lập kế hoạch dự án

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN







Giới thiệu chung về kế
hoạch dự án
Công cụ lập kế hoạch dự án
(Chia nhỏ công việc, Biểu đồ
Gantt)
Bài tập nhóm ứng dụng

www.giaxaydung.vn

1


KẾ HOẠCH DỰ ÁN LÀ:
Một hệ thống văn bản thể
hiện mục tiêu, sản phẩm
của dự án, các nhiệm vụ sẽ
thực hiện trong từng giai
đoạn của kỳ kế hoạch,
phương án sử dụng các
nguồn lực để đảm bảo thực
hiện được các mục tiêu,
đáp ứng đầy đủ những ràng
buộc của dự án

Bản đồ đường đi của dự án
www.giaxaydung.vn

2


TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH DỰ
ÁN










Vì nó thể hiện ý đồ, mục tiêu và nội dung
của dự án;
Kế hoạch chỉ rõ những công việc, hoạt
động cần tiến hành
Là căn cứ để huy động các nguồn lực để
thực hiện mục tiêu của dự án.
Là căn cứ quan trọng cho việc tổ chức thực
hiện, chỉ đạo và điều hành thực hiện dự án
Là căn cứ để thiết lập các hình thức kiểm
tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện dự
án

www.giaxaydung.vn

3


HẬU QUẢ CỦA
VIỆC LẬP KẾ HOẠCH KÉM










Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức
trách, nhiệm vụ, thời gian cho từng công việc, ...);
Thiếu căn cứ để kiểm tra, giám sát;
Khó chỉ đạo điều hành
Không huy động được các nguồn lực cho dự án, nhất là
nguồn lực tài chính;
Không đảm bảo các ràng buộc về tiến độ, ngân sách
và chất luợng kỹ thuật;
Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với các đơn vị
có liên quan

⇒ Không thực hiện được mục tiêu, hoặc đạt ở mức
www.giaxaydung.vn

4
thấp


KHI NÀO LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

KH toàn bộ dự án: Lập ngay
sau khi dự án bắt đầu khởi
động;
KH năm: Lập KH năm thứ nhất
cùng với kế họach toàn bộ dự
án. Lập KH của các năm sau
lập trước 15 - 30 ngày khi
bước sang năm sau
KH quý: Lập KH quý 1 của
năm 1 cùng với KH dự án và
KH năm thứ nhất. Lậpwww.giaxaydung.vn
KH các

5


PHƯƠNG PHÁP CHUNG LẬP KẾ
HOẠCH
Nghiên cứu
nhu cầu
Nghiên cứu khả
năng đáp ứng
nhu cầu
Đánh giá

môi trường

Cân đối
nhu cầu
với khả
năng
đáp ứng

www.giaxaydung.vn

Quyết
định
kế
hoạch

6


CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN











Bước 1: Xác định mục tiêu chung của dự án;
Bước 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung của dự án
thành các mục tiêu trung hạn
Bước 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thành các
mục tiêu tác nghiệp (đầu ra cụ thể)
Bước 4: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt
được các đầu ra cụ thể
Bước 5: Xác định nhu cầu về các nguồn lực và
việc kết hợp/huy động các đầu vào để thực hiện
các họat động
Bước 6: Lên lịch trình thực hiện các họat động và
phân công trách nhiệm thực hiện và giám sát;
www.giaxaydung.vn

7


CĂN CỨ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN


Văn kiện dự án.





Chính sách, luật
pháp của nước cộng
hoà XHCN Việt Nam





Những quy định của
chính phủ nước tài
trợ






Môi trường (văn hoá
của Việt Nam...)
Khả năng về các
nguồn lực.
Các định mức kinh
tế- kỹ thuật có liên
quan tới dự án
Các dự báo/ dự đoán
v.v.

www.giaxaydung.vn

8


1. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC


Kế hoạch công tác của dự án (theo định
nghĩa của UNDP) chỉ ra những hoạt động nào
cần phải được thực hiện bởi ai, vào thời gian
nào để tạo ra từng kết quả và toàn bộ các kết
quả cần thiết của dự án để đạt được từng
mục tiêu của dự án.

www.giaxaydung.vn

9


MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

www.giaxaydung.vn

10


2. LẬP DỰ TOÁN CHI TIÊU CHO DỰ
ÁN


Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể
hiện giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu vào
cần thiết để thực hiện các hoạt động của
dự án trong kỳ kế hoạch



B=







n

∑ Bi

i =1
Dự toán
chi tiêu cần lập gồm:
Dự toán chi tiêu cho toàn bộ dự án;
Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;
Dự toán chi tiêu cho từng năm của dự án;
Dự toán chi tiêu cho từng quý của dự án.

www.giaxaydung.vn

11


3. LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN













Nhân sự dự án = Nhân sự trực
tiếp và nhân sự có liên quan
Kế hoạch nhân sự đề cập tới:
Số lượng;
Giới ???
Thời gian;
Kỹ năng yêu cầu;
Cấp bậc trình độ cần thiết;
Hình thức (cử, hợp đồng dài
hạn, ngắn hạn, ...);
Nhiệm vụ cụ thể của mỗi người;
Tổ chức lựa chọn, tuyển dụng
nhân sự cho dự án, từng đơn vị
dự án;
www.giaxaydung.vn

12


4. LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH ĐÀO
TẠO









Số lượng nhân viên
cần được đào tạo;
cơ cấu (nam, nữ,
nghề nghiệp, chức
vụ...)
Kiến thức, kỹ năng
cần đào tạo;
Hình thức đào tạo;
Thời gian đào tạo;
V.v.

www.giaxaydung.vn

13


5. LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM,
TRANG BỊ VÀ THUÊ CÁC DỊCH
VỤ








Xác định số lượng;
chủng loại;
Hình thức (mua mới,
thuê, hiện đại hoá,
sửa chữa...)
Xác định nguời cung
cấp; trình độ, kỹ năng,
chính sách ưu tiên
(người địa phương,
chính sách xã hội...)
V,v.

www.giaxaydung.vn

14


6. KẾ HOẠCH GIÁM SÁT
Khái niệm: Là loại kế hoạch phản ánh một cách
cụ thể loại tiêu thức nào được áp dụng để đo
lường loại kết quả nào, cách thức đo lường và
trách nhiệm giám sát dự án .
Tác dụng: Phản ánh rõ thực trạng thực hiện và
quản lý dự án để giúp các cán bộ dự án có biện
pháp cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả thực

hiện dự án.
Mối quan hệ: Xây dựng đồng thời với kế hoạch
công tác và giám sát được coi như một hoạt
www.giaxaydung.vn
15
động của dự án


MẪU KẾ HOẠCH GIÁM SÁT
Đầu ra

Tiêu thức
đánh giá

Nguồn số
liệu

Tần suất đo
lường

Trách nhiệm

Đầu ra 1
Đầu ra 2
Đầu ra 3
Đầu ra n

www.giaxaydung.vn

16

CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ
HOẠCH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN


Kỹ thuật phân chia
dự án thành các
công việc nhỏ - Sơ
đồ khối WBS.



Biểu đồ Gantt.

www.giaxaydung.vn

17


KĨ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN
THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE).
Thực chất:
Là công cụ dùng để
chia nhỏ nội dung
công tác của dự án
ra thành các đơn vị
công tác nhỏ hơn để
phân công cho một

trong các đơn vị
tham gia thực hiện.


www.giaxaydung.vn

18


NGUYÊN TẮC PHÂN CHIA DỰ ÁN
THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ








Việc phân chia phải phản
ánh rõ cách thức dự án sẽ
được thực hiện như thế
nào.
Đảm bảo tính độc lập tương
đối của các đơn vị công tác
nhỏ hơn được chia.
Hỡnh thành các cấp độ
khác nhau tương xứng với
nhau.
Cấp độ phân chia phải hợp

lý (không quá tỉ mẩn/
không quá khái quát).
www.giaxaydung.vn

19


CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN CHIA
DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ
Bước 1: Chia dự án thành các đơn vị công tác cấp
1:
 Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học về QLDA
thành:
1.1. Chuẩn bị bài giảng;
1. 3. Chuẩn bị t/c, vật
T/c khoá học
chất;
1.2. Chuẩn bị học viên;
1.4. Tổ chức khoá học;


Chuẩn bị
bài giảng

Chuẩn bị
học viên

Chuẩn bị
t/c và
vật chất

www.giaxaydung.vn

Tổ chức
khoá học
20


CÁC BƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN
THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ


Bước 2: Chia các công việc cấp 1 thành các
đơn vị công tác cấp 2, chẳng hạn:

www.giaxaydung.vn

21


CÁC BƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN
THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ
Bước 3: Chia các công việc cấp 2 thành các
đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc
giảng thành các công việc nhỏ:

1.4.3. Giảng

1.4.3.1. Giảng phần 1

1.4.3.2. Giảng phần 2


1.4.3.3. Giảng phần 3
Bước 4: Tiếp tục cho đến khi có được tập hợp
các công việc thích hợp cho toàn bộ dự án
(hoặc công việc).
www.giaxaydung.vn

22


TÁC DỤNG CỦA KỸ THUẬT PHÂN CHIA
DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ




Cho ta thấy một cách
khái quát các công
việc phải thực hiện
để hoàn thành dự án
và mối quan hệ giữa
các cấp, đơn vị, công
việc
Là căn cứ cho việc
lập các kế hoạch
khác một cách sát
thực hơn;



Là cơ sở cho việc phân
công trách nhiệm, kiểm
soát và đánh giá quá
trỡnh thực hiện;



Tạo điều kiện cho việc
tổ chức công tác quản
lý dự án một cách khoa
học;



Uơc tính nhanh chi phí
dự án và chi phí bộ
phận

www.giaxaydung.vn

23


BIỂU ĐỒ GANTT


Thực chất:



Biểu đồ GANTT là một bảng (sơ
đồ) thể hiện các công việc của
một dự án sẽ theo thời gian.



Có thể kết hợp trình bày thời
gian bắt đầu, kết thúc cho
từng công việc, người tham
gia, nguồn lực cơ bản được sử
dụng, ... trong biểu đồ Gantt
www.giaxaydung.vn

24


CÁC BƯỚC XÂY DỰNG
BIỂU ĐỒ GANTT








Bước 1: Liệt kê các công việc (các hoạt
động) của dự án (căn cứ vào WBS)
Bước 2: Dự kiến độ dài thời gian, thời
điểm bắt đầu, thời gian kết thúc của

dự án và của các hoạt động
Bước 3: Dự kiến các nguồn lực cho việc
thực hiện mỗi hoạt động (nhân lực,
vốn…)
Bước 4: Thể hiện trên biểu đồ Gantt
www.giaxaydung.vn

25