Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ........3
An Lạc......................................................................................................................3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc....................................3
1.1.1 Lịch sử hình thành.....................................................................................3
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ.................................................................................3
1.1.3 Cơ cấu tổ chức:..........................................................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ
phận lưu trữ Công ty TNHH Dịch vụ An Lạc....................................................5
1.2.1 Tổ chức......................................................................................................5
1.2.2 Chức năng..................................................................................................5
1.2.3 Nhiệm vụ...................................................................................................5
1.2.4 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................6
Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Đầu tư Thương
mại và Dịch vụ An Lạc............................................................................................7
2.1 Hoạt động quản lý........................................................................................7
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về công tác lưu trữ.......................................7
2.1.2 Tình hình ứng dụng thành tựu Khoa học công nghệ trong hoạt động lưu
trữ........................................................................................................................8
2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên; quản lý công tác thi đua, khen
thưởng trong công tác lưu trữ.............................................................................9
2.1.4 Xử lý vi phạm quy chế lưu trữ...................................................................9
2.1.4.1 Các hành vi bị cấm.................................................................................9
2.1.4.2 Hình thức xử lý.......................................................................................9
2.2 Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................10
2.2.1 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ....................................13

2.2.2 Tình hình thu thập và bổ sung tài liệu.....................................................14
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu..............................................................18
2.2.4 Công tác chỉnh lý, phân loại tài liệu lưu trữ............................................20
2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ............................25
2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...............................26
2.2.7 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................28
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại
và dịch vụ An Lạc..................................................................................................31
3.1 Công việc đã làm và kết quả đạt được........................................................31
3.1.1. Phân loại tài liệu của phòng Tài chính - Kế toán bao gồm:....................31
3.1.2. Phân loại tài liệu Phòng Tài chính - Kế toán..........................................32
3.2 Một số khuyến nghị....................................................................................35
3.2.1 Đối với Công ty An Lạc..........................................................................35
3.3.2 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội...................................................36
C. PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................37
D. PHỤ LỤC..........................................................................................................38


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TT

Viết tắt

1

HĐQT

2

Công ty An Lạc

3

An Lạc

Tên chưa viết tắt
Hội đồng quản trị
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại
và Dịch vụ An Lạc
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại
và Dịch vụ An Lạc


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Nhằm thực hiện theo chương trình đào tạo và góp phần nâng cao kỹ năng
thực tế cho sinh viên, Khoa Văn thư Lưu trữ đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi
thực tập. Trải qua thời gian thực tập giúp sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình hình
thực tế vế công tác lưu trữ tài liệu tại Công ty, vận dụng kiến thức đã học để thực
hành một số khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ tài liệu nhằm bước đầu tích lũy
kinh nghiệm riêng cho bản thân và rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm
việc của người cán bộ lưu trữ. Rèn luyện khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề
mang tính thực tiễn. Chính vì vậy em đã đăng ký thực tập tại Bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính - Nhân sự của Công ty TNHH Đầu tư Thương
mại và Dịch vụ An Lạc. Trải qua thời gian thực tập, em đã đưa ra được bản báo cáo
của mình.
Báo cáo này được chia làm 4 chương với nội dung như sau:
Chương 1: Khái quát về Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An
Lạc.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty TNHH Đầu tư Thương

mại và Dịch vụ An Lạc.
Chương 3: Kết quả thực hiện thực tập về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ tại
Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc.
Chương 4: Một số nhận xét và kiến nghị về công tác lưu trữ tại Bộ phận lưu
trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc.
Để hoàn thành báo cáo này, ngoài sự nỗ lực tự học hỏi của bản thân em xin
cảm ơn chân thành nhất tới tất cả các Cô, các Chị làm việc tại Bộ phận lưu trữ
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc và các Thầy Cô giáo trong
Khoa đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập tại Công ty.
Trải qua quá trình học hỏi và thực tập tại Công ty nhưng hạn chế về kiến
thức thực tế cũng như do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nên
báo cáo của em không thể tránh được một số sai sót nhất định.

1


Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ đạo và góp ý của Thầy, Cô và các bạn
để báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 02 năm 2017
Người viết báo cáo

Vương Thị Bảo Ngọc

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ
An Lạc

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc được Sở Kế hoạch
Đầu tư Hà Nội cấp giấy Đăng ký doanh nghiệp ngày 05 tháng 3 năm 2002.
Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch
vụ An Lạc
Tên giao dịch quốc tế: AN LAC CO.,LTD
Trụ sở chính: số 62 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 043 3773 3380 - Fax: 043 3773 3380/13
Website: www.anlac.vn
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Chuyên sâu trong các lĩnh vực:
- Dịch vụ viễn thông đường trục;
- Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
- Dịch vụ truyền thông;
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông và
công nghệ thông tin;
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông
và công nghệ thông tin;
- Dịch vụ quảng cáo;
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
- Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật
 Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại An Lạc
và vốn của An Lạc đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ
khác do chủ sở hữu giao;
 Tối đa hoá hiệu quả động của Công ty
3

 Là một Công ty thành viên có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và
chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh
doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của nhiều
thành phần kinh tế; làm nòng cốt để trở thành một đơn vị độc lập lớn mạnh xây
dựng hệ thống lớn mạnh.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc
bao gồm: bộ máy quản lý, điều hành và các phòng chức năng, các Công ty thành
viên.
Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát,
Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc.
- Hội đồng quản trị Công ty : là đại diện trực tiếp chủ sở hữu có 4 thành
viên gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, 3 thành viên Hội đồng quản trị. Nhiệm kỳ
của thành viên Hội đồng thành viên không quá 05 năm. Các Thành viên Hội đồng
quản trị chịu trách nhiệm điều hành các lĩnh vực khác chau và chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch Hội đồng quản trị về mọi hoạt của Công ty An Lạc.
- Ban kiểm soát: thành viên Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị bổ nhiệm,
có 02 người. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp và trung
thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; báo cáo Hội đồng thành viên
định kỳ hàng tháng, quý, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của
mình. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước trước Chủ tịch hội đồng quản trị và
trước pháp luật .
- Tổng Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động
hàng ngày của An Lạc, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế
hoạch phù hợp với Điều lệ An Lạc và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng
quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực
hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
- Các Phó Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng giúp việc cho Tổng Giám
đốc, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc

4


- Các bộ phận giúp việc: Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Pháp chế;
Phòng Tài chính - Kế toán, phòng Kinh tế - Kế hoạch, phòng Kỹ thuật - Công
nghệ; phòng Kinh doanh; Ban Quản lý Dự án 1, Ban Quản lý dự án 2.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức
của Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Dịch vụ An Lạc.
1.2.1 Tổ chức
Do cơ cấu tổ chức của Công ty có quy mô vừa và làm việc chế độ tập trung
nên bộ phận Lưu trữ không có phòng chức năng riêng mà thuộc bộ phận Văn thư Lưu trữ phòng Hành chính - Nhân sự.
Trong thời gian đầu do Công ty mới hoạt động, cơ cấu tổ chức còn chưa ổn
định, cho nên Văn thư kiêm nhiệm việc lưu trữ tài liệu. Đến năm 2005, khi cơ cấu
tổ chức của An Lạc đã đi vào hoạt động ổn định, nề nếp đồng thời khối tài liệu sinh
ra của các Dự án rất lớn đòi hỏi phải thành lập một bộ phận lưu trữ riêng. Do đó
Bộ phận lưu trữ đã ra đời, thuộc phòng Hành chính - Nhân sự,
1.2.2 Chức năng
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có chức năng tham mưu công tác lưu trữ tại
Công ty và tổ chức lưu trữ tài liệu.
1.2.3 Nhiệm vụ
- Căn cứ các quy định của Nhà nước, của Công ty xây dựng và chỉ đạo thực
hiện kế hoạch phát triển công tác lưu trữ chung của Công ty;
- Căn cứ quy định của pháp luật các văn bản quản lý, ban hành, hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Công về công tác lưu trữ
Công ty.
- Nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu mới phát sinh chưa có trong Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tiếp nhận, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của Công ty theo quy định;
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Công ty; tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi Công ty;

- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ về công tác lưu trữ, tài liệu lưu
trữ.
5


- Triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác lưu
trữ;
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị,
dự trù kinh phí phục vụ hoạt động lưu trữ.
1.2.4 Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, bộ phận lưu trữ của Công ty có 1 người kiêm nhiệm, ngoài ra còn
có sự hỗ trợ của bộ phận Văn thư 2 người cùng kiêm nhiệm vụ lưu trữ tài liệu. Ba
cán bộ là nữ, đều có độ tuổi từ 27-28, 43 tuổi, có trình độ chuyên môn cấp Cao
đẳng và Đại học chính quy, có chuyên môn trong nghề 5-6, 20 năm công tác có
kiến thức thực tế và nhiều kinh nghiệm.
Cả 3 cán bộ đều tốt nghiệp khoa Văn thư Lưu trữ của Trường Đại học Nội
vụ - một cơ sở đào tạo hàng đầu cả nước về công tác lưu trữ.
Do được đào tạo bài bản cùng với nhiều năm kinh nghiệm thực tế nên các
cán bộ lưu trữ công ty đều làm việc rất tốt trong khả năng của mình, mặc dù số
lượng cán bộ không được nhiều nhưng công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu tại phòng kho lưu trữ công ty luôn được làm tốt đáp ứng yêu cầu của
các cán bộ chuyên môn có nhu cầu khai thác sử dụng
Do có độ tuổi khác nhau và trình độ, kinh nghiệm khác nhau giữa các cán bộ
lưu trữ nên trong phòng lưu trữ luôn có sự phân chia công việc một cách khoa học
nhất làm sao để phát huy hết khả năng và sự thích hợp của từng người. Cán bộ nữ
trẻ có trình độ tin học tốt nhất, có khả năng thích ứng công nghệ thông tin tốt nhất
thì bên cạnh các công việc văn thư luôn có nhiệm vụ làm số hóa tài liệu trên máy
tính, hai cán bộ nữ còn lại có kinh nghiệm thực tế với tài liệu, có tính tỷ mỉ, cẩn
thận nên luôn được chú ý làm các công việc như chỉnh lý và sắp xếp tài liệu. Bên

cạnh sự phân công riêng đó thì các cán bộ luôn có sự phối hợp với nhau trong công
việc để làm sao quán xuyến tốt nhất công việc của phòng kho lưu trữ để đưa tới
hiểu quả của công tác khai thác sử dụng.

6


Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Đầu tư Thương
mại và Dịch vụ An Lạc
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một trong những vấn đề được Đảng và Nhà nước, đặc
biệt là Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước quan tâm thông qua các văn bản chỉ đạo về
công tác lưu trữ, các văn bản này được Tổng Giám đốc chỉ đạo thực hiện và đưa
vào áp dụng để dựa vào đó để ban hành các văn bản khác phù hợp với Công ty
nhằm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ.
- Luật lưu trữ quốc gia do Quốc hội ban hành có hiệu lực từ 01/7/2012;
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày
04/4/2001;
- Nghị định 111/2004/NĐCP quy định chi tiết 1 số điều trong Pháp lệnh lưu
trữ Quốc gia
- Công văn 319/VTLT-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ về
công tác Văn thư Lưu trữ hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Công ty An Lạc là một Công ty có ý thức cao về Công tác Văn thư - Lưu trữ,
cùng với việc cập nhật các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước cũng đã ban
hành các văn bản chỉ đạo riêng của Công ty.
+ Công văn số 237/CV-HCNS ban hành ngày 23/12/2014 về việc tăng
cường quản lý công tác văn thư lưu trữ trong đó các vấn đề liên quan đến thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
+ Công văn số 179/CV-HCNS ban hành ngày 23 tháng 12 năm 2010 về việc

dự thảo quy chế văn thư lưu trữ và bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ.
+ Quyết định số 201/QĐ-AL-HĐQT-HCNS ban hành ngà 25/11/2011 Quy
chế tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ của Công ty An Lạc
Trong một số văn bản kể trên, tuy chưa có văn bản quy định cụ thể chi tiết
về công tác lưu trữ nhưng với một Công ty chuyên về đầu tư và thương mại dịch
vụ mục quan trọng là thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt lợi ích về
7


kinh tế thì việc ban hành được một hệ thống văn bản như vậy chứng tỏ sự cố gắng
và quan tâm của Ban điều hành đến công tác Văn thư lưu trữ.
2.1.2 Tình hình ứng dụng thành tựu Khoa học công nghệ trong hoạt
động lưu trữ.
Trong thời đại xã hội ngày nay, ứng dụng khoa học công nghệ không thể
thiếu trong bất kỳ ngành nghề nào. Trong công tác lưu trữ tại Công ty An Lạc cũng
áp dụng công nghệ, việc áp dụng này có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác bảo
quản và phục vụ tra tìm tài liệu.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản ở bộ phận
văn thư thì được tiến hành nhiều năm rồi (hệ thống quản lý văn bản và nhắc việc
AIS). Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ mới chỉ được tiến hành
từ cuối năm 2011 và đầu năm 2012 để số hóa tài liệu với tài liệu của năm 2000 tới
nay, mặc dù dự án này được phê duyệt triển khai từ năm 2009. Hiện nay thì phòng
lưu trữ của công ty được trang bị 2 máy tính với 1 nhân viên phục vụ cho công tác
số hóa và hệ thống hóa mục lục tra cứu tài liệu trên hệ thống thư viện điện tử của
Công ty. Ngoài ra ở bộ phận tin học còn trang bị nhiều máy móc hiện đại phục vụ
công tác số hóa tài liệu như máy máy Scan tài liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin chủ yếu trong một số công việc sau:
Tuy nhiên việc số hóa mới chỉ chính thức được thực hiện trong khoảng hơn
một năm trở lại đây tức văn bản của năm 2010 và gần hết năm 2011. Đầu tiên là
việc đưa các văn bản ở dạng giấy thành các văn bản điện tử định dạng PDF và các

chuyên viên lưu trữ tiến hành nhập các thông tin của văn bản vào các trường thông
tin trong hệ thống “Thư viện điện tử” của Công ty, sau khi nhập xong thì các
chuyên viên tiến hành lưu thông tin vừa nhập và chuyển sang nhập thông tin văn
bản khác cho tới khi hết tuần, hết tháng và hết năm văn bản.
Việc số hóa tài liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo quản, lưu trữ tài liệu và
tiến hành tra tìm tài liệu nếu cần. Chúng ta biết rằng việc số hóa tài liệu có thể giúp
cho việc bảo quản tài liệu gốc vì khi khai thác người ta sẽ tiến hành khai thác tài
liệu điện tử đã số hóa. Ngoài ra thì việc số hóa tài liệu còn giúp cho việc tra tìm tài
liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Bởi vì nếu muốn tra cứu một tài liệu bất kỳ
8


chúng ta chỉ việc viết trích yếu nội dung của tài liệu vào hệ thống tra tìm thì ngay
lập tức hệ thống sẽ tìm những tài liệu có trích yếu tương tự như tài liệu ta muốn
tìm. Hiện nay thì số lượng văn bản đã được số hóa không nhiều lắm khoảng 2 năm
văn bản trở lại đây, còn các văn bản giai đoạn trước cũng đang được tiến hành dần.
2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên; quản lý công tác thi đua,
khen thưởng trong công tác lưu trữ
Bên cạnh việc ban hành một hệ thống văn bản về công tác lưu trữ An Lạc
còn liên tục tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ cho toàn nhân
viên tham gia.
Do cấu trúc cán bộ nhân viên ổn định cho nên các đợt tập huấn diễn ra
không nhiều, khoảng 2-3 năm một lần, mời cán bộ của Trung tâm lưu trữ quốc gia
III tới hướng dẫn. Chủ yếu là giới thiệu, đào tạo cho nhân viên mới và họp bàn,
chia sẻ những kinh nghiệm, khó khăn mắc phải trong công tác lưu trữ tài liệu, cập
nhật những văn bản pháp luật mới áp dụng vào công việc thực tiễn. Ngoài ra khi
tiến hành dự án số hóa tài liệu lưu trữ một số nhân viên lưu trữ cũng được bộ phận
Công nghệ thông tin tổ chức hướng dẫn trực tiếp tại Công ty.
2.1.4 Xử lý vi phạm quy chế lưu trữ.
2.1.4.1 Các hành vi bị cấm

- Tự ý cung cấp tài liệu lưu trữ khi chưa được phê duyệt của lãnh đạo theo
quy định
- Không chuyển lưu trữ đối với phần công việc đã hoàn tất theo quy định
- làm mất tài liệu trong quá trình thụ lý công việc; trong quá trình bảo quản,
lưu giữ
- Thiếu trách nhiệm làm hư hỏng tài liệu (trừ trường hợp bất khả kháng)
- Hủy tài liệu khi chưa được phê duyệt theo quy định
- Đối với cấp quản lý, ngoài những hành vi nêu trên còn có: Không xử lý kịp
thời hoặc không báo cáo kịp thời cấp trên giải quyết nếu có những hành vi vi phạm
về lưu trữ dẫn đếu hiệu quả nghiêm trọng
2.1.4.2 Hình thức xử lý
Vi phạm lần 1: trừ hệ số lương tháng từ 0.1 đến 0.5
9


Đồng thời người vi phạm phải khắc phục hậu quả và không được xét khen
thưởng trong năm có hành vi vi phạm
Vi phạm lần 2: Trừ hệ số lương tháng từ 0.1 đến 0.5
Điều chuyển công việc khác với công việc hiện tại
Đồng thời người vi phạm phải khắc phục hậu quả và không được xét khen
thưởng trong năm có hành vi vi phạm
Kỷ luật buộc thôi việc khi:
+ Cố ý vi phạm, vi phạm vì động cơ cá nhân
+ Gây hậu quả vật chất
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
* Tình hình thực tế tài liệu lưu trữ tại Công ty An Lạc
Thành phần tài liệu:
Hiện nay, kho lưu trữ của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An
Lạc đang bảo quản hai loại tài liệu chính là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học
kỹ thuật (chủ yếu là tài liệu các công trình xây dựng cơ bản và tài liệu nghiên cứu

khoa học) chiếm khối lượng rất lớn. Tuy nhiên, sự phân biệt của các loại hình tài
liệu chỉ mang tính tương đối bởi nhiều khi trong khối tài liệu khoa học kĩ thuật
cũng có những tài liệu hành chính như các tờ trình, các quyết định phê duyệt.
Bên cạnh đó, trong thành phần tài liệu lưu trữ của An Lạc đô khi xuất hiện
tài liệu nghe nhìn (như môth số đĩa mềm gắn với các hồ sơ thầu) nhưng khối lượng
ít và giá trị nội dung thông tin thấp do đó chúng không được bảo quản riêng biệt.
Tài liệu hành chính: Đây là một loại hình tài liệu chiếm số lượng tương đối
lớn trong hoạt động của các Phòng, Ban Công ty. Loại hình tài liệu này được hình
thành trong hoạt động quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh và thực hiện các
nhiệm vụ khác của bộ máy lãnh đạo và các Phòng, Ban chức năng. Khối tài liệ
hành chính của An Lạc gồm rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau (Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị, Biên bản, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình...) và được hình thành
từ nhiều nguồn khác nhau.
Cụ thể như sau:
Thứ nhất là: các văn bản của cơ quan nhà nước gửi đến (Bộ, cơ quan ngang
10


Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ). Đó là các quyết định, công văn, thông báo, công
văn hướng dẫn. Số lượng tài liệu này không nhiều và phần lớn là tài liệu của Bộ
Xây dựng, Bộ Tài chính, Bộ Bưu chính Viễn thông.
Thứ hai là: các văn bản của cơ quan Đảng khối, Công đoàn đó là các văn
bản mang tính trao đổi hợp tác công việc.
Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động để thực hiện tốt chức năng kinh
doanh, An Lạc còn có sự phối hợp với các cơ quan khác và các tổ chức chính trị
khác như: Tổng Công ty Điện lực Việt Nam (EVN), Tổng Công ty Thép...và các
Doanh nghiệp khác. Đồng thời An Lạc có nghĩa vụ tham gia vào các hoạt động
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội cũng là một cơ hội quảng bá thương hiệu của An
Lạc, do vậy mối quan hệ này luôn được An Lạc duy trì thường xuyên.
Thứ ba là: Tài liệu do chính Công ty ban hành như: tài liệu của các Phòng,

Ban chức năng: như Ban Quản lý dự án 1, Ban Quản lý dự án 2; các Công ty thành
viên, tài liệu của Hội đồng quản trị, công văn đi của Công ty.
Trong đó, chiếm tỷ lệ nhiều nhất là khối công văn của HĐQT bao gồm:
Quyết định, Nghị quyết, Công văn chỉ đạo, Công văn hướng dẫn, Biên bản họp
HĐQT, Phê duyệt quyết toán. Công văn của Hội đồng quản trị chỉ mang tính chỉ
đạo giải quyết công việc trong Công ty. Nội dung văn bản liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT như: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,
kỷ luật cán bộ, phê duyệt các vấn đề như: phương án giao vốn, vay vốn, xây dựng
quy chế tài chính, quy chế bảo mật.
Ngoài công văn của đi của HĐQT công văn đi của Công ty cũng chiếm số
lượng nhiều trong thành phần tài liệu hành chính của An Lạc bao gồm: Quyết định,
Chỉ thị, Công văn.
Tài liệu khoa học kỹ thuật: là một doanh nghiệp tương đối lớn trong lĩnh
vực Đầu tư, Dịch vụ nên hầu hết các dự án lớn cũng như các công trình của quốc
gia đều do An Lạc đảm nhiệm. Vì vậy số lượng tài liệu khoa học kỹ thuật cũng
chiếm số lượng rất lớn. Tài liệu Khoa học của Công ty chủ yếu liên quan đến việc
thiết kế, thi công và tổng dự toán các công trình. Bên cạnh các các tài liệu liên
quan đến việc thiết kế, thi công và tổng dự toán các công trinh. Bên cạnh các tài
11


liệu liên quan đến thiết kế, thi công và tổng dự toán các công trình còn có các tài
liệu khác như: báo cáo khảo sát, thăm dò địa chất công trình, luận chứng kinh tế kỹ
thuật, dự án đầu tư.
Các nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật tại Công ty:
- Nhóm tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản: Đây là nhóm tài liệu chủ yếu của
loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật gồm các tài liệu thiết kế các công trình xây
dựng chuyên ngành là chính (Cáp quang, lắp đặt các tổng đài, Viba, cột Anten; xây
dựng hệ thống thông tin, mạng viễn thông nông thôn, mạng điện thoại cố định,
mạng điện thoại di động…). Ngoài ra còn có các tài liệu thiết kế xây dựng của các

công trình công cộng (Văn phòng làm việc, bưu cục, bưu điện, nhà văn hoá xã…)
Ví dụ:
+) Hồ sơ thiết kế Trung tâm điều hành viễn thông và Công nghệ thông tin
tỉnh Bắc Giang năm 2008
- Nhóm tài liệu thiết kế các sản phẩm công nghiệp ví dụ như: tài liệu thiết kế
các loại máy điện thoại, thiết kế các dụng cụ, thiết bị trong bưu chính viễn thông và
công nghệ thông tin…
- Nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học: trong nhóm tài liệu này chủ yếu là tài
liệu về nghiên cứu kỹ thuật- công nghệ trong bưu chính, viễn thông và công nghệ
thông tin, các phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật, các giải pháp hữu ích…
Ví dụ:
+ Hồ sơ thiết kế Trung tâm điều hành viễn thông và Công nghệ thông tin
tỉnh Bắc Giang năm 2008
Nội dung tài liệu.
Tài liệu của Công ty không chỉ có khối lượng thành phần đa dạng mà còn có
nội dung phong phú. Phản ánh các hoạt động khác nhau của Công ty. Nội dung vă
bản hình thành trong hoạt động cơ bản của Công ty đề cập tới những vấn đề:
+ Lãnh đạo và chỉ đạo chung: Đấy là những tài liệu hình thành trong hoạt
động của Lãnh đạo Công ty. Nội dung chủ yếu phản ánh các vấn đề cơ bản của các
chủ trương, chính sách, đường lối chung của Công ty cũng như đường lối phát
triển cụ thể của từng lĩnh vực hoạt động của An Lạc. Trên thực tế đây là nhóm tài
12


liệu có số lượng ít nhưng có giá trị cao, thường là tài liệu của HĐQT. Vì vậy, khi
lập danh mục nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu cần quan tâm đến nhóm tài
liệu này.
+) Quy hoạch, kế hoạch: đề cập đến những vấn đề cơ bản về quy hoạch phát
triển ngành về giao chỉ tiêu kế hoạch, về các chương trình, kế hoạch công tác
tháng, quý, năm, nhiều năm của các đơn vị thành viên. Đây là nhóm tài liệi hình

thành nhiều trong hoạt động của Phòng Kinh tế - Kế hoạch. Bởi một trong những
chức năng chính của Phòng là điều hành công tác xây dựng và triển khai chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch.
+) Tổ chức cán bộ lao động: loại tài liệu này phản ánh các mặt hoạt động của
công ty về tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương, chính sách xã hội và y tế.
Chúng được hình thành ở hầu hết các phòng ban nhưng nhiều nhất là Phòng Hành
chính - Nhân sự.
Ví dụ: Tài liệu về việc phân công công tác năm 2012
+) Đầu tư xây dựng: là tài liệu đề cập đến các vấn đề cơ bản về quản lý công
tác đầu tư - xây dựng, phát triển các lĩnh vực hoạt động của An Lạc; quản lý hoạt
động các ban dự án, công trình, các đơn vị xây lắp, tư vấn của An Lạc và có vốn
góp của An Lạc. Phòng Đầu tư là phòng ban hình thành nên nhiều loại tài liệu này.
+) Kế toán thống kê tài chính: phản ánh các hoạt động có liên quan đến công
tác nghiên cứu khoa học, công nghệ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật và công nghệ, và
vốn góp của Công ty. Tài liệu của Phòng Tài chính - Kế toán là khối tài liệu phản
ánh rõ nét về vấn đề này.
2.2.1 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Hằng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các cán bộ nhân viên
phụ trách công việc lập kế hoạch lưu trữ năm, các phòng tổng hợp rà soát, Phó
Tổng Giám đốc phụ trách rà soát phòng Kinh tế - Kế hoạch phối hợp lưu trữ phòng
Hành chính - Nhân sự thụ lý trình phê duyệt kế hoạch năm. Trong kế hoạch đã chia
theo tháng và chia theo tuần, do vậy các cán bộ phòng ban và lưu trữ Hành chính
nhân sự kiểm điểm lưu trữ theo tuần, tháng, năm để kịp làm theo kế hoạch và bổ
sung trong quá trình hoạt động.
13


Việc cập nhật lưu trữ hồ sơ xảy ra thường xuyên liên tục là trách nhiệm của
từng cá nhân, từng bộ phận. Ngoài ra để tăng cường quản lý các Trưởng phòng,
ban, bộ phận căn cứ vào kế hoạch năm và kinh nghiệm của năm trước, xây dựng

danh mục hồ sơ trình Tổng Giám đốc phê duyệt giao cho từng cá nhân trong
phòng, ban bộ phận mình thực hiện.
Thu thập tài liệu: nói chung trong quá trình giải quyết công việc chuyên
ngành chuyên quản và đặc biệt là cán bộ chủ trì dự án nên giao cho lưu trữ tài liệu
gốc theo các trạng thái lưu trữ phù hợp. Trong trường hợp không thực sự cần thiết
bản gốc thì nên dùng bản sao, bản công chứng để giải quyết công việc, tránh mất
mát, rách nát, thất lạc.
Hàng tháng trong kế hoạch tháng của cá nhân cần có báo cáo việc tập hợp
lưu trữ hồ sơ, các việc do cá nhân mình phụ trách, phòng tổng hợp báo cáo Công
ty. Trưởng các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, rà soát tài liệu theo
danh mục đã lập và yêu cầu chỉnh lý, bổ sung hồ sơ khi cần.
Bàn giao hồ sơ:
Các cá nhân, phòng ban, đơn vị trực thuộc tổ chức giao tài liệu lưu trữ tạm
thời, giai đoạn hoặc lâu dài cho văn thư – lưu trữ Công ty.
Bên bàn giao và bên nhận bàn giao phải cùng nhau kiểm kê tài liệu theo mục
lục hồ sơ. Khi hai bên đã thống nhất hồ sơ bàn giao thì cùng lập và ký vào biên bản
bàn giao mục mục lục hồ sơ kèm theo.
Cán bộ lưu trữ sau khi tiếp nhân hồ sơ do các chuyên viên chuyển tới nộp
lưu trữ và ghi chép vào sổ nhận hồ sơ theo mâu.
Cán bộ lưu trữ không tiếp nhân hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu đưa vào lưu trữ
như:
+ Hồ sơ không được sắp xếp,chỉnh lý
+ Hồ sơ không có danh mục hoặc danh mục không đúng với hồ sơ nộp
+ Hồ sơ hư hỏng nhiều, ẩm ướt, mục nát
2.2.2 Tình hình thu thập và bổ sung tài liệu
Bổ sung tài liệu là quá trình tiếp nhận những tài liệu hình thành trong hoạt
động của Công ty vào lưu trữ nhằm hoàn thiện không ngừng phần tài liệu trong
14

Lưu trữ cơ quan.
Bổ sung tài liệu thường xuyên là biện pháp quản lý tài liệu tốt nhất, tránh
thất lạc tài liệu, giữ gìn bí mật thông tin và thể hiện nguyên tắc tập trung thống
nhất tài liệu. Ngoài ra, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có liên quan mật
thiết và có ảnh hưởng trực tiếp đế các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ
như phân loại và xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Ở Công ty An Lạc công tác thu thập bổ sung tài liệu được diễn ra khá tốt
chính vì vậy mà chất lượng công tác lưu trữ ở Công ty cũng được nâng cao góp
phần vào việc giữ gìn bí mật hoạt động kinh doanh sản xuất của Công ty, cũng như
đảm bảo thực hiện nguyên tắc tập quản lý trung thống nhất. Theo thống kê của các
cán bộ lưu trữ thì trung bình hàng năm kho thu thập khoảng 40m tài liệu, duy chỉ
có giai đoạn 2010-2012 mỗi năm thu thập khoảng 60m tài liệu (do chuyển kho tài
liệu từ trụ sở chính về Dự án), riêng năm 2015 chỉ thu thập khoảng 20-30m tài liệu.
Đối tượng giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty An Lạc bao gồm: Hội Quản
trị; Ban Kiểm soát; Tổng giám đốc; Văn phòng; Các ban quản lý dự án và Các
phòng chức năng.
Qua khảo sát chúng tôi thấy đối tượng giao nộp vàp lưu trữ Công ty chỉ bao
gồm các Phòng chức năng tại trụ sở chính, còn tài liệu của các Công ty thành viên
được thu thập vào lưu trữ của mỗi Công ty thành viên đó. Hàng năm thì lưu trữ các
đơn vị, công ty thành viên của Công ty sẽ phải làm một báo cáo chi tiết về tình
hình công tác lưu trữ tại công ty để trình lên lãnh đạo và Trưởng phòng hành chính
theo dõi và cho ý kiến. Điều này sẽ thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu tại
các đơn vị thành viên tuy nhiên lại gây khó khăn cho việc quản lý thống nhất tài
liệu lưu trữ của Công ty An Lạc. Hiện nay đây vẫn là một bài toán khó cho lưu trữ
tại Công ty An Lạc do An Lạc có các công ty thành viên, không thể thu thập tài
liệu của tất cả các công ty đó. Vì vậy, cần có những quy định về việc thu thập bổ
sung tài liệu lưu trữ sao cho vừa phù hợp với các quy định của Nhà nước vừa phù
hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty.
Thời hạn giao nộp tài liệu:
Theo điều 26 và 27 Quyết định số: 201/QĐ-AL-HĐQT-HC ban hành ngày

15


25 tháng 11 năm 2011 (quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ của Công
ty).
+ Tài liệu hành chính: sau 01 (một) năm kể từ năm công việc kết thúc.
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01
(một) năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết
toán.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: sau 06 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Như vậy, thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành là hợp lý để có thể
thu thập được đầy đủ và bảo quản an toàn tài liệu. Tuy nhiên trên thực tế việc giao
nộp tài liệu của các đơn vị chưa được thực hiện đúng theo những quy định trên. Do
đặc thù hoạt động của một Công ty Đầu tư thương mại; do một công việc, một dự
án, một công trình hình thành trong hoạt động của An Lạc có thể kéo dài trong
nhiều năm hoặc các đơn vị muốn giữ lại hồ sơ để có tham khảo một cách nhanh
chóng cho các công việc, dự án khác tương tự dẫn đến tài liệu được giao nộp chưa
đúng thời hạn. Theo quy định của Công ty trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ
lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho Lưu trữ
Công ty, Lưu trữ đơn vị, nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai 02 năm. Tuy
nhiên những quy định này cần kèm theo các chế tài mạnh mẽ hơn nữa để các đơn
vị thực hiện việc giao nộp tài liệu nghiêm túc và đúng thời hạn hơn.
Thủ tục giao nộp tài liệu:
Trên thực tế việc giao nộp vào lưu trữ Công ty có hai trường hợp xảy ra.
Một là khi đến thời hạn giao nộp, Công ty sẽ gửi thông báo đến các Phòng, đơn vị
có trách nhiệm giao nộp tài liệu sau đó tiến hành theo thủ tục đã quy định. Hai là,
khi khối lượng tài liệu của đơn vị nào đó quá lớn mà đơn vị không có khả năng lưu
trữ thì đơn vị đó sẽ có công văn đề nghị phòng Hành chính về việc gửi tài liệu vào

kho lưu trữ. Điều này có ưu điểm là các đơn vị sẽ chủ động trong việc giao nộp tài
liệu, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu tuy nhiên cần kiểm tra, xem xét các
tài liệu nộp vào có thuộc thành phần nộp lưu của lưu trữ hay không vì đây là kho
16


lưu trữ chứ không phải kho chứa đồ khi thực tế có nhiều đơn vị gửi những tài liệu
không phải là tài liệu lưu trữ như sách, báo chí,… Nhìn chung, thủ tục giao nộp tài
liệu khá đầy đủ, chặt chẽ và đều được các đơn vị thực hiện đúng khi có đầy đủ biện
bản bàn giao tài liệu và bản thống kế tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác
định trách nhiệm của mỗi bên sau này.
Tình trạng tài liệu khi giao nộp:
Theo quy định của Công ty: cán bộ, chuyên viên làm công tác chuyên môn,
nghiệp vụ có liên quan đến văn bản, giấy tờ, khi giải quyết công việc phải lập hồ
sơ về công việc đã làm; chịu trách nhiệm quản lý và hoàn tất hồ sơ để nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ theo thời hạn quy định.
Trên thực tế, việc lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên viên được lập
hồ sơ khá đầy đủ nhưng còn chưa đúng phương pháp, một số hồ sơ chưa thể hiện
được mối liên hệ của các văn bản, chưa thể hiện trọn vẹn một sự việc, một số hồ sơ
còn tồn tại dưới dạng tập lưu những văn bản rời lẻ, nhiều tài liệu trong một hồ sơ
có giá trị bảo quản không đồng đều nhau, vì vậy sẽ gây khó khăn cho công tác lưu
trữ. Khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành, nhiều hồ sơ, tài liệu đã được
cho vào cặp ba dây nhưng nhiều hồ sơ, tài liệu vẫn còn trong trình trạng lộn xộn,
bó gói và được để chồng chất lên nhau. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tình
trạng của tài liệu, trong khi đó có rất nhiều tài liệu thời gian đã lâu sẽ khiến cho tài
liệu dễ hư hỏng.
Yêu cầu của việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty:
+ Giao nộp tài liệu theo hồ sơ được lập đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ.
+ Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo.
+ Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

+ Lập hai bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu’’.
+ Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, thực hiện theo công văn
hướng dẫn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/06/2004, của Cục văn thư, lưu trữ
nhà nước.
Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, do ngay từ những đơn vị cơ sở, chuyên
viên chưa lập hồ sơ theo đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu rời lẻ, thậm chí
17


không lập hồ sơ cho nên tài liệu khi giao nộp không đầy đủ và không đúng yêu cầu
dẫn đến trước khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải chỉnh lý lại gây lãng phí
thời gian và tiền bạc. Vậy nên để việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử được
thực hiện có hiệu quả thì cần quy định chặt chẽ ngay từ khâu lập hồ sơ.
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương
pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của
chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, lịch sử và các giá trị
khác. Từ đó lựa chọn những tài liệu có giá tị bảo quản trong Phông Lưu trữ đồng
thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Mục đích của xác định gía trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản cho
các tài liệu và góp phần tối ưu hoá thành phần trong Phông lưu trữ. Công tác xác
định giá trị tài liệu có vai trò quan trọng trong việc quyết định tuổi thọ và sinh
mệnh của tài liệu. Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ đảm bảo giữ lại được
những tài liệu có giá trị nhất phục vụ thiết thực cho xã hội, cho cơ quan đồng thời
loại bỏ những tài liệu không có giá trị lịch sử, ít giá trị hoặc hết giá trị do đó tiết
kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu, giảm gánh nặng cho công tác lưu
trữ.
a. Những quy định của Công ty về công tác xác định giá trị tài liệu:
- Tại các điều 37; 38; 39 Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ của

Công ty ban hành kèm theo Quyết định số 201/QĐ-AL-HĐQT- HC của Hội đồng
quản trị ngày 25 tháng 11 năm 2011.
Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu các cơ quan, đơn vị phải thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu trên cơ sở Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của
Công ty. Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
1. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn.
2. Xác định tài liệu cần bảo quản có thời hạn.
3. Xác định tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
18


Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Tại Công ty:
a) Phó Tổng Giám đốc phụ trách Hành chính - Chủ tịch Hội đồng;
b) Lãnh đạo Phòng có tài liệu - Uỷ viên;
c) Trưởng phòng Hành chính Nhân sự - Uỷ viên;
d) Cán bộ bộ phận Văn thư, Lưu trữ - Thư ký Hội đồng.
2. Tại các Công ty thành viên trực thuộc Công ty:
a) Thủ trưởng đơn vị - Chủ tịch Hội đồng;
b) Trưởng phòng Hành chính - Uỷ viên;
c) Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Uỷ viên;
d) Cán bộ thuộc Phòng (hoặc Tổ) Văn thư, Lưu trữ - Thư ký Hội đồng;
Như vậy, Công ty An Lạc có những quy định rất cụ thể về yêu cầu xác định
giá trị tài liệu và thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, phù hợp với các quy
định của Nhà nước. Ngoài ra, Quy chế này còn quy định nhiệm vụ và hoạt động
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu để xác định nhiệm vụ cần thực hiện và trách
nhiệm cá nhân sau này.
- Công văn số 433/AL-HC ngày 03 tháng 9 năm 2009 của Công ty hướng
dẫn lập hồ sơ vào lưu trữ . Tại phần a mục 2 hướng dẫn về các xác định giá trị tài

liệu khi lập hồ sơ sau:
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo nếu
đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản về những vấn đề quan trọng có ghi
các ý kiến chỉ đạo, giải quyết, hay ý kiến tham gia khác nhau); tài liệu tham khảo
không thực sự cần thiết.
+ Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có
trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp.
Công tác xác định giá trị tài liệu phải được thực hiện ngay từ giai đoạn văn
thư có nghĩa là ngay trong quá trình hình thành tài liệu, quá trình theo dõi giải
quyết công việc. Do đó, trong công văn đã có những quy định về việc xác định giá
trị tài liệu ngay từ khi lập hồ sơ. Đây là những quy định thực sự cần thiết nhằm
nâng cao chất lượng hồ sơ đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xác định
19


giá trị tài liệu ở các giai đoạn tiếp theo.
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Công ty An Lạc (ban hành
kèm theo Quyết định số 151/QĐ-AL-HĐQT- HC ngày 09/7/2012 của Hội đồng
quản trị Công ty An Lạc)
Việc ra đời Bảng thời hạn bảo quản này cho thấy sự quan tâm của Công ty
đối với công tác lưu trữ, tạo ra một bước phát triển trong công tác lưu trữ của Công
ty. Hiện nay, rất nhiều cơ quan chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản cho
riêng cơ quan mình, điều này sẽ gây khó khăn cho những người làm công tác xác
định giá trị tài liệu, hơn nữa nếu như không có những quyết định đúng đắn trong
công tác này có thể ảnh hưởng đến tuổi thọ và sinh mệnh của tài liệu. Vì vậy, với
một Công ty kinh tế có đặc thù hoạt động riêng, khối lượng tài liệu lớn, loại hình
tài liệu đa dạng như An Lạc thì Bảng thời hạn bảo quản ra đời đã tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác xác định giá trị tài liệu của Công ty.
2.2.4 Công tác chỉnh lý, phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu

để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị có chi tiết lớn, nhỏ khác
nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Việc phân loại tài liệu có vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài
liệu của Công ty tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế nhằm
bảo quản an toàn tài liệu. Bên cạnh đó, công tác phân loại tài liệu còn tạo điều kiện
thuận lợi cho việc tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả khi người
khai thác có thể tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu
hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
Những quy định của Công ty về công tác phân loại tài liệu:
Hiện nay, Công ty An Lạc chưa có một quy định cụ thể nào về công tác phân
loại tài liệu, kể cả trong Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ của Công
ty. Do đó, việc phân loại tài liệu của Công ty được thực hiện dựa trên những quy
định hướng dẫn của Nhà nước cũng như căn cứ vào tình hình thực tiễn để xây
dựng các phương án phân loại và tiến hành phân loại tài liệu. Điều này sẽ là một
hạn chế khi tài liệu của An Lạc rất đa dạng, đặc biệt tài liệu khoa học kỹ thuật lại
20


có những đặc trưng riêng, vì vậy nếu không có những quy định định hướng, thống
nhất về việc xây dựng phương án phân loại thì sẽ gây lúng túng cho cán bộ làm
công tác phân loại cũng như gây khó khăn cho việc tổ chức, sắp xếp, quản lý tài
liệu.
Phân loại Tài liệu hành chính:
Hiện nay khối tài liệu hành chính của Công ty được lưu và chia thành hai
khối cơ bản, đó là khối tập công văn lưu và khối tài liệu do các phòng ban chức
năng giao nộp. Theo lý thuyết thì không được lưu tài liệu dưới dạng tập lưu tuy
nhiên để phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu cũng như để lưu một bản dự
trữ trong trường hợp tài liệu bị thất lạc cho nên tài liệu hành chính tại An Lạc vẫn
được lưu song song hai hệ thống: tập lưu công văn và hồ sơ việc.
Đối với tập lưu công văn, Lưu trữ Công ty chỉ bảo quản khối công văn do

Công ty phát hành còn công văn do các cơ quan, đơn vị khác thì văn bản được văn
thư tiếp nhận và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết để
các đơn vị, cá nhân đó đưa văn bản vào hồ sơ công việc mà họ giải quyết. Với khối
tài liệu này, tài liệu được phân chia theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức tên loại văn bản. Điều này có nghĩa là trước hết tài liệu được phân chia theo các
năm, sau đó tiếp tục phân chia thành nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng cơ cấu tổ chức
thì tài liệu được phân chia thành ba khối riêng: tài liệu do Hội đồng quản trị ban
hành (HĐQT), tài liệu do các phòng ban thuộc Cơ quan ban hành (An Lạc) và tài
liệu do Hành chính (HC). Tiếp theo, trong mỗi nhóm này, tài liệu lại được phân
chia thành nhóm nhỏ nhất (đơn vị bảo quản) theo đặc trưng tên loại văn bản (phụ
thuộc vào thẩm quyền ban hành văn bản) thì có các văn bản như: Quyết định, Công
văn, Thông báo, Báo cáo. Cuối cùng các văn bản được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ
đến lớn và cứ 100 văn bản được lưu thành một hồ sơ. Việc phân loại như vậy có ưu
điểm là dễ sắp xếp, tra tìm văn bản tuy nhiên lại có hạn chế là các văn bản rời lẻ,
không phản ánh mối quan hệ giữa các văn bản, không phản ánh môt sự việc cụ thể
do đó hệ thống tài liệu này chỉ phục vụ cho việc tra tìm những văn bản rời lẻ.
Đối với tài liệu do Hội đồng quản trị và các phòng ban giao nộp: tài liệu
được phân loại theo phương án : Cơ cấu tổ chức -Thời gian - Vấn đề. Theo
21


phương án này thì trước hết tài liệu được phân chia theo đặc trưng cơ cấu tổ chức,
tức là có các nhóm tài liệu: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Hành chính, 02 Ban
quản lý dự án, 7 phòng chức năng. Tiếp theo, tài liệu được phân chia theo những
nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng thời gian nghĩa là tài liệu trong mỗi nhóm lớn trên lại
được phân chia theo năm. Tiếp theo tài liệu trong từng năm đó lại được tiếp tục
phân chia theo tững lĩnh vực, từng vấn về thành các nhóm nhỏ hơn nữa. Cứ phân
chia đến nhóm nhỏ nhất là hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Ví dụ:
I. Hội đồng quản trị
1. Năm 2010

1.1 Tổ chức cán bộ
1.1.2 Bổ nhiệm cán bộ
- Hồ sơ v/v bổ nhiệm Giám đốc Công ty CP Đầu tư An Lạc
1.1.3 Đào tạo cán bộ
1.1.4 Nâng lương cho cán bộ
1.1.4 Kỷ luật cán bộ...
1.2 Đầu tư phát triển
1.2.1 Đầu tư mạng viễn thông
- Hồ sơ Phê duyệt dự án đầu tư mở rộng hệ thống PPS-IN Comverse
1.2.2 Đầu tư tổng đài
1.2.3 Phê duyệt kết quả chỉ định thầu...
2. Năm 2011...
Phương án phân phân loại trên có ưu điểm là phản ánh rõ cơ cấu tổ chức và
chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty đồng thời các tài liệu trong
một hồ sơ có mối quan hệ lôgic với nhau, cùng phản ánh về một vấn để sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu theo vấn đề. Tuy nhiên, phương án này chỉ
áp dụng cho những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
Ngoài ra, trong cơ cấu tổ chức của An Lạc, để phục vụ cho hoạt động thực tiễn thì
có nhiều ban quản lý các dự án ra đời, tuy nhiên các ban này không phải là cố định,
nó có thể chỉ tồn tại cùng với dự án, sau đó có thể sáp nhập hoặc chia tách, vì vậy
22