Cơ cấu tổ chức "chức năng" - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

LỜI NĨI ĐẦU
Doanh nghiệp là một tổ chức sống có một chu trình sống: Nó sinh ra do ý
chí của các nhà sáng lập, phát triển và tiến tới tốc độ trưởng thành, rồi khi hoạt
động nó có thể bị sa sút dẫn đến tiêu vong hoặc bị một doanh nghiệp khác thơn
tính. Cuộc sống của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào chất lượng của người tạo ra
nó, duy trì và phát triển. Để có được điều này doanh nghiệp phải có được một cơ
cấu tổ chức hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực giúp cho việc đưa ra
các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định điều
hồ phối hợp các hoạt động. Như vậy, cơ cấu tổ chức là một trong những điều
kiện cơ bản của sự sống còn của doanh nghiệp.
Xã hội càng văn minh nền kinh tế và quản lý càng phát triển, càng tạo điều
kiện và yêu cầu cần thiết tối ưu hoá cơ cấu tổ chức quản lý Doanh nghiệp ở tất cả
các cấp, các khâu. Bài tiểu luận này em phân tích đề tài " Cơ cấu tổ chức
"chức năng" - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng". Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
quản lý là phương tiện để nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội.
Nội dung của bài tiểu luận được chia ra các chương sau:
Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý
Chương II: Cơ cấu tổ chức chức năng
Chương III: Mơ hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự
án và tư vấn đầu tư xây dựng Hà Nội.
Trong tiểu luận này em không tránh khỏi thiếu sót, kiến thức của em cịn
hạn chế . Kính mong thầy cơ góp ý, bổ sung để những bài viết của em được tốt
hơn trong các lần sau.

1


NỘI DUNG
CHƯƠNG I
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn
nhau, được chun mơn hố, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất
định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những
hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao
gồm nhiều cơng việc riêng lẻ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia
công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm cơng việc gì và
sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ cũng phải
cùng nhau làm việc như thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng
làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi:
- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể
- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên
theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền
hạn trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua
các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi cơng việc.
- Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các
vấn đề của tổ chức.

2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
2.1 Tính tối ưu: Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ phù hợp
với chức năng quản lý và các cơng đoạn trong chu trình kinh doanh. Theo
ngun tắc: bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý
kiểm tra được, nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, ln
ln đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống.

2


2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có tính uyển chuyển nhất

định, có khả năng điều chỉnh thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy
ra trong hệ thống cũng như ngồi mơi trường, trừ trường hợp bất khả kháng phải
tổ chức lại hoàn tồn.
2.3 Tính ổn định tương đối: sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho
hiệu lực quản lý-điều hành trong tình huống bình thường. Nó được thể hiện trên
việc lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp
(khả năng thực hiện lâu dài), thận trọng khi quyết định điều chỉnh.
2.4 Tính tin cậy: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong
doanh nghiệp địi hỏi thơng tin phải được cung cấp chính xác, kịp thời. Mỗi bộ
phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình, sử dụng đúng quyền hạn và
có khả năng chịu trách nhiệm.
2.5 Tính kinh tế: Thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy (theo nguyên tắc “vừa
đủ”) và hiệu suất làm việc của nó. Đồng thời tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện
qua sự tương quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về.

3. Những nguyên tắc tổ chức
Nguyên tắc 1:
Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; Từ chức năng mà
thiết lập bộ máy phù hợp; Từ bộ máy mà bố chí con người đáp ứng yêu cầu.
Nguyên tắc 2
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các phần việc
rõ ràng và phân công hơpj lý, rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu
trách nhiệm thực hiện.
Nguyên tắc 3
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng.
Nguyên tắc 4
Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề
lối làm việc.

3

Nguyên tắc 5
Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có
độ tin cậy cao.
Nguyên tắc 6
Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nghĩa vụ; Qua đó
xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến bộ và đúc kết kinh nghiệm.
Nguyên tắc 7
Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều
hành với tập thể lao động, hướng vào mục tiêu chung.
Nguyên tắc 8
Tuyển trọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhân viên; Tạo điều kiện
cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và
phẩm chất.

4 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Trình độ xã hội hoá sản xuất càng cao là nguyên nhân làm tăng thêm vai trị
của quan hệ tổ chức. Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp:
4.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý
♦ Tình trạng và trình độ phát triển của cơng nghệ sản xuất của doanh
nghiệp. (Q trình thử thách, đào tạo con người và kinh nghiệm tích luỹ
của hệ thống...)
♦ Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống (Đem lại lợi ích cho ai
và gây khó khăn trở ngại cho ai...)
4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý
♦ Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong doanh nghiệp.
♦ Mức độ chun mơn hố và tập trung hố các hoạt động quản trị.
♦ Trình độ cơ giới hố và tự động hố các hoạt động quản lý, trình độ kiến

thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động,uy tín của họ...
♦ Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra
của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới.
♦ Chính sách sử dụng, đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ
quản lý …
4


CHƯƠNG II
CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG
1. Đặc điểm cơ cấu chức năng
1.1 Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng thăm mưu
cho thủ trưởng mỗi cấp
Sự phát triển quy mơ doanh nghiệp địi hỏi có sự mở rộng cơ cấu theo
chiều ngang, trong đó mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của khâu
quản lý vói nhiều việc phức tạp địi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản
lý dựa vào đó mới nắm chắc đưọc tình hình và quyết định được đúng đắn.
Tổng giám đốc

Phó tổng
giám đốc
marketing

Phó tổng
giám đốc
sản xuất

Phó tổng
giám đốc
tài chính

Phó tổng
giám đốc
nhân sự

Phịng
Kế hoạch

Phịng
Vật tư

Phịng
Cơng nghệ

Phịng
Năng lượng

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu chức năng cho một hãng sản xuất
Tổ chức theo chức năng là hình thức phân chia bộ phận trong đó các cá
nhân chuyên trách về những lĩnh vực chức năng khác nhau như marketing,
nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…, được
hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.

5


1.2. Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý.
Khái niệm về tuyến chức năng của F. Taylo, là kết quả của việc có sự
tham gia của các chuyên gia - những người được giao một phần quyền lực.
Nó đặc trưng cho việc phân chia quyền hạn theo chức năng bắt nguồn từ

nguyên tắc " Một người 1 vị trí, mỗi vị trí cho một người" Mỗi Phó giám đốc chỉ
huy các phịng theo dõi những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình: Các cơ quan
chức năng chỉ là công cụ quản lý của người đứng đầu mỗi cấp làm nhiệm vụ
chuẩn bị các quy định và theo dõi tình hình của từng lĩnh vực như: Kế hoạch, tài
chính, vật tư… khơng có quyền chỉ đạo cấp dưới mà chỉ hướng dẫn, do đó khơng
mâu thuẫn với chế độ thủ trưởng.
Các cán bộ chức năng gồm những chuyên gia và nhân viên chuyên sâu về
kinh tế, kỹ thuật, nghiệp vụ và nắm vững các thể chế hiện hành liên quan đến
hoạt động của doanh nghiệp và họ cũng có kinh nghiệm xử lý các tình huống cụ
thể để giúp giám đốc quyết định đúng đắn.
2. Ưu điểm
2.1. Sử dụng được các chuyên gia để đáp ứng được sự phức tạ của vấn
đề quản lý : Quản lý là một hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực
cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm như các nhóm:
+ Marketing: Đó chính hoạt động thương mại, tiếp thịm phục vụ tìm hiểu
khách hàng.
+ Sản xuất: Liên quan đến các hoạt động để tạo ra sản phẩm của doanh
nghiệp
+ Tài chính: Tạo nguồn và quản lý vốn...
+ Nhân sự: Quản lý con người...
Mỗi cấp, mỗi khối đều có được mục tiêu của riêng mình, tuỳ theo mục
tiêu đặt ra mà mỗi khối mỗi nhóm có cách sử dụng các chuyên gia lập kế hoạch,
thực hiện để đạtđược kết quả.
Hệ thống chức năng là việc chỉ đạo cơng việc được chun mơn hố, được
giao cho những người đã nghiên cứu một cách cẩn thận về từng mặt của cơng
việc do đó mà chỉ đạo sẽ đúng đắn, chính xác hơn, khoa học hơn, đơn giản hơn.
6


2.2. Tập trung năng lực trong các hoạt động chuyên sâu

Với mơ hình cơ cấu trực tuyến người lãnh đạo cần phải biết có kiến thức
đầy đủ về một loạt các chun mơn khác nhau thì cơ cấu chức năng người lãnh
đạo chỉ nghiên cứu chuyên về một việc và chỉ lãnh đạo cơng việc theo chun
mơn của mình. Kiểu cơ cấu chức năng này thu hút và phát triển tốt năng lực
chuyên môn của các chuyên gia đồng thời giải quyết các vấn đề chun mơn
nhanh chóng và thành thạo hơn.
Bên cạnh 2 ưu điểm nổi bật đó cịn có các ưu điểm
• Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiêm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày.
• Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên mơn hố ngành nghề.
• Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu.
• Đơn giản hóa việc đào tạo.
• Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên.
• Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
3. Nhược điểm
3.1. Nhiều chỉ huy ( nguồn gốc của sự mâu thuẫn)
Cơ cấu chức năng làm cho bộ máy quản lý công kềnh, cách bức, giám đốc
dễ quan liêu.Mỗi nhân viên có q nhiều thủ trưởng: trưởng phịng vật tư, cơng
nghệ, kế hoạch. Điều đó gây khó khăn cho việc thực hiện một chế độ trách
nhiệm và việc thiết lập một chế độ kỷ luật đúng đắn. Nhiều thủ trưởng không
những không đưa ra những mệnh lệnh giống nhau mà có khi cịn đưa ra những
lệnh trái ngược nhau, nhân viên khơng biết phải thực hiện theo ai.
3.2. Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng.
Như ta đã biết, để doanh nghiệp được vững mạnh, mỗi phòng ban chức
năng đều có những chiến lược, kế hoạch hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển.
Điều đó dễ dẫn đến việc mạnh ai người ấy làm cản trở sự phối hợp trong mỗi
cấp, khâu quản lý.
3.3. Phân tán trách nhiệm
Đối với những chuyên gia hay mỗi người lãnh đạo thiếu phẩm chất, ý thức
trách nhiệm cơng việc thì họ dễ dàng " nhường" việc của mình cho người khác,
cấp dưới đổ trách nhiệm, vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho cấp lãnh đạo cao

nhất.
7


3.4. Làm yếu tính năng động của cá nhân ( Thăng chức thay đổi vị trí
cơng tác).

CHƯƠNG III
MƠ HÌNH BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN DỰ ÁN VÀ ĐẦU TƯ
1. Phân tích bộ máy tổ chức
Dựa vào sơ đồ tổ chức quản lý của trung tâm ta thấy:
• Giám đốc trung tâm là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trung về các
hoạt động đối nội, đối ngoại của trung tâm. Quan hệ của giám đốc với
các phó giám đốc và các phòng là quan hệ điều khiển phục tùng.
• Hai phó giám đốc quản lý dự ánvà quản lý tổ chức nhân sự ở cùng một
cấp và ngang hàng nhau đều có chức năng tham mưu về hai lĩnh vực này
cho giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hai lĩnh vực chuyên sâu đó.
Quan hệ của hai phó giám đốc là quan hệ phối hợp cộng tác,với các
phòng ban là quan hệ điều khiển phục tùng .
• Các phịng: chịu trách nhiệm về từng lĩnh vực, chức năng hoạt động,
phát triển của trung tâm. Các trưởng phịng chịu sự chỉ đạo trực từ giám
đốc và phó giám đốc đồng thời là người điều khiển lãnh đạo các nhân
viên trong phòng.

8


Giám đốc
Trung tâm

PGĐ quản
lý dự án

Phòng kế
hoạch

Phòng
dự án

PGĐ quản
lý tổ chức
nhân sự

Phịng thiết
kế kỹ thuật

Phịng kế
tốn

Phịng tổ
chức-LĐTL

Phịng
hanh
chính

Nhân viên

2.Ưu điểm:

• Bộ máy tổ chức chặt chẽ giữa các cấp lãnh đạo và các phịng ban.
• Số lượng các phịng ban tương đối hợp lý, đầy đủ, phù hợp với cơng
việc.
• Từng bộ phận tập trung được nhân lực để hoạt động chuyên sâu, chú
trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp.
3 Nhược điểm:
 Thiếu sự phối hợp hành động giưa các phòng ban chức năng.
 Chun mơn hố q mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ
quản lý.
 Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung.Đổ trách nhiệm về
vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất.

9


KẾT LUẬN
Thực chất tổ chức bộ máy cơ cấu của doanh nghiệp chính là việc quản lý
nhân sự của doanh nghiệp đó, địi hỏi chức năng của bộ máy là bố trí sử dụng
con người hợp lý để đạt được mục tiêu, kế hoạch của doanh ngiệp.
Trên thực tế, doanh nghiệp khơng chỉ sử dụng một mơ hình cơ cấu tổ chức
trực tuyến hay chức năng mà tuỳ theo tuừng lĩnh vực nhỏ trong hệ thống để áp
dụng sao cho doanh nghiệp đạt kết quả quản lý ở mức cao nhất. Mơ hình tổ chức
của trung tâm phát triển dự án và đầu tư là mơ hình kết hợp,đã phát huy được ưu
điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức quản lý song bên cạnh vẫn tồn tại những nhược
điểm cần khắc phục

10


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.

Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trường đại học Quản lý- Kinh doanh Hà Nội

2.

GS .TS. Đỗ Hồng Tồn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- Khoa khoa

học quản lý- Nhà xuất bản giáo dục- 1999
3.
4.

Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất bản thống kê - 1998
D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

11


MỤC LỤC
Lời nói đầu..............................................................................................1
Nội dung..................................................................................................2
Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý..........................................................2
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức....................................................................2
2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý...................................2
3. Những nguyên tắc tổ chức..................................................................3
4. Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức...............................................4
Chương II: Cơ cấu tổ chức "chức năng" ................................................5
1. Đặc điểm cơ cấu chức năng................................................................5
2. Ưu điểm...............................................................................................6
3. Nhược điểm.........................................................................................7

Chương III: Mơ hình bộ máy tổ chức quản lý Trung tâm phát triển dự án
và đầu tư............................................................................................................8
1. Phân tích bộ máy tổ chức....................................................................8
2. Ưu điểm...............................................................................................9
3. Nhược điểm.........................................................................................9
Kết luận.................................................................................................10

12