Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại UBND huyện tiên yên, tỉnh quảng ninh

LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông
tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều
kiện cho chúng tôi thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp này.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa đã tận tình giảng dạy,
truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình
học tập tại trường.
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Trần Thắng, người đã tận
tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng
Ninh đặc biệt là các anh, chị làm việc tại Phòng Nội vụ huyện Tiên Yên đã tạo điều kiện
thuận lợi cho tôi được tìm hiểu và học tập trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 27 tháng 04 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Dín Thị Sinh

i


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại UBND huyện Tiên Yên, tỉnh
Quảng Ninh” là công trình nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, không sao chép bất kỳ
tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu. Các kết quả nghiên cứu và các
số liệu trong bài báo cáo được sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú
thích rõ ràng, minh bạch.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình.
Thái Nguyên, ngày 27 tháng 04 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Dín Thị Sinh

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................. vii
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ ........................ 3
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự ............................................. 3
1.1.1. Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự ....................................................... 3
1.1.2. Nhiệm vụ, vai trò của quản trị nhân sự. ....................................................... 4
1.1.3. Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức và nguyên tắc quản lý ......................... 6
1.1.4. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ............................... 7
1.2. Nội dung quản trị nhân sự ............................................................................... 10
1.2.1. Phân tích công việc ................................................................................... 11
1.2.2. Tuyển dụng nhân sự .................................................................................. 13
1.2.3. Đào tạo và phát triển nhân sự .................................................................... 15
1.2.4. Sắp xếp và sử dụng lao động ..................................................................... 16
1.2.5. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự ..................................................................... 16
1.2.6. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự ........................................................ 17
1.3. Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự HRM.................................................... 18
1.3.1. Chức năng quản lý thông tin nhân sự. ....................................................... 18
1.3.2. Chức năng quản lý tiền lương. .................................................................. 19
1.3.3. Chức năng hệ thống. ................................................................................. 21

1.3.4. Chức năng báo cáo.................................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN TIÊN YÊN, TỈNH QUẢNG NINH .................................................... 23
2.1. Giới thiệu chung về ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh ......... 23
2.1.1. Khái quát chung về ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh ... 23
2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của ủy ban nhân dân huyện
Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh ................................................................................ 29

iii


2.2. Quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân sự...................................................... 33
2.2.1. Lưu đồ quy trình...................................................................................... 33
2.2.2. Nội dung quy trình: .................................................................................. 34
2.2.3. Danh mục tài liệu viện dẫn tham khảo ...................................................... 36
2.3. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh
Quảng Ninh. .......................................................................................................... 38
2.3.1.Thực trạng chung công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan hành
chính công. ......................................................................................... 38
2.3.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự ở ủy ban nhân dân huyện Tiên
Yên, tỉnh Quảng Ninh hiện nay. ......................................................................... 42
2.3.3. Đánh giá tình hình quản trị nhân sự .......................................................... 43
2.3.4. Giải pháp .................................................................................................. 44
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HRM VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN YÊN, TỈNH QUẢNG NINH................. 47
3.1. Đặt vấn đề bài toán về quản lý hồ sơ nhân sự .................................................. 47
3.1.1 Đặt vấn đề bài toán .................................................................................... 47
3.1.2 Giải quyết vấn đề ...................................................................................... 47
3.2. Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân sự tại UBND huyện Tiên
Yên, tỉnh Quảng Ninh. ........................................................................................... 47

3.2.1. Đăng nhập vào hệ thống. .......................................................................... 48
3.2.1. Danh sách chức năng. ............................................................................... 50
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 66

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Nội dung phân tích công việc ..................................................................... 11
Hình 2.1: Chứng tích Khe Tù huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh ............................... 24
Hình 2.2: Thác Pạc Sủi huyện Tiên Yên .................................................................... 27
Hình 2.3: Bánh gật gù, khau nhục đặc sản huyện Tiên Yên........................................ 28
Hình 2.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh ................ 29
Hình 2.5: Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự........................................................ 33
Hình 2.6: Kho lưu hồ sơ nhân sự huyện Tiên Yên...................................................... 42
Hình 2.7: Một số trang thiết bị văn phòng .................................................................. 43
Hình 3.1: Giao diện đăng nhập phần mềm. ............................................................... 48
Hình 3.2: Giao diện kết thúc thoát khỏi phần mềm. ................................................... 48
Hình 3.3: Thông tin của ủy ban nhân dân huyện ........................................................ 48
Hình 3.4: Giao diện phân quyền người dùng .............................................................. 49
Hình 3.5: Giao diện bàn làm việc. .............................................................................. 50
Hình 3.6: Giao diện thống kê tình hình nhân sự. ........................................................ 51
Hình 3.7: Giao diện thông tin về danh mục nhân sự. .................................................. 52
Hình 3.8: Giao diện tiêu chí đánh giá. ........................................................................ 53
Hình 3.9: Giao diện chọn trạng thái nhân sự. ............................................................. 53
Hình 3.10: Giao diện nhập thông tin nhân sự. ............................................................ 54
Hình 3.11: Giao diện sửa thông tin nhân sự. .............................................................. 54
Hình 3.12: Giao diện chọn báo cáo cần in. ................................................................. 55
Hình 3.13: Giao diện nạp thông tin từ excel. .............................................................. 55

Hình 3.14: Giao diện danh sách ứng viên. .................................................................. 56
Hình 3.15: Giao diện quá trình làm việc theo nhân viên. ............................................ 56
Hình 3.16: Giao diện thông tin công tác. .................................................................... 57
Hình 3.17: Giao diện chức năng quản lý công việc. ................................................... 57
Hình 3.18: Giao diện quản lý thông tin về hợp đồng lao. ........................................... 58
Hình 3.19: Giao diện tờ khai tham gia BHXH, BHYT. .............................................. 58
Hình 3.20: Giao diện các đợt báo cáo BHYT, BHXH. ............................................... 59
Hình 3.21: Giao diện các đợt thanh toán BHYT, BHXH. ........................................... 59
Hình 3.22: Giao diện quản lý thông tin về các đợt khen thưởng. ................................ 60

v


Hình 3.23: Giao diện quản lý thông tin về các đợt kỷ luật. ......................................... 60
Hình 3.24: Giao diện quản lý đợt đào tạo. .................................................................. 61
Hình 3.25: Giao diện quản lý thông tin chương trình phúc lợi. ................................... 61
Hình 3.26: Sơ đồ chức năng quy trình quản lý thông tin nhân sự. .............................. 62
Hình 3.27: Giao diện mức lương tối thiểu .................................................................. 62
Hình 3.28: Giao diện ngạch lương ............................................................................. 63
Hình 3.29: Giao diện bậc lương ................................................................................. 63
Hình 3.30: Giao diện phụ cấp lương .......................................................................... 64
Hình 3.31: Trợ giúp người sử dụng phần mềm........................................................... 64

vi


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Viết tắt

Chú thích

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CNTT

Công nghệ thông tin

HRM

Human Resource Management

CB

Cán bộ

CC

Công chức

VC

Viên chức

NV

Nhân viên

vii


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của CNTT
chính vì vậy mà chúng ta chúng ta cần bắt kịp với xu thế đó để cùng phát triển cùng
hòa nhập sánh vai với các nước đưa nước ta ngày càng đi lên. Các cuộc cách mạng
khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển, công nghệ ngày càng phát triển mạng mẽ với
những thành tựu kì diệu. Sự phát triển đó ngày càng ảnh hưởng sâu rộng tới tất cả các
lĩnh vực các ngành và các mặt của đời sống xã hội.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã đã ảnh hưởng mạnh mẽ tới
các cơ quan nhà nước tới các quá trình quản lý. Tin học văn phòng đã trở thành một
trong những động lực đẩy mạnh sự phát triển của các cơ quan hành chính nhà nước.
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng và kịp thời chính xác ngày càng đóng vai
trò to lớn trong công tác quản lý điều hành. Đặc biệt trong thời đại kinh tế hội nhập
những vấn đề liên quan đến công tác quản trị nhân sự ngày càng phức tạp chính vì vậy
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý ngày càng trở nên cấp thiết
để nâng cao chất lượng hiệu quả công tác quản lý.
Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với sự phát triển
của của xã hội và đặc biệt đối với công tác quản lý nhân sự của các cơ quan nhà nước
em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự
tại UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh”.
2. Mục đích nghiên cứu
Phân tích, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm mà UBND huyện đã quản lý
được và chưa được để đưa ra giải pháp quản lý có hiệu quả nhất.
3. Đối tượng

Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự vào quản lý hồ sơ nhân sự của ủy ban
nhân dân huyện Tiên Yên.
4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu tình hình quản lý hồ sơ nhân sự tại ủy ban nhân dân huyện Tiên
Yên, tỉnh Quảng Ninh
Thực tiễn ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự tại ủy ban nhân dân huyện Tiên
Yên, tỉnh Quảng Ninh.
1


5. Ý nghĩa khoa học thực tiễn của đề tài
Phần mềm giúp cho cán bộ quản lý nhân sự của phòng Nội vụ quản lý được đầy
đủ hồ sơ nhân sự của ủy ban nhân dân huyện và đạt hiệu quả cao
Phần mềm giảm bớt chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện công việc
Phần mềm dễ sử dụng, chi phí thấp và hiệu quả cao.
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp khảo sát thực tế;
Phương pháp phân tích, thiết kế;
Phương pháp tổng hợp, thống kê.
7. Kết cấu đề tài
Gồm 3 phần:
Chương 1: Khái quát về nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại ủy ban nhân dân huyện Tiên
Yên, tỉnh Quảng Ninh
Chương 3: Nghiên cứu phần mềm quản lý nhân sự HRM vào quản lý hồ sơ nhân
sự tại ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh.

2

Chương 1.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự
1.1.1. Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự
Nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay
xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các
thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị
đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực.
Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ
ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v.. Trí lực là nguồn tiềm tàng to lớn của con
người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v..
Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với mọi tổ chức bất kể tổ chức đó có phòng
hoặc bộ phận quản trị nhân sự hay không là một thành tố quan trọng của chức năng
quản trị và nó có gốc rễ cùng các nhánh trải rộng khắp nơi trong một tổ chức.
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và
phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan
tâm hàng đầu.
Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ
thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa
đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác.
Quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn
bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
- Phân tích công việc
- Tuyển dụng nhân viên
- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên
- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích
thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.
Thành phần hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức bao gồm:

3


- Tài liệu liên quan đến lịch sử của mỗi cá nhân: Khai sinh, giá thú, các bản
khai lý lịch tự thuật (kể cả các bản khai bổ sung hàng năm) do các cơ quan quản lý nhà
nước cấp (do UBND xã, phường hoặc cơ quan, tổ chức quản lý người đó xác nhận).
- Tài liệu liên quan đến việc tham gia của cá nhân ở các tổ chức đảng, đoàn thể,
các hội. Loại tài liệu này thường có các quyết định kết nạp, thẻ đảng viên, đoàn viên,
hội viên cùng các giấy tờ khác liên quan.
- Tài liệu liên quan đến học vấn và nghề nghiệp của cá nhân. Ví dụ như giấy tờ
xác nhận các trình độ mà cá nhân đó trải qua: Các văn bằng tốt nghiệp Trung học, Đại
học, sau Đại học; các chứng chỉ xác nhận trình độ ngoại ngữ, tin học, trình độ tay
nghề…của các cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.
- Tài liệu liên quan đến tài sản riêng của cá nhân như giấy tờ xác nhận quyền sở
hữu nhà đất, ruộng vườn, trang trại cũng như những số liệu về thu nhập của cá nhân
trong quá trình làm việc của họ ở cơ quan, tổ chức.
- Tài liệu về tình trạng sức khỏe của cá nhân. Những tài liệu này do thầy thuốc
ở các bệnh viện, Hội đồng giám định y khoa hoặc có thể do người có thẩm quyền ở cơ
quan Thương binh và Xã hội cấp liên quan đến tình trạng sức khỏe và bệnh tật của
đương sự như các loại giấy khám sức khỏe, xác nhận mức độ sức khỏe, tài liệu giám
định y khoa…
- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật (nếu có); tài liệu về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, điều chỉnh nâng bậc lương…Loại tài liệu này
thường có các quyết định của Thủ tướng, các cơ quan, tổ chức và các giấy tờ liên quan
kèm theo. Ví dụ biên bản xét khen thưởng (hoặc kỷ luật), bản kê khai thành tích hoặc
bản kiểm điểm của cá nhân, đơn đề nghị xin chuyển đơn vị công tác….
1.1.2. Nhiệm vụ, vai trò của quản trị nhân sự.
Nhiệm vụ của quản trị nhân sự
Quản lý công tác tuyển dụng

Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán để tính lương, lập bảng
đánh giá đối với ứng viên thử viêc
Quản lý hồ sơ lý lịch và lưu hồ sơ
Quản lý công tác đào tạo
Quản lý các ứng viên không đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng
4


Quản lý văn phòng phẩm
Đề xuất các phương án thưởng ngày lễ têt, và trợ cấp.
“Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành và
phát triển.
Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống
(phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình.
Điều hành: nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử
của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự.
Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hồn thiện liên
tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức.
Vai trò của quản trị nhân sự
Yếu tố giúp ta nhận biết được một cơ quan hoặc UBND hoạt động tốt hay không
hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó- những
con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại như: máy móc thiết bị,
của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được,
nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò
thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan hoặc UBND .
Trong cơ quan hoặc UBND quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản
trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà
quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng
cho sự phát triển của cơ quan hoặc UBND do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn
xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách

mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay
không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thể nói rằng:
“mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề
lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi
đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do
họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng
cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức
5


năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị
nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên
dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu
không khí văn hoá cho một cơ quan hoặc UBND . Đây cũng là một trong những yếu tố
quyết định đến sự thành bại của một cơ quan hoặc UBND .
Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một cơ
quan hoặc UBND, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong cơ quan hoặc UBND nhưng
lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của cơ quan hoặc UBND.
1.1.3. Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức và nguyên tắc quản lý
Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công
tác quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có tính
pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng
lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người cán bộ,
công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ, công
chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực
công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của cán bộ, công chức

phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí cán bộ, công chức.
Hồ sơ cán bộ, công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi
và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy đủ và chính xác
hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tuỵ,
gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức.
Một số nguyên tắc cơ bản trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ
công chức.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức nêu trên, yêu cầu đặt ra
đối với công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm những nội
dung cơ bản sau:
- Một là, cần khẳng định hồ sơ cán bộ, công chức là tài sản của cơ quan nhà nước,
là một phần di sản quan trọng của cơ quan không ai có quyền phát tán, mua bán và trao

6


đổi. Do đó, hồ sơ cán bộ, công chức cần được quản lý, giám sát và bổ sung thường xuyên
để phục vụ cho công tác nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước.
- Hai là, công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm
quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ
gắn liền với hoạt động của cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng đến khi rời khỏi
cơ quan nhà nước. Do vậy, ngay từ đầu cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn người mới
được tuyển dụng kê khai lý lịch và nộp văn bằng, chứng chỉ cùng các loại giấy tờ có
liên quan khác để thẩm tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ
gốc) đưa vào theo dõi, quản lý.
- Ba là, cấp nào quản lý cán bộ, công chức thì cấp đó trực tiếp quản lý hồ sơ của
người đó. Khi cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển thì hồ sơ sẽ chuyển cho cơ
quan mới quản lý và theo dõi. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cơ quan tiếp nhận cán bộ,
công chức trực tiếp thực hiện mà không để cán bộ, công chức tự chuyển hồ sơ của mình,
đồng thời phải kiểm tra và lập biên bản bàn giao theo đúng quy định. Trường hợp làm

mất hồ sơ cán bộ, công chức được coi là làm mất tài sản của nhà nước.
- Bốn là, hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu
mật, chỉ những người có thẩm quyền hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức cho phép mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ.
- Năm là, mỗi tiêu chí thông tin trong các thành phần tài liệu của hồ sơ cán bộ,
công chức là cơ sở quan trọng để phục vụ công tác nghiên cứu, nhận xét, đánh giá cá
nhân cán bộ, công chức và tổng hợp, thống kê đội ngũ cán bộ, công chức. Vì vậy, hồ
sơ cán bộ, công chức phải được quản lý khoa học và thống nhất.
- Sáu là, cán bộ, công chức được giao quản lý hồ sơ phải là người có phẩm chất
đạo đức tốt, lập trường chính trị vững vàng; có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm và
tận tuỵ với công việc được giao. Nếu để hư hỏng, mối mọt làm chất lượng hồ sơ giảm
sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức, đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật theo
quy định của pháp luật.
1.1.4. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Quản lý cán bộ, công chức là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan
có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ, công
chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận
7


xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ, công
chức được giao, phản ánh của dư luận quần chúng... thì nhất thiết phải tiến hành
nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ,
chính xác, toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành
của cán bộ, công chức và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác.
Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơ là
một nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần
đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực
trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng
giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán

bộ của Đảng. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng
hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính
sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
Thể chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Từ ngày thành lập đến nay, tuỳ theo đòi hỏi của từng giai đoạn cách mạng,
Đảng ta đã có nhiều nghị quyết, chỉ thị, hướng dẫn và tổ chức cho cán bộ, đảng viên
viết lý lịch, cụ thể: Thông tri số 297-TT/TW ngày 20-4-1974 của Ban Bí thư Trung
ương Đảng (khoá III) về việc viết lý lịch và quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên nhận xét:
''... việc quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên vẫn chưa có nền nếp, chưa quy định rõ trách
nhiệm quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên''. Theo đó, Ban Bí thư quy định: “mỗi đảng viên
phải có lý lịch và sơ yếu lý lịch (theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương
hướng dẫn)... việc quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ thực hiện theo quy định về phân cấp
quản lý cán bộ.
Về các tiêu chí trong hồ sơ và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ: từ trước đến nay,
đã bốn lần ban hành mẫu lý lịch và hướng dẫn kê khai lý lịch; các mẫu lý lịch cán bộ,
sơ yếu lý lịch, bổ sung lý lịch... và hướng dẫn do Ban Tổ chức Trung ương xây dựng
và được thực hiện thống nhất trong hệ thống chính trị.
Sau nhiều lần rút kinh nghiệm, chỉnh lý, đến nay về cơ bản các mẫu biểu quản
lý hồ sơ do Ban Tổ chức Trung ương ban hành đều tiếp thu những ưu điểm của các
mẫu trước đây, phân định rõ ràng hơn các nhóm thông tin như: sơ yếu lý lịch; quá
trình đào tạo; quá trình công tác; quan hệ gia đình; khen thưởng kỷ luật; hoàn cảnh
8


kinh tế bản thân và gia đình; kê khai tài sản nhà, đất, các tài sản có giá trị lớn; quá
trình lương. Đặc biệt chú ý đến quan hệ với nước ngoài (bản thân đi nước ngoài, vợ
con đi nước ngoài); tham gia các hội, tổ chức khác trong và ngoài nước của bản thân
và gia đình.
Đối với việc quản lý hồ sơ công chức, Điều 13 Sắc lệnh số 76-SL ngày
20/5/1950 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Quy chế công chức Việt Nam đã quy

định “mỗi bộ giữ danh sách và hồ sơ lý lịch công chức thuộc quyền. Cấp được sử dụng
công chức giữ một bản thứ hai. Bộ Nội vụ giữ danh sách và phiếu cá nhân công chức
toàn quốc.'' Như vậy, ngay từ thời kỳ đầu đã quy định mỗi công chức Việt Nam có hồ sơ
lý lịch công chức, phiếu cá nhân. Nhưng sau đó, do hoàn cảnh kháng chiến nên chưa thực
hiện được việc cụ thể hoá các tiêu chí, mẫu biểu... trong hồ sơ lý lịch công chức.
Kết quả điều tra thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại 22 cơ
quan, đơn vị thuộc khối đảng, đoàn thể chính trị ở Trung ương, 5 bộ, ngành và 15 tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương tháng 9/2005 cho thấy: 77,72% cơ quan không đủ
trang bị, thiết bị và cơ sở vật chất để quản lý hồ sơ; 81,82% người trực tiếp làm công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức không được tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ...
Như vậy, trên thực tế Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến công
tác hồ sơ công chức, công nhân viên chức. Song do còn thiếu các quy định về thẩm
quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc lập, lưu giữ, bảo
quản, khai thác, bổ sung và theo dõi hồ sơ một cách cụ thể; chưa có quy định thống
nhất về thành phần và mẫu biểu quản lý hồ sơ và đặc biệt là chưa có chính sách bố trí
và sử dụng đối với những người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ nên trên thực tế
công tác này ở các bộ, ngành và địa phương triển khai thiếu đồng bộ và thống nhất.
Ngày 6/11/2006, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV
ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Đây là lần đầu trong lịch sử hành
chính nước nhà hồ sơ của cán bộ, công chức (chủ thể của nền hành chính) đã được cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức ban hành riêng một văn bản quy phạm
pháp luật để thực hiện thống nhất trong cả nước.
Ngoài những khái niệm, nguyên tắc chung, Quy chế này đã cụ thể hoá các nội
dung như: quy định thành phần tài liệu trong bộ hồ sơ cán bộ, công chức gồm có
những loại tài liệu nào; các biểu mẫu làm công cụ phục vụ công tác quản lý hồ sơ; quy
9


định về lập hồ sơ, về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng hồ sơ; về
lưu giữ, sắp xếp hồ sơ; về bảo quản, bảo mật hồ sơ; chế độ báo cáo tình hình quản lý

hồ sơ; quản lý hồ sơ điện tử và đặc biệt là quy định về chế độ bồi dưỡng nghiệp vụ đối
với những người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Mặt khác, để
làm rõ thẩm quyền và trách nhiệm của các chủ thể trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, Quy chế đã quy định cụ thể trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức, cơ quan trực tiếp quản lý hồ sơ; cán bộ, công chức trực tiếp làm
công tác quản lý hồ sơ, trách nhiệm và quyền lợi của cán bộ, công chức đối với chính
hồ sơ cá nhân của mình, đồng thời, phân công cụ thể trách nhiệm tổ chức thực hiện
Quy chế này. Trong đó, quy định rõ thẩm quyền của bộ, ngành và tỉnh trong việc quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức; thẩm quyền và trách nhiệm của Bộ Nội vụ và trách nhiệm
của Vụ Tổ chức cán bộ và Sở Nội vụ trong việc tham mưu cho Chính phủ, bộ, ngành
và địa phương những nội dung cụ thể trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Tiếp đó, ngày 18/6/2007, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số
06/2007/QĐ-BNV quy định cụ thể 12 loại thành phần hồ sơ và mẫu biểu quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức, đồng thời tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ về quản lý hồ sơ và
hướng dẫn chi tiết việc kê khai và sử dụng 12 thành phần và mẫu biểu này cho cán bộ,
công chức ngành tổ chức thuộc các bộ, ngành, địa phương và một số doanh nghiệp nhà
nước có quy mô lớn trong toàn quốc nhằm từng bước đưa công tác này đi vào nền nếp,
khắc phục việc quản lý manh mún và thiếu nhất quán trong thời gian qua.
1.2. Nội dung quản trị nhân sự
Nội dung quản lý hồ sơ nhân sự:
- Thông tin sơ yếu lý lịch: Thông tin hoàn cảnh; Thông tin liên hệ;Thông tin
người liên hệ...
- Thông tin Đảng, Đoàn: Theo dõi và quản lý các đối tượng Đoàn, Đảng, Quân
nhân, người tham gia Cách mạng, chính sách.
- Quá trình công tác: Tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, đi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ tạm thời.
- Quá trình lương, phụ cấp.
- Quá trình khen thưởng, kỷ luật.
- Quá trình hợp đồng.
10

- Quá trình bảo hiểm: thêm bản ghi tăng mới, cho phép khai tăng mới
- Quá trình khám bệnh, khám sức khỏe, theo dõi sức khỏe.
- Các quá trình khác: Công tác trước khi vào công ty; Trình độ; Đào tạo; Kỹ
năng; Sở thích; Nguyện vọng; Tài liệu; Giấy tờ; Cam kết; Khai thác hồ sơ;..
- Quản lý trạng thái hồ sơ: Đi làm, Nghỉ việc, Nghi tạm thời, Nghỉ hưu.
- Quản lý đóng (quyết định nghỉ việc), mở (quyết định đi làm lại) hồ sơ.
1.2.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng
công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng
lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc là một
nội dung quan trong của quản trị nhân sự , nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung
khác của quản trị nhân sự .
Mục đích:
- Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc
tuyển dụng nhân sự đạt kết quả cao nhất.
- Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của
công việc.
- Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc.
Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc.
- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc.
Nội dung của phân tích công việc:

Hình 1.1: Nội dung phân tích công việc
Bước 1: Mô tả công việc
Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động
thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong
công việc…

11


Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau:
- Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào tại nơi
làm việc.
- Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp này được thực hiện với chính những người
làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ. Cuộc
tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập được những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để
trao đổi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng. Trong khi quan sát có thể sử dụng một
số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm giờ.
- Bản cân hỏi: Theo phương pháp này các bản câu hỏi được thảo ra phát rộng
rãi cho các công nhân viên và những người có liên quan đến công việc để họ trả lời.
Câu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhưng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ.
Bước 2: Xác định công việc
Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các
hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh
giá chất lượng công việc. Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế
trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung
thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ xung. Từ đó xác định được bản mô tả
công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc.
Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự
Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm
nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ
yêu cầu cũng khác nhau.
Những yêu cầu hay được đề cập đến:
- Sức khoẻ (thể lực và trí lực).
- Trình độ học vấn.
- Tuổi tác, kinh nghiệm.
- Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình.

Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết
hay chỉ là mong muốn.

12


Bước 4: Đánh giá công việc
Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc. Việc đấnh giá
công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì
giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định
mức lương tương xứng cho công việc này. Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc
vào phương pháp đánh giá.
Bước 5: Xếp loại công việc.
Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một
nhóm. Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản lý trong công việc.
1.2.2. Tuyển dụng nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự
phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn.. Bản thân những người được tuyển vào
công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú và an tâm với
công việc. Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ
gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động.
Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ Tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh
nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ
phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác.
Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp .
Là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp .
Nội dung của tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền

hạn của hội đồng tuyển dụng.
- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức,
doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự .
- Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn
chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và
tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.

13


Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo
tuyển dụng sau:
- Quảng cáo trên báo, đài, tivi.
- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động.
- Thông báo tại doanh nghiệp.
Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin
cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội
dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển
dụng và nội dung tuyển dụng.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Người xin tuyển dụng phải nộp
cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu.
- Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên
và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra để
không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do đó có thể giảm
chi phi tuyển dụng cho doanh nghiệp .
Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên
Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định
vấn đề.

- Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được các ứng cử viên xuất sắc
nhất. Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá các ứng cử viên về
kiến thức cơ bản, khả năng thực hành.
- Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng
lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…
- Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều
phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng…
- Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc
đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất.

14


Bước 5: Kiểm tra sức khỏe
Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách
đạo đức tốt, nhưng sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng. Nhận một
người có sức khoẻ không đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc và hiệu
quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp .
Bước 6: Đánh giá ứng cử viên và quyết định
Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp
theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động.
Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp
đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ
chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc…
Trách nhiệm của nhà quản trị là làm mềm các ứng cử viên, giúp họ mau chóng
làm quen với công việc mới.
1.2.3. Đào tạo và phát triển nhân sự
Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình
độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự. Ngoài ra nó còn bao gồm nội dung giáo dục
nhân sự cho doanh nghiệp. Phải đào tạo và phát triển nhân sự vì trong thời đại khoa

học kỹ thuật phát triển như vũ bão, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng,
muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ
năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ.
Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học
vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên
môn được cập nhật hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể
hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biến đổi của
môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình. Quá trình đào tạo được áp
dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện
một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu. Ngoài ra còn có quá trình nâng cao
trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp để họ có thể làm được những
công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn.

15


Phát triển nhân sự
Mỗi một cơ quan đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh
nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ
hội thăng tiến. Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi cơ quan
Nội dung của công tác phát triển nhân sự :
- Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị.
- Giải quyết chế độ cho nhân viên- Tuyển dụng đội ngũ lao động mới.
1.2.4. Sắp xếp và sử dụng lao động
Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội
ngũ cán bộ. Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động
của bộ máy quản lý. Việc bố trí cán bộ quản lý phải được thể hiện ở kết quả cuối cùng,
đó là hiệu quả và chất lượng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá
nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận.
1.2.5. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự

Đánh giá thành tích công tác
Khái niệm và ý nghĩa của công tác đánh giá thành tích:
Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị
nhân sự. Nó là chìa khoá để hoạch định, tuyển mộ cũng như phát triển nhân sự và đãi
ngộ nhân sự. Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hoá, được tiến hành thường
xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện
vọng cá nhân và phát triển của mỗi người.
Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính
xác và công bằng. Qua đánh giá biết rõ được năng lực và triển vọng của mỗi người, từ
đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người đó. Việc đánh giá thành
tích được thực hiện đúng đắn sẽ cải thiện được bầu không khí trong tập thể, mỗi người
đều cố gắng làm việc tốt hơn, để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những
đánh giá tốt về mình.
Đánh giá thành tích công tác nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người bị
đánh giá và hội đồng đánh giá. Không những người bị đánh giá có ý thức hơn về hành
vi, lời nói, việc làm của mình mà những người trong hội đồng đánh giá cũng phải nâng
cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập thông tin đánh giá về người khác. Ngược
16


lại những đánh giá hời hợt chủ quan có thể tạo nên tâm trạng bất bình, lo lắng ấm ức
nơi người bị đánh giá. Sự không thoả mãn hay hài lòng này có thể làm cho họ không
tập trung tư tưởng vào công việc, làm việc kém năng suất và hiệu quả, có khi tạo nên
sự chống đối ngấm ngầm, mâu thuẫn nội bộ và làm vẩn đục không khí tập thể.
Đãi ngộ nhân sự
Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất
lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Đãi ngộ vật chất
Đãi ngộ tinh thần
Đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu đa dạng

của người lao động. Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng cao,
khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thoả mãn nhu cầu ngày
càng cao của người lao động.
1.2.6. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự
Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ
thuật và người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động
lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật
đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì
vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp .
Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã
phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa
học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề
lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi
đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do
họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng
cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức
năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị
17


nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên
dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu
không khí văn hoá cho một doanh nghiệp . Đây cũng là một trong những yếu tố quyết
định đến sự thành bại của một doanh nghiệp .
1.3. Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự HRM.
Phần mềm quản trị nhân sự (Perfect HRM 2012) cung cấp giải pháp tổng thể

trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương. Phần mềm hỗ trợ những tính năng mới như
quản lý bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy
vấn động, lập các báo cáo thống kê nhanh, giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Hỗ trợ
nhập dữ liệu từ excel và ngược lại.
Phạm vi ứng dụng:
- Phần mềm dành cho cơ quan, đơn vị vừa và nhỏ có quy mô khoảng 500 nhân viên.
- Giúp tổng hợp dữ liệu chấm công và tính lương từ ngày 1 đến ngày cuối tháng.
- Không dành cho cơ quan, đơn vị chấm công và tính lương theo doanh số, theo
sản phẩm.
1.3.1. Chức năng quản lý thông tin nhân sự.
Thông tin về hồ sơ lý lịch.
Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh,
nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác,
chức danh công tác, chức danh nghề....
Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình.
Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị.
Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động.
Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào cơ quan
cho đến thời gian hiện tại.
Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật.
Theo dõi quá trình diễn biến lương của người lao động.
Thông tin về hợp đồng lao động.
Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng
thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn.
Theo dõi gia hạn hợp đồng.
18