Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ nhân sự tại hiệp hội thương mại điện tử việt nam

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này, em xin chân
thành cảm ơn đến thầy giáo T.S Đoàn Đức Hải, Phó trưởng ban khoa học, công nghệ và
môi trường - ĐHTN đã giúp đỡ em tận tình trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin gửi lời cảm ơn tới anh Vũ Văn Chí –Trưởng nhóm tư vấn kinh doanh
của Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam “VECOM” đã tiếp tục giúp em trong việc
tìm hiểu đề tài và cung cấp các tài liệu liên quan.
Cuối cũng em xin cảm ơn các thầy cô giáo đã giảng dạy em trong suốt những
năm học vừa qua, cũng toàn thể bạn bè, đã nhiệt tình ủng hộ động viên em để em thực
hiện tốt báo cáo khóa luận tốt nghiệp này.
Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng trong khoảng thời gian có hạn, cũng như hạn chế
về mặt kiến thức của bản thân nên không thể tránh khỏi nhưng thiếu sót. Chính vì vậy,
em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo cũng như của bạn bè và những
người quan tâm đến đề tài được tìm hiểu trong cuốn báo cáo khóa luận này để giúp
cho đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện đề tài
(ký tên)

Lê Công Vinh

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu và tìm hiểu của riêng em. Các
thông tin và số liệu mà tác giả sử dụng trong khóa luận là trung thực. Các luận điểm,
dữ liệu được trích dẫn đầy đủ, chính xác nhất trong phạm vi hiểu biết của em, nếu
không là ý trưởng hoặc kết quả tổng hợp của chính bản thân em.

Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông
tin trích dẫn trong bài khóa luận điều được ghi rõ nguồn gốc.

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
TÁC GIẢ KHÓA LUẬN

Lê Công Vinh

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT................................................................................... vi
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ .............. 4
1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................... 4
1.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới ................................ 4
1.1.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ở Việt Nam ................................. 4
1.2. Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự ............................................. 6
1.2.1. Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự ....................................................... 6
1.2.2. Nhiệm vụ của quản trị nhân sự ................................................................... 7
1.3. Nội dung của quản trị nhân sự ........................................................................... 7
1.3.1. Phân tích công việc .................................................................................... 7
1.3.2. Tuyển dụng nhân sự ................................................................................. 10
1.3.3. Đào tạo và phát triển nhân sự ................................................................... 12
1.3.4. Sắp xếp và sử dụng lao động .................................................................... 12

1.3.5. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự..................................................................... 13
1.3.6. Ý nghĩa, tầm quan trọng của quản trị nhân sự ........................................... 14
1.4. Những năng lực và phẩm chất cần có của cán bộ quản trị nhân sự................... 14
1.5. Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự ....................................................................... 15
1.5.1. Khái quát về hồ sơ.................................................................................... 15
1.5.2. Khái quát về hồ sơ nhân sự....................................................................... 17
1.5.3. Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự ....................................... 19
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG
MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM ...................................................................................... 29
2.1. Giới thiệu về Hiệp hội Thương mại điện tử Việt ............................................. 29
2.1.1. Giới thiệu chung ....................................................................................... 29
2.1.2. Tổ chức của Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam ............................... 32

iii


2.1.3. Các hoạt động của Hiệp hội ...................................................................... 34
2.2. Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự ................................................ 34
2.2.1. Vị trí, vai trò của hồ sơ nhân sự đối với hiệp hội ...................................... 34
2.2.2. Quản hồ sơ nhân sự và vai trò với hiệp hội ............................................... 35
2.2.3. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự ở Hiệp hội Thương mại điện tử
hiện nay ............................................................................................................. 35
2.2.4. Giải pháp .................................................................................................. 45
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BIZZONE STANDARD 2014 VÀO QUẢN
LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM ... 48
3.1. Giới thiệu về phần mềm Bizzone Standard 2014 ............................................. 48
3.2. Ứng dụng phần mềm Bizzone Standard 2014 vào quản lý hồ sơ nhân sự tại hiệp hội 54
3.2.1. Hình ảnh ứng dụng chương trình .............................................................. 54
3.2.2. Kết quả..................................................................................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60

TỔNG KẾT ............................................................................................................... 62
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 63

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Nội dung phân tích công việc ........................................................................ 8
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Vecom ........................................................................... 32
Hình 2.2. Quy trình thống kê thành phần hồ sơ .......................................................... 37
Hình 2.3. Quy trình bổ sung tiếp nhân hồ sơ .............................................................. 39
Hình 2.4. Quy trình khen thưởng ............................................................................... 41
Hình 2.5. Quy trình kỷ luật ........................................................................................ 43
Hình 3.1. Biểu tượng Bizzone trên màn hình desktop ................................................ 51
Hình 3.2. Giao diện đăng nhập................................................................................... 51
Hình 3.3. Giao diện chính .......................................................................................... 52
Hình 3.4. Danh sách nhân viên .................................................................................. 53
Hình 3.5. Chi tiết hồ sơ nhân sự ................................................................................. 53
Hình 3.6. Danh sách nhân viên Vecom ...................................................................... 54
Hình 3.7. Xem chi tiết hồ sơ ...................................................................................... 54
Hình 3.8. Màn hình cảnh báo ..................................................................................... 55
Hình 3.9. Tùy biến giao diện hồ sơ nhân sự ............................................................... 55
Hình 3.10. Địa chỉ nhân sự Vecom ............................................................................ 56
Hình 3.11. Chi tiết địa chỉ .......................................................................................... 56
Hình 3.12. Form danh sách khen thưởng.................................................................... 57
Hình 3.13. Form chi tiết khen thưởng ........................................................................ 57
Hình 3.14. Form danh sách kỷ luật ............................................................................ 58
Hình 3.15. Form chi tiết kỷ luật ................................................................................. 58

v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Giải thích

Vecom

Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

CNTT

Công nghệ thông tin

ĐHTN

Đại học Thái Nguyên

NQ/TW

Nghị quyết/Trung ương

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

VP - HH

Văn phòng hiệp hội

SXKD

Sản xuất kinh doanh

vi


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
1.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu
Ngày nay trên tế giới, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển vượt
bậc. Ở nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin đã trở thành ngành mũi nhọn, đẩy
mạnh phát triển công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Việc phát triển và ứng dụng
công nghệ phần mềm đang là mục tiêu chính của nước ta.
Dựa và nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và
sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp luôn
phát triển, các hồ sơ tuyển dụng sẽ ngày càng nhiều lên vì vậy đòi hỏi cần nhiều hơn
những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi được tuyển dụng vào cơ
quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp để làm việc.
Mỗi lần tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong tổ chức, người quản lý nhân
sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ở đâu. Như vậy
mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều, công
việc lưu trữ hồ sơ thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhân viên tham gia
vào lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp
nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều.

Khi có nhân viên trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thôi việc người
quản lý nhân viên phải tiến hành công việc tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để
chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy
người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ quản lý.
Quản lý nhân sự nói chung và quản lý hồ sơ nhân sự nói riêng là một trong
nhưng vấn đề then chốt trong mọi tổ chức. Quản lý nhân sự mà không tốt sẽ dẫn đến
nhiều vấn đề bắt cập trong tổ chức. Chúng ta luôn thấy những tình trạng lưu trữ sai
thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi xét các chính sách cho
nhân viên… Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ một
cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể yên tâm và thoải mái làm
việc đạt hiệu quả cao.
Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập
trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện

1


nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động
hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới
phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả... Đó là những nội dung cơ bản đề cập
đến trong đề tài khóa luận này.
1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn
Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT
không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được
những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý
các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng....Tin
học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các
nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô.
Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty
phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt,

phầm mền quản lý khách sạn, kho của công ty FPT....Đối với các công ty, tổ chức, các
trường đại học, các phần mềm để quản lý cũng là một nhu cầu không thể thiếu được.
Không nằm ngoài xu hường đó, Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam có nhu cầu sử
dụng phần mềm quản lý nhân sự trong Hiệp hội để tiện việc quản lý, theo dõi tình hình
nhân sự một cách đơn giản, chính xác. Để đáp ứng nhu cầu đó em xin được mạnh dạn
đề xuất phương án “Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp
hội Thương mại điện tử Việt Nam” mà cụ thể ở đây là úng dụng phần mềm Bizzone
Standard 2014 vào thực hiện quản lý.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam.
- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào các công tác quản lý trong Hiệp
hội nói chung và quản lý hồ sơ nhân sự nói riêng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ nhân
sự tại Hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam.

2


3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: phương thức quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại
điện tử Việt Nam, phương pháp ứng dụng phần mềm quản lý.
- Về không gian: Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam
- Về thời gian: đề tài được thực hiện trong 4 tháng tính từ ngày 19/01/2017 đến
ngày 03/05/2017.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tự luận: Nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu,
giáo trình có liên quan tới tình hình quản lý nhân sự để đưa ra giải pháp ứng dụng
phần mềm quản lý nhân sự.

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình,
rút ra kinh nghiệm ứng dụng phần mềm.
- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn,
các giảng viên bộ môn để hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức của bài thực tập.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Phần mềm giúp cho cán bộ quản lý nhân sự của Hiệp hội quản lý được đầy đủ
hồ sơ nhân sự của Hiệp hội và đạt hiệu quả cao
- Phần mềm giảm bớt chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện công việc
- Phần mềm dễ sử dụng, chi phí thấp và hiệu quả cao.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan lý thuyết về quản lý hồ sơ nhân sự.
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử
Việt Nam.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Bizzone Standard 2014 vào
quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

3


Chương 1.
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ
1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
1.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới
Công nghệ thông tin đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội
của các nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Công nghệ thông tin được ứng dụng
rộng rãi trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội.
Nhiều nước đang phát triển, trong đó có không ít quốc gia tuy nghèo và đi sau,
song biết tận dụng cơ hội ứng dụng và phát triển CNTT, nên đã tạo được những bước

phát triển vượt bậc. Tiêu biểu trong nhóm nước này phải kể tới là Ấn Độ, Trung
Quốc, Hàn Quốc.
Các tổ chức quốc tế đã đánh giá cao vai trò của CNTT đối với quá trình phát
triển kinh tế - xã hội của các nước, do đó đã tổ chức nhiều diễn đàn, hội nghị, hội thảo
để tuyên truyền, quảng bá, tổng kết kinh nghiệm, nêu bài học, khuyến cáo chương
trình hành động, hướng dẫn các nước hoạch địch chiến lược ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin.
Hội nghị thượng đỉnh G-8 tại Okinawa – Nhật Bản (7/2000) về xã hội thông tin
toàn cầu, đã khẳng định CNTT đang nhanh chóng trở thành một động lực sống còn,
tạo tăng trưởng kinh tế cho thế giới. CNTT mang lại cơ hội và thách thức lớn cho cả
nền kinh tế mới phát triển và đang phát triển.
Nắm bắt được tiềm năng của CNTT, cho phép vượt qua các rào cản lạc hậu về
phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ để nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các mục
tiêu xóa đói giảm nghèo, cải thiện điều kiện y tế, chăm sóc sức khỏe, giáo dục đào tạo,
cũng như thương mại. Để làm được điều đó các nước đang phát triển phải xây dựng
các chiến lược quốc gia, xây dựng môi trường pháp lý và chính sách khuyến khích
phát triển và khai thác CNTT để thực hiện các mục tiêu phát triển xã hội, phát triển
nguồn nhân lực CNTT, khuyến khích sáng kiến cộng đồng và hợp tác trong nước.
1.1.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ở Việt Nam
Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát
triển, cùng một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh
tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại.

4


Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức
mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát
triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các
doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng

cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi
tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Đảng và nhà nước ta đã chú trọng đến công nghệ thông tin và có nhìn nhận
đúng đắn thể hiện qua việc ban hành nhiều văn bản quy phạm để giúp cho xã hội nhận
thức được tầm quan trong của CNTT đối với đất nước như: Nghị quyết số 26-NQ/TW,
ngày 30-3-1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới
đã nêu: “Tập trung phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử,
tin học,…”; Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh : “
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự
chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin
quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”… Để thể chế hóa về mặt nhà
nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 về “ Phát triển công
nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”.
Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ
thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát
triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Nhận thức toàn thể xã hội về vai trò và ý nghĩa quan trọng của công nghệ thông
tin đã được nâng lên một bước. Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin tăng lên đáng
kể. Viễn thông đang phát triển nhanh theo hướng hiện đại hóa.
Tuy nhiên, CNTT Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển
chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với nhiều nước trên thế giới và trong khu vực.
Chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, đại hóa và yêu cầu về hội
nhập khu vực và quốc tế, việc phát triển nhân lực CNTT chưa được chuẩn bị kịp thời cả
về số lượng và chất lượng, về chuyên môn cũng như về trình độ ngoại ngữ, đầu tư cho
CNTT chưa đủ mức cần thiết; quản lý nhà nước về lĩnh vực này vẫn phân tán và chưa
hiệu quả, ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và
còn lãng phí.
5

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về
vai trò của CNTT chưa đầy đủ; thực hiện chưa đầy đủ các chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình
cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo
của Đảng và sự quản lý của Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu
ứng dụng và phát triển CNTT; quản lý nhà nước trong các lĩnh vực máy tính, viễn
thông và thông tin điện tử chưa thống nhất, thiếu đồng bộ, chưa tạo được môi trường
cạnh tranh lành mạnh cho việc cung ứng dịch vụ viễn thông và Internet, chưa coi đầu
tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội.
1.2. Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự
1.2.1. Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự
Nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay
xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp) tức là tất cả
các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá
trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển cơ quan, doanh nghiệp.
Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực.
Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ
ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v.. Trí lực là nguồn tiềm tàng to lớn của con
người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v..
Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với mọi tổ chức bất kể tổ chức đó có phòng
hoặc bộ phận quản trị nhân sự hay không là một thành tố quan trọng của chức năng
quản trị và nó có gốc rễ cùng các nhánh trải rộng khắp nơi trong một tổ chức.
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và
phát triển của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề quản lý nhân sự
luôn được quan tâm hàng đầu.
Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ
thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa
đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác.
Quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn
bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

6


- Phân tích công việc;
- Tuyển dụng nhân viên;
- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên;
- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích
thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.
1.2.2. Nhiệm vụ của quản trị nhân sự
- Quản lý công tác tuyển dụng.
- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán để tính lương, lập bảng
đánh giá đối với ứng viên thử việc.
- Quản lý hồ sơ lý lịch và lưu hồ sơ .
- Quản lý công tác đào tạo.
- Quản lý các ứng viên không đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng.
- Quản lý văn phòng phẩm.
- Đề xuất các phương án thưởng ngày lễ tết, và trợ cấp.
- “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành
và phát triển:
Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống
(phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình.
Điều hành: nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng
xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự.
Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên
tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức.
1.3. Nội dung của quản trị nhân sự
1.3.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng
công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng

lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc là một
nội dung quan trong của quản trị nhân sự, nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung
khác của quản trị nhân sự.

7


 Mục đích
- Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc
tuyển dụng nhân sự đạt kết quả cao nhất.
- Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của
công việc.
- Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc.
Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc.
- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc.
 Nội dung của phân tích công việc:

Hình 1.1 Nội dung phân tích công việc
Bước 1: Mô tả công việc
Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động
thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong
công việc…
Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau:
- Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào tại
nơi làm việc.
- Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp này được thực hiện với chính những người
làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ. Cuộc
tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập được những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để
trao đổi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng. Trong khi quan sát có thể sử dụng một
số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm giờ.

- Bản câu hỏi: Theo phương pháp này các bản câu hỏi được thảo ra phát rộng
rãi cho các công nhân viên và những người có liên quan đến công việc để họ trả lời.
Câu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhưng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ.

8


Bước 2: Xác định công việc
Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các
hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh
giá chất lượng công việc. Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế
trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung
thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ sung. Từ đó xác định được bản mô tả
công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc.
Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự
Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm
nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ
yêu cầu cũng khác nhau.
Những yêu cầu hay được đề cập đến:
- Sức khoẻ (thể lực và trí lực).
- Trình độ học vấn.
- Tuổi tác, kinh nghiệm.
- Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình.
Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết
hay chỉ là mong muốn.
Bước 4: Đánh giá công việc
Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc. Việc đấnh giá
công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì
giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định
mức lương tương xứng cho công việc này. Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc

vào phương pháp đánh giá.
Bước 5: Xếp loại công việc.
Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một
nhóm. Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản lý trong công việc.

9


1.3.2. Tuyển dụng nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự
phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn. Bản thân những người được tuyển vào
công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú và an tâm với
công việc. Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ
gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động.
 Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ: tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh
nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ
phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác.
Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp: là việc tuyển dụng nhân
viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp.
 Nội dung của tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền
hạn của hội đồng tuyển dụng.
- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức,
doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự .
- Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn
chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và
tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo
tuyển dụng sau:
- Quảng cáo trên báo, đài, tivi.
- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động.
- Thông báo tại doanh nghiệp.
Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin
cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội
dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển
dụng và nội dung tuyển dụng.
10


Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Người xin tuyển dụng phải nộp
cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu.
- Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên
và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra để
không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do đó có thể giảm
chi phi tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên
Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định
vấn đề cụ thể:
- Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được các ứng cử viên xuất
sắc nhất. Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá các ứng cử viên
về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành.
- Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng
lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…
- Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều
phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng…
- Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc

đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất.
Bước 5: Kiểm tra sức khỏe
Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách
đạo đức tốt, nhưng sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng. Nhận một
người có sức khoẻ không đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc và hiệu
quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.
Bước 6: Đánh giá ứng cử viên và quyết định
Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp
theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động.
Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp
đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ
chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc…
Trách nhiệm của nhà quản trị là làm mềm các ứng cử viên, giúp họ mau chóng
làm quen với công việc mới.

11


1.3.3. Đào tạo và phát triển nhân sự
Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình
độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự. Ngoài ra nó còn bao gồm nội dung giáo dục
nhân sự cho doanh nghiệp. Phải đào tạo và phát triển nhân sự vì trong thời đại khoa
học kỹ thuật phát triển như vũ bão, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng,
muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ
năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ.
Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học
vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên
môn được cập nhật hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể
hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biến đổi của
môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình. Quá trình đào tạo được áp

dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện
một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu. Ngoài ra còn có quá trình nâng cao
trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp để họ có thể làm được những
công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn.
 Phát triển nhân sự
Mỗi một cơ quan đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh
nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ
hội thăng tiến. Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi cơ quan
Nội dung của công tác phát triển nhân sự :
- Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị.
- Giải quyết chế độ cho nhân viên - Tuyển dụng đội ngũ lao động mới.
1.3.4. Sắp xếp và sử dụng lao động
Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội
ngũ cán bộ. Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động
của bộ máy quản lý. Việc bố trí cán bộ quản lý phải được thể hiện ở kết quả cuối cùng,
đó là hiệu quả và chất lượng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá
nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận.

12


1.3.5. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự
 Đánh giá thành tích công tác
Khái niệm và ý nghĩa của công tác đánh giá thành tích:
Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị
nhân sự. Nó là chìa khoá để hoạch định, tuyển mộ cũng như phát triển nhân sự và đãi
ngộ nhân sự. Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hoá, được tiến hành thường
xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện
vọng cá nhân và phát triển của mỗi người.
Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính

xác và công bằng. Qua đánh giá biết rõ được năng lực và triển vọng của mỗi người, từ
đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người đó. Việc đánh giá thành
tích được thực hiện đúng đắn sẽ cải thiện được bầu không khí trong tập thể, mỗi người
đều cố gắng làm việc tốt hơn, để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những
đánh giá tốt về mình.
Đánh giá thành tích công tác nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người bị
đánh giá và hội đồng đánh giá. Không những người bị đánh giá có ý thức hơn về hành
vi, lời nói, việc làm của mình mà những người trong hội đồng đánh giá cũng phải nâng
cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập thông tin đánh giá về người khác. Ngược
lại những đánh giá hời hợt chủ quan có thể tạo nên tâm trạng bất bình, lo lắng ấm ức
nơi người bị đánh giá. Sự không thoả mãn hay hài lòng này có thể làm cho họ không
tập trung tư tưởng vào công việc, làm việc kém năng suất và hiệu quả, có khi tạo nên
sự chống đối ngấm ngầm, mâu thuẫn nội bộ và làm vẩn đục không khí tập thể.
 Đãi ngộ nhân sự
Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất
lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Đãi ngộ vật chất
+ Đãi ngộ tinh thần
Trong đó đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu
đa dạng của người lao động. Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng
cao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thoả mãn nhu cầu
ngày càng cao của người lao động.

13


1.3.6. Ý nghĩa, tầm quan trọng của quản trị nhân sự
Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ
thuật và người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động

lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật
đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì
vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp .
Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã
phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa
học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề
lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi
đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do
họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng
cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức
năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị
nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên
dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu
không khí văn hoá cho một cơ quan. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định
đến sự thành bại của một cơ quan, hiệp hội .
1.4. Những năng lực và phẩm chất cần có của cán bộ quản trị nhân sự
- Thông thạo và hiểu biết về các nguyên tắc Marketing, sản xuất và tài chính;
- Tính cách thật thà thẳng thắn, kiên trì và nhạy cảm;
- Có kỹ năng truyền đạt bằng lời và bằng văn bản tốt;
- Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên, khả năng ra chính sách và
đào tạo tốt
- Có khả năng tính toán tốt để làm việc có hiệu quả trong chương trình tính
toán lương cho nhân viên;
- Có khả năng sử dụng máy tính cá nhân;

14

- Có hiểu biết sâu sắc về luật và các quy định của chính phủ Việt Nam, đặc
biệt là Luật lao động;
- Có hiểu biết chung về các mức lương truyền thống và chương trình đảm bảo
lợi ích của người lao động;
- Có kỹ năng quan hệ cá nhân tốt;
- Có khả năng đảm bảo bí mật các thông tin cần thiết;
- Có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả;
- Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với các hành vi của
người lao động trong các mối quan hệ xã hội và quan hệ với môi trường xung quanh;
- Thật sự tế nhị khi làm việc với các tổ chức đoàn thể về tuyển chọn và đề bạt
nhân viên cũng như khi giải quyết các tranh chấp, kiện tụng, tai nạn, chậm trễ hay khi
động viên khích lệ và đào tạo nhân viên trong công ty;
- Có hiểu biết nhất định về kinh tế học vì quản trị nhân sự chính là quản lý một
yếu tố của quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm để đem lại lợi nhuận cho công ty, cần
phải hiểu rõ các vấn đề liên quan đến lương và các lợi ích khác của người lao động;
- Có khả năng phân tích, phân loại, hệ thống hóa và đưa vào bảng các số liệu
cần thiết liên quan đến việc quản trị nhân sự;
- Có khả năng sáng tạo, tưởng tượng để giải quyết tốt các mâu thuẫn trong
công ty;
- Hiểu sâu sắc về văn hóa và phong cách quản lý của Việt nam để có được
những việc làm hiệu quả.
1.5. Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự
1.5.1. Khái quát về hồ sơ
 Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn
phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

 Các loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)

15


Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc
có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc
Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về
một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc
hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý
công việc).
- Hồ sơ trình ký
Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn
thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một
văn bản mới.
- Hồ sơ nhân sự
Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng
viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên,…).
 Vai trò của hồ sơ trong quản lý:
Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng
công tác của cán bộ. Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải
quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề,
sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ
giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy
đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn
cứ xác đáng và kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác

của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị.
Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông
tin của cơ quan, đơn vị. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho
cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần,
nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo
quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp
thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của cơ quan, đơn vị.

16


Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài.
 Vai trò của quản lý hồ sơ:
Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin
trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc
kịp thời, hiệu quả.
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức,
đơn vị.
- Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với
công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Đối với từng cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy
đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng
cao hiệu suất và chất lượng công tác.
Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc
của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật. Lập hồ sơ và quản lý tốt
sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp
lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên lưu trữ tiến hành
các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu.
1.5.2. Khái quát về hồ sơ nhân sự

a. Khái niệm hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan hoặc đề cập đến một cá
nhân cụ thể. Hồ sơ nhân sự có nhiều loại như: Hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ
viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ sơ đoàn viên, hồ sơ sinh viên.
Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là
bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý. Tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của
từng cơ quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít các văn bản, tài liệu bắt
buộc. Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản mang tính khuôn mẫu như:
+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý;
+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;
+ Giấy khai sinh;

17


+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn;
+ Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;
+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…
b. Vị trí, vai trò
Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý
nhân sự. Hồ sơ nhân sự là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về
nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động
và mối quan hệ gia đình - xã hội của người lao động. Hồ sơ nhân sự là cơ sở giúp doanh
nghiệp, tổ chức nắm được một cách đầy đủ nhất về người lao động, cung cấp những
thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác
phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của từng nhân viên, phục vụ cho công tác sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí nhân sự.
Hồ sơ nhân sự còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực
hiện chế độ chính sách đối với từng nhân viên được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ

sở để đánh giá, tuyển chọn, khenthưởng những cán bộ, công chức tận tuy, gương mẫu
và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với từng nhân viên.
c. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự là việc làm chủ thiết yếu trong hoạt động của mọi doanh
nghiệp, tổ chức. Do vậy, để nắm bắt thông tin về nhân sự ngoài việc tiếp xúc trực tiếp
hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực
tiếp, kết quả công việc được giao,... thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ
nhân sự. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có
tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của từng nhân viên và qua đó
cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác.
Trong công tác quản lý nhân sự việc xây dựng và quản lý hồ sơ là một nhiệm
vụ quan trọng. Làm tốt công tác này cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê,
tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ nhân viên về
phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn phát triển của doanh
nghiệp, tổ chức. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự cùng với công tác thống
kê, tổng hợp về nhân sự góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính
sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng nhân sự.

18


1.5.3. Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự
1.5.3.1 Cơ sở lý luận về khen thưởng
a. Khái niệm khen thưởng
Một tổ chức chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có những nhân viên làm việc
tích cực và sáng tạo. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào cách thức và phương pháp mà
người quản lý sử dụng để tạo động lực lao động cho nhân viên. Khen thưởng là một
trong những biện pháp có thể tạo động lực động viên, lôi cuốn, khuyến khích người
lao động phát huy tính năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Theo luật thi đua khen thưởng ban hành năm 2003, Khen thưởng là việc ghi
nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với
cá nhân tập thể có thành tích trong việc xây dựng bảo vệ tổ quốc.
Trong phạm vi cơ quan, doanh nghiệp, khen thưởng chính là việc doanh
nghiệp biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích tài chính đối với người lao
động khi họ có những thành tích trong việc phát triển doanh nghiệp.
Khen thưởng một cách tỏa đáng, đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nỗ
lực dẫn tới sự thành công của tổ chức bởi vì khen thưởng động viên, khuyến khích
những người đã có đóng góp công sức cụ thể cho tổ chức.
b. Các chuẩn mực khen thưởng:
- Xác định các tiêu chuẩn, tiêu chí;
- Đánh giá kết quả đạt được mục tiêu;
- Đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc;
- Khuyến khích những cải tiến, vượt khó ;
- Thể hiện tính chất tiêu biểu, tiên tiến .
c. Các hình thức khen thưởng
- Thừa nhận về mặt xã hội (danh hiệu, bằng khen, huân chương,...);
- Khuyến khích về vật chất, tài chính (tiền thưởng, tăng lương,...);
- Thỏa mãn nhu cầu tâm lý (sự thừa nhận, tôn trọng trong tập thể, sự tự tưởng thưởng).

19