một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại viện sử học

Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Lời nói đầu
Sau hơn mời năm thực hiện chính sách mở cửa thúc đẩy kinh tế phát
triển theo hớng kinh tế thị trờng, giao lu văn hoá, phát triển quan hệ ngoại
giao Cùng với việc mở cửa hợp tác, n ớc ta đã chuyển từ nền kinh tế kế
hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc,
định hớng xã hội chủ nghĩa và đang từng bớc đổi mới nhằm thực hiện mục
tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá (CNH - HĐH) đất nớc. Vì vậy, tổ chức
hội nghị có thể giúp các cá nhân, tập thể, cơ quan, đơn vị hay các tổ chức có
thể gặp gỡ tiếp xúc nhằm trao đổi thông tin, bàn bạc, góp ý kiến hay học
hỏi kinh nghiệm hay, cách làm tốt của nhau để từ đó có thể nâng cao hiệu
quả hoạt động của đơn vị mình.
Hội nghị là phơng tiện điều hành quản lý của các nhà lãnh đạo, thông
qua nó để đa những t tởng, quan điểm, chính sách tốt nhất vào thực tiễn
hoạt động. Hội nghị là nơi để mọi ngời có thể cùng bàn bạc, thảo luận và
học hỏi kinh nghiệm của nhau. Kết luận của hội nghị đa ra có thể là phơng
án tối u, là cách giải quyết hiệu quả nhất cho một vấn đề Chính vì vậy, ở
bất kỳ cơ quan hành chính hay đơn vị sản xuất kinh doanh, tổ chức chính trị
xã hội thì vấn đề tổ chức hội nghị hay hội họp là rất quan trọng và không
thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Nhng vấn đề đặt ra là cơ quan, đơn
vị đó thực hiện công tác tổ chức hội nghị, hội họp nh thế nào cho khoa học,
hợp lý và mang lại hiệu quả cao. Đây là công việc thuộc chức năng và
nhiệm vụ của bộ phận văn phòng cơ quan. Vậy văn phòng phải thực hiện
công tác tổ chức hội nghị nh thế nào cho tốt ?
Công tác tổ chức hội nghị tại phòng hành chính tổng hợp (HC
TH) Viện sử học trong thời gian qua đã có những thành quả tốt đóng góp
tích cực vào thành công của Viện. Nhận thức đợc tầm quan trọng của công
tác tổ chức hội nghị đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối
Ngành Quản trị văn phòng
1

Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
với phòng HC - TH Viện sử học nói riêng, sau một thời gian ngắn tìm hiểu
thực tế, nghiên cứu bộ máy hoạt động của viện và thực tiễn hoạt động tổ
chức hội nghị của văn phòng viện nên em đã chọn đề tài: Một số biện
pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử
học làm khoá luận tốt nghiệp của mình.
Với mục đích nghiên cứu của khoá luận là để tìm hiểu và đánh giá
ích lợi của việc tổ chức hội nghị đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Đồng thời với bản thân em có thể bớc đầu tập dợt nghiên cứu khoa học và
có thể gắn lý luận khoa học với thực tế để từ đó cá nhân em biết cách viết
một khoá luận, tìm kiếm thông tin, biết cách đánh giá tình hình và từ đó có
thể đa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng trong công việc của
mình trong tơng lai.
Trong khoá luận của mình em có sử dụng một số phơng pháp
nghiên cứu nh phơng pháp kết hợp nghiên cứu lý luận từ các giáo trình với
việc su tầm và đọc tài liệu tham khảo. Vận dụng kiến thức vào thực tiễn để
rút ra nhận xét để từ đó thấy đợc các u điểm, nhợc điểm của vấn đề và từ đó
đề xuất các giải pháp nâng cao chất lợng.
Phạm vi nghiên cứu của khoá luận này là công tác, tổ chức hội nghị ở
một số cơ quan, đơn vị sự nghiệp. Từ những kiến thức đã đợc học ở nhà trờng
và sau một thời gian ngắn tìm hiểu hoạt động về công tác tổ chức hội nghị tại
phòng HC - TH Viện sử học, em đã hoàn thành khoá luận này.
Khoá luận tốt nghiệp đợc trình bày với 3 chơng chính ngoài phần mở
đầu, kết luận, quy ớc viết tắt và tài liệu tham khảo.
Chơng I: Lý luận chung về tổ chức hội nghị trong công tác hoạt động
văn phòng
Chơng II: Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học
Ngành Quản trị văn phòng
2

Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chơng III: Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác tổ
chức hội nghị tại Viện sử học
Khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn thành em xin chân thành cám ơn sự
giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên Viện sử học và
sự hớng dẫn trực tiếp của thầy giáo PGS.TSKH. Nguyễn Trọng Bảo.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Nguyễn Thị Thuỳ Linh
Ngành Quản trị văn phòng
3
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chơng I
Lý luận chung về tổ chức hội nghị trong
công tác hoạt động văn phòng [1]
I. Khái niệm, vai trò công tác tổ chức hội nghị
1. Khái niệm.
Trớc hết, hội nghị là một trong những hình thức thể hiện sự lãnh đạo,
điều hành và phối hợp trong hoạt động của mỗi tổ chức cơ quan, đơn vị. Nó
là phơng tiện để truyền đạt và quán triệt thông tin trong hoạt động lãnh đạo.
Đây là hình thức cơ bản thể hiện tính dân chủ, tính tập thể và tính tự giác
của mọi thành viên. Bởi: hội nghị là một cuộc họp mặt, một cuộc họp có tổ
chức của một số đông ngời, nhằm thông báo, trao đổi, bàn luận, lấy ý
kiến tạo sự thống nhất phối hợp hành động nhằm giải quyết một hoặc
một số vấn đề mà mọi ngời cùng quan tâm.
2. Vai trò của hội nghị trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Mục đích của hội nghị là nhằm thông báo trao đổi, bàn luận, lấy ý
kiến để truyền đạt hay để quán triệt thông tin cho nên vai trò nổi bật là tạo

nên hoạt động mang tính tập thể, tạo sự phối hợp trong hoạt động nhằm
đem lại hiệu quả cao.
Mặt khác, hội nghị là để bàn luận trao đổi và lấy ý kiến của mọi
thành viên nên tính dân chủ cần đợc thể hiện rõ. Mỗi ngời có thể tham gia ý
kiến, bày tỏ kinh nghiệm và hiểu biết của mình để hoàn thiện một vấn đề,
đa ra ý kiến phản biện hay nhìn nhận vấn đề theo đa chiều. Từ đó, hội nghị
rút ra đợc vấn đề chung nhất có tính hiệu quả cao. Ngoài ra một số quyết
định mới thờng đợc ban hành, một số t tởng quan điểm mới thờng đợc bàn
Ngành Quản trị văn phòng
4
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
bạc, thừa nhận, một số khó khăn vớng mắc đợc tháo gỡ, công việc đợc triển
khai nhanh hơn, đúc rút đợc những giải pháp hay và uốn nắn đợc những
lệch lạc mang lại hiệu quả tích cực.
Đứng về góc độ quản lý và lãnh đạo, việc tổ chức hội nghị không
những là phơng tiện để truyền đạt và quán triệt các thông tin quản lý chỉ
đạo mà còn là tập hợp các mối quan hệ đa dạng trong quá trình xây dựng
thực hiện chính sách, thể hiện ý chí quyền lực, mệnh lệnh của cơ quan cấp
trên đối với cấp dới. Hội nghị là công cụ để tổ chức, vận động các đối tợng
trong các hoạt động xã hội.
II. Phân loại hội nghị
1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý: gồm các loại hội nghị sau:
a. Hội nghị bàn bạc ra quyết định
Thông thờng trong mọi cơ quan, đơn vị để đa ra một quyết định quản
lý hay chỉ đạo hớng dẫn thì tr ớc đó phải tổ chức hội nghị để bàn bạc, trao
đổi rồi mới ra quyết định. Tuỳ theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng
của quyết định mà văn phòng cần tổ chức hội nghị chuyên đề hay hội thảo
với các ngành, các cấp, các đối tợng có liên quan để thu thập ý kiến. Đồng
thời để khi họp bàn ra quyết định phản ánh đợc đúng đắn tình hình, tâm t

nguyện vọng của các đối tợng, đảm bảo tính khả thi của quyết định.
b. Hội nghị phổ biến, triển khai:
Loại hội nghị này đợc tổ chức nhằm hai mục đích:
- Phổ biến, quán triệt nội dung, t tởng, quan điểm, chủ trơng, chính
sách, giải pháp đ ợc ghi trong quyết định tới đội ngũ cán bộ chủ chốt hoặc
tới toàn thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan, đơn vị.
- Bàn bạc, xây dựng kế hoạch và chơng trình hành động cụ thể ở từng
cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện các nội dung đợc ghi trong quyết
định.
Ngành Quản trị văn phòng
5
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
c. Hội nghị đôn đốc, kiểm tra:
ở một số đơn vị, cơ sở có nhiều sáng kiến, giải pháp sáng tạo nhằm
thực hiện quyết định đạt chất lợng, hiệu quả cao. Nếu tổ chức hội nghị để
nghe các đơn vị có thành tích báo cáo, trình diễn cách làm hay, nhằm trao
đổi, phổ biến các kinh nghiệm đó cho các đơn vị khác học tập, nh vậy sẽ
nhân rộng các sáng kiến, kinh nghiệm của các nhân tố mới, tạo điều kiện
cho quyết định sớm đi vào thực tiễn cuộc sống.
Nhng trong thực tiễn, cũng có một số đơn vị hiểu không đúng, hoặc
thực hiện sai lệch các chủ trơng, giải pháp nêu trong quyết định. Nếu để các
hiện tợng đó kéo dài, hoặc để lây lan sang các đơn vị khác thì sẽ mang lại
hiệu quả không tốt. Văn phòng cần giúp lãnh đạo tổ chức hội nghị để uốn
nắn, khắc phục các sai sót, lệch lạc này.
Thông thờng, khi thực hiện một nghị quyết, đồng thời có cả hai hiện
tợng nêu trên. Trong hội nghị này có hai nội dung
- Nghe báo cáo trao đổi kinh nghiệm hay, cách làm tốt.
- Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc đảm bảo cho quyết định đợc thực
hiện có chất lợng và hiệu quả.

d. Hội nghị tổng kết.
Thông thờng sau một năm, ngời ta tổ chức hội nghị sơ kết để đánh
giá việc thực hiện quyết định đồng thời trao đổi kinh nghiệm hay, uốn nắn
các lệch lạc để thời gian tiếp theo thực hiện quyết định có hiệu quả hơn.
Khi thời gian thực hiện quyết định đã hết, cần tổ chức hội nghị tổng
kết, đánh giá việc thực hiện quyết định, biểu dơng, khen thởng các đơn vị,
cá nhân đạt đợc các thành tích xuất sắc; rút ra các bài học, nguyên nhân
thành công hoặc cha thành công để giúp cho việc thực hiện các quyết định
khác tiếp theo.
Ngành Quản trị văn phòng
6
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Với các cơ quan, đoàn thể lớn, giữa các hội nghị thờng kỳ, thờng có
các hội nghị chuyên đề, hội nghị giữa nhiệm kỳ.
Còn các cơ quan khoa học, thờng tổ chức các hội nghị chuyên đề, các
hội thảo khoa học
2. Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị: gồm các loại hội nghị sau:
a. Hội nghị trao đổi thông tin:
Hội nghị này đợc tổ chức để các nhà quản lý các cấp, các lĩnh vực
hay các đơn vị khác cùng nhau tham dự hội nghị nhằm trao đổi, nắm bắt
thông tin, xử lý thông tin liên quan tới các hoạt động của đơn vị và cũng là
để trao đổi học hỏi kinh nghiệm.
b. Hội nghị triển khai công tác:
Hội nghị này thờng đợc tổ chức để phổ biến các quyết định, giải
thích các đờng lối, chủ trơng, chính sách; thống nhất chơng trình, kế hoạch
hành động để mọi ngời hiểu biết và chấp hành, thực hiện đồng bộ các hoạt
động đã đợc bàn bạc trong cơ quan, đơn vị
c. Hội nghị mở rộng dân chủ:
Loại hội nghị này mở ra nhằm tạo cơ hội cho mọi ngời phát biểu ý

kiến, cảm nghĩ về những chủ trơng, chính sách mới để từ đó lãnh đạo giải
thích, điều chỉnh, bổ sung, nhằm tạo ra sự nhất trí cao hoặc hoàn thiện chủ
trơng, thống nhất hành động để hoạt động của cơ quan đạt chất lợng hiệu
quả tốt.
d. Hội nghị giải quyết vấn đề:
Loại hội nghị này đợc các nhà lãnh đạo, quản lý rất quan tâm. Trong
hội nghị thờng thảo luận các vấn đề rất cụ thể, nhằm tháo gỡ các khó khăn,
vớng mắc nhằm đa năng suất, chất lợng, hiệu quả của cơ quan, đơn vị lên
một trình độ cao. Yêu cầu chính của loại hội nghị này là tạo đợc sự nhất trí
Ngành Quản trị văn phòng
7
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
về mặt nhận thức và tạo đợc quyết tâm, đồng bộ trong hành động, giúp cho
hoạt động cơ quan, đơn vị có chuyển biến rõ rệt.
3. Căn cứ vào hình thức hội nghị.
Các hội nghị do tính chất bí mật, không muốn công khai hoặc do tế
nhị, các bên gặp nhau bàn bạc nhng không muốn để cho nhiều ngời biết
nên hội nghị họp nhng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức
muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề ngời ta gọi đó là hội nghị kín.
Những hội nghị do những ngời có trách nhiệm trong cơ quan, đơn vị
mời hoặc đứng ra tổ chức đợc gọi là hội nghị chính thức công khai.
III. Quy trình tổ chức hội nghị
1. Chuẩn bị tổ chức hội nghị.
a. Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị:
Những nội dung hội nghị:
Nội dung hội nghị là vấn đề cốt lõi, là linh hồn của hội nghị. Tên của
hội nghị phải phản ánh đợc mục đích, nội dung, trọng tâm của hội nghị.
Ngời chuẩn bị nội dung hội nghị phải có tầm nhìn, phải nắm chắc đ-
ợc vấn đề, có đầu óc tổ chức, biết phối hợp các lực lợng, phải có vốn sống

thực tế phong phú, để sao cho các nội dung hoạt động trong hội nghị đợc
nhịp nhàng, hấp dẫn, đảm bảo cho hội nghị đạt kết quả.
Thông thờng để tổ chức một hội nghị, cần chuẩn bị các nội dung sau:
- Báo cáo chính tại hội nghị
- Báo cáo tham luận bổ sung làm rõ từng mặt, từng phần của báo cáo
chính.
- Chơng trình hành động, những vấn đề cần trao đổi, thảo luận.
- Những kết luận của hội nghị
Ngành Quản trị văn phòng
8
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
- Những việc cần làm sau hội nghị
Chuẩn bị báo cáo chính: Báo cáo chính đóng vai trò quyết định trong
sự thành công của hội nghị. Trong báo cáo chính thờng có các mục:
Kiểm điểm, đánh giá tình hình phần này cần nêu bật những kết quả,
thành tích, kinh nghiệm hay, các cách làm tốt, đồng thời đánh giá đúng, rõ
các mặt còn thiếu sót, yếu kém, lệch lạc cần uốn nắn, tháo gỡ; nêu bật đợc
những nguyên nhân và những bài học kinh nghiệm và cần đa ra các số liệu
chứng minh các nhận định đó.
Những t tởng, quan điểm chính những vấn đề cần tập trung tháo gỡ.
Thông thờng những t tởng, quan điểm này phải phù hợp với quy luật khách
quan, hớng theo xu thế thời đại. Trong phần này, cần trình bày rõ các t tr-
ởng, những vấn đề cốt lõi. Nếu trong hội nghị bàn bạc thống nhất đợc nhận
thức, t tởng theo các quan điểm mới, sẽ tạo đợc các chuyển biến thực sự
trong hành động, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị hội nghị đạt chất lợng, hiệu
quả cao hơn.
Những quan điểm chủ trơng, chính sách, giải pháp lớn của Đảng,
Nhà nớc và những công việc cụ thể cần tiến hành trong thời gian trớc mắt.
Trong từng phần cần có những chủ trơng, chính sách, giải pháp đồng bộ từ

nhận thức t tởng tới tổ chức, cán bộ; tạo các yếu tố và điều kiện về nhân lực,
tài lực, khoa học - công nghệ, thị trờng, cơ sở hạ tầng, cách tổ chức quản lý;
chú trọng tới việc đào tạo, bồi dỡng nhân lực, chăm lo tốt đời sống vật chất
tinh thần cho cán bộ, nhân viên, tạo đợc bầu không khí hồ hởi, hăng say lao
động sáng tạo, với năng suất, chất lợng và hiệu quả cao.
Chuẩn bị các báo cáo bổ sung, các tham luận để minh hoạ cho từng
phần, từng mặt của báo cáo chính. Các vấn đề này cần đợc tiếp cận dới
nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau. Các báo cáo này thờng đợc trình bày
bởi các cá nhân, đơn vị trực tiếp tham gia hoạt động. Nếu họ đại diện cho
các điển hình, các nhân tố mới thì họ sẽ nói rõ cách làm hay, kinh nghiệm
Ngành Quản trị văn phòng
9
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
tốt hoặc họ trình diễn các việc làm có chất lợng của họ. Nếu họ là đại diện
cho các nơi có khó khăn đang có các vớng mắc cần tháo gỡ, họ sẽ trình bày
đợc tâm t, nỗi băn khoăn, nêu lên các kiến nghị, đề xuất để hội nghị giải
quyết, tạo điều kiện cho họ hoàn thành đợc nhiệm vụ của mình. Còn các
tham luận, ngoài các nội dung trên, có thể nêu lên những t tởng, quan điểm,
chủ trơng, giải pháp, có thể có mặt trái ngợc với những t tởng, quan điểm,
giải pháp nêu trong báo cáo chính. Từ đó, gây ra các cuộc bàn luận tranh
cãi tại hội nghị.
Khi chuẩn bị tổ chức một hội nghị, bộ phận chuẩn bị nội dung cần
nắm vững đợc các cá nhân, đơn vị có ý kiến hoặc có giải pháp trái ngợc;
đồng thời cần gợi ý cho các cơ sở, cá nhân chuẩn bị báo cáo, tham luận
nhằm làm phong phú và nâng cao chất lợng hội nghị. Tất cả các báo cáo,
tham luận trên đều đợc viết thành văn bản gửi tới trớc cho ban tổ chức hội
nghị với thời gian quy định.
Chuẩn bị những vấn đề cần thảo luận: Căn cứ vào mục đích, yêu
cầu, nội dung của hội nghị; căn cứ vào nội dung trong báo cáo chính, vào

bài phát biểu của cấp trên; vào nội dung của các báo cáo bổ sung, các tham
luận sẽ trình bày trong hội nghị, bộ phận chuẩn bị nội dung cần chuẩn bị
những vấn đề chính cần đa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị. Những vấn
đề lựa chọn để đa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị không ngoài mục
đích: thống nhất việc đánh giá tình hình những kết quả, thiếu sót, nguyên
nhân, bài học kinh nghiệm; thống nhất t tởng, quan điểm, những vấn đề cần
tháo gỡ; tìm ra những chủ trơng, giải pháp tốt, tối u để đa vào thực tiễn.
Chuẩn bị kết luận và chơng trình hành động sau hội nghị: Để tiết
kiệm thời gian và để bớt rờm ra, ngời lãnh đạo cao nhất trong cơ quan, đơn
vị thờng là ngời chủ chỉ hội nghị. Ngời chủ trì hội nghị, khi đó với t cách là
ngời lãnh đạo cao nhất, sẽ kết luận về hội nghị, xác định chơng trình hành
động, những việc làm sau hội nghị và tuyên bố bế mạc hội nghị.
Ngành Quản trị văn phòng
10
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chuẩn bị bài phát biểu của cấp trên: Nhiều hội nghị, lãnh đạo thờng
muốn mời đại biểu cấp trên về dự và phát biểu ý kiến. Bộ phận chuẩn bị nội
dung cần sớm có kế hoạch liên hệ với đồng chí lãnh đạo cấp trên. Khi nhận
đợc trả lời của cấp trên đồng ý tham dự và phát biểu ý kiến, bộ phận chuẩn
bị nội dung cần gửi các báo cáo về mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm
của hội nghị cho lãnh đạo cấp trên. Đợc nh vậy sẽ tránh đợc sự không ăn
khớp giữa lãnh đạo cấp trên với cơ quan tổ chức hội nghị. Theo thông lệ,
bài phát biểu của cấp trên sẽ nâng tầm hội nghị lên, sẽ khẳng định những
chủ trơng, quan điểm, giải pháp mới, sẽ góp phần tháo gỡ các ách tắc và tạo
điều kiện cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt đợc chất lợng hiệu quả
cao hơn.
Chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị:
Với từng hội nghị, ban tổ chức hội nghị cần bàn và xác định rõ: Đối
tợng chính của hội nghị này là ai? Vì sao? Cấp trên; các cơ quan, đơn vị

đồng cấp; cấp dới; nội bộ cơ quan, đơn vị mời những ngời nào? Những ngời
đợc mời này cần chuẩn bị những gì? (báo cáo tham luận, chơng trình hành
động, góp phần tháo gỡ các chủ trơng, giải pháp ủng hộ tạo điều kiện về
mặt nào? ) để họ chủ động tham dự, góp phần nâng cao chất l ợng, hiệu
quả của hội nghị.
Kinh nghiệm thực tiễn cho biết, nếu ban tổ chức hội nghị cho từng
đối tợng sớm biết mục đích, tính chất, nội dung, hình thức tham gia vào hội
nghị thì từng đối t ợng dễ chủ động tham gia vào phần nội dung của hội
nghị, nhất là các nội dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ,
hoặc cơ quan, đơn vị của họ.
Ngành Quản trị văn phòng
11
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội
nghị:
Ban chuẩn bị nội dung (cùng với ban chuẩn bị hậu cần) sớm báo cáo
với lãnh đạo để xác định: thời gian, địa điểm, chơng trình hội nghị và khi đã
đợc ấn định rõ ràng, thì ban tổ chức tiến hành các thủ tục để tổ chức hội
nghị.
Trớc hết cần tổ chức biên tập lại các báo cáo (báo cáo chính, báo cáo
bổ sung, tham luận, các tài liệu tham khảo, phụ lục, cho nhân in, đóng tập,
hình thành một tập hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh để phục vụ hội nghị. Đây là
một công việc càng đợc tiến hành nghiêm túc, càng gây ấn tợng tốt ban đầu
và càng có cơ sở để đảm bảo chất lợng của một hội nghị.
Chuẩn bị công văn, giấy mời, kèm theo chơng trình, hồ sơ tài liệu và
các lời hớng dẫn ban đầu để từng đối tợng đợc mời biết và thực hiện các
công việc cần chuẩn bị tới hội nghị.
b. Chuẩn bị về mặt quản trị, hậu cần:
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung, bộ phận quản trị, hậu cần

cũng phải tích cực tiến hành chuẩn bị mọi công việc liên quan.
Tuỳ mức độ, tính chất, tầm quan, số lợng ngời tham dự, thời gian tiến
hành hội nghị v.v mà bộ phận hậu cần lựa chọn, chuẩn bị các mặt về: hội
trờng, phòng họp, chỗ ở, nhà ăn, phơng tiện đi lại, nghỉ giữa giờ, đảm bảo
trật tự an ninh
Đây là mặt quan trọng, ảnh hởng rất lớn tới tâm lý, tới sự thoải mái
của các đại biểu tham dự hội nghị. Nhiều khi, nội dung hội nghị đợc chuẩn
bị rất chu đáo, phong phú, nhng do việc ăn ở, đi lại của các đại biểu gặp
khó khăn, trắc trở hoặc do hội trờng chật chội, nóng bức hoặc do các thiết
bị âm thanh kém đã ảnh h ởng không tốt tới sinh hoạt, đã không làm hài
lòng, gây ra những điều ca thán về hội nghị. Những ngời làm công tác văn
phòng cần quan tâm đúng mức tới các khía cạnh này.
Ngành Quản trị văn phòng
12
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chuẩn bị hội trờng, phòng họp:
Hội trờng là nơi diễn ra các hoạt động chính của hội nghị. Hội trờng
nên ở vị trí trung gian, thoáng đãng, thuận tiện cho việc đi lại, lại khang
trang, đủ tiện nghi, âm thanh lan truyền tốt, độ ồn thấp, ánh sáng đủ, chỗ
ngồi thoải mái để tạo đ ợc không khí nghiêm túc, khoa học cho hội nghị.
Hội trờng cần đợc trang bị đủ tiện nghi nh: máy tính, máy nhân in, fax, máy
chiếu, micrô để đáp ứng mọi yêu cầu của hội nghị.
Chuẩn bị nơi ăn, ở, phơng tiện đi lại, đón tiếp đại biểu:
Với hội nghị quốc gia, quốc tế, hoặc hội nghị mà đại biểu tham dự có
nhiều ngời ở xa, bộ phận chuẩn bị phải quan tâm hớng dẫn và giải quyết
chu đáo các vấn đề này.
Đây là vấn đề vừa lịch sự, vừa tế nhị, do vậy phơng hớng chính để
giải quyết các vấn đề: ăn, ở, đi lại, cách đa đón là gợi ý một số phơng án,
chỉ dẫn cách giải quyết với từng phơng án, trên cơ sở tôn trọng sự lựa chọn

theo ý muốn của mỗi cá nhân, ban tổ chức sẽ có phơng án ứng xử cho phù
hợp.
Phù hiệu dùng trong hội nghị:
Để tiện việc đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội nghị, với hội nghị
quốc gia, quốc tế, ngời ta thờng chuẩn bị phù hiệu cho những ngời tham dự
hội nghị.
Trên phù hiệu có ghi tên, cơ quan, đơn vị ngời mang phù hiệu, để tạo
sự thuận tiện trong việc giao tiếp trong hội nghị
Tóm lại, để chuẩn bị tổ chức một hội nghị, cả hai bộ phận: chuẩn bị
về nội dung, về quản trị, hậu cần phải phối hợp đồng bộ với nhau, nhằm
chuẩn bị chu đáo từng phần công việc cho hội nghị. Có thể có công việc tuy
nhỏ nh: nơi ở, âm thanh trên hội trờng, một báo cáo tham luận lạc đề, giấy
mời ghi không tờng minh, đầy đủ nếu không đ ợc chuẩn bị chu đáo và
Ngành Quản trị văn phòng
13
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
khi kiểm tra không phát hiện ra đều làm ảnh hởng tới sự thoải mái của các
đại biểu, ảnh hởng tới chất lợng và hiệu quả của hội nghị.
2. Tổ chức, điều hành hội nghị.
a. Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc:
Trớc ngày tổ chức hội nghị 1 tới 2 ngày, văn phòng cùng với ban tổ
chức hội nghị phải nghe ban chuẩn bị hội nghị báo cáo, xem xét, kiểm tra
lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chơng trình hội nghị và đi quan sát cách
thức trang trí hội trờng, hệ thống điện, ánh sáng và ghế ngồi của các đại
biểu và khách mời Tất cả các công việc trên cần đ ợc kiểm tra, nếu thấy
cái gì cha vừa ý cần chấn chỉnh, bổ sung kịp thời, nhằm hoàn tất mọi công
việc chuẩn bị để khi tổ chức hội nghị không xảy ra những sai sót không
đáng có.
b. Tổ chức đón tiếp khách mời tới dự hội nghị:

Nếu hội nghị lớn, có khách mời từ xa đến cần có kế hoạch, phân
công ngời đa, đón khách. Khi đa, đón khách cần kết hợp, hớng dẫn vài nét
ban đầu về nơi ăn, ở, thời gian, địa điểm họp; đồng thời phân chơng trình,
tài liệu, phù hiệu cho đai biểu.
Nếu hội nghị nhỏ, thời gian tổ chức hội nghị chỉ trong một buổi thì
đón khách trực tiếp tại hội trờng. Với khách cấp trên cần đa khách vào
phòng khách và sau đó đa vào ngồi đúng vị trí của khách tại hội trờng, đa
chơng trình, tài liệu cho đại biểu. Với các đại biểu khác, cần hớng dẫn họ
vào bàn đón tiếp khách. Tại đó, sẽ tiến hành các thủ tục đón tiếp nh ghi tên,
phân phối chơng trình, tài liệu cho đại biểu.
Với hội nghị lớn, có đại diện lãnh đạo của một số tỉnh, thành phố; có
khách nớc ngoài tham dự, đại diện ban lãnh đạo và ban tổ chức hội nghị th-
ờng tới thăm hoặc làm việc xã giao trớc: toạ đàm, trao đổi một số nét về hội
nghị để vừa gây thiện cảm ban đầu, vừa lôi cuốn khách vào những vấn đề
Ngành Quản trị văn phòng
14
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
trọng tâm của hội nghị để họ quan tâm chuẩn bị ý kiến đóng góp với hội
nghị.
Thông thờng, nhiều đại biểu tự họ đến theo giấy mời. Trên giấy mời
cần ghi những thông tin chính: thời gian, địa điểm, chơng trình hội nghị,
cách liên hệ v.v để họ có thể tới dự hội nghị.
c. Chơng trình hội nghị:
Mỗi hội nghị đều có chơng trình hội nghị. Chơng trình này đợc
chuẩn bị trớc và đợc gửi cùng với giấy mời.
Trong chơng trình hội nghị có ghi các nội dung chính, ứng với từng
thời gian, đồng thời ghi rõ tên, chức danh của ng ời chịu trách nhiệm từng
nội dung ghi trong chơng trình.
d. Điều hành hội nghị:

Bắt đầu mỗi hội nghị, bao giờ cũng có phần mở đầu:
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, th ký
đoàn: phần này cần làm nhanh, gọn, đầy đủ nhng long trọng. Phần lý do
cần trình bày gọn, tạo đà chuyển sang phần giới thiệu. Trong phần giới
thiệu đại biểu sẽ giới thiệu tên, chức vụ của một số đại biểu cấp trên, một số
quan khách quan trọng. Còn với số đông, chỉ cần giới thiệu các đại biểu, đại
diện cho các cơ quan, đoàn thể, các thành phần tham dự hội nghị. Chú ý
giới thiệu các đại biểu ở cơ sở; các thành phần của các cơ quan thông tấn,
báo chí (nếu có). Cuối cùng là giới thiệu Chủ tịch đoàn và Th ký đoàn.
Diễn văn khai mạc: Diễn văn này thờng đợc ngời lãnh đạo cao nhất
của cơ quan đọc. Diễn văn cần ngắn gọn, xúc tích nêu bật đợc ý tởng chính,
chủ đề của hội nghị tập trung vào vấn đề cần giải quyết.
Trình bày báo cáo chính tại hội nghị: Thông thờng, báo cáo chính đã
đợc chuẩn bị kỹ, đợc in gửi trớc tới các thành viên tham dự hội nghị. Ngời
trình bày, thờng là một đồng chí trong Ban lãnh đạo của đơn vị, cơ quan, đã
Ngành Quản trị văn phòng
15
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
tham gia chỉ đạo nội dung hội nghị. Khi trình bày không nên nói lại tất cả,
mà chỉ cần trình bày một số nội dung nổi bật nh: Đánh giá, nêu rõ mặt
đúng, kết quả đạt đợc, cách làm hay, sáng tạo, nêu rõ bài học, nguyên nhân
thành công, cũng nh chỉ rõ mặt thiếu sót, những khó khăn và nêu nên các
vấn đề cần khắc phục; Nói rõ t tởng, phơng hớng, chủ trơng, giải pháp cần
thực hiện trong thời gian tới; Nêu những vấn đề chính mà các đại biểu cần
tập trung đóng góp ý kiến Trong quá trình trình bày, có thể sử dụng số
liệu đợc chuẩn bị bằng biểu, bảng chữ to để ở hội trờng hoặc dùng đèn
chiếu chiếu các dữ liệu, hình ảnh, chứng cứ vừa để thuyết phục, vừa để
tạo đợc sự linh hoạt, lôi cuốn sự chú ý của những ngời tham dự.
Trình bày những báo cáo bổ sung: Báo cáo bổ sung nhằm minh hoạ

cho báo chính nhằm làm rõ những vấn đề lý luận, quy luật, xu thế khách
quan, bổ sung kinh nghiệm của các cá nhân, đơn vị tiên tiến của những vấn
đề khó khăn, ách tắc cần tháo gỡ. Các loại báo cáo này cần ngắn gon, nêu
bật một hoặc một số ý tởng chính để minh hoạ, đồng thời để góp phần tìm
ra giải pháp mới, giải pháp tối u, nhằm thúc đẩy công việc tiến lên.
Những tham luận đóng góp với hội nghị: Những tham luận này góp
phần giải quyết các yếu tố (con ngời, nguồn nhân lực, khoa học công nghệ,
nguồn vốn, thị trờng, cơ sở hạ tầng, yếu tố quản lý)và các điều kiện (nâng
cao trình độ dân trí, tạo ra động lực, tạo đợc mối liên thông, liên kết với các
đơn vị, xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh) ngày càng đồng bộ, tạo
điều kiện cho từng cơ sở có thể tiến hành CNH - HĐH nhằm đạt đợc chất l-
ợng, hiệu quả cao, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn
vị của mình.
Điều hành thảo luận trong hội nghị: Hiện nay trong nhiều hội nghị,
ngời ta thờng kết hợp giữa hai hình thức: Nghe báo cáo và trao đổi thảo luận
chung một số vấn đề tại hội trờng và phân chia tổ báo cáo và thảo luận sâu
ở tổ. Vấn đề quyết định sự thành công của hội nghị là: Hệ thống vấn đề,
hoặc câu hỏi đợc lựa chọn đa ra thảo luận cần sắc xảo, nhằm vào các vấn đề
Ngành Quản trị văn phòng
16
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
cốt lõi những vấn đề nổi cộm cần tháo gỡ, những phơng hớng, giải pháp sao
cho tối u Cần tạo đ ợc bầu không khí dân chủ thoải mái, hớng tới chất l-
ợng và hiệu quả cao. Để đạt mục đích đó, chủ tịch đoàn điều hành hội nghị,
cũng nh các tổ trởng điều hành thảo luận ở tổ cần chọn và nêu đợc các vấn
đề gay cấn, cần bàn bạc tháo gỡ, khuyến khích mọi ngời động não t duy.
Kết thúc hội nghị: Tuỳ tính chất và mức độ của hội nghị mà chủ tịch
đoàn chọn hình thức kết thúc thích hợp và cần trình bày gọn, rõ một số vấn
đề chính sau:

- Tóm tắt lý do, mục đích, nội dung hội nghị.
- Điểm lại các thành phần tham dự hội nghị.
- Diễn biến của hội nghị. Nhấn mạnh những ý kiến quan trọng, sắc xảo
đã đóng góp cho hội nghị.
- Nói rõ những kết luận chính
- Về đánh giá tình hình, nguyên nhân.
- Nêu rõ phơng hớng, giải pháp đặc biệt nhấn mạnh các ý kiến hay, các
giải pháp mới, tối u đợc nêu trong hội nghị.
- Xác định rõ những vấn đề cần làm sau hội nghị.
Việc ghi chép trong hội nghị: Lãnh đạo văn phòng hoặc ngời th ký
giúp việc cho lãnh đạo thờng đợc mời vào th ký đoàn có trách nhiệm ghi
diễn biến hội nghị, ngời điều hành hội nghị, tên và nội dung ý kiến của các
đại biểu, ghi rõ các ý kiến tranh luận và các kết luận của hội nghị. Bộ phận
th ký giúp chủ tịch đoàn xử lý thông tin đa các kết luận từng phần, từng vấn
đề và cuối cùng hình thành dự thảo báo cáo tổng kết, kết luận hội nghị trên
máy tính.
Ngành Quản trị văn phòng
17
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Việc tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị:
Trong thời gian tiến hành hội nghị cần phân công ngời chuyên lo
từng mặt: điện, nớc, giải lao giữa giờ đồng thời có cơ chế phân công ng ời
đôn đốc, kiểm tra, để đảm bảo không xảy ra sai sót.
Đối với khách ở xa về dự hội nghị, bộ phận hậu cần đã phải chuẩn bị
một số công việc nh: lấy vé, đăng ký số đại biểu đi phơng tiện gì hoặc đôn
đốc việc thanh toán tiền ăn, ở với khách sạn, nhà nghỉ. Khi kết thúc hội
nghị, bộ phận hậu cần có kế hoạch và phân công ngời làm việc tiếp với các
đơn vị có liên quan (khách sạn, nhà ở ) để thanh toán giải quyết tất cả các
công việc về tài chính, kinh phí cũng nh các mối quan hệ sao cho ổn thoả,

chu đáo.
3. Một số việc cần làm sau hội nghị:
a. Lập hồ sơ hội nghị: Hồ sơ hội nghị chính thức bao gồm:
- Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị.
- Giấy triệu tập hội nghị.
- Danh sách đại biểu tham dự hội nghị.
- Chơng trình hội nghị.
- Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.
- Báo cáo chính tại hội nghị.
- Các báo cáo bổ sung của các nhân tố mới, các cơ sở đang gặp khó
khăn.
- Các tham luận của các đại biểu đại diện cho các Bộ, Ban, ngành đoàn
thể, các đơn vị.
- Bài phát biểu của đại biểu cấp trên (nếu có)
- Biên bản hội nghị
Ngành Quản trị văn phòng
18
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
- Nghị quyết (hoặc kết luận) hội nghị
- Lời bế mạc.
b. Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị:
Kết quả của hội nghị dù đợc thể hiện dới hình thức nào thì văn phòng
cũng cần giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trơng, nhiệm vụ, giải pháp
đồng thời yêu cầu các cá nhân, đơn vị đó có kế hoạch thực hiện, để các kết
quả của hội nghị đợc triển khai, mang lại kết quả thiết thực.
c. Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị:
Tuỳ vào tính chất, mức độ của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh
đạo mà văn phòng sẽ tiến hành biên soạn các báo cáo, các bài tham luận,
các ý kiến chính phát biểu trong hội nghị thành một tập kỷ yếu của hội

nghị.
d. Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị:
Một việc cần làm tiếp đó là văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức
họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị. Đồng chí lãnh đạo đợc phân
công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị cần chủ trì cuộc họp này.
Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị về nội dung, về quản trị hậu
cần và các bộ phận có liên quan sẽ kiểm điểm lại từng khâu, từng công việc,
tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm
ra rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị khác
IV. Phơng hớng nâng cao chất lợng tổ chức hội
nghị
Hiện nay ở trong nớc và trên thế giới, số hội nghị đợc các cấp, các
ngành tổ chức rất nhiều. Thế nhng theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc
hội nghị đạt kết quả thấp. Vậy hội nghị đợc tổ chức nh thế nào thì đợc coi là
hội nghị có chất lợng, hiệu quả cao ?. Theo các nhà nghiên cứu thì hội nghị
có chất lợng tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau: Hội nghị có mục đích, yêu
Ngành Quản trị văn phòng
19
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
cầu, nội dung rõ ràng. Các thành viên tham dự hội nghị đều nhiệt tình,
thẳng thắn, thoải mái đóng góp ý kiến. Những ý kiến đúng, hay đợc hoan
nghênh, các ý kiến trái ngợc đợc tranh luận nghiêm túc, khoa học và cuối
cùng hội nghị đi tới quyết định đúng, đem lại lợi ích cho các cá nhân và cho
cộng đồng xã hội, vừa thúc đẩy xã hội phát triển.
Tuy nhiên cần lu ý, việc tổ chức một hội nghị thành công là không
dễ dàng. Đây vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật mà các nhà làm công tác
lãnh đạo, quản lý, những ngời làm công tác văn phòng cần lu tâm nhằm
phát huy sức sáng tạo của mỗi ngời. Muốn nâng cao chất lợng hội nghị cần
quan tâm giải quyết theo hớng:

Về phía chủ thể tổ chức hội nghị với vai trò quan trọng là cơ quan
trực tiếp tiến hành tổ chức hội nghị,. Do đó khi tổ chức, mỗi cơ quan, đơn vị
hay tổ chức cần phải chủ động đa ra vấn đề và trả lời rõ các câu hỏi có liên
quan nh:
- Tại sao cần phải tổ chức hội nghị?
- Tổ chức hội nghị nhằm mục đích gì?
- Xác định rõ yêu cầu, nội dung của hội nghị cần tổ chức là gì?
- Cách tổ chức hội nghị ra sao?
- Thành phần tham dự hội nghị là những ai?
- Kết quả tổ chức hội nghị đạt đợc gì?
Khi đã trả lời đợc các câu hỏi trên thì mới có thể tiến hành đi tới tổ
chức hội nghị, lên kế hoạch sắp xếp chuẩn bị nội dung hội nghị và các công
tác hậu cần phục vụ hội nghị. Nếu hội nghị đợc chuẩn bị chu đáo, nắm đợc
thông tin từ nhiều nguồn, nhu cầu của các đối tợng liên quan tới hội nghị,
tình hình thực tiễn đồng thời xử lý tốt các thông tin đó thì khi tiến hành
tổ chức hội nghị sẽ đợc đánh giá cao.
Ngành Quản trị văn phòng
20
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chính vì vậy cần thông báo, lôi cuốn những cá nhân, tổ chức đợc mời
tham dự hội nghị. Thiết kế hội nghị hợp lý, cách sắp xếp chơng trình, phơng
thức làm việc; vị trí hội trờng, các tiện nghi sinh hoạt đầy đủ chu đáo, tạo
đợc sự thoải mái cho ngời tham dự.
Hội nghị đợc tiến hành trong bầu không khí khoa học, thẳng thắn,
văn minh. Đề cao các ý tởng đúng, chấp nhận các ý kiến trái ngợc nhau.
Đảm bảo sự tham gia ý kiến rộng rãi của mọi ngời tham dự. Kết thúc hội
nghị đúng lúc. Các văn bản, tài liệu của hội nghị trở thành tài liệu quý, cần
thiết, giúp ích thiết thực cho những ngời có liên quan và có giá trị không chỉ
trớc mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài.

Về phía khách thể tham gia hội nghị (các đại biểu tham dự hội nghị):
- Những đối tợng trực tiếp có liên quan tới nội dung hội nghị khi đợc
mời cần chuẩn bị những gì?. Do đó cơ quan tổ chức hội nghị cần phải chuẩn
bị những vấn đề để những đối tợng đó phát biểu làm cho hội nghị thêm
phong phú và sát với yêu cầu thực tế của hội nghị .
- Thông thờng khi tiến hành tổ chức hội nghị, thì lãnh đạo đơn vị tổ
chức thờng mời đại biểu cấp trên về dự và phát biểu ý kiến. Chính vì vậy mà
lãnh đạo cấp trên phải nắm đợc các thông tin về hội nghị đó nh: thời gian,
địa điểm tổ chức hội nghị; mục đích, nội dung, yêu cầu của hội nghị để từ
đó có thể chuẩn bị bài phát biểu tham gia góp ý kiến, đa ra phơng hớng giải
quyết vấn đề, nâng cao chất lợng hội nghị.
- Các cơ quan, đơn vị đồng cấp, cấp dới, nội bộ cơ quan và cơ quan
thông tấn báo chí. Khi đợc mời tham dự hội nghị cần phải nắm bắt những
thông tin có liên quan tới hội nghị đợc mời dự và có thể chuẩn bị những câu
hỏi để chủ động tham gia vào phần nội dung của hội nghị, nhất là các nội
dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ hay cho cơ quan, đơn vị
của họ.
ứng dụng rộng rãi, có hiệu quả cntt trong quá trình tổ chức hội nghị:
Ngành Quản trị văn phòng
21
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra sôi động hiện nay đang tác
động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt của hoạt động kinh tế, xã hội. Đặc
biệt CNTT với những thành tựu kỳ diệu của CNTT, máy tính và công nghệ
truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về
cơ bản.
Hầu hết các công việc trong văn phòng, đều có sự hỗ trợ của công
nghệ thông tin: máy vi tính và các phơng tiện kỹ thuật hiện đại, nên cách tổ
chức, sắp xếp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều khi làm việc

thủ công. Để nâng cao chất lợng công tác tổ chức hội nghị thì các cơ quan,
đơn vị nên ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tổ chức hội
nghị Với sự phát triển của ngành công nghệ hiện đại này, mà các máy vi
tính và qua việc nối mạng máy vi tính để xử lý thông tin đầu vào trong nội
bộ (LAN Local area network) và nối với mạng rộng bên ngoài (WAN
Wide area network) để xử lý thông tin đầu ra. Từ những thông tin đợc xử lý
đó mỗi cơ quan có thể tổ chức các cuộc họp dới hình thức trao đổi trực tiếp
trên mạng máy tính nội bộ hay mạng rộng bên ngoài qua hình thức
chatvoice, tổ chức hội nghị trực tuyến (Online-Conference) hay đàm thoại
trực tiếp (Direct-Conversation) thông qua ứng dụng phần mềm dành cho
việc tổ chức hội nghị hoặc tổ chức hội nghị từ xa (teleconference). Nếu tổ
chức hội nghị dới những hình thức này sẽ nâng cao chất lợng hội nghị, tiết
kiệm chi phí tổ chức
Ngành Quản trị văn phòng
22
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chơng II
Thực trạng công tác tổ chức hội nghị
tại Viện sử học
I. khái quát về Viện sử học.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Viện sử học. [2]
50 năm trớc, ngày 2-12-1953, tại chiến khu Việt Bắc, trong khói lửa
của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lợc, với tầm nhìn xa trông
rộng về khả năng, triển vọng và tiền đồ văn hoá, khoa học nớc nhà, Ban
Chấp hành Trung ơng Đảng đã ra Quyết định thành lập Ban nghiên cứu
Lịch sử - Địa lý - Văn học trực thuộc Trung ơng Đảng.
Ngay khi hoà bình lập lại, ngày 4-9-1954, Trung ơng Đảng và Chính
phủ ra quyết định chuyển Ban nghiên cứu Văn Sử - Địa sang trực thuộc
Bộ Giáo dục. Kể từ thời gian đó, tổ lịch sử chuyển thành phòng lịch sử, theo

quyết định của Bộ Giáo dục.
Yêu cầu của cách mạng, của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
trong giai đoạn mới đòi hỏi phải có một tổ chức nghiên cứu khoa học,
bao gồm cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội. Đáp ứng yêu cầu đó,
ngày 4-3-1959, Chủ tịch nớc Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ký Sắc lệnh
thành lập Uỷ ban Khoa học Nhà nớc trực thuộc Hội đồng Chính phủ. Phòng
Lịch sử cùng với các bộ phận nghiên cứu về Văn học, Địa lý của Ban
nghiên cứu Văn - Sử - Địa đợc chuyển từ Bộ Giáo dục sang Uỷ ban Khoa
học Nhà nớc và đợc Thủ tớng Chính phủ ra quyết định thành lập riêng.
Viện sử học đợc thành lập theo Quyết định số 039/Ttg ngày
06/02/1960 của Thủ tớng Chính phủ và đợc khẳng định lại tại Nghị định số
30/2003/NĐ - CP ngày 01 tháng 4 năm 2003 của Chính phủ.
Ngành Quản trị văn phòng
23
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Viện sử học có tên giao dịch quốc tế là: Institute of History of
Vietnam. Trụ sở của Viện sử học đặt tại số nhà 38 phố Hàng Chuối, ph-
ờng Phạm Đình Hổ, quận Hai Bà Trng, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 049713200; Fax: 049717615
Viện sử học học là cơ quan nghiên cứu khoa học có t cách pháp
nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân
hàng.
Viện sử học đặt dới sự chỉ đạo của Giám đốc Viện Khoa học xã hội
(KHXH) Việt Nam (tên tiếng Anh: Vietnamese Academy of Social
Sciences), đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng khác của
Nhà nớc về các lĩnh vực công tác có liên quan đã đợc luật pháp quy định.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện sử học. [3]
a. Chức năng:
Viện sử học có chức năng: Nghiên cứu cơ bản nhằm làm rõ sự thật

lịch sử, làm rõ quá trình phát triển của xã hội trên các mặt chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội, từ đó phát hiện các quy luật lịch sử, tìm ra những bài học
bổ ích cho dân tộc, những di sản lịch sử cần kế thừa hoặc xoá bỏ, góp phần
vào việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
b. Nhiệm vụ:
Viện Sử học có các nhiệm vụ chính sau đây:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và phơng pháp luận sử học, phê
phán các quan điểm phi lịch sử hoặc bóp méo, xuyên tạc lịch sử.
- Nghiên cứu, biên soạn, giới thiệu lịch sử Việt Nam từ cổ đại đến hiện
đại, nghiên cứu và giới thiệu lịch sử các nớc trên thế giới.
- Su tầm, xử lý, giám định, lu trữ và công bố các t liệu lịch sử.
Ngành Quản trị văn phòng
24
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
- Từ các kết quả nghiên cứu đề xuất những kiến nghị về việc vận dụng
những quy luật lịch sử trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh
tế, xã hội hiện tại và những dự án cho tơng lai.
- Đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ sử học có trình độ thạc sĩ, tiến sĩ
của Viện sử học và của ngành. Tham gia đào tạo sau đại học, giảng dạy bộ
môn lịch sử tại các học viện và các trờng đại học.
- Hớng dẫn các địa phơng, các ngành tổ chức nghiên cứu và biên soạn
lịch sử địa phơng và chuyên ngành.
- Truyền bá các kiến thức lịch sử đến các tầng lớp nhân dân nhằm
nâng cao tinh thần tự cờng và niềm tự hào dân tộc.
- Mở rộng và phát triển hợp tác khoa học với các cơ quan nghiên cứu
và giảng dạy ở trong và ngoài nớc.
- Xây dựng hệ thống thông tin, t liệu, th viện và cơ sở vật chất của
Viện sử học đáp ứng nhu cầu trớc mắt và lâu dài của Viện. Quản lý đội ngũ
cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản của Viện theo đúng các quy định.

3. Tổ chức bộ máy của Viện sử học.
a. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiên cứu và phòng nghiệp
vụ tại Viện sử học: [4]
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện sử học:
Ngành Quản trị văn phòng
25