Các Quy chế đại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Quy che bau cu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐOẠN XÁ

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hải Phòng, ngày 12 tháng 03

năm 2016

QUY CHẾ BẦU CỬ BỔ SUNG
THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ BAN KIỂM SOÁT
CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐOẠN XÁ NHIỆM KỲ 2013-2018

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014;
Căn cứ Luật Chứng khoán 2006
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá
Đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá năm 2016
tiến hành bầu cử bổ sung thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát (nhiệm kỳ
2013-2018) theo những quy định sau đây:
I/. CHỦ TỌA TẠI ĐẠI HỘI CÓ TRÁCH NHIỆM CHỦ TRÌ VIỆC BẦU CỬ,
CỤ THỂ LÀ:

- Giới thiệu danh sách đề cử và ứng cử vào HĐQT và BKS.
- Giám sát việc bỏ phiếu, kiểm phiếu.
- Giải quyết các khiếu nại về cuộc bầu cử (nếu có).
II. QUY CHẾ ĐỀ CỬ, ỨNG CỬ HĐQT:

1. Quyền đề cử, ứng cử Hội đồng Quản trị:
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 32 Điều lệ công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá vừa
được thông qua: Các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn

liên tục ít nhất sáu tháng tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông dự họp có
quyền gộp số quyền biểu quyết của từng người lại với nhau để đề cử các ứng viên
Hội đồng quản trị. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 10% đến dưới 20%
tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử một (01) ứng viên; từ 20% đến
dưới 30% được đề cử tối đa hai (02) ứng viên; từ 30% đến dưới 40% được đề cử
tối đa ba (03) ứng viên; từ 40% đến dưới 50% được đề cử tối đa bốn (04) ứng viên;
từ 50% đến dưới 60% được đề cử tối đa năm (05) ứng viên; từ 60% đến dưới 70%
được đề cử tối đa sáu (06) ứng viên; từ 70% trở lên được đề cử tối đa bảy (07) ứng
viên;
2. Tiêu chuẩn ứng viên tham gia Hội đồng Quản trị (HĐQT)
a/ Tiêu chuẩn và điều kiện ứng viên tham gia HĐQT phải có các tiêu chuẩn và
điều kiện sau đây (theo Luật Doanh nghiệp):
- Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và
quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
-1-


- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kinh doanh hoặc trong ngành,
nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty;
b/ Những người không đủ tiêu chuẩn ứng viên tham gia HĐQT:
- Người chưa thành niên, người thành niên bị hạn chế hoặc mất năng lực hành
vi dân sự;
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình
phạt tù hoặc bị tòa án tước quyền hành nghề.
III. QUY CHẾ ĐỀ CỬ, ỨNG CỬ BAN KIỂM SOÁT:

1. Quyền đề cử, ứng cử Ban Kiểm soát:
Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 40 Điều lệ công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá vừa
được thông qua: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 10% đến dưới 20% tổng
số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử một (01) ứng viên; từ 20% đến dưới

30% được đề cử tối đa hai (02) ứng viên; từ 30% trở lên được đề cử tối đa ba (03)
ứng viên;
2. Tiêu chuẩn ứng cử thành viên Ban Kiểm soát:
a/ Ứng cử viên BKS phải có đầy đủ các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
Các thành viên Ban kiểm soát không phải là người trong bộ phận kế toán, tài
chính của Công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của Công ty kiểm
toán độc lập đang thực hiện việc kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty. Ban
kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú tại Việt Nam và phải có ít
nhất một (01) thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên.
Các thành viên Ban kiểm soát phải là người từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực
hành vi dân sự và không là đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp
theo quy định của Luật Doanh nghiệp; Các thành viên Ban Kiểm soát không phải
là người có liên quan với Các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và Các
cán bộ quản lý khác của Công ty.
b/ Những người không đủ tiêu chuẩn ứng viên tham gia Ban Kiểm soát:
- Người chưa thành niên, người thành niên bị hạn chế hoặc mất năng lực hành
vi dân sự;
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình
phạt tù hoặc bị tòa án tước quyền hành nghề.
IV.Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử:
- Đơn đề cử (ứng cử) tham gia HĐQT, BKS (theo mẫu);
- Bản sao các giấy tờ sau: CMND, hộ khẩu thường trú, các bằng cấp
chứng nhận trình độ văn hóa và trình độ chuyên môn;
- Bản Thông tin ứng viên do các ứng viên tự khai ;
- Danh sách nhóm cổ đông đề cử thành viên tham gia HĐQT (BKS) (đối
với trường hợp đề cử)
-2-


Trình tự tham gia ứng cử, đề cử:

- Quý cổ đông (ứng viên) điền vào mẫu quy định (đăng tải trên website
của Công ty). Các ứng viên chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung
thực của các thông tin cung cấp cho Công ty.
- Quý Cổ đông gửi hồ sơ ứng cử, đề cử về Công ty chậm nhất là 03 (ba)
ngày trước ngày khai mạc Đại hội đồng cổ đông (9/3/2016), theo địa
chỉ sau:
Công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá
Địa chỉ: số 15 đường Ngô Quyền, phường Vạn Mỹ, quận Ngô
Quyền, thành phố Hải Phòng.
ĐT: 031.3765029; Fax: 031.3765029
V. NGUYÊN TẮC BẦU CỬ:

- Đúng luật, đúng điều lệ và bỏ phiếu kín.
- Quyền bầu cử được tính theo số cổ phần sở hữu, đại diện sở hữu. Kết quả bầu
cử được tính trên số cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông dự họp.
- Mỗi lần bầu cử, một đại biểu cổ đông chỉ được sử dụng một phiếu bầu tương
ứng với số cổ phần sở hữu, đại diện sở hữu.
- Ban kiểm phiếu do Chủ tịch đoàn đề cử và được Đại hội thông qua. Thành
viên Ban Kiểm phiếu không được có tên trong danh sách đề cử và ứng cử vào
HĐQT hoặc Ban Kiểm soát.
VI. PHƢƠNG THỨC BẦU CỬ:

- Danh sách ứng cử viên HĐQT và BKS được sắp xếp theo thứ tự ABC theo
tên, ghi đầy đủ họ và tên trên phiếu bầu.
- Phương thức bầu cử:
+ Thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu: theo đó mỗi cổ đông có tổng số
quyền bầu cử tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu hoặc đại diện sở hữu nhân với
số thành viên được bầu của Hội đồng Quản trị hoặc Ban Kiểm soát và cổ đông có
quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên.
+ Mỗi cổ đông dự họp được cấp một phiếu bầu HĐQT và một phiếu bầu BKS.

Các cổ đông điền số cổ phần tín nhiệm cho mỗi thành viên mà mình tín nhiệm sao
cho tổng số cổ phần tín nhiệm của các thành viên phải bằng hoặc thấp hơn số cổ
phần biểu quyết của mỗi cổ đông. Trong trường hợp có sự lựa chọn nhầm lẫn, cổ
đông có thể liên hệ với Ban bầu cử để xin cấp lại phiếu bầu cử mới và phải nộp lại
phiếu cũ.
- Phiếu bầu cử sẽ được bỏ vào thùng phiếu đã được niêm phong trước khi tiến
hành kiểm phiếu.
- Phiếu bầu hợp lệ: là phiếu bầu theo mẫu in sẵn do Ban tổ chức phát ra, không
tẩy xóa, cạo sửa, không viết thêm nội dung nào khác ngoài quy định cho phiếu bầu.
- Các phiếu bầu sau đây sẽ được coi là không hợp lệ:
-3-


+ Ghi thêm nội dung khác vào phiếu bầu.
+ Gạch tên các ứng cử viên.
+ Phiếu bầu không theo mẫu in sẵn do Ban tổ chức phát ra, hoặc đã tẩy xóa,
cạo sửa, viết thêm nội dung khác ngoài qui định cho phiếu bầu.
+ Tổng số quyền bầu cho các ứng viên lớn hơn tổng số quyền bầu của cổ đông
sở hữu và đại diện sở hữu.
- Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm lập biên bản kiểm phiếu, công bố kết
quả và cùng với chủ tịch đoàn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của cổ
đông (nếu có).
+ Kết quả kiểm phiếu được lập thành văn bản , đại diện cổ đông và ban
kiểm phiếu phải ký vào biên bản kiểm phiếu và được Trưởng Ban Bầu
cử công bố trước Đại hội trước khi bế mạc cuộc họp
- Nội dung biên bản kiểm phiếu bao gồm các nội dung chính:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
+ Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết dự họp
+ Tổng số cổ đông (đại diện) dự họp

+ Tổng số phiếu bầu từng loại phát ra
+ Tổng số phiếu bầu từng loại thu về, trong đó tổng số phiếu hợp lệ,
không hợp lệ
+ Kết quả bầu cử (chi tiết từng ứng viên)
+ Danh sách người trúng cử
+ Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch đoàn Đại hội, các thành viên Ban kiểm
phiếu và của đại diện cổ đông giám sát kiểm phiếu
- Phiếu bầu cử và biên bản kiểm phiếu sau khi kiểm sẽ được lưu tại văn
phòng của Công ty.
VII. NGUYÊN TẮC TRÚNG CỬ:

- Người trúng cử được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp cho
đủ 5 thành viên đối với HĐQT và 3 thành viên đối với BKS.
- Trường hợp có những ứng cử viên đạt số phiếu bầu ngang nhau mà cần phải
loại bớt để đạt đủ số thành viên trúng cử theo quy định thì người nào sở hữu cá
nhân nhiều cổ phần hơn sẽ được chọn. Nếu số cổ phần sở hữu cũng ngang nhau thì
sẽ tổ chức để bầu lại giữa các ứng cử viên này để chọn.
- Trường hợp bầu cử không đạt đủ 5 thành viên đối với HĐQT và 3 thành viên
đối với BKS, đại hội sẽ tiếp tục bầu cử các đợt sau cho đến khi đủ số thành viên.
VIII. Quy chế bầu cử này có hiệu lực thực hiện ngay sau khi được đại hội
đồng cổ đông thông qua.
CHỦ TỊCH ĐOÀN ĐẠI HỘI

-4-