Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan anh ( chị ) đến thực tập và hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là Nguyễn Ngọc Anh , tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề tài :
“Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan anh ( chị ) đến thực tập và
ãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan.”
Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài viết này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Ngọc Anh


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

1

Trung tâm

2

VTLT

Tên cụm từ viết tắt
Trung tâm Khoa học và Công nghê
văn thư –lưu trữ
Văn thư lưu trữ


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư, lưu trữ (VTLT) là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm từ đó có những chủ trương,
chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó là
công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liên
tục thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm
bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí
mật cho mỗi cơ quan. Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện
cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước. Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phản
ánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng
khi cần thiết. Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng
trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Ngoài ra còn
có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an
ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc

độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT.
Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan,
tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất quan
trọng của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài: “Tìm hiểu về
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan anh ( chị ) đến thực tập và hãy tư vấn cho
lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ
4


của cơ quan.”
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
- Cách thức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ và quản lý công tác Văn thư – lưu trữ
của Trung tâm Khoa học và Công nghê văn thư lưu trữ.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về Trung
tâm Khoa học và Công nghệ văn thư – lưu trữ
Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm.
Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý công
tác văn thư lưu trữ.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ
văn thư – lưu trữ tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
Nghiên cứu tài liệu.
Quan sát.
Phỏng vấn.

5


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu
trữ.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tiền thân của Trung tâm Khoa học và
Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ được
thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 của Cục
Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng 4
năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số
38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Nghiên cứu khoa học. Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiên
cứu khoa học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, thực
hiện chức năng nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổ
chức và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế về văn thư,
lưu trữ thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Để ứng dụng và chuyển giao kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa học
vào thực tiễn công tác của ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐ-VTLTNN
điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ. Theo Quyết định này, Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng

dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ.
Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lại
đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức
6


năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn vị
trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động
khoa học và công nghệ của Cục.
Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong ngành
Lưu trữ Việt Nam. Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trực tiếp là Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm lặng
của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển
vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triển trong nhận thức của
toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳng định vai trò của ngành
Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
1.1.2. Vị trí và chức năng
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ là tổ chức sự nghiệp
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng nghiên cứu, ứng dụng và
quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp nhân,
con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thực hiện các nhiệm
vụ quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện kế
hoạch khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ.

- Xây dựng trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn, ban hành quy
chuẩn kỹ thuật về văn thư, lưu trữ.
- Nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng về văn thư, lưu trữ.
- Ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ.
7


- Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn
kỹ thuật và sáng kiến về văn thư, lưu trữ.
- Bổ sung, biên tập, biên dịch và phổ biến thông tin, tư liệu về văn thư,
lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan.
- Thường trực Hội đồng Khoa học và Công nghệ, Hội đồng Đánh giá,
giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến của Cục.
- Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ về văn thư. Lưu trữ theo
quy định của pháp luật và quy định của Cục trưởng.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư,
lưu trữ
Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm bao gồm:
- Lãnh đạo Trung tâm
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc và
không quá 02 Phó Giám đốc.
+ Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Giám đốc Trung
tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc
Trung tâm.

+ Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm
theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực công
tác theo phân công phụ trách.
- Cơ cấu tổ chức
+ Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học và công nghệ:
Phòng có Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
8


hiện các công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng và chuyển giao khoa học công
nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
+ Phòng Thông tin - Thư viện:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
hiện các công tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý và phổ biến tư liệu về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan.
+ Phòng Quản lý khoa học và công nghệ:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
hiện các công tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
và phổ biến các văn bản hướng dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ của
Cục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch khoa học và công nghệ
trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt.
+ Phòng Hành chính - Tổ chức:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, có
nhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện công tác hành chính,
tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán bộ và lao động, tiền lương; thi đua,
khen thưởng; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng;
văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kế toán của Trung
tâm.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về toàn bộ hoạt
động của Phòng. Các Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện một số

nhiệm vụ chuyên môn và phụ trách một số lĩnh vực công tác theo phân công của
Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về lĩnh vực công tác được
phân công phụ trách.
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cục
trưởng quyết định.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ
1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức
9


Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng
chính vì những điều đó mà công tác văn thư của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ rất được quan tâm. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp
phần đảm bảo cho các hoạt động của Trung tâm diễn ra nhanh chóng, đảm bảo
đúng tiến độ giải quyết công việc, công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề cho công
tác lưu trữ đi vào nền nếp, khoa học.
Do quy mô, tổ chức của Trung tâm không lớn, hàng năm số lượng văn
bản đi của Trung tâm ban hành cũng như văn bản đến không nhiều nên hiện tại
Trung tâm đã bố trí 01 viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thuộc
biên chế phòng Hành chính - Tổ chức. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đã
được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ, kinh nghiệm và phẩm
chất chính trị tốt. Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nên luôn
luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong các khâu nghiệp vụ không để xảy
ra sai sót, đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác. Để công tác văn thư đi vào
nề nếp khoa học thì việc chỉ đạo, điều hành sát sao là một nhu cầu rất quan
trọng. Nhận thức rõ được điều này nên công tác văn thư của Trung tâm luôn

luôn được lãnh đạo Trung tâm quan tâm, chỉ đạo từ việc xây dựng các văn bản
quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO 9001:2008; Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm; Nội quy sử
dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm... Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Giám
đốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các
nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ cũng như các văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế
độ thủ trưởng. Mọi hoạt động của Trung tâm đều phải tuân thủ đúng quy định
của pháp luật, quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy chế làm
10


việc của Trung tâm. Hiện tại, trụ sở của Trung tâm được đặt tại tầng 4 toà nhà số
12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, tuy cơ sở
vật chất của Trung tâm còn hạn hẹp, xong Ban Giám đốc Trung tâm luôn chú
trọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ được bố trí ngồi
cùng với Phòng Hành chính - Tổ chức ngay tại vị trí thuận tiện cho việc liên hệ
công tác với các đơn vị trong và ngoài Cục đảm bảo hoạt động nghiệp vụ văn
thư nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu công việc.
Cùng với con người, trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực
cho mọi hoạt động của Trung tâm. Thông qua các thiết bị, công việc được xử lý
nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu suất lao động của cán
bộ văn thư, đồng thời việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cũng làm giảm
chi phí về nhân lực cộng với những chi phí khác kèm theo. Hiện tại bộ phận văn
thư được trang bị 01 bộ máy vi tính kết nối mạng nội bộ để kịp thời truy cập lịch
làm việc của Lãnh đạo Cục để báo cáo Giám đốc, 01 máy in laze, 01 máy scan,
01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy hủy tài liệu, bàn quầy 2 ngăn, ghế có

nấc điều chỉnh độ cao thấp, có trục xoay để vừa tạo cảm giác thoải mái khi làm
việc, lại vừa di chuyển dễ dàng, ngoài ra còn có các trang thiết bị khác như máy
điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa nhiệt độ và văn phòng phẩm các loại.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Công tác văn thư bao gồm các công việc về: Soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trung
tâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm; quản lý
và sử dụng co dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về: Thu thập; chỉnh lý; xác định
giá trị; bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của Trung tâm.
Văn thư, lưu trữ Trung tâm là bộ phận thuộc phòng Hành chính - Tổ chức,
thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo quy định
của pháp luật và của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc trung tâm
quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm. Trưởng
11


phòng Hành chính - Tổ chức là người giúp Giám đốc Trung tâm trực tiếp quản
lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm,
đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị
thuộc Trung tâm. Trưởng các đơn vị thuộc Trung tâm có trách nhiệm tổ chức
thực hiện các quy định của Trung tâm về công tác văn thư, lưu trữ. Các viên
chức thuộc Trung tâm trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu
trữ. Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nước trong công tác văn thư,
lưu trữ.
Qua thời gian tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, em thấy Ban Giám đốc Trung tâm luôn

quan tâm sát sao đến hoạt động này, từ việc chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổ chức
xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và quy định về công tác văn thư,
lưu trữ cũng như giám sát, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ từ đó đáp ứng được yêu
cầu của công việc. Để hiểu rõ điều này chúng ta đi vào tìm hiểu Chương 2.

12


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VĂN THƯ - LƯU TRỮ
2.1. Hoạt động quản lý
Với chức năng giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên
cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu
trữ, Trung tâm đã giúp Cục soạn thảo nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về
hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ đồng thời cũng là đơn vị
chủ trì các hội nghị, hội thảo khoa học về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước như Hội thảo SARBICA, Hội thảo khoa học quốc tế “Đào tạo
cán bộ lưu trữ” và các Hội thảo theo chuyên đề khác. Được thành lập từ năm
1988 cho đến nay Trung tâm đã giúp Cục quản lý hàng trăm đề tài nghiên cứu
khoa học về văn thư, lưu trữ trong đó có các đề tài mà kết quả nghiên cứu của nó
đã được áp dụng vào thực tiễn đạt kết quả cao và được dùng để biên soạn các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và giáo trình dùng cho việc giảng dạy tại các
trường. Chính vì là đơn vị sự nghiệp giúp Cục nghiên cứu khoa học và quản lý
các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ nên Trung tâm rất quan
tâm đến công tác này và chú trọng đến việc ban hành các văn bản quy định,
hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ giúp công tác này đi vào nền nếp. Cụ thể
như sau:

+ Ngày 08/8/2012 Giám đốc Trung tâm đã ký Quyết định số 129/QĐTTKHCN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO
9001:2008;
+ Quyết định số 237/QĐ-TTKHCN ngày 27 tháng 12 năm 2014 của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;
+ Quyết định số 203/QĐ-TTKHCN ngày 03 tháng 11 năm 2015 của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm Khoa
13


học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;
+ Quyết định số 176/QC-TTKHCN ngày 05 tháng 9 năm 2016 của Trung
tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làm
việc của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;
+ Ngày 22/4/2016 Giám đốc Trung tâm đã ký ban hành Nội quy sử dụng
tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ;
+ Quyết định số 59/QĐ-TTKHCN ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Trung
tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Danh mục hồ
sơ, tài liệu năm 2017 của Trung tâm.
Với hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
cũng như quy chế làm việc tương đối đầy đủ, công tác văn thư, lưu trữ và lề lối
làm việc quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị và cá
nhân trong Trung tâm đã đi theo một nguyên tắc nhất định, cụ thể, rõ ràng.
Song song với việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưu
trữ, Lãnh đạo Trung tâm cũng thường xuyên quan tâm đến việc cử viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm tham dự các lớp bồi dưỡng, tập
huấn nghiệp vụ, Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước diễn ra hai năm một lần. Qua Hội nghị cán bộ văn thư có điều

kiện được củng cố kiến thức, giao lưu học hỏi nghiệp vụ từ các bạn đồng nghiệp
để có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
•

Thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính do Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết định; Quy chế; Quy định; Thông báo;
Chương trình; Kế hoạch; Đề án; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Hợp đồng; Công
văn; Bản cam kết; Bản thỏa thuận; Giấy chứng nhận; Giấy ủy quyền; Giấy mời;
Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép; Giấy đi đường.
14


Do phạm vi quy mô hoạt động và chức năng tham mưu, giúp Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ
văn thư, lưu trữ, nên số lượng văn bản của Trung tâm hàng năm không nhiều. Ví
dụ như trong năm 2016, số lượng văn bản đi do Trung tâm ban hành là 262 văn
bản, số lượng văn bản đến là 466 văn bản. Hiện nay, Trung tâm đã cài đặt phần
mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên môi trường mạng và đang tiến
hành thử nghiệm phần mềm văn thư điện tử, tuy nhiên công chức, viên chức
trong Trung tâm đang trong quá trình tập huấn để làm quen với việc sử dụng
phần mềm dần thay thế cho cách truyền thống là quản lý văn bản bằng sổ. Do
đó, việc quản lý văn bản đi, đến tại Trung tâm vẫn được viên chức văn thư thực
hiện đồng thời cả bằng sổ và trên phần mềm quản lý văn bản.
•

Thể thức văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -

Lưu trữ
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải
có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật.
Nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Các văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
được soạn thảo theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản gồm có: Quốc hiệu; tên cơ quan (tên cơ quan chủ quản
và cơ quan ban hành văn bản); số và ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng,
năm văn bản; tên loại và trích yếu văn bản; nội dung văn bản; chữ ký của người
có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu
có).
Trong một số trường hợp, khi ban hành văn bản để giao dịch thêm địa chỉ
cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email, Website để tiện liên hệ.
Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan; số, ký hiệu bản sao; địa danh và
ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký
sao, dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận bản sao.
15


Phần lớn các văn bản do Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư –
Lưu trữ ban hành đều đúng thể thức. Tuy nhiên, thể thức và hệ thống số văn bản
của loại văn bản Hợp đồng còn chưa có quy định cụ thể là lấy số theo hệ thống
số nào và do cán bộ nào quản lý hệ thống số đó.
•

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ, theo Quyết định này Trung tâm là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, thực hiện các chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý
các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước. Vì vậy, trong quá trình hoạt động Trung tâm đã soạn thảo và ban
hành 02 loại văn bản đó là:
+ Văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
ban hành về lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao và quản lý các hoạt
động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục.
+ Văn bản của Trung tâm ban hành thực hiện các hoạt động về quản trị,
hành chính - tổ chức của Trung tâm.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Trung tâm thực hiện theo
đúng hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Quy chế số 237/QCTTKHCN ngày 27/12/2014 của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ ban hành về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
•

Việc soạn thảo được thực hiện như sau:

Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Trung tâm: Viên chức
được phân công soạn thảo nghiên cứu yêu cầu, nội dung, tính chất của văn bản
cần soạn thảo, xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần
soạn thảo; thu thập, xứ lý thông tin có liên quan; dự thảo văn bản (Đối với văn
16


bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Trung tâm

việc tham khảo ý kiến của các phòng, cá nhân trong Trung tâm, tiếp thu ý kiến
để hoàn chỉnh bản thảo).
Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảo
phải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản về các
vấn đề quan trọng, phức tạp hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải có
giải trình.
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước: Viên chức được phân công giải quyết công việc nghiên cứu yêu cầu
của văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý các thông tin cần thiết; xác định
hình thức và mức độ mật khẩn của văn bản; dự thảo văn bản; chuẩn bị phiếu
trình giải quyết công việc. Với loại văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành, khi trình ký phải có hồ sơ trình ký (hồ
sơ trình ký gồm: Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản và các văn
bản, tài liệu khác có liên quan). Lãnh đạo các đơn vị trong Trung tâm duyệt hồ
sơ trình ký sau đó trình Lãnh đạo Trung tâm duyệt và ký tắt nội dung văn bản
(ký tắt vào vị trí cuối cùng của văn bản dự thảo). Văn thư Trung tâm tiếp nhận,
kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sau đó chuyển hồ sơ
trình ký cho bộ phận Văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình Lãnh đạo
Cục phê duyệt, ký ban hành văn bản.
Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Quy chế số 176/QC-TTKHCN
ngày 05/9/2016 của Giám đốc Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu
trữ ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm như sau:
Giám đốc ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc
Phó Giám đốc ký các văn bản do Giám đốc phân công hoặc ủy quyền
bằng văn bản trong trường hợp Giám đốc đi vắng.
Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Khoa
học và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã thực hiện theo đúng trình tự, các văn bản
sau khi soạn thảo đều được kiểm tra rất kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được
17

sai sót, đảm bảo đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có tính khả thi và
tính khoa học cao. Tuy nhiên, loại văn do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành thì từ khi văn bản được soạn thảo đến khi
được gửi đi phải qua rất nhiều khâu rườm rà, mất nhiều thời gian, ảnh hưởng
đến tiến độ giải quyết công việc và gây tâm lý không tốt cho người soạn thảo
nhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi
Văn bản đến và văn bản đi do cơ quan hình thành tạo nên một loại
phương tiện, một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành quản lý của
các cơ quan. Để văn bản phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức,
quản lý tốt các loại văn bản này không thể xem nhẹ. Bởi vì hoạt động điều hành
ở từng cơ quan phụ thuộc phần lớn vào việc nắm bắt thông tin và xử lý thông tin
trong văn bản có kịp thời và đạt hiệu quả hay không.
Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ đều được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Trung tâm.
Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào đều được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm viêc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng dấu độ khẩn như “Hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), “Thượng
khẩn”, “Khẩn” đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản “Khẩn” đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký.
a) Quản lý và giải quyết văn bản đến
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ với chức năng chính
là giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu và ứng dụng khoa học
công nghệ, quản lý các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ vì vậy
văn bản đến thường rất đa dạng (của cơ quan cấp trên, của các Bộ, ngành, TW,
của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, của các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục) bao
gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

như: Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Công văn, Báo cáo, Thông báo,
Chương trình, Hợp đồng,… Chính vì vậy để giải quyết công việc của cơ quan
18


một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có hiệu quả đòi hỏi công tác quản
lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến phải nhanh gọn và kịp thời.
Vì vậy quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Trung
tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã được áp dụng theo TCVN ISO
9001:2008 như sau:
Các bước công việc trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ được mô tả chi tiết như sau:
•

Tiếp nhận văn bản đến

- Nhận văn bản đến từ các nguồn.
- Kiểm tra văn bản đến:
+ Đối với văn bản để trong bì thư: cần kiểm tra số lượng bì thư, tình trạng
nguyên vẹn của bì thư. Nếu phát hiện có sai sót, có dấu hiệu bóc, mở bao bì…,
Văn thư Trung tâm phải báo cáo với Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức.
+ Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax: cần kiểm tra số lượng văn
bản, số lượng trang văn bản. Nếu phát hiện có sai sót, phải thông báo cho nơi
gửi văn bản.
•

Đăng ký văn bản đến

- Phân loại sơ bộ các loại bì văn bản đến:
+ Loại bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại;

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì gửi cho Chi bộ, Công đoàn, Đoàn
thanh niên của Trung tâm và các bì gửi đích danh người nhận (cá nhân, đơn vị
thuộc Trung tâm).
- Bóc bì văn bản đến:
+ Bì có đóng dấu “Khẩn” cần được bóc trước;
+ Trong quá trình bóc bì phải lưu ý không được gây hư hại đối với văn
bản trong bì cũng như không được làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan
gửi và dấu bưu điện đóng trên bì thư, đồng thời cần phải kiểm tra đối chiếu văn
bản trong bì với số ký hiệu ghi ngoài bì, số lượng trang văn bản…
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:
+ Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư Trung tâm phải được đóng
19


dấu “Đến” (BM-02). Dấu “Đến” phải đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy
trống, dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội
dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm
ban hành văn bản; sau đó phải ghi số và ngày đến;
+ Văn bản không thuộc diện đăng ký tại Văn thư Trung tâm thì không cần
đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị hoặc có nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Đăng ký văn bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đến trên máy vi tính:
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: lập 01 Sổ đăng ký văn bản đến (BM-01)
+ Đăng ký văn bản đến trên máy vi tính: sử dụng chương trình quản lý
văn bản và điều hành qua mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
•

Trình văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký tại văn thư phải được kịp thời trình cho

Giám đốc Trung tâm hoặc Phó Giám đốc (trong trường hợp Giám đốc đi vắng)
để Lãnh đạo Trung tâm phân phối giải quyết văn bản đến.
- Đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết văn
bản đến Lãnh đạo Trung tâm ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”;
- Các ý kiến chỉ đạo giải quyết hoặc sao gửi văn bản đến các cá nhân, đơn
vị khác để biết hoặc phối hợp giải quyết (nếu có) được ghi vào lề trái của văn
bản đến.
•

Chuyển giao văn bản đến

- Sau khi Lãnh đạo Trung tâm ghi ý kiến phân phối giải quyết văn bản,
Văn thư Trung tâm nhận lại văn bản đến để bổ sung thông tin vào mục “Đơn vị
hoặc người nhận” trong Sổ đăng ký văn bản đến và trong cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến trên máy vi tính.
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm, Văn thư Trung tâm
tiến hành sao chụp, chuyển văn bản đến cho các cá nhân, đơn vị thuộc Trung
tâm đáp ứng đúng yêu cầu của việc chuyển giao văn bản đến là nhanh chóng,
đúng đối tượng và chặt chẽ.
- Cá nhân, đơn vị nhận văn bản đến phải có trách nhiệm ký tên vào cột
20


“Ký nhận” trong Sổ đăng ký văn bản đến.
•

Theo dõi việc chuyển giao văn bản đến

Đối với những văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định
của pháp luật hoặc quy định của Trung tâm, Trưởng các đơn vị có trách nhiệm

theo dõi tiến độ giải quyết văn bản để báo cáo cho Lãnh đạo Trung tâm.
b) Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả cá loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành do Trung tâm phát hành. Đồng thời Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày
của tất cả các văn bản do Trung tâm soạn thảo và phát hành.
Các bước công việc trong Quy trình quản lý văn bản đi của Trung tâm
Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ được mô tả chi tiết như sau:
•

Tiếp nhận văn bản đi

- Nhận văn bản đi từ các đơn vị soạn thảo văn bản.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản. Nếu phát
hiện có sai sót phải gửi trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo sửa chữa.
•

Làm thủ tục phát hành văn bản

- Ghi số và ngày tháng cho văn bản:
+ Số văn bản: văn bản đi của Trung tâm được đánh số chung bằng chữ số
Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm;
+ Ngày, tháng văn bản: là ngày, tháng mà văn bản được ký ban hành.
- Nhân bản văn bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đóng dấu Trung tâm: phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng
mực dấu:
+ Dấu đóng lên chữ ký: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
+ Dấu đóng lên các kèm theo văn bản: được đóng lên trang đầu, trùm lên
một phần tên Trung tâm hoặc tên của ;

+ Dấu giáp lại: đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc văn
bản, trùm lên một phần các trang văn bản, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
21


- Đóng dấu độ khẩn (nếu có): đóng vào vị trí phía dưới trích yếu nội dụng
văn bản (đối với công văn) hoặc dưới sổ, ký hiệu văn bản (đối với văn bản có
tên loại); mực dấu là màu đỏ tươi.
•

Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi và cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: lập 01 Sổ đăng ký văn bản đi (BM-01)
+ Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính: sử dụng chương trình quản lý văn
bản và điều hành qua mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
•

Chuyển phát văn bản đi

- Đưa văn bản vào bì thư:
+Lựa chọn bì văn bản: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn
bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp (MB-03)
+ Viết bì: Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì vào mục “Số:
……….”; ghi tên và địa chỉ cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
vào mục “Kính gửi:…………………….”.
+ Vào bì: Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp
văn bản để vào bì (gấp hai, gấp ba hay gấp tư). Lưu ý là gấp mặt giấy có chữ vào
trong và khi vào bì cần tránh làm nhàu, quăn mép văn bản.

+ Dán bì: Khi dán bì, cần lưu ý không được dán vào văn bản, mép bì phải
được dán kín và không bị nhăn.
+ Đóng dấu độ khẩn (nếu có): Dấu độ khẩn trên bì văn bản phải đóng
đúng như dấu độ khẩn trên văn bản phong bì.
- Chuyển giao văn bản đi
+ Chuyển giao văn bản trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân;
+ Chuyển giao văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển
phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bằng
đường bưu điện (BM-02)
+ Chuyển giao văn bản đi bằng máy fax: Trong trường hợp văn bản đi cần
gửi gấp đến nơi nhận thì sử dụng máy fax để fax trước văn bản, nhưng sau đó
22


phải gửi bản chính đối vắn những văn bản có giá trị lưu trữ.
•

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư Trung tâm có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi,
cụ thể như sau:
- Đối với văn bản được chuyển trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân:
phải có chữ ký của đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản vào cột “Ký nhận” của Sổ
đăng ký văn bản đi (BM-01).
- Đối với văn bản đi chuyển giao qua đường bưu điện: Cần kiểm tra, xác
minh với nơi nhận văn bản, nếu phát hiện văn bản bị thất lạc, Văn thư Trung tâm
phải kiểm tra, đối chiếu với bưu điện và báo cáo ngay cho Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức để xem xét, giải quyết. Trường hợp bưu điện trả lại văn bản thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bằng đường bưu điện (BM-02) để kiểm tra, xác minh khi cần

thiết.
- Đối với văn bản đi gửi qua máy fax: Cần kiểm tra, đối chiếu với nơi
nhận văn bản về số lượng văn bản và số lượng trang văn bản gửi đi.
•

Lưu văn bản đi

Bản gốc của văn bản đi được Văn thư Trung tâm lưu lại, sắp xếp theo thứ
tự đăng ký và lập thành tập lưu văn bản đi của Trung tâm.
c) Tiếp nhận hồ sơ trình ký
•

Tiếp nhận hồ sơ trình ký

- Nhận hồ sơ trình ký từ đơn vị soạn thảo văn bản;
- Kiểm tra các thông tin ghi trến Phiếu trình giải quyết công việc (BM-01)
và kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày của văn bản. Nếu phát hiện có
sai sót thì phải gửi trả lại đơn vị soạn thảo văn bản.
•

Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành (Sổ S1);
Ghi thông tin vào các mục “STT”, “Ngày trình văn bản”, “Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản”, “Trình lãnh đạo” trong sổ S1 (BM-02)
•

Chuyển HS trình ký cho Văn thư Cục
23

HS trình ký phải được chuyển giao cho Văn thư Cục ngay trong ngày
trình ký văn bản đã ghi trên Phiếu trình giải quyết công việc. Đối với những văn
bản đề nghị trình gấp thì phải chuyển giao cho Văn thư Cục ngay sau khi tiếp
nhận và đăng ký vào Sổ S1.
•

Nhận lại HS trình ký

Sau khi HS trình ký được lãnh đạo Cục phê duyệt, Văn thư Cục làm thủ
tục phát hành và chuyển giao văn bản. Văn thư Trung tâm có trách nhiệm nhận
lại HS trình ký (bao gồm cả bản lưu hồ sơ việc).
Trường hợp HS trình ký chưa đạt yêu cầu, Lãnh đạo Cục đề nghị chỉnh
sửa nội dung văn bản thì Văn thư Trung tâm nhận lại HS, gửi trả lại cho đơn vị
soạn thảo văn bản chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục để trình ký lần
2.
•

Đăng ký bổ sung vào sổ S1

Văn thư Trung tâm có trách nhiệm ghi thông tin bổ sung vào các mục “Số,
ký hiệu văn bản”, “Ngày tháng văn bản”, “Đơn vị, người nhận bản lưu” và mục
“Ghi chú” (nếu có) Sổ S1.
•

Trả HS trình ký

Sau khi bổ sung thông tin vào Sổ S1, Văn thư Trung tâm có trách nhiệm
trả lại HS trình ký cho đơn vị soạn thảo văn bản. Người nhận hồ sơ sẽ phải ký
nhận vào cột “Đơn vị, người nhận bản lưu” trong Sổ S1.

d, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trung tâm
•

Xây dựng Danh mục hồ sơ

- Văn thư Trung tâm xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ, lấy ý kiến đóng
góp của các đơn vị trong Trung tâm; hoàn thiện dự thảo để Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức trình Giám đốc Trung tâm ký ban hành.
- Danh mục hồ sơ được ban hành vào đầu năm và gửi đến các đơn vị, cá
nhân liên quan để lập hồ sơ theo Danh mục.
- Trong quá trình thực hiện, nếu hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có
công việc phát sinh cần lập hồ sơ, đơn vị cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào Danh
mục hồ sơ của đơn vị mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ
24


của Trung tâm.
•

Lập hồ sơ công việc

- Trách nhiệm lập hồ sơ
Công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao phải
lập hồ sơ công việc.
- Nội dung của lập hồ sơ công việc
+ Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Trung tâm và thực tế công việc được
giao, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ
sơ.
+ Thu thập văn bản vào hồ sơ

Công chức, viên chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư
liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý. Tùy theo
đặc điểm của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu theo
trình tự thời gian và diễn biến công việc).
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì công việc cũng kết thúc. Công chức,
viên chức lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn
thiếu và loại ra những văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không
cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, công chức, viên chức
phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Trung
tâm, của đơn vị hình thành hồ sơ;
+ Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
+ Văn bản trong hồ sơn phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
25