Tìm hiểu việc thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐND UBND quận tây hồ

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em thực hiện. Các tài liệu thu
thập được trong đề tài nghiên cứu của em là trung thực, không copy đề tài của tác
giả khác.

1


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện bài tiểu luận em đã nhận được sự giúp
đỡ tận tình của ThS.Ngô Thị Kiều Oanh- giảng viên học phần Quản lý Nhà nước
trong Công tác văn thư- lưu trữ. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến
cơ vì trong q trình giảng dạy đã truyền thụ cho em những kiến thức quý giá làm
hành trang quan trọng để em hoàn thành bài tiểu luận này. Do hạn chế về thời gian
cũng như năng lực nghiên cứu nên bài tiểu luận của em không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá, góp ý từ các thầy, cơ
để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................3
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT..................................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
A. MỞ ĐẦU..............................................................................................................2
1. Lý do chọn đề tài................................................................................................................................ 2
2. Mục đích nghiên cứu.......................................................................................................................... 3

3. Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................... 3
6. Các nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................. 4

B. NỘI DUNG..........................................................................................................5
CHƯƠNG 1..............................................................................................................5
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC...............................5
VĂN THƯ, LƯU TRỮ............................................................................................5
1.1. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ......................................................................................5
1.1.1. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư................................................................................................ 5
1.1.2. Vị trí, vai trị của cơng tác lưu trữ................................................................................................. 5
1.2. Cơ sở lý luận về Công tác văn thư, lưu trữ....................................................................................... 6
1.2.1. Cơ sở lý luận về Công tác văn thư................................................................................................. 6
1.2.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ.................................................................................................. 7
1.3. Cơ sở lý luận về quản lý công tác VTLT............................................................................................. 9
1.4. Nội dung quản lý công tác VTLT....................................................................................................... 9
1.5. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ.................................................................................... 9

CHƯƠNG 2............................................................................................................11
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI......11
VĂN PHỊNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ..................................................11
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận....................................11
2.1.1.Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:..............................................................11
2.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:...............................................................11
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:......................................................12
2.2. Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của văn phịng HĐND-UBND quận Tây Hồ................12
2.2.1. Bố trí nhân sự làm công tác VTLT................................................................................................ 12
2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ...........................13
2.2.3. Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.............................14

2.3.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ......................15


2.3.5. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ...................................16
2.3.6. NCKH và hợp tác quốc tế về công tác VTLT.................................................................................16

CHƯƠNG3............................................................................................................17
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIÚP LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ
VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮU TẠI VĂN PHỊNG HĐND-UBND
QUẬN TÂY HỒ.....................................................................................................17
3.1. Đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ.............17
3.2. Một số đề xuất giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại văn
phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ....................................................................................................................... 18

C. KẾT LUẬN.......................................................................................................20
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................21
PHỤ LỤC 01:.........................................................................................................22


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

NCKH

Nghiên cứu khoa học

3

VTLT

Văn thư, lưu trữ

4

HĐND

Hội đồng nhân dân


LỜI NĨI ĐẦU
Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò
đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần
thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá
trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản

an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.
Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo, quản
lý thống nhất và có hiệu quả từ rất nhiều công việc khác nhau như: ban hành văn bản
quản lý, kinh phí hoạt động, chun mơn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ…
Văn thư, lưu trữ luôn là đề tài được sinh viên chuyên ngành quan tâm và là chuyên
đề được áp dụng khá nhiều đối với các bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ
và quản trị văn phòng.
Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào
đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Văn phòng HĐND-UBND quận , em có
thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý về công tác văn thư lưu trữ tại đây. Vì vậy, em đã
quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu việc thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ ” làm đề tài nghiên cứu của
mình.

1


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh- Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký Thơng đạt số
1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ
rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài
liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng
kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác và phương châm chính sách
về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ
công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm
quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc,
ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là

"Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản
an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các
cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
Sau một số phân tích trên, chúng ta đã hiểu rõ tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ đối với sự “sinh tồn” của một cơ quan, tổ chức. Nhưng để quản lý được tốt
cơng tác này cần có sự nỗ lực rất lớn từ rất nhiều yếu tố: lãnh đạo cơ quan, nội bộ các
phòng, ban, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kinh phí hoạt động, trình độ chun mơn… có
thực hiện tốt tổng thể những yếu tố đó mới có thể đảm bảo cho q trình giải quyết cơng
việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình được thuận lợi và đạt hiệu quả cao


trên nhiều mặt như: kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng, văn hóa-thể thao…
Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào
đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại văn phòng HĐND-UBND Quận Tây Hồ,
tơi có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý công tác văn thư lưu trữ tại đây. Vì vậy, tơi
đã quyết định chọn chun đề “Tìm hiểu việc thực hiện nhiệm vụ quản lý cơng tác văn
thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ” làm đề tài nghiên cứu của
mình.
2. Mục đích nghiên cứu

Mục tiêu chung: Nghiên cứu việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng HĐND-UBND quận.
Mục tiêu cụ thể: Đề tài nhằm làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn
thư, lưu trữ và thực trạng việc quản lý công tác văn thư,lưu trữ tại Văn phịng
HĐND- UBND quận .Từ đó đưa ra những đánh giá, nhận xét và giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả việc quản lý công tác văn thư,lưu trữ tại Văn phòng
HĐND-UBND quận trong giai đoạn hiện nay.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau:
Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
Khái quát về Văn phòng HĐND- UBND quận và thực trạng quản lý công
tác văn thư,lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND quận
Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý cơng tác văn
thư tại Văn phịng HĐND- UBND quận
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Phạm vi nghiên cứu: Nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng
HĐND- UBND quận Tây Hồ.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hồn thành đề tài này tơi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp lưu trữ học: Bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và
tổng hợp;
- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáo thống
kê về cơng tác văn thư, lưu trữ của văn phịng HĐND-UBND quận Tây Hồ;


- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tơi vận dụng trong
suốt q trình thực hiện đề tài.

- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và chuyên viên
Phòng Nội vụ. Với phương pháp này các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài có
tính thực tiễn hơn. Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi thu được những thông tin mà
khơng thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng
tác văn thư;
- Kế hoạch cơng tác văn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ qua nhiều năm;
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
Cùng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác của Bộ Nội vụ,
các Sở ban ngành có liên quan.
Kết cấu của báo cáo kết quả đề tài
Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận. Phần nội dung chính của đề tài gồm 03
chương:
Chương 1: Cở sở lý luận của việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý về cơng tác văn thư, lưu trữ tại Văn phịng
HĐND-UBND quận Tây Hồ.
Chương 3: Một số đề xuất giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý về công tác
văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ .


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ VỀ CƠNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ
1.1.1. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư
- Cơng tác văn thư là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung
quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực

tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ
biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối
hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc
biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phịng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan
trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức
năng thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì cơng tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong cơng tác văn phịng.
- Cơng tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung. Thơng tin phục vụ quản
lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thơng tin bằng văn bản. .
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ gó phần giải quyết cơng việc của cơ quan một
cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
1.1.2. Vị trí, vai trị của cơng tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Nó thực hiện những bước cuối cùng đối với văn
bản, tài liệu để phục vụ sử dụng, khai thác cho nhu cầu của độc giả.
- Để hiểu rõ được vài trị cũng như ý nghĩa của cơng tác lưu trữ, trước hết chúng ta
cần hiểu rõ về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ - cái gọi là gắn kết một mực từ


đầu đến cuối đối với công tác này trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào.
- Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ
cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông
tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ,

bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng
của công dân
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên
soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động,
một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây
dựng cơ bản cịn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các cơng trình kiến trúc,
các cơng trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh,
thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực
đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các cơng
trình.
1.2. Cơ sở lý luận về Cơng tác văn thư, lưu trữ
1.2.1. Cơ sở lý luận về Công tác văn thư
a. Khái niệm Công tác văn thư
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về cơng tác
văn thư, tại Khoản 2 Điều 1: ‘ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thàng trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư’ .
b. Nội dung của công tác văn thư
Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, công tác văn
thư bao gồm những nội dung sau:
- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
c. u cầu của của Cơng tác văn thư
- Nhanh chóng: Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ
quan,tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng
. Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, Xử lý
thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản.

- Chính xác: Là hoạt động đảm bảo thơng tin về văn bản vì vậy cơng tác văn thư
địi hỏi yêu cầu chính xác:
+Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành văn bản,
không được trái với Hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan ban hành.
+Về mặt thể thức: văn bản phải được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước;
+Về mặt kĩ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy in ấn văn bản phải chính xác tránh sai
sót, tránh nhầm lẫn phải tuân thủ đúng quy định của Nhà nước và quy chế của cơ quan.
- Bí mật: trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản, bố trí phịng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ
quan phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
1.1.3.4.Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư găn liền với việc sử
dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, u cầu hiện đại hóa cơng
tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao.
d. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư

* Vị trí của cơng tác văn thư
Cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động của cơ quan nói riêng . Trong văn phịng, Cơng tác văn thư
khơng thể thiếu và là nội dung quan trọng chiếm một phần lớn tỏng nội dung hoạt
động của văn phòng.
*Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và
chất lượng cơng tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bênh
quan liêu giấy tờ;
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan và cá nhân.
- Công tác văn thư đảm đảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.
1.2.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ


a. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị- xã hội, tơt chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong
quản lý và tiến hành ( thực hiện ) các công việc liên quan đến thu thập, xác định
giá trị tài liệu, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông
lưu trữ quốc gia và các tài liệu lưu trữ khác.
b. Chức năng của công tác lưu trữ
Cơng tác lưu trữ có 2 chức năng cơ bản là:
- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an tồn tài liệu Phơng lưu trữ Quốc gia và
các tài liệu lưu trữ khác;
- Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa
học, và các nhu cầu chính đáng của cơng dân.
c. Tính chất của cơng tác lưu trữ
- Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của cơng tác lưu trữ được thể hiện
nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật của hoạt động xã hội đước phản
ánh vào tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ
như: thu thập, phân laoji, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tính chất cơ mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải được sử dụng
rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động của xã hội. Tuy nhiên do
một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, vì vậy
các ngun tắc chế độ trong công tác lưu trữ thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các
nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là người giác ngộ quyền lợi giai

cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, ln cảnh giác cách mạng , có ý thức tôt chức kỷ
luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà
nước.


1.3. Cơ sở lý luận về quản lý công tác VTLT
a. Khái niệm về quản lý
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối
tương và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của
tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.
b. Khái niệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Quản lý văn thư, lưu trữ là quá trình dự trên chức năng, nhiệm vụ đã được xác
định của bộ máy quản lý về công tác VTLT để sắp xếp lực lượng, bố trí cơ cấu, xây dựng
về mơ hình và giúp cho tồn bộ hệ thống quản lý cơng tác VTLT hoạt động như một
chỉnh thể nhằm hướng tới các mục tiêu chung của công tác VTLT.
1.4. Nội dung quản lý công tác VTLT
- Bố trí nhân sự làm cơng tác VTLT
- Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VTLT.
- Hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác VTLT
- Đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác VTLT.
-NCKH và hợp tác Quốc tế về công tác VTLT
1.5. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ
a) Văn bản quản lý của Nhà nước về công tác văn thư
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà sốt, hệ

thống hóa văn bản quy phạm pháp luật;
- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thơng tư số 21/2012/TT-BCA ngày của Bộ Công an quy định về con dấu của các
cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước;
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy


định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức
chuyên ngành văn thư…
b) Cơ sở pháp lý của công tác lưu trữ
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định về việc sử
dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;
- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy
định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các Tỉnh, Thành
phố trực thuộc Trung ương;
-Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp….


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND
Quận

2.1.1.Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên mơn thuộc UBND
quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của
HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch
UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND - UBND.
- Văn phịng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên mơn, nghiệp vụ của Văn phịng
UBND thành phố.
2.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

Đối với chức năng là cơ quan chun mơn của UBND:
1. Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đơn đốc, kiểm tra các phịng, ban
chun mơn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác
của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
công tác phối hợp giữa các phịng chun mơn, UBND phường theo quy định pháp
luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND và thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
3. Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịch
UBND quận; theo dõi, đơn đốc các phịng, ban chun mơn, UBND phường soạn
thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chun mơn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND
quận xem xét, quyết định;
6. Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác
với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận, các
đoàn thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trung ương, của thành
phố đóng trên địa phường;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện các văn bản đó tại các phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân các phường;
8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
quận; cơng tác cơng văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND quận;
9. Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cơng tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND…
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND Quận. Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ cơng tác giữa
UBND Quận với các đồn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phịng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận trên
cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân cơng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phịng gồm có: 01 Chánh Văn Phịng, 02 Phó Văn
phịng và các bộ phận chuyên môn.
-

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBNDquận Tây

Hồ:Phụ lục 02
2.2. Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của văn phịng HĐNDUBND quận Tây Hồ
2.2.1. Bố trí nhân sự làm cơng tác VTLT

Văn phịng HĐND- UBND quận có bộ phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách,
giúp Chánh Văn phòng HĐND_ UBND Quận tổ chức thực hiện và quản lý công
tác VTLT của cơ quan.


Văn phịng HĐND-UBND quận đã bố trí 03 cơng chức văn thư, lưu trữ với
nhiệm vụ như sau:
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn; tổ chức
các hình thức tuyên truyền, phổ biến, giải thích, hướng dẫn thực hiện; tham mưu
các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy định về công tác văn thư
của các cá nhân; tổ chức các hoạt động thanh tra, kiểm tra CTVTLTT của đơn vị.
- Thực hiện việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
- Thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tổ chức nhân sự làm công tác VTLT
Việc bố trí nhân sự đúng chun mơn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trị quan
trọng trong Cơng tác VTLT ở các cơ quan. Trình độ của Cơng tác VTLT có tác
động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ,
tài liệu của cơ quan. Nhân sự có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra
phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý,
dễ tra tìm.
2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ.

Đào tạo và bồi dưỡng là hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững và thành
công. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa

nguồn lực hiện có, giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững
hơn về nghiệp vụ và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác
hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các
cơng việc trong tương lai.
Để công tác này đạt kết quả Văn phòng HĐND- UBND Quận đã nắm bắt
được vai trò của ĐT&BD, triển khai nội dung ĐT&BD công chức làm công tác
văn thư và đối tượng tham gia ĐT&BD như sau:
Vai trị của ĐT&BD cơng chức làm cơng tác văn thư
- Thứ nhất: Nó trang bị kiến thức, kỷ năng, phương pháp cho việc thực hiện
nhiệm vụ của công chức.


- Thứ hai: Góp phần xây dựng đội ngũ cơng chức chuyên nghiệp có đủ năng
lực để thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu phát triển
trong tình hình mới.
- Thứ ba: Hoạt động ĐT&BD công chức làm công tác văn thư là một công
cụ để phát triển công chức và các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Nội dung ĐT&BD công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
a) Thực hiện nghiệp vụ về công tác văn thư: công tác soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản đi; công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu
của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật;
b) Thực hiện nghiệp vụ về công tác lưu trữ;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và chỉnh lý, giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử Thành phố theo quy định của pháp luật; có giải pháp để thực hiện cơng tác thu
thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng đạt hiệu quả cao;
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ
lịch sử Thành phố (Chi cục Văn thư lưu trữ Thành phố) theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ
chức thực hiện việc xác định giá trị tài liệu, báo cáo UBND quận về kế hoạch tiêu hủy tài
liệu hết giá trị;

+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ như: Mục lục
hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu, lập sổ quản lý khai thác sử dụng tài liệu phục vụ độc giả cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức và nhu cầu chính đáng của nhân dân.

Đối tượng tham gia ĐT&BD: Công chức làm văn thư, lưu trữ trong Văn
phòng HĐND-UBND Quận.
2.2.3. Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu
trữ.

Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất về cơng tác VTLT trong tồn quốc là hệ thống văn bản
quy phạm pháp luật của ngành.
Tuy nhiên, đối với những hạn chế, thiếu sót trong Cơng tác VTLT của Văn
phịng HĐND-UBND quận vẫn chưa ban hành các văn bản chỉ đạo chấn chỉnh
việc thực hiện đúng quy định.
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm


nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, viên chức về vai trị, tầm quan trọng cơng
tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ,
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số
7117/QĐ-UBND của UBND Thành phố ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu
trữ trong các cơ quan, tổ chức, tiến hành rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng
mới các quy định, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện thuộc thẩm quyền của
cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các quy định pháp luật hiện
hành;
2.3.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ.
Để thực hiện tốt công tác VTLT trong cơ quan, hàng năm lãnh đạo đã quan tâm và

cử cán bộ công chức đi tập huấn các lớp nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Các cán
bộ đi tập huấn về có thể hướng dẫn lại cho các cán bộ, công chức khác về các chuyên
môn nghiệp vụ công tác VTLT.

Thanh tra, Kiểm tra và giám sát là một trong những chức năng quản lý của
mỗi tổ chức. Lãnh đạo và kiểm tra, giám sát có liên quan mật thiết với nhau, không
thể tách rời hay coi nhẹ mặt nào. Lãnh đạo mà không kiểm tra, giám sát thì khơng
có cơ sở để quản lý hiệu quả. Mỗi cơ quan khi ban hành các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn, chương trình, nhiệm vụ cơng tác thì phải kiểm tra, giám sát việc tổ
chức thực hiện như thế nào, có thiếu sót, hạn chế gì khơng và kịp thời bổ sung, sửa
chữa.
Thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho lãnh đạo hồn thiện
quy trình quản lý trong cơng tác văn thư. Qua q trình kiểm tra, phát huy những
điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc
phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể. Kiểm tra
để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ
đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Đối với Văn phòng HĐND-UBND Quận , việc kiểm tra lần này ngồi mục
đích phát hiện những hạn chế, thiếu sót để nâng cao chất lượng cơng tác văn thư,
nhất là lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ thì cịn hướng đến kết quả chung về


đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện hằng năm năm.
2.3.5. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu
trữ.

Trong thời đại công nghệ thông tin, hiện đại hóa cơng việc gắn với các trang
thiết bị hiện đại cho nên lãnh đạo đã quan tâm về cơ sở vật chất phục vụ cho công
tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả cơng việc.
Văn phịng làm việc của HĐND- UBND đã trang bị được các phương tiện

như: máy tính, máy in, máy photo, điện thoại…ngồi ra, những trang thiết bị phục
vụ cho công tác lưu trữ như: cặp, hộp , giá ,tủ,…
2.3.6. NCKH và hợp tác quốc tế về cơng tác VTLT

Văn phịng HĐND-UBND đã nâng cao hiệu suất chất lượng trong công tác
VTLT, NCKH ứng dụng Khoa học công nghệ vào công tac VTLT . Luôn học hỏi
lĩnh hội các tri thức khoa học tiên tiến có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, ảnh hưởng
sâu sắc và có tính quyết định đối với qua trình phát triển kinh tế xã hội.


CHƯƠNG3
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIÚP LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮU TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND
QUẬN TÂY HỒ
3.1. Đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ
a) Ưu điểm
Trong thời gian qua, văn phòng UBND quận Tây Hồ đã thực hiện tốt Luật lưu trữ
và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ; các văn bản khác về công tác văn thư,
lưu trữ. Vì vậy, cơng tác văn thư, lưu trữ từ Quận đến cơ sở được quan tâm, chú trọng
hơn và có những bước chuyển biến đáng kể;
- Cơng nghệ thơng tin đã được ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ;
- Sự phối hợp thống nhất giữa Văn phòng HĐND – UBND và phịng Nội vụ Quận
trong cơng tác quản lý về văn thư, lưu trữ được thực hiện thường xuyên;
- Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng,
nhất là cán bộ làm công tác văn thư của các phòng, ban, đơn vị đã được cải thiện đáng kể;
cán bộ văn thư, lưu trữ thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ;
- Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được những kết quả
thiết thực; công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ được đẩy mạnh; hoạt động nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ được tăng cường và đạt hiệu quả cao;
- Công tác chỉnh lý, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử đẩy mạnh;

- Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được chú trọng,
đa dạng về hình thức phục vụ và loại hình tài liệu, cơng tác phục vụ khai thác đã phần
nào đáp ứng được nhu cầu của xã hội; số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày càng tăng.
Thành tích đạt được sau nhiều năm qua là do những nguyên nhân chủ yếu sau
đây:
- Thứ nhất, được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, đặc biệt là sự quan
tâm toàn diện của Bộ Nội vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ, nhất là trong lĩnh vực xây
dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
- Thứ hai, sự nỗ lực cao độ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đã có nhiều


biện pháp nhằm tăng cường chỉ đạo việc thực hiện một số Nghị định của Chính phủ;
- Thứ ba, cán bộ văn thư, lưu trữ các địa phương đã phát huy tính chủ động, sáng
tạo trong cơng tác, làm tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong việc tổ chức
thực hiện các văn bản hướng dẫn cua Bộ Nội vụ và Chính phủ.
b) Những tồn tại, hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được như đã trình bày ở trên, quản lý về công tác văn
thư, lưu trữ ở văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ còn một số tồn tại cơ bản sau đây:
Thứ nhất, nhận thức của một số lãnh đạo các cấp về vị trí, vai trị và tầm quan
trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ chưa được đúng mức, dẫn đến công tác văn thư, lưu
trữ bị xem nhẹ hơn các công tác khác.
Thứ hai, tình trạng tài liệu tồn đọng ở các phòng, ban, đơn vị còn nhiều; chế độ
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành cũng như lưu trữ lịch sử chưa thật sự tốt và đầy đủ.
Thứ ba, công tác tổ chức khai thác, sử dụng, công bố tài liệu còn nhiều hạn chế, tài
liệu lưu trữ chưa được phát huy hết giá trị để phục vụ các mục đích của người dân cũng
như trong xã hội.
c) Nguyên nhân của những tồn tại
Những tồn tài trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực công tác văn thư

lưu trữ mặc dù đang trên bước hoàn thiện, nhưng vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ
Thứ hai, tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa phương chưa ổn định, còn kiêm nhiệm và
khuyết thiếu nhiều.
Thứ ba, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư, lưu trữ tuy được
tăng cường, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu công việc.
3.2. Một số đề xuất giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý về công tác văn
thư, lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ
Để thực hiện tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới, UBND
quận Tây hồ cần tăng cường các biện pháp nhằm thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau
đây:
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, các
văn bản hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ và các văn bản khác về công tác văn thư, lưu trữ
thông qua hệ thống phát thanh, cổng thông tin điện tử của Quận;
- Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của UBND Thành
phố, Sở Nội vụ và văn bản hướng dẫn của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố, tiến hành


rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thuộc thẩm
quyền của Quận về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các quy định của pháp luật hiện
hành;
- Kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ cán bộ văn thư, lưu trữ
+ Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu hiện tại;
+ Bố trí đủ cán bộ văn thư, lưu trữ theo đúng chức danh quy định của Nhà nước
nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của tỉnh đề ra;
+ Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ lý luận và
chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ:
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tâc văn thư, lưu trữ đối
với các cơ quan, UBND các phường trong quận;
+ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu;
+ Hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc và thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
+ Tăng cường việc thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thực hiện tốt các
văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Đây là nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới.
+ Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa, trang bị mới các
thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu: phòng cháy chữa cháy, giá, hộp, cặp tài liệu, bìa
hồ sơ, hệ thống thơng gió…;
+ Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng hiện có trong kho Lưu trữ.
- Đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ:
+ Cần đầu tư sửa chữa, cải tạo hoặc xây mới kho lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu
hiện tại;
+ Tăng cường trang thiết bị cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ;
+ Bố trí đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu, đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ…


C. KẾT LUẬN
Có thể nói, với những kiến thức khá là đầy đủ và cơ bản nhất về công tác văn thư,
lưu trữ, đặc biệt là về khái niệm; vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư, lưu trữ sẽ giúp
chúng ta hiểu thêm được nhiều hơn nữa về tầm quân trọng của quản lý về công tác văn
thư, lưu trữ. Từ đó giúp độc giả, những cán bộ văn thư, lưu trữ hiện tại cũng như tương
lai sẽ có những kiến thức cơ bản vững vàng hơn về chuyên môn nghiệp vụ cũng như khả
năng giải quyết công việc của mình, góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc, đáp ứng với
xu hướng ngày một đi lên của đất nước.
Một lần nữa chúng ta cùng nhìn nhận việc quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại
văn phịng HĐND-UBND quận Tây Hồ, để có được những thành tích ngày hơm nay về
cơng tác này là do có sự quan tâm rất lớn từ các vị lãnh đạo, nỗ lực của tồn thể cán bộ,
cơng chức, viên chức của Quận Tây hồ và đang mang trên mình những trọng trách mới
khó khăn hơn, gian nan hơn trong những nhiệm vụ, chức trách về quản lý trên tất cả các

lĩnh vực của đời sống xã hội; hơn thế nữa là công tác văn thư, lưu trữ là công tác chủ
chốt, lâu đời và gắn bó chặt chẽ khơng thể tách rời trong q trình giải quyết cơng việc,
thực hiện nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước, Thành phố giao phó.
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu về văn phịng HĐND-UBND quận Tây Hồ cũng
như công tác quản lý về văn thư lưu trữ tại đây thì kết quả nghiên cứu của cá nhân em sẽ
là cơ sở khoa học để Ủy ban quận tiếp tục hồn thiện hơn nữa về cơng tác này, nhất là các
văn bản chỉ đạo, quản lý, cải cách hành chính sẽ cần phải điều chỉnh để phù hợp với xu
thế thay đổi của xã hội cũng như đất nước trong thời kỳ hội nhập.