Báo cáo thực tập văn thư hành chính tại ỦY BAN NHÂN dân xã NÀ SÁC

Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ
SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ)...................................................................4
1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác.........................................4
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nà Sác........................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị
trực thuộc UBND xã Nà Sác:........................................................................9
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nà Sác..................................................9
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã
Nà Sác:.........................................................................................................10
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC.................................................................16
2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của UBND Xã Nà Sác............16
2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư :............................................16
2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân
xã Nà Sác.....................................................................................................16
2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác:.............19
2.2.1 Cơ sở khoa học:..................................................................................19
2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư :..............................................22
2.1 Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác( Văn phòng - Thống
kê)................................................................................................................45
2.2.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư..............................................46

2.2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của cấp lãnh
đạo của Chủ tịch UBND Xã Nà Sác............................................................46
2.2.3 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư:....................................................46
2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND Xã Nà Sác( Văn
phòng - Thống kê).......................................................................................47
Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND xã
Nà Sác( Văn phòng - Thống kê).......................................................................49
3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư:.................49
3.1.1Ưu điểm:..............................................................................................49
3.1.2 Nhược điểm:.......................................................................................51
3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư:.........................................52
KẾT LUẬN........................................................................................................56
PHỤ LỤC...........................................................................................................57
SV: Lâm Thị Luận

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo kết thúc môn Thực tập lao động sản
xuất do chính bản thân tôi viết bài báo cáo này, bài báo cáo này thực hiện bởi do
chính bản thân tôi, không sao chép từ bất cứ tài liệu nào. Nếu có gì sai sót với
thực tế tôi xin chịu trách nhiệm.
Ký Tên

Lâm Thị Luận

SV: Lâm Thị Luận

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
1 UBND
2 HĐND

SV: Lâm Thị Luận

Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản phục vụ cho công
tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đảng, Nhà nước,
các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nuớc,
thông tin đuợc lưu trữ bằng nhiều hình thức như: Khắc trên phiến đa, gỗ... để
phục vụ cho sinh hoạt hằng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý Nhà nuớc thông tin truớc kia đuợc hiểu theo khái niệm nôm
na là một công việc mang tính chất chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng đuợc cụ thể hơn bằng cái tên mới
là giấy tờ cũng được cụ thể hơn bằng cái tên mới là Công tác Văn thư, công tác
Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản
lý Nhà nước nói chung và từng cơ quan nói riêng.
Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng của mình trong hoạt động quản lý
Nhà nuớc nói chung và từng cơ quan nói riêng. Công tác Văn thư có ý nghĩa
quan trọng đảm bảo trong việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết để phục vụ cho quản lý Nhà nuớc nói chung và mỗi cơ quan nói
riêng, công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có thông tin cần thiết ( đầy đủ),
đuợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và
chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác Văn thư đuợc làm tốt sẽ góp phần đuợc giải quyết công việc
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng đúng chính sách, chế độ,
giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ
mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của mọi hoạt động của cơ quan
cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Theo kế hoạch của Nhà trường Khoa... cùng sợ quan
tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Thống kê, Uỷ ban
SV: Lâm Thị Luận

1

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3

Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân dân xã Nà Sác nơi tôi thực tập. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: Xây
dựng và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản Đi - Đến; quản lý và sử
dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.
Do thời gian thực tập có hạn về vốn kiến thức của bản thân nên bài báo cáo còn
có nhiều khuyết điểm, thiếu sót, trong quá trình thực tập cũng gặp không ít khó
khăn về chuyên môn còn nhiều thiếu sót.
Được sự giúp đỡ hướng dẫn của cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến
thức đã được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài " Công tác Văn thư tại
Văn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác". Lý do tôi chọn đề tài " Công
tác Văn thư tại Văn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác" này là vì tôi
thấy nó rất hay và phong phú. Khi làm được tốt Công tác Văn thư thì mới có thể
làm tốt công tác Lưu trữ.

SV: Lâm Thị Luận

2

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua thời gian thực tập từ ngày 26/10-18/12/2015 tại Văn phòng Thống kê
của Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn và tạo
điều kiện để tôi có thêm kinh nghiệm thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến
thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận kiến thức đã học tại
trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng chuyên môn,
nghiệp vụ để có thêm kiến thức kinh nghiệm phục vụ cho công việc.

SV: Lâm Thị Luận

3

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ
SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ)
Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác.
Địa chỉ: Pò nghiều- Kép ké, Nà sác, Hà Quảng, Cao Bằng.
Điện thoại:
Email:
Vị trí địa lý: Trụ sở uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác nằm dưới một chân núi
cao, đường xã đi lại đã được nâng cấp và thuận tiện đi lại, xung quanh trụ sở
một bên là núi bên còn lại là những nương rẫy. Được sự quan tâm của các cấp
uỷ chính chính quyền đã đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất phần nào cũng giúp cho
công tác quản điều hành được hiệu quản hơn.
(Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương hoạt động

theo Luật số 11/2003/QH11 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003 của Quốc hội).

1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác
(Ban hành kèm theo Điều 2 - Chương I - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và Uỷ ban nhân dân).UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND,cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.chủ trương, biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội củng cốquốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác
trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nà Sác
(Ban hành kèm theo mục III- Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, của
luật tổ chức HĐND và UBND).
* Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; và tổ chức thực hiện kế
SV: Lâm Thị Luận

4

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạch đó.
Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu tri ngân sách địa
phươngvà phương án phân bố dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách;dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết dịnh và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầp công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy
định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát và bảo
đảm đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công
nghiệp:
Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các quy trình kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng khoa học, công nghệ, để phát triển sản xuất và
SV: Lâm Thị Luận

5

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi, trong sản
xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương; Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên
địabàn theo quy định của pháp luật;
Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các ngành, nghề mới.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy
định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, TDTT:
SV: Lâm Thị Luận

6

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường
học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; Tổ chức thực hiện các lớp bổ túc
văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường THCS trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh.
Xây dựng phát triển và tổ chức các hoạt động văn hóa; TDTT, tổ chức các
lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử, văn hoá và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ và gia đình người có công với nước theo quy định của pháp lụât;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang
ở địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật
ở địa phương:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
SV: Lâm Thị Luận

7

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương.
Quản lý hộ khẩu: Tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính
sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo
quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật:
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc

thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
SV: Lâm Thị Luận

8

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng
đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác:
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nà Sác
UBND xã Nà Sác là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và
UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Đứng đầu UBND là chủ tịch UBND, là người lãnh đạo và điều hành công
việc của Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của mình và cùng tập thể Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt
động của Uỷ ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp xã và trước cơ quan
nhà nước cấp trên.
Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc
phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể
UBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều hành những kết
quả công việc và các lĩnh vực được phân công cùng với tập thể UBND xã chịu
trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước HĐND xã, UBND huyện Hà
Quảng , UBND tỉnh Cao Bằng.

UBND xã có 07 ban: - Văn phòng HĐND - UBND
- Ban Chỉ huy Quân sự xã
- Công an xã
- Ban Tài chính - Kế toán
- Ban Tư pháp hộ tịch
- Ban Địa chính – Thủy lợi
SV: Lâm Thị Luận

9

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ban Văn hoá – xã hội.
Với cơ cấu tổ chức trên ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Ban Tư

Ban

Phòng

Phòng

Văn

XH

Ban

pháp

VHXH

Địa

KT-TC

phòng

quân

công

chính

thống

sự

an

XD

kê

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND
xã Nà Sác:
Văn phòng HĐND – UBND:
- Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và
theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó, tổng hợp báo cáo tình
hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện.
- Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền làm báo
cáo gửi lên cấp trên.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý vịêc lập hồ sơ, công tác lưu
SV: Lâm Thị Luận

10

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ, biểu báo cáo thống kê.
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn thư khiếu nại của dân;
- Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND
theo quy định của pháp luật và công tác được giao;
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan

tổ chức và công dân theo cơ chế một cửa.
Ban Chỉ huy Quân sự xã:
- Tham mưu đề xuất với cấp Uỷ Đảng, chính quyền cấp xã về chủ
trương
biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng
quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;
- Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng dân quân, giáo dục chính trị và
pháp luật, huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân
quân, xây dựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực
lượng dự bị động viên và các kế hoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc
phòng, quân sự;
- Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn huấn luyện quân dự bị theo
quy định;
- Tổ chức thực hiện đăng ký quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ
quân sự, quân nhân dự bị và dân quân theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;
- Tuyển quân phối hợp với công an, lực lượng khác thường xuyên hoạt
SV: Lâm Thị Luận

11

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phục
thiên tai, cứu hộ, cứu nạn.

- Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội thực hiện nền quốc
phòng gắn với nền an ninh nhân dân. - Thực hiện chính sách hậu phương quân
đội.
- Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng
quân sự ở xã.
Công an xã:
- Tham mưu cho Đảng uỷ - UBND về công tác trật tự an toàn, đảm bảo an
ninh chính trị trên địa bàn xã.
- Quản lý hộ khẩu.
- Quản lý các đối tượng có tiền án, tiền sự, quản lý các hồ sơ của các đối
tượng trên địa bàn.
- Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã.
- Xây dựng kế hoạch và bố trí lực lượng tuần tra canh gác.
- Xây dựng nội bộ lực lượng công an trong sạch vững mạnh và thực hiện
một số nhiệm vụ khác do cấp uỷ Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao.
Ban Tài chính - Kế toán:
- Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, quyết toán ngân sách,
kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã.
- Thực hiện quản lý các dự toán đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công.
Tham mưu cho UBND xã trong khai thác nguồn thu.
SV: Lâm Thị Luận

12

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ chức
thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.
- Thực hiện chia tiền theo lệnh chuẩn chi.
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngân sách ở địa phương.
- Quản lý các diện tích khoán, đấu thầu, xây dựng kế hoạch thu chi các
loại quỹ thuộc ngân sách quản lý.
- Báo cáo tài chính ngân sách đúng theo quy định.
Ban Tư pháp - Hộ tịch:
- Giúp UBND quản lý Nhà nước về công việc tư pháp.
- Giúp UBND soạn thảo ban hành các loại văn bản.
- Thực hiện việc phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân.
- Thực hiện việc đăng ký quản lý hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thống kê
tư pháp.
- Hướng dẫn hoạt động các tổ hoà giải.
- Tổ chức việc phối hợp thi hành án ở địa phương theo sự chỉ đạo của đội
thi hành án.
- Thực hiện công chứng, chứng thực theo thẩm quyền.
Ban Địa chính – Thủy lợi:
Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn
bộ đất trong xã.
- Giúp UBND cấp xã hướng dẫn sử dụng, thẩm tra để xác nhận việc tổ
chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan
tới đất trên địa bàn xã.
SV: Lâm Thị Luận

13

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3

Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định
về giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia
đình và cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó.
- Thu thập tài liệu, số liệu về số lượng, chất lượng đất đai, tham gia xây
dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch,
kế hoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
- Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, sổ địa
chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai.
- Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹ
thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương.
- Tuyên truyền giải thích, hoà giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư
khiếu nại tố cáo của dân về đất đai.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập
bản đồ địa chính, bản đồ địa giới hành chính.
- Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai.
Ban Văn hoá – Xã hội:
- Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và
pháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương.
- Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương.
- Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hoá, văn nghệ, thông tin tuyên
truyền, công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ
chức thực hiện chương trình kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hoá văn nghệ quần chúng, bảo vệ các
SV: Lâm Thị Luận

14

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải
trí và xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hoá.
- Thống kê dân số lao động, tình hình việc làm ngành nghề trên địa bàn,
nắm số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương
binh - xã hội.
- Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng
chính sách, quản lý nghĩa trang liệt sỹ, việc nuôi dưỡng chăm sóc các đối
tượng xã hội cộng đồng.
- Theo dõi thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo.
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác văn hoá, văn nghệ, TDTT,
công tác lao động thương binh và xã hội.

SV: Lâm Thị Luận

15

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC
2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của UBND Xã Nà Sác.
2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư :
Văn phòng HĐND – UBND xã Nà Sác chịu trách nhiệm chung về công
tác văn thư tại uỷ ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc
tháng,
quý, tuần… tổ chức các kỳ họp của HĐND và UBND và tất cả các khâu của
nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ.
Cũng giống như ở một số đơn vị, cơ quan nhỏ khác thì tại UBND xã Nà
Sác cán bộ làm công tác văn thư chưa thật sự được coi trọng như ở những cơ
quan lớn. Tuy nhiên, lãnh đạo HĐND-UBND xã cũng đã có sự quan tâm đến
công tác Văn thư – Lưu trữ. Trong Văn phòng HĐND và UBND có 01 cán
bộ làm công tác văn phòng thống kê kiêm công tác văn thư-lưu trữ, cán bộ
làm công tác văn thư có trình độ trung cấp đúng với chuyên ngành, và hiện
đang được cử đi học lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng
yêu cầu của công việc.
Nhìn chung, về cơ bản cán bộ văn thư ở đây đã nắm vững được các khâu
về chuyên môn, nghiệp vụ của công việc. Nhưng vẫn còn nhiều hạn chế
trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ.
2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban
nhân dân xã Nà Sác.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho hoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan.
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong Ủy ban nhân
dân xã Nà Sác, công tác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan
SV: Lâm Thị Luận

16

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của toàn Ủy ban.
-Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Nà Sác coi công tác Văn thư là một hoạt
động vô cùng quan trọng, đặt vị trí hàng đầu và có ý nghĩa đặc biệt không thể
thiếu trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan. Các phòng ban
chuyên môn là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ủy ban nhân dân xã Nà Sác
thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước ở địa phương trong phạm vi
quản lý của cơ quan. Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn
nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên. Như chúng ta đã biết công tác
Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác
quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, quản lý và giải
quyết văn bản, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, bảo quản và sử dụng con dấu,
những công việc này luôn hình thành trong công tác văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ đảm bảo quá trình cung cấp thông tin
cho hoạt động quản lý của UBND xã. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất
và chất lượng công tác của UBND, góp phần giảm tệ quan liêu giấy tờ, đảm
bảo giữ gìn bí mật thông tin tại UBND xã Nà Sác. Thông qua công tác văn
thư sẽ giúp cơ quan đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về quá trình hoạt động
của cơ quan, giữ lại đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
*Về việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ:
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết

trên các chất liệu khác nhau. Văn bản rất quan trọng trong hoạt động quản lý
của các cơ quan, nó vừa là thông tin, vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý.
Văn bản là sản phẩm lao động của tập thể và các chuyên viên làm ra, văn bản
ban hành đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của
cơ quan.
Hiểu rõ tầm quan trọng của công việc soạn thảo và ban hành văn bản nên
quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND được lãnh đạo và các
cán bộ chuyên môn thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản.
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sác
được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công
SV: Lâm Thị Luận

17

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác văn thư và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư của UBND. Việc ban hành các văn bản phải
không tráivới các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và
Nhà nước.
Hiện nay nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư
ở cơ quan nhà nước và các tổ chức. Cụ thể là một số văn bản sau:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định về công tác văn thư;

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến.
Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, Chính phủ và
các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, sự quan tâm
lãnh đạo chỉ đạo của UBND xã Nà Sác về công tác văn thư của UBND xã đã
tạo hành lang, cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác
văn thư của UBND xã Nà Sác. Thể hiện nhận thức của lãnh đạo UBND đối
với công tác văn thư. Đây là cơ sở, là tiền đề tốt cho việc thực hiện tổ chức
tốt công tác văn thư của xã trong hiện tại và tương lai.
Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề đó là: UBND xã Nà Sác chưa
ban hành về hướng dẫn chỉ đạo và hoạt động chung cho công tác văn thư. Hệ
thống văn bản còn chưa nhiều. Hiện nay chưa có bất kỳ một quy định cụ thể
nào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành, cơ quan không có bản danh mục hồ sơ.
* Công tác tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư:
SV: Lâm Thị Luận

18

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hàng năm UBND xã thường tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về
tình hình tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã. Việc kiểm tra này
đã tạo điều kiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác văn
thư của UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt
hơn.
Để đánh giá được sát sao hơn, theo quý UBND xã tổ chức sơ kết và tổng
kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện công tác văn thư,
phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện công
tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức công
tác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai trò công
tác văn thư trong hoạt động của UBND xã.
Tại đây công tác văn thư đã được quan tâm và đi vào hoạt động có hiệu
quả để phục vụ cho hoạt động của UBND.
*Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết:
Cuối năm đánh giá lại kết quản đạt được và chưa đạt được trong năm,
tổng kết lại sau một năm làm việc. Tại UBND xã Nà Sác sơ kết và tổng kết công
tác Văn thư vào cuối năm.
2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác:
2.2.1 Cơ sở khoa học:
Để thực hiện công tác văn thư tại cơ quan đơn vị mình được khoa học và
chính xác thì cán bộ văn thư phải căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhànước ban hành: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Xây dựng và ban hành văn bản (được quy định tại Nghị định
110/2005/NĐ CP của Chính phủ ban hành về công tác văn thư)
+ Soạn thảo văn bản
+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo
+ Đánh máy văn bản
+ Ký văn bản

SV: Lâm Thị Luận

19

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến (được quy định Nghị định
110 của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại Công văn
425/VTLTNN- NVTW ban hành về việc hướng dẫn và quản lý văn bản đi,
văn bản đến).
Công tác quản lý văn bản đến gồm có các quy trình như sau:
+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến
+ Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến
+ Trình và sao văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
- Công tác quản lý văn bản đi (quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ
và quy định cụ thể tại công văn 425 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
Quy trình quản lý văn bản được tiến hành theo từng bước sau:
+ Kiểm tra thể thức
+ Trình ký
+ Ghi số, ngày tháng văn bản
+ Đóng dấu văn bản
+ Đăng ký văn bản
+ Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc chuyển phát văn bản

+ Sắp xếp và bảo quản sử dụng bản lưu
- Công tác quản lý và sử dung con dấu (quy định tại Nghị định số 58 của
Chính phủ)
+ Các loại dấu
SV: Lâm Thị Luận

20

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu
+ Bảo quản con dấu
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (quy
định tại Nghị định 110 của Chính phủ) gồm những nội dung sau:
+ Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
+ Lập hồ sơ
+ Giao nộp hồ sơ
Cơ sở thực tiễn:
UBND xã Nà Sác thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ Trung ương tới cơ sở. Tại các cơ quan hành chính, công tác liên
quan đến công văn, giấy tờ là không thể thiếu được. Nhà nước ta đã ban hành
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật để quản lý, điều hành mọi
lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảm bảo cho các hoạt động đó thực hiện một

cách thống nhất liên tục, duy trì trật tự an toàn xã hội.
Trên cơ sở đó do nhận thấy được tầm quan trọng của công tác hành chính,
mà trong đó có công tác văn thư, thông qua các văn bản của Chính phủ và
đơn vị trực tiếp về công tác văn thư là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ
nhànước ban hành nên UBND xã Nà Sác đã triển khai thực hiện công tác văn
thư theo các văn bản đã hướng dẫn và quy định.
Quá trình giải quyết công văn của Ủy ban nhân dân xã Nà Sác phụ thuộc
vào nhiều mặt hoạt động của cơ quan vào xây dựng văn bản và tổ chức giải
quyết văn bản. Nội dung của văn bản đều chứa đựng những thông tin của một sự
việc nhất định. Do vậy Ủy ban nhân dân xã Nà Sác được tiếp nhận và trực tiếp
ban hành nhiều văn bản có khối lượng tài liệu tương đối lớn được hình thành từ
nhiều nguồn.
- Văn bản cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn.
SV: Lâm Thị Luận

21

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3


Báo cáo thực tập lao động sản xuất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Văn bản cấp dưới gửi đến để báo cáo xin ý kiến
- Văn bản ngang cấp gửi đến để phối hợp thực hiện
- Văn bản của công dân gửi đến
- Văn bản do cơ quan mình sản sinh ra
UBND xã Nà Sác xây dựng một số quy chế riêng cho cơ quan hướng
dẫn và quy định về trách nhiệm cho từng cán bộ chuyên môn, nhất là cán bộ

làm công tác văn thư luôn làm tốt công tác Văn thư-Lưu trữ. Thường xuyên
tiếp nhận giải quyết các công việc theo đúng quyền hạn và thẩm quyền quy
định. Khi công việc đã giải quyết xong cán bộ văn phòng thống kê có trách
nhiệm lưu giữ và lập hồ sơ, tập lưu văn bản để làm căn cứ báo cáo tổng kết
công tác tháng, quí, năm. Đồng thời đề ra phương hướng chủ trương mới,
biện pháp mới, mặt khác nó còn phục vụ rất hiệu quả cho công việc hàng
ngày và nhu cầu tra cứu của cán bộ trong cơ quan. Hàng năm UBND xã Nà
Sác tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết công tác Văn thư đánh giá từng số văn
bản đi, văn bản đến của cơ quan và đánh giá giá trị chất lượng của tổng số hồ
sơ, tài liệu đã lập và đưa vào lưu trữ cơ quan. Nộp báo cáo bằng văn bản về
tình hình công tác Văn thư cho UBND huyện Hà Quảng kiểm tra, bên cạnh
đó thông qua các hồ sơ tài liệu căn cứ để chứng minh cho kết quả làm việc có
đúng không, hợp lý không có đúng quy định của Nhà nước hay không từ đó
rút ra kinh nghiệm có biện pháp khắc phục những thiếu sót cho những năm
tiếp theo được tốt hơn củng cố lòng tin của nhân dân đối với Đảng, Nhà nước
có như vậy mới được sự ủng hộ thống nhất giữa chính quyền với nhân dân
cũng như xây dựng địa phương ngày một giàu đẹp.
2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư :
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
UBND xã Nà Sác là cơ quan quản lý thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp, cơ quan hành
chính cấp trên và các cơ quan có liên quan. Do vậy căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình, UBND xã Nà Sác thường ban hành các loại
văn bản như: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Chương trình, Biên bản,
Mời họp, Giấy giới thiệu...
Văn bản là phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từ
chủ đề này đến chủ đề khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định.
Việc tổ chức soạn thảo duyệt đánh máy văn bản của UBND xã Nà Sác
SV: Lâm Thị Luận

22

Lớp: CĐ Nghề VTHC K3