CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN tại Công ty Cổ phần Năng lực Việt

MỤC LỤC
Chương I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
NĂNG LỰC VIỆT.......................................................................................................1
I .Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Năng lực Việt :....................................................................................................... 1
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Năng lực
Việt......................................................................................................................................... 4
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Năng lực Việt. .....................9
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực
tập........................................................................................................................................ 10
1.Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính tổng hợp.............................10
2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính tổng hợp.................................................11
III. Khảo sát tinh thần tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành
chính văn phòng của Công ty Cổ phần Năng l ực Việt...................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.........................................................11
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện ch ức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. .........11
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dưng ch ương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế......................................12
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghỉ (hoặc hội th ảo , cu ộc h ọp)
của cơ quan...................................................................................................................... 14
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo c ơ
quan.................................................................................................................................... 15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi th ức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.................................................................17
1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính c ủa c ơ
quan ................................................................................................................................... 17
2. Khảo sát về công tác văn thư..............................................................................18
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ...........................19

CHƯƠNG II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA
CƠ QUAN.................................................................................................................22
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm................................................................................................................... 22
1.1 Lịch công tác tuần của Công ty Cổ phần Năng lực Việt........................22
2.2

Lịch công tác tháng của cơ quan..................................................................24

1.3 Lịch công tác quý của cơ quan..........................................................................28
2.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản sau :................................................29
2.1 Công văn trao đổi................................................................................................... 29
2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm.................................33
2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...............................34
3.Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị hội họp của cơ quan .....................36
4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. Nh ận xét ưu đi ểm
nhược điểm của mô hình văn phòng....................................................................36
5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành
chính của cơ quan .Nhận xét về ưu điểm nhược điểm của c ơ c ấu tổ
chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính...................................39
CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................40
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
văn phòng của cơ quan............................................................................................... 40
1. Ưu điểm:...................................................................................................................... 40
2. Nhược điểm:............................................................................................................... 41
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc ph ục nh ững
nhược điểm..................................................................................................................... 42
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................44
DANH MỤC VIẾT TẮT.........................................................................................45

Chương I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC
VIỆT
I .Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức c ủa Công
ty Cổ phần Năng lực Việt :
 Bối cảnh thành lập Công ty
Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ nh ờ vi ệc m ở
cửa, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Các khu công nghi ệp, khu ch ế xu ất
phát triển và mở rộng không ngừng. Điều đó dẫn đến vi ệc phát tri ển,
thành lập ồ ạt các doanh nghiệp hoạt động trong ngành thiết bị ph ụ tr ợ
công nghiệp.
Tuy nhiên, với đặc thù chất lượng và dịch vụ h ướng tới khách hàng
mạnh mẽ của các doanh nghiệp FDI, việc đòi hỏi các doanh nghiệp ph ụ tr ợ
trong nước phải đẩy mạnh hoạt động nâng cao ch ất lượng s ản ph ẩm,
giảm giá thành và ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất là nhu cầu
tất yếu và cần thiết trong bối cảnh hiện tại.
Các kỹ sư cơ khí và tự động hóa, với kinh nghiệm h ơn 10 năm tu
nghiệp và làm việc cho các công ty Nhật Bản trong ngành công nghiệp ô tô
và xe máy, đã cùng nhau xây dựng và phát triển Năng Lực Vi ệt, lĩnh v ực
hoạt động chính: sản xuất chế tạo máy và thiết bị tự động hóa công
nghiệp, cung cấp thiết bị và linh kiện tiêu chuẩn ph ục vụ sản xuất công
nghiệp.
Niềm tin của khách hàng là chìa khóa của sự thành công, nên v ới tôn
chỉ “nỗ lực tối đa, xây dựng niềm tin” tập thể Năng L ực Việt đang n ỗ l ực
cải tiến không ngừng, áp dụng khoa học kỹ thuật m ới, đ ưa chất l ượng s ản
phẩm và dịch vụ vượt lên cả sự mong đợi của khách hàng, dần kh ẳng đ ịnh
vị trí cũng như năng lực của một tập thể trẻ, năng động, sáng tạo và đầy
nhiệt huyết.
Năng Lực Việt quyết tâm khẳng định và duy trì giá tr ị Vi ệt đã đ ược

1


cha ông để lại, đồng thời chung tay góp sức cho s ự phát triển c ủa xã h ội, đó
cũng chính là giá trị cốt lõi mà công ty đã kh ẳng định và luôn h ướng t ới t ừ
khi thành lập.

2


 Chặng đường phát triển của Công ty
Năm 2016
Ngày 28 tháng 4 năm 2016
Công ty Cổ phần Công nghệ Năng Lực Việt ( VCC ) khánh thành nhà
máy mới tại Lô B2-3-3b KCN Nam Thăng Long , P. Thuỵ Ph ương, Q. Bắc T ừ
Liêm, TP. Hà Nội.
Năm 2014
Ngày 31 tháng 10 năm 2014
Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ Năng Lực Việt trao
chứng chỉ ISO 9001 - 2008 do tổ chức BCI cấp.
Năm 2013
Ngày 05 tháng 12 năm 2013
Nhằm đáp ứng nhu cầu tăng năng lực sản xuất, công ty chuy ển sang
nhà máy mới tại địa chỉ Lô A2CN4, Cụm công nghiệp T ừ Liêm, Ph ường
Phương Canh, Nam Từ Liêm, Hà Nội. Đánh dấu bước thay đổi lớn c ả về
tính chuyên nghiệp lẫn quy mô sản xuất.
Ngày 22 tháng 3 năm 2013
VCC vinh dự đón chủ tịch tập đoàn Denso, ngài Fukuya, sang thăm
chính thức nhà máy Vicotech, điều này thể hiện sự tin tưởng cũng nh ư s ự
trưởng thành của Vicotech đối với khách hàng.

Năm 2012
Tháng 10 năm 2012
Sản xuất và bàn giao dây chuyền lắp ráp valve tái tuần hoàn khí th ải
động cơ ô tô. Dự án (gần 1 triệu USD) thành công th ể hiện b ước tiến rõ r ệt
của Vicotech trong kinh nghiệm thiết kế và sản xuất máy tự động hoá.
Ngày 30 tháng 07 năm 2012
VCC thành lập phòng R&D (nghiên cứu và phát triển ứng dụng),
hướng tới sản phẩm mang thương hiệu Vicotech trong tr ương lai.
Ngày 22 tháng 07 năm 2012
3


Công ty chuyển nhà máy tới địa chỉ Lô A2, Đ ường CN5, C ụm công
nghiệp Từ Liêm, Phường Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Đánh dấu bước
thay đổi lớn về tính chuyên nghiệp về sản xuất
Năm 2011
Tháng 10 năm 2011
Công ty mở rộng sản xuất xưởng 2 nhằm đáp ứng tăng cao các đ ơn
hàng.
Ngày 04 tháng 07 năm 2011
VCC thành lập phòng thiết kế điện - cơ.
Năm 2010
Ngày 03 tháng 11 năm 2010
Công ty xuất đơn hàng chế tạo máy đầu tiên.
Ngày 28 tháng 04 năm 2010
Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà nội chính th ức phê duyệt đăng ký kinh
doanh, Công ty CP Thương mại & Công nghệ Năng L ực Vi ệt chính th ức đi
vào hoạt động với lĩnh vực chính:
1. Thiết kế và sản xuất máy tự động hóa.
2. Gia công đồ gá, chi tiết.

3. Kinh doanh thương mại máy móc và phụ tùng công nghiệp.
 GIÁ TRỊ CỐT LÕI
SỨ MỆNH
. Khẳng định và duy trì giá trị Việt
. Cống hiến vì hạnh phúc và sự phát triển của xã hội
PHƯƠNG CHÂM KINH DOANH
1. Thỏa mãn khách hàng bằng sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao
2. Nắm bắt xu hướng, khuếch trương nội lực
3. Tôn trọng thiên nhiên, hòa mình vào cộng đồng
4. Xây dựng công ty lớn mạnh trên cơ sở tôn trọng cá nhân
4


HÀNH ĐỘNG NHÂN VIÊN
1. Sáng kiến táo bạo, hành động xác thực, thực hiện triệt để
2. Hợp tác, thách thức tương lai bằng tinh thần team work
3. Không ngừng hoàn thiện bản thân và đáp ứng lòng tin.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Năng
lực Việt
Chức
năng

Nhiệm vụ

Quyền hạn

- Là người đại diện công ty chịu
trách nhiệm trước pháp luật
- Có năng lực hành vi dân sự và - Quản lý, điều hành hoạt
không thuộc đối tượng bị cấm động hàng ngày của toàn

Tổng
Giám
đốc

quản lý theo quy định của luật công ty
doanh nghiệp

- Chịu trách nhiệm trực tiếp

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm các hoạt động của công ty
làm việc ở vị trí tương đương
- Tốt nghiệp đại học
- Am hiểu các hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật

- Tuổi > 30
Phó Tổng - Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm - Giúp việc cho Tổng Giám
Giám đốc

làm việc ở vị trí tương đương

đốc trong quản lý điều hành

- Tốt nghiệp đại học

các hoạt động của công ty

- Am hiểu các hệ thống văn theo sự phân công của Tổng
bản quy phạm pháp luật

Giám đốc.

- Tuổi > 30

- Chủ động và tích cực triển
khai, thực hiện nhiệm vụ
được phân công và chịu
trách nhiệm trước Tổng
Giám đốc về hiệu quả các
5


hoạt động.
- Theo ủy quyền bằng văn
bản của Tồng Giám đốc phù
hợp với từng giai đoạn và
phân cấp công việc.
Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm - Giúp việc cho Tổng Giám
làm việc ở vị trí tương đương

đốc trong quản lý điều hành

- Tốt nghiệp đại học

các hoạt động của công ty

- Am hiểu các hệ thống văn theo sự phân công của Tổng
bản quy phạm pháp luật

Giám đốc.

- Tuổi > 30

- Chủ động và tích cực triển
khai, thực hiện nhiệm vụ

Giám đốc

được phân công và chịu
trách nhiệm trước Tổng
Giám đốc về hiệu quả các
hoạt động.
- Theo ủy quyền bằng văn
bản của Tồng Giám đốc phù
hợp với từng giai đoạn và

phân cấp công việc.
Phó Giám Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm - Được ủy quyền của Giám
đốc

làm việc ở vị trí tương đương

đốc kỹ thuật về quản lý

- Tôt nghiệp đại học chuyên điều hành các hoạt động
ngành

của bộ phận kỹ thuật.

- Am hiểu các hệ thống văn - Tham mưu giúp việc cho

bản quy phạm pháp luật

ban giám đốc về lĩnh vực

- Tuổi > 25

được giao liên quan đến vấn
đề kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp
các hoạt động của bộ phận
6


chuyên môn mình phụ trách
với giám đốc .
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm - Quản lý điều hành các hoạt

Trưởng/
Phó
phòng
cấp cao

làm việc ở vị trí tương đương

động của toàn bộ phận phụ

- Có kỹ năng quản lý điều hành

trách theo sự phân công của

- Tôt nghiệp đại học chuyên Phó giám đốc kỹ thuật.
ngành liên quan

- Tham mưu giúp việc cho

- Am hiểu các hệ thống văn ban giám đốc về lĩnh vực
bản quy phạm pháp luật

được giao.

- Tuổi > 25

- Chịu trách nhiệm trực tiếp
các hoạt động của phòng,
ban chuyên môn mình phụ
trách với giám đốc công ty.
- Tham mưu giúp việc cho

- Tuổi > 25

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ban giám đốc về lĩnh vực
làm việc ở vị trí tương đương
Trưởng
phòng
ban

được giao

- Tốt nghiệp đại học chuyên - Quản lý điều hành các hoạt
ngành liên quan

động của các phòng, ban

- Có kỹ năng quản lý điều hành

mình quản lý

- Am hiểu các hệ thống văn - Chịu trách nhiệm trực tiếp
bản quy phạm pháp luật

các hoạt động của phòng,
ban chuyên môn mình phụ

Kế

trách với giám đốc công ty
- Quản lý điều hành các hoạt

toán - Tuổi > 30

trưởng

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm động của phòng kế toán
làm việc ở vị trí tương đương

- Chịu trách nhiệm về sổ

- Tốt nghiệp đại học chuyên sách chứng từ nghiệp vụ kế
ngành và có chứng chỉ nghiệp toán.
vụ kế toán trưởng

- Có kỹ năng quản lý điều hành
7


- Am hiểu các hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật
- Tuổi > 25 tuổi

- Quản lý điều hành các hoạt

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm động của các phòng, ban
Phó

làm việc ở vị trí tương đương

dưới sự phân công của

Trưởng

- Tốt nghiệp đại học chuyên Trưởng phòng ban

phòng,

ngành liên quan

- Chịu trách nhiệm trực tiếp

ban

- Có kỹ năng quản lý điều hành

các hoạt động của phòng,

- Am hiểu các hệ thống văn ban chuyên môn mình phụ
bản quy phạm pháp luật
trách với giám đốc công ty
- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Chủ động và tích cực triển
chuyên ngành liên quan, đã qua khai, thực hiện nhiệm vụ
đào tạo nghề

được phân công và chịu

- Ưu tiên có kinh nghiệm

trách nhiệm trước cấp quản

Trưởng

- Có kỹ quản lý theo nhóm

lý trực tiếp về hiệu quả các

nhóm

- Am hiểu các hệ thống văn hoạt động.
bản quy phạm pháp luật

- Có sức khỏe tốt, thật thà,

- Tuổi > 21

nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu
khó

- Có tinh thần trách nhiệm
- Tốt nghiệp trung cấp trở lên - Chủ động và tích cực triển
chuyên ngành liên quan, đã qua khai, thực hiện nhiệm vụ

Phó
Trưởng
nhóm

đào tạo nghề

được phân công và chịu

- Ưu tiên có kinh nghiệm

trách nhiệm trước Trưởng

- Am hiểu các hệ thống văn nhóm về hiệu quả các hoạt
bản quy phạm pháp luật

động.

- Tuổi > 20

- Có sức khỏe tốt, thật thà,
nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu
khó

- Có tinh thần trách nhiệm
Nhân viên Tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Thực hiện các công việc
8


chuyên ngành liên quan, đã qua được giao và chịu trách

văn
phòng

đào tạo nghề

nhiệm với cấp quản lý trực

- Ưu tiên có kinh nghiệm

tiếp

- Am hiểu các hệ thống văn - Có sức khỏe tốt, thật thà,
bản quy phạm pháp luật

nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu

- Tuổi > 20

khó

- Có tinh thần trách nhiệm
- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Thực hiện các công việc

chuyên ngành liên quan, đã qua được giao và chịu trách
đào tạo nghề

nhiệm với cấp quản lý trực

Nhân viên - Am hiểu các hệ thống văn tiếp
kỹ thuật

bản quy phạm pháp luật

- Có sức khỏe tốt, thật thà,

- Ưu tiên có kinh nghiệm

nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu

- Tuổi > 20

khó

- Có tinh thần trách nhiệm
- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Thực hiện các công việc
chuyên ngành liên quan, đã qua được giao và chịu trách
Nhân viên
kinh
doanh

đào tạo nghề

nhiệm với cấp quản lý trực

- Ưu tiên có kinh nghiệm

tiếp

- Am hiểu các hệ thống văn - Có sức khỏe tốt, thật thà,
bản quy phạm pháp luật

nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu

- Tuổi >20

khó

- Có tinh thần trách nhiệm
Nhân viên - Tốt nghiệp trung cấp trở lên - Thực hiện các công việc
sản xuất

chuyên ngành liên quan

được giao và chịu trách

- Am hiểu các hệ thống văn nhiệm với cấp quản lý trực
bản quy phạm pháp luật

tiếp

- Ưu tiên có kinh nghiệm

- Có sức khỏe tốt, thật thà,

- Tuổi > 20

nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu
khó
9


- Có tinh thần trách nhiệm
- Ưu tiên có kinh nghiệm

- Thực hiện các công việc

- Tuổi > 22

được giao và chịu trách

Nhân viên

nhiệm với cấp quản lý trực

bảo

tiếp

vệ,

nhà bếp,

- Có sức khỏe tốt, thật thà,

tạp vụ

nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu
khó
- Có tinh thần trách nhiệm

2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Năng lực Việt.

10


11


II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng c ơ
quan thực tập
1.Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính tổng h ợp
PHÒNG HÀNH CHÍNH VÀ NHÂN SỰ
1.1
Nhân sự
- Ms.Trang
1.1.1 Nhân sự
- Xây dựng nội qui, qui chế làm việc
- Xây dựng chính sách tiền lương và các phúc lợi khác
- Thực hiện chấm công, tính lương cho nhân viên trong
Công ty.
- Giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế
cho toàn bộ nhân viên trong Công ty.
- Quản lý các vấn đề về nhân sự như: Tuy ển dụng, Hợp

đồng lao động, Kỷ luật lao động…
- Xây dựng Sơ đồ tổ chức của Công ty
- Phối hợp với công đoàn và các cơ quan chức năng đ ể
giải quyết các vấn đề liên quan
1.1.2
Đào

1.2

Hành

chính tổng hợp

tạo
- Đào tạo ban đầu cho nhân viên mới
- Các vấn đề khác liên quan đến đào tạo
- Ms.Yến
1.2.1 Hành chính tổng hợp
- Đảm bảo phúc lợi của nhân viên thông qua việc quản lý
các vấn đề ăn uống, đồng phục, đi lại, sức khỏe…
- Các thủ tục giấy tờ liên quan đến công tác của các bộ
phận bên trong và bên ngoài công ty.
- Quản lý các Form mẫu của toàn công ty và các tài liệu
liên quan
- Làm các thông báo và công bố các thông báo cho toàn
thể nhân nhiên
- Các công việc hành chính tổng hợp khác ( lễ tân, văn
thư…)
1.2.2 Quan hệ đối ngoại
- Giải quyết các thủ tục liên quan đến giấy phép kinh

12


doanh, thủ tục về thuê nhà xưởng,…
- Tổ chức các sự kiện của công ty
- Là cửa sổ liên lạc với các cơ quan hành chính bên ngoài
- Tiếp nhận và xử lý các văn bản pháp luật Việt Nam
2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính tổng hợp
Chức vụ
Trưởng phòng
Phó phòng
Nhân viên

Họ và tên
Bùi Thu Thủy
Bùi Thu Trang
Đỗ Thị Vượng
Chu Thị Ngọc Yến

III. Khảo sát tinh thần tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác
hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Năng lực Vi ệt
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo h ậu cần:
Đối với văn phòng công ty Cổ phần Năng lực Việt việc tham mưu cho
lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Chức năng tham m ưu t ổng
hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Trong
hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham m ưu cho lãnh đ ạo
về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham mưu cho lãnh đạo c ơ quan

có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng h ợp
thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối
quan hệ giữa tổng hợp và tham mưu.
Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ ch ức th ực hiện
các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo h ộ
lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao đ ộng, b ảo v ệ
nhân sự theo luật và quy chế công ty. Tổng hợp thông tin xử lý và tham
mưu, cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, qu ản lý và
điều hành của công ty.
Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham
13


gia soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công.
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đ ơn
vị khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội c ủa c ơ quan, t ổ ch ức ghi
biên bản các cuộc họp đó. Văn phòng luôn tham mưu kịp th ời cho lãnh đ ạo
công ty trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như ph ương h ướng phát
triển công ty
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty,
đơn vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp ph ần quan trọng vào
việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan tổ ch ức trong hoạt đ ộng c ủa
các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý
nghĩa đối với văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ ch ức nói chung. Ch ức năng
hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng v ới toàn bộ c ơ
quan đơn vị, với chức năng này văn phòng có m ột v ị trí quan tr ọng trong
bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận
hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất
tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can thi ệp của văn phòng
để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.

Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có m ối quan h ệ
chặt chẽ với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu c ầu của công tác lãnh
đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Công tác văn phòng tại công ty
được thực hiện một cách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng ch ức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dưng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế.
 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công ty
Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác th ường kỳ. Việc xây
dựng chương trình công tác có một ý nghĩa hết s ức quan tr ọng th ể hiện
phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty.
Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tác
14


Tuần, Tháng, Quý, Năm.
Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và
chỉ đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây
dựng chương trình công tác tuần sau của Công ty, trình T ổng giám đ ốc
quyết định chậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ th ể cho
các phòng, cá nhân liên quan để biết và thực hiện.
Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình
công tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và nh ững
công việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng,
văn phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt ch ương trình công tác tháng c ủa
Công ty, gửi các phòng ban được biết để triển khai th ực hiện.
Chương trình công tác quý : Là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công vi ệc bổ sung, điều
chỉnh cần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý,
văn phòng có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duy ệt ch ương trình

công tác quý sau của công ty, gửi các phòng ban bi ết và tri ển khai th ực hi ện
.
Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải
pháp của công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, ch ế đ ộ, k ế
hoạch thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của công ty. Sau 7 ngày làm
việc kể từ ngày nhận được bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến tr ả l ời .
Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đ ốc duy ệt,
gửi thành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn đ ể
biết thực hiện
Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám
đốc điều hành công việc của công ty được thống nhất, không ch ồng chéo,
không mâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy đ ược trí tu ệ của t ập
thể lãnh đạo trong công ty.
Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đ ầy
15


đủ và hợp lý.
Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác th ường kỳ cho cơ quan
vẫn chưa sắp xếp công việc một cách khoa học.
Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghỉ (hoặc hội thảo , cuộc họp)
của cơ quan.
 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác c ủa lãnh đ ạo c ơ
quan.
16

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đ ạo c ơ
quan:
Bước 1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:
- Xác định mục đích chuyến đi.
- Nội dung chuyến đi.
- Số lượng người tham gia.
- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi.
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi.
- Phương tiện đi lại.
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: L ịch trình
sắp xếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Bước 2. Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:
- Giấy giới thiệu đi công tác.
- Giấy đi đường.
- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác n ước
ngoài).
- Chứng minh thư nhân dân.
- Các giấy tờ tùy thân khác.
- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)
Bước 3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:
- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù h ợp.
- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện.
- Giá vé tàu xe hay máy bay.
- Độ dài quãng đường đi.
- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng.
- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều ki ện ăn ngh ỉ và
làm việc cho đoàn.
Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
17

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quy ền trong n ước
xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho
nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại s ứ quán
tại Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua m ột n ước th ứ
ba.
- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:
 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan.
 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop
cá nhân.
 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop.
- Chuẩn bị kinh phí:
 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …
 Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi.
 Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
 Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần).
 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí d ự
phòng …
- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian
lãnh đạo đi công tác:
 Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt.
 Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở l ại
cơ quan.
 Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch các
cuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …
- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:
 Vé máy bay, tàu thủy.

18


 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt ch ỗ.
 Passport, Visa (nếu cần).
 Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …
 Xác nhận phòng ngừa y tế.
 Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hi ện nghi th ức
nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan
Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán
bộ, công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình
độ văn hoá của mỗi người. Tuy rằng hiện nay công ty cổ ph ần Intracom
chưa xây dựng được “Quy chế văn hóa công sở” cho riêng mình nh ưng nhìn
chung các cán bộ, công chức, viên chức tại đây đã xây d ựng đ ược m ột n ề
nếp làm việc có khoa học, có kỉ cương và dân chủ hóa. C ụ th ể nh ư sau:
- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm.
- Có thái độ đúng đắn khi tiếp dân, không quan liêu, hách d ịch.
- Ăn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng, lịch sự.
- Ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực.
- Biết tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng
giấy in, photo một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm. Tiết kiệm nh ững tài
nguyên vô hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở).
- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình
thủ tục.
1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính c ủa cơ
quan .

19

2. Khảo sát về công tác văn thư
Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù h ợp v ới ch ủ tr ương
chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà n ước và sự ch ỉ đạo c ủa lãnh đ ạo
công ty về công tác văn thư.
Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn th ư
đã thực hiện đúng quy định theo:
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 c ủa
Bộ Nộ vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc ch ỉ đạo th ực
hiện công tác văn thư. Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản ch ỉ đạo
về công tác văn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo th ực hiện công tác này
làm sao cho hoạt động văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận l ợi, đ ảm b ảo
cho quá trình thông tin luôn diễn ra thông suốt và k ịp th ời. Trong th ời gian
qua các công tác văn thư của Công ty: soạn thảo và văn bản, x ử lý văn bản
đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành được th ực hiện khá tốt.
20


Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác qu ản lý, lãnh
đạo, điều hành công tác văn thư của cơ quan. Tất cả các văn bản ban hành
thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có
sự chồng chéo hay sai phạm trong quá trình ban hành văn bản.
Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP
Intracom ban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn,

Báo cáo, Kế hoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy m ời …
Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều đ ược. Lãnh
đạo Công ty giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn th ảo.
Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình th ực hiện công
tác văn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn th ảo
quy chế công tác văn thư lưu trữ.
Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong c ơ quan.
Lãnh đạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công
tác văn thư cho các cán bộ nhân viên.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình
hoạt động của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng trên, Công ty t ừ
khi thành lập đến nay đã chú ý không ngừng đến s ự phát tri ển công tác l ưu
trữ.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo công ty và lãnh đ ạo
văn phòng tương đối tốt. Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Ngh ị đ ịnh của
Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn th ư.
Trong công ty có 01 nhân viên văn thư kiêm lưu tr ữ. Để điều hành qu ản lý,
theo dõi quá trình mọi hoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn b ản
của Công ty có tủ lưu trữ riêng. Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng
trở lên. Mặc dù với điều kiện thiếu thốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm
tốt nhiệm vụ của mình.
Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lý h ồ
21


sơ đưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lý rất đầy đủ và bảo quản tài
liệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu mà không b ố
trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình

công tác của lãnh đạo.
Trong quá trình thực tập ở công ty với sự tìm hiểu học hỏi không
ngừng cùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi có nh ững hiểu bi ết và nh ận
xét sau đây về công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo của T ổng giám đ ốc và
trưởng bộ phận văn phòng:
Công tác lưu trữ bao gồm:
* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Công ty Cổ phần Năng lực Việt là một doanh nghiệp còn m ới trong
sự nghiệp phát triển nên mỗi năm công ty ban hành hơn 3000 văn bản. Do
vậy tài liệu lưu trữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban
hành, cùng với các tài liệu thu thập từ các công ty con c ủa Công ty. D ưới s ự
chỉ đạo của Trưởng phòng các văn bản sau khi nhân viên văn th ư đăng ký
sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của Công ty. Số lượng văn bản n ộp vào l ưu tr ữ
tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ khi thành lập công ty đ ến nay.
Công tác này vẫn còn một số hạn chế do thiếu nguồn lực.
Cán bộ văn thư chưa thu thập được hết tài liệu nên các văn bản còn
nằm sót lại ở các phòng ban, dẫn tới tình trạng phân tán tài li ệu, c ơ s ở v ật
chất còn thiếu.
* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chình lý tài liệu ở Công ty được coi là khâu quan tr ọng c ủa
lưu trữ. Được sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng cán bộ tiến hành rất
nghiêm túc, đúng quy trình bao gồm: Phân loại tài liệu, lập h ồ sơ, biên m ục
hồ sơ, đánh số hồ sơ vào bìa, cặp, nhãn, hộp, xây dựng công c ụ tra tìm,
quản lý tài liệu lưu trữ.
Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu đó cơ sở vật chất ch ưa đầy
22


đủ dẫn đến việc thực hiện không thường xuyên.
* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu là một công việc rất quan trọng chính vì v ậy tài
liệu của công ty được đặt cẩn thận trong các tủ đựng, ghi rõ tài liệu gì, theo
từng khu vực điều này giúp cho việc tra tìm được tiện lợi d ễ dàng và l ập
phông thay đổi với các tài liệu có giá trị đặc biệt. Sử dụng các bi ện pháp
bảo quản khoa học. Phòng ngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu l ưu tr ữ.
Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng cán bộ lưu tr ữ đã th ường xuyên
kiểm tra tình trạng tài liệu, thường xuyên lau bụi cho các hồ s ơ tài liệu,
thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối, xây dựng một kho lưu tr ữ riêng, và
trang bị bình chữa cháy,…Công ty chưa có kho lưu trữ riêng tài liệu chủ y ếu
được đặt tại phòng Hành chính tổ chức. Cơ sở vật chất để phục v ụ cho
việc bảo quản còn nhiều thiếu thốn và ít được quan tâm.
* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một việc r ất c ần thi ết
thể hiện tính chất tầm quan trọng và hiệu quả của tài liệu l ưu tr ữ, giúp
cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng thuận lợi, đây là công
việc cuối cùng của công tác lưu trữ.
Các tài liệu lưu trữ của Công ty khá nhiều và thường xuyên được s ử
dụng để phục vụ cho nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đ ạo cũng nh ư
của các cán bộ, nhân viên trong công ty. Công tác tổ ch ức và s ử dụng tài li ệu
lưu trữ của Văn phòng và giao trực tiếp công việc cho nhân viên văn th ư
kiêm luôn lưu trữ của công ty.
Qua đó có thể thấy được lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng đã
chỉ đạo công tác lưu trữ được thực hiện khá tốt, bố trí công việc khoa học,
tài liệu được bổ sung thường xuyên phục vụ cho quá trình hoạt động kinh
doanh của công ty. Nhân viên phụ trách công vi ệc l ưu tr ữ có chuyên môn,
được đào tạo đúng chuyên ngành, đáp ứng được yêu cầu công việc đ ề ra.
Để thực hiện tốt công tác này, văn phòng cũng đã ban hành Quy đ ịnh c ụ th ể
23