Bài tiểu luận: Các chức năng và kĩ năng của nhà quản trị văn phòng

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan: Bài Tiểu luận với chủ đề : “Các chức năng và kĩ năng của
nhà quản trị văn phòng ” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả
nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa
công bố nội dung này ở bất kỳ đâu. Các số liệu trong luận văn được sử dụng
trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa,
phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố, các
website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi.
Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Hương


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


CHƯƠNG 1. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Có thể nói trong mỗi một tổ chức, yếu tố con người luôn là yếu tố quan
trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại đối với các cơ quan, doanh
nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thế giới hiện nay. Quản trị nhân sự đóng vai
trò rất quan trong trong mọi doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào cũng
phải biết quản trị nhân viên của mình.
Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc
kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nhân
sự. Chính phương thức quản trị nhân sự sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi
phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty. Bầu không khí sinh hoạt trong
công ty sẽ quyết định sự thành đạt. Không thể phủ nhận vai trò của các lĩnh vực

khác như quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán,…
nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đóng vai trò rất quan trong trong mọi doanh
nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình.
Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn. Nó bao gồm nhiều vấn
đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức,… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ
thuật - nghệ thuật quản trị con người. Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến
cho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị
giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực
tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự. Muốn lãnh đạo nhân viên thành
công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những bí
quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rất
hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa
mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạn
muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng
nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng.
Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ
đạt được thành công. Để cùng hiểu rõ hơn về Nhà Quản trị là gì, và những nhà
Quản trị của chúng ta cần phải đáp ứng tốt những kĩ năng yêu cầu như thế nào
3


để trở thành những nhà Lãnh đạo gương mẫu, thành công, tôi đã chọn cho mình
đề tài : “Các chức năng và kĩ năng của nhà Quản trị văn phòng” làm đề tài
nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình. Mong muốn được dùng vốn kiến thức
được học và tích luỹ qua quá trình làm việc cung cấp cho mọi người hiểu thêm
về vai trò, tầm quan trọng của nhà quản trị và đặc biệt là các yếu tố, kĩ năng cần
có ở một nhà quản trị văn phòng, từ đó đưa ra những giải pháp hiệu quả nhất, để
hoàn thiện các kĩ năng cho nhà lãnh đạo văn phòng trong tương lai.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “Các chức năng và kĩ năng của Nhà
quản trị văn phòng”.
2.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo chủ yếu tìm hiểu về Nhà quản trị,
các kĩ năng của Nhà quản trị.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản từ đó đưa ra những kĩ năng,
yêu cầu cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp được nghiên cứu trong bài báo cáo
chủ yếu là: Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn và phương pháp thu
thập thông tin thực tế từ công ty.
5. Đóng góp của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác
động có tính tích cực và tiêu cực về chức năng và các kĩ năng cần thiết của Nhà
quản trị văn phòng.
+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng.
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho
mọi người.
4


6. Cấu trúc của đề tài.
Bố cục của đề tài gồm 3 chương :
CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU
CHƯƠNG II: PHẦN NỘI DUNG
CHUYÊN ĐỀ “ CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG”

1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị
2. Các kĩ năng, yêu cầu cần có ở một nhà quản trị văn phòng
CHƯƠNG III : PHẦN KẾT LUẬN

5


CHƯƠNG II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng
1.1. Khái niệm, lịch sử và bản chất của Nhà quản trị văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực. Ví dụ quản trị
hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức
kinh tế). Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị
tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất...
Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản
lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là
quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý
gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi.
Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một
doanh nghiệp.
Có rất nhiều quan niệm về quản trị:
- Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành
công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp
có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ
chức;
- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm
đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;

- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối
hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản
trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức
và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm
các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động
qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển.
Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tới một mục
6


đích nào đó, cũng giống như các vai mà các diễn viên đảm nhiệm trong một vở
kịch, dù các vai trò này là do họ tự vạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặc
tình cờ, hay là những vai trò đã được xác định và được sắp đặt bởi một người
nào đó, nhưng họ đều biết chắc rằng mọi người đều đóng góp theo một cách
riêng vào sự nỗ lực của nhóm.
1.1.2. Lịch sử của quản trị
Từ những năm 1840 - 1890 khi những cơ sở sản xuất nhỏ, những công
trường thủ công, xưởng thợ ra đời kèm theo nó là sự xuất hiện của những quản
trị viên. Họ là chủ sở hữu những cơ sở sản xuất nhỏ của mình và đồng thời là
nhà quản trị.
Sau năm 1890, nhiều xí nghiệp lớn, nhiều liên hiệp xí nghiệp ra đời và
phát triển mạnh. Để quản lý các doanh nghiệp có quy mô ngày càng lớn này và
thích ứng với môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi, các nhà nước, các
chính phủ đã xây dựng và ban hành nhiều đạo luật nhằm quy định quyền hạn và
trách nhiệm của những xí nghiệp và liên hiệp xí nghiệp này.
Trong quá trình cải tổ doanh nghiệp, không chỉ có các chủ sở hữu mà cả
những luật gia cũng tham gia vào những chức vụ quan trọng của quản trị doanh
nghiệp và hoạt động quản trị được thực hiện trong phạm vi những điều luật quy
định.
Tuy nhiên, trong giai đoạn trước năm 1910 chưa có những tác phẩm đáng

kể viết về quản trị doanh nghiệp, kể cả vấn đề tổng kết lý luận và kinh nghiệm
thực tiễn. Có chăng chỉ là những kinh nghiệm được sao chép, truyền lại qua các
đời, từ các gia đình, dòng họ. Vì vậy, quản trị doanh nghiệp chưa phải là môn
khoa học chính thống.
Từ năm 1910, nhiều công ty, nhiều tập đoàn sản xuất lớn được hình thành;
nhiều ngân hàng xuất hiện nhằm phục vụ cho sự phát triển của các doanh nghiệp
lớn, các tập đoàn. Các chức danh Giám đốc, Tổng Giám đốc ra đời. Vấn đề quản
trị doanh nghiệp càng được đặt ra cụ thể, chặt chẽ dưới các điều luật cụ thể.
Vào năm 1911, tác phẩm quản trị doanh nghiệp có giá trị đầu tiên được
xuất bản ở Mỹ. Cuốn sách do nhà khoa học quản trị nổi tiếng F. W. Tây-lơ biên
7


soạn với tiêu đề: "Những nguyên tắc và phương pháp quản trị khoa học
(Principles and methods of scientice manngement". Cuốn sách chủ yếu đề cập
vấn đề quản trị nhân sự: Làm thế nào để người lao động hoàn thiện và sử dụng
có hiệu quả công cụ lao động, thời gian làm việc để tăng năng suất lao động.
Sau Đại chiến Thế giới lần thứ nhất (1913 - 1918), tiếp đó là cuộc đại
khủng hoảng kinh tế, tài chính đã làm cho hàng loạt các doanh nghiệp bị phá
sản. Nhiều doanh nghiệp còn trụ lại, được tổ chức lại hoặc hợp nhất với nhau.
Cơ chế quản lý mới ra đời thích ứng với thời kỳ mới. Trên cơ sở này, giới quản
trị doanh nghiệp mới xuất hiện với những nguyên tắc, phương pháp và kinh
nghiệm quản lý mới.
Năm 1922 đã ra đời một tác phẩm có giá trị cao về quản trị doanh nghiệp.
Đó là tác phẩm của nhà khoa học Pháp Hen-ry Fayol về: "Quản lý công nghiệp
và quản lý tổng hợp (Industrial and General Administration". Nội dung cơ bản
của cuốn sách đề cập đến phương pháp quản trị trong phòng giấy, chủ yếu nói về
những chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp. Những tư tưởng, quan điểm
cơ bản của cuốn sách cho đến nay vẫn được áp dụng.
Cho đến năm 1940, các doanh nghiệp, các nhà kinh doanh đã nhận thấy

tính tất yếu phải xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng một đội ngũ quản trị viên doanh
nghiệp và một hệ thống trường lớp, giáo trình đào tạo quản trị viên đã ra đời. Từ
đó, khoa học quản trị doanh nghiệp đã góp phần đem lại hiệu quả kinh tế lớn
cho các doanh nghiệp.
P. Fonet viết trong cuốn sách: "Đường xoắn ốc của những phương pháp
khoa học và hiệu quả của nó đối với quản lý công nghiệp (Papus of scientirc
methods and its effect upon industrial manngement)".Cuốn sách đã xác định
những tư tưởng triết học và những quan điểm của quản trị tiến bộ.
Sự phát triển của quản trị doanh nghiệp từ năm 1946 đến nay: Đây là giai
đoạn sau kết thúc chiến tranh thế giới lần thứ II, chuyển sang khôi phục, phát
triển kinh tế và giao lưu quốc tế. Cùng với trào lưu đó, công nghiệp hóa và hiện
đại hóa ở nhiều nước công nghiệp tiên tiến đã đạt được tốc độ cao trong tăng
trưởng kinh tế. Từ năm 1946 trở đi, ngày càng xuất hiện nhiều tác phẩm có giá
8


trị nói về quản trị doanh nghiệp. Ở nhiều nước đã thành lập các trường riêng để
giảng dạy, đào tạo những nhà quản trị doanh nghiệp từ cấp thấp đến cấp cao nhất
doanh nghiệp.
Có thể kể đến các trường ở Mỹ: Trường MBA (Master of Business
Administration), Trường Kinh doanh Ha-vớt (Harvard Business School); ở Nhật:
Trường Đào tạo Giám đốc dưới chân núi Phi-ghi... Có thể kể đến một số tác
phẩm quản trị doanh nghiệp đặc biệt có giá trị trong thời kỳ này như. Cuốn sách:
"Quản lý năng động" xuất bản năm 1945 của hai nhà khoa học người Anh và
Mỹ. Tác phẩm này đã tổng kết những nguyên tắc của quản trị doanh nghiệp đạt
được từ xưa đến năm 1945. Trên cơ sở lý luận về quản trị doanh nghiệp mới phù
hợp với điều kiện hiện tại.
Sau đó lần lượt hàng trăm cuốn sách khác nhau, nhiều sách giáo khoa, bài
báo về quản trị doanh nghiệp ra đời. Những buổi hội thảo, hội nghị quốc tế,
nhiều lớp học được tổ chức để làm sáng tỏ những vấn đễ cơ bản của quản trị

doanh nghiệp trong điều kiện hiện đại. Từ sau năm 1960, là thời kỳ sôi nổi, phát
triển nhất của quản trị doanh nghiệp mà nhân loại đạt được từ nền kinh tế tư bản
phát triển tới nay. Một công ty Mỹ trong năm 1960, đã phải chi tới 3.000.000
đô-la chỉ để phục vụ việc sưu tầm, thu thập, tổng hợp những tài liệu về quản trị
doanh nghiệp, nhằm bồi dưỡng cho những quản trị viên của công ty (chưa kể
tiền lương và những chi phí khác phục vụ cho đội ngũ giáo sư, cán bộ giảng
dạy...).
Tóm lại, qua các giai đoạn phát triển của quản trị doanh nghiệp chúng ta
thấy nổi bật một vấn đề là: Xã hội từ chỗ chấp nhận từ từ đến chấp nhận hẳn vai
trò của quản trị doanh nghiệp, mà gắn liền với nó là các quản trị viên có nghiệp
vụ và các cố vấn có năng lực vận dụng những kiến thức lý luận quản trị doanh
nghiệp vào thực tiễn. Ngày nay, nhất là những năm đầu của thập kỷ 90, ở hầu
hết các nước đã hình thành một hệ thống trường lớp để đào tạo, bồi dưỡng các
nhà quản trị doanh nghiệp tài ba đem lại.

9


1.1.3. Bản chất của quản trị
Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư tức tìm ra phương thức
thích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí các
nguồn lực ít nhất. Nói chung, quản trị là một quá trình phức tạp mà các nhà quản
trị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực chất của quản trị là quản trị các yếu tố
đầu vào, quá trình sản xuất các yếu tố đầu ra theo chu trình quá trình hoạt động
của một tổ chức, một doanh nghiệp.
Những quan niệm trên cho dù có khác nhau về cách diễn đạt, nhưng nhìn
chung đều thống nhất ở chỗ quản trị phải bao gồm ba yếu tố (điều kiện):
Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị và
một đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận sự tác động đó.

Tác động có thể chỉ một lần và cũng có thể nhiều lần.
Thứ hai: Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tượng. Mục
tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. Sự tác động của chủ thể quản
trị lên đối tượng quản trị được thực hiện trong một môi trường luôn luôn biến
động. Về thuật ngữ chủ thể quản trị, có thể hiểu chủ thể quản trị bao gồm một
người hoặc nhiều người, còn đối tượng quản trị là một tổ chức, một tập thể con
người, hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị đất đai, thông tin...).
Thứ ba: Phải có một nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác và vận dụng
trong quá trình quản trị.
1.1.4.Vai trò của Nhà quản trị văn phòng
Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhà
quản trị phải đảm đương 10 vai trò khác nhau. Các vai trò này được chia thành
ba nhóm:
Vai trò quan hệ với con người: Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ
chức đó đều hoạt động hướng đến mục tiêu của tổ chức. Để đạt được điều đó,
nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vì
lợi ích của doanh nghiệp.
•

Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong
10


tổ chức.
•

Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới;
Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên.

•

Vai trò liên kết: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được
giao cho đơn vị của họ. NQT luôn là 1 người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải,
đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnh
tập thể.

-

Vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản lý thông
tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị.

•

Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ
thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập
những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức.

•

Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc
các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.

•

Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài
với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp.

•

Vai trò quyết định:

Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách
cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh
một kỹ thuật đang áp dụng.

•

Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt
động bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định.

•

Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt
hiệu quả cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn,
trang bị hay vật liệu.

•

Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị
khác cũng như với bên ngoài.

11


2. CÁC KĨ NĂNG, YÊU CẦU CẦN CÓ Ở NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
2.1. Các kĩ năng cần có ở Nhà quản trị Văn phòng
Làm thế nào chúng ta có thể nhận ra một nhà quản lý tài năng trong đám
đông? Hãy nhìn vào một khung cảnh hỗn loạn, bạn sẽ thấy nhà quản lý tài năng
chính là người nổi bật lên trên sự hỗn loạn và lập lại trật tự vốn có.
Họ dường như được sinh ra trong những tình huống khủng hoảng nhất và

khắc chế được sự khủng hoảng đó. Bởi vì bẩm sinh họ đã thích được thử thách
và cảm thấy rất hưng phấn khi chiến thắng.
Nhưng một nhà quản lý giỏi còn cần phải có các tố chất khác. Họ phải có
tầm nhìn xa và phải có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng. Họ phải
là nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi. Họ là người dám mơ ước và dám
trở nên khác biệt. Họ sẵn sàng chấp nhận thất bại…
Quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các
nhóm và các nguồn lực khác. Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt
được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau.
Trước tiên, nhà quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định về hệ thống luật và
thuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản
xuất, công nghệ … Đây là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá
trình ra quyết định. Và để trở thành một nhà quản lý tài năng thì cần phải có
những kỹ năng cần thiết. Sau đây là một số kỹ năng quan trọng mà một nhà lãnh
đạo tương cần phải có:
• Kỹ năng lãnh đạo: Đây là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà
quản lý. Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi hệ
thống và con người. Thuật ngữ “lãnh đạo” đang được sử dụng ngày càng nhiều
hơn khi nhắc đến vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là xử lý
thay đổi. Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống
và con người một cách năng động. Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quá
trình quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên của họ quyết định vấn đề đó.
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng
12


phải biết khai thác quyền lực của những người khác. Bạn phải thúc đẩy quá trình
quyết định và làm cho quá trình đó hoạt động. Đó là một bài toán khó.
• Kỹ năng lập kế hoạch: Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ
bộ máy của công ty sẽ hành động theo quyết định đó. Nghĩa là quyết định của

nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của doanh nghiệp. Một kế hoạch sai
lầm rất có thể sẽ đưa đến những hậu quả khó lường.Vì vậy kỹ năng lập kế hoạch
rất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý có thể đưa ra những kế hoạch hợp lý
và hướng toàn bộ nhân viên làm việc theo mục tiêu của kế hoạch đã định. Khi kế
hoạch được hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp
trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch,
người quản lý sẽ cần đến những công cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải
ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình giải quyết vần đề có thể được
tiến hành qua các bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ của vấn đề, phân
loại vấn đề, tìm giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu. Một nhà quản lý giỏi sẽ
tiến hành quá trình này một cách khoé léo và hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp tốt: Càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh của
các mối quan hệ, cái mà có được từ một kỹ năng giao tiếp tốt. Bạn phải thành
thạo giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết. Bạn phải biết cách gây ấn tượng bằng
giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục. Các
bản hợp đồng ngày nay có được phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thương
thuyết. Khả năng giao tiếp tốt cũng phát huy tác dụng trong quản lý nhân sự.
Một chuyên gia về nhân sự đã từng kết luận rằng tiền có thể mua được thời gian
chứ không mua được sự sáng tạo hay lòng say mê công việc. Mà mức độ sáng
tạo hay lòng say mê công việc lại phụ thuộc vào khả năng tạo động lực cho nhân
viên để khẳng định lòng trung thành và sự cam kết của người lao động không
thể có được bằng việc trả lương cao. Thực tế là mức lương cao và một văn
phòng đầy đủ tiện nghi chỉ là điều kiện cần chứ không phải là điều kiện đủ để
nhà quản lý có thể giữ một nhân viên tốt.
Nếu bạn là một nhà quản lý và bạn nhận ra là mình không có đầy đủ các
13


kỹ năng cần thiết trên thì cũng không có gì phải lo lắng. Hãy học hỏi từ những

chuyên gia cho dù bạn sẽ cảm thấy dường như vị trí của mình thay đổi từ một
nhà lãnh đạo thành một người học việc. Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu
quả , chúng ta cần xác định được công việc của một người quản lý phải làm để
đạt được các much tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân.
•

Thành thạo nghiệp vụ văn phòng
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nghiệp vụ văn phòng hiện nay
không còn là ngồi cắm mặt vào đống tài liệu và ghi ghi chép chép, rất nhẹ
nhàng chúng ta chỉ cần quản lý trên phần mềm máy tính. Chính vì vậy, nhà quản
trị văn phòng cần trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, nghiệp vụ vi
tính văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm và các thiết bị hỗ trợ như máy
in, máy photo, máy fax,..

•

Kỹ năng Tin học ( Informatics Skills):

Xã hội càng phát triển công

nghệ mới thay đổi từng ngày trong đó khoa học máy tính không ngừng có những
bước phát triển mới. Cho nên việc tiếp thu kỹ năng năng này càng có ý nghĩa
quan trong hơn. Thực tế cho thấy, với một nhà Quản trị Văn phòng thì đây là
một kỹ năng thúc đẩy tiến độ công việc tốt, việc thành thạo các kỹ năng tin học
văn phòng sẽ giúp cho việc cập nhật, quản lý thông tin được nhanh gọn, chính
xác. Khi mà trong thời đại ngày nay “Thế giới nằm trên mười ngón tay bạn”
(Bill Gate). Hơn thế nữa kỹ năng này sẽ quyết định 20% thành công trong công
việc của nhà Quản trị Văn phòng giỏi.
•

Kỹ năng ngoại ngữ (Foreign Language Skill ): Một nhà Quản trị Văn
phòng văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề giỏi về chuyên môn
nghịêp vụ, giỏi vi tính cũng chưa đủ đáp ứng đủ yêu cầu của xã hội ngày nay.
Cần phải có kỹ năng ngoại ngữ thành thạo mà đặc biệt là tiếng Anh - ngôn ngữ
chung của thế giới. Khi giỏi ngoại ngữ nhà Quản trị Văn phòng cập nhật khoa
học công nghệ mới nhanh hơn, giải quyết công việc thuận lợi hơn ở bất cứ môi
trường làm việc nào.

14


2.2. Phẩm chất của người lãnh đạo
Phẩm chất cần có của người lãnh đạo
Để trở thành người lãnh đạo, bạn cần phải trải qua một thời gian dài được
rèn luyện những phẩm chất cần có và học tập kinh nghiệm từ những người đi
trước. Thế nhưng, nhiều người trong chúng ta thường xem nhẹ điều đó và cứ giữ
mãi quan niệm chủ quan khi cho rằng họ sinh ra là để làm người đứng đầu. Một
người lãnh đạo thật sự cần phải có tư thế đĩnh đạc, sự tự tin, khả năng thuyết
phục người khác… Câu hỏi lớn được đặt ra là làm thế nào bạn có thể hội tụ đủ
những phẩm chất đó?
Tầm nhìn xa
Một người lãnh đạo có vai trò quan trọng hơn một cá nhân rất nhiều. Anh
ta dường như luôn biết cách hoạch định tốt mọi công việc và là người cung cấp
những lời khuyên hữu ích nhất cho những cộng sự hay thuộc cấp của mình.
Không chỉ có một tầm nhìn xa, anh ta còn biết cách truyền đạt những ý tưởng
của mình cho người khác hiểu để cùng với mình thực hiện tốt những ý tưởng đó.
Những thông điệp được truyền đi phải luôn sinh động, rõ ràng và có sức thuyết
phục cao. Do đó, sự thành thạo trong khả năng giao tiếp bằng lời nói luôn là
phẩm chất cần có của một người lãnh đạo giỏi.
Trong khi mọi người đều bị thuyết phục bởi tài năng của người lãnh đạo,

họ thường không nhận ra rằng tài năng đó chỉ đóng vai trò bổ trợ cho những
kinh nghiệm mà anh ta có thể tiếp thu từ thực tiễn công việc: khả năng lên kế
hoạch và thiết lập mục tiêu cần đạt được. Anh ta là người luôn có những giải
pháp để giải quyết mọi khó khăn trong những tình huống nan giải nhất bởi vì,
anh ta đã nhìn rõ bản chất của sự việc ngay cả trước khi khi bạn chỉ mới bắt đầu
nghĩ về nó.
Sự tự tin
Một người lãnh đạo thật sự phải luôn có lòng tin vào chính mình. Thông
thường, sự tự tin này hình thành từ sự thật là bất cứ một người lãnh đạo nào
cũng đã từng trải qua thời gian dài rèn luyện những kỹ năng trong công việc,
tích lũy vốn kiến thức rộng cùng với sự thông minh sẵn có của anh ta. Bên cạnh
15


đó, cho dù không có những kỹ năng, kinh nghiệm kia thì anh ta cũng là người
biết nhận thức, học hỏi điều đó từ những người khác.
Tính kiên định
Một người lãnh đạo mạnh mẽ cần phải có lập trường vững vàng trong các
quyết định của mình. Tuy nhiên, điều này không bao gồm những tư tưởng bảo
thủ, ngoan cố không biết sửa chữa những sai lầm. Hơn nữa, anh ta phải biết
nghiêng về lẽ phải trong việc phân xử các xung đột trong nội bộ của mình.
Biết chấp nhận mạo hiểm
Nhiều người không dám mạo hiểm bởi vì họ sợ phải nhận lấy thất bại.
Tuy nhiên, nếu bạn là một người lãnh đạo có tham vọng, bạn cần phải tự hỏi
chính mình rằng liệu sự mạo hiểm đó có đáng giá hay không?
Nếu cảm thấy sự liều lĩnh của mình là đáng bõ công, bạn cần biết vượt
qua rào cản tâm lý lo sợ, e ngại và dũng cảm đương đầu với thử thách. Nếu thử
thách là quá khó, hãy dành thời gian cho việc lên kế hoạch “tác chiến”, càng có
nhiều sự chuẩn bị, mức độ mạo hiểm trong tình huống của bạn càng được giảm
bớt.

Sự kiên trì
Người lãnh đạo không bao giờ đầu hàng khó khăn khi chưa thật sự đối
đầu với nó. Mọi thứ không phải luôn luôn dễ dàng đối với bạn và bởi vì bạn là
người đứng đầu nên bạn cần biết thử trải nghiệm thật nhiều cho đến khi nào
thành công thì thôi.
Sự quả quyết
Là người đứng đầu, bạn được trông chờ trong việc đưa ra những quyết
định quan trọng trong khi những người khác thường cố gắng tránh xa nó. Cho
dù những quyết định này đôi khi sẽ tạo ra những tác động lớn ảnh hưởng đến
mối quan hệ giữa bạn và những người xung quanh mình thì bạn cũng phải chấp
nhận điều đó.
Sự cả nể, nhân nhượng trong cách đưa ra quyết định có thể dẫn bạn đến
những sai lầm khi tạo tiền lệ xấu dẫn đến việc làm mất đi cái “uy” trong vị thế là
người lãnh đạo của bạn. Đôi khi bạn cũng cần nhẫn tâm một chút trong việc sa
16


thải một nhân viên nào đó vì hành động của anh ta gây tổn hại lớn đến lợi ích
của công ty.
Sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân
Bạn có sẵn sàng để làm điều đó để công việc của mình tiến triển tốt hay
không? Là một người đứng đầu một tập thể, bạn phải tốn rất nhiều thời gian và
công sức để quản lý tốt những người dưới quyền và công việc của mình. Thậm
chí, sự bận rộn đó còn chiếm cả những khoảng thời gian riêng tư dành cho bản
thân và gia đình bạn.
Khả năng thích nghi
Phương thức kinh doanh có thể hiệu quả trong hôm nay nhưng ngày mai
thì nó lại khác. Một người lãnh đạo có tài cần phải nhận thức được điều đó và
phải biết thức thời trong việc thích nghi và chấp nhận thay đổi. Anh ta phải luôn
cập nhật những kỹ năng, công nghệ và phương pháp mới để thúc đẩy sự phát

triển trong công việc của mình.
Để trở thành một nhà lãnh đạo tài năng thật không dễ dàng chút nào. Nó
đòi hỏi bạn phải thật sự yêu thích công việc của mình cùng với những công sức
và sự nỗ lực không ngơi nghỉ để có thể hội tụ được những phẩm chất cần có của
người lãnh đạo. Hãy tự hỏi mình vì sao những người khác cần phải lắng nghe,
tôn trọng và thực hiện theo sự điều động, hướng dẫn của bạn. Chắc chắn, bạn sẽ
tìm thấy động lực để hoàn thành tốt vai trò của một người lãnh đạo. Xin chúc
bạn thành công!
2.3.Những tố chất cần có của một nhà lãnh đạo
Theo đúc kết của nhiều chuyên gia quốc tế, một số nhà lãnh đạo tài năng
phải có những tố chất dưới đây:
1. Niềm say mê. Một nhà lãnh đạo hiệu quả là người luôn khát khao làm
được điều gì đó đóng góp cho xã hội, hoặc chí ít là cho mình. Không có sự say
mê, thi fmột nhà lãnh đạo sẽ không thể có được những quyết định táo bạo và
tâm huyết.
2. Sự hiểu biết và tính ham học hỏi. Điều chắc chắn là, người lãnh đạo
không thể điều hành tốt nếu họ không hiểu biết gì về lĩnh vực hoạt động của họ.
17


Ngoài những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực hoạt động của mình, nguời lãnh
đạo còn phải đọc nhiều và luôn có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao
kiến thức, nhận biết và cập nhật những thông tin và tri thức mới.
3. Nhìn xa trông rộng. Tố chất này khác với niềm say mê, song ở khía
cạnh nào đó, nó lại không tách biệt khỏi niềm say mê. Nếu một người không
quan tâm đến một đối tượng, một vấn đề, một hệ thống nào đó, thì người đó sẽ
không chú tâm dành thời gian tìm hướng giải quyết. Tuy nhiên, người lãnh đạo,
ngoài niềm say mê, còn phải có tầm nhìn, cách nhìn nhận và những ý tưởng nhất
định trước những thay đổi, để từ đó vạch ra những biện pháp phù hợp.
4. Óc sáng tạo. Người lãnh đạo luôn phải suy nghĩ để làm sao đưa ra

những chiến lược thực hiện tầm nhìn một cách hiệu quả nhất. Trong bất cứ cong
việc nào, cũng cần phát huy trí sáng tạo để thực hiện công việc nhanh nhất, hiệu
quả nhất, chất lượng đảm bảo nhất.
5. Khả năng truyền đạt thông tin. Người lãnh đạo phải có khả năng diễn
thuyết và truyền đạt thông tin để thuyết phục những người khác tin tưởng, nghe
theo và làm theo.
6.Khả năng lập Kế hoạch và tổ chức. Người lãnh đạo là người luôn nhìn
thấy những việc cần làm và có khả năng giúp tập thể lập kế hoạch và tổ chức
việc thực hiện.
7.Khả năng làm việc theo nhóm. Người lãnh đạo cần phải có khả năng
hoạt động cùng những người khác, biết lắng nghe, sống trung thực và cởi mở,
biết sắp xếp và bố trí công việc cho nhân viên một cách khoa học và hợp lý, biết
cách giải quyết và dàn xếp những mâu thuẫn nội bộ.
8. Tài xoay xở. Người lãnh đạo càn có nghị lực rất lớn. Khi khó khắn, họ
không nản chí. Khi công việc xem ra quá khó, họ sẽ tìm cách tiếp cận khác. Họ
luôn tìm kiếm các giải pháp cho vấn đề, đẻ từ đó lựa chọn hướng đi tối ưu
9. Lòng dũng cảm. Người lãnh đạo là người có một trong những công
việc khắc nghiệt nhất. Giám đốc điều hành phải luôn xác định rõ, họ là đại diện
cho ai và cần phải làm gì. Họ phải dũng cảm và cương quyết trong các vấn đề
liên quan đến sự sinh tồn và phát triển của doanh nghiệp, như việc bổ nhiệm, sa
18


thải…
10. Sẵn sàng chấp nhận rủi ro. Người lãnh đạo tài năng là người không
trốn tránh trước thực tế giảm sút, biết lường trước những kịch bản xấu nhất có
thể xảy ra với doanh nghiệp. Khi đó, họ cần có kế hoạch hỗ trợ.
2.5.Những tố chất và kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo
Một người lãnh đạo thực sự không chỉ hội tụ những tố chất lãnh đạo vốn
có mà còn phải trau dồi những kỹ năng cần thiết để lãnh đạo hiệu quả. Thế

nhưng, nhiều người trong chúng ta xem nhẹ điều đó và cứ giữ mãi quan niệm
chủ quan khi cho rằng họ sinh ra là để làm người đứng đầu. Hãy tự hỏi mình vì
sao những người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng và thực hiện theo sự điều
động, hướng dẫn của bạn.
Vì vậy nhà lãnh đạo phải biết được đâu là tố chất và kỹ năng cần có cho
mình để xây dựng và phát huy chúng một cách hiệu quả. Những phẩm chất và
kỹ năng này ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh người lãnh đạo và nền tảng thành
công của doanh nghiệp.
Tố chất cần có của nhà lãnh đạo :
Doanh nghiệp thành công không thể không nói đến yếu tố nhà lãnh đạo
với những tố chất cần thiết đó là có sự hiểu biết và ham học hỏi, có tầm nhìn và
sự quyết đoán, dũng cảm và kiên trì.
-

Sự hiểu biết và ham học hỏi: Người lãnh đạo không thể điều hành tốt nếu họ
không hiểu biết gì về lĩnh vực hoạt động của họ. Ngoài những kiến thức cơ bản
trong lĩnh vực hoạt động của mình, người lãnh đạo còn phải đọc nhiều và luôn
có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết và cập nhật
những thông tin và tri thức mới. Điều này giúp cho nhà lãnh đạo có một vốn
kiến thức sâu rộng vừa hoàn thiện bản thân lại vừa có cái nhìn tổng thể để phát
triển doanh nghiệp.

-

Tầm nhìn và sự quyết đoán: Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc tài năng
của nhà lãnh đạo bởi sự quyết đoán và tầm nhìn xa trông rộng của người lãnh
đạo.Bởi xã hội có nhiều biến chuyển, xu thế phát triển có nhiểu mới mẻ đòi hòi
nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu và
19

những khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa ra kế hoạch tiến triển công việc.
Nếu không có khả năng phán đoán tương lai thì sẽ rất khó để đưa ra tầm nhìn,
chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính quyết đoán
trong mọi công việc sẽ giúp cho họ có những quyết định kịp thời và sáng suốt.
-

Dũng cảm và kiên trì: Một nhà lãnh đạo tốt không bao giờ đầu hàng khó khăn,
thất bại mà quan trọng là họ biết đối mặt và dũng cảm vượt qua sự khó khăn,
thất bại đó đồng thời để trải nghiệm thêm cho mình vốn tích lũy thiết thực về
quản lý hay chiến lược kinh doanh. Mọi thứ không phải lúc nào cũng dễ dàng và
nhất là người đứng đầu nên biết chấp nhận thử thách và kiên trì, giữ vững ý chí
cho đến khi nào thành công thì thôi. Niềm hy vọng và lòng kiên trì, không ngại
khó khăn là động lực lớn để phát triển doanh nghiệp.

-

Kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo
Để trở thành một nhà lãnh đạo ưu tú, ngoài yếu tố ngoại hình thì họ cần
trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng không thể thiếu như: kỹ năng quản
lý và lập kế hoạch, kỹ năng giao quyền hiệu quả, kỹ năng truyền cảm hứng và
kỹ năng giao tiếp.

-

Kỹ năng quản lý và lập kế hoạch: Đây là một kỹ năng không thể thiếu của nhà
lãnh đạo. Họ xây dựng tầm nhìn chiến lược cho công ty, đồng thời cũng phải
quản lý và lập kế hoạch cho các mục tiêu mà công ty cần đạt tới. Có khả năng
quản lý và lập kế hoạch, thì nhà lãnh đạo mới có thể duy trì, phát triển và thay
đổi được tầm nhìn chiến lược khi cần thiết.

-

Kỹ năng giao quyền hiệu quả: Nhà lãnh đạo phải biết phát hiện nhân tài –
người có khả năng bổ sung những khiếm khuyết của bạn thay vì biết cách khen
ngợi mà hãy phân quyền và phân bổ công việc một cách hợp lý. Bên cạnh đó,
người lãnh đạo cần phải có chính sách đãi ngộ đặc biệt cho những con người
giỏi, những người dám đặt những mục tiêu vô cùng thách thức và tìm cách để
thực hiện nó.

-

Kỹ năng truyền cảm hứng: Biết cách truyền cảm hứng cho người khác và bạn
sẽ nhận được những điều mà bạn mong đợi khi bạn quan tâm nhiều đến họ.
Muốn trở thành nhà lãnh đạo giỏi, bạn cần phải hiểu nhân viên của mình, biết
20


lắng nghe và chia sẻ với cấp dưới chứ không phải chỉ biết ra lệnh và quát tháo.
Khi có vấn đề rắc rối, phải đặt mình vào hoàn cảnh cụ thể để từ đó có hướng giải
quyết hợp tình hợp lý.
-

Kỹ năng giao tiếp: Nhà lãnh đạo phải có một kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả văn
nói và văn viết, vì điều đó sẽ bộc lộ được khả năng nhiều mặt của bạn và có ảnh
hưởng không nhỏ tới sự thành công của công ty. Muốn thuyết phục được nhân
viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin. Muốn
thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến
khích, động viên, hay muốn có các bản hợp đồng, nhà lãnh đạo cũng phải biết
cách thương thuyết.

Là một người quản lý mới, có thể bạn sẽ phải đối mặt với một số thách
thức như:
+ Phát triển các quy trình,
+ Thiết lập mục tiêu và ưu tiên cho đội của bạn,
+ Và đảm bảo rằng tất cả mọi người đang làm việc đầy đủ tiềm năng của
họ.
Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hoặc toàn bộ một bộ phận, mối
quan tâm chính của bạn có thể sẽ là như nhau:

•

Tôi vẫn có thể thực hiện cũng như một cá nhân, trong khi được chịu trách
nhiệm cho sự đóng góp của người khác?

•

Làm thế nào để thiết lập mục tiêu cho đội của tôi?

•

Quá trình chuyển đổi từ “thành viên đội” để “trưởng nhóm” sẽ làm mất
tình bạn của tôi?

•

Tôi đã có những gì để thúc đẩy người khác và được sự tôn trọng của họ?

•

Điều gì nếu đội không thích tôi – hay họ không thích nhau?

Vai trò đó có thể khiến bạn lúc đầu cảm thấy khó khăn, nhưng với một
chút chuẩn bị và lập kế hoạch, bạn không cần phải cảm thấy choáng ngợp. Dưới
đây là 8 lời khuyên của chúng tôi để giúp trở thành một nhà quản lý đặc biệt.

1.

Xác định vai trò của bạn
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm, mục tiêu và vai
21


trò mới của mình.
•

Nghiên cứu mô tả công việc

•

Phát triển một kế hoạch sẽ biến những mục tiêu thành kết quả thông qua
hành động
Nói chuyện với cấp trên của bạn:

•

Về trách nhiệm và mục tiêu chính của bạn,

•

Và ghi chú về những gì cấp trên nói.
Nếu có thể, hãy nói chuyện với người tiền nhiệm:

•

Là trách nhiệm chính là gì?

•

Mục tiêu quan trọng nhất?

•

So sánh với bản thảo của bạn
Cuối cùng, nói chuyện với những người bạn sẽ được quản lý:

•

Làm thế nào để họ nhìn thấy vai trò của bạn?

•

Những loại hướng dẫn họ cần?

2.

Làm việc với cố vấn của bạn
Khi bạn đang bắt đầu một vai trò mới, hãy tìm một người cố vấn:
+ Những người có thể cung cấp cho bạn thông tin phản hồi về hiệu suất
của bạn,
+ Và huấn luyện viên bạn các kỹ năng cụ thể mà bạn cần để thành công.
+ Anh ta có thể cung cấp lời khuyên vô giá

+ Và tăng sự tự tin của bạn với sự hỗ trợ và khuyến khích.
Để bắt đầu,
+ Hãy viết ra chính xác những gì bạn muốn từ một mối quan hệ với cố
vấn
+ Tìm một người cố vấn:

•

Nhìn vào bên trong tổ chức của bạn đầu tiên: Có bất kỳ nhà lãnh đạo cấp
cao hơn- người bạn muốn tìm hiểu. Những nhà lãnh đạo trong mạng lưới rộng
lớn hơn của bạn
+ Hãy nhớ rằng cố vấn là một mối quan hệ hai chiều.
– Bạn cần phải có một cái gì đó để cung cấp cho cố vấn
22


– Để được tư vấn chuyên môn của mình:
– Đó có thể là một cái nhìn mới về ngành công nghiệp,
– Làm quen với công nghệ mới,
– Giới thiệu đến các chuyên gia khác
3.

Xây dựng mối quan hệ tốt
Là một nhà quản lý vĩ đại không phải là một chiến lược gia xuất sắc hay
một diễn giả truyền cảm hứng. Theo Dale Carnegie, phần quan trọng nhất trong
vai trò của nhà quản lý là khả năng thực hiện kết nối cá nhân đích thực với
những người trong nhóm của mình.
Là nhà quản lý, bạn không thể mong đợi được làm bạn của mọi người:
+ Trách nhiệm đầu tiên của bạn là một nhà lãnh đạo,
+ Và để làm điều đó bạn cần cân bằng các mối quan hệ.

+ Có, bạn muốn có quan hệ tốt với nhân viên, nhưng bạn cần là một
hướng dẫn viên tốt.
Hãy cởi mở với đội mới của mình:
+ chia sẻ về kinh nghiệm và lý do tại sao bạn mất vị trí này.
+ Đừng ngại chia sẻ những sai lầm bạn đã thực hiện trên đường đi.
Sẽ giúp nhân viên của bạn hiểu
+ Bạn là ai,
+ Tại sao bạn ở đó,
+ Và tại sao họ có thể tin tưởng bạn,
Mà quan trọng là bạn chia sẻ vì bạn muốn có một đội hạnh phúc và tràn
đầy năng lượng.
Kết nối với các thành viên
+ Bằng cách tôn trọng những khác biệt cá nhân của họ. Họ có thể có

•

Những đặc điểm văn hóa

•

Hoặc các thế hệ khác nhau,

•

Hoặc có mức độ rất khác nhau của kinh nghiệm
+Sử dụng khả năng đa dạng của họ để khuyến khích thảo luận sôi nổi

4.

Xác định mục tiêu và truyền đạt

23


Hãy dành một chút thời gian để giải quyết “vai trò” của bạn trước khi bạn
thực hiện bất kỳ thay đổi lớn cho cách đội hoạt động. Quan sát hiệu quả của đội
từ góc độ nhà quản lý và nói chuyện với mọi người về cách thức làm việc.
+ Viết điều lệ đội trong đó nêu rõ mục tiêu của đội, liên hệ với mục tiêu
của tổ chức.
+ Thiết lập mục tiêu hiệu suất cho mỗi cá nhân trong đội
+ Xem xét việc thực hiện một số các trọng tâm- Mục tiêu mà “đo lường”
khả năng của mọi người.
+ Thường xuyên trao đổi với nhân viên, kể chuyên kinh doanh, chia sẻ ý
nghĩa sâu sắc về những gì họ đang làm.
+ Thiết lập cho mình một số mc tiêu cá nhân, bao gồm cả việc phát triển
bất kỳ kỹ năng mới, bạn cần làm việc để thành công hơn trong vai trò mới của
mình.
5.

Hãy là một hình mẫu tốt
Là nhà quản lý, bạn cần phải nhận thức rằng đội của bạn nhìn vào các
hành vi của bạn để cư xử và hành động tại nơi làm việc. Nếu bạn muốn định
hình hành vi của nhân viên, cải thiện hiệu suất, và xây dựng những thói quen tốt,
bạn cần phải đi đầu làm gương. Chỉ cho họ, bằng lời nói và hành động của bạn,
rằng bạn có nghĩa là những gì bạn nói.
Nếu bạn muốn mọi người bắt đầu tin tưởng lẫn nhau, thể hiện sự tin tưởng
bằng cách chia sẻ thông tin về bản thân.
Bằng cách xây dựng chuyên môn trong vai trò của đội, và thực hành
những gì bạn giảng, mọi người sẽ tin tưởng phán đoán và quyết định của bạn, và
có khuynh hướng muốn làm theo chỉ dẫn của bạn.

6.

Phản hồi kịp thời
Tại sao phản hồi quan trọng:
+ Nhân viên không thể phát triển nếu họ không biết những gì họ cần điều
chỉnh trong quá trình làm việc.
+ Họ sẽ không có động cơ làm việc, trừ khi bạn khen ngợi kết quả làm
việc của họ và thành công trên đường đi.
24


Cố gắng
+ Phản hồi càng gần với các sự kiện càng tốt.
+ Điều quan trọng là cân bằng giữa những lời nhận xét về khuyết điểm có
tính xây dựng và những phản hồi tích cực để cải thiện tình hình.
+ Hãy nhất quán trong thông tin phản hồi của bạn, thảo luận về hiệu suất
thường xuyên.
+ Ngoài ra, sử dụng phán đoán tốt và nhạy cảm khi đưa ra phản hồi. Luôn
luôn giải quyết vấn đề hiệu suất cá nhân, nhưng khen ngợi công khai để chứng
tỏ sự đánh giá của bạn cho một công việc tốt, và truyền cảm hứng cho họ.
Giao việc

7.

Các nhà quản lý tốt nhất biết rằng họ không thể làm tất cả, đó là lý do tại
sao bạn cần biết giao việc hiệu quả.
Khi được sử dụng một cách thích hợp kỹ năng giao việc:
+ Bạn quản lý các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình tốt hơn,
+ Đồng thời xây dựng các kỹ năng cho nhân viên và gia tăng sự tự tin của
họ.

Để giao việc thành công
+ Hãy chắc chắn rằng bạn chọn công việc phù hợp khả năng của nhân
viên.
+ Khi giao nhiệm vụ, nói với nhân viên về các kết quả cần đạt được,
nhưng không nói với họ cách thức làm việc.
+ Tránh ôm đồm và can thiệp quá sâu vào từng bước thực hiện chi tiết.
+ Kiểm tra định kỳ để xem xét họ cần sự giúp đỡ gì hay không và hỗ trợ
nếu cần để họ hoàn thành nhiệm vụ của chính mình.
8.

Linh hoạt
Quản lý không thể chỉ dùng 1 phương pháp. Các tình huống khác nhau
đòi hỏi bạn phải “đội mũ” khác nhau, và các nhà quản lý có hiệu quả nhất luôn
có trực giác nhạy bén và họ nhận ra khi nào họ cần phải “thay mũ” và thay đổi
vai trò.
Ví dụ,
25