Mon logistics QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH vụ KHÁCH HÀNG tại CÔNG TY DƯƠNG MINH LOGISTICS
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (363.41 KB, 19 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
MÔN: LOGISTICS
LỚP: LT22-FT003
ĐỀ TÀI 3: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG
TY DƯƠNG MINH LOGISTICS
Giảng viên: Th.S NGÔ THI HẢI XUÂN
Nhóm thực hiện
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
NGUYỄN TRỌNG MINH KHIÊM (NHÓM TRƯỞNG)
LƯƠNG QUỐC NHÃ
ĐỖ THỊ NHÃ UYÊN
NGÔ THỊ BÍCH VÂN
NGUYỄN HOÀNG VÂN
THÁI THỊ KIM BÍCH
ĐỖ QUỐC HÀNG HẢI
NĂM HỌC 2017-2018
ĐỀ TÀI 3: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY DƯƠNG MINH
LOGISTICS.....................................................................................................................................................1
QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY DƯƠNG MINH
LOGISTICS.....................................................................................................................................................3
PHẦN 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY.....................................................................................3
1.1
Lịch sử hình thành..........................................................................................................................3
1.2
Sơ đồ tổ chức....................................................................................................................................4
PHẦN 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TRONG CÔNG TY LOGISTICS5
2.1. Tổng quan về dịch vụ khách hàng trong công ty logistics...............................................................5
2.1.1. Khái niệm và các nhân tố cấu thành dịch vụ khách hàng trong công ty Logistics..............5
2.1.2. Vai trò và tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng trong công ty Logistics.........................6
2.2. Các hoạt động của dịch vụ khách hàng tại Công ty Dương Minh Logistics.................................6
2.2.1 Hoạt động trước giao dịch...........................................................................................................6
2.2.2 Hoạt động trong giao dịch của một nhân viên chăm sóc khách hàng....................................8
2.2.3 Hoạt động sau giao dịch............................................................................................................11
2.3.4 Sơ đồ dịch vụ của Công ty Dương Minh Logistics.................................................................12
PHẦN 3: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ LOGISTICS..........................................................13
3.1. Điểm mạnh..........................................................................................................................................13
3.2. Điểm yếu..............................................................................................................................................13
3.3. Cơ hội...................................................................................................................................................13
3.4. Thách thức..........................................................................................................................................14
3.5. Các chương trình trọng tâm về logistics (2011-2020)....................................................................14
PHẦN 4: ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM VÀ CHO NHẬN XÉT DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
LOGISTICS CỦA CÔNG TY DƯƠNG MINH LOGISTICS.................................................................16
4.1. Ưu điểm...............................................................................................................................................16
4.2. Nhược điểm.........................................................................................................................................17
4.3.Nhận xét...............................................................................................................................................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................................................................18
QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY DƯƠNG
MINH LOGISTICS.
PHẦN 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY
1.1 Lịch sử hình thành
-
Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh (Dương Minh
Logistics) là một trong những đơn vị có uy tín, đã khẳng định được thương hiệu Dương
Minh Logistics trong lĩnh vực Giao nhận hàng hoá và Thủ tục hải quan trong nước và
quốc
tế.
Trải qua hơn 12 năm xây dựng và phát triển, Công ty Duong Minh Logistics đã và đang
trên hành trình phát triển hoàn thiện liên tục không ngừng để gặt hái được nhiều thành
tích đáng kể
-
Tiền thân của Công ty Dương Minh Logistics là Công ty TNHH Thương Mại Và
Dịch Vụ Giao Nhận Lê Hòa thành lập ngày 22/04/2000 theo giấy phép kinh doanh số:
4102028970 - Sở Kế hoạch và Đầu tư sở cấp ngày 22/02/2000. Quy mô ban đầu của
Công ty chỉ là một văn phòng nhỏ, hơn 20 nhân viên, cùng với những điều kiện về
phương tiện nhất định để phục vụ cho nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty.
- Với phương châm làm việc: “Luôn đặt uy tín lên hàng đầu, nhận đầy cam kết và
chuyển hết niềm tin” công ty đã từng bước mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt
nhất, xây dựng được một môi trường làm việc hoàn toàn khép kín và chuyên nghiệp.
-
Trong nền kinh tế ngày càng phát triển cùng với những biến động tích cực của
ngành Logistics tại Việt Nam, Công ty cũng không ngừng mở rộng hoạt động kinh
doanh để đón nhận những cơ hội mới từ bên ngoài:
♦
Năm 2008, công ty mua được 5 xe tải nhỏ 1.5 tấn. Nền kinh tế thế giới khủng hoảng
năm 2008 gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước. Nhưng công ty vẫn
bước những bước đi chậm và chắc để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.
♦
Năm 2009, tiếp tục trên đà phát triển công ty mua thêm xe container và rơ mooc.
Vượt qua khủng hoảng kinh tế, công ty từng bước phát triển vững mạnh.
♦
Năm 2010 – 2011, Công ty tiếp tục mở rộng thị trường các tỉnh lân cận: Bình
Dương, Bình Thuận, Đồng Nai… Hoạt động này đã làm gia tăng hàng xuất khẩu của Việt
Nam đi các nước trên thế giới
♦
Năm 2012, với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp trong lĩnh vực
Logistics, công ty đầu tư mua thêm xe đầu kéo, 15 xe tải và nâng cấp trang thiết bị hiện
đại hỗ trợ cho việc kinh doanh của công ty.
♦
Năm 2014, Công ty đã chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Giao Nhận Vận
Tải Quốc Tế Dương Minh, viết tắt là công ty Dương Minh Logistics, với hơn 30 xe đầu
kéo, xe tải, xe bán tải, rơ-mooc các loại …
♦
Năm 2016, Công ty mở rộng thêm chi nhánh tại miền bắc, với chi nhánh: Tầng 16,
Tòa nhà DMC Tower, 535 Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Đây được xem là một bước ngoặt lớn đánh dấu việc mở rộng kinh doanh toàn diện của
công ty đối với các cảng biển lớn tại Việt Nam đi các nước trên Thế Giới.
1.2 Sơ đồ tổ chức
Định hướng phát triển
Mục Tiêu
- Trở thành một trong những nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất trong lĩnh vực Logistics,
không ngừng nổ lực mang lại kết quả tốt nhất hướng đến lợi ích tối đa của tất cả khách
hàng. Sự tín nhiệm của khách hàng là chìa khoá thành công của chúng tôi.
Cam Kết Khách Hàng
- Chất lượng công việc của chúng tôi được đảm bảo bởi tinh thần, trách nhiệm làm việc
tích cực của đội ngũ nhân viên luôn cung cấp dịch vụ tốt nhất để thoả mãn nhu cầu của
khách
hàng
- Với hệ thống đại lý rộng khắp toàn cầu và nhân viên được đào tạo bài bản, có thể tư vấn
tốt bằng tiếng Việt, Anh, Hoa. Luật sư riêng cập nhật nhanh, tư vấn chính sách xuất nhập
khẩu khẩn trương và hợp lý. Chúng tôi cam kết sẽ kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tiến
độ giao hàng đúng như yêu cầu và chi phí tiết kiệm nhất.
Giá Trị Cốt Lõi
- Văn hoá của Dương Minh luôn đặc biệt coi trọng các giá trị cốt lõi, đó là luôn vì lợi ích
của khách hàng, nêu cao tinh thần đạo đức nghề nghiệp, tính trung thực, tính chuyên
nghiệp và hiện đại hoá trong kinh doanh. Luôn lắng nghe và ngày càng hoàn thiện. Chúng
tôi luôn xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình, minh bạch trong tất cả quy trình và
hoạt động kinh doanh.
PHẦN 2: QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TRONG CÔNG
TY DƯƠNG MINH LOGISTICS
2.1. Tổng quan về dịch vụ khách hàng trong công ty logistics
2.1.1. Khái niệm và các nhân tố cấu thành dịch vụ khách hàng trong công ty
Logistics
* Khái niệm.
Tại các Công ty Logistics, Dịch vụ khách hàng (DVKH) được định nghĩa theo một trong
ba cách
1. Là những hoạt động cụ thể của công ty nhằm giải quyết tốt các đơn đặt hàng của
khách hàng.
2. Là việc thực hiện những công việc cụ thể, được đánh giá bằng những thông số cụ
thể, những quy chuẩn sẵn có.
3. Dựa vào triết lý của tổ chức, DVKH là một phần trong triết lý chung của công ty,
phải thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất
* Các nhân tố cấu thành.
- Thời gian:Từ góc độ khách hàng, là yếu tố quan trọng đo bằng tổng lượng thời gian từ
thời điểm khách hàng ký đơn đặt hàng tới lúc hàng được giao.
- Độ tin cậy: Nói lên khả năng thực hiện dịch vụ phù hợp và đúng thời hạn. Độ tin cậy
thường được thể hiện qua một số khía cạnh:
+Dao động thời gian giao hàng: trực tiếp ảnh hưởng đến mức hàng dự trữ trong kho và
chi phí thiếu hàng.
+ Phân phối an toàn: có thể làm phát sinh chi phí bồi thường hoặc chi phí hoàn trả lại
hàng hư hỏng cho người bán để sửa chữa, mặt khác nó làm giảm sự hài lòng của khách
hàng.
+Sửa chữa đơn hàng hay khả năng thực hiện các đơn hàng chính xác.
- Thông tin: là nhân tố liên quan đến các hoạt động giao tiếp truyền tin cho khách hàng
về hàng hóa, dịch vụ, quá trình cung cấp dịch vụ. Mặt khác liên quan đến thu thập các
khiếu nại, đề xuất, yêu cầu từ phía khách hàng.
- Sự thích nghi hay tính linh hoạt trước những yêu cầu đa dạng và bất thường của khách
hàng. Đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu khác nhau của khách hàng bằng nguồn lực hữu
hạn của doanh nghiệp.
2.1.2. Vai trò và tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng trong công ty Logistics
- Dịch vụ khách hàng như một hoạt động: ở mức độ này công ty coi dịch vụ khách
hàng như một nhiệm vụ đặc biệt mà doanh nghiệp phải hoàn thành để thỏa mãn nhu cầu
khách hàng. Giải quyết đơn hàng, lập hóa đơn , gửi trả hàng, yêu cầu bốc dỡ là những ví
dụ điển hình của mức dịch vụ này. Khi đó hoạt động logistics dừng lại ở mức độ hoàn
thiện giao dịch.
Phòng dịch vụ khách hàng là cơ cấu chức năng chính đại diện cho mức dịch vụ này.
- Dịch vụ khách hàng như thước đo kết quả thực hiện: nhấn mạnh việc đo lường kết
quả thực hiện cho phép lượng hóa được sự thành công của doanh nghiệp trong việc thỏa
mãn nhu cầu khách hàng. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với công ty đang cố gắng
thực hiện chương trình cải tiến liên tục.
- Dịch vụ khách hàng như một triết lý: Coi phần giá trị tăng thêm như mục tiêu triết lý
của dịch vụ khách hàng. Dịch vụ khách hàng được nâng lên thành thỏa thuận cam kết của
công ty nhằm cung cấp sự thỏa mãn cho khách hàng thông qua các dịch vụ khách hàng
cao hơn.
2.2. Các hoạt động của dịch vụ khách hàng tại Công ty Dương Minh Logistics
2.2.1 Hoạt động trước giao dịch
2.2.1.1 Tìm kiếm khách hàng
Chủ động trong việc tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics bằng
cách:
1. Điện thoại trực tiếp đến KH chào giới thiệu dịch vụ: Tìm kiếm list danh sách
khách hàng qua mạng vì gần như tất cả các công ty từ sản xuất hay dịch vụ đề có
thể sử dụng dịch vụ logistic. Hôm nay khách hàng không sử dụng dịch vụ của bạn
nhưng ngày mai khách hàng có thể sẽ cần tới bạn, nên luôn trong tư thế sẵn sàng
tìm kiếm và chào các dịch vụ của công ty
2. Lập cuộc hẹn gặp đến trực tiếp công ty của khách hàng gặp gỡ trao đổi, tạo mối
quan hệ trong công việc
3. Thông qua các mối quan hệ giới thiệu từ khách hàng cũ để có thêm khách hàng
mới, đây là cách khá nhanh và hiệu quả, nhưng chúng ta phải thật sự thân thiết và
phục vụ chất lượng tốt cho khách hàng cũ
4. Đăng tin trên báo chí, tivi : truyền thông luôn là một trong những kênh thông tin
để bạn tìm kiếm được nhiều khách hàng nhất. Hãy tìm trên đó thông tin của những
người mới được thăng chức, những người mới dành giải thưởng, những chủ doanh
nghiệp mới,…hay bất cứ ai đó có thể trở thành khách hàng tiềm năng. Hãy gửi cho
họ những bức thư cá nhân, nội dung chúc mừng thành công của họ, nói cho họ biết
bạn rằng bài viết về họ mà bạn đọc được thực sự rất hữu ích. Tiếp đó, đừng quên
kèm theo thông tin công ty của bạn kèm theo slogan và thông tin sản phẩm của bạn
ở chữ ký… (Ví dụ: Mr. Đức, Công ty Dương Minh Logistic , “luôn đồng hành
cùng bạn”…)
5. Tham dự các buổi hội thảo mà khách hàng tiềm năng của bạn cũng có thể
tham gia
6. Xây dựng hình ảnh, giới thiệu đầy đủ trên website của công ty: website của
công ty phải mang tính tiện lợi, chính xác, chất lượng phục vụ phải nhiệt tình thân
thiện luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất với chi
phí phù hợp hậu mãi tốt
7. Tận dụng các mối quan hệ cá nhân: Hãy giới thiệu đến các bạn bè của bạn về
dịch vụ, sản phẩm của mình hoặc giới thiệu đến những người có thể biết ai đó sử
dụng dịch vụ , sản phẩm của bạn. Nếu được, đừng ngại chi cho họ một chút hoa
hồng.
8. Nghiên cứu những đối thủ cạnh tranh: Họ quảng cáo ở đâu? Họ quan hệ ở đâu?
Họ sử dụng cách thức nào? Tìm hiểu xem, điều gì làm nên thành công của đối thủ
có thể áp dụng được vào mô hình kinh doanh của bạn.
9. Đánh dấu vị trí của bạn trên Google: Khi bạn đã đánh dấu của bạn trên bản đồ
điện tử google, hãy chắc rằng các thông tin đều phải chuẩn xác (địa chỉ website,
địa chỉ công ty, số điện thoại liên hệ….)
10. Nhiều quảng cáo nhỏ hơn là chỉ một quảng cáo thật lớn: Một tấm biển lớn với
thông tin quảng cáo lớn không hiểu quả bằng những thông tin tương tự nhưng
được thiết kế nhỏ hơn, và được thực hiện trong một thời gian dài.
11. Khách hàng tự tìm đến: sẽ có một lượng không nhỏ khách hàng sẽ tự chủ động
tìm đến bạn, vì thế bạn luôn trong tâm thế luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng,
không để khách hàng chờ đợi, tư vấn hướng dẫn chính xác nhanh chóng, mang tính
tiện ích và giữ mối quan hệ lâu dài với khách hàng
2.2.1.2 Ký kết hợp đồng:
Vì là công ty chuyên cung cấp về dịch vụ, nên cần “nhanh chóng và tiện ích” có sẵn các
biểu mẫu hợp đồng cho từng loại dịch vụ.
Qui trình kí kết hợp đồng theo trình tự một khách hàng mới
Bước 1: Có đầy đủ thông tin khách hàng như: tên công ty, người liên hệ, số điện thoại,
mã số thuế => lưu hành nội bộ
Bước 2: Tư vấn sử dụng dịch vụ, hỗ trợ thông tin thắc mắc của khách hàng
Bước 3: Thống nhất lập hợp đồng với sự xác nhận hai bên với các điều khoản chủ yếu
như : sử dụng dịch vụ gì, giá cả, thời gian thực hiện, thanh toán ..
2.2.2 Hoạt động trong giao dịch của một nhân viên chăm sóc khách hàng
2.2.2.1 Những công việc bước đầu trong quy trình
*Đối với Customer Service hàng xuất ( Export Excutive )
- Hỗ trợ và cung cấp cho bộ phận sale giá cước và lịch tàu.
- Nhận thông tin lô hàng từ bộ phận sale hoặc trực tiếp từ khách hàng
- Tiếp nhận những yêu cầu về dịch vụ của khách hàng
- Làm việc với hãng tàu hoặc airline để lấy booking cho khách
- Kiểm tra booking trước khi gửi cho khách hàng, nhắc nhở khách về thời gian closing
time và deadline thông tin bill.
- Gửi email yêu cầu hãng tàu duyệt lệnh booking.
- Nhắc nhở khách gửi thông tin bill để submit cho hãng tàu trước deadline và bộ chứng từ
để lên tờ khai và nhập phần mềm.
- Gửi draft Bill cho khách hàng -> nếu khách confirm ok -> thì issue original bill.
- Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ và original bill thì gửi cho các bộ phận có liên quan để
sắp xếp lên tờ khai và làm thủ tục thanh lí khi hạ cont.
- Thông báo cho bộ phận kế toán về lô hàng để issue debit và thu phí từ phía khách hàng
hoặc lưu vào công nợ cuối tháng.
- Gửi đầy đủ bộ chứng từ + MBL + HBL cho đại lý đầu nước ngoài để thông báo tình
trạng lô hàng và tiếp tục follow up lộ trình hàng đi để update cho khách.
*Đối với Customer Service hàng nhập ( Import Excutive )
- Kiểm tra giá cước và lịch tàu với đại lý đầu nước ngoài sau đó cung cấp cho bộ phận
sale hoặc báo trực tiếp cho khách hàng.
- Tiếp nhận lô hàng từ bộ phận sale hoặc đại lý nước ngoài, bộ chứng từ (pre-alert) bao
gồm: MBL + HBL + CMF. Kiểm tra sơ bộ thông tin trên các chứng từ này có trùng khớp
với nhau hay không -> nếu có sai lệch thông tin thì phải báo ngay với đại lý và yêu cầu
gửi lại bộ chứng từ đã chỉnh sửa.
- Trình manifest trước thời gian deadline của hãng tàu.
- Khi nhận được A/N của hãng tàu thì issue A/N gửi cho khách hàng.
- Giao thẳng lệnh cho khách đối với HBL đã có Telex released, hoặc khi khách có HBL
ký hậu ngân hàng đối với HBL thể hiện L/C.
- Thông báo cho bộ phận kế toán về lô hàng để issue debit và thu phí từ phía khách hàng
hoặc lưu vào công nợ cuối tháng.
2.2.2.2 Chuyển thông tin cho các bộ phận có liên quan và tiếp tục theo dõi tiến trình
- Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng hoặc từ các bộ phận kinh doanh.
- Ghi nhận những yêu cầu của khách hàng và xem trước bộ chứng từ nhận được, nếu thấy
không hợp lệ thì báo ngay cho sale hoặc báo trực tiếp cho khách hàng để kịp thời chỉnh
sửa bổ sung.
- Cung cấp các chứng từ có được cho bộ phận khai hải quan, giao nhận và bộ phận kế
toán để xử lý các khâu có liên quan.
- Theo dõi quá trình làm thủ tục hải quan, ngày hàng đi hoặc ngày hàng về và cập nhật
liên tục ngày dự kiến cho khách hàng.
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng cho khách và cuối cùng là hoàn trả chứng từ cho
khách hàng theo đúng thời gian cam kết. (các chứng từ như: vận đơn gốc, C/O,
Phytosanitary Certificate, Fumigation Certificate, tờ khai thông quan, bộ chứng từ gốc,
hóa đơn…..)
- Kết hợp với bộ phận kế toán trong việc xuất hóa đơn chi các phí local charge
- Thông báo tình hình cho bộ phận chứng từ biết về thời gian tàu bị hoãn hoặc khách hàng
chưa thanh toán cước phí
- Giao lệnh cho nhân viên hiện trường nếu nhận được tiền thanh toán cước phí và chuyển
khoảng các phí Local charge ( đối với các khách hàng thân thuộc )
- Liên lạc với bộ phận vận tải để giao hàng đúng nơi và đúng thời điểm
- Giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình tiếp nhận hàng hóa
- Theo dõi, báo cáo cho các bộ phận có liên quan các phí phát sinh để thu khách hàng
đúng và đủ .
- Ghi nhận thông tin phát sinh sau mỗi lô hàng.
- Thăm hỏi, trao đổi thông tin với khách hàng, lấy ý kiến phản hồi của khách hàng về dịch
vụ của công ty.
- Báo cáo cho Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng các ý kiến phản hồi của khách hàng để
có biện pháp cải thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ.
2.2.2.3 Xử lý, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Sau khi nhận được thông tin và hồ sơ từ bộ phận Sale.
1. Tiến hành kiểm tra chứng từ phải đầy đủ các loại giấy tờ như:
+ Hợp đồng ngoại thương (PURCHASE CONTRACT)
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Phiếu đóng gói (Packing list)
+ Vận tải đơn (Bill of Lading/ Air Waybill)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – nếu có)
+ Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – nếu có)
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vât (Phytosanitary Certificate – đối với hàng có nguồn
gốc thực vật)
+ Giấy phép của Bộ Y Tế (đối với hàng cần kiểm tra chất lượng Nhà nước)
+ Giấy phép nhập khẩu của Cục Thú Y và giấy phép kiểm dịch động vật của nước xuất
khẩu (đối với hàng có nguồn gốc từ động vật)
+ Giám định của mặt hàng (nếu mặt hàng này đã được nhập nhiều lần)
+ Công văn đưa hàng về kho bảo quản (nếu hàng thuộc danh mục phải kiểm tra theo quy
định nhà nước – bảo quản ở kho chờ có kết quả mới thông quan tờ khai, đỡ chi phí lưu
kho bãi)
2. Theo dõi lịch hàng về của lô hàng đang phụ trách và tiến hành đăng ký các thủ tục kiểm
tra cần thiết của lô hàng
Nếu hàng không thuộc danh mục phải đăng ký kiểm tra theo quy định của Nhà nước thì
sau khi nhận đươc thông báo hàng đến hãng tàu, tiến hành mở tờ khai -> đóng thuế -> lấy
thông quan và lấy hàng.
Nếu hàng thuộc danh mục phải đăng ký kiểm tra theo quy định của Nhà nước thì phải tiến
hành lập bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định của từng cơ quan. Hiện nay có các cơ quan:
o
Nếu hàng phải đăng ký kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm thì có các cơ quan
Trung tâm 3: Đ/c: 49 Pasteur,Quận 1,TP.HCM – Tel:08.38294274
Viện Vệ sinh - Y tế Công cộng Tp.Hồ Chí Minh: Đ/c: 159 Hưng phú, Phường 8,
Quận 8, TP Hồ Chí Minh - Điện thoại: 08.38559503
o
Nếu hàng có nguồn gốc động vật: đăng ký ở Cơ Quan Thú Y vùng VI
o
Nếu hàng có nguồn gốc thực vât: đăng ký ở Cơ Quan Kiểm Dịch vùng II
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định, tiến hành mở tờ khai khi nhận được giấy
báo hàng đến từ hãng tàu -> gửi tờ khai cho khách hàng kiểm tra và đóng thuế.
2.2.2.4 Chuyển giao cho bộ phận hiện trường
- Sau khi mở tờ khai xong cần chuẩn bị các hồ sơ để chuyển giao cho bộ phận giao
nhận tiến hành mở tờ khai tại Chi Cục Hải quan:
o Tờ khai Hải quan đã phân luồng
o Hợp đồng
o Hóa đơn thương mại
o Phiếu đóng gói
o Giấy giới thiệu ( có mộc đỏ của công ty )
o Thông báo hàng đến
o Vận tải đơn ( gốc nếu BL chưa telex, release )
o Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)
o Giấy đăng ký kiểm tra theo quy định của Nhà nước (nếu có)
o Giám định của mặt hàng (nếu có)
o Công văn đưa hàng về kho bảo quản (nếu có)
-
Sau khi nhận được bộ chứng từ thì nhân viên giao nhận có nhiệm vụ kiểm tra lại tính
hợp lệ của bộ chứng từ một lần nữa tránh tình trạng sai sót khi mờ tờ khai tại các chi
cục. Bộ hồ sơ nhân viên giao nhận cần để mở tờ khai là:
o Tờ khai Hải quan đã phân luồng
o Hóa đơn thương mại ( Invoice )
o Phiếu đóng gối ( Packing list )
o Vận tải đơn ( B/L )
o Giấy chứng nhận xuất sứ ( C/O )
2.2.2.5 Nhận hàng và giao cho khách
Hàng nhập
•
Chuẩn bị đầy đủ các bộ hồ sơ để đăng ký các cơ quan chuyên ngành cần thiết cho
lô hàng và hoàn thành thủ tục đăng ký hải quan.
•
Theo dõi lịch hàng đến và kiểm tra tình trạng của lô hàng.
•
Liên hệ với khách hàng để sắp xếp thời gian giao nhận lô hàng.
•
Giao hàng và xác nhận biên bản nhận hàng từ khách hàng.
•
Bàn giao chứng từ cho bộ phận thanh toán để làm việc với khách hàng.
Hàng xuất
•
Liên hệ với khách hàng để xác định thời gian xuất và lên kế hoạch đóng hàng.
•
Thu thập số liệu, chứng từ để đăng ký các cơ quan chuyên ngành cần thiết cho lô
hàng và hoàn thành thủ tục hải quan.
•
Kéo hàng, hạ bãi.
•
Bàn giao chứng từ cho bộ phận thanh toán để làm việc với khách hàng.
2.2.3 Hoạt động sau giao dịch
Qui trình thanh toán:
1. Nhận chứng từ của bộ phận giao nhận và bộ phận khai hải quan
2. Kế toán sẽ kiểm tra phí, lên Debit Note
3. Gửi Khách hàng xác nhận. Sau khi Khách hàng xác nhận thông tin trên Debit Note,
kế toán sẽ xuất hóa đơn đỏ. Khi nhận được tiền, sẽ gửi hóa đơn và chứng từ liên
quan (tờ khai, mã vạch) về địa chỉ khách hàng yêu cầu
Trường Hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng đóng tiền, nhận hóa đơn và
chứng từ liên quan
2.3.4 Sơ đồ dịch vụ của Công ty Dương Minh Logistics
KHÁCH HÀNG
SALES
BÊN
NGOÀI
CS
DOCS
OPTS
YES
NO
TSP
COT
Chú thích:
DOCS: Documents (Bộ phận chứng từ)
OPTS: Operations (Bộ phận giao nhận)
TSP:
Transhipment (Bộ phận vận chuyển)
COT: Acountants (Bộ phận kế toán)
Trong công ty Dương Minh Logistics thì mỗi bộ phận sẽ có đảm nhận một chức năng
riêng và có sự liên kết với nhau:
Sales sẽ tìm kiếm khách hàng cho công ty, khách hàng của Dương Minh là những
Công ty XNK hoặc là những cá nhân cần dich vụ XNK như: dịch vụ khai thuê hải quan,
cước tàu, trucking, hay cần dịch vụ door to door
Sau đó Sale sẽ tổng hợp tất cả thông tin và báo giá cho khách nếu khách chấp nhận
thì Sale sẽ chuyển xuống bộ phận CS
Bộ phận CS sẽ liên hệ hãng tàu để book cước và chuyển thông tin chi tiết về lô
hàng xuống các bộ phận liên quan như: Bộ phận chứng từ, Bộ phận khai thuê hải quan,
Vận tải, kế toán để tiếp tục sử lý các công việc cụ thể tiếp theo.
Tất cả các bộ phận sẽ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để giải quyết các nghiệp vụ
trong quá trình phát sinh.
PHẦN 3: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ LOGISTICS
3.1. Điểm mạnh
- Việt Nam có chỉ số LPI (Logistics Performance Index) theo báo cáo Ngân hàng Thế giới
(WB) năm 2009 là trung bình - khá, đứng đầu các nước có thu nhập thấp, mặc dù xếp
hạng 53/155 nền kinh tế, nhưng được đánh giá có biểu hiện đặc biệt về hoạt động
logistics.
- Số doanh nghiệp thành lập và hoạt động trong ngành khá lớn gồm nhiều thành phần, cả
nước có khoảng 1.200 (vượt qua Thái lan, Singapore) trong đó các công ty logistics đa
quốc gia hàng đầu trên thế giới (Top 25 hoặc 30) đã có mặt tại Việt Nam. Tuy lộ trình cam
kết WTO của Việt Nam về dịch vụ logistics đến năm 2014, nhưng dưới nhiều hình thức,
các công ty nước ngoài đã hoạt động đa dạng, đặc biệt trong việc cung ứng dịch vụ 3PL
với trình độ công nghệ hiện đại, chuyên nghiệp như tại các nước phát triển.
3.2. Điểm yếu
- Tuy số lượng đông nhưng hoạt động dịch vụ logistics của các doanh nghiệp Việt Nam
còn manh mún, thiếu kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp, chỉ cung cấp dịch vụ cơ bản,
cạnh tranh về giá là chủ yếu, ít giá trị gia tăng nên chỉ gia công lại cho các công ty 3PL,
4PL nước ngoài.
- Do hạ tầng giao thông vận tải còn yếu, công nghệ thông tin chưa hỗ trợ hiệu quả nên chi
phí logistics tại Việt Nam khá cao, chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ 9
đến 15%) trong đó chi phí vận tải chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (tỉ lệ này là 15%
ở các quốc gia khác), điều này làm giảm khả năng cạnh tranh của dịch vụ, hàng hóa của
các doanh nghiệp Việt Nam.
- Tiềm lực các doanh nghiệp logistics Việt Nam yếu về tài chính (80% doanh nghiệp
thành lập có vốn điều lệ dưới 1,5 tỉ đồng), nhân sự, tổ chức mạng lưới toàn cầu, hệ thống
thông tin, tính liên kết…
3.3. Cơ hội
- Quy mô thị trường dịch vụ logistics nhỏ (khoảng 2-4% GDP) nhưng tốc độ tăng trưởng
cao (20-25% năm). Kim ngạch xuất nhập khẩu và ngành bán lẻ (đây cũng là ngành tiềm
năng) có mức tăng trưởng khá cao. Khối lượng hàng hóa qua cảng biển dự kiến tăng như
sau: năm 2010 dự kiến 280 triệu tấn, năm 2015 dự kiến 500 - 600 triệu tấn, năm 2020 dự
kiến 900 – 1.100 triệu tấn, năm 2030 dự kiến 1.600 – 2.100 triệu tấn) (3)
- Nhà nước đã có quy hoạch và trên thực tế bằng nhiều nguồn vốn đang và sẽ đầu tư phát
triển khu cảng nước sâu Cái Mép, cảng trung chuyển quốc tế Vân Phong, Sân bay quốc tế
Long Thành, hành lang đường bộ Đông Tây (EWEC), hành lang Hà Nội - Hải Phòng - Hà
Khẩu - Côn Minh, hệ thống đường bộ cao tốc, đường sắt xuyên Á… Các thể chế tiếp tục
củng cố, tạo thuận lợi như thủ tục hải quan, cải cách hành chánh, đẩy nhanh tiến trình hội
nhập sâu khu vực và thế giới.
3.4. Thách thức
- Trước mắt, cơ sở hạ tầng giao thông vận tải yếu kém, không đồng bộ đặc biệt chưa tạo
ra hành lang vận tải đa phương thức trong khi nhu cầu trung chuyển chất lượng cao cho
hàng hóa giữa các phương thức đang ngày càng lớn. Hệ thống thông tin thiếu và chưa
hiệu quả. Nguồn nhân lực làm dịch vụ logistics chưa qua đào tạo bài bản và còn thiếu,
yếu, chưa đáp ứng, đặc biệt thiếu các chuyên viên logistics giỏi có năng lực ứng dụng và
triển khai tại các doanh nghiệp.
- Thể chế, chính sách Nhà nước với ngành logistics chưa rõ ràng, không đồng bộ, bất cập,
chưa tạo điều kiện hỗ trợ ngành logistics non trẻ phát triển. Chi phí kinh doanh không
chính thức cao.
3.5. Các chương trình trọng tâm về logistics (2011-2020)
- Phát triển khu công nghiệp logistics (logistics park) miền Bắc với quy mô, địa điểm phù
hợp nhằm phục vụ nhu cầu trung chuyển hàng hóa cũng như phục vụ các khu công nghiệp
sản xuất chế biến xuất khẩu.
- Phát triển các khu công nghiệp logistics miền Nam (phục vụ vận tải container quốc tế
thông qua cảng biển container quốc tế và cảng hàng không quốc tế).
- Phát triển khu logistics cùng với việc cải tạo cửa khẩu Lào Cai thúc đẩy trao đổi thương
mại với Trung Quốc (tiếp theo là Lạng Sơn, Mộc Bài, Lao Bảo… cho giai đoạn 2030).
- Phát triển đa dạng các trung tâm phân phối (distribution center) tại các thành phố, đô thị
lớn trên cả nước nhằm phục vụ thị trường bán lẻ các trung tâm logistics (logistics center)
lần các khu công nghiệp sản xuất, chế biến xuất khẩu.
Các chiến lược ưu tiên sau đây:
- Chiến lược giảm chi phí logistics ở Việt nam (can thiệp vào các điểm hạn chế
(bottleneck) của chuỗi cung ứng như năng suất của các cảng, kho bãi và điểm trung
chuyển; quy hoạch vận tải đa phương thức thúc đẩy phát triển nhanh hơn các phương
thức vận tải hàng hóa có chi phí thấp; xác định các cơ hội cải tạo các sản phẩm xuất
khẩu cụ thể).
- Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực ngành logistics một mặt nhằm đáp ứng nhanh nhu
cầu nhân lực qua đào tạo cho ngành, mặt khác đẩy nhanh chương trình đào tạo các
chuyên gia logistics có kỹ năng ứng dụng và triển khai các thực hành quản trị logistics
và chuỗi cung ứng theo kịp các nước công nghiệp phát triển.
- Chiến lược tái cấu trúc logistics, trong đó có kế hoạch thúc đẩy sự tăng trưởng những
nhà cung ứng dịch vụ logistics bên thứ ba (3PLs) trong nước, xem đây là tiền đề phát
triển thị trường dịch vụ logistics tại Việt Nam.
- Thúc đẩy và gắn kết công nghệ thông tin trong logistics, đặc biệt khâu thủ tục hải quan
và tại biên giới (tăng cường tổ chức, thúc đẩy tiêu chuẩn hóa trong khai thác như chứng
từ, tiêu chuẩn công nghệ…, phát triển các cổng thông tin logistics, EDI, e-logistics…
Các giải pháp thực hiện:
- Giải pháp về đầu tư cơ sở hạ tầng giao thông vận tải làm nền tảng cho hoạt động
logistics:
Thực hiện theo Quy hoạch cảng biển 2020 và định hướng 2030, Quy hoạch phát triển
giao thông vận tải đường bộ đến năm 2020, định hướng 2030, đặc biệt Dự án Nghiên cứu
toàn diện về phát triển hệ thống GTVT bền vững VITRANSS2 (sắp được công bố và bàn
giao cho Bộ GTVT). Ưu tiên đầu tư các chương trình trọng điểm logistics như phần trên.
Hạ tầng logistics còn có hệ thống thông tin, viễn thông… Nhà nước có chính sách hỗ trợ,
khuyến khích đầu tư tư nhân, chủ động đầu tư của doanh nghiệp và áp dụng mở rộng các
mô hình PPP ( hợp tác công tư)…
- Giải pháp về đào tạo, nguồn nhân lực:
Quá trình nhận thức, xây dựng kỹ năng quản trị, kỹ năng thực hành logistics cần thời gian
và công tác vận động, hướng nghiệp. Nhà nước có chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp,
các trường, để đẩy mạnh công tác đào tạo với nhiều hình thức linh hoạt, cung cấp nhân
lực đáp ứng cho ngành. Các hiệp hội ngành cần tranh thủ tài trợ, hợp tác đào tạo từ nước
ngoài.
- Giải pháp về mặt thể chế Nhà nước:
Cần có “bàn tay hữu hình” của Nhà nước, thành lập Ủy ban quốc gia Logistics trong giai
đoạn hiện nay để gắn kết, thống nhất quản lý, tổ chức thực hiện những chương trình trọng
điểm và phối hợp các ngành hiệu quả hơn.
Tái cấu trúc logistics, khuyến khích áp dụng rộng rãi quản trị chuỗi cung ứng, quản trị
logisticstrong các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần, khuyến khích việc thuê ngoài
(outsourcing)logistics, điều chỉnh và bổ sung luật, chính sách nhằm tạo điều kiện phát
triển hoạt động dịch vụlogistics cũng như các doanh nghiệp 3PL trong nước; gỡ bỏ các
hạn chế, cản trở để các công ty 3PL, 4PL nước ngoài hoạt động thuận lợi hơn; có chính
sách hỗ trợ đào tạo các chuyên viên logistics; triển khai các hệ thống EDI và hệ thống
giao dịch không giấy tờ tại các điểm hải quan, cửa khẩu, cải cách hành chánh và minh
bạch trong các dịch vụ công…
- Giải pháp về phía các hiệp hội ngành:
Tạo mối gắn kết giữa hiệp hội và thành viên, hỗ trợ tư vấn thiết thực và giúp đỡ doanh
nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, đạo đức trong cạnh tranh. Khuyến khích sự cộng tác
giữa các thành viên trên cơ sở sử dụng lợi thế từng doanh nghiệp (cơ sở vật chất, trang
thiết bị, hệ thống thông tin…) để thực hiện dịch vụ trọn gói (one stop shop), mở rộng tầm
hoạt động trong nước và quốc tế. Có chương trình đẩy mạnh quá trình liên kết, xúc tiến
phát triển thị trường mua bán sáp nhập doanh nghiệp (M&A) trong các doanh nghiệp dịch
vụ logistics. Hiệp hội cần làm tốt vai trò cầu nối với Nhà nước, quan hệ đối ngoại để hội
nhập khu vực và quốc tế; đồng thời phải là nơi nghiên cứu phát triển (R&D), quản lý các
chuẩn mực, tài liệu, mẫu biểu, thống kê, tiêu chí đánh giá… của ngành.
Việc đổi tên Hiệp hội Logistics Việt Nam thay cho Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam
hiện nay, thành lập Viện Nghiên cứu Phát triển Logistics Việt Nam thuộc Hiệp hội là
những bước đi đúng hướng.
PHẦN 4: ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM VÀ CHO NHẬN XÉT DỊCH VỤ
KHÁCH HÀNG LOGISTICS CỦA CÔNG TY DƯƠNG MINH LOGISTICS.
4.1. Ưu điểm
- Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, Dương Minh đã tạo nên uy tín và
chỗ đứng trên thị trường.
- Chi phí cạnh tranh và phù hợp với từng dịch vụ.
- Quy trình đơn giản và đem lại nhiều hiệu quả.
- Nguồn nhân lực được đào tạo bài bản.
- Năm rõ các điều khoảng quy định của luật pháp VN và quốc tế.
- Hiểu rõ những trở ngại của Logistics VN và có bước phát triển riêng chuyên nghiệp.
4.2. Nhược điểm
- Cơ sở hạ tầng còn yếu, chưa đồng bộ.
- Các hoạt động chưa đồng nhất và còn nhiều thiếu xót.
- Một số nhân viên trẻ tuy năng động nhưng còn thiếu kinh nghiệm.
- Các chính sách thuế gây nhiều khó khăn.
4.3.Nhận xét
- Cùng giống như những công ty về dịch vụ Logistics khác Công ty Dương Minh
Logistics luôn có những ưu nhược điểm như các công ty khác tuy vậy Công ty Dương
Minh Logistics luôn có những chính sách riêng như: phát triển các ngành dịch vụ mới,
nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, đầu tư cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, xây
dựng và phát triển một môi trường dịch vụ chuyên nghiệp, đón đầu xu thế và phát huy
tiềm năng của các lĩnh vực chính yếu
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Slide bài giảng của Th.s Ngô Thị Hải Xuân, ĐH.Kinh Tế Thành Phố HCM
2. Những vấn đề cơ bản Logistics của GS.TS
3. Đoàn Thị Hồng Vân
4. Website
/>
