THỰC TRẠNG CÔNG tác QUẢN lý văn bản tại PHÒNG THANH TRA PHÁP CHẾ TRƯỜNG đại học hải DƯƠNG

1
PHẦN 1
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH TRA -
PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
1.1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và đến nói
riêng có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các
cơ quan tổ chức, đặc biệt là tại Trường Đại học Hải Dương vì vậy được Nhà trường
rất đặc biệt quan tâm đến công tác này nó góp phần nâng cao uy tín cũng như chất
lượng hoạt động của Nhà trường.
Đây là hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp
thời và chính xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của Hiệu trưởng Nhà
trường, đồng thời nó cũng tạo lên một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống
dưới. Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua công tác quản lý văn bản luôn giữ một vị
trí trọng yếu trong công tác văn phòng và là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơ
quan tổ chức nào.
Cùng với sự phát triển của bộ máy Nhà nước qua các thời kỳ, công tác quản
lý văn bản trong Nhà trường cũng ngày càng được củng cố và mở rộng, nhất là
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiên nay.
Ở Nhà trường nghiệp vụ này được quy định một cách thống nhất, cụ thể,
phổ biến và thường xuyên. Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạo của Chính phủ
việc quản lý văn bản đến và đi trong Nhà trường từng bước được nâng cao và hoàn
thiện hơn về mọi mặt.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, công tác quản lý văn bản tại trường Đại
học Hải Dương cũng không tránh khỏi những hạn chế vướng mắc cần làm rõ. Là
một sinh viên ngành Quản trị văn phòng với những kiến thức tiếp thu được tại
trường và trong khoảng thời gian thực tập Phòng thanh tra - Pháp chế Nhà trường
em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra -
Pháp chế trường Đại học Hải Dương” nhằm đề xuất, kiến nghị một số giải pháp
để hoàn thiện công tác này.
2

1.2. Giới thiệu những nét cơ bản về Nhà trường.
1.2.1. Khái quát chung lịch sử hình thành và phát triển của Nhà trường
Trường Đại Học Hải Dương (Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương)
là Trường công lập trực thuộc UBND Tỉnh Hải Dương, được thành lập ngày 26
tháng 7 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải
Dương và được đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ- TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013
của Thủ tướng Chính phủ;
Với truyền thống 52 năm xây dựng và trưởng thành (trên cơ sơ hợp nhất, sát
nhập các cơ sở đào tạo từ các ngành: Tài chính, Thương nghiệp, Lao động và
Lương thực). Nhà trường có uy tín và thế mạnh đào tạo chuyên nghiệp và dậy nghề
theo các bậc: Sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và đại học theo cá khối ngành kinh tế - kỹ
thuật - xã hội.
Với phương châm “Đào tạo chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho
người học”, bằng nhiều giải pháp khả thi, chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày
càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của xã hội. Hiện Nhà trường luôn
năng động, đổi mới, chủ động vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức: tích cực đầu
tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo phục vụ cho công tác
giậy và học của giáo viên, học sinh Nhà trường.
Làm tốt công tác sinh viên, học sinh; thực hiện các cơ chế thu hút, đào tạo
bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên; đổi mới nội
dung, chương trình, phương pháp, đào tạo theo hướng tiên tiến hiện đại; không
ngừng nghiên cứu khoa học, mở và đào tạo các ngành bậc đại học, cao đẳng mới
gắn với nhu cầu bức xúc của xã hội; phối hợp, trao đổi kinh nghiệm quản lý đào tạo
với các trường đại học có uy tín ở trong và ngoài nước để xây dựng và đào tạo phù
hợp với cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế.
Tập thể Nhà trường, nhiều đơn vị cá nhân trực thuộc đã được Đảng, Nhà
nước tổ chức chính trị - xã hội ghi nhận và tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý.
sinh viên và học sinh các bậc đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề
và bồi dưỡng.
3

1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Nhà trường
1.2.2.1. Chức năng
Trường Đại học Hải Dương là đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một
phần chi phí hoạt động, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, là cơ sở đào tạo thuộc hệ
thồng giáo dục quốc dân, thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình
độ cao đẳng, các trình độ thấp hơn cao đẳng và hợp tác, liên kết đào tạo trình độ đại
học trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định, tổ chức nghiên cứu khoa học và
triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ phục vụ việc đào tạo và yêu cầu phát triển
kinh tế - xã hội của tỉnh, tổ chức cung cấp các dịch vụ phù hợp với chức năng
nhiệm vụ của Trường theo quy định của pháp luật;
Trường Đại học Hải Dương có tư cách pháp nhân có con dấu và được mở tài
khoản theo quy định của pháp luật; chịu sử chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh; chịu sự quản lý Nhà nước về đào tạo của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, đồng thời chịu sự quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực chuyên
môn của các Sở, ngành có liên quan.
1.2.2.2. Nhiệm vụ
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng của Trường, trình cấp
có thấm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
Xây dựng, duyệt và thực hiện các chương trình, giáo trình, học liệu, kế hoạch
giảng dạy và học tập đối với ngành, nghề được phép đào tạo;
Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng và cấp bằng, chứng chỉ cho các đối
tượng thuộc các ngành, nghề được phép đào tạo theo pháp luật;
Thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý, giáo dục, rèn luyện học sinh và xây
dựng môi trường giáo dục lành mạnh; giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc;
Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ
phục vụ quá trình đào tạo và phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh;
Tổ chức kinh doanh và cung cấp dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
của Trường theo quy định của pháp luật; Phối hợp với các tổ chức, cá nhân và gia
đình của người học trong hoạt động giáo dục;
4

Đăng ký, tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự quản lý của cơ
quan kiểm định chất lượng giáo dục cấp trên;
Hợp tác, liên kết với các trường Đại học, Học viện để đào tạo trình độ Đại
học và trên Đại học trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định;
Quản lý về tổ chức, biên chế, cán bộ, viên chức và người lao động; về tài
sản, tài chính của Trường theo quy định của Nhà nước và của Tỉnh;
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, của Tỉnh.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thanh tra -
Pháp chế
Phòng Thanh tra - Pháp chế chất lượng trực thuộc trường Đại học Hải
Dương. Phòng được hình thành và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển
của Nhà trường, tiền nhân là Nghiên cứu khoa học và kiểm định chất lượng đào tạo.
Trải qua quá trình hình thành và phát triển, đã dạt nhiều thành tích góp phần nâng
cao vị thế, thương hiệu và sự phát triển của Nhà trường.
1.2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự
1.2.3.2. Chức năng
Tham mưu cho Ban giám hiệu về công tác khảo thí và kiểm định chất lượng.
tổ chức thực hiện công tác khảo thí và kiểm định chất lượng.
1.2.3.3. Nhiệm vụ
Tham mưu cho Ban giám hiệu trong việc tổ chức các kỳ thi tuyển sinh, tốt
nghiệp cuối khóa theo đúng các quy chế và quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Tham mưu cho Ban giám hiệu trong việc tổ chức làm các loại đề thi và hình
thức thi các môn học, mỗi môn học sẽ có kết cấu đề thi, nội dung thi cũng như có
các thang điểm chấm riêng;
Trưởng phòng
Phó chủ tịch Hội cựu chiến binh - Bí thư chi bộPhó trưởng phòng
5
Chịu trách nhiệm chính trong việc phối hợp với các Khoa đào tạo, các Ban
chuyên môn tổ chức kiểm tra từ khâu ra đề, nhận đề thi, tổ chức coi thi, chấm thi và

lưu trữ, phân tích xử lý các kết quả;
Phối hợp với các Khoa đào tạo, các Ban chuyên môn xây dựng hệ thống
ngân hàng đề thi cho từng môn học, cải tiến và phát triển các phương pháp thi phù
hợp với yêu cầu đào tạo của các ngành, các hệ bậc đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả
đánh giá cũng như chất lượng đào tạo;
Tham gia tư vấn nghiệp vụ về quy trình, phương pháp đảm bảo đào tạo chất
lượng, thi - kiểm tra đánh giá cho các đơn vị. Thẩm định tính chính xác của việc
chấm bài thi, tổ chức chấm thi và đánh giá kết quả bài thi;
Nghiên cứu, ứng dụng các trang thiết bị vi tính vào công tác soạn thảo đề thi,
chấm thi và đánh giá kết quả thi;
Thẩm định tính chính xác của việc chấm bài thi, tổ chức thẩm định ngẫu
nhiên kết quả chấm bài các môn học của giảng viên trên cơ sở phân tích, so sánh kết
quả từng môn học và qua sự phản ánh của sinh viên;
Xây dựng quy trình kiểm tra, thi kết thúc môn học, thi cuối khóa. Tổ chức
thi và chấm thi kết thúc các môn học và lưu trữ các kết quả thi.
Ngiên cứu và triển khai các giải pháp toàn diện để đảm bảo chất lượng đào
tạo chương trình, phương pháp giảng dạy, phương pháp học tập, kiểm tra đánh giá
chất lượng đào tạo;
Nghiên cứu và xây dựng hệ thống công cụ đánh giá; chương trình đào tạo,
việc giảng dạy của giảng viên, học tập của sinh viên, việc làm của sinh viên khi đã
tốt nghiệp đã ra Trường;
Tổ chức đánh giá trong và tham gia đánh giá ngoài các tiêu chuẩn và kiểm
định chất lượng theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Phối hợp với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước tổ chức các hoạt
động đảm bảo chất lượng thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng;
Tổ chức khóa tập huấn cho cán bộ, giảng viên về hoạt động kiểm định chất
lượng. Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác kiểm định chất lượng tại các đơn vị.
6
1.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế
trường Đại học Hải Dương

1.3.1. Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế
Hiện nay công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế được lãnh
đạo Phòng quan tâm nên có những bước tiến mạnh mẽ và tích cực, cơ sở vật chất
được trang bị khá đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ công tác quản lý văn
bản như: Máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại Nhờ vậy mà chất lượng
công tác này ngày càng được nâng lên rõ rệt.
Đặc biệt là các nghiệp vụ của công tác quản lý văn bản, số lượng văn bản
ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, vào sổ văn bản sai, chậm thời gian
đã giảm đi đáng kể, mọi công việc được đi vào nề nếp và đúng với quy định của
Nhà nước cũng như của Nhà trường.
Quy trình tổ chức xử lý văn bản đến cũng như quy trình tổ chức xử lý văn
bản đi được cán bộ Văn thư của phòng thực hiên theo từng bước cụ thể rõ ràng và
đúng với quy định chung. Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư được nâng cao,
có tình thần trách nhiệm trong công việc.
Cán bộ Văn thư đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác quản lý
văn bản đối với công việc cũng như hoạt động của Nhà trường.
Việc quản lý văn bản đi, đến thực được thực hiện theo đúng quy định tại
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ.
Cán bộ văn thư đã làm tốt công việc của mình chưa để xảy ra tình trạng mất
mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng trong việc quản lý công việc.
Hàng năm Trường Đại học Hải Dương gửi đi, cũng như nhận về rất nhiều
văn bản, dưới đây là thống kê văn bản và công văn của Phòng từ năm 2009 đến năm 2012.
Năm 2009 2010 2011 2012
Công văn đi 587 696 794 370
Quyết định 487 550 549 264
Công văn đến
516 790 940 430
Nhưng bên cạnh đó thì công tác quản lý văn bản của Phòng vẫn mắc phải
những thiếu sót, cũng như những hạn chế nhất định.
7

1.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến
Trường Đại học Học Hải Dương hàng năm ban hành hàng ngàn văn bản đến,
tính đến 0h ngày 01/01 tới 24h ngày 31/12/2011 Phòng đã tiếp nhận tổng số văn
bản đến là 940 văn bản.
Các bước quản lý văn bản đến được cán bộ Văn thư tiến hành thực hiện theo
từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định.
Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến (Phụ lục I)
Bước 1: Tiếp nhận thư báo
Văn bản đến là tất cả những văn bản các cơ quan khác gửi tới Nhà trường, tất
cả các văn bản đều được chuyển đến qua đường Bưu điện, gửi qua Fax hay gửi trực
tiếp. Đầu tiên việc tiếp nhận văn bản, thư báo cho Nhà trường là của Phòng Thanh
tra - Pháp chế, Một cửa liên thông. Bộ phận này tiến hành tiếp nhận kiểm tra toàn
bộ văn bản, sách báo…, sau đó cũng tiến hành đăng ký ghi sổ văn bản, ghi rõ ngày,
tháng, người chuyển. Kiểm tra, làm thủ tục xong mới chuyển vào cho bộ phận Văn
thư để làm những việc tiếp theo.
Bước 2: Tiếp nhận, phân loại văn bản đến
Các văn bản sau khi kiểm tra xong sẽ được đưa đến bộ phận văn thư của
Phòng để làm thủ tục đăng ký văn bản.
Khi tiếp nhận văn bản em thấy cán bộ Văn thư của Phòng tiến hành kiểm tra
văn bản rất kỹ, xem văn bản đó có đúng là gửi tới Trường mình hay không sau đó
văn thư tiến hành công việc tiếp theo là:
+ Kiểm tra các thông tin trên bìa xem có đúng không.
+ Kiểm tra số lượng, tình trạng vật lý của bìa xem còn nguyên vẹn hay không.
+ Đối chiếu số, ký hiệu văn bản, số lượng văn bản ghi ngoài bìa với thành
phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi.
+ Khi nhận văn bản cán bộ văn thư cũng đã ký trả lại phiếu gửi cho cơ quan
gửi văn bản qua nhân viên bưu điện.
8
+ Sau khi nhận văn bản cán bộ văn thư của Phòng đã đóng dấu đến, ghi số
đến, ngày, tháng, năm đến của văn bản. Dấu đến được cán bộ văn thư đóng rõ ràng

và thống nhất vào khoảng chống dưới số và ký hiệu trích yếu.
Dấu đến của Trường Đại học Hải Dương:
Văn bản gửi đến cho Nhà trường gồm có hai loại, đó là loại được bóc bì và
loại không được bóc bì. Vì vậy cán bộ văn thư phải kiểm tra thật kỹ loại văn bản đó,
nếu là văn bản gửi chung cho Nhà trường, các Phòng, Khoa hay các Trung tâm thì
cán bộ Văn thư được phép bóc bì và làm theo trách nhiệm của mình. Còn đối với
những loại văn bản gửi đích danh cho cán bộ Nhà trường thì không được phép bóc
bì mà phải gửi trực tiếp cho người được nhận văn bản đó. Khi bóc bì cán bộ văn thư
lưu ý tới các văn bản mật, khẩn cần bóc bì trước để có hướng giải quyết kịp thời.
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Phòng thanh tra - Pháp chế hiện nay vẫn đang áp dụng cách vào sổ đăng ký
văn bản theo cách truyền thống là dùng sổ. Công việc này được cán bộ văn thư thực
hiện đúng với quy định hiện hành, cán bộ văn thư đã ghi rõ những thông tin của văn
bản, tài liệu được gửi tới và đảm bảo tính không trùng lặp, không bỏ sót văn bản,
mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần.
Tùy theo số lượng văn bản được gửi đến hàng năm mà Nhà trường quy định
cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký văn bản cho phù hợp. Tại trường ta sổ đăng ký
văn bản đến được chia thành sổ đăng ký Quyết định và sổ đăng ký các loại Công
văn, Báo cáo, và được phân cách rõ ràng. Các văn bản mật được đăng ký riêng
vào một sổ. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Trường Đại học Hải dương:
Phần bìa sổ: (Phụ lục II)
Phần bên trong sổ: (Phụ lục III)
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Số:…………….
ĐẾN Ngày:………….
Chuyển:
……………………………
9
Bước 4: Trình duyệt văn bản đến
Các loại văn bản sau khi qua quá trình phân loại và đăng ký thì được trình

lên Hiệu trưởng hay Phó hiệu trưởng tùy theo vào chức năng thẩm quyền của từng
người mà cán bộ Văn thư chuyển văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo về phân công
giải quyết văn bản. Ý kiến phân phối văn bản cho các cá nhân hay các Phòng ban
chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản theo yêu cầu nội dung văn bản.
Ý kiến phân công, giải quyết được ghi tại dòng chuyển văn bản để giải
quyết, cán bộ văn thư căn cứ vào đó để theo dõi việc giải quyết văn bản.
Bước 5: Duyệt văn bản đến
Đối với quy định của Trường Đại học Hải Dương thì mọi văn bản sau khi
được kiểm tra kỹ càng sẽ được đưa lên cho Hiệu trưởng duyệt qua trước khi đưa ra
thực hiện.
Bước 6: Chuyển giao văn bản đến và lưu bản gốc văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
Tại Trường Đại học Hải Dương việc chuyển giao văn bản đến được thực
hiện trên các sổ đăng ký chuyển giao văn bản, sau khi các văn bản được Hiệu
trưởng duyệt qua và có dấu đến thì sẽ được cán bộ Văn thư chuyển tới tận các
Phòng, Khoa, Trung tâm hay các cá nhân được Hiệu trưởng giao cho để giải quyết.
Văn bản được chuyển đến ngày nào thì cán bộ Văn thư chuyển giao vào đúng ngày
đó không để sang ngày hôm sau.
Một số văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “hỏa tốc” thì cán bộ Văn thư
ghi rõ thời gian chuyển, ngày tháng chuyển.
- Lưu văn bản đến
Sau khi chuyền giao văn bản thì cán bộ Văn thư đã lưu bản gốc của văn bản
đến, lưu vào hồ sơ văn bản đến và Scan nội dung văn bản gốc và lưu trên máy tính,
để trừ khi trường hợp văn bản bị hư hỏng hay bị thất lạc có thể tìm lại được.
Việc lưu văn bản đến vô cùng quan trọng nó phục vụ cho việc tìm kiếm văn
bản sau này, cũng như phục vụ cho công tác lưu trữ. Công việc này được cán bộ
văn thư thực hiện rất chặt chẽ và tỉ mỉ.
10
Bước 7: Giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận văn bản đến Phòng, Khoa, Trung tâm hay các cá nhân được

Hiệu trưởng giao trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo quy định của Nhà
trường và của Nhà nước. Đối với những văn bản có đóng dấu độ khẩn phải được
giải quyết khẩn trương, nhanh chóng, kịp thời, không chậm trễ. Căn cứ vào công tác
xử lý, giải quyết có thể sẽ được hồi âm thông qua văn bản.
Bước 8: Giám sát giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của Nhà
trường đều được cán bộ Văn thư theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm giám sát giải quyết văn bản đến do Ban giám hiệu Nhà trường
trực tiếp thực hiện và đôn đốc.
Cán bộ Văn thư đã có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi giải quyết văn bản đến
và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản, bao gồm tổng số văn bản đến; văn
bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để
báo cáo cho Ban giám hiệu Nhà trường xem xét giải quyết.
Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hay gửi trả lại nơi gửi theo theo đúng thời hạn.
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi là toàn bộ văn bản do Nhà trường soạn thảo ban hành và gửi cho
các cơ quan bên ngoài. Mỗi văn bản được gửi đi đều mang những đặc trưng riêng,
nội dung riêng của Nhà trường.
Trường Đại học Hải Dương hàng năm ban hành hàng ngàn văn bản đi, tính
từ 0h ngày 01/01/2011 đến 24h ngày 31/12/2011 tổng số văn bản gửi đi của Nhà
trường là 1334 văn bản, trong đó văn bản quy phạm pháp luật là 554 văn bản.
Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng do văn thư đảm trách làm. Đây là công
việc khó khăn, nặng nề, áp lực công việc lớn nên đòi hỏi tính chuyên môn công việc
cao, cũng như tính kiên trì, yêu công việc từ cán bộ Văn thư.
Các bước quản lý văn đi của Nhà trường được cán bộ văn thư tiến hành thực
hiện theo từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định.
11
Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đi: (Phụ lục IV)
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, ký hiệu

và ngày, tháng của văn bản
Đối với mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có các quy định khác nhau về thể
thức nội dung, còn riêng Trường ta quy định sau khi văn bản được soạn thảo xong
cán bộ văn thư kiểm tra kỹ về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản.
Mọi văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa Trường Đại học Hải Dương để gửi ra
ngoài hay trong nội bộ Nhà trường, đều phải được thông qua Hiệu trưởng, Phó hiệu
trưởng hoặc những người có thẩm quyền ký xác nhận.
Sau đó được chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các văn
bản đi đều được cán bộ Văn thư Nhà trường lấy số riêng cho từng loại, việc ghi
ngày, tháng đúng với quy định hiện hành.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có)
Sau khi văn bản được kiểm tra về mặt thể thức cũng như về mặt nội dung
văn bản, thì sẽ được cán bộ Văn thư đóng dấu lên văn bản. Dấu được đóng lên văn
bản của Nhà trường thì gồm có dấu Nhà trường và dấu chức danh.
Ngoài ra các văn bản có chỉ các mức độ “khẩn” hay “mật” thì được cán bộ
Văn thư đóng dấu mức độ “khẩn” hay “mật” lên văn bản đó.
Quy tắc đóng dấu theo quy tắc chung của Nhà nước đó là văn thư chỉ được
phép đóng lên 1/3 chữ ký.
Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi
Vào sổ đăng ký văn bản đi là một việc vô cùng quan trọng, nó phục vụ cho
việc quản lý, theo dõi và giải quyết công việc cũng như phục vụ cho quá trình sử
dụng tài liệu lưu trữ của Nhà trường. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ có sổ đăng ký
khác nhau.
Thực tế hiện nay ở Nhà trường việc vào sổ đăng ký văn bản đi vẫn theo cách
thông dụng đó là dùng sổ, mẫu sổ đăng ký theo quy định hướng dẫn chung của Nhà
nước về thể thức và nội dụng. Sổ đăng ký văn bản đi của Nhà trường được in sẵn và
được cán bộ Văn thư ghi chép trình bày một cách rõ ràng, thuận lợi cho việc tra tìm.
12
Mỗi văn bản được trình bày ở một quyển sổ riêng, sổ ghi Quyết định riêng
môt sổ, còn các Công văn, Báo cáo,… được ghi riêng vào một sổ.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại Trường Đại học Hải Dương:
Phần bìa sổ: (Phụ lục V)
Phần bên trong sổ: (phụ lục VI)
Bước 4: Làm thủ tục và chuyển phát văn bản đi
Sau khi văn bản đã được hoàn thành về mọi mặt thì sẽ được chuyển lên Hiệu
trưởng, Phó hiệu trưởng hay những người có trách nhiệm để xét duyệt cũng như ký
văn bản đó.
Những văn bản quy phạm pháp luật hay những văn bản quan trọng thì chỉ có
Hiệu trưởng hay Phó hiệu trưởng sẽ có quyền ký, còn những văn bản thông thường
thì những người có thẩm quyền, trách nhiệm đều có thể ký được. Sau đó cán bộ Văn
thư sẽ đóng dấu lên văn bản và dựa vào phần nơi nhận để chuyển đến các cơ quan
hay những người được nhận văn bản đó.
Mọi văn bản sẽ được cho vào phong bì theo quy định về kích cỡ và thể thức,
ghi sổ văn bản, cơ quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật, việc chuyển phát
văn bản đi bằng đường Bưu điện hay bằng Fax, qua mạng.
Bước 5: Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Đối với việc theo dõi chuyển phát văn bản đi tại trường Đại học Hải Dương
quy định như sau:
Chính lãnh đạo Thanh tra - Pháp chế sẽ có trách nhiệm đôn đốc nhân viên
của mình thực hiện một cách nhanh chóng, khẩn trương công việc, để đảm bảo mọi
văn bản được xem xét và giải quyết đúng theo thời gian quy định.
Bước 6: Lưu bản gốc văn bản đi
Việc lưu văn bản gốc văn bản đi là công việc rất quan trọng và cần thiết ở
Trường ta vì vậy được cán bộ văn thư thực hiện và làm tốt, đảm bảo không bỏ sót
văn bản, không làm thất lạc văn bản.
Tất cả các văn bản được cán bộ Văn thư lưu vào hồ sơ văn bản đi và Scan
hết nội dung văn bản gốc và lưu trên máy tính để trừ trường hợp bị mất văn bản.
13
PHẦN 2
CƠ SỞ GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH

TRA - PHÁP CHẾ
2.1. Cơ sở lý thuyết
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các
đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, ban hành văn bản,
tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các
văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của
cơ quan đạt hiệu quả.
- Nội dung của công tác văn thư
+ Xây dựng và ban hành văn bản
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
+ Tổ chức và sử dụng con dấu
Yêu cầu nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
- Vị trí và ý nghĩa công tác văn thư
Công tác văn thư cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần
thiết phục vụ hoạt động quản lý, tổ chức, điều hành các công việc của cơ quan.
Góp phần giải quyết công việc của cơ quan tổ chức nhanh chóng, chính xác,
góp phần đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin của Đảng và Nhà nước.
Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ các loại văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo mà cơ quan
nhận được từ các cơ quan, tổ chức khác gửi tới.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên
tắc: mọi văn bản, giấy tờ, tài liệu gửi đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư của
Nhà trường, bộ phận văn thư có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý
nhanh chóng, chính xác, bí mật.
Mọi văn bản gửi đến cơ quan đều phải gửi qua Phòng tổng hợp hay được
14
. Trưởng Phòng hành chính xem xét trước khi phân phối cho lãnh đạo cơ quan và
các phòng ban khác. Đối với văn bản, tài liệu

mang bí mật, quan trọng phải được thực hiện quản lý theo một quy định riêng.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quết văn bản đến được tiến hành theo 5 bước sau:
Bước 1. Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 2. Bóc bì văn bản
Bước 3. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4. Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến nằm trong Chương 4, phần 2.3, trang 11 và
trang 12 của Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư.
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật nằm trong Chương 4, phần 2.3, trang 13 của
Giáo trình Ngiệp vụ văn thư.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến nằm trong Chương 4, phần 2.5, trang 16 và
17 của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư.
- Tổ chức quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo do cơ quan tổ
chức phát hành.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: các
văn bản, giấy tờ, tài liệu của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài cũng phải qua bộ phận
văn thư, cán bộ Văn thư phải đăng ký văn bản vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm
trình chuyển giao ngay khi nhận được. Văn bản khẩn thì cần phải hoàn thành thủ
tục và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu mang tính bí
mật Nhà nước phải được đăng ký quản lý theo quy định riêng.
Việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết văn bản đi được tiến hành theo 6 bước sau
Bước 1. Đánh máy, in văn bản
Bước 2. Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3. Đăng ký văn bản đi
Bước 4. Chuyển giao văn bản đi
15
Bước 5. Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 6. Sắp xếp các bản lưu văn bản

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi nằm trong Chương 4, phần 3.3, trang 19 và 20
của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư.
Mẫu sổ đăng ký chuyển giao văn bản đi nằm trong Chương 4, phần 3.4 trang
24 của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư.
Mẫu đăng ký gửi văn bản đi qua bưu điện nằm trong Chương 4, phần 3.4
trang 25 và 26 của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư.
- Tổ chức quản lý giải quyết văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản “mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc
người ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh
dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký
hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tuyệt mật’ lên phong bì trong rồi chuyển cho
văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi
nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản
được chuyển đi theo thủ tục các văn bản bình thường.
2.2. Cơ sở thực tiễn
Hiện nay Trường Đại học Hải Dương đang áp dụng các văn bản, công văn
mà Nhà nước quy định về công tác quản lý văn bản như sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ -CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 18 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ
sơ trong môi trường mạng;
16
- Thông tư số 07/2012/TT-BNT ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi văn bản đến.
- Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 07 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ về việc quản lý văn bản đi.
- Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nhà trường ban hành tại
Quyết định số 312/QĐ-ĐHKTKT ngày 3 tháng 10 năm 2012 của Hiệu trưởng
Trường Đại học Kinh tế-Kỹ Thuật Hải Dương (nay là Đại học Hải Dương) bao
gồm: Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản chuyên môn thông
thường của Trường.
2.3. So sánh giữa lý thuyết và thực tế công tác quản lý văn bản tại Phòng
thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương.
Qua những điều quan sát, cũng như những cơ sở thực tiễn ở trên em thấy
công tác quản lý văn bản ở Phòng thanh tra - Pháp chế tại Trường ta đã áp dụng
đúng với trình tự các khâu nghiệp vụ như trong lý thuyết mà em đã được học trên
ghế Nhà trường. Mọi quy định về thể thức, nội dung trình bày, cũng như quy trình
xử lý văn bản đến đi do Nhà nước quy định như: Nghị định số 110/2004/NP-CP,
Công văn 425/BNV-VPCP, Quyết định số 312/QĐ-ĐHKTKT…, đều được cán bộ,
đội ngũ nhân viên Văn thư áp dụng rất đúng vào trong từng loại văn bản cụ thể của
Nhà trường. Đội ngũ lãnh đạo và cán bộ nhân viên Nhà trường đều có những nhận thức
đúng đắn tầm quan trọng của các hướng dẫn quy định về công tác quản lý văn bản.
Với việc áp dụng đúng trình tự các nội dung trong lý thuyết, nhưng do điều
kiện công việc cũng như cơ chế hoạt động riêng của Nhà trường, thì công tác quản
lý văn bản tại phòng có một số bước khác với trong lý thuyết như: quy trình quản lý
văn bản đến thì có những bước được tách biệt rõ ràng hơn, giám sát giải quyết văn
bản đến do ban Giám hiệu thực hiên.
17
PHẦN 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG

THANH TRA - PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
3.1. Nhận xét và đánh giá
Trong quá trình thực tập tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải
Dương trên cơ sở khảo sát thực tế cùng những nhận thức của bản thân em xin đưa
ra một số nhận xét chung về công tác quản lý văn bản như sau:
Hiện nay cán bộ Văn thư của Trường đang tiến hành quản lý văn bản trên sổ,
các loại văn bản đều theo đúng mẫu do Cục văn thư - Lưu trữ quy định. Với từng
loại văn bản cán bộ văn thư đăng ký vào các loại sổ đăng ký khác nhau theo hệ
thống sổ riêng. Bất cứ văn bản nào trước khi ban hành đều phải được đăng ký đầy
đủ các mục để thuận tiện cho việc nghiên cứu và tra tìm.
Tuy nhiên việc vào sổ văn bản còn nhiều hạn chế do khối lượng công việc
nhiều lên cán bộ văn thư chỉ ghi ngày tháng vào sổ văn bản chứ không ghi ký hiệu,
tên loại và trích yếu nội dung thì được ghi tóm tắt.
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản được Nhà trường rất
quan tâm đầu tư, nhiều trang thiết bị hiện đại được mua mới như; Máy tính, máy in,
máy photocopy, nhất là hệ thống máy tính đã được Nhà trường kết nối mạng
Internet có mạng nội bộ để cán bộ dễ dàng trao đổi công việc.
Việc trình ký văn bản tại Nhà trường làm theo cơ chế “một cửa” đã tạo
thuận lợi cho công việc của cán bộ, nhân viên Nhà trường.
Đội ngũ cán bộ Văn thư của Nhà trường đều là những người có trình độ, đáp
ứng được nhu cầu công việc hàng ngày mà họ đảm nhiệm. Các cán bộ đều có tinh
thần nhiệt tình, yêu nghề, ham học hỏi và có trách nhiệm với công việc của mình.
Ban lãnh đạo của Phòng Thanh tra - Pháp chế đều là những người có trình độ
chuyên môn cao, có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác quản lý và có tinh thần
trách nhiệm trong công việc. Tuy nhiên hiện nay cán bộ còn chưa thực sự giỏi về
chuyên môn vì vậy Nhà trường cần có những biện pháp khắc phục để làm cho đội
ngũ cán bộ thực sự vững mạnh cả về chất lượng và số lượng.
18
Qua đây em thấy thực tế công tác quản lý văn bản tại Nhà trường so với lý
thuyết được học là sát nhau, công tác quản lý áp dụng đúng trình tự các khâu nghiệp

vụ như những gì mà em đã được học trong Nhà trường.
3.1.1. Những ưu điểm
Trường Đại học Hải Dương là cơ quan hoạt động có nề nếp, có sự phân công
và bố trí công việc hợp lý đúng với trách nhiệm của từng bộ phận cá nhân.
Nhà trường thường xuyên cử cán bộ văn thư đi học các lớp tập huấn, huấn
luyện nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư trong Nhà trường.
Nhà trường đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục
vụ cho công tác văn thư. Thống kê các trang thiết bị của Phòng như sau:
STT Thiết bị Đơn vị tính Số lượng
1 Máy tính Chiếc 05
2 Máy in Chiếc 02
3 Máy photocopy Chiếc 01
4 Điện thoại, máy Fax Chiếc 01
Hoạt động quản lý văn bản của Nhà trường đều được diễn ra theo đúng trình
tự và quy định chung.
Cán bộ văn thư của Nhà trường đã thực hiện đúng chức năng, nhiện vụ của
mình được giao và đạt hiệu quả công việc cao.
Các khâu nghiệp vụ trình ký, kiểm tra thể thức, đóng dấu, đăng chuyển văn
bản đều được tiến hành nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học.
Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn, am hiểu tin học thành thạo các
phương tiện máy móc thiết bị văn phòng giúp cho cán bộ Văn thư giải quyết công
việc đạt hiệu quả tốt.
Công tác lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà trường đúng đắn, kịp thời
góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Việc phân công công tác hoạt động của Phòng được tổ chức khoa học, không
chồng chéo.
19
Phòng đã nhận được sự phối hợp, sự hợp tác tích cực của các Phòng ban, cá
nhân trong việc thực hiện các công việc được giao.
Lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong phòng đều cố gắng nỗ lực, nhiệt tình với

công việc, khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt công việc được giao.
3.1.2. Những hạn chế và nguyên nhân
So với những lý thuyết đã được học, em nhận thấy trong công tác quản lý
văn bản tại Nhà trường cò một số mặt cần phải chú ý, quan tâm và có những biện
pháp cụ thể để khác phục những hạn chế như sau:
Thứ nhất: Đội ngũ cán bộ với khối lượng công việc khá nhiều trong khi đó
cán bộ Văn thư lại ít tình trạng cán bộ văn thư vẫn phải đảm nhiệm nhiều vai trò
khác nhau lên tính chuyên nghiệp của công việc còn chưa cao. Mặt khác trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư vẫn chưa kịp yêu cầu mà công việc đề ra.
Thứ hai: Điều kiện cơ sở vật chất tuy đã được trang thiết bị đầy đủ các loại
máy móc những nhiều trang thiết bị vẫn còn trục trặc. Diện tích Phòng thanh tra -
Pháp chế còn nhỏ nên không gian làm việc chưa thực sự thoải mái. Thiết nghĩ lãnh
đạo Nhà trường cần bố trí Phòng Tổng hợp tại một địa điểm thông thoáng hơn.
Thứ ba: việc đăng ký và quản lý văn bản vẫn còn thực hiện theo cách
truyền thống thủ công, việc đẩy mạnh, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý văn bản vẫn chưa được thực hiện nhuần nhuyễn, nên công tác quản lý văn
bản vẫn còn cồng kềnh gây khó khăn cho việc bảo quản, nghiên cứu, tra tìm tài liệu.
Nhìn chung những hạn chế trên đa số các cơ quan, tổ chức đều mắc phải là
do xuất phát từ những nguyên nhân sau:
+ Nguyên nhân chủ quan:
Do điều kiện công việc cũng như chưa có sự đầu tư nhiều cho công tác quản
lý văn bản: chưa có chế độ đãi ngộ với những người làm cán bộ văn thư, cơ sở vật
chất thì còn thiếu, đội ngũ nhân viên còn ít về số lượng, nguồn đầu tư kinh phí có
hạn. Vì vậy mà chưa tạo được động lực để kích thích tính năng động, tích cực cho
cho cán bộ nhân viên Văn thư.
+ Nguyên nhân khách quan:
20
Các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của công tác
văn thư, lưu trữ như: thời gian xử lý văn bản, bảng thời gian bảo quản tài liệu…
điều này đã gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác

văn thư, lưu trữ.
Công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ cho cán bộ văn thư vẫn chưa thực
sự đạt yêu cầu với công việc ngày càng nhiều và khó khăn.
3.2. Giải pháp hoàn thiện.
Trong quá trình được về thực tập tại Văn phòng Trường Đại học Hải Dương
thời gian đó em đã nhìn nhận về công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp
chế của Nhà trường, nhìn chung công tác này được triển khai khá tốt và đầy đủ quy
trình theo đúng quy định của Nhà nước đạt hiệu quả cao trong hoạt động quản lý
của Nhà trường. Dưới đây là những biện pháp nhằm nâng cao công tác quản lý văn
bản như sau:
- Cơ sở vật chất cần thay đổi, thường xuyên thống kê các thiết bị máy móc
trong phòng nhằm kiểm tra chất lượng cũng như thống kê xem giữa các phòng có
cân đối các loại thiết bị máy móc hay không để tránh tình trạng phòng thừa, trong
khi đó có phòng thì thiếu hay các trang thiết bị có vấn đề để kịp xử lý. Nếu có điều
kiện Nhà trường có thể mở thêm diện tích cho Phòng thanh tra - Pháp chế để tạo ra
môi trường làm việc tốt nhất cho cán bộ Văn thư.
- Đội ngũ cán bộ cần được bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ văn thư. Lãnh đạo
cần quan tâm hơn nữa trong việc kiểm tra, chỉ đạo thực hiện công tác quản lý văn
bản, đưa ra các hình thức tổ chức khen thưởng và xử phạt nhằm nâng cao tinh thần
trách nhiệm đối với mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Xây dựng
một quy chế chặt chẽ nhằm phát huy tinh thần học tập của đội ngũ cán bộ.
- Cán bộ Văn thư cũng như Nhà trường cần thường xuyên nắm bắt thông tin,
tìm hiểu và đưa các phần mềm chuyên dụng trên thị trường vào công tác quản lý
văn bản, nhằm phục vụ cho công việc quản lý được diễn ra nhanh chóng và chuyên
nghiệp hơn.
21
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản
tại Phòng thanh tra - Pháp chế Trường Đại học Hải Dương.
Để công tác quản lý văn bản hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện
những mục tiêu chung của Nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách hành

chính. Chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu
quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức vai trò của công
tác quản lý văn bản trong toàn thể đội ngũ nhân viên Nhà trường nói chung và cán
bộ văn thư Phòng Thanh tra - Pháp chế nói riêng.
Để hướng tới xây dựng Trường Đại học Hải Dương trở thành một trường Đại
học có tên tuổi lớn không chỉ ở trong nước mà còn trên thế giới, hiện đại theo kịp
chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước ta. Dưới đây là một số kiến nghị của
em mạnh dạn nêu lên nhằm để nâng cao công tác quản lý văn bản của Nhà trường,
nếu chưa đạt được như Nhà trường mong muốn em xin bổ khuyết để cùng rút kinh
nghiệm, đây cũng là mục tiêu giúp em trên bước đường tác nghiệp khi ra trường.
- Đội ngũ cán bộ: Mặc dù được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn nhưng còn
kém sự nhạy bén trong công việc, để khắc phục tình trạng này Nhà trường lên tăng
cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ
Văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc.
Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thường xuyên cho cán bộ Văn thư đi học chuyên
môn để ngày càng nắm vững nghiệp của mình trong quá trình giải quyết công việc
có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của Phòng thanh tra - Pháp chế, Lãnh đạo
trường lên có những quy định về việc đặt quy chế làm việc, đồng thời qua từng thời
kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với thực tế.
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ Văn thư.
- Cơ sở vật chất: Nhà trường cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc,
điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc cho cán bộ để họ có thể phát
huy hết khả năng của mình.Trang bị thêm một số máy móc phục vụ cho công việc
của cán bộ Văn phòng, đặc biệt là trang bị máy tính.
22
Ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý văn bản nhằm đẩy
nhanh quá trình hoạt động của nhà trường tiết kiệm thời gian, kinh phí và nhân công
cho hoạt động kiểm tra của Nhà trường, đôn đốc và tra tìm văn bản.
- Công tác lãnh đạo chỉ đạo: Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực

hiện công tác quản lý văn bản, làm tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo.
Tăng cường sự phối hợp giữa văn thư Nhà trường và văn thư các đơn vị
nhằm đảm bảo các văn bản, giấy tờ thực hiện thông suốt và kịp thời không để
những sai sót xảy ra.
Có chính sách đãi ngộ đối với những cán bộ thực hiện công tác văn thư để
đảm bảo cho đời sống của đội ngũ cán bộ yên tâm công tác vì đa số cán bộ thực
hiện nhiệm vụ công tác văn thư lương thấp và không có khoản thu nhập nào thêm.
Trên đây là những kiến nghị của em nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
Phòng thanh tra - Pháp chế nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Hy
vọng những kiến nghị của em sẽ góp phần hoàn thiện và tăng hiệu quả hoạt động
của Phòng cũng như của Nhà trường.
3.4. Giới thiệu một số phần mềm quản lý văn bản đang được các cơ
quan tổ chức áp dụng hiện nay.
Trên cơ sở thực tế Trường ta chưa áp dụng các phần mềm quản lý văn bản
cũng như nhằm mục tiêu thống nhất và tin học hóa các quy trình nghiệp vụ trong
công tác quản lý văn bản trong Nhà trường em xin giới thiệu một số phần mềm
quản lý văn bản mà các cơ quan tổ chức đang sử dụng như sau:
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm phục vụ cho công tác quản
lý văn bản, như phần mềm Isoft Group của tác giả Vương Tuấn Nam, sử dụng
SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ tài liệu, Phần mềm này được xây dựng và thiết kế
bởi @iSoft Groups, có chức năng tùy chọn hệ tống cho phép người thiết lập sử
dụng một số tùy chọn trong quá trình sử dụng.
Phần quản lý văn bản TVAT đây là phần mềm cho phép tiếp nhận và xử lý
văn bản đến, văn bản đi. Cho phép người dùng có thể tra cứu tìm kiếm, quản lý văn
bản một cách nhanh nhất và với giao diện dễ nhận biết.
23
Phần mềm quản lý văn bản FSC FWF đây là hệ thống trao đổi thông tin điều
hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên máy
tính. Ngoài ra nó còn đáp ứng một số nhu cầu khác của người sử dụng như: gửi
nhận Gmail, gửi thông báo, lập lịch công việc…

Hình ảnh của phần mềm:
Ngoài ra còn có phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tDoc của
công ty CSASS được xây dựng trên Web Base với công nghệ tiên tiến có tính bảo
mật cao, phục vụ nhiều đối tượng, sử dụng dễ dàng.
Trên đây là một số phần mềm mà em được biết, dựa trên những tính năng
của các phần mềm đó, Nhà trường có thể tìm hiều và lựa chọn một trong số những
phần mềm phù hợp với nhu cầu công việc quản lý văn bản của mình để áp dụng.
24
PHỤ LỤC
Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến (Phụ lục I)
Trách nhiệm
thực hiện
Nội dung
Thuộc Phòng thanh tra -
Pháp chế
Bộ phận văn thư - Lưu trữ
Bộ phận văn thư - Lưu trữ
Bộ phận văn thư - lưu trữ
Hiệu trưởng
Bộ phận văn thư - lưu trữ
Phòng, khoa, trung tâm
hoặc cá nhân được Hiệu
trưởng giao giải quyết
Ban giám hiệu
Phần bìa sổ: (Phụ lục II)
Tiếp nhận thư, báo
Tiếp nhận, phân loại văn bản đến
Vào sổ đăng ký văn bản đến
Trình duyệt văn bản đến
Duyệt văn bản đến

Chuyển giao
văn bản đến
Lưu bản gốc
văn bản đến
Lưu vào
hồ sơ văn
bản đến
Scan nội
dung văn bản
gốc và lưu
trên máy tính
Giải quyết văn bản đến
Giám sát giải quyết văn bản đến
UBND TỈNH HẢI DƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2010
Từ ngày…đến ngày…
Từ số…đến số
Quyển số:…
25

Phần bên trong sổ: (Phụ lục III)
Ngày Số Nơi gửi Số, ký Ngày Nơi
TÊN LOẠI
Ký Ghi