Chuyên đề thực tập thực tập: Nghiệp vụ hành chính của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm

THÔNG TIN CÁ NHÂN
I. Thông tin cá nhân:
- Họ và tên: Đào Thanh Tâm
- Lớp: CĐ quản trị văn phòng 14a
- Nghành: Quản trị văn phòng
- Mã số sinh viên: 1411qtva027
- Email:
II.
Thông tin giảng viên:
- Giảng viên: Nguyễn Hữu Danh
- Email:
III. Thông tin cơ quan thực tập:
- Địa chỉ: UBND quận Hoàn Kiếm – số 126 Hàng Trống – quận Hoàn
Kiếm – TP.Hà Nội
- Cán bộ hướng dẫn thực tập: Hoàng Minh Nguyệt
- Chức vụ: Phó trưởng phòng nội vụ
- Số điện thoại: 0913214841

MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Chương I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN HOÀN KIẾM................................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận
Hoàn Kiếm:.....................................................................................................3
1.1. Khái quát chung về UBND Quận Hoàn Kiếm:.......................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm:.....................4


1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hoàn Kiếm:............4
1.3.1. Chức năng của UBND quận Hoàn Kiếm:.............................................4

1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hoàn Kiếm:............................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm:..............................................................................11
2.1. Chức năng của văn phòng UBND-HĐND:............................................11
2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm:...............................12
2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm :...........13
2.3. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng:....................14
III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND quận Hoàn Kiếm:............................................................15
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng:...............................................15
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và hậu cần cho UBND quận:.................................................15
1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
quận Hoàn Kiếm...........................................................................................17
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp ) của
cơ quan trong quá trình thực tập:..................................................................17
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:...18
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở
của cơ quan:..................................................................................................20
2. Khảo sát về công tác văn thư:.................................................................20
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan:.........................20
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:..........................21
CHƯƠNG II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................24
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm:................................................................................................24
2. Mẫu hóa một số văn bản:........................................................................26


4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của phòng Nội vụ..........31

5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan:.............................31
CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN......................................35
3.1.Nhận xét, đánh giá chung........................................................................35
3.2.Đề xuất giải pháp....................................................................................36
KẾT LUẬN........................................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................42
PHỤ LỤC


DANH MỤC VIẾT TẮT
1.UBND : Uỷ ban nhân dân
2. HĐND : Hội đồng nhân dân
3. VP : Văn phòng
4. NV : Nội vụ
5.TP : Thành phố
6. QTVP : Quản trị văn phòng


LỜI MỞ ĐẦU
Trước tình hình đổi mới đất nước trong những năm gần đây , cùng với sự
phát triển của khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng đi lên, cải cách hành chính
trong toàn bộ máy Nhà nước và trước tình hình đổi mới đất nước trong những
năm gần đây , công tác văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động tham
mưu , giúp việc cho lãnh đạo và đang ngày càng khẳng định được vai trò, vị thế
của mình trong việc thực hiện hiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơ quan các cấp.
Quản trị văn phòng là nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng, mặc
dù được đào tạo khá cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ nhưng chúng ta vẫn
thường nói “ trăm hay không bằng tay quen “, những kiến thức cơ bản đã học ở
trường và sách vở chỉ là một phần để sinh viên có thể bước vào nghề được biết
kiến thức cơ bản nghành , nghề của mình. Vì thế mỗi sinh viên phải tự hòa mình

vào xã hội, vào công việc thực tế để có những kinh nghiệm hơn trong việc thực
hiện công việc của người cán bộ văn phòng tương lai.
Được học tập tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hà Nội tôi tin đây là nền
tàng vững chắc, là tiền đề để thực hiện tốt chuyên đề văn phòng của mình.
Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, mục tiêu đào tạo, và để sinh viên nắm vững
kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn của mình giữa lý thuyết và thực hành tại cơ
quan. Nhà trường đã tổ chức kỳ kiến tập cho chúng em khoảng thời gian từ ngày
20 tháng 3 năm 2017 đến ngày 16 tháng 4 năm 2017.
Được sự đồng ý của Nhà trường và Khoa quản trị văn phòng em đã có
điều thực tập tại Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm với thời gian như trên .
Trong thời gian kiến tập em đã nhận được sự giúp được của lãnh đạo cơ quan ,
sự quan tâm hướng dẫn của cán bộ trong văn phòng, các thầy cô giáo bộ môn
chuyên nghành của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em cố gắng và nâng
cao năng lực công tác, vận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào
thực tế công việc của người cán bộ Văn phòng trong tương lai.
Nội dung bài báo cáo thực tập của em cấu trúc gồm 3 phần :
Phần I – Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân quận Hoàn
Kiếm:
1


Phần II – Chuyên đề thực tập thực tập: Nghiệp vụ hành chính của Ủy ban
nhân dân quận Hoàn Kiếm
Phần III – Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần phụ lục.
Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở nhà trường
và đưa vào áp dụng thực tế khi tiến hành thực tập tại Ủy ban nhân dân quận
Hoàn Kiếm. Từ đó đã giúp em áp dụng những kiến thức em đã học sau gần 3
năm học tại trường để đến cơ quan trực tiếp làm những công việc cụ thể , rèn
luyện cho em những kỹ năng nghề nghiệp , hiểu rõ công tác văn phòng, tầm

quan trọng của văn phòng theo chuyên ngành mà hiện tại em đang theo học...
Trong thời gian thực tập bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng không thể
tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Vì vậy em rất mong nhận được
sự góp ý của cán bộ trong văn phòng, các thầy cô giáo để bài báo cáo của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ, công chức văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hoàn
Kiếm đã giúp đỡ em trong thời gian vừa qua. Rèn cho em những kỹ năng độc
lập, giải quyết công việc của người cán bộ, nhân viên văn phòng trong tương lai.
Em xin trân trọng cảm ơn.
Hoàn Kiếm, ngày

tháng năm 2017

SINH VIÊN

Đào Thanh Tâm

2


Chương I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN HOÀN KIẾM
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
quận Hoàn Kiếm:
1.1. Khái quát chung về UBND Quận Hoàn Kiếm:
- UBND Quận do HĐND bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính Nhà nước ở địa phương chịu chấp hành Hiến pháp và pháp luật, cac
văn bản cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm bảo

thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - Quận hội, quốc phòng, an
ninh và các chính sách trên địa bàn xã.
- Quận Hoàn Kiếm nằm ở trung tâm của Thủ đô Hà Nội, phía Tây giáp
quận Đống Đa, phía Tây Bắc giáp quận Ba Đình và quận Đống Đa, phía Nam
giáp quận Hai Bà Trưng. Dọc từ phía Bắc xuống phía Nam là sông Hồng, bên
kia sông (phía Đông) là huyện Gia Lâm. Quận tập trung nhiều đầu mối giao
thông đường sắt, đường thuỷ, đường bộ. Yếu tố này đã gắn kết Hoàn Kiếm với
các quận, các tỉnh, thành khác tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy giao lưu phát
triển kinh tế - văn hoá và du lịch. Đó là một ưu thế đặc biệt của Quận mà không
phải quận nào cũng có thể có được.
Là nơi tập trung nhiều Bộ, Sở, Ban, ngành và các cơ quan quản lý Nhà
nước (10 Bộ trong tổng số 17 Bộ của Trung ương đóng trên địa bàn toàn Thành
phố Hà Nội) và cũng là nơi tập trung của nhiều đại sứ quán và nhà riêng đại sứ
(17 đại sứ trong tổng số 60 nước có đại sứ quán tại Hà Nội), các văn phòng đại
diện nước ngoài, nơi tập trung của các cơ quan chính trị - xã hội - tôn giáo, Hoàn
Kiếm xứng đáng là trung tâm hành chính, chính trị của Thành phố.
Thời gian gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội là sự đầu tư
mạnh mẽ trong xây dựng các công trình cao ốc, các toà văn phòng nổi tiếng như
Hà Nội Tower. Đó là lợi thế về vị trí địa lý mà không quận nào có thể có được.
Các cơ quan, đơn vị đều muốn có văn phòng đặt trên địa bàn Quận. Chính vì
vậy, Hoàn Kiếm phát triển rất mạnh dịch vụ cho thuê văn phòng và là Quận có
nhiều tiềm năng nhất để phát triển loại hình dịch vụ cao cấp này. Điều đó tạo
3


cho Hoàn Kiếm một bộ mặt mới, văn minh bên cạnh những công trình kiến trúc
cổ, đồng thời khẳng định vị thế trung tâm dịch vụ của Quận.
Với hệ thống các trung tâm tài chính, ngân hàng đầu não tập trung tại
Quận, Hoàn Kiếm có tiềm năng phát triển mạnh các giao dịch về kinh tế tài
chính. Trong 10 năm tới, trên cơ sở Nhà nước đổi mới chính sách tài chính ngân

hàng và sự phát triển của các thành phần kinh tế, Hoàn Kiếm sẽ trở thành trung
tâm tài chính lớn của Hà Nội. Đây chính là một loại hình dịch vụ cao cấp- một
hình thức dịch vụ dựa trên trí thức và dựa trên sự tiến bộ, văn minh của nền kinh
tế. Ở vị trí trung tâm Thành phố với vai trò trung tâm hành chính, chính trị, trung
tâm thương mại, dịch vụ, quận Hoàn Kiếm có nhiều điều kiện cho phát triển
kinh tế - xã hội.
I.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm:
* ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức ở phần phụ lục 01 )
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hoàn Kiếm:
1.3.1. Chức năng của UBND quận Hoàn Kiếm:
UBND quận Hoàn Kiếm là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là cơ
quan hành chính nhà nước thi hành việc quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh
thổ của mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan quản lý nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh vực của đời
sống kinh tế, chính trị, xã hội … UBND quận chịu trách nhiệm trước HĐND
quận và UBND thành phố Hà Nội về việc thực hiện chức trách nhiệm vụ của
mình trong công tác quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn quận Hoàn Kiếm
và tất cả các lĩnh vực như:
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, thương nghiệp,…
- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật. Đảm bảo
thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác.
- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế
độ chủ nghĩa quân sự. Quản lý hộ tịch, hộ khẩu của từng phường.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và công
4


dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ nhân dân.
- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội.

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,.
Luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các
cấp, tổ chức kinh tế, xã hội đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hoàn Kiếm:
UBND quận Hoàn Kiếm bên cạnh chức năng là cơ quan hành chính nhà
nước, UBND còn phải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật tổ chức
HĐND và UBND năm 2009, các văn bản của cơ quan cấp trên và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã
hội, củng cố an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Cụ thể như
sau:
a. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân phường, xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị
quyết của Hội đồng nhân dân phường, xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
5

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và
khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ
sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
phường, xã, thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Điều 99
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
quận, huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố trong việc xây dựng quy
hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các phường, xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân thành phố.
Điều 100
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân quận,
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
6


dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố.
Điều 101
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân quận,
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Điều 102
f. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
7


quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Điều 103
g. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân quận, huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và

chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn;
ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
Điều 104
h. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân quận, huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và

8


quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ; quản lý
lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện
các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Điều 105
i. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân quận, huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của thành phố đối với vùng đồng bào dân
tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

9


Điều 106
k. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực
hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Điều 107

l. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân quận, huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận,
huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
10


trên xem xét, quyết định.
Ngoài ra, theo Điều 109:
Uỷ ban nhân dân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
các điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này và
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch

phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;
- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên
địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ;
- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô
thị; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm
đất đai theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố

giao trên địa bàn quận.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
- UBND quận Hoàn Kiếm:
2.1. Chức năng của văn phòng UBND-HĐND:
Văn phòng UBND-HĐND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND. Có
chức năng tham mưu và hậu cần cho UBND-HĐND về hoạt động của UBND,
HĐND. Tham mưu cho chủ tịch UBND về mặt tổ chức, điều hành công việc
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý tổ chức lịch làm việc. Là bộ phận phục vụ trực tiếp
các công việc hang ngày của các ban, nghành, tổ chức các buổi làm việc, hội
họp, các chuyến đi công tác, chuẩn bị tài liệu cung cấp kịp thời thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và HĐND.
Văn phòng có chức năng giúp việc cho lãnh đạo UBND trong xây dựng,
triển khai kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị
của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND.
Văn phòng UBND – HĐND quận có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế va công tác của
11


UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của văn phòng UBND cấp thành phố.
2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm:
Nhiệm vụ của văn phòng gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Quản lý và sử dụng con dấu UBND;
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo
gửi cấp trên;
- Giúp UBND – HĐND về công tác bầu cử Đại biểu HĐND – UBND;
- Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quân và cơ quan chuyên
môn cấp trên;

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, năm, quý và
lên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác đó theo định kỳ;
- Lưu trữ tài liệu, văn bản theo quy định của công tác lưu trữ;
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán
bộ công chức quận;
- Giúp Thường trực UBND quận quản lý và tổ chức thực hiện công tác
văn thư lưu trữ cơ quan. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo thống nhất công tác: Lưu
trữ, công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và văn thư lưu trữ… đối với
các ban, nghành theo đúng quy định, nguyên tắc hành chính, chế độ bảo mật văn
Nhà Nước;
- Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp
UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận
với Thường trực Đảng Uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân
cùng cấp;
- Quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an ninh trật tự
cho cơ quan;
- Giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban nghành thực hiện văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên,…vv
12


2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm :

Trưởng phòng

Phó trưởng phòng

Cán bộ

phụ
trách
về
khen
thưởng
- giáo
dục

Cán
bộ
phụ
trách
về chế
độ
chính
sách

Phó trưởng phòng

Cán
bộ
phụ
trách
về tôn
giáo

Cán
bộ
phụ
trách

về
công
tác
văn
thư
lưu
trữ

Cán
bộ
phụ
trách
về
Công
tác hội
, thanh
niên,
đoàn
thể

Cán
bộ phụ
trách
về
khối,
phòng,
ban

Để phục vụ phục vụ và đáp ứng thep chức năng, nhiệm vụ của UBND
quận, phòng Nội vụ của quận có 01 cán bộ văn phòng đảm nhiệm các công việc

văn phòng.
Trưởng phòng giúp UBND quận quản lý Nhà nước về công tác phòng Nội
Vụ và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND quận giao.
Có 02 phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng Phòng thực hiện các nhiệm
vụ và công việc của cấp phó do trưởng phòng giao.

13

Cán
bộ
phụ
trách
quản
lý
khối
phườ
ng


*** Tổ chức nhân sự của phòng Nội vụ UBND quận Hoàn Kiếm:
STT

Họ và tên

Chức vụ

1

Khuất Đăng An

Trưởng phòng

2

Hoàng Minh Nguyệt

Phó Trưởng Phòng

3

Trần Đức Toản

Phó Trưởng Phòng

4

Nguyễn Thị Hạnh

Chuyên viên

5

Trịnh Thanh Hải

Chuyên viên

6

Bùi Thu Hà

Chuyên viên

7

Đỗ Phương Hiền

Chuyên viên

8

Lê Huy Bình

Chuyên viên

9

Đặng Quỳnh Anh

Chuyên viên

10

Nguyễn Trọng Đức

Chuyên viên

2.3. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1.Trưởng phòng: Nguyễn Văn A
- Vị trí: Trưởng phòng

- Mã số công việc: TP
- Số lượng: 01 người
- Nhiệm vụ:
+ Phụ trách chung, toàn diện các hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của
phòng;
+ Phụ trách công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công chức, viên
chức theo thẩm quyền của phòng Nội vụ được UBND quận giao;
+ Phụ trách công tác xây dựng chính quyền; Công tác thi đua – khen
thưởng; Công tác đối ngoại và các công tác trọng tâm, đột xuất khác;
+ Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo cúa công dân phản ánh trực
tiếp tại đơn vị.
- Quyền hạn:
+ Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản;
14


+ Làm chủ tài khoản của phòng;
+ Quyền quyết định tuyển dựng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của văn phòng.
- Yêu cầu:
+ Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng anh B, tin học B trở lên;
+ Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị;
+ Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp Luật và Nhà nước,…
e. Phó trưởng phòng:
a. Nguyễn Thị B
b. Lê Văn C
- Vị trí: Phó trưởng phòng
- Mã số công việc: PTP
- Số lượng: 02 người
- Nhiệm vụ:

+ Phụ trách quản lý nhà nước đối với các đơn vị sự nghiệp giáo dục, khối,
phòng, ban, phường;
+ Phụ trách công tác đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức;
+ Phụ trách công tác nội vụ, hành chính văn phòng;
+ Giúp Trưởng phòng đôn đốc, kiểm tra những nhiệm vụ đã được triển
khai theo kế hoạch công tác năm,…vv
- Quyền hạn:
Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách.
 ( Bản Phân công công việc của lãnh đạo và cán bộ ở phần phụ lục 02 )
III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND quận Hoàn Kiếm:
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng:
1.1.

Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu

tổng hợp, giúp việc và hậu cần cho UBND quận:
- Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách
15


nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự chỉ đạo của lãnh
đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật, cho hoạt động chung cho toàn cơ
quan, tổ chức đó.
- Văn phòng có 2 chức năng cơ bản chính:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp:
Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu tố
chủ quan và yếu tố khách quan, bởi vậy muốn đưa ra quyết định mang tính khoa
học, người ta cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia

và các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng
tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin, những phản ánh kịp thời và đúng đắn.
Chức năng này có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại
của cơ quan đoàn thể, Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các cơ
quan, đoàn thể luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng.
+ Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:
Là chức năng đảm bảo các điều kiện vật chất như: Phương tiện, thiết bị,
công cụ, tài chính,… cho hoạt động quản lý cơ quan, doanh nghiệp nhằm thực
hiện mục tiêu công tác. Ngoài ra văn phòng còn xây dựng các chương trình, kế
hoạch, lịch làm việc cho lãnh đạo cũng như cơ quan, doanh nghiệp.
Vì vậy văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định
sự cần thiết khách quan tồn tại bộ phận văn phòng ở mỗi cơ quan,đoàn thể.
Trong đó, chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định sự
thành bại trong công tác văn phòng.
Ví dụ tình huống cụ thể: Ngày 13/04/2017, UBND quận Hoàn Kiếm tổ
chức Hội nghị lần thứ 7 Ban Chấp Hành Đảng bộ quận khóa XXV, , phòng Nội
Vụ được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp. Phòng Nội Vụ đã chuẩn bị địa
điểm, thời gian họp, thành phần tham dự, giấy mời, tài liệu liên quan đến hội
nghị cho lãnh đạo cơ quan. Ngoài ra, phòng Nội Vụ còn thông báo các phòng,
ban, và cán bộ được biết và chuẩn bị cho nội dung Hội nghị được tốt nhất.
16


1.2.

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

UBND quận Hoàn Kiếm: ( sơ đồ xem phần phụ lục 03 )

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ. Việc xây dựng
chương trình công tác có ý nghĩa vô cùng quan trọng và cần thiết, gồm có:


Xây dựng chương trình công tác tuần
Xây dựng chương trình công tác tháng
Xây dựng chương trình công tác năm
Xây dựng chương tình công tác quý
Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Chủ tịch

UBND điều hành công việc của UBND được thống nhất, không chồng chéo,
không mâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể
lãnh đạo trong cơ quan.
 Nhược điểm: Tuy nhiên còn có một số chương trình công tác thường kỳ
cho cơ quan vẫn chưa được sắp xếp công việc một cách ngắn gọn và khoa học.
1.3.

Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp )

của cơ quan trong quá trình thực tập:
Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:
Bước 1:
a. Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo.
b. Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:
- Lập kế hoạch:
+ Mục đích, yêu cầu cần đạt
+ Nội dung
+ Thời gian, địa điểm
+ Kinh phí
+ Dự kiến đơn vị phối hợp

+ Khách mời
+ Chương trình hội nghị, hội thảo
+ Chuẩn bị nội dung báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị ( hội
thảo )
+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo.
 Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:
17


- Chuẩn bị:
+ Truyền thông cho sự kiện
+ Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị ( hội thảo )
+ In ấn tài liệu; phát hành thư mời tham dự
+ Chuẩn bị nội dung, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trang
thiết bị hỗ trợ,…vv
+ Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người tham
gia ( nếu có chương trình dài ngày )
+ Tổ chức hội nghị
c.
-

Đón tiếp đại biểu
Phát tài liệu
Điều khiển và dẫn chương trình hội nghị.
Kết thúc hội nghị:
Ghi biên bản hội nghị
Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị ( hội thảo )
Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của lãnh đạo, kết luận vấn

đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết.

Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:
- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị hội thảo
- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng góp
vào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo.
Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.
1.4.

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ

quan:
Bước1: Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:
-

Xác định mục đích chuyến đi
Nội dung chuyến đi
Số lượng người tham gia
Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi
Phương tiện đi lại
Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm toạ…
Chuẩn bị lịch trình công tác, có 2 loại lịch trình: Lịch trình sắp xếp di

chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Bước 2: Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:
18


- Giấy giới thiệu đi công tác
- Giấy đi đường, giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu ( nếu đi nước
ngoài )

- Các loại giấy tờ tuỳ thân
- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … ( danh thiếp )
Bước 3: Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:
-

Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp
Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện
Giá vé tàu xe hay máy bay
Độ dài quãng đường đi
Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng
Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm

việc cho đoàn.
Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt
và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó
- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnh
đạo đi công tác
- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót.

19


1.5.

Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công

sở của cơ quan:

Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn
hoá của mỗi người. Hiện nay UBND quận đã xây dựng “ Quy chế văn hoá công
sở “ cho riêng mình, nhìn chung các cán bộ, công chức, viên chức tại đây đã xây
dựng được một nề nếp làm việc có khoa học, có kỷ cương và dân chủ hoá. Cụ
thể như sau:
-

Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm , làm tăng ca hoặc thêm giờ
Có thái độ đúng đắn khi tiếp dân, không quan liêu, hách dịch
Ăn mặc đúng mực, hợp với công sở, gọn gàng, lịch sự
Cư xử nhã nhặn, thái độ ứng xử đúng mực
Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủ

tục,…
Tuy còn một số hạn chế nhất định nhưng nhìn chung nội dung hay văn
phòng nói riêng đã chấp hành được tốt văn hoá công sở được đề ra.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
2.1.

Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn

phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan:
Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách
của Đảng và Nhà nước, và sự chỉ đạp của Chủ tịch UBND quận về công tác văn
thư.
Tại UBND dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo VP công tác văn thư đã thực hiện
đúng quy định theo:
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn

bản.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về công
tác văn thư.
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư. Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tác
20


văn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạt
động văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tin
luôn diễn ra thông suốt và kịp thời. Trong thời gian qua các công tác văn thư của
UBND như: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đến văn bản đi,
quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ,… đều thực hiện tốt.
Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,
điều hành công tác văn thư của cơ quan. Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm
quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo hay
sai phạm trong quá trình ban hành văn bản.
Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND quận Hoàn Kiếm
ban hành những văn bản như: Quyết định, Công văn , Tờ trình, Báo cáo, ….Tất
cả các văn bản do UBND quận soạn thảo và ban hành đều được lãnh đạo giao
cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm và phụ trách.
Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác
văn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chế
công tác văn thư lưu trữ.
Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan.
Lãnh đạo thường xuyên cử cán bộ chuyên viên đi học lớp tập huấn về công tác
văn thư cho các cán bộ nhân viên.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:
Công tác lưu trữ không thể thiếu trong quá trình hoạt động của UBND

quận. Nhận thức được tầm quan trọng trên, UBND quận Hoàn Kiếm từ trước tới
nay đều chú ý không ngừng đến sự phát triển công tác lưu trữ.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo UBND và lãnh đạo
phòng tương đối tốt. Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Nghị định của Chính
phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư. Trong văn phòng
có 01 nhân viên văn thư kiêm lưu trữ. Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình
mọi hoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản của UBND có tủ lưu trữ
riêng.
Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên.Việc bố trí cán bộ lưu
21