ thống của toàn cầu nên cũng bị ảnh hưởng bởi xu hướng khủng hoảng toàn cầu hiện nay. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cũng đang gặp phải một số khó khăn, nhất là về tài chính hiện nay. Một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp Việt Nam là bắt đầu bán hàng hóa và dịch vụ cho nợ trả sau (trong kinh doanh gọi là “gối đầu”. Và hiện giờ với áp lực cạnh tranh nhiều như vậy, sự chọn lựa giữa nhà cung cấp mua hàng nợ và phải trả ngay bằng tiền mặt cũng là một tiêu chí với các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế hiện nay là phần các khoản phải thu là một trong ba loại tài sản lớn trong báo cáo cân đối kế toán của doanh nghiệp. Trong khảo sát của Fortune 500 (500 công ty lớn nhất thế giới) vào năm 2004 cho thấy các khoản phải thu là một trong ba tài sản lớn nhất chiếm đến 75% trong số 100 công ty được phỏng vấn. Việc cân bằng các khoản phải thu và phải chi trong doanh nghiệp là vấn đề cần phải được quan tâm trên hết. Lưu thông tiền tệ trong

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

tiền đó bị trì trệ hay ngừng hẳn dễ khiến cho các doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, nhất là ở các doanh nghiệp vừa vả nhỏ cũng là điều dễ hiểu. Tại Việt Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các hệ thống cơng nợ khác nhau. Do tính chất đa dạng về nội dung đối tượng phải thu cũng như những rủi ro có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm sốt chặt chẽ tình hình nợ phải thu từ lúc phát sinh các giao dịch có thể phát sinh các khoản phải thu, phải có những biện pháp thu hồi nợ nhanh chóng và phải lập dự phòng cho những khoản có thể khơng thu hồi được. Và càng ngạc nhiên hơn là ban lãnh đạo của các công ty thuộc dạng SME (small medium enterprise – doanh nghiệp vừa và nhỏ) ít khi nào nhận được sự quan tâm đúng mức của các trưởng phòng ban bên được về quản lý cơng nợ, chỉ khi nó đã xãy ra rồi.

Như mọi người đều biết, lĩnh vực thương mại là một loại hình kém phức tạp hơn sản xuất nhưng lại phức tạp hơn dịch vụ thuần túy. Trong thời gian thực tập tại Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, tôi đã được tiếp xúc với công tác kế toán tại đây, đặc biệt là kế toán về quản lý nợ phải thu khách hàng. Hệ thống cơng nợ bao gồm tất cả các q trình, nghiệp vụ có liên quan đến nợ phải thu khách hàng. Sau khi tìm hiểu sơ bộ, tơi nhận thấy giải pháp hiện thời chỉ có thể là tổ chức lại các dữ liệu trong hệ thống theo hệ thống nhất, chính xác và có thể chia sẻ và đưa ra giải pháp dựa trên những lý thuyết quản lý công nợ vào

<i><b>thực tại. Từ những nhận xét trên, tơi đã đi vào nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu và hồn thiện hệ thống quản lý cơng nợ</b></i>”.

Một điều mà chắc khơng ai có thể chối cãi là tạo doanh thu chính là điều quan trọng nhất với bất kỳ cơng ty nào sau đó là quản lý chi phí ra sao mà thơi. Nhiều doanh nghiệp cũng đã bỏ hàng tỷ đồng chi phí để nâng cao doanh thu của công ty lên như chi phí tiếp thị, chi phi nghiên cứu. Nhưng doanh thu thì phải chuyển qua tiền mặt vì đó mới chính là dịng máu của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, mỗi đồng doanh thu khi chuyển qua khoản phải thu cần được quản lý và thu hồi cẩn thận.

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

Vì trực tiếp làm bộ phận cơng nợ của cơng ty TTNN, nên trong q trình làm việc, tơi có những ý kiến đề xuất dựa trên những lý thuyết về quản lý cơng nợ được trình bày trong đề tài này. Với một hệ thống công nợ phù hợp, rủi ro phá sản vì cơng nợ sẽ được giảm rất nhiều điều này khiến các doanh nghiệp yên tâm làm việc và nâng cao môi trường kinh doanh giữa các doanh nghiệp với nhau. Mặc khác, khi giảm được rủi ro phá sản của doanh nghiệp sẽ giúp môi trường đầu tư (thị trường chứng khoán và thị trường vốn) tốt hơn giúp có thể thu hút các nguồn lực về tài chính cũng như nhân lực chảy về Việt Nam.

Đối với doanh nghiệp nói riêng, một khi quản lý tốt công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp mình (tăng tính hiệu quả cho dịng tiền mặt ra vào), đồng thời doanh nghiệp có thể tăng mua bán trên cơng nợ để có thể quay vòng vốn hiệu quả hơn. Giảm được những khoản nợ xấu không những giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thanh khoản cho doanh nghiệp của mình mà cịn tránh đi những trường hợp phá sản mặc dù công ty vẫn có lợi nhuận trên báo cáo kinh doanh. Một sự thật hiển nhiên là nếu giảm được công nợ thì cơng ty sẽ cắt giảm được rất nhiều những khoản chi phí quản lý khác như chi phí thu hồi cơng nợ, dự phịng cơng nợ và chi phí cơ hội thay vì để cơng nợ thì để tiền cho những việc đầu tư khác.

<b>Những hạn chế của đề tài: </b>

Bởi thời gian: Do tính chất thực tập của sinh viên, nên thời gian tiếp xúc nhiều với công việc một cách thành thạo là chưa cao cho nên đề tài chỉ được đưa ra sau những nghiên cứu trong 2 tháng thực tập tại đây. Đồng thời, đây là một doanh nghiệp tư nhân nên việc công bố rộng rãi những số liệu quá khứ là một điều trở ngại. Chính vì điều đó, tơi chỉ có thể có được báo cáo 2 năm để phân tích và đưa ra kiến nghị cho hiện tại và những năm tới.

Bởi chính bản thân đề tài: Do TTNN là công ty chuyên về thương mại nên tơi chỉ tiếp xúc được nhiều với loại hình kinh doanh này cộng thêm những kinh nghiệm về lĩnh vực sản xuất của gia đình nên khơng thể bao quát hết được tất cả các loại hình doanh nghiệp hiện tại. Và đề tài chọn lại chỉ tập trung vào doanh

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>Phương pháp nghiên cứu: </b>

Các số liệu được thu thập tại Phịng kế tốn HC của cơng ty: Bảng cân đối kế tốn, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh. Tài liệu về nhiệm vụ chung kế tốn.

Các chính sách quản lý cơng nợ.

<b>Phương pháp phân tích: </b>

Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá, phân tích số liệu các năm và các tháng trong năm. Năm được chọn phân tích là năm 2008.

Đồng thời sử dụng các kiến thức học được tại trường và thu thập qua việc đọc sách, báo, diễn đàn doanh nghiệp. Ngồi ra cịn tham khảo một số ý kiến của các anh chị trong nghề.

Đề tài bao gồm 4 chương với những khái quát như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý cơng nợ. Trong chương này, tơi sẽ trình bày những lý thuyết cũng như cách thức thực hiện nghiên cứu đề tài. Ngồi ra, những phần giải thích những từ ngữ chính trong đề tài cũng sẽ được trình bày cẩn thận để giúp q thầy cơ cũng như người đọc đề tài này hiểu rõ hơn

Chương 2: Giới thiệu về công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN. Trong chương này chủ yếu giới thiệu về công ty tôi hiện đang thực tập.

Chương 3: Tình hình tổ chức hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN. Thực tại của công ty hiện giờ sẽ được phân tích cũng như đề xuất tạm thời sẽ được miêu tả trong phần này

Chương 4: Nhận xét và đưa ra biện pháp. Những đề xuất được đưa ra cùng những ý kiến của chính những thành viên đã làm trong công ty cũng như lãnh đạo cơng ty đưa ra để có thể cải tiến chính hệ thống của công ty. Và phần kết thúc sẽ là kết luận về trường hợp của TTNN và đề xuất ý kiến chung cho doanh nghiệp SME đang hoạt động thương mại.

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

<b>CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ </b>

Mục tiêu của chương 1 sẽ giới thiệu về tổng quan bài báo cáo của tôi cũng như phương pháp tôi thực hiện bài báo cáo này. Đầu tiên tơi sẽ trình bày về những khái niệm cũng như các lý giải từng khoản mục mà tôi áp dụng do kiến thức học từ trường đại học cũng như học các khóa ngắn hạn cộng thêm kinh nghiệm từ quá trình thực tập. Tất nhiên trong quá trình thực hiện bài báo cáo, tơi có đọc qua các bài báo cũng như hỏi thêm về các kế toán và kiểm toán viên để thực hiện bài báo cáo này

<b>1.1. Kế toán nợ phải thu khách hàng 1.1.1. Khái niệm </b>

Thuật ngữ “khoản phải thu” mô tả một phần vốn lưu động kinh doanh của doanh nghiệp bị các cá nhân và đơn vị doanh nghiệp khác chiếm dụng.Các khoản phải thu này được kỳ vọng sẽ được thu lại bằng tiền mặt. Các khoản phải thu này thường được phân chia ra nhiều khoản được mơ tả chi tiết trong bảng cân đối kế tốn. Khoản phải thu được chia thành hai khoản là dài hạn và ngắn hạn. Trong khoản phải thu ngắn hạn sẽ bao gồm phải thu khác hàng (TK131), trả trước cho người bán (TK132), phải thu nội bộ ngắn hạn (TK133), Các khoản phải thu ngắn hạn khác (TK135) và Dự phòng phải thu ngắn hạn khó địi (TK139). Trong phần dài hạn thì cũng chi tiết như phần ngắn hạn nhưng chủ yếu là các phần phải thu dài hạn khách hàng (TK211), Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc (TK212), Phải thu nội bộ dài hạn (TK213), Phải thu dài hạn khác (TK218) và phần dự phòng phải thu dài hạn khó địi (TK219). Nhưng trong khuôn khổ của bài báo cáo cũng như quy mô của công ty tôi đang thực tập, tơi sẽ gói gọn các phần trên thành phần chủ yếu là các khoản phải thu từ kinh doanh chính là TK131 mà thôi.

Định nghĩa sơ qua về 2 phần trong các khoản phải thu từ kinh doanh. Khoản phải thu là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về giá trị hàng hóa sản phẩm đã bán hay các dịch vụ đã cung cấp chưa thu tiền. Hầu hết các khoản này sẽ được thu hồi trong từ 10 – 30 ngày tùy thuộc theo

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Cả hai gom lại sẽ trở thành khoản phải thu từ hoạt động kinh doanh. Nợ phải thu được hình thành khi cơng ty cho khách hàng mua nợ sản phẩm, dịch vụ. Đây là những sản phẩm dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho khách hàng và đang chờ thanh toán trong tương lai. <sup>1</sup>

Các khoản phải thu là tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng do các cá nhân hay doanh nghiệp khác chiếm dụng trong quá trình phát sinh giao dịch kinh tế, và phải trả lại cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải có trách nhiệm với các khoản phải thu này. Hay nói cách khác, khoản phải thu là tài sản thuộc quyền của doanh nghiệp nhưng còn đang nằm trong lĩnh vực thanh tốn. Ví dụ như khoản phải thu khách hàng, khoản phải thu nội bộ, khoản thuế GTGT được khấu trừ, tiền trả trước cho người bán, khoản bồi thường, khoản tài sản thiếu chờ xử lý… <sup>2</sup>

<i><b>1.1.2. Nguyên nhân phát sinh tín dụng hay mua bán trả sau </b></i>

Một thực tế là hầu hết tất cả công ty đều chọn việc mua bán và thanh tốn bằng tiền mặt khi giao hàng bởi vì như vậy sẽ giúp cơng ty một mặt có được tiền mặt để duy trì hoạt động kinh doanh cũng như đơn giản hóa các thủ tục kế tốn chỉ cần ghi thẳng vào sổ khi giao hàng và tiền về. Nhưng trong môi trường kinh doanh như chiến trường hiện giờ đã khiến việc mua trả sau này trở thành một công cụ hấp dẫn khuyến dụ khách hàng cũng như tạo thuận lợi cho khách hàng khi dòng tiền về chưa đáp ứng kịp thời.

<small>1 Nguyên lý kế toán </small>

<small>2 Kế toán Mỹ - TS. Phan Đức Trung </small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

Ở đây cần có cách tiếp cận rộng hơn về lợi ích của các bên trong mua bán. Điều này khơng chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà chính là bản thân của cơng ty. Càng hấp dẫn trong chính sách mua trả sau, càng thu hút nhiều khách hàng, và càng nhiều khách hàng đang có thì cơng ty sẽ thu được lợi nhuận nhiều hơn và có thị phần rộng hơn. Mua bán trả sau đã xuất hiện từ lâu trong môi trường kinh doanh khốc liệt hiện thời và đương nhiên nó trở thành một tiêu chuẩn khi chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm cho công ty.

<i><b>1.1.3. Một số vấn đề chung liên quan đến những khoản phải thu </b></i>

Kế toán nợ phải thu là nghiệp vụ thống kê các tồn nợ giữa công ty và các đối tác có liên quan thực hiện giao dịch với nhau, dựa vào nghiệp vụ này mà công ty biết được khi nào có thể thu hồi nợ của đối tác và khả năng chi trả nợ tồn của công ty với các đối tác liên quan. <sup>3</sup>

<b>1.1.3.2. Nguyên tắc hạch toán </b>

Kế toán phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thong tin về đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh tốn và khả năng thu nợ. Mỗi giao dịch kinh doanh đều phải ghi lại chứng từ rỏ ràng được ghi lại bằng biên bản hay hợp đồng để chứng minh hoạt động của doanh nghiệp khi báo cáo với các tổ chức nhà nước như Cục thuế và báo cáo tài chính đến các chủ sỡ hữu của cơng ty (cổ đông nếu như công ty đã cổ phần hóa). Một quy trình đơn giản dành cho bán hàng thu tiền bao gồm 2 phát sinh: (phần chi tiết sẽ được đề cập sau)

Phần đầu tiên dành cho ghi nhận bán hàng: Khoản phải thu sẽ được ghi bên Nợ (Debit)

Bên doanh thu bán hàng và dịch vụ sẽ ghi bên Có (Credit) Nghiệp vụ thứ hai là phần ghi nhận Chi phí vốn hàng bán Chi phí vốn hàng bán sẽ ghi bên Nợ

Hàng tồn kho sẽ bị giảm bên Có

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>1.1.3.3. Chứng từ kế toán </b>

Hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ có liên quan. Trong quá trình làm việc cũng như gặp gỡ các kiểm toán viên của các tổ chức kiểm toán nước ngoài như KPMG, PWC, Delloitte và E&Y đều cho thấy sự quan trong trong việc lưu giữ các chứng từ liên quan để bảo đảm tính trung thực của báo cáo cũng như giao dịch trong công ty. Thực tế cho thấy rằng nếu một hóa đơn hay biên lai bị thất lạc sẽ là vấn đề của các phòng ban và có khi sẽ dẫn đến thiệt hại to lớn cho công ty. Đặc biệt như công ty TTNN đã từng trải qua một trận cháy ở kho và quá trình làm lại các hóa đơn là một việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian cũng như tiền bạc để làm lại các chứng từ đó.

<b>1.1.3.4. Tài khoản sử dụng </b>

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động không phải lúc nào cũng được ghi nhận đơn giản như thế mà phát sinh ra những giao dịch khác. Chính vì điều này tơi xin trình bày sơ qua về q trình ghi nhận TK131. Kế tốn tổng hợp phải thu của khách hàng sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được dùng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp.

Bên nợ: Số tiền phải thu của khách hàng.

Bên có: Số tiền đã thu của khách hàng, số tiền giảm trừ cho khách hàng do chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại, số tiền ứng trước cho doanh nghiệp.

Dư nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng hoặc chênh lệch số tiền còn phải thu lớn hơn số tiền khách hàng ứng trước.

Hoặc

Dư có: Số tiền khách hàng hiện đang ứng trước hoặc chênh lệch số tiền khách hàng ứng trước lớn hơn số tiền còn phải thu.

<b>1.1.3.6. Phương pháp hạch toán </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

a. Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu liên quan đến hoạt động tài chính, thu nhập khác nhưng chưa thu tiền của khách hàng, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 131

Có TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Hoặc

Có TK 711 “Thu nhập khác” Hoặc

Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” Có TK 333 “Thuế GTGT đầu ra”

Trường hợp thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán sẽ ghi:

Khoản chiết khấu thương mại:

Nợ TK 5211 “Chiết khấu thương mại” Có TK 131

Khoản giảm giá theo hàng bán: Nợ TK 5213 “Giảm giá hàng bán” Có TK131

Hàng bán bị trả lại:

Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 5212 => Giá chưa có thuế

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

KILOBOOKS.COM

Có TK 131

Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu:

Nợ TK 5212 Có TK 131

c. Khi nhận tiền do khách hàng thanh toán, kế toán ghi: Nợ 111, 112

Hoặc Nợ TK 311, 315 => chuyển trả nợ vay Hoặc Nợ TK 331 => chuyển trả cho người bán Có TK 131

d. Khi nhận tiền do khách hàng ứng trước tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

Khi nhận hóa đơn khách hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản hết 100% trị giá đơn hàng.

Hóa đơn bán hàng GTGT được viết như sau:

Máy bộ đơn giá bán là 4,900,000 đ *20 máy=98,000,000 đ Chiết khấu thương mại là 1%: 980,000 đ

Cộng tiền hàng: 97,020,000 đ Thuế VAT 10%*50%: 4,851,000 đ Tổng giá trị: 101,871,000 đ

Nghiệp vụ được hạch toán như sau:

Khách hàng được chiết khấu thanh toán ghi nhận vào nợ vào tài khoản 5211 chiết khấu thương mại và ghi có vào tài khoản 131:

Nợ 5211: 980,000 đ Có 131: 980,000 đ

Khách hàng mua hàng chưa thanh toán được ghi nhận nợ vào tài khoản 131 phải thu khách hàng và ghi có vào tài khoản 511 doanh thu bán hàng và ghi có vào 3331 thuế GTGT đầu ra:

Nợ 131: 101,871,000 đ Có 511: 97,020,000 đ Có 3331: 4,851,000 đ

Sau khi kiểm tra dựa trên biên bản nghiệm thu, khách hàng đã trả lại 1 bộ do hàng bị lỗi nên được ghi nhận nợ vào tài khoản 5212 hàng bán bị trả lại, ghi nhận nợ vào tài khoản 3331 thuế GTGT và ghi nhận có vào tài khoản 131 phải

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

KILOBOOKS.COM

Nợ 5212: 4,851,000 đ

Nợ 3331: 242,550 Có 131: 5,093,550 đ

Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản vào ngày thứ 5 nên được cty chiết khấu thanh toán 1% ghi nhận nợ tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi nhận nợ tài khoản 635 chi phí tài chính và ghi nhận có 131 phải thu khách hàng:

Nợ 112: 95,809,675.5 đ Nợ 635: 967,774.5 đ Có 131: 96,777,450 đ

<b>1.1.3.7. Sơ đồ kế tốn tổng hợp phải thu khách hàng </b>

Hình 1.1 Sơ đồ kế toán tổng hợp phải thu khách hàng

Nguồn: webketoan.com

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>1.2. Kế tốn dự phịng nợ phải thu khó địi </b>

Chúng ta thấy rằng khi mà cơng ty ghi nhận khoản phải thu thì một câu hỏi sẽ được đặt ra là những phần đó sẽ được ghi nhận vào bảng cân đối kế toán như thế nào đây? Bởi vì các khoản phải thu thường là những tài sản ngắn hạn có tính thanh khoản cao có thể chuyển đổi ra tiền mặt một cách dễ dàng trong khoảng thời gian từ 30 – 60 ngày. Chính vì vậy, các khoản phải thu từ khách hàng thường xuất hiện trong phần tài sản ngắn hạn bảng cân đối kế tốn của cơng ty. Nhưng chính phần quyết định bao nhiêu trong báo cáo mới là phần quan trọng vì trong phần các khoản phải thu có xuất hiện nợ khó địi.

Nợ phải thu khó địi là các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên , kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.

Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.

Dự phịng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, có thể khơng đòi được nợ do đơn vị nợ hoặc người nợ khơng có khả năng thanh tốn trong năm kế hoạch. <sup>4</sup>

Tuy nhiên ta thấy việc định nghĩa không cho ta nhiều điểm thấy được sự quan trọng như trong báo cáo tài chính của cơng ty. Mỗi khách hàng trước khi muốn được mua “chịu” đều phải thỏa mãn được những điều kiện tín dụng của bên cung cấp. Mặc dù vậy, một vài khoản phải thu vẫn khó địi. Điều dễ dàng thấy nhất trong tình hình kinh tế khủng hoảng này là cho dù một doanh nghiệp đạt chuẩn nợ của công ty cũng có thể phá sản bất cứ lúc nào nếu đưa ra một chiến lược sai hoàn toàn. Hoặc một khách hàng cá nhân mua hàng quen thuộc của cơng ty bị mất việc cịn phải trả chi phí ăn ở của anh ta nữa cũng là mục tiêu của nợ khó địi.

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó địi là:

Nợ phải thu q hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kế hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.

Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích hay bỏ trốn.

Vào cuối niên độ, trước khi lập báo cáo tài chính, nếu doanh nghiệp có những bằng chứng và căn cứ xác định có những khoản khó địi hoặc khơng thể thu hồi được thì được lập dự phịng. Khoản lập dự phòng được xác định riêng cho từng khoản nợ phải thu và sau đó tổng hợp thành số cần phải dự phòng. Nếu cuối niên độ trước đã lập dự phịng rồi thì cuối niên độ này sau khi đã xác định được số cần lập dự phịng thì u cầu lập dự phòng được thực hiện như sau:

Số cần lập > Số dư khoản lập dự phòng của niên độ trước. Doanh nghiệp cần phải dự phòng bổ sung khoản chênh lệch.

Số cần lập < Số dư khoản lập dự phòng của niên độ trước. Doanh nghiệp cần phải hoàn nhập khoản chênh lệch.

<b>1.2.2.2. Hai cách thông dụng thường được dùng để ghi nhận cho những tài khoản không thu được </b>

<b>1.2.2.2.1. Phương pháp thanh lý (wirte-off) cho những tài khoản không thu được </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

Khi mà có một tài khoản nào được công ty quyết định là đã khơng thu được, khoản lỗ đó sẽ được tính cho tài khoản chi phí nợ xấu. Và sẽ được ghi như sau:

Chi phí nợ xấu tăng bên Nợ Khoản phải thu giảm bên Có

Bằng cách này, chi phí nợ xấu sẽ chỉ ghi nhận những thiệt hại thật sự từ các khoản thu không thu được. Và đương nhiên là khoản phải thu sẽ được ghi số gộp sau khi giảm xuống. Nếu nhìn từ khía cạnh phân tích quản lý tài chính cơng ty, ta thấy được nó sẽ giảm những tiện ích khi lập nên bảng báo cáo cân đối kế toán và bảng kết quả hoạt động kinh doanh mặc dù cách làm này thường được xem là đơn giản nhất. Thêm vào đó ta cũng ghi nhận rằng cách ghi này khiến ta nhận thức sai lệch về thời điểm khoản nợ khó địi xuất hiện, thường sẽ khác rất nhiều so với thời điểm lập bảng báo cáo tài chính mà doanh thu cho khoản nợ đó xuất hiện và dẫn đến là chi phí này với doanh thu chẳng ăn nhập gì với nhau sẽ khiến cho các cổ đơng gặp vấn đề xác định nợ xấu vì họ thường thiếu thông tin (đặc biệt đối với công ty cổ phần và đã lên sàn). Chính vì lẽ đó, cách ghi thanh lý trực tiếp này sau này không được cơng nhận khi lập nên báo cáo tài chính cho chủ sỡ hữu.

<b>1.2.2.2.2. Phương pháp dự phòng các khoản khơng thu được </b>

Phương pháp trích dự phòng này chủ yếu sẽ ước lượng những khoản không có khả năng thu được tại thời điểm cuối kỳ báo cáo. Đây là phương pháp hữu ích để sữa khuyết điểm của phương pháp trên. Hiện nay được hầu hết các cơng ty sử dụng bởi vì nó bảo đảm được tính kết hợp giữa chi phí và doanh thu trong kỳ cộng thêm là khoản phải thu sẽ được phản ánh bằng con số ước lượng thu được bằng tiền mặt. Và chính vì khơng bao gồm các khoản không thu được cho nên con số khoản phải thu sẽ giảm bằng đúng với dự phòng mà chúng ta đã ước lượng sẽ được thể hiện rõ trong báo cáo kiểm toán.

<b>1.2.2.3. Nguyên tắc hạch toán </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

Kế tốn nợ khó đòi chịu sự chi phối của nguyên tắc kết hợp tương ứng giữa chi phí và doanh thu – chi phí nợ xấu cần thiết phải ước tính vào chi phí trong niên độ phát sinh chi phí bán chịu.

Kết cấu của tài khoản này như sau:

Bên nợ: Số được hồn nhận dự phịng phải thu khó địi.

Bên có: Số dự phịng phải thu khó địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Dư có: Khoản dự phịng phải thu khó địi hiện có.

Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng tài khoản ngồi bảng là TK 004 “Nợ khi đã xử lý”.

Kết cấu tài khoản này như sau:

Bên nợ: Nợ khó đòi đã được xử lý phát sinh trong kỳ.

Bên có: Nợ khó địi đã được xử lý được thu lại được và được xóa bỏ trong kỳ.

<b>1.2.2.5. Sơ đồ kế tốn dự phịng phải thu khó địi </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">

KILOBOOKS.COM

Hình 1.2 Sơ đồ kế tốn dự phịng phải thu khó địi

Nguồn: webketoan

Phương pháp dự phòng này thường được sữ dụng trong bảng báo cáo tài chính phục vụ cho cổ đơng khi mà chi phí nợ xấu ngày nay đang là vấn đề nghiêm trọng khi kinh tế suy thối và đối tác “khơng thể trả nợ” (chứ không phải là không muốn trả nợ). Như quá trình ở trên đã trình bày rõ thì cách ghi này có 3 yếu tố chính cần lưu ý:

Các khoản phải thu khó địi chúng ta cần phải ước lượng. Và cách ước lượng này được xem như là một chi phí do đó sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng của công ty. Cho nên khi lập bảng ước lượng cần phải chú ý vì có thể cơng ty lập dự phịng cao sẽ khiến lợi nhuận cuối kỳ thấp dẫn đến công ty sẽ không hấp dẫn dưới mắt các nhà đầu tư (đối với các công ty cổ phần). Ngược lại, một dự phòng ước lượng thấp sẽ giúp lợi nhuận cao nhưng lại đưa thêm rủi ro đối với các khoản phải thu khó địi khác.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

Để làm rõ hơn phần này, ta sẽ đưa ra một ví dụ sau. Giả sử như TTNN bán hàng chịu là 4 tỉ VND trong năm 2008. Với khoản này thì vào báo cáo kế tốn cuối kỳ cơng ty thấy rằng 300 triệu vẫn chưa thu được. Cuối cùng, kế tốn trưởng quyết định trình lên Ban giám đốc là sẽ có khoảng 100 triệu trong tổng số doanh số bán chịu này sẽ không thu được. Như vậy sau khi bán giám đốc đồng ý, kế toán sẽ ghi nhận khoản ước lượng 100 triệu này như sau:

Chi phí nợ xấu là 100 triệu VND bên Nợ

Dự phịng nợ khó địi sẽ tăng lên 100 triệu VND bên Có

Chúng ta thấy rằng dự phịng này chỉ đưa ra nhằm nói lên con số ước tính cho khoản mà khách hàng có thể khơng trả được trong tương lai. Cách này được dùng để tránh phải trừ trực tiếp vào khoản Khoản phải thu vì chẳng ai biết khách hàng nào chính xác sẽ khơng trả nợ và lấp được những khoản trống mà phương pháp thanh lý để lại mặc dù về cơ bản thì hai phương pháp cùng làm giảm khoản phải thu.

Trong cách dự phịng này thì khơng cơng ty nào hi vọng mình sẽ có nợ xấu nhưng khi đã xuất hiện thì chúng ta phải làm những thao tác kế tốn như khi nào thì ghi là nợ xấu và ghi nhận như thế nào khi khách hàng mà chúng ta liệt kê vào nợ xấu có thể vượt qua cơn khủng hoảng để thanh tốn nợ lại cho chúng ta (trường hợp trên không phải lúc nào cũng xãy ra).

<b>1.2.3. Thanh lý phần công nợ khi xác định được khách hàng nào khơng thể trả nợ </b>

Trong q trình địi nợ, công ty thường dùng các phương pháp khác nhau như lập biên bản nhắc nợ, gọi điện đến lãnh đạo đối tác và cuối cùng là đưa ra tòa án kinh tế. Trong phần sau, tôi sẽ đề cập nhiều hơn về vấn đề này, bây giờ thì ta tiếp tục sau khi các biện pháp đó khơng cịn hữu dụng nữa. Lúc đó cơng ty

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

buộc phải thanh lý tài khoản đó. Cho rõ hơn, tơi đưa ra một ví dụ như sau: Kế tốn trưởng công ty TTNN nhận được quyết định của Ban giám đốc về quyết định thanh lý khoản nợ 200 triệu của cơng ty AAA. Thì nghiệp vụ kế tốn sẽ ghi nhận như sau

Phần Dự phịng nợ khó đòi sẽ giảm 200 triệu bên Nợ Khoản phải thu phải giảm 200 triệu bên Có.

Ta thấy rằng với biện pháp này thì khơng xuất hiện chi phí nợ xấu khi buộc phải thanh lý mà chỉ làm giảm cả hai bên Dự phòng nợ khó địi và phần Khoản phải thu mà thơi. Chính vì vậy, chỉ có bảng cân đối kế tốn bị ảnh hưởng (mặc dù con số chung vẫn không thay đổi) chứ khơng ảnh hưởng gì đến bảng kết quả hoạt động kinh doanh.

<b>1.2.3.1. Phục hồi khi nhận lại được những khoản nợ xấu </b>

May mắn thay, trong q trình hoạt động vẫn có những cơng ty vượt qua khó khăn và thanh toán nợ cho chúng ta khi họ đã bị ghi là nợ xấu. Khi đó, nghiệp vụ kế toán sẽ ghi hai khoản liên quan như sau: phục hồi lại tài khoản cho khách hàng và làm động tác kế toán ngược lại như với phần thanh lý.

<b>1.2.3.2. Những điều cơ bản dành cho phương pháp trích lập dự phịng </b>

Sau khi đã nói sơ qua những khoản như trên, thì tơi xin được đề cập đến những điều cơ bản của việc trích lập dự phòng này. Theo lý thuyết của các cách quản lý hiện đại của phương Tây, có hai cách thường được sữ dụng dựa vào hai con số xác định: phần trăm của doanh số và phần trăm của khoản phải thu. Trong báo cáo tài chính thì cả hai đều được chấp nhận và điều quan trọng nằm trong tay Ban giám đốc xem cách nào là phù hợp (giống như phần trích lập dự phịng cho đầu tư tài chính ngắn hạn là đề tài nóng hổi trong các cuộc họp đại hội cổ đông của các công ty lên sàn vừa qua mà REE là một ví dụ). Vấn đề nằm ở chổ là Ban giám đốc sẽ chọn xem ảnh hưởng này dựa trên báo cáo thu nhập hay bảng cân đối kế toán.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

Ví dụ cơng ty TTNN có doanh số bán chịu trong năm 2008 là 4 tỷ và con số mà Ban giám đốc dự tính sẽ khơng thu được là 5%. Thì kết quả tính ra con số chi phí nợ khó thu sẽ vào khoảng 4tỷ x 5% = 200 triệu VND.

Ta thấy rõ rằng cách tính này giúp thỏa điều kiện về tính đối ứng (matching principle) của nghiệp vụ kế tốn sẽ được thỏa mãn. Kết quả là chi phí nợ xấu đã được trực tiếp liên quan theo phần trăm đến doanh thu của công ty (phần doanh thu bán chịu). Vấn đề ở đây nếu xãy ra điều chỉnh thì tính cân bằng của khoản dự phịng sẽ ít được để ý đến. Khoản điều chỉnh này cần dựa theo khoản phải thu khó địi. Nếu con số thực tế khác xa so với con số dự tính, phần trăm ước lượng trong tương lai cần sữa làm sao để phù hợp.

<b>1.2.3.2.2. Tính nợ khó địi theo phần trăm của khoản phải thu </b>

Cũng như cách trên, chủ yếu dựa vào phần trăm. Nhưng bằng cách này, nghiệp vụ kế tốn có thể ước lượng dựa vào phần trăm của khoản phải thu để đưa ra con số thua lỗ từ khoản khơng địi được. Để giúp cho việc ước lượng chính xác hơn, các công ty thường sử dụng Biểu theo dõi khoản phải thu (aging schedule) để xác định thời gian mà họ khơng trả được. Bởi vì dựa vào thời gian thu nợ, nên việc theo dõi từng công nợ sẽ giúp xác định được chi phí nợ xấu là bao nhiêu.

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

Vẫn dựa chủ yếu vào dữ liệu quá khứ cho từng khoản thời gian xác định, cơng ty có thể chia ra những khoản nợ thành những nhóm khác nhau. Nợ càng lâu thì càng ít khả năng thu được. Do đó dựa vào biểu theo dõi khoản phải thu giúp ta có thể ước lượng phần trăm dựa vào thời gian đối tác nợ lâu hay ngắn.

Bảng 1.1 Bảng biểu khách hàng phải thu

<small>Số ngày quá hạn thuKhoản chưa tới </small>

<small>hạn thuTổng cộng nợ </small>

<small>(triệu VND)Tên khách hàng</small>

<small>Tổng số nợ dự tính khơng thu Phần trăm dự </small>

<small>Tài khoản nợ càng dài, thì khả năng thu lại càng thấp => dự phòng cao</small>

<small>= tổng thu chưa đến hạn nhân cho phần trăm dự tínhbằng tổng số dư nợ của </small>

Nguồn: Giả định theo quy tắc

Theo những quy định của nhà nước, một số phần trong Biểu khoản phải thu được quy định trong Thông tư 13/2006 về khoản nợ khó địi:

“Phương pháp lập dự phòng:

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên. Trong đó:

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phòng.

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.”

<b>1.2.4. Giải quyết những khoản phải thu </b>

Thường trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, các khoản phải thu thường được thu về dưới dạng tiền mặt và đương nhiên là phần sổ sách sẽ trừ đi những khoản thu rồi ra. Thế nhưng không phải lúc nào cũng suôn sẽ như vậy và cái thông thường ở trên sẽ được thay đổi nhiều. Và cũng có nhiều trường hợp do cơng ty đang cần tiền mặt gấp để duy trì vốn lưu động (đã xuất hiện nhiều công ty làm ăn vẫn có lãi trong sổ sách nhưng lại phá sản chỉ vì khơng đủ lượng tiền mặt để duy trì hoạt động kinh doanh khiến chủ nợ kiện ra tòa để tuyên bố phá sản và điều này chúng ta thường thấy nhất trong thời kinh tế suy thoái từ Tết năm ngoái cho đến nay), cơng ty đã chủ động tìm những nguồn để xữ lý nguồn phải thu này trong ngắn hạn.

Với cách này, cơng ty có thể bán các khoản phải thu của mình vì hai lí do chính sau. Thứ nhất, khi phải bán các khoản phải thu của mình, có thể là cơng ty khơng thể tìm được các nguồn khác phù hợp hay thanh khoản để bán được nữa. Trong năm 2008, khi mà tiền tệ đang bi siết chặt thì rất khó để các cơng ty huy động được vốn để kinh doanh cho dù đó là những tài sản đầu tư ngắn hạn như cổ phiếu mặc dù tính thanh khoản của nó cao hơn các khoản phải thu. Tuy nhiên vì kém thanh khoản do sự sụt giảm mạnh mẽ của thị trường chứng khoán nên khiến chẳng ai mua bán chứng khoán hoặc người mua tìm mọi cách để ép giá cổ phiếu xuống khiến doanh nghiệp phải chiết khấu rất nhiều. Các chủ doanh nghiệp cũng có thể vay ngân hàng nhưng với lãi suất từng lên đỉnh điểm là 21% chưa tính phụ phí hợp pháp và cả không hợp pháp khiến đây là một gánh nặng cho các công ty. Mà chưa chắc ngân hàng chấp nhận cho vay

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

Cách bán khoản công nợ của công ty thường thấy nhất là bán phần công nợ cho các định chế tài chính như các cơng ty tài chính hay ngân hàng mà thường mua các khoản cơng nợ để rồi sau đó trực tiếp đi thu cơng nợ. Có nhiều loại việc ủy thác như vậy. hưng tôi xin giới thiệu một cách thông dụng được ủy thác và các cơng ty đó ăn phần trăm trên khoản phải thu đó.

<i><b>1.2.5. Phân tích bảng báo cáo và khoản phải thu </b></i>

Hầu hết những khoản phải thu được đề cập trong bài chủ yếu là dành cho ngắn hạn và được nằm trong phần Tài sản ngắn hạn ở Bảng cân đối kế toán. Và như quy ước, thứ tự trong bảng cân đối kế tốn nói lên tính thanh khoản của từng loại tài sản ngắn hạn theo tính thanh khoản cao đứng trước:

Bảng 1.2 Báo cáo cân đối kế toán

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

bằng tiền mặt sẽ tăng khả năng thánh toán cũng như hạn chế rủi ro thua lỗ từ các khoản nợ xấu. Có hai cách (hay hai chỉ số) để tính tốn hiệu quả của việc thu hồi cơng nợ: tỉ số vịng quay khoản phải thu và số ngày thu nợ trung bình.

Tỉ số vòng quay khoản phải thu sẽ đo lường bao nhiêu lần trong năm khoản phải thu chuyển trin thạnh tiền mặt. Ví dụ như bình thường cơng ty nên có số vịng quay này là 12 lần hay cao hơn. Cơng thức tính vịng quay khoản phải thu sẽ bằng doanh số bán chịu chia cho khoản phải thu trung bình phát sinh trong năm. Số này cho thấy trong một năm sẽ có bao nhiêu lần đi thu nợ. Kế đó, ta dùng số ngày trong một năm (thường nhất là 365) chia cho số lần này thì sẽ ra số ngày trung bình ta đi thu cơng nợ.

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

<b>1.3.1. Quyết định điều kiện để xem xét công nợ </b>

Bước 1 cũng giống như là bước mở đầu để xem xét khách hàng dựa trên những yếu tố đặt ra để cho nợ. Nó cũng như là một tiêu chuẩn để quan trọng trong q trình quản lý tài sản cơng nợ. Chính vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như khả năng thu hồi nợ và là điều quan trọng nhất trong cách tính dịng chảy của tiền mặt từ doanh thu. Có một điều đơn giản dễ thấy là nếu thỏa mãn khách hàng cao cộng với chứng từ chính xác thì đó là một khoản nợ tốt và nó đúng trong gần như mọi trường hợp loại hình kinh doanh. Nếu cơng ty thỏa mãn khách hàng cao thì những chi phí phát sinh cho việc quản lý công nợ này thường được giảm rất nhiều. Do mỗi cơng ty có q trình xem xét cơng nợ khác nhau nên sẽ dẫn đến nhiều tiêu chuẩn khác nhau.

<small>Bước 1: Quyết định xem ai sẽ được gia hạn tín </small>

<small>Bước 2: Quyết định thời gian </small>

<small>lường tính thanh khoản của từng </small>

<small>khoản nợ </small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

<b>1.3.2. Q trình thu nợ </b>

Q trình thu hồi cơng nợ bắt đầu khi mà mọi thứ ban đầu như hợp đồng, điều kiện làm việc, đàm phán về giá cả, quản lý về tính dụng khách hàng tốt, quy trình đặt hàng rõ rằng và xuất quá đơn xong. Cuối cùng khoản công nợ đó sẽ được đưa vào sổ cái một cách rõ ràng. Và đương nhiên khi đã trở thành công nợ của cơng ty, thì những vấn đề phát sinh như chi phí chiếm dụng vốn và khả năng mất vốn tăng lên rất nhiều.

Chính vì vậy, việc quản lý tài sản công nợ được đánh giá quan trọng và nó bao gồm việc bảo vệ tài sản cũng như thanh khoản dịng tiền của cơng ty. Chúng ta cũng cần nhớ rằng các khoản phải thu hay thay đổi và là một phần quan trọng trong công ty, nên mục tiêu trên cần phải thỏa các điều kiện sau:

Tiết kiệm chi phí

Khơng ảnh hưởng giảm sút doanh số

Không tách rời khách hàng và các bộ phận nội bộ

Điểm bắt đầu cho việc thu hồi công nợ sẽ là đưa ra quy trình thu hồi. Chính bảng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ khi nào làm giai đoạn nào và ai chịu trách nhiệm phần đó. Điều quan trọng trong quản lý cơng nợ chính là cần được sự đồng thuận từ Ban giám đốc của từnng bộ phận như kinh doanh, tài chính và kế tốn.

Một quy luật bất thành văn trong thu hồi công nợ là càng liên hệ nhiều lần càng tốt và gọi nhắc sớm hơn sẽ là thích hợp hơn gọi trễ. Hãy nhớ ln có một bảng ghi nhớ khách hàng để có thể nhắc nhở khách hàng trước khi đến hạn trả. Điều đó giúp chúng ta biết được trạng thái tài chính của khách hàng cũng như thời gian trả nợ của khác.

Một vài điều quan trọng cho việc liên hệ với khách hàng nợ:

Đó là việc đặt trọng tâm làm việc vào khách hàng giúp xác định những khó khăn từ những khâu thực hiện đơn đặt hàng cho đến xuất hóa đơn. Nếu khơng có trở ngại gì xãy ra, hãy chắc rằng tiền sẽ được thu đúng lúc.

Nên nhắc nhở khách hàng trước khi đến hẹn giúp khách hàng chuẩn bị tiền thanh toán.

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

KILOBOOKS.COM

Và khi đến ngày thu nợ. Hãy nhớ gọi điện đến nhắc. Các cách thức liên lạc:

Hầu hết cách thức mà chúng ta làm sẽ là gọi điện thoại đến công ty khách hàng. Đây là cách nhanh chóng và nắm được tình hình ngay lập tức. Và cũng thật thích hợp nếu khơng thu được cơng nợ ta có thể u cầu gặp người có thẩm quyền cho việc đó. Ngồi ra thì Email và thư nhắc nợ cũng thật thích hợp.

Cũng như trên đã nói qua, việc tính tốn tính thanh khoản của khoản phải thu có thể tính bằng số ngày cũng như vịng quay khoản phải thu.

Các thủ tục kiểm soát nội bộ: Các công việc cần phải làm là:

Theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng (mua, bán, tạm ứng). Phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau: người mua, người bán, nhân viên và các khoản phải thu khác.

Theo dõi công nợ theo hợp đồng và thời hạn thanh tốn. Bù trừ cơng nợ giữa các đối tượng công nợ khác nhau. Theo dõi các cơng nợ chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng.

Lập các báo cáo: sổ chi tiết công nợ; các khoản nợ đến hạn, quá hạn; bảng kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối trên một tài khoản.

Theo dõi công nợ một khách hàng trên nhiều tài khoản công nợ khác nhau.

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TTNN.

Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: T.T.N.N INFORMATION TECHNOLOGY – TRADING SERVICE CO.,LTD

Tên công ty viết tắt: T.T.N.N CO.,LTD

Địa chỉ trụ sở chính: 51D3 Đinh Bộ Lĩnh, P.26, Q.Bình Thạnh. Hình thức sở hữu vốn: vốn góp tư nhân.

<b>2.1.1. Q trình hình thành và phát triển </b>

Cơng ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN được thành lập từ ngày 14 tháng 11 năm 2003 đến nay đã gần 6 năm hoạt động. Công ty TTNN kinh doanh và sản xuất với nhiều ngành nghề khác nhau như:

Mua bán: thiết bị văn phòng, thiết bị tin học, phần mềm máy tính đã đóng gói, thiết bị viễn thong, thiết bị ngành công nghiệp, mực in các loại, văn phịng phẩm, hang cơ điện lạnh, hàng trang trí nội thất, lương thực thực phẩm, hóa chất (trừ các hóa chất độc hại), hàng may mặc. Lắp ráp, bảo hành máy tính, thiết kế mạng máy tính.

Mua bán: vật tư thiết bị ngành phát thanh truyền hình, điện tử.

</div>