Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận tây hồ

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do em tìm hiểu và hoàn thành.
Những thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên thực tế và hoàn thành
đúng với nguồn trích dẫn. Nếu sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Trong đợt kiến tập vừa qua, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và
động viên tận tình từ nhiều phía. Tất cả những điều đó đã trở thành một động lực
rất lớn giúp em có thể hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Với tất cả sự cảm
kích và trân trọng, em xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người. Đặc biệt
với sự quan tâm dạy dỗ, chỉ bảo tận tình chu đáo của các thầy, cô giáo đã giúp
em hoàn thành bài báo cáo kiến tập tốt với đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của
văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận Tây Hồ”
Qua đây, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các cô
(chú), anh (chị) trong UBND quận Tây Hồ đã nhiệt tình giúp đỡ em trong thời
gian em thực tế tại cơ quan, giúp em được trực tiếp tham gia thực hiện các công
việc của phòng. Qua đợt thực tế này em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm
bổ ích và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao tại cơ quan.
Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn tới ThS.Lâm Thu Hằng đã quan
tâm, giúp đỡ, vạch ra kế hoạch hướng dẫn em hoàn thành bài nghiên cứu một
cách tốt nhất trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài..............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................3

3. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................3
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................4
7. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................4
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG................................................................................................................5
1. Lý luận chung về công tác văn phòng.........................................................5
1.1. Văn phòng................................................................................................5
1.2. Công tác văn phòng..................................................................................5
1.3. Vai trò của văn phòng...............................................................................6
2. Công nghệ thông tin....................................................................................7
2.1. Thông tin:.................................................................................................7
2.2. Công nghệ thông tin.................................................................................7
2.3. Hệ thống thông tin quản lí........................................................................7
2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.......................8
2.5. Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng............................8
2.6. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng.............................................................................................................11
Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
QUẬN TÂY HỒ.................................................................................................13
2.1. Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ..............................................13


2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ......13
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:.............................13
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:.............................14
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:.......................................15

2.1.2. Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:..............17
2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:............17
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.......18
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại
Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ...................................................22
2.2.1. Thực trạng nguồn nhân lực công nghệ thông tin tại văn phòng HĐND
– UBND quận Tây Hồ...................................................................................22
2.2.2. Thực trạng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin:...............................22
2.2.3. Thực trạng về sử dụng phần mềm ứng dụng tại các đơn vị:...............23
2.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng..................23
2.2.4.1. Công tác quản trị, điều hành xử lí thông tin.....................................24
2.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ.................................................................25
2.2.4.3. Công tác soạn thảo văn bản.............................................................27
2.2.4.4.Công tác tham mưu tổng hợp............................................................28
2.2.4.5. Công tác thu thập và xử lý thông tin................................................29
2.2.4.6. Công tác kiểm tra, giám sát..............................................................30
2.3. Nhận xét.................................................................................................30
2.3.1. Ưu điểm...............................................................................................30
2.3.2. Nhược điểm.........................................................................................32
2.3.3. Nguyên nhân.......................................................................................33
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
HĐND - UBND QUẬN TÂY HỒ.....................................................................35
3.1. Về cơ sở vật chất....................................................................................35
3.2. Về kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu:...................................................36
3.3. Về phương thức quản lí:.........................................................................36


3.4. Về nguồn nhân lực, cán bộ:....................................................................37
3.5. Xây dựng các phần mềm ứng dụng........................................................39

KẾT LUẬN........................................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................41
PHỤ LỤC...........................................................................................................42


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ
diệu của nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội
trên thế giới nói chung và ở Việt nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh
chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng
về quản lý, từ hai thập kỷ nay thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ
nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đang từng bước đi vào tất
cả các lĩnh vực , chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với phát triển
khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu thế hiện
đại hóa đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển
kinh tế. Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, càng có nhiều phát minh
được sáng chế được ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao
động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con người.
Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ
bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Để thực
hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công
tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh
chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn
phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt
động cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những năm qua, ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ
quan nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công

việc. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số
cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu thực
tiễn. Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển đổi phù
hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệu quả hoạt động
1


của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí,
và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước theo hướng hiện đại.
Để quản lý có hiệu quả các công việc, giải quyết tốt các nhiệm vụ đặt ra
trong tình hình mới cần phải có những công cụ hỗ trợ hiệu quả. Không thể
không thừa nhận những thành tựu của tin học và CNTT trong thời gian qua đã
trở thành công cụ đắc lực nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng. Và trong
tình hình hiện nay, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và
trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung là yêu cầu cấp thiết.
Trong những năm qua, hệ thống CNTT trong các cơ quan hành chính nhà
nước nói chung và tại UBND quận Tây Hồ nói riêng đã không ngừng được củng
cố và đầu tư phát triển về cả số lượng và chất lượng.
Theo chủ trương của Đảng và Nhà nước, việc ứng dụng CNTT trong cơ
quan nhà nước nói chung và tại văn phòng HĐND- UBND quận Tây Hồ nói
riêng đã và đang ngày càng trở nên sâu rộng, phục vụ có hiệu quả cho công tác
chỉ đạo cũng như hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng CNTT trong công
tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nói chung vẫn còn tồn tại
một số hạn chế, bất cập. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp,
trình độ của một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng
với yêu cầu của thực tiễn.
Trước yêu cầu của thực tế hiện nay, đòi hỏi cần phải có sự nghiên cứu đầu
tư đồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ cùng với đào tạo, bồi dưỡng

lực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT có
hiệu quả hơn.
Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong
hành chính nhà nước cùng với những thực tế thấy được trong gần 2 tháng thực
tập tại văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ, em chọn đề tài báo cáo thực
tập: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng tại UBND quận
Tây Hồ” nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, thực hiện cải
cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử. Do thời gian
2


thực tập có hạn, nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót. Rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện
hơn. Em xin chân trọng cảm ơn!
2. Lịch sử nghiên cứu
Với những giá trị thực tế đã được kiểm chứng, xu thế phát triển của trí
thức hiện nay, công tác văn phòng nói chung, hoạt động điều hành quản lý nói
riêng là một trong những nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị đã có
nghiên cứu về vấn đề này.
Đề tài nghiên cứu về Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng là đề tài đã được nghiên cứu nhiều trong các bài nghiên cứu khoa học.
Song với với tùy từng cách tiếp cận khác nhau sẽ cho ra một khía cạnh khác
nhau của đề tài mang lại sự mới mẻ. Đề tài này giúp chúng ta hiểu về toàn cảnh
của các khâu nghiệp vụ trong ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với thực
tiễn khảo sát để có thể rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân cũng như khái
quát được tính chất công việc của văn phòng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông
tin vào hoạt động văn phòng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào

hoạt động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn
đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động
văn phòng
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có
các nền tảng kiến thức vững chắc về công tác văn phòng của cơ quan hành chính
nahf nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện nay của các quy
trình và cách thức thực hiện công việc ở cơ quan thực tập cụ thể giúp sinh viên
nắm bắt được tình hình thực tế để tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng
3


và thực tiễn các hoạt động văn phòng , cụ thể:
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ cũng như việc ứng dụng Công
nghệ thông tin vào công tác văn phòng.
- Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ
đó tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó. Đồng thời
chỉ ra các nguyên nhân của chúng
- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu
quả việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển.
6. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp điều tra quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh và đối chiếu

7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài được nghiên cứu gồm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ

4


Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
1. Lý luận chung về công tác văn phòng
1.1. Văn phòng
Theo nghĩa rộng , văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan , thủ trưởng
cơ quan. Những cơ quan lớn có thì có văn phòng, những cơ quan nhỏ có văn
phòng hành chính. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ.
công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và các
hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch
vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.2. Công tác văn phòng
Khái niệm: Công tác văn phòng là công việc cần thực hiện để hoàn thành
chức năng được nhà nước quy định, nhiệm vụ được giao.

Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý
điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ
quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên
cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành
bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:
Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với
lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến
phê duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan.
Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật
chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu
5


của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó có
thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng
có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban
và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết
định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn
bị đề án. Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban
hành được thống nhất.
- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ

quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn
vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi
biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.
1.3. Vai trò của văn phòng
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức
năng chính do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu
của văn phòng là:
Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách
quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật
(chỉ tiêu, định mức, qui trình,…)
Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng
6


trong các hoạt động . v.v…
2. Công nghệ thông tin
2.1. Thông tin:
Được sử dụng rộng rãi và có những cách diễn đạt khác nhau về nội dung
thông tin.
Từ góc độ quản lý, thông tin thường được hiểu là sự phản ánh của đối
tượng có quan hệ đến chủ thể nhận phản ánh. Chủ thể phải nhận thức được, phải
nâng nhận thức lên để hiểu về đối tượng. Từ đó cũng có định nghĩa thông tin là
tri thức. Thông tin càng nhiều và càng tang thì sự hiểu biết cũng ngày càng tăng.
Ngày nay công nghệ thông tin đã phát triển đến mức độ cao, việc tổ chức và xử
lý thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, do đó con người ngày

càng nhận thức được nhiều thông tin hơn.
2.2. Công nghệ thông tin
Là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ,
bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin.
Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tin
viễn thông đã làm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thay đổi. Công nghệ
thông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạt
động của một cơ quan, tổ chức.
2.3. Hệ thống thông tin quản lí
Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến
hành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên để
hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lý.
Hệ thống thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ
thống thông tin con trong tổ chức như:
- Các hệ thống thông tin văn phòng: gồm thư điện tử, bộ phận xử lí dữ
liệu, mạng máy tính… Các hệ thống cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cho văn
phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội nghị…
- Hệ thống thông tin quản lí bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lương
bổng, ghi chép, xử lí và lập báo cáo tình hình công việc trong văn phòng.
7


Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyết
định. Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khai các
hoạt động. Xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem như đồng nghĩa với
việc sử dụng công nghệ thông tin và các hoạt động của cơ qua nhà nước nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả các hoạt động của cơ quan.
2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Là việc sử dụng công nghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử và
các giải pháp, sản phẩm phần mềm trong thực hiện công tác văn phòng một cách

phù hợp, tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt các
nhiệm vụ được giao của văn phòng.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng làm thay
đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phương
tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu.
- Thông qua mạng máy tính, thông ltin được tiếp nhận và chuyền tải
nhanh chóng tới các bộ phận để phân tích, xử lí, thông tin đầu ra được truyền tới
các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc. Hệ thống mạng còn cho phép mọi
người chia sẻ thông tin, tài nguyên mạng, dùng máy in, gửi và nhận thư điện
tử… tiết kiệm thời gian và tiền của, nâng cao hiệu quả công việc. Mạng máy
tính cong tạo điều kiện làm việc tại nhà, tiết kiệm chi phí đi lại cho con người
mà vẫn đạt hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng.
- Sự ra đời của “Văn phòng không giấy” là một tất yếu khách quant hay
thế cho văn phòng trước đây, hệ thống các ngăn tủ đựng hồ sơ được thay bằng
hệ thống tủ, khay hoặc lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay…
ngày càng hiện đại.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tác
văn phòng phải tự bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tin
học, ngoại ngữ để có thể cập nhập thông tin một cách nhanh nhạy, trong xu thế
toàn cầu hóa hiện nay.
2.5. Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng
Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng Ngày nay, hầu hết
8


trong các hoạt động văn phòng đều có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin,
chẳng hạn như: - Trong công tác soạn thảo văn bản, ghi chép: Công việc soạn
tháo thực hiện chủ yếu trên máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như:
Microsoft Word, Word Perfect,…giúp cho việc trình bày văn bản được chính xác
và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh

chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo. Còn trong việc ghi chép, hiện nay
ngoài việc các thông tin được ghi chép thông thường bằng tay thì những thông
tin cũng có thể thu thập được qua máy ghi âm, máy chụp ảnh. Cũng nhờ các
trang thiết bị hiện đại này mà thông tin được thu thập đầy đủ, nhanh chóng và
chính xác hơn.
- Để nhân bản văn bản:
Có thể dùng máy chữ thường, máy chữ điện từ và tự động, máy
microphim, máy in, máy photocopy. Một trong số các phương tiện nhân bản
hiện đại ngày nay là máy in điện tử. hiện nay có rất nhều loại máy in có độ phân
giải cao, tốc độ in nhanh:máy in Lazer, máy in kim, may in phun…giúp cho
công tác văn phòng ngày càng được hiện đại hóa cao.
- Về thu thập và xử lý thông tin: Công việc này có thể được thực hiện qua
các hình thức sau:
+ Thư điện tử
+ Mạng máy vi tính
Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệ thống thông tin qua
đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy vi tính khác.
Email cho phép gửi nhanh gấp nhiều lầ thư thường, tiện lợi và rẻ tiền với một
khoản cước phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt, nó rút
ngắn khoảng cách giao tiếp cả về thời gian và không gian. Hiện nay thư điện tử
có thể gửi kèm với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta
có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi.
Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và cho
phép các máy tính dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau. Đây là môi trường cho
phép người làm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có
9


ích cho cơ quan, tổ chức mình.
Mạng máy tính mang lại những lợi ích to lớn, một số lợi ích đó là:

+ Truy xuất đồng thời tới các chương trình và dữ liệu chủ yếu.
+ Chia sẻ các thiết bị xuất, nhập như máy in, máy quét hình.
+ Nâng cao hiệu quả của việc truyền thông cá nhân.
+ Bảo quản, bảo vệ dữ liệu thuên tiện và dễ dàng hơn.
- Trong công tác lưu trữ: Ngoài việc các văn bản, thông tin quan trọng
được lưu trữ bằng các cặp tải liệu, các ngăn hồ sơ… Công nghệ thông tin phát
triển, công tác lưu trữ thông tin cũng có những bước phát triển nhanh chóng.
Các thông tin quan trọng có thể được lưu trữ trong máy vi tính, trong các tập tài
liệu được mã hóa. Trong các phần mềm lưu trữ thường có thêm phần mềm sao
lưu dự phòng để có thể bảo quản được thông tin khi máy tính có sự cố, đáp ứng
được nguyên tắc trong lưu trữ; đầy đủ, bí mật…Việc lưu trữ trong máy vi tính
giúp cho văn bản có tuổi thọ dài hơn, không bị hỏng hoặc thất lạc.
- Trong công tác tổ chức hội ngị, hội thảo: Trong khâu chuẩn bị hội nghị,
nhân viên văn phòng có thể thông báo cho các đại biểu tham dự qua nhiều cách
thức khác nhau, không nhất thiết phải gửi thư qua đương bưu điện. Các đại biểu
có thể được thông báo qua máy fax, Email, điện thoại, tin nhắn nên các đại biểu
có thể nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tạo điều kiện thuận
lợi cho việc bố trí thời gian một cách hợp lý chính xác.
Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro mà
các bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyên
dụng như: Microsoft powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gây
hứng thú cho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo.
Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụng
của nó ngày càng mở rộng. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộng
bằng các hình thức giao ban trực tuyến. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị,
chi nhánh nào ở đâu cũng có thể tham gia.

10

2.6. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn phòng
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Các
cơ quan doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổi
mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp
vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Một văn phòng hiện đại sẽ
hạn chế tối đa việc làng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều
hành mã vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng
giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính sự vụ, tạo điều kiện
tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp cho họ có thời gian tập trung vào việc lập
kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao
nhất.
Văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường phải xử lí thông
tin giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành một cách có hiệu quả. Với một khối
lượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho tới công
tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá…rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu … thì
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một bước ngoặt
lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin. Trước đây khi nói
đến văn phòng người ta hình dung ngay tới những tập hồ sơ, những chồng tài
liệu cao ngất, nhưng bây giờ đã thay bằng những chiếc máy tính hiện đại với
những phần mềm tiện ích cho phép lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu và vô vàn
những tính năng ưu việt của nó.
Thông qua hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN), thông qua Camera hay
còn gọi là Webcam thì việc quản lý điều hành được diễn ra trên máy vi tính
thông qua hệ thống mạng các nhà quản lý điều hành không cần phải rời phòng
làm việc của mình mà cũng có thế quản lý được tất cả công văn giấy tờ từ cấp
dưới lên hoặc từ cấp trên xuống theo đúng tiến độ nhanh chóng, kịp thời. Việc
thực hiện quản lý điều hành của các nhà quản trị văn phòng diễn ra như vậy sẽ
11

tiết kiệm thời gian lãng phí, giảm sự căng thẳng trí óc. Dựa vào hệ thống mạng
máy vi tính nên việc kiểm tra giám sát công việc đã đơn giản hơn rất nhiều. Nếu
trước đây nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc không chắc chắn việc
kiểm tra có chính xác và phản ánh đúng thực tế hay không thì ngày nay với sự
tiến bộ của Khoa học công nghệ chỉ ở tại phòng làm việc của mình mà các nhà
lãnh đạo quản lý có thế tiến hành kiểm tra, xem xét nhân viên của mình làm việc
như thế nào? Có đúng tiến độ hay không? Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vai
trò hỗ trợ nhà quản lý đối phó với nhiều tình huống phát
TIỂU KẾT
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác văn phòng nêu trên cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn
phòng trong các cơ quan, tổ chức. Vì thế không ngừng nâng cao hiệu quả của
việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong mỗi cơquan,
tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền
kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt trên tất cả các lĩnh vực và trong đó có công
tác văn

12


Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ
2.1. Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố
Hà Nội, được thành lập theo Nghị định số 69/ CP ngày 28 tháng 10 năm 1995
của Chính phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba
Đình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của

Huyện Từ Liêm.
UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với các
phường chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng,
Thuỵ Khuê, Yên Phụ và Bưởi.
 Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô.
+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;
+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;
+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;
+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh .
Quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên là 24,1 ha. Dân số của quận là 145,7
nghìn người (tính đến năm 2012). Nằm trong địa giới quận là Hồ Tây – một
cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nướ. Quận được xác định là trung
tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên
của Hà Nội.
2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:
Chức năng của UBND Quận Tây Hồ:
- UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết
của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An
ninh, Xã hội, Quốc phòng… cụ thể là:

13


- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
giáo dục, dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường…..
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp;
- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiệm nhiệm vụ
xây dựng lực lương vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương…..
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,
quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước,
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, Thông báo các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
14


và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND

quận trực tiếp quản lý…
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
chủ tịch và 12 phòng, 6 ban chuyên môn. Mỗi thành viên của Ủy ban nhân dân
Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận; cùng các thành
viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân Quận
trước Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thành phố, Quận ủy, Hội
đồng nhân dân Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu của tổ chức của UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 01)
Cơ cấu tổ chứ của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó Chủ
Tịch và 12 phòng, 6 ban tham mưu giúp việc.
Chủ tịch UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn
Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài
Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng
Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến
Các phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danh
dựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành Quy chế
làm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016.
Chủ tịch UBND quận
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều
hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Ủy ban nhân dân
Quận trước Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận ủy và Hội đồng nhân dân
Quận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện các
nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; chỉ đạo chung công tác
lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Ủy ban nhân dân các
15

Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh….
Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của UBND
Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung của UBND quận khi
chủ tịch UBND quận đi vắng hoặc được chủ tịch ủy quyền. Thay mặt chủ tịch
điều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch khi chủ
tịch đi vắng hoặc được ủy quyền.
Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng tài chính – Kế hoạch, phòng Kinh
tế, Văn phòng HĐND&UBND Quận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc,
Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y. Phường Tứ Liên, Nhật Tân,
Phó chủ tịch phụ trách Văn xã của UBND
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Ủy ban nhân dân quận, Hội
đồng nhân dân Quận về công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáo
dục – Đào tạo, Văn hóa – Thông tin, Thể dục- Thể Thao, Lao động Thương binh
và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số Kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã
hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa – Thông tin,
Phòng Giáo dục- Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động thương binh và Xã hội,
Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm Văn hóa, Trung tâm dạy nghề, Hội chữ thập đỏ; phường
Thụy Khuê, phường Bưởi.
Phó chủ tịch phụ trách Đất đai của UBND
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên
môi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóng
mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận( trừ các dự
án do UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh
Hồ Tây, Dự ná xây dựng tuyến đường Văn Cao – Hồ Tây và dự án nâng cấp, cải
tạo đường Lạc Long Quân), tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại – tố cáo có
liên quan đến các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phường Phú Thượng, Yên Phụ,

16


Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự án quận. Thanh
tra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng.
2.1.2. Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của
HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ
tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thật
cho hoạt động của HĐND – UBND.
- Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng UBND thành phố
2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
1.Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của UBND và chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND
phường theo quy định pháp luật;
2.Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và chủ tịch UBND và thực hiện công tác thông tin
báo các định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
3. Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịch

UBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND phường
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
17


phòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và chủ tịch
UBND quận xem xét, quyết định;
6. Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công
tác với Quận ủy, Thường trực quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận,
các đoàn thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trưng ương, của
thành phố đóng trên địa phường;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân
các phường;
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ
Văn phòng UBND quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND quận, đồng thời, văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các phường
thuộc quận trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòngHĐND - UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND _
UBND quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ
trưởng.
Hiện nay văn phòng UBND quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên
là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỉ lệ 36,6%
hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 đảng viên, chiếm tỉ lệ 12.2%, số
cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỉ lệ là 46%, số cán bộ có trình độ đại học là 19

người, chiếm tit lệ 46%. Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức có tinh thần trách
nhiệm, nhiệt tình trong công tác.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ (Phụ
lục 02)
* Chánh văn phòng HĐND –UBND – Đ/c Võ Thị Bích Thủy
- Chánh

Văn phòng phụ trách chung làm việc theo chế độ Thủ trưởng chỉ
18


đạo điều hành và quản lý chung, toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác
của cơ quan Văn phòng; thực hiện chức năng giúp UBND huyện và chịu trách
nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND quận; thông báo các văn bản khác gửi các
các cơ quan, đơn vị, cơ sở trong phạm vi quận.
- Trực tiếp quản lý, thẩm định trình Chủ tịch UBND quận khi có sửa chữa,
thay thế phụ tùng ô tô, và mua sắm tài sản của Văn phòng HĐND và UBND.
- Là chủ tài khoản thứ nhất của Văn phòng.
- Tham gia xây dựng, chương trình làm việc của UBND quận. Kiểm tra và
xem xét các dự thảo, đề án, các văn bản do cơ quan, đơn vị trình UBND huyện
bảo đảm quy trình xử lý văn bản theo quy định.
- Phối hợp hoạt động với Văn phòng quận ủy, Ủy ban MTTQ quận và các
đoàn thể quận;
- Trực tiếp, chỉ đạo công tác tiếp dân theo quy định.
- Chỉ đạo cán bộ phụ trách công tác tiếp dân;
- Chánh văn phòng ủy quyền một Phó chánh Văn phòng điều hành và giả
quyết các công việc của Văn phòng khi đi vắng.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Dương
Văn Trường
Trực tiếp phụ trách công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết

thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, cải cách hành chính và ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác quản lý tại UBND quận;
- Giúp chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận; tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ
thông tin;
- Theo dõi tổng hợp cùng các phòng liên quan đề xuất với UBND quận
các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại UBND quận;
- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điều
hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giao
nhiệm vụ của Chánh văn phòng;
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
19


phụ trách;
* Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính, quản trị - Dương Văn
Trường
- Trực tiếp điều hành công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, quản trị;
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND quận
theo quy định;
Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;
- Đảm bảo cung cấp trang thiết bị làm việc cho phòng, ban, Quản lý tài
sản trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND các phòng ban chuyên
môn thuộc quận. Đề xuất thanh lý, mua sắm tài sản, sửa chữa, thay thế các trang
thiết bị làm việc, phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh
đạo UBND quận.
- Quản lý, theo dõi, đối chiếu việc cấp xăng xe hàng tháng và lập chứng từ
thanh quyết toán theo quy định;
* Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp

+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp
+ Theo dõi đôn đốc các đơn vị, phòng ban, ngành, UBND các phường
thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ chất lượng được giao...
* Bộ phận tiếp nhận hồ sơ
- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức và
thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ đến
các phòng chuyên môn thụ lý giải quyết.
- Có trách nhiệm đôn đốc các phòng ban bên thụ lý giải quyết hồ sơ đúng
thời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ
- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hành
chính tại bộ phận “một cửa”;
* Bộ phận công nghệ thông tin
- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng trên lĩnh vực ứng dụng, phát triển
công nghệ thông tin vào các công việc hành chính, quản lý nhà nước tại UBND
20