Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện chợ đồn, tỉnh bắc kạn

LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn Khoa HTTTKT Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho
chúng em thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa HTTTKT đã tận tình
giảng dạy, truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong
suốt quá trình học tập tại trường.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Nguyễn Thị Thanh
Thủy, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực
hiện đề tài, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời
gian quy định.
Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Phòng Nông nghiệp và phát tiển
nông thôn huyện Chợ Đồn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu trong
suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp với tất cả những
nỗ lực của bản thân, song với thời gian và vốn hiểu biết còn hạn chế của bản thân
em chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận
được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các thầy cô và các bạn để đề tài
của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 5 tháng 2 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Hoàng Văn Chiến


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển
nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn” là công trình nghiên cứu của riêng cá
nhân tôi, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ
đâu. Các kết quả nghiên cứu và các số liệu trong bài báo cáo được sử dụng một

cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch. Bài báo cáo này
có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được
công bố trên các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình.

Thái Nguyên, ngày 5 tháng 02 năm 2017
Người cam đoan

Hoàng Văn Chiến


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN .................................................................................................... ii
MỤC LỤC ............................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ....................................................................................... v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................ vii
LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ........................ 4
1.1. Lý thuyết chung về quản lý văn bản.................................................................. 4
1.1.1. Khái niệm văn bản ...................................................................................... 4
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ......................................................................... 5
1.1.3. Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đi...................................................... 5
1.1.4. Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đến ................................................ 15
1.2. Quy trình quản lý văn bản nội bộ .................................................................... 22
1.2.1. Khái niệm văn bản nội bộ ......................................................................... 22
1.2.2. Thủ tục ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ ........................ 22
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG
NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH
BẮC KẠN ............................................................................................................. 23

2.1. Giới thiệu tổng quan về phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn huyện Chợ
Đồn, tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 23
2.1.1. Vị trí và chức năng ................................................................................... 23
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ............................................................................ 23
2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông
thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn ....................................................................... 29
2.2.1. Các mẫu văn bản được sử dụng tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông
thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn .................................................................... 29
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản tại Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn 35
2.3. Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ và giải pháp khắc phục ....................... 46


Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN, CÔNG VĂN ĐỂ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN................................ 48
3.1. Bài toán của việc quản lý văn bản ................................................................... 48
3.2. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản - công văn vào công tác quản lý văn bản
tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn ............................ 52
3.2.1. Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản – công văn ..................... 52
3.2.2. Các chức năng của hệ thống ..................................................................... 53
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 64
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 65


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi ......................................................... 6
Hình 1.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến ...................................................... 16
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng NN&PTNT ................................................ 26
Hình 2.2: Mẫu sổ đăng kí văn bản đi ..................................................................... 29
Hình 2.3: Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi ............................................................... 30

Hình 2.4: Mẫu trình bày văn bản và cách viết bì .................................................... 30
Hình 2.5: Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi ............................................................. 31
Hình 2.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bằng đường bưu điện .......................................... 31
Hình 2.7: Mẫu sử dụng bản lưu ............................................................................. 32
Hình 2.8: Mẫu dấu đến ......................................................................................... 33
Hình 2.9: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến ............................................................ 33
Hình 2.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ................................................................ 34
Hình 2.11: Quy trình quản lý văn bản đi tại phòng NN&PTNT ............................. 35
Hinh 2.12: Mẫu sổ quản lý công văn đi ................................................................. 36
Hình 2.13: Bìa sổ đăng ký văn bản đi của phòng NN&PTNT ................................ 38
Hình 2.14: Tờ đầu của sổ đăng ký văn bản đi ........................................................ 39
Hình 2.15: Mặt trong của sổ đăng ký văn bản đi .................................................... 40
Hình 2.16: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến .................................................... 41
Hình 2.17:Mẫu sổ đăng ký công văn đến ............................................................... 42
Hình 2.18: Hình ảnh bìa sổ đăng ký công văn đến ................................................. 44
Hình 2.19: Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định ................................................. 45
Hình 2.20: Tờ đầu sổ đăng ký văn bản đến ............................................................ 46
Hình 3.1: Hình ảnh đăng nhập khi bắt đầu mở phần mềm ...................................... 52
Hình 3.2: Giao diện chính của phần mềm .............................................................. 52
Hình 3.3: Hình ảnh về chức năng cập nhật văn bản đến ......................................... 53
Hình 3.4: Hình ảnh sau khi cập nhật văn bản đến thành công ................................ 54
Hình 3.5: Hình ảnh giao diện chức năng quản lý văn bản cá nhân ......................... 55
Hình 3.6: Hình ảnh chức năng cập nhật văn bản đi ................................................ 56
Hình 3.7: Hình ảnh sau khi cập nhật văn bản đi ..................................................... 57
Hình 3.8: Hình ảnh khi truy cập chức năng tìm kiếm văn bản đến ......................... 57


Hình 3.9: Hình ảnh khi thiết lập loại văn bản ......................................................... 58
Hình 3.10: Hình ảnh thiết lập nơi ban hành văn bản .............................................. 59
Hình 3.11: Hình ảnh chức năng tìm kiếm văn bản đi ............................................. 59

Hình 3.12: Hình ảnh khi kiểm tra thông tin phần mềm .......................................... 60
Hình 3.13: Hình ảnh kiểm tra thông tin người sử dụng phần mềm ......................... 61
Hình 3.14: Hình ảnh thiết lập thông tin về người ký/duyệt văn bản đi.................... 62
Hình 3.15: Hình ảnh chọn chức năng in danh sách ................................................ 62
Hình 3.16: Hình ảnh sau khi bấm chọn in danh sách .............................................. 63


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên đầy đủ

1

HTTTKT

Hệ thống thông tin kinh tế

2

TT-BNV

Thông tư Bộ nội vụ

3

VB

Văn bản

4

NN&PTNT

Nông nghiệp và phát triển nông thôn

5

TT-BCA

Thông tư Bộ công an

6

NĐ-CP

Nghị định chính phủ

7

UBND

Ủy ban nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ,
nhanh chóng xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc
sống. Nó đã trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề như xây dựng, giao
thông, quân sự, y học,… đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và quản lý văn
bản nói riêng.
Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc quản lý
văn bản rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay nhờ
sự phát triển của công nghệ thông tin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các
cơ quan, nhà máy, trường học,.. Giúp cho công việc được tốt hơn. Việc sử dụng
máy tính vào công tác quản lý văn bản là một yêu cầu cấp thiết nhằm xóa bỏ những
phương pháp lạc hậu, lỗi thời, gây tốn kém về nhiều mặt.
Quá trình nghiên cứu và khảo sát công tác quản lý văn bản tại phòng Nông
nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn yêu cầu nâng cao chất
lượng làm việc của phòng, em quyết định xây dựng đề tài “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển
nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn”
 Mục tiêu nghiên cứu
 Mục tiêu chung
Dự án ứng dụng phần mềm phần mềm nhằm mục tiêu tin học hóa các hoạt
động tác nghiệp hàng ngày của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn, đặt biệt là một
số hoạt động nghiệp vụ của cán bộ văn thư tại phòng Nông nghiệp và phát triển
nông thông huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn. Đối với hệ thống Quản lý văn bản gồm:
- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức
tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, xử lý thông tin, giải quyết công việc tại phòng Nông
nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn để nâng cao chất
lượng và hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của cán bộ chuyên viên.
- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản
tình trạng tản mạn các thông tin, cung cấp thông tin về văn bản nhằm phục vụ yêu

1

cầu của lãnh đạo, các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính
xác, đầy đủ và kịp thời.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng công nghệ thông tin, từng bước tạo
ra thói quen làm việc trong môi trường mạng, tạo một bước thay đổi đột phá trong
các quy trình xử lý thông tin, với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm, góp phần
thực hiện cải cách hành chính.
 Mục tiêu cụ thể
Ứng dụng phần mềm cung cấp các chức năng cập nhật, xử lý, trao đổi, tìm
kiếm, chuyển giao, khai thác thông tin, … nhằm mục đích:
- Tin học hóa quá trình lưu trữ và xử lý văn bản.
- Giảm công sức, chi phí lưu trữ văn bản.
- Lưu trữ văn bản an toàn.
- Chuyển giao văn bản nhanh chóng

 Phương pháp nghiên cứu
- Khảo sát hiện trạng tình hình quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và
phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.
- Thu thập số liệu, văn bản, hình ảnh về các loại văn bản tại công ty từ đó
đánh giá, phân loại, giải thích vấn đề, xây dựng giải pháp.
- Nghiên cứu phần mềm để phục vụ đề tài

 Phạm vi nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Quản lý Văn bản tại phòng
Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn. tỉnh Bắc Kạn.

 Nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài khóa tốt nghiệp
này gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về nghiệp vụ quản lý văn bản.
Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và
phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.
Chương 3: Chương trình quản lý văn bản.
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh

2


nghiệm và kiến thức nên bài thực tập còn nhiều sai sót và chưa được hoàn thiện, cần
phải được nghiên cứu và phát triển thêm. Vì vậy, em mong thầy cô và các bạn đóng
góp ý kiến cho chương trình ngày càng hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

3


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Lý thuyết chung về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt
đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung
khác nhau.
Văn bản là sản phẩm của giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.Văn bản
thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình
thức có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
- Phân loại văn bản
+ Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng
xã hội chủ nghĩa.
+ Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc
xử sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng ,
nhiệm vụ của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ
việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ
thị phát động phong trào thi dua…
+ Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao
dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.
+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

4


Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn,
kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình.
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.3. Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đi
1.1.3.1. Khái niệm quản lý văn bản đi
Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về

việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan nêu khái niệm văn bản đến như sau: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản,
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành.”
1.1.3.2. Nội dung quy trình
Sơ đồ:

5


Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi

6


a. Trình văn bản đi
Trình bản đi thường gặp hai trường hợp :
Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ
cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ.
Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp khi trình cho
thủ trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên
quan gọi là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng
* Xem xét thể thức văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy

định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký một số vào hệ thống số riêng.
+ Các loại văn bản văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định,
quy chế, hướng dẫn được đăng ký vàn hành chính khác được đăng ký vào một số và
một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được

7


ban hành.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Đóng dấu văn bản
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức

hoặc tên của phụ lục.
Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhập những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung,
nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Đối với văn bản đi, việc lập sổ đang ký tùy thuộc vào tính chất và số lượng
văn bản do cơ qua ban hành. Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng
năm hoặc trong một nhiệm kỳ không nhiều, chỉ cần lập một sổ đăng ký chung cho
các văn bản hành chính thông thường và văn bản quy phạm pháp luật nếu có. Ở
những cơ quan có thẩm quyền ban hành van bản quy phạm pháp luật và số lượng văn
bản lớn, có thể lập thành 2 sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đi thường.
- Số đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy
trống giữa Từ số…đến số …và Quyển sổ.
b. Làm thủ tục gửi văn bản đi
Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm

8


bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng
ít nhất từ 80gram/m2 trở lên.
Tùy thuộc vào số lượng và độ dầy của van bản lựa chọn cách gấp văn bản để
cho và bì. Khi gấp văn bản cầ lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản. Hồ dán phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín,
không để hồ dính vào văn bản.

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật
trên phong bì theo quy định đúng như đóng dấu trên văn bản.
Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
* Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập Sổ chuyển giao riêng.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký
nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
* Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
* Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
* Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

9


Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

10

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
a) Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11
năm 2012.
- Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ:
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm
a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho

11


phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Nhân bản:
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
- Đóng dấu cơ quan:
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật:
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

12


b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),
dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản:
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng
ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
b) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn Phụ lục VIII
c) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng

trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu
chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Chuyển phát văn bản đi:
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải

13


lập Sổ chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục IX.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký
nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục X.

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
đ) Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

14


b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Lưu văn bản đi
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
+ Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của các cơ
quan, tổ chức.
1.1.4. Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đến
1.1.4.1 khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức nhận được.
1.1.4.2 Nội dung quản lý văn bản đến

15


Sơ đồ:

Hình 1.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản

16


 Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các nguồn, công chức Văn phòng
- Thống kê xã có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận văn bản đến và không được để

thất lạc.Trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ,
phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),
v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và
ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
bản được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND xã biết,
trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa (chuyển) văn bản tới
UBND xã để làm bằng chứng cho quá trình theo dõi.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ công
chức Văn phòng –Thống kê xã phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của
mỗi văn bản, v.v..., trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
 Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức
- Loại được bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan tổ chức văn thư chuyển tiếp
cho nơi nhận.
 Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn
bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì trường
hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

17


- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với

phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả
lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của
văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.
 Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
 Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn
bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể
cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận.
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh
mục hồ sơ cơ quan.
(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm)
1.2. Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu
- (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
- (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
- (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
- (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
- (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
- (6): Số thứ tự của quyển sổ.
(Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng)

18