Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại công ty TNHH MTV xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ YẾN HẰNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT
VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ YẾN HẰNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT
VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. HOÀNG TÙNG

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Trần Thị Yến Hằng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Bố cục của đề tài ................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................................8
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ............................................................................................................8

1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ................... 8
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ...................... 9
1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ......................................... 15

1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH
NGHIỆP................................................................................................. 16
1.2.1. Khái niệm chi phí .......................................................................... 16
1.2.2. Phân loại chi phí............................................................................ 16
1.2.3. Kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp ............................... 19

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................... 28
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỐ SỐ
KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG ...................................... 29
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ
KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG......................................... 29


2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ của Công
ty.............................................................................................................. 29
2.1.2. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty ...................... 32
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty................................................. 35
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty............................................ 37

2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ
DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG ...................................................................... 41
2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí tại Công ty..................................... 41
2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí tại
Công ty .................................................................................................... 45

2.2.3. Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty ............................................ 49

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XSKT VÀ DỊCH VỤ IN
ĐÀ NẴNG ............................................................................................. 63
2.3.1. Về môi trường kiểm soát............................................................... 63
2.3.2. Về hệ thống kế toán ...................................................................... 64
2.3.3. Về công tác kiểm soát chi phí ....................................................... 65

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................... 68
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH
VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG............. 69
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY .................................................. 69


3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY
TNHH MỘT THÀNH VIÊN XSKT VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG ..... 70
3.2.1. Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................... 70
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống kế toán ......................................................... 72
3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH một
thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng ............................................... 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ...................................................................... 86
KẾT LUẬN........................................................................................... 87
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Bảo hiểm xã hội

: BHXH

Bảo hiểm y tế

: BHYT

Bảo hiểm thất nghiệp

: BHTN

Công cụ dụng cụ

: CCDC

Kinh phí công đoàn

: KPCĐ

Kiểm soát nội bộ

: KSNB

Kinh doanh

: KD

Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

: NLVLTT

Nhân công trực tiếp

: NCTT

Phân xưởng

: PX

Sản xuất chung

: SXC

Tài sản cố định

: TSCĐ

Trách nhiệm hữu hạn

: TNHH

Xổ số kiến thiết

: XSKT

Tài khoản đối ứng

: TKĐƯ


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Số hiệu bảng

Tên bảng

Trang

2.1.

Kết quả hoạt động của công ty

31

2.2.

Định mức các đơn đặt hàng

44

2.3.

Bảng tập hợp chi phí sản xuất

48

2.4.

Mẫu Phiếu sản xuất

53

2.5.

Mẫu Phiếu cấp vật tư

54

2.6.

Mẫu Phiếu bố trí tài liệu in

55

2.7.

Mẫu Phiếu giao việc

58

2.8.

Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp

59

2.9.

Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp

59

2.10.

Sổ chi phí sản xuất chung

60

2.11.

Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung

61

3.1.

Bảng phân tích chi tiết nguyên vật liệu

72

3.2.

Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu của sản
phẩm Hóa đơn giá trị gia tăng

73

3.3.

Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp

75

3.4.

Bảng phân tích chi tiết chi phí sản xuất chung

76

3.5.

Báo cáo tình hình sử dụng điện, nước

84


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu sơ đồ
2.1.
2.2.

Tên sơ đồ
Cơ cấu tổ chức sản xuất
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên
XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng

Trang
35

37

2.3.

Sơ đồ bộ máy kế toán

38

2.4.

Sơ đồ trình tự ghi sổ

40

2.5.

Sơ đồ trình tự hạch toán chi tiết chi phí sản xuất

47

2.6.

Lưu đồ kiểm soát chu trình mua và nhập kho nguyên
vật liệu

50

2.7.

Lưu đồ kiểm soát chu trình xuất kho nguyên vật liệu

52

2.8.

Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

56

3.1.
3.2.

Lưu đồ kiểm soát chu trình mua và nhập kho nguyên
vật liệu
Lưu đồ kiểm soát chu trình xuất kho nguyên vật liệu

79
81


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các
doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển, nhưng đồng thời
cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết, để vượt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh
nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng
cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm... mà còn phải sử dụng các

phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình. Trong đó việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội
bộ về chi phí là một trong những yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh. Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất
lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy
tín, hình ảnh trên thương trường. Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm
soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành Ban
giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Ở nước ta, các doanh nghiệp in nói chung và Công ty TNHH một thành
viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng nói riêng muốn có chỗ đứng vững trên thị
trường cũng cần quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí. Trong bất kỳ doanh
nghiệp nào, dù có một cơ cấu tổ chức hết sức chặt chẽ đến mấy cũng không
tránh khỏi những sai sót, gian lận xảy ra. Hiện tại công tác kiểm soát chi phí
tại Công ty đã có nhiều mặt tích cực như: xây dựng hệ thống định mức, tổ
chức quá trình kinh doanh, phân công phân nhiệm cho các phòng, ban, cá
nhân một cách rõ ràng. Tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi việc xây dựng các
thủ tục cũng như chế độ kiểm soát chi phí chưa được quan tâm đúng mức,
hoặc có quan tâm nhưng thực sự chưa được sát sao, công tác lập dự toán chi
phí còn bỏ ngỏ, vấn đề kiểm soát chi phí chưa được thắt chặt và thực sự chưa


2
mang lại hiệu quả mà các nhà quản trị đã đặt ra. Xuất phát từ những vấn đề lý
luận và thực tiễn, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội
bộ về chi phí tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên xổ số kiến
thiết và dịch vụ in Đà Nẵng” nhằm góp phần xây dựng công tác kiểm soát
nội bộ tại Công ty ngày càng được hoàn thiện hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài làm rõ lý luận, thực trạng công tác kiểm
soát nội bộ về chi phí tại Công ty. Trên cơ sở đó đưa ra các phương pháp hoàn

thiện tốt hơn nữa công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH một
thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
chi phí và thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH một
thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về
chi phí sản xuất kinh doanh theo hướng kiểm soát kế toán tại Công ty TNHH
một thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng. Đối với lĩnh vực kinh doanh vé
số, Công ty đã xây dựng được một quy trình kiểm soát rất chặt chẽ và mang
lại hiệu quả cao trong công tác hạch toán và quản lý. Tuy nhiên, trong lĩnh
vực in ấn, công tác kiểm soát nội bộ chi phí mặc dù cũng được quan tâm và
theo dõi sát sao, nhưng vẫn không tránh khỏi những hạn chế, sai sót và gian
lận xảy ra từ khâu sản xuất đến kinh doanh sản phẩm in. Do vậy, trong khuôn
khổ luận văn, đề tài chỉ tập trung vào công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất kinh doanh tại Công ty ở lĩnh vực in ấn, không nghiên cứu lĩnh vực kinh
doanh vé số. Qua đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội
bộ về chi phí ở lĩnh vực in ấn tại Công ty.


3
4. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH một thành
viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng, phương pháp thực hiện là phỏng vấn. Đối
tượng được phỏng vấn: giám đốc, kế toán trưởng, các nhân viên kế toán. Qua
đó, đối chiếu những thông tin đã thu thập, suy luận để phát hoạ công tác kiểm
soát chi phí ở Công ty và những vận dụng cần thiết để hoàn thiện công tác này
ở Công ty.
5. Bố cục của đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ về chi phí trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí tại Công ty TNHH
một thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng.
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi
phí tại Công ty TNHH một thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Nền kinh tế Việt Nam đang có nhiều cơ hội phát triển cũng như phải đối
mặt với nhiều thách thức trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Để có thể
nâng cao năng lực cạnh tranh, khẳng định vị thế của mình trên thương trường
đòi hỏi phải có sự kiểm soát tốt chi phí và có các quyết định kinh doanh đúng
đắn, điều này chỉ có được thông qua hệ thống kiểm soát chi phí với mục tiêu
là tiết kiệm chi phí. Vấn đề đặt ra là phải bằng những giải pháp nào để thực
hiện công tác kiểm soát đạt được mục tiêu tốt nhất. Chính vì vậy luận văn đã
nghiên cứu và hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí phù hợp cho Công
ty TNHH một thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu được trong một tổ
chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động,
bao gồm cả việc bảo đảm các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản


4
không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích, đảm bảo Báo cáo tài
chính được chính xác và tin cậy, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy
định của Công ty và pháp luật, bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông và xây
dựng lòng tin đối với họ… Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một
cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng, cụ thể để đạt được các mục tiêu
đề ra.
Và kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh là một kiểm soát quan trọng
trong hệ thống KSNB, bởi hoạt động kiểm soát này sẽ giúp cho Công ty duy

trì và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp. Trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong
cùng lĩnh vực kiểm soát nội bộ về chi phí cụ thể như:
Luận văn “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh
thu tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của tác giả Lê Thị
Khánh Như; Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của trường Đại học Đà
Nẵng năm 2012. Luận văn đã trình bày lý luận cơ bản về hệ thống KSNB,
đồng thời làm rõ hơn những lý luận về KSNB đối với chi phí và doanh thu
tại công ty. Trên cơ sở lý luận và thông qua thực tế về KSNB đối với chi phí
và doanh thu tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên, luận văn đã
đưa ra được những giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí và doanh thu trên cả
ba phương diện: hoàn thiện môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán
và các thủ tục KSNB chi phí và doanh thu tiền nước. Kết quả mà luận văn
đạt được là có thể áp dụng thực tế trong công tác KSNB chi phí và doanh
thu tiền nước tại công ty, phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp kinh
doanh nước sạch.
Luận văn “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Công ty xăng dầu Khu vực
V” của tác giả Trần Ngọc Tuyết; Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của


5
trường Đại học Đà Nẵng năm 2010. Luận văn đã trình bày khá đầy đủ thực
trạng kiểm soát nội bộ chi phí xăng dầu Khu vực V hiện nay và thấy rằng với
hệ thống kiểm soát chi phí đó chưa thật sự phù hợp với đặc điểm kinh doanh
xăng dầu và khó có thể đáp ứng được nhu cầu thông tin cho việc ra các quyết
định kinh doanh hợp lý. Luận văn đã tìm ra được những hạn chế của KSNB
chi phí kinh doanh và đã đề xuất một số giải pháp gồm: Giải pháp hoàn thiện
môi trường kiểm soát, giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí kinh doanh thông
qua thủ tục kiểm soát. Những giải pháp này nhằm giải quyết những hạn chế

của KSNB chi phí kinh doanh tại công ty, góp phần tăng cường hơn nữa
KSNB chi phí kinh doanh tại công ty.
Luận văn “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty
cổ phần dệt may 29-3” của tác giả Lê Thị Thảo Như; Luận văn thạc sĩ
quản trị kinh doanh của trường Đại học Đà Nẵng năm 2010. Trên nghiên
cứu lý luận và thực tiễn, luận văn đã giải quyết được các vấn đề sau: Hệ thống
hoá được những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB sản xuất trong doanh nghiệp
nói chung. Từ đó làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm ra giải pháp
tăng cường công tác KSNB chi phí sản xuất tại công ty cổ phần dệt may 29-3.
Từ những hạn chế như các thủ tục KSNB chưa được thiết lập, chưa thực hiện
việc báo cáo phân tích chi phí... luận văn đã đưa ra các giải pháp tăng cường
một số thủ tục KSNB chi phí chủ yếu tại công ty, hoàn thiện hệ thống báo cáo
chi phí... Luận văn đã phần nào đáp ứng được mục tiêu nghiên cứu đề ra.
Luận văn “Nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phí ở
Công ty Điện lực 3” của tác giả Hoàng Thị Thanh Hải; Luận văn thạc sĩ
quản trị kinh doanh của trường Đại học Đà Nẵng năm 2005. Luận văn sử
dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, trong quá trình tìm hiểu và thu
thập số liệu từ thực tế, tác giả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh,
đối chiếu, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu. Luận văn này đi sâu vào


6
vấn đề nghiên cứu tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí, các thủ
tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh điện, qua đó đánh giá những
kết quả đạt được và những tồn tại cần khắc phục. Từ đó luận văn đưa ra
những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại
công ty Điện lực 3.
Luận văn “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại tổng Công ty dệt
may Hoà Thọ” của tác giả Huỳnh Thị Loan; Luận văn thạc sĩ quản trị kinh
doanh của trường Đại học Đà Nẵng năm 2008. Luận văn này đã đi sâu vào

vấn đề kiểm soát trong quản lý như: lập hồ sơ công nghệ, kiểm soát chất
lượng và giá nguyên vật liệu mua vào, lập hồ sơ dự toán chi phí.
Luận văn “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hệ thống thông tin kế
toán ở các doanh nghiệp dệt may trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”của tác
giả Lưu Thị Hiếu; Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của trường Đại
học Đà Nẵng năm 2008. Luận văn đi chi tiết về kiểm soát nội bộ thông tin kế
toán trong điều kiện các doanh nghiệp dệt may trên địa bàn thành phố Đà
Nẵng ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
Nhìn chung hầu hết các luận văn nghiên cứu trong lĩnh vực kiểm soát nội
bộ chi phí đều nhằm mục đích đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng
cao năng lực quản lý trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị mình
nghiên cứu. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong các luận văn
chủ yếu là phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, đồng thời
kết hợp với một số phương pháp như phân tích, tổng hợp, giải thích, so sánh
để thu thập số liệu và phân tích số liệu…
Mặc dù vậy, tất cả các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí
đã công bố đều chưa nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ chi phí áp
dụng cho từng công ty cụ thể trong từng ngành, phù hợp với đặc điểm kinh
doanh của từng công ty. Hơn nữa trong xu thế hội nhập, để cạnh tranh hiện


7
nay các doanh nghiệp Việt Nam đã từng bước đưa kiểm soát nội bộ chi phí
vào trong tổ chức công tác kế toán, song việc vận dụng kiểm soát nội bộ chi
phí chỉ dừng lại ở khâu lập kế hoạch.
Ở đây, luận văn tập trung nghiên cứu thực tế kiểm soát nội bộ chi phí tại
Công ty TNHH một thành viên XSKT và dịch vụ in Đà Nẵng.
Qua đó giúp cho công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty được hoàn
thiện hơn.

8
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát
luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu
bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp.
Quá trình nghiên cứu về hệ thống KSNB đã dẫn đến nhiều định nghĩa
khác nhau.
Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là một hệ
thống chính sách và thủ tục nhằm vào bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của
đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ
pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị.
Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn
vị và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm
ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra
của đơn vị.

9
b. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ
bằng hệ thống kiểm soát phù hợp thì có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị lạm
dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau.
- Bảo đảm độ tin cậy các thông tin: thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết
định của nhà quản lý bên trong và bên ngoài đơn vị. Vì vậy, các thông tin
cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về
thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của
mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống kiểm soát nội bộ
được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp
lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân
thủ đúng mức.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn
vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên
mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của đơn vị.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400 (VAS 400) thì hệ thống kiểm
soát nội bộ được chia làm 3 yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát, hệ thống
thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các bộ phận này được thiết kế
nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.


10
a. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của hệ thống KSNB. Thông qua môi trường kiểm soát bộ phận quản lý
đánh giá được thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống KSNB, đồng thời tạo
ra các chính sách, trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và có
hiệu quả đối với các mục tiêu đơn vị đã đặt ra. Các nhân tố này bao gồm:
* Đặc thù về quản lý
Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động
của đơn vị. Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản
lý về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn
thành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh. Những nhà quản lý có
phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi báo cáo tài
chính phải chính xác, các thủ tục KSNB phải chặt chẽ. Đối với những nhà
quản lý có mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận bằng mọi giá thì báo cáo tài
chính không cần trung thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẻo, không
hiệu quả. Như vậy, phong cách điều hành và tư cách của nhà quản trị ảnh
hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục KSNB cũng như độ chính xác báo
cáo tài chính.
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành
viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức tốt sẽ ngăn ngừa các trường hợp vi phạm
chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị, loại bỏ những sai phạm, gian lận có
thể xảy ra, tạo hiệu quả quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo của đơn vị trong xử
lý, truyền đạt và sử dụng thông tin, đặc biệt khi đơn vị bị chia cắt và phân tán
về mặt địa lý. Để đạt được mục tiêu của đơn vị cần phải có cơ cấu tổ chức


11
hiệu quả và phù hợp quy mô hoạt động của đơn vị. Muốn vậy cần phải tuân
thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ
sót bất kỳ lĩnh vực nào hoặc chồng chéo giữa các bộ phận.
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo
quản tài sản.
- Các bộ phận độc lập tương đối.
* Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và chế
độ của đơn vị về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả lương và đề bạt nhân viên
trong đơn vị. Con người là yếu tố quan trọng quyết định trong mọi hoạt động
của đơn vị. Vì thế một chính sách nhân sự không khoa học sẽ dẫn đến đội ngũ
nhân viên yếu kém về năng lực và ý thức trách nhiệm. Khi đó dù các thủ tục
kiểm soát có được tổ chức chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả KSNB.
* Công tác kế hoạch và dự toán
Bao gồm một hệ thống kế hoạch, dự toán như: kế hoạch sản xuất, thu
mua nguyên vật liệu, kế hoạch chi phí và dự toán chi phí, kế hoạch tiêu thụ,
đầu tư, thu chi, sửa chữa TSCĐ và các phương án chiến lược kinh doanh của
đơn vị. Công tác kế hoạch được tiến hành nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở
thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải
giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số
liệu kế hoạch để phát triển những vấn đề bất thường và có những giải pháp
kịp thời.
* Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường
kiểm soát. Chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát
và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ


12
thống thông tin kế toán. Bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có
được thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng

công tác kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát
thích hợp và có hiệu lực hơn. Bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tác dụng tốt
thì điều cần thiết là bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ
để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao
quyền hạn tương đối rộng và hoạt động tương đối độc lập với bộ phận được
kiểm tra. Muốn vậy bộ phận kiểm toán phải được yêu cầu về năng lực cũng
như đạo đức nghề nghiệp.
* Uỷ ban kiểm soát
Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng
không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về
lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban này thường có quyền hạn và nhiệm vụ như:
- Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toán
viên bên ngoài.
Do vậy để bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả thì các nhân
viên kiểm toán nội bộ phải có đủ năng lực, trình độ phẩm chất đạo đức tốt, am
hiểu quản lý tài chính, các chính sách quy định pháp luật Nhà nước.
* Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà
nước, ngân hàng, cổ đông, chủ nợ... tuy không thuộc tầm kiểm soát của
nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến sự thiết kế và vận hành hệ thống
KSNB.


13
b. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống có chức năng ghi nhận, tính
toán, phân loại, tổng hợp và truyền đạt thông tin tài chính của đơn vị cho

người sử dụng đánh giá và ra quyết định. Hệ thống này bao gồm các tiến trình
xử lý, chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành những thông tin hữu ích ở đầu ra. Các
thông tin đầu vào thường là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thông tin đầu
ra là những báo cáo nhanh và báo cáo định kỳ. Một hệ thống thông tin kế toán
hiệu quả phải được các mục tiêu cụ thể sau:
- Mục tiêu vật chất: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý
để tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ đó là
những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước.
- Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn
trước khi thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền
trong đơn vị nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản
đơn vị.
- Mục tiêu tính đầy đủ: Các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ,
không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách.
- Mục tiêu sự đánh giá: Nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không
để xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán.
- Mục tiêu sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại theo
cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận một cách đúng đắn ở các loại sổ
sách có liên quan.
- Mục tiêu về thời hạn: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng
lúc, đảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính.
- Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế
phải ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực
tình hình tài chính của đơn vị.


14
c. Các thủ tục kiểm soát
Nhà quản lý của đơn vị thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa
và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của đơn

vị. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
* Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, đòi hỏi phải phân chia công việc và trách nhiệm
cho nhiều người trong một bộ phận và nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục
đích của nguyên tắc này là dễ dàng phát hiện sai sót và hạn chế gian lận xảy
ra bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực hiện toàn bộ
các khâu của một công việc. Theo đó, với mỗi loại nghiệp vụ hay tài sản cần
phải chia rõ trách nhiệm cho từng bộ phận. Ví dụ, đối với hàng tồn kho cần
phải chia tách rõ trách nhiệm cho bộ phận kế hoạch, vật tư, kinh doanh, kế
toán, thủ kho...
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Theo nguyên tắc này, yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với
một số công việc như sau:
- Cách ly quản lý tài sản với kế toán. Ví dụ, tách biệt kế toán vật tư với
thủ kho.
- Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách.
Ví dụ, tách biệt bộ phận sản xuất với kế toán tập hợp chi phí sản xuất.
- Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách. Ví dụ, tách
biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư.
- Tách biệt giữa chức năng kế toán với tài chính. Ví dụ, tách biệt kế toán
tiền mặt với thủ quỹ.
- Tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát. Ví dụ, tách biệt giữa
bộ phận ghi sổ sách với bộ phận duyệt chứng từ, sổ sách.


15
* Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Theo nguyên tắc này, cấp dưới được phép quyết định giải quyết những
công việc nhất định tuỳ theo sự phân cấp quản lý và sự uỷ quyền của cấp có
thẩm quyền. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết

một công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền tiếp tục được mở
rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và
quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung dân chủ của đơn vị.
Kiểm soát độc lập với việc thực hiện các hoạt động và được thực hiện
thường xuyên và liên tục bởi kiểm toán viên có vị trí độc lập với đối tượng bị
kiểm tra, để xem xét việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát đã nêu trên. Thủ
tục này rất là cần thiết xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống
KSNB. Ví dụ nguyên tắc bất kiêm nhiệm được áp dụng ở đơn vị nhưng có thể
không loại trừ được trong trường hợp nhân viên ở các bộ phận khác nhau
thông đồng để chiếm đoạt tài sản. Cá nhân thực hiện thủ tục thẩm tra nội bộ
độc lập với cá nhân có trách nhiệm chuẩn bị số liệu.
1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh có ý nghĩa về nhiều mặt, như:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm
bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh.
- Đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được các mục tiêu do doanh nghiệp đặt ra.
- Bảo vệ tài sản đơn vị không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử
dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời số liệu, các báo cáo kế toán.
- Giúp các đơn vị kiểm soát tốt chi phí của doanh nghiệp.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ thoả ước lao động, nội quy, quy chế,
quy trình hoạt động của đơn vị cũng như các quy định của pháp luật có liên
quan.


16
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Khái niệm chi phí
Chi phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các
chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra có liên quan đến việc chế

tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một kỳ nhất định.
1.2.2. Phân loại chi phí
Chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, vì chi
phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm
soát được chi phí. Trong một đơn vị, chi phí có thể được phân theo nhiều tiêu
thức khác nhau. Mỗi tiêu thức phân loại chi phí có ý nghĩa riêng đối với từng
hoạt động cụ thể của đơn vị.
a. Căn cứ theo chức năng hoạt động
Theo chức năng hoạt động chi phí được phân thành hai loại: chi phí sản
xuất và chi phí ngoài sản xuất.
- Chi phí sản xuất là chi phí hình thành nên giá trị của sản phẩm sản
xuất, chi phí này được bao gồm bởi ba khoản mục chính đó là: chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nguyên vật liệu cấu thành
nên sản phẩm, có thể xác định được một cách trực tiếp, rõ ràng cho từng loại
sản phẩm. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất còn phát sinh những loại nguyên
vật liệu có tác dụng phụ, nó kết hợp với nguyên vật liệu chính để sản xuất ra
sản phẩm hoặc làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc tạo ra màu sắc, mùi vị
cho sản phẩm... cũng thuộc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương chính, lương phụ, các
khoản trích theo lương và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản
xuất. Chi phí nhân công trực tiếp cũng giống như chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, có thể xác định trực tiếp cho từng loại sản phẩm.