Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

LỜI CẢM ƠN
Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hôm
nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong
trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng,
đã cung cấp cho em những kiến thức về ngành Quản trị văn phòng.
Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.s Nguyễn Đăng Việt đã đã tận tình
hướng dẫn và trang bị cho em những kiến thức vô cùng quý giá về kỹ năng tổ
chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng để em hoàn thành tốt đề tài của mình
và đó cũng là nền tảng kiến thức cho em thực hiện công việc chuyên ngành
trong tương lai.
Qua đây Em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh, chị
trong Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp em có
cơ hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tài của mình.
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài sẽ không
tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của
thầy, cô giáo, bạn bè để bài viết được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các
cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản” là đề tài do em tự tìm hiểu,
nghiên cứu và trình bày theo suy nghĩ của bản thân, không sao chép nguyên văn
từ bất kỳ tài liệu nào.
Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình !
Hà Nội, ngày 07 tháng04 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài............................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. .3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................3
7. Cấu trúc của để tài.......................................................................................4
Chương 1. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN VỤ BẢN................................................................................................5
1.1 Lịch sử hình thành.....................................................................................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................5
1.2.1 Chức năng..............................................................................................5
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................6
1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai.............6
1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp................................................................6
1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải......................................7
1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch...................................7
1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục
thể thao............................................................................................................7
1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.......8
1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội..........8
1.2.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.......9
1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật..............................................................9
1.2.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. 10
1.3 Cơ cấu tổ chức.........................................................................................10


Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP

Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN....................................................13
2.1 Cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân
huyện Vụ Bản................................................................................................13
2.1.1 Khái niệm hội họp................................................................................13
2.1.2 Vai trò, ý nghĩa hội họp........................................................................13
2.1.3 Phân loại các cuộc họp.........................................................................14
2.1.3.1 Căn cứ vào quy mô...........................................................................14
2.1.3.2 Căn cứ vào quy trình quản trị............................................................15
2.1.3.3 Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp...............................15
2.1.3.4 Căn cứ vào hình thức hội họp...........................................................15
2.1.4 Quy trình tổ chức hội họp....................................................................16
2.1.4.1 Khai mạc cuộc họp............................................................................19
2.1.4.2 Thông qua nội dung cuộc họp...........................................................19
2.1.4.3 Báo cáo kết quả cuộc họp trước........................................................20
2.1.4.4 Thông qua nội dung chủ đề cuộc họp kỳ này....................................21
2.1.4.5 Điều hành thảo luận.........................................................................22
2.1.4.6 Bế mạc cuộc họp..............................................................................22
2.2 Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện
Vụ Bản..........................................................................................................24
2.2.1

Các hình thức hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tổ chức. .24

2.2.2 Trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức các cuộc hội họp24
2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản..26
2.2.3.1 Tổ chức công tác chuẩn bị................................................................26
2.2.3.2 Tổ chức điều hành hội họp................................................................28
2.2.3.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc............................................29
Chương 3. NHÂN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC

HỘI HỌP Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN..................................30


3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ
chức các cuộc hội họp của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản........................30
3.1.1 Ưu điểm................................................................................................30
3.1.1.2 Nhược điểm.......................................................................................30
3.1.1.3 Nguyên nhân.....................................................................................30
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp ở
Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản...................................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................46
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................47


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hầu hết mọi người trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công
việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc
sống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi
người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể
thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần
giúp bạn đạt kết quả thuận lợi cho công việc của mình.
Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không
gian màu sắc...thì tất cả cũng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó
chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công
việc, và tương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Và ngày
nay để tìm giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới được tìm thấy xuyên qua
các cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy
fax, máy vi tính hoặc là làm việc một mình. Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan
trọng như việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó đem lại hiểu

quả rất lớn cho công việc và cũng như sự thành công của bạn.
Một cơ quan hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc
thiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồn
nhân lực. Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn
khởi hay căng thẳng, u ám trong cơ quan. Trong quản lý hành chính để hoàn
thành tốt các chức năng quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có các kỹ năng chủ
yếu như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà
quản lý, dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ ba loại kỹ năng
này. Tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của
nhà quản lý. Kỹ năng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản lý ở mọi cấp.
Một nhà quản lý cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản và
cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một
cuộc họp. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí
trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả
1


và mất thời gian. Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản
nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công.
Tổ chức và điều hành thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ
nhà quản lý có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc
không dễ dàng gì. Trong thực tế, các thành viên trong Ủy ban nhân dân huyện
Vụ Bản chưa ý thức hết được tầm quan trọng của các cuộc họp, chưa có được sự
chú ý tối đa dẫn đến hiệu quả các cuộc họp chưa đạt hiệu quả cao nhất. Vậy các
cuộc họp nên được tổ chức thế nào? Làm thế nào để biết chắc chắn người tham
dự sẽ đến đúng giờ? Truyền đạt và hướng dẫn mọi người thảo luận như thế nào?
Tổ chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao? Trăn trở trước những suy nghĩ
đó nên em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội
họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản” làm đề tài tiểu luận.
2. Lịch sử nghiên cứu

Đề tài này đã được rất nhiều các anh, chị khóa trên ở trong và ngoài
trường nghiên cứu thực hiện nhằm tìm hiểu về công tác tổ chức các cuộc hội
họp ở các cơ quan hành chính cũng như ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Trên cơ sở đó, tôi đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác tổ
chức hội họp nói chung trong các đề tài và dựa trên tình hình thực tiễn của
UBND huyện Vụ Bản để hoàn thành đề tài này.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu thực trạng chất lượng và hiệu quả của
công tác tổ chức các cuộc họp của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
Thời gian nghiên cứu đề tài trong những năm gần đây.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1 Mục đích nghiên cứu
Đánh giá một cách toàn diện, khách quan, khoa học về chất lượng các
cuộc họp và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả
các cuộc họp trong Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích làm sáng tỏ thực trạng về chất lượng và hiệu quả các cuộc họp
2


ở huyện Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
Bước đầu đánh giá những kết quả, hạn chế và rút ra một số nguyên nhân
cơ bản, từ đó đưa ra giải pháp để nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp
của Ủy ban nhân dân huyện trong thời gian tới.
Là một nhà quản lý và cũng là người tổ chức cuộc họp thì cần phải xây
dựng mục tiêu cho cuộc họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với
những người khác trong cuộc họp và lập kế hoạch để biến những quyết định
thành hành động. Đồng thời, việc xác định thời gian, địa điểm sẽ tổ chức cuộc
họp và kỹ năng điều hành cuộc họp của nhà quản lý cũng góp phần không nhỏ
cho sự thành công của cuộc họp. Đây là công việc hết sức quan trọng đóng góp

cho sự thành công của Ủy ban nhân dân huyện.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Phương pháp thu thập thông tin: Trong bài nghiên cứu này, đây là phương
pháp được dùng chủ yếu để thực hiện. Thu thập các thông tin thông qua các tài
liệu, báo cáo về hoạt động tổ chức các cuộc hội họp ở UBND huyện trong các
quý, thông qua internet để thu thập những thông tin có liên quan đến tổ chức,
hoạt động của văn phòng để làm cơ sở phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ những thông tin, tài liệu thu thập
được, tiến hành phân tích, xử lý qua đó thu được kết quả của quá trình nghiên
cứu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có những hiểu biết sâu, rõ
ràng, về thực trạng quy trình tổ chức cuộc họp, vai trò của văn phòng trong
công tác tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản. Đồng thời chỉ ra
rằng công tác tổ chức hội họp là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong
công tác quản trị.
Về mặt thực tiễn: Cung cấp những tư liệu, tài liệu tham khảo về công tác
tổ chức các cuộc hội họp không chỉ về lý thuyết mà còn trong thực tiễn cho học
sinh - sinh viên và những độc giả quan tâm.
3


7. Cấu trúc của để tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài kết cấu với 3 chương:
Chương 1: Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân
dân huyện Vụ Bản
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ

Bản

4


Chương 1
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN VỤ BẢN
1.1 Lịch sử hình thành
Vị trí: Huyện Vụ Bản nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh; giáp 2 thành
phố là: Nam Định và Ninh Bình, có mạng lưới giao thông vận tải thuận tiện với
tuyến đường sắt Bắc Nam và các tuyến Quốc lộ 10, Quốc lộ 21, Quốc lộ 37B,
Quốc lộ 38B chạy qua; có không gian mở kết nối giữa hai thành phố Nam
Định và Ninh Bình, trên tuyến hành lang cao tốc Ninh Bình - Nam Định - Hải
Phòng và các huyện phía Nam của tỉnh.
Diện tích: 152,81 km2 (Số liệu của Chi cục Thống kê huyện tại thời điểm
tháng 12/2015).
Dân số: 130,763 người (Số liệu cập nhật đến thời điểm tháng 12/2015).
Các đơn vị hành chính gồm: Thị trấn Gôi- huyện lỵ Trung tâm và 17
xã: Hiển Khánh, Minh Thuận, Tân Khánh, Hợp Hưng, Trung Thành, Quang
Trung, Đại An, Kim Thái, Minh Tân, Tam Thanh, Liên Minh, Thành Lợi, Liên
Bảo, Vĩnh Hào, Tân Thành, Cộng Hoà, Đại Thắng.
Lịch sử: Thời Hùng Vương, huyện Vụ Bản có tên là Bình Chương thuộc
bộ Lục Hải, thời Hán thuộc quận Giao Chỉ. Trước thời Lý - Trần, đất này nằm
trong huyện Hiển Khánh. Thời Lý, huyện Thiên Bản nằm trong phủ Ứng Phong;
đời Trần huyện Thiên Bản thuộc phủ Kiến Hưng. Năm Vĩnh Lạc thứ năm nhà
Minh (1407), đổi làm huyện Yên Bản thuộc phủ Kiến Bình. Năm Vĩnh Lạc thứ
mười ba nhà Minh (1415), đổi huyện Độc Lập thành Bình Lập cho sáp nhập vào
huyện Yên Bản. Đến đời Lê Thánh Tông lại đổi thành huyện Thiên Bản. Cũng
dưới thời Lê Hồng Đức, huyện Thiên Bản thuộc phủ Nghĩa Hưng. Đến thời

Nguyễn, Tự Đức năm thứ 14 (1861) đổi tên thành huyện Vụ Bản.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1 Chức năng
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương,
5


chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác
trên địa bàn huyện Vụ Bản.
Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước
cấp địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực
hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp và khai thác, phát triển các ngành ngề
đánh bắt và nuôi trồng thủy sản và chế biến thủy sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,

thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật
1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp
Trong công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
6


hoạch phát triển công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cở sở chế biến nông,
lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra

việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể
dục thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
7


Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương
1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
8


quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an

ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.2.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
9


Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.

1.2.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản gồm:
* Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện gồm: 01 Chủ tịch và 03 phó Chủ tịch
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm lãnh đạo mọi mặt công
tác của Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật; trực tiếp chỉ đạo,
điều hành công việc lớn, quan trọng, nhạy cảm, các vấn đề có tính chiến lược,
dài hạn trên tất cả các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban
10


nhân dân huyện.
Ba phó Chủ tịch, mỗi người sẽ phụ trách các lĩnh vực khác nhau:
- Một phó chủ tịch phụ trách về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy
sản, công nghiệp, khoa học- công nghệ, đất đai, tài nguyên và môi trường, xây
dựng, giao thông, các dự án thuộc vốn đầu tư tập trung.
Một phó chủ tịch phụ trách về giáo dục và đào tạo, y tế, văn hóa và thông
tin, du lịch, lao động thương binh & xã hội, dân tộc- tôn giáo, dân số- KHHGĐ,

trẻ em, chữ thập đỏ, bảo hiểm xã hội.
Một phó chủ tịch phụ trách về kinh tế tổng hợp, tài chính- kế hoạch, thuế,
ngân hành nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng CSXH, kho bạc nhà
nước, quản lý thị trường, thống kê. Ký phê duyệt các văn bản về thiết kế kỹ
thuật, dự toán xây dựng các dự án và ký phê duyệt quyết toán các dự án đầu tư
xây dựng thuộc thẩm quyền cấp huyện thuộc lĩnh vực phụ trách.
* Các phòng ban trực thuộc của huyện: 14 phòng ban, mỗi phòng có
Trưởng phòng, có từ 02 đến 03 Phó trưởng phòng và các cán bộ, công chức
chuyên môn. Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện có Chánh
văn phòng và 04 Phó chánh văn phòng, Thanh tra huyện có Chánh thanh tra và
02 Phó chánh thanh tra.
- Văn phòng HĐND- UBND huyện Vụ Bản
- Phòng Nội Vụ
- Phòng Tài nguyên và môi trường
- Phòng Tài chính- kế hoạch
- Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng Văn hóa- thông tin
- Phòng Tư pháp
- Thanh tra huyện
- Phòng y tế
- Phòng Lao động thương binh và xã hội
- Phòng Kinh tế
- Phòng Dân tộc
11


- Phòng Quản lý đô thị
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Các cơ quan sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân huyện: các cơ quan có 01
Thủ trưởng, Phó thủ trưởng có từ 01 đên 02 và các viên chức cấp dưới

- Đài phát thanh
- Trung tâm thể dục thể thao
- Trung tâm văn hóa
- Hội chữ thập đỏ
- Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện
- Trung tâm dạy nghề
- Trung tâm dân số huyện
- Thanh tra xây dựng huyện
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản
(Phụ lục 1)
Tiểu kết
Trong chương 1 đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, chức
năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản. Đó là
cơ sở lý thuyết để tìm hiểu công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân
dân huyện Vụ Bản

12


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN
2.1 Cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân
dân huyện Vụ Bản
2.1.1 Khái niệm hội họp
Họp là một hình thức của hoạt đông quản lý Nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức
năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại

với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường
liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên
các vấn đề .
Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt
được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem
làm thế nào để mọi thứ đều tốt.
Các kiểu họp khác nhau về quy mô ( số lượng người tham dự ), tính chất (
chính thức hoặc không chính thức ), thời gian …Cả hai loại cuộc họp chính thức
và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít
chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra.
Cuộc họp trong các cơ quan tổ chức là cuộc họp được tổ chức trong cơ
quan tổ chức, thường tổ chức theo định kỳ, họp thường niên, họp nhiệm kỳ.
2.1.2 Vai trò, ý nghĩa hội họp
Cuộc họp là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho
thông tin được lưu truyền thông suốt.
Các cuộc hội họp là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo luận về các
vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình quyết định.
Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của mọi
người, để mọi người bày tỏ quan điểm , bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo
13


có quyết định đúng đắn.
Cuộc họp là nơi để triển khai các quyết định, tháo gỡ những vướng mắc,
khó khăn, Phát hiện và phổ biển những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý,
trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục
nhược điểm thúc đấy sự phát triển.
Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể
và tạo ra năng suất lao động cao.
Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị.

Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân.
Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sữa chữa
lệch lạc trong khi thực hiện nhiệm vụ.
2.1.3 Phân loại các cuộc họp
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ
quan có những các cuộc hội họp khác .
2.1.3.1 Căn cứ vào quy mô
- Hội nghị:
+ Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
+ Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập
+ Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập
+ Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập
+ Hội nghị khách hàng
+ Hội nghị tổng kết năm
Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều
về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều
về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc họp thông
thường.
- Cuộc họp:
+ các cuộc họp thường kì của các đồng chí lãnh đạo cơ quan
+ Các cuộc họp của các lãnh đạo cơ quan đơn vị trong cơ quan
+ Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan
14


+ Họp giao ban
+ Họp giữa lãnh đạo và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới
+ Họp tham mưu, tư vấn
+ Họp chuyên môn
Đặc điểm chung của cuộc họp là số lượng người dự không nhiều, thời

gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc
đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường
là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể.
2.1.3.2 Căn cứ vào quy trình quản trị
- Hội họp bàn bạc ra quyết định
- Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng
quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình
hành động để triển khai những quyết định đã thông qua.
- Hội họp đôn đốc kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai
chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc nếu
có.
- Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt
động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
2.1.3.3 Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề
2.1.3.4 Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh
đạo
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công
khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung
bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi

15


2.1.4 Quy trình tổ chức hội họp
Bước 1: Lập kế hoạch cho cuộc họp

- Mục tiêu và yêu cầu cuộc họp:
Bất kỳ một chương trình nào cũng có những mục đích khác nhau,mỗi
chương trình đều hướng đến những mục tiêu nhất định,cụ thể.Bất kỳ một
chương trình nào cũng có những mục đích khác nhau,mỗi chương trình đều
hướng đến những mục tiêu nhất định,cụ thể.
Mục tiêu,yêu cầu phải cụ thể,rõ ràng để nhằm tránh sự nhầm lẫn,khiến
cuộc họp có nguy cơ bị đi sai hướng và chệch quỹ đạo.
Mục tiêu phải có tính khả thi và sát yêu cầu,năng lực của tổ chức.Mục
tiêu thiếu tính khả thi và ngoài khả năng sẽ dẫn đến cuộc họp không hiệu
quả,không có ý nghĩa thực tế.
- Nội dung công việc:
Nội dung, lịch trình cuộc họp ghi lại vắn tắt cấu trúc,diễn biến sẽ diễn ra
trong một cuộc họp,nên việc phác thảo nội dung giúp cho ban quản trị có cái
nhìn tổng quan trước khi diễn ra cuộc họp để đưa ra sự sắp xếp,thay đổi,chỉnh
sửa cho phù hợp với tính chất và đặc điểm cuộc họp.Công việc nào là cần
thiết,công việc nào thì nên bỏ qua,cái nào cần phải chỉnh sửa.Nội dung như vậy
đă hợp lý chưa.Có sự tổng duyệt cuối cùng trước khi chính thức tiến hành cuộc
họp.
Nội dung, lịch trình cuộc họp cần được chuẩn bị thật chu đáo,lên lịch cụ
thể tuần tự các bước cần thực hiện.Thực sự thì nội dung cuộc họp chính là
chương trình,công việc cần thực hiện trong cuộc họp.Để có cuộc họp thành công
thì cần xây dựng một nội dung,lịch trình hoàn chỉnh,có khoa học.Sắp xếp các
chương trình sao cho hợp lý nhất.Như vậy mới giúp cuộc họp diễn ra suôn
sẻ,theo ý muốn chủ quan của ban quản trị và hạn chế những sai sót có thể mắc
phải.
- Chuẩn bị tài liệu:
Tài liệu trong cuộc họp là những tài liệu có liên quan đến việc tổ chức và
thực hiện cuộc họp.
16

Cần tiến hành thu thập những thông tin cần thiết,các loại văn bản,hồ sơ
cần có. Tài liệu phải được in ấn,ghi chép cẩn thận,chuẩn bị thật đầy đủ,chu đáo
từ bản báo cáo,bản tưởng trình,diễn văn đến các loại tài liệu khác như bản tóm
tắt tình hình hoạt động của tổ chức,bản cam kết,phiếu đánh giá,thư mời họp,thư
góp ý,bản tổng kết.
- Xác định thời gian và địa điểm:
Xây dựng thời gian biểu cho cuộc họp thật hợp lý nhất sao cho vừa tiết
kiệm được thời gian vừa đạt được mục tiêu mà cuộc họp đề ra. Cần hạn chế tối
đa thời gian lãng phí,vô ích trong một cuộc họp.Cần định thời gian,ngày tháng
cụ thể diễn ra cuộc họp sao cho nó đáp ứng được quỹ thời gian cho phép của
phần lớn những người dự họp.
Địa điểm diễn ra cuộc họp:
+ Cuộc họp lớn, mang tính quy mô,thu hút nhiều người tham gia thì có
thể tổ chức ở một hội trường đủ rộng,cuộc họp nội bộ cần ít người tham gia thì
có thể tổ chức ngay trong văn phòng chức năng của cơ quan tổ chức.
+ Phòng họp cần phải được trang bị đầy đủ,chu đáo,tiện nghi…từ bàn
ghế,nước uống,các thiết bị chuyên dụng cho cuộc họp như là micro,loa,máy
chiếu…Sắp xếp chỗ ngồi thật trang trọng và ngăn nắp tạo bầu không khí cho
buổi họp thật nghiêm trang. Nhiệt độ và không khí trong phòng phải thật dễ chịu
tạo cảm giác thoải mái khi ngồi họp
- Dự trù kinh phí:
Các cuộc họp đều sẽ mất của cơ quan một số khoản kinh phí nhất
định.Tùy thuộc từng cuộc họp cụ thể mà ban lãnh đạo có thể đưa ra những
khoản chi hợp lý,như kinh phí in ấn tài liệu,nước uống phục vụ cho người tham
gia;buổi liên hoan,bữa tiệc ghi nhận nỗ lực đóng góp của mọi người
- Lên kế hoạch phân công những người thực hiện:
Lãnh đạo: nên điều khiển cuộc họp và giải thích mục đích,mục tiêu,khó
khăn và phạm vi quyền hạn.Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện sau
cuộc họp.

Chuyên gia: hướng dẫn nhóm thông qua các cuộc thảo luận,giải quyết vấn
17


đề và quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp,đóng góp kiến thức chuyên
môn khi được yêu cầu.Có thể chịu trách nhiệm với công việc hậu cần trước và
sau cuộc họp.
Thư ký :ghi lại các nội dung,ý kiến và quyết định chính của cuộc họp.Thư
ký cũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.
Người cộng tác:cần tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách
đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng
Bước 2: Chuẩn bị nội dung các cuộc họp
Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn
bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước
thành văn bản.
Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn
phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
Người chủ trì cuộc họp phải lập kế hoạch tố chức họp theo mẫu: HC – 05
– BM01.
Bước 3: Thông báo mời họp
Sau khi lên chương trình cuộc họp, bước tiếp theo là bạn phải gửi thông
báo mời họp đến các thành viên tham dự. Trong thông báo mời họp bạn cũng
nên hỏi xem các thành viên tham dự cuộc họp có muốn biết trước chương trình
cuộc họp không? Nếu có yêu cầu thì lịch trình cuộc họp phải gửi ít nhất một
ngày trước ngày chính thức tổ chức cuộc họp. Bằng cách này bạn có thể thu thập
được các ý kiến đóng góp của những thành viên sẽ tham dự cuộc họp trước khi
cuộc họp bắt đầu.
Giấy mời họp được ghi theo mẫu: HC – 05 – BM02 và phải được ghi rõ

những nội dung sau đây:
- Người triệu tập và chủ trì
- Thành phần tham dự
- Người được triệu tập, người được mời tham dự
18


- Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp
- Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc,
kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội
dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
Bước 4: Điều hành cuộc họp
- Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan.
- Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước
- Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp
- Tập trung vào các chủ đề của chương trình
- Làm rõ ý kiến mới
- Khuyến khích người phát biểu
- Tập trung vào các ý kiến, không phải tập trung vào người nói.
2.1.4.1 Khai mạc cuộc họp
Thường thì chánh văn phòng ( thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc
họp, báo cáo số vắng mặt và mời chủ tọa lên chủ trì cuộc họp thông qua kế
hoạch chương trình cuộc họp bao gồm thời gian bắt đầu khai mạc và dự kiến bế
mạc và những quy trình cụ thể.
Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình thức ghi phù hợp.
Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên đợi người tham dự đến
muộn.
Để tạo không khí thoải mái cho cuộc họp có thể áp dụng một số hoạt động
dẫn nhập như văn nghệ, hình ảnh, đoạn clip….

Giới thiệu đại biểu : trước khi giới thiệu đại biểu theo danh sách cần kiểm
tra sự có mặt của các đại biểu và giới thiệu theo một trật tự thứ tự theo chức vụ
hoặc vị trí của đại biểu đảm bảo đầy đủ và chính xác.
2.1.4.2 Thông qua nội dung cuộc họp
Người điều hành cuộc họp thông qua nội dung cuộc họp như đã chuẩn bị (
có thể tham khảo ý kiến đề xuất trước khi thông qua).
Truyền đạt mục đích và kết quả mong đợi.
19


Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu cuộc họp, phải đảm bảo mọi người nắm được
nội dung để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Thiết lập các quy định, các xung đột sẽ giải quyết như thế nào ví dụ bỏ
phiếu hay biểu quyết bằng hình thức dơ tay.
Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong
trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp.
- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp.
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp.
- Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc
họp.
Chậm nhất là năm ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan,
đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp,
gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.
2.1.4.3 Báo cáo kết quả cuộc họp trước
Thông qua biên bản của kỳ họp trước, có thể cử người đọc hết biên bản
hoặc chỉ đọc phần quyết định và kế hoạch hành động, nêu những vấn đề nảy
sinh, một số vấn đề có trong biên bản nhưng chưa được bàn đến, xin ý kiến cần

sửa đổi bổ sung…trên cơ sở đó đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần này:
- Phân tích và giải quyết các vấn đề
- Tư vấn và giải hoà các xung đột
- Thảo luận, trao đổi quan điểm và đưa ra những kiến nghị
- Nhắc lại vấn đề và tạo động cơ
- Xúc tiến thay đ ổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
- Nhận được ý kiến và hồi âm
- Tăng cường hỏi đáp
Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau
đây:
20