Đánh giá tính hứu hiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại công ty TNHH MTV điện lực Đà Nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN NGÔ HẠNH DUNG

ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN
ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng, Năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN NGÔ HẠNH DUNG

ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN
ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Trần Đình Khôi Nguyên

Đà Nẵng, năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

NGUYỄN NGÔ HẠNH DUNG


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................... 1
2. Mục đích nghiên cứu Đề tài ................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 2
5. Kết cấu Luận văn.................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu................................................................ 3

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP..................................................................................7
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.....7
1.1.1. Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ ............................................. 7
1.1.2. Chức năng của hệ thống Kiểm soát nội bộ ...................................... 8
1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống Kiểm soát nội bộ...................... 9
1.1.4. Vai trò của hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với công tác Quản lý
doanh nghiệp ............................................................................................ 13
1.1.5. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống Kiểm soát nội bộ ........................ 14

1.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP ................................................................................. 15
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền................................. 15
1.2.2. Các rủi ro và sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và
thu tiền 15

1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP................................................ 16
1.3.1. Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền............ 16


1.3.2. Thủ tục Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.............. 17

1.4. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .......................................... 21
1.4.1. Tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp...... 21
1.4.2. Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ trong Doanh
nghiệp .................................................................................................... 23
1.4.3. Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền trong Doanh nghiệp: ...................................................... 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................... 31
CHƯƠNG 2. THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU.......................................... 32
2.1. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG ................................. 32
2.1.1. Giới thiệu về Công ty ..................................................................... 32
2.1.2. Tổ chức quản lý tại Công ty ........................................................... 36
2.1.3. Đặc điểm hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty ................... 42

2.2. TIẾN TRÌNH NGHIÊN CỨU ........................................................ 43
2.2.1. Khung nghiên cứu .......................................................................... 44
2.2.2. Nghiên cứu định tính...................................................................... 44
2.2.3. Nghiên cứu định lượng................................................................... 48

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................... 53
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG .............................. 54
3.1. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH........................................ 54
3.1.1. Đánh giá tính hữu hiệu dưới góc nhìn của cán bộ lãnh đạo........... 54


3.1.2. Đánh giá tính hữu hiệu dưới góc nhìn của cán bộ quản lý trung gian
trong khâu giám sát .................................................................................. 60

3.2. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỊNH LƯỢNG ................................... 70
3.2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến tính tuân thủ công tác Kiểm soát nội bộ
chu trình bán và thu tiền điện ................................................................... 70
3.2.2. Khảo sát, phân tích và kết luận về các yếu tố ảnh hưởng đến tính
hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng................................................. 71

3.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG ................................. 86
3.3.1. Những ưu điểm............................................................................... 86
3.3.2. Những hạn chế................................................................................ 87

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ...................................................................... 89

CHƯƠNG 4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU
TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 90
4.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY
TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG.................................................... 90
4.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG
TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG ............................................. 91
4.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát................................................... 91
4.2.2. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát..................................................... 91
4.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông .................................. 93


4.2.4. Hoàn thiện công tác giám sát ......................................................... 93

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 ...................................................................... 95
KẾT LUẬN........................................................................................... 96
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số

Tên bảng

Trang

2.1

Sản lượng, doanh thu, số lượng khách hàng qua các năm.

33

2.2

Các nhân tố đánh giá tính hữu hiệu công tác ghi chỉ số

49

2.2

Các nhân tố đánh giá tính hữu hiệu công tác thu tiền điện

51

3.1

Thống kê mô tả tính tuân thủ qui trình bán hàng và thu

72

hiệu
bảng

tiền tại Điện lực Đà Nẵng (đối tượng là ghi điện viên)
3.2

Phân tích sự khác biệt về tính tuân thủ của ghi điện viên

76

giữa các Điện lực.
3.3

Thống kê mô tả tính tuân thủ qui trình bán hàng và thu

79

tiền tại Điện lực Đà Nẵng(đối tượng là thu ngân viên lưu
động)
3.4

Phân tích sự khác biệt về tính tuân thủ của thu ngân viên
lưu động giữa các Điện lực

83


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu

Tên hình

Trang

hình
2.1

Sản lượng điện thương phẩm

33

2.2

Số lượng khách hàng

34

2.3

Doanh thu

34

2.4

Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty TNHH MTV

37

Điện lực Đà Nẵng
2.5

Sơ đồ tổ chức bộ máy ở các Điện lực

40

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Mỗi doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một qui mô hoạt
động nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát, tư
vấn cho nhà quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh
nghiệp. Một trong các công cụ thực hiện chức năng này là hệ thống kiểm soát
nội bộ của đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho
doanh nghiệp các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất
kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin; đảm bảo tính chính xác của số
liệu, sự tuân thủ quy định của pháp luật cũng như nội quy tổ chức của các
thành viên trong doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử
dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. Ở Việt Nam hiện nay,
các doanh nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát
nội bộ, tuy nhiên việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh
nghiệp thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế-tài chính chứ ít chú trọng
kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước, là
công ty thành viên hạch toán độc lập thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam với
lĩnh vực kinh doanh điện năng, tư vấn đầu tư xây dựng công trình lưới điện
đến cấp điện áp 110kV, xây dựng và cải tạo lưới điện, trong đó chức năng
chính là kinh doanh điện năng, cung cấp điện cho nhu cầu sản xuất và sinh
hoạt trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Với quy mô đó, để tăng sức cạnh tranh
và tăng cường công tác kiểm tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối
hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định. Trong đó, nổi bật lên là
phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và công tác thu tiền điện
nhằm đáp ứng được yêu cầu của quản lý tài chính, đặc biệt là trong việc giám
sát bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được chính xác và tránh bị thất

2
thoát tiền thu bán hàng. Bởi nó ảnh hưởng đến việc đánh giá công tác sử dụng
hiệu quả đồng vốn của đơn vị và đảm bảo cung cấp kịp thời, đảm bảo doanh
thu được phản ánh đúng và đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của
nhà quản trị. Với đặc điểm chính là kinh doanh điện năng trên toàn thành phố
Đà Nẵng nên việc kiểm tra, giám sát việc bán và thu tiền điện để đảm bảo
doanh thu được tính đúng, đủ và tiền thu được từ công tác bán điện không bị
thất thoát là rất cần thiết.
Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài: "Đánh giá
tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng" làm đề tài luận văn tốt nghiệp
Thạc sỹ kinh tế.
2. Mục đích nghiên cứu Đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền trong doanh nghiệp; luận văn hướng đến đánh giá tính hữu
hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, từ đó đề ra các giải pháp cụ thể nhằm tăng
cường kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty hiện nay.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Đề tài được giới hạn trong công tác kiểm
soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện đối với khách hàng sử dụng điện vào
mục đích sinh hoạt tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng;
Phạm vi nghiên cứu: tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng và 05
Điện lực trực thuộc, tập trung vào hoạt động bán hàng và thu tiền đối với
khách hàng sử dụng điện vào mục đích sinh hoạt.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và
thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, luận văn đã sử dụng

3
phương pháp phỏng vấn trực tiếp để xem xét mục tiêu của ban lãnh đạo Công
ty đối với kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty qua việc ban
hành các quy trình, quy chế; phỏng vấn sâu bộ phận giám sát để hiểu rõ công
tác này đang được quan tâm ở mức nào. Đồng thời kết hợp với phương pháp
điều tra chọn mẫu để đánh giá mức độ tuân thủ các quy trình, quy chế của bộ
phận ghi chữ điện và thu ngân viên lưu động. Kết quả thu được từ nghiên cứu
sẽ là cơ sở để luận văn đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu
công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH
MTV Điện lực Đà Nẵng.
5. Kết cấu Luận văn
Ngoài Phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 4 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tính hữu hiệu của Kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thiết kế nghiên cứu
Chương 3: Đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và
thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng.
Chương 4: Một số kiến nghị nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu
trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng từ trước đến nay có hai tác giả đã nghiên cứu
nhưng việc đánh giá tính hữu hiệu của công tác này vẫn chưa có ai nghiên
cứu. Khi thực hiện đề tài này, tác giả có tham khảo hai tài liệu liên quan đến
đề tài nghiên cứu đó là:
+ Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu
bán điện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Điện lực Đà Nẵng”

4
- Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Đà Nẵng (Tác giả Thái Như Quỳnh – năm
2008)
+ Đề tài “Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và nợ phải thu tại Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng - Điện lực Liên Chiểu” - Luận văn thạc sỹ
Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng (Tác giả Đỗ Thị Ngọc Diệp – năm
2013)
Cả hai luận văn đã góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản
về kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán
hàng trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát nội bộ về doanh thu và nợ phải
thu trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Qua công việc tìm hiểu thực
trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán điện thì hai tác giả
cũng đã nêu lên được những tồn tại, hạn chế đối với công tác kiểm soát nội bộ
doanh thu và tiền thu bán điện để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn
thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán
điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng và Điện lực Liên Chiểu. Tuy nhiên, bên
cạnh những điều mà hai tác giả đã làm được thì hai luận văn còn có một số
mặt hạn chế:
+ Đối với đề tài của tác giả Đỗ Thị Ngọc Diệp, tác giả mới chỉ nghiên
cứu về công tác kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán điện nhưng tên đề
tài của tác giả là “Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và nợ phải thu tại Công
ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng - Điện lực Liên Chiểu”. Mà Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng ngoài chức năng chủ yếu là kinh doanh điện
năng còn thực hiện những chức năng ngoài nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
chính như: thi công các công trình sửa chữa nhỏ, thí nghiệm định kỳ TBA cho
khách hàng, kinh doanh bảo hiểm GIC…Như vậy nội dung chưa phản ánh
bao quát hết tên đề tài nghiên cứu của tác giả. Bên cạnh đó phạm vi của đề tài
còn hẹp, chỉ làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu

5
bán điện tại Điện lực Liên Chiểu thuộc Công ty TNHH MTV Điện lực Đà
Nẵng. Thêm nữa bố cục các nội dung được sắp xếp chưa thật sự phù hợp làm
cho tổng thể đề tài nghiên cứu chưa khoa học.
+ Đề tài kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện thuộc
chu trình bán hàng và thu tiền. Đây là đề tài được nghiên cứu rất nhiều qua
các năm, tất cả các đề tài này đều đã làm rõ được cơ sở lý luận chung, phân
tích thực trạng và đề ra được những giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm cải
thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị mình
nghiên cứu. Từ các đề tài nghiên cứu này, trên cơ sở kế thừa những kiến thức
cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng và thu tiền nói riêng, tác giả đã thực hiện đề tài “Đánh giá tính
hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”. Luận văn đã sử dụng phương pháp phỏng
vấn và thiết kế bảng câu hỏi khảo sát những cá nhân làm công việc liên quan
đến công tác kinh doanh điện năng để từ đó đánh giá được tính hữu hiệu công
tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà
Nẵng. Khi đánh giá được tính hữu hiệu sẽ đề xuất những giải pháp phù hợp
nhằm nâng cao hơn nữa công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán và
thu tiền điện ở đơn vị.
+ Cả hai đề tài đều sử dụng phương pháp chuyên gia, trên cơ sở tổng
hợp các tài liệu, văn bản về kiểm soát nội bộ của đơn vị để đánh giá. Trong
khi đó, phương pháp điều tra đối với những cá nhân tham gia vào quá trình
kiểm soát nội bộ chưa được quan tâm. Lý thuyết về kiểm soát nội bộ đã cho
thấy, kiểm soát nội bộ là một quá trình, có sự tham gia không chỉ của ban lãnh
đạo cấp cao mà còn là của các cấp quản lý trung gian và nhân viên toàn đơn
vị. Với ngành điện lực nói chung và Điện lực Đà Nẵng nói riêng thì vai trò
của người lao động tham gia vào quá trình cung cấp và thu tiền rất lớn, quyết

6
định đến tính hữu hiệu và mục tiêu kiểm soát của tổ chức. Đây là vấn đề cần
phải tìm hiểu trong thực tiễn ở Điện lực Đà Nẵng.
+ Cả hai nghiên cứu trên đã nghiên cứu ở thời gian tương đối lâu, đặc
biệt luận văn đầu tiên vào năm 2008. Trong khi đó, Điện lực Đà Nẵng đang
trong quá trình thay đổi cơ cấu tổ chức, và công nghệ trong việc ghi chữ điện
đã được cải tiến nhất định. Những thay đổi này đặt ra nhiều câu hỏi về công
tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Điện lực Đà
Nẵng. Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm
soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực
Đà Nẵng”.


7
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức thì sự thống nhất và xung đột giữa quyền lợi chungquyền lợi riêng của người sử dụng lao động và người lao động luôn luôn tổn
tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người
lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến
lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động; làm thế nào có
thể phân công phân nhiệm một cách khoa học, rõ ràng chứ không phải dựa
trên sự tin tưởng cảm tính. Chính vì vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ vững
mạnh được xem là nhu cầu hết sức cần thiết, là công cụ tối ưu để xác định
hiệu quả điều hành của Ban Quản trị của một tổ chức cũng như kịp thời nắm
bắt hiệu quả hoạt động của tổ chức đó. Có nhiều khái niệm khác nhau về hệ

thống Kiểm soát nội bộ, một số khái niệm có thể đề cập đến như sau:
Theo VSA 315 (ban hành kèm Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06
tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính), Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban
Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện
và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn
vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả,
hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế IFAC, hệ thống Kiểm soát nội bộ là kế
hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà
quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các


8
nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh
có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn
chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập
báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.
Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organization) thì
kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các
nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp
một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản
trị mong muốn là:
-

Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động

-

Sự tin cậy của báo cáo tài chính

-

Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành [8].

Như vậy, tuy có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống Kiểm soát nội
bộ trong một doanh nghiệp, nhưng tựu trung đây là một quá trình, liên quan
đến nhiều đối tượng trong một tổ chức, được thiết lập để đảm bảo hoạt động
của tổ chức có hiệu quả, tuân thủ các qui định pháp luật và đảm bảo thông tin
tài chính công bố có tính tin cậy.
1.1.2. Chức năng của hệ thống Kiểm soát nội bộ
Hệ thống Kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt
ra một cách hợp lý. Như vậy có thể thấy hệ thống Kiểm soát nội bộ có các
chức năng chủ yếu sau đây:
-

Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình xử lý nghiệp vụ

-

Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghiệp vụ

giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thất thoát tài sản
-

Giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường lối kinh doanh


9

-

Đảm bảo an toàn tài sản

-

Đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và hợp lý

-

Đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức tuân thủ nội quy, quy định,

quy chế của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp đồng thời giám sát
mức độ hiệu quả của việc thực hiện các nội quy, quy định, quy chế đó.
-

Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.

1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống Kiểm soát nội bộ
Trong báo cáo COSO (2013), hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm năm
bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: môi trường kiểm soát, đánh
giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát [8].
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động
đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác
trong hệ thống Kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố: tính trung thực và các giá trị
đạo đức, cam kết về năng lực, Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán, triết lý
quản lý và phong cách điều hành, cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và
trách nhiệm, chính sách nhân sự.

- Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên
trong công ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân
viên, mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty. Vì vậy
tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận
lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế
hoạch, đạt được mục tiêu của mình. Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp
thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty. Nếu nhân viên
có năng lực, tin cậy, học vấn cao, quá trình kiểm soát có thể không được thực
hiện thì vẫn có thể đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ.


10
Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách,
thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong
công việc và thiếu tính trung thực thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể
phát huy hiệu quả.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Bộ máy của công ty hoạt
động tuỳ thuộc vào phong cách, triết lý quản lý, điều hành của Ban Giám đốc.
Nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm khả
năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh. Nếu nhà quản lý có
quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi
trọng tính trung thực của báo cáo tài chính đồng thời có những biện pháp để
hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn
thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của
nhà quản lý. Ngược lại nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành
mạnh thì rất có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó môi
trường kiểm soát có thể sẽ yếu kém.
- Cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân
sự: Mỗi người phải nhận thức được công việc của mình có ảnh hưởng thế nào
trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một

đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên
trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong công ty sẽ góp phần
tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quy định, quy chế,
triển khai các quy định, quy chế đó cũng như việc giám sát thực hiện các quy
định, quy chế đó trong toàn bộ công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp
phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài
chính kế toán của công ty.


11
b. Đánh giá rủi ro
Rủi ro là khả năng xảy ra sự cố bất lợi cho chủ thể, hay có thể hiểu nó là
nguy cơ xảy ra một hành động hay một sự việc có ảnh hưởng bất lợi đến việc
đạt được những mục tiêu cũng như việc thực hiện thành công những chiến
lược kinh doanh của một tổ chức. Những rủi ro này có thể do bản thân doanh
nghiệp (mâu thuẫn về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp
đưa ra cản trở việc thực hiện các mục tiêu, sự quản lý thiếu minh bạch, không
coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ
thống máy tính, của cơ sở hạ tầng, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi
kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất…) hay từ môi trường bên ngoài tác
động (công nghệ phát triển làm thay đổi quy trình vận hành, thay đổi thói
quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm dịch vụ hiện hành bị lỗi thời, sự
ban hành của một đạo luật hay chính sách mới làm ảnh hưởng đến hoạt động
của tổ chức…). Để tránh bị thiệt hại do các tác động trên, tổ chức cần thường
xuyên đánh giá rủi ro. Như vậy đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân
tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị
được rủi ro.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp những chính sách và thủ tục giúp cho các

chỉ thị của quản lý được thực hiện, là các hoạt động cần thiết cần thực hiện để
đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Thông qua
các hoạt động kiểm soát mà nhà quản lý sẽ tự tin hơn là tài sản công ty được
bảo đảm và báo cáo tài chính là đáng tin cậy.
Các hoạt động kiểm soát chủ yếu: Phân chia trách nhiệm, xử lý thông tin,
bảo vệ tài sản, sử dụng các chỉ số hoạt động, quản trị hoạt động, soát xét ở cấp
cao.


12
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được
đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số
căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch
và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
- Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối
chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ
sung kịp thời.
- Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền
và, hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
- Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện
phân định rõ ràng phần công việc thực hiện với phần giám sát tại bất kỳ thời
điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy
ra.
- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất
mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp
của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích cá
nhân.
d. Thông tin và truyền thông

Thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá
nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp, sao cho nó giúp mọi
thành viên trong doanh nghiệp thực hiện được nhiệm vụ của mình. Hệ thống thông
tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài
chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh
nghiệp.


13
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin, là việc trao đổi và
truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài
doanh nghiệp. Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: truyền thông bên
trong và truyền thông bên ngoài. Sự truyền đạt thông tin trong nội bộ doanh
nghiệp hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp
dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai
trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của từng cá
nhân có tác động tới công việc của người khác ra sao. Ngoài ra cũng cần có
sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa doanh nghiệp với các đối tượng bên ngoài
như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ quan quản lý…
e. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống Kiểm soát nội bộ
theo thời gian nhằm phát hiện kịp thời những khiểm khuyết của hệ thống
Kiểm soát nội bộ để từ đó có cơ sở điều chỉnh cho phù hợp. Có thể thường
xuyên hoặc định kỳ giám sát, kiểm tra các hoạt động bằng các chương trình
đánh giá, thu thập thông tin bên ngoài để đánh giá chất lượng hệ thống Kiểm
soát nội bộ của doanh nghiệp để từ đó có các cải tiến thích hợp.
1.1.4. Vai trò của hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với công tác Quản lý
doanh nghiệp
Bản chất của hệ thống Kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thực hiện
hiệu quả những mục tiêu đề ra. Vì vậy, hệ thống Kiểm soát nội bộ đóng vai

trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ đề ra được những biện pháp để bảo vệ tài sản
hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ phát hiện ra những thông tin không chính
xác, những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào


14
đó xác định được tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lược
phát triển công ty hợp lý, rõ ràng hơn.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ cũng giúp cho nhà quản lý xem xét được hiệu
quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được điểm yếu
trong năng lực quản lý, từ đó đưa ra được những biện pháp nhằm cải thiện tình
hình đó.
Như vậy hệ thống Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong một
doanh nghiệp. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp
doanh nghiệp phát triển và đi đúng hướng kinh doanh, giảm thiểu những sai
sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt động của một doanh nghiệp.
1.1.5. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống Kiểm soát nội bộ
Một hệ thống Kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được
mục tiêu quản lý là do những hạn chế sau (Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt
Nam số 400 Đánh giá rủi ro và Kiểm soát nội bộ):
-

Mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí: yêu cầu thông thường là chi phí cho

hệ thống Kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó
mang lại
-

Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ được thiết lập cho những nghiệp

vụ thường xuyên xảy ra hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
-

Sai sót thuộc về con người do bản thân ít chú ý khi thực hiện nhiệm

vụ hoặc không hiểu rõ yêu cầu công việc
-

Khả năng hệ thống Kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông

đồng trong thành viên của Ban quản lý hoặc giữa nhân viên với những người
khác trong và ngoài đơn vị.
-

Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện công tác Kiểm soát nội

bộ lạm dụng đặc quyền của mình.


15
-

Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát

bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
1.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền là chu trình quan trọng trong quá trình sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì
đó là khâu tiếp theo của khâu mua hàng và thanh toán, còn đối với các doanh
nghiệp sản xuất thì đó là khâu tiếp theo của khâu sản xuất. Vì vậy hiệu quả
hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và
hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và
dịch vụ không, có kiểm soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản hay
không… đều là mối quan tâm của các nhà quản lý.
Chu trình bán hàng và thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau
đây: xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi
nợ phải thu và thu tiền. Chu trình có những đặc điểm sau đây:
- Là chu trình có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và
chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu.
- Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình trải qua nhiều khâu, có
liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên
thường các đối tượng này dễ bị tham ô và chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong
tài sản của đơn vị, làm gia tăng mức độ cạnh tranh gay gắt của các doanh
nghiệp trên thị trường.
1.2.2. Các rủi ro và sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán
hàng và thu tiền
- Xử lý đơn đặt hàng: đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không
được duyệt, đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng, ghi sai


16
thông tin trên hợp đồng (chủng loại, số lượng, đơn giá,…)
- Xét duyệt bán chịu: Bán chịu cho những khách hàng không có khả
năng thanh toán hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn,…
- Giao hàng: Giao hàng khi chưa được xét duyệt, giao hàng không đúng

chủng loại, số lượng, địa điểm hoặc không đúng khách hàng, hàng hóa có thể
bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu
trách nhiệm…
- Lập hóa đơn: Bán hàng nhưng không lập hóa đơn, lập hoá đơn sai về
giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng, viết hoá đơn theo yêu cầu
người mua (giá cao hơn hoặc thấp hơn so với giá xuất kho), không bán hàng
nhưng vẫn lập hóa đơn…
- Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng: Ghi nhận sai
tên khách hàng và thời hạn thanh toán, ghi sai niên độ về doanh thu và nợ
phải thu khách hàng, ghi sai số tiền , ghi trùng hay ghi sót hóa đơn, quản lý nợ
phải thu kém, thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ, khoản tiền thanh toán
của khách hàng bị chiếm đoạt, xoá số nợ phải thu nhưng không được xét
duyệt…
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là nhằm hạn chế tối
đa những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình. Việc kiểm soát chu trình bán
hàng và thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung do COSO (2013) đề
ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: sự hữu hiệu ở đây được hiểu là
hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần
hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng