Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh
giá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình
ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội
nhập”.
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong suốt thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không có sự trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


LỜI CẢM ƠN.
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trong quá trình khảo sát, thu thập và
tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các thầy, các cô
trong Khoa Quản trị văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảng
viên đã hướng dẫn em trong thời gian vừa qua. Do thời gian có hạn và chưa có
nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn
chế. Em rất mong nhận được sự bổ sung , đóng góp ý kiến của các thầy, các cô
và các bạn sinh viên
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Chúc


MỤC LỤC


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Đất nước Việt Nam đang ngày càng phát triển về nhiều mặt cùng tầm cao
trí thức nhân loại. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, con
người là trung tâm của xã hội. Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu
hướng nào là phù hợp đang là mọt vấn đề được quan tâm. ở Việt Nam các ngành
nghề đang được đầu tư và phát triển như: Quản trị kinh doanh, Quản trị mạng,
Quản trị hệ thống đo lường chất lượng… Đối với ngành Quản trị văn phòng là
hoàn toàn mới, nhưng có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng và là
cánh tay phải của lãnh đạo các cơ quan, doanh nghệp ở mọi lĩnh vực cả khối cơ
quan trong nước và ngoài nước.
Đây là chuyên ngành tuy còn mới, song đáp ứng đòi hỏi yêu cầu của xã
hội Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa như hiện nay, nó phát triển ở Việt Nam do
đòi hỏi của thực tế và sự phát triển chung của Khoa học khu vực và thế giới. Ở
bất kì cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận văn phòng – văn phòng là
bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp cho nên người quản trị văn phòng lại chiếm
một vị trí có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan
hệ kinh tế, chính trị, điều hòa ngoại giao của cơ quan, doanh nghiệp.
Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cần
phải có những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy thay đổi của xã hội, nắm bắt
được những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý…
Là một sinh viên của ngành Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai trò
của người lãnh đạo, nhất là người quản trị văn phòng – Nó là động lực thúc đẩy
tôi đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập”.
2. Lịch sử nghiên cứu.
Hiện nay có nhiều nghiên cứu về vai trò của người lãnh đạo, người lãnh
đạo văn phòng. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu đi sâu vào đánh giá về vai
trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị
4

văn phòng trong thời kỳ hội nhập
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu:
- Vai trò của nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp
- Yêu cầu của doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng
- Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò của Nhà quản trị
văn phòng doanh nghệp, đưa ra các nhận xét về vai trò của người lãnh đạo trong
văn phòng doanh nghiệp từ đó đưa ra các kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu của thời kỳ hội nhập.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xã
hội, mà chủ yếu là:
- Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ
- Phương pháp so sánh, thống kê.
- Phương pháp duy vật biện chứng.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường vai trò của
Nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp Việt Nam.
Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên
thuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác.
7. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nội
dung của bài nghiên cứu gồm 03 chương:

Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
5


Chương 2: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện
nay.
Chương 3: Nhận xét, kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

6


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP.
1.1.

Khát quát chung về doanh nghiệp.
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch

ổn định , được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các
hoạt động kinh doanh trên thị trường.( Theo mục 7 điều 1 chương 1 Luật doanh
nghiệp 2014)
Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh là việc thực
hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục
đích sinh lợi. Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một
số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi
nhuận.
Phân loại doanh nghiệp:
Căn cứ vào hình thức pháp lý doanh nghiệp

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2005 thì hình thức pháp lý của loại hình
doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm:
-

Công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành
viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) là doanh nghiệp mà
các thành viên trong công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ
tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

-

Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ của công ty được chia thành
nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phần
doanh nghiệp được gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các
nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi đã góp vào doanh nghiệp.

-

Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên là chủ sở
hữu của công ty, cùng kinh doanh dưới một cái tên chung (gọi là thành viên hợp
danh). Thành viên hợp doanh phải là cá nhân và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ
tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty. Ngoài ra trong công ty hợp danh
còn có các thành viên góp vốn.
7


-

Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách
nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi

cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.

-

Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập theo Luật đầu tư
nước ngoài 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định.
Căn cứ vào bản chất kinh tế của chủ sở hữu
Bộ môn Kinh tế vi mô chia các tổ chức doanh nghiệp ra làm 3 loại hình
chính dựa trên hình thức và giới hạn trách nhiệm của chủ sở hữu:

-

Doanh nghiệp tư nhân

-

Doanh nghiệp hợp danh

-

Doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn
Thông thường doanh nghiệp tư nhân chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng số
các doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn lại chiếm tỷ trọng
lớn nhất về doanh thu, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi vốn lớn như sản xuất
hàng hóa, tài chính,…
Số liệu thống kê ở Việt Nam từ năm 2005 đến 2008 cho thấy số lượng
doanh nghiệp tăng nhanh từ khoảng 11 vạn lên hơn 20 vạn, trong đó tỷ trọng
doanh nghiệp tư nhân giảm dần từ khoảng hơn 30% xuống hơn 20%, trong khi
tỷ trọng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần tăng từ hơn 57%
lên 67%. Tỷ trọng doanh nghiệp hợp danh không đáng kể.

Căn cứ vào chế độ trách nhiệm
Căn cứ vào chế độ trách nhiệm có thể phân loại các doanh nghiệp thành
có chế độ trách nhiệm vô hạn và chế độ trách nhiệm hữu hạn
Căn cứ vào tư cách pháp nhân
Trên đây là khái niệm về doanh nghiệp, căn cứ theo Luật doanh nghiệp
của Việt Nam ta có thể phân loại được các loại doanh nhiệp ở Việt Nam.
1.2.

Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

1.2.1. Khái niệm về văn phòng.
8


Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp
cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng
chỉ mang tính tương đối. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan
của văn phòng có thể xác định văn phòng theo cách sau đây:
-

Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp
cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ
chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt
động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ
có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện các
mục tiêu chung của tổ chức.

-

Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc

trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ quan tổ chức,
chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là
một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Với những cách tiếp cận khác nhau trên đây ta có thể hiểu khái niệm văn
phòng được khái quát như sau: “Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong
mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức
đó.”
1.2.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.
Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã
hội dự trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giống
các cơ quan nhà nước hay sự nghiệp. Tôn chỉ mục đích hoạt động của các tổ
chức này là lợi ích, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh
doanh được đề cao. Nhà quản trị kinh doanh luôn phải tính toán chi phí các
nguồn lực sao cho hiệu quả nhất. Đồng thời hoạt động thông tin trong các doanh
nghiệp cũng mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiến
hành theo cách thích hợp. Từ những đặc tính của tổ chức doanh nghiệp mà văn
phòng ở đây thường được ghép lồng với các bộ phận khác như tổ chức nhân sự,
marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp và hậu cần. Tên gọi
văn phòng trtong các doanh nghiệp thường lag phòng hành chính, phòng hành
9


chính – tổ chức hay phòng hành chính – quản trị.
Cách phân loại văn phòng trên đây chỉ mang tính tương đối, các tổ chứ
(trừ tổ chức nhà nước) có thể chủ động thiết lập bộ máy văn phòng theo ý của
nhà quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức và môi trường vận
động trong từng thời kỳ.
Mặc dù tồn tại theo các loại khác nhau, dưới những tên gọi nào thì văn
phòng trong tổ chức vẫn có những đặc điểm sau:
-

Đều là tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý

-

Đối tượng quản lý chính là thông tin

-

Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao

-

Quy mô văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa các dịch vụ thuộc về
nghiệp vụ văn phòng.
Vì văn phòng được thành lập thích hợp với mỗi loại hình tổ chức, nên
ngoài những đặc điểm chung trên đây, văn phòng còn có những đặc điểm riêng
như:

-

Văn phòng không nhất thiết phải thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: tham mưu,
tổng hợp, hậu cần.

-

Tính ổn định và đầy đủ của văn phòng trong các cơ quan quản lý nhà nước cao
hơn các văn phòng khác.

-

Tính kiêm nhiệm của văn phòng trong các tổ chức sản xuất kinh doanh phổ biến
hơn các văn phòng khác
Dựa vào những đặc điểm này của văn phòng mà các nhà máy quản trị văn
phòng có thể chủ động tổ chức, điều hành bộ máy văn phòng một cách thích hợp
và hiệu quả.
1.2.3. Sơ đồ cơ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục)
1.3.

Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Trong thời kỳ hội nhập kinh tế như hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ

chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình sôi
động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn
nhưng một nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng.
10


Không như nhân viên một số bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà
quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xẩy
ra trong công ty. Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng là người đứng ra giải
quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nghiệp vụ. ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ
liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách
dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tất cả vì lợi nhuận của công ty.
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi nhà quản trị văn phòng giống như người “làm
dâu trăm họ”. ngoài ra, họ cần phải có những kỹ năng cơ bản sau để làm việc
hiệu quả:
-

Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng.

-

Kỹ năng quản lý dự án

-

Kỹ năng điều hành cuộc họp

-

Kỹ năng tổ chức.

-

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử….
Tiểu kết
Nội dung chương 1 đi sâu tìm hiểu về các vấn đề lý luận chung như: khái
quát chung về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp. Qua đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về các khái niệm và đó cũng
là tiền đề làm rõ nội dung trong chương 2.

11


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
2.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay.
2.1.1. Khái niệm.
Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều

khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của
những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm
tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả
để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
Nhà quản trị văn phòng là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác văn
phòng trong một doanh nghiệp, cơ quan. Nhà quản trị văn phòng, trước tiên phải
là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận văn phòng của mình.
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người và
chính vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa cao. Trong mỗi tổ chức công
việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ
bậc rất rõ nét. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp,
nhà quản trị cấp giữa(còn gọi là cấp trung gian) và nhà quản trị cấp cơ sở.
2.1.2. Phân loại các cấp quản trị.
Quản trị viên cao cấp là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ
chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quản cuối cùng của tổ chức.
Nhiệm vụ: quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức, đưa ra các quyết
định, chiến lược, tổ chức thực hiện các chiến lược để duy trì và phát triển tổ
chức.
Chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó chủ tịch Hội đồng quản trị,
Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc.
Quản trị viên cấp trung gian là nhà quản trị hoạt động dưới các quản trị
viên lãnh đạo(quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cơ sở.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và
chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn
12


thành mục tiêu chung.
Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, quản đốc, phó quản đốc.

Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đôn thúc, hướng dẫn
điều khiển, các công – nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể
hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Các chức vụ của các cấp quản trị:
-

Trợ lý hành chính

-

Chánh Văn phòng

-

Trưởng phòng hành chính

-

Giám đốc hành chính

-

Phó tổng giám đốc hành chính
Gọi chung là Nhà quản trị văn phòng
2.2. Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp.
Quản trị là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác; là quá
trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên
trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ

chức. Như vậy chức năng cơ bản của quản trị là: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh
đạo, chỉ đạo, phối hợp và kiểm tra.
Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc
của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản
trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính,
vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết
định hiệu quả và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Với chức trách của
mình, người quản trị văn phòng đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng
hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản trị văn phòng
tại các doanh nghiệp đều phải thực hiện:
- Vai trò giao tiếp, quan hệ:
13


+ Đối với bên ngoài là đại diện doanh nghiệp mà người đó quản lý.
+ Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục
tiêu chung.
- Vai trò thông tin:
+ Thu thập thông tin từ cấp dưới.
+ Phổ biến thông tin từ cấp trên.
+ Cung cấp thông tin cho bên ngoài.
- Vai trò quyết định: Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản trị văn
phòng doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng là người có quyền quyết định và
chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.
2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp.
2.3.1. Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật.
Quản trị hành chính văn phòng là khoa học bởi vì hành chính văn phòng
phải nhận xét sự kiện một cách khách quan, loại bỏ những tình cảm và giá trị

đặc biệt, kết luận những sự kiện phải theo cac nguyên tắc rõ dàng. Nhà quản trị
văn phòng còn phỉ sử dụng các phương pháp khoa học như: diễn dịch, quy nạp,
các bảng thống kê, toán học…
Vì vậy, do phong cách quản lý mới mẻ, lấy con người làm đối tượng mà
tư tưởng, sáng kiến , tình cảm của con người luôn thay đổi. Điều này đòi hỏi ở
người lãnh đạo điều hành phải có sự thông minh, sáng suốt. Trên lĩnh vực này,
lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. Phải có sự cảm ứng dồi dào, giàu long
tưởng tượng người quản lý điều hành mới xử lý được những tình huống khó
khăn, không bị thói quen chi phối, luôn khám phá những điều mới mẻ, cải cách
theo hướng tiến bộ của xã hội. Sự thông minh và sáng tạo là một đức tính của
người lãnh đạo cũng như người làm nghệ thuật. Người quản lý không thể áp
dụng nguyên tắc quản lý một cách cứng nhắc, mà phải tùy theo hoàn cảnh mà có
thái độ ứng xử, phô bày được sự thật, cái đẹp cái hay, thu hút được long hâm mộ
của người khác.
Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tế nhị hơn các nghệ thuật khác vì
14


những hành động và quyết định đến nhiều người khác. Quyết định và hành động
xấu để thỏa mãn lợi ích của mình có thể gây ra sự bất bình và chia rẽ trong tập
thể. Vì thế, người lãnh đạo điều hành luôn luôn phải bình tĩnh, sáng suốt và
trong sạch
2.3.2. Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng.
Trong thực tế để quản lý, điều hành văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất
thì nhà quản trị văn phòng phải thực hiện được các nhiệm vụ sau:
-

Đó là tạo được cơ cấu tổ chức văn phòng tốt nhất, muốn thực hiện việc này nhà
quản trị văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả các nghiệp
vụ văn phòng như: truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ văn thư, lưu

trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thu thập tài liệu…

-

Bất cứ một nhà quản trị văn phòng nào cũng phải biết tổ chức nguồn lực cho văn
phòng một cách phù hợp. Sơ đồ tổ chức, bảng phân công công việc phù hợp với
chức danh của từng người là rất cần thiết.

-

Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong bộ phận hành chính và tạo
điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp công ty.

-

Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chính đạt kết
quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từng người
trong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảm tiếng ốn
có hiệu quả.

-

Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang thiết bị máy móc và dụng cụ
làm việc. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong khắp doanh
nghiệp.

-

Người quản trị văn phòng phải biết phối hợp công việc của thư ký và kiểm soát
viên, phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính văn

phòng của các bộ phận phòng ban khác.

-

Người quản trị văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việc hành chính.
Để làm được các nhiệm vụ trên nhà quản trị văn phòng cần phải:

-

Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công
việc. Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn
15


về thời gian và những việc nghiên cứu về thủ tục.
-

Lập kế hoạch là một chức năng của quản lý bao gồm các hoạt động xác định ra
các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục
tiêu đó. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu
được viết ra xác định rõ ràng tình hình hoạt động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện
trong tương lai.

-

Bất cứ cấp lãnh đạo văn phòng nào của phải thiết lập kế hoạch. Lập kế hoạch
bao gồm việc xác định ra mục tiêu và các biện pháp để hoàn thành mục tiêu đó
bằng cách trả lời các câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào? Làm ở
đâu? Ai làm? Tại sao lại phải làm công việc đó, tại sao phải chọn thời điểm đó
và tại sao phải làm như thế? Trong việc lập kế hoạch cho công việc hành chính

văn phòng thì cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hướng dẫn
cụ thể, các hướng đi cụ thể để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

-

Lên kế hoạch rất cần thiết và quan trọng. không có nó doanh nghiệp sẽ lãng phí
năng lực của con người và máy móc, công việc sẽ bị chồng chéo lên nhau, việc
cần làm trước mắt lại không thực hiện sẽ gây ra hậu qảu không lường trước
được.

-

Lên kế hoạch sẽ biến công việc phức tạp thành dễ dàng bằng cách làm cho công
việc trở nên ít phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm, các phương
pháp và các tiêu chuẩn thời gian.

-

Nhà quản trị văn phòng điều hành văn phòng cần phải biết kiểm tra công việc
hành chính.
Để kiểm tra công việc hành chính đạt kết quả cao người quản lý văn
phòng phải thực hiện các hoạt động sau:

-

Người quản trị văn phòng phải điều hành các thủ tục hành chính như công văn
giấy tờ, thu thập thông tin, xử lý và lưu trữ các hồ sơ giấy tờ, giám sát, đôn đốc,
theo dõi nhân viên trong văn phòng có chấp hành công việc không.

-

Duy trì các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại, điện tín. Cung cấp kịp thời các
dịch vụ hành chính cho các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp yêu cầu.

-

Có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân viên hành chính có năng
16


lực và trình độ đầy đủ nhất.
-

Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi xem các thủ tục hành chính có được
cải cách từng bước và áp dụng được vào các công việc hàng ngày không.

-

Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của mọi người. Điều này bao gồm việc
duy trì và thúc đẩy các mối quan hệ, hợp tác tốt đẹp giữa các bên với nhau cũng
như cố vấn và đảm bảo thông tin được thông suốt trong toàn công ty.
Như vậy, nhà quản trị văn phòng phải có trách nhiệm tạo một cơ cấu tổ
chức hành chính tốt, lên kế hoạch công việc cho văn phòng và kiểm tra công
việc văn phòng hành chính. Nên không hội đủ những điều kiện trên thì những
nhà quản trị văn phòng đó không đáp ứng được với những công việc trong tình
hình mới.
Nhà quản trị văn phòng quan tâm đến một cơ cấu tổ chức hành chính
được chẩn bị kỹ lưỡng nhằm đạt các mục tiêu sau:

-

Cung cấp tất cả các dịch vụ hành chính theo yêu cầu của các bộ phận trong công
ty một cách có hiệu quả và ít tốn kém nhất.

-

Tổ chức lực lượng hành chính sao cho từng nhân viên hiểu rõ và hiểu đúng bổn
phận của hộ nhất là những nhân viên trong văn phòng.

-

Biết chính xác vị trí của mình trong doanh nghiệp và những mối quan hệ của
mình đối với các cấp hành chính cũng như đối với các chức năng khác trong
công ty mình.

-

Truyền đạt và hướng dẫn cho các cấp hành chính thuộc các bộ phận khác nhau
hiểu rằng bộ phận văn phòng được tổ chức một cách khoa học có thể phục vụ
doanh nghiệp như thế nào.

-

Giúp đỡ với tư cách cố vấn về những quyết định thực tiễn ảnh hưởng tới công
việc hành chính tại văn phòng ở bất cứ nơi nào và khắp ở mọi nơi trong công ty.
Mục đích chính của chức năng tổ chức là phối hợp các yếu tố liên hệ(con
người, phương pháp, dụng cụ, máy móc, tiền bạc, thị trường…) nhằm thực hiện
một công việc nào đó có hiệu quả nhất.
Như vậy vấn đề tổ chức với nhà quản trị văn phòng căn bản có hai mặt đó
là:

17


Nhà quản trị quản lý, điều hành tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công
việc đạt hiệu quả,
Nhà quản trị văn phòng điều hành phải tổ chức bộ phận chức năng của
mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khác trong công ty.
2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng
Nhà quản trị văn phòng có rất nhiều mối quan hệ như mối quan hệ nội bộ
của mình, mối quan hệ liên nội bộ, mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ
nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình.
Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Họ liên hệ với cấp
dưới, cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp.
•

Mối quan hệ với cấp trên
Người quản trị văn phòng phải cư xử văn minh ở nơi làm việc. phải luôn
luôn tôn trọng cấp trên dù đó là người mình không ưa thích. Cần phân biệt công
việc và tình cảm cá nhân. Hãy hiểu vị trí, vai trò và trách nhiệm của cấp trên và
hợp tác với họ. Cần tìm hiểu tính cách , đặc tính của cấp trên và để ý khi tiếp
xúc. Chấp hành nghiêm túc chỉ thị của cấp trên và triển khai với tinh thần trách
nhiệm cao, thẳng thắn đề nghị cấp trên tăng cường chỉ đạo công việc và trình
bày nỗi lo lắng, băn khoăn của mình. Cần khiêm tốn lắng nghe ý kiến và các
khuyến cáo. Cần tạo nhiều cơ hội nói chuyện với cấp trên để trau dồi ý kiến, ý
tưởng và thông tin về công việc tránh phê phán, nói xấu sau lưng. Không nói
chuyện đời tư ít liên quan tới công tác, tìm kiếm khắc phục khuyết điểm và
nhược điểm của họ, không để cho cấp trên bị nguy hiểm. Thường xuyên nghiêm
túc tuân thủ chỉ thị, mệnh lệnh, báo cáo công việc, kết quả. Cần nói lại chính xác
không thiếu xót, thông tin cần thiết. hoàn thành công việc được giao vơi tinh
thần trách nhiệm cao tạo thành quản hơn long mong đợi.

Nhà quản trị văn phòng phải là người có khả năng nói để thuyết phục cấp
trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận lại những thủ tục mới, các phương
pháp hành chính chính văn phòng mới.

•

Mối liên hệ liên bộ phận
Đây là mối quan hệ nhân viên hoặc cấp hành chính, các bộ phận khác.
18


Nhà quản trị văn phòng có thể và nên cố vấn các vấn đề quản trị văn phòng
trong khắp công ty, cố vấn về tất cả các chính sánh ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh
hưởng tới các hoạt động hành chính văn phòng.
•

Mối liên hệ với khách hàng
Mối quan hệ này được thực hiện thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc
hoặc các hoạt động tương tự. Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc với
công ty đều là thông qua các hoạt động hành chính văn phòng. Thiện chí của họ
đối với doanh nghiệp, bất kể sản phẩm tốt xấu như thế nào đều do mối quan hệ
giữa hành chính văn phòng và khách hàng có tốt đẹp hay không.

•

Mối liên hệ với nhân viên
Nhà quản trị văn phòng phải biết hòa đồng, hòa mình với các ý tưởng và
quan tâm đến đời sống của nhân viên. Biết nhìn vào ưu điểm sở trường và tránh
khuyết điểm của cấp dưới. Thường xuyên thăm hỏi động viên những người cố
gắng, thưởng hoặc có thù lao tương ứng đối với nhân viên. Luôn luôn lắng nghe

cấp dưới nói chuyện hoặc trình bày sự lo lắng, phải thành thật quan tâm đến cấp
dưới, đứng trên lập trường và tâm tình để hiểu họ. Tôn trọng tính tự chủ của cấp
dưới, không ép buộc hoặc cưỡng chế họ theo một khuôn mẫu hoặc cách thức
nào. Không trách mắng thất bại của cấp dưới trước mặt người khác. Với tư cách
là người cộng tác trong công việc, thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ chỉ đạo họ.
Không phân biệt đối xử, nghĩ đến lợi ích cấp dưới giống như lợi ích của mình.
Nhà quản trị văn phòng tự kiểm soát mình, tin tưởng vào cấp dưới và có thiện ý
khi tiếp xúc cới họ. Nhờ tính gần gũi mà người quản lý có thông tin hai chiều
tạo bầu không khí thân thiện trong công ty.
Cách quản lý của thời đại ngày nay không chỉ đòi hỏi kỹ thuậ quản lý mà
còn đòi hỏi nghệ thuật khơi dậy mắt tích cực của cấp dưới. Do vậy người quản
trị văn phòng phải có sức khỏe, tinh thần mạnh mẽ, kiên trì, nhẫn nại, tiên phong
đi đầu và đối với cấp dưới thì linh hoạt trong ứng xử, ôn hòa biết nghĩ đến họ để
khơi dậy mặt tích cức. Người quản trị văn phòng phải biết khen đúng lúc để thúc
đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Người ta thường nói “người khen có thể
quên lời khen nhưng người được khen sẽ mãi mãi giữ trong long lời khen đó”.
19


Đúng vậy, tại môi trường làm việc người quản trị phải chú ý đến sở trường của
người khác, thành quả trong công việc và khen họ thật lòng, cho dù việc nhỏ,
hành vi tốt cũng chú ý để khen….
2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị
văn phòng.
2.4.1. Một số kỹ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên
nghiệp
- Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ
- Kỹ năng tin học
- Kỹ năng tổ chức quản lý
- Kỹ năng thuyết trình – đàm phán

- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng ngoại ngữ.
2.4.2. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản
trị văn phòng.
Trong thời buổi hội nhập kinh tế như hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ
chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng
động và biết cảm thông. Tuy không đòi hỏi ở người quản trị văn phòng quá
nhiều năng lực chuyên môn nhưng một nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ
năng.
Văn phòng doanh nghiệp cũng có một số yêu cầu cơ bản với nhà quản trị
văn phòng như:
-

Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng: Không còn như thời xưa, các tài liệu
giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Gi ờ
đây, sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà qu ản tr ị văn
phòng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho mình nh ững
20


kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các ch ương trình ph ần m ềm;
mạng; các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax,...
-

Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng không phải là một
giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc v ới các nhân
viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, gi ải đáp nh ững

khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công
việc.

-

Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm
người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng nh ư năng l ực của nhân
viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có th ể
biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…

-

Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà
quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính
xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc h ọp, nhà
quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.

-

Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng
đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên t ổ ch ức các
hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong
công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán b ộ công
đoàn thôi.

-

Kỹ năng tin học: Xã hội ngày càng phát triển công nghệ mới thay đổi từng
ngày trong đó khoa học máy tính không ngừng có nh ững b ước phát tri ển
mới. Cho nên việc thành thạo kỹ năng này càng có ý nghĩa quan tr ọng h ơn.

Thực tế cho thấy với một nhà quản trị văn phòng thì đây là m ột kỹ
năng thúc đẩy tiến độ công việc , việc thành thạo các kỹ năng tin h ọc văn
phòng sẽ giúp cho việc cập nhật, quản lý thông tin được nhanh gọn, chính
xác. Khi mà trong thời đại ngày nay “Thế giới nằm trên m ười ngón tay
21


bạn”(Bill Gate). Hơn thế nữa kỹ năng này sẽ quyết định 20% thành công
trong việc quản trị Văn phòng.
-

Kỹ năng ngoại ngữ: Một nhà quản trị văn phòng văn phòng trẻ đầy nhiệt
huyết, tâm đắc với nghề giỏi và chuyên môn nghiệp vụ , giỏi vi tính cũng
chưa đáp ứng nhu cầu của xã hội ngày nay. Cần ph ải có kỹ năng ngo ại ng ữ
thành thạo mà đặc biệt là tiếng Anh – ngôn ngữ chung của th ế gi ới. Khi
giỏi ngoại ngữ nhà quản trị văn phòng cập nhật khoa học công ngh ệ m ới
nhanh hơn, giải quyết công việc thuận lợi hơn ở bất cứ môi tr ường làm
việc nào.

-

Kỹ năng giao tiếp:Con người là tổng hòa các mối quan hệ. Giao tiếp là nhu
cầu không thể thiếu trong cuộc sống, một người giaoa tiếp tốt là ng ười có
khả năng nhận thức, cảm nhận và sử dụng phương tiện giao tiếp, các kỹ
năng giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết) nhuần nhuyễn, thông minh. Biết dừng,
biết ngừng, nghỉ đúng chỗ, đúng lúc.
Vấn đề kỹ năng này với nhà quản trị văn phòng trong xã h ội hi ện nay
giúp nhà quản trị mở rộng tầm nhìn, hiểu biết mới và càng ngày n ười ta
càng nhận ra sức mạnh của các mối quan hệ, cái mà có được từ một kỹ
năng giao tiếp tốt bởi vì kỹ năng này sẽ quy ết đ ịnh 25% thành công công

việc.
Trên thực tế, khi các ứng viên tham gia vòng tuy ển dụng nhà tuy ển
dụng thường đưa ra cấc câu hỏi như: “anh/ chị làm thế nào đ ể giao ti ếp
một cách có hiệu quả với người khác” thì nhà quản trị văn phòng sẽ có
những câu trả lời thông minh nhất vì họ có khả năng giao tiếp rất tốt.
Khi đưa ra một thông điệp dưới các dạng khác nhau nh ư: lời nói, th ư
điện tử, thông báo…mà người nhận hiểu một cách chính xác và hành đ ộng
đúng theo như ý người truyền thông tin là nhờ vào kỹ năng giao ti ếp b ằng
hình thức nói, viết, lắng nghe và ứng xử tốt.

-

Kỹ năng thuyết trình đàm phán: Khi muốn được cấp trên hoặc các đơn vị
khác hợp tác. Sau khi hoàn thành phần đầu kế hoạch th ủ tục về giấy t ờ thì
22


nhà quản trị sẽ phải có một buổi giải trình dự án, thuyết phục được đối tác
chấp thuận cho nên kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp t ới 35% k ết qu ả
công việc, lợi ích chung của toàn công ty( Theo nghiên c ứu c ủa các nhà
ngôn ngữ học Mỹ và các nhà lãnh đạo của 500 Công ty hàng đầu trên th ế
giới)
Trước tính cần thiết đó yêu cầu với nhà Quản trị văn phòng là:
•

Cần phải chuẩn bị chu đáo các công việc cần làm tr ước khi đàm phán,
tránh rơi vào thế bất lợi. Hiểu được cơ sở đàm phán là hai bên cùng có l ợi.

•

Biết sử dụng kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích ở bất c ứ hoàn cảnh nào, nhà
quản trị văn phòng phải biết xoay chuyển tình thế.

•

Kết quả một buổi thuyết trình, đàm phán thành công nhờ vào khả năng
biết phương pháp làm đề nghị của mình hấp dẫn h ơn trước đối t ượng giao
tiếp.

-

Kỹ năng lập kế hoạch: Là quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
phương pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Nó giúp ng ười qu ản tr ị
văn phòng liên hệ với những phương tiện cũng như mục đích để hoạch
định công việc tốt nhất và có tư duy hệ thống đ ể tiện liên h ệ các tình
huống quản lý. Theo thống kê trong cuộc khảo sát mới nhất về tầm quan
trọng của kỹ năng này đối với nhà quản trị văn phòng tại m ột s ố doanh
nghiệp thì kỹ năng này chiếm 15% thành công của công vi ệc.
Biết cách phối hợp các nguồn lực của tổ chức một cách h ữu hiệu, đi
đúng mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức để phối hợp với các quản trị viên
khác thực hiện, sẵn sang ứng phó với nh ững thay đ ổi c ủa môi tr ường xã
hội và bên ngoài.

-

Kỹ năng làm việc nhóm: Trong thời đại ngày nay khi khoa học – kỹ thuật
phát triển thì yêu cầu làm việc nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đ ơn
giản vì không ai là hoàn hảo hế, làm việc nhóm sẽ tập trung nh ững m ặt
mạnh của nhiều cá nhân và bổ sung cho nhau.
Hơn nữa, việc tổ chức một nhóm làm việc theo một hệ th ống là r ất

23


khó mà nhà quản trị văn phòng cần phải nắm chắc, thuần th ục kỹ năng
này. 90% thành công là nhờ sức mạnh đồng đội và sức m ạnh tinh th ần.
Ở Việt Nam cụm từ “Team group” được nghe nói nhiều nhưng việc
vận dụng nó theo đúng nghĩa trong th ực tế chưa có. Chính vì vậy thành
công trong những dự án làm việc nhóm và s ự hỗ trợ c ủa các bộ ph ận
chuyên biệt kém hiệu quả.
-

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Là tất cả cách thức, phương pháp tư duy khoa
học, phân tích, nhận điịnh về vấn đề và con đường h ướng luận cho m ột
giải pháp hiệu quả của nhà quản lý trước một sự việc, hiện tượng xã h ội,
hiệu quả của kỹ năng này chiếm tới 20% giá trị toàn quá trình gi ải quy ết
công việc theo đúng tiến độ kế hoạch.
Trong mọi mặt của đời sống hàng ngày chúng ta luôn đứng trước các
vấn đề cần giải quyết, điều này đặc biệt trong công tác quản tr ị văn phòng
– một công việc làm dâu trăm họ. Làm cách nào để giải quyết hiệu quả
công việc. Thực tế cho thấy kỹ năng này rất cần cho một nhà quản tr ị văn
phòng khi đứng trước một vấn đề, sự kiện sẽ không bị lung túng, m ơ h ồ v ề
phương pháp giải quyết dù công việc đó khó dễ ở m ức độ nào, nhà qu ản
trị văn phòng phải xác định được:

•

Tổ chức quản lý khoa học phòng làm việc: Tổ ch ức quản lý văn bản, gi ấy
tờ bằng các phương tiện, phương pháp hiện đại nh ất, thuận l ợi cho quá
trình giải quyết công việc.

•

Tổ chức thu thập và xử lý thông tin nhanh nhất, hiệu qảu nhất, kịp th ời
nhất, chuyên nghiệp nhất.

•

Xây dựng được phương pháp quản lý cá nhân, cán bộ, nhân viên chu ẩn hóa
nhất về công việc, thời gian
Ngoài ra, việc hiểu biết thêm một số ngành luật kinh tế, th ương mại
là rất cần thiết nó có quan hệ chặ chẽ với chuyên ngành qu ản tr ị văn
phòng mà các nhà quản trị văn phòng cần phải bổ sung để đáp ứng nguồn
nhân lực ở mọi phương diện, môi trường làm việc chuyên môn hóa cao
24


như hiện nay.
Tiểu kết.
Qua nội dung chương 2, người đọc có thể hiểu rõ h ơn về khái ni ệm
vai trò của nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp. Hi ểu sâu h ơn
về thực trạng quản lý điều hành hoạt động của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp hiện nay. Để trở thành một nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp thì cần phải đáp ứng một số các yêu cầu cơ bản doanh nghiệp nh ư:
có các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng tổ ch ức đi ều hành, kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng ứng xử….

25